majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · prakata daripada ketua jabatan ii ... aset, pemberian...

MANUAL MPK BIL : 17 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

PEMBAYARAN

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 17

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013

Manual Pembayaran 2

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA I

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN II

1.0 TUJUAN MANUAL 1

2.0 LATAR BELAKANG 1

3.0 DEFINISI 1-2

4.0 CARTA BAHAGIAN 3

5.0 SUMBER KUASA 3

6.0 SKOP KERJA 4

7.0 PROSES KERJA 4-8

8.0 CARTA ALIR 9-13

9.0 PENUTUP 13

10.0 LAMPIRAN 13



Manual Pembayaran 3

1.0 TUJUAN/OBJEKTIF MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik

[PATH] MPK 2013

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang.

1.3 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau agensi terlibat

1.4 Mengalakkan cara berfikir baru di luar kebiasaan dari cara berfikir yang

sebelumnya,

1.5 Mengalakkan cara berfikir yang berbeza dari orang lain pada umumnya,

1.6 Berfikir di luar kotak adalah cara berfikir di luar batasan masalah yang ada

1.7 Memastikan pembayaran dibuat dalam tempoh yang ditetapkan mengikut

peraturan yang digunapakai oleh Majlis.

1.8 Memastikan dokumen tuntutan bayaran akan siap diproses dalam masa tujuh

(14) hari dari tarikh dokumen lengkap diterima di Jabatan Kewangan.

1.9 Memastikan cek-cek yang tidak dituntut selepas 14 hari, akan diposkan ke

alamat penerima dalam tempoh 3 hari.

1.10 Laporan Penilaian Prestasi (Balance Score Card) akan disiapkan pada setiap

15 haribulan setiap bulan.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Proses bayaran hanya boleh dilakukan sekiranya bajet untuk sesuatu vot itu telah diperuntukkan seperti Emolumen, Perkhidmatan dan Bekalan, Aset, Pemberian dan Kenaan Tetap dan Lain-lain Perbelanjaan.

2.2 Pembayaran kepada pembekal / kontraktor perlu dilakukan mengikut tempoh yang telah ditetapkan iaitu 14 hari bekerja yakni 7 hari di jabatan-jabatan lain Majlis Perbandaran Klang dan baki 7 hari untuk Jabatan Kewangan memproses bayaran sehingga penyediaan cek dan penyerahan cek kepada penerima.

2.3 Manual Prosedur Bayaran ini membantu Jabatan Kewangan untuk memproses bayaran dan pada masa yang sama dapat memberi perkhidmatan yang terbaik kepada pembekal / kontraktor mahupun rakyat di Klang.

3. DEFINISI / SINGKATAN

3.1 Pesanan Tempatan

Dokumen pesanan untuk pembekalan barang yang tidak memerlukan kontrak rasmi sehingga amaun RM 20,000.00.

3.2 Inden

Dokumen pesanan untuk kerja-kerja kecil dan perkhidmatan yang tidak memerlukan kontrak rasmi sehingga amaun RM 20,000.00.

http://id.wikipedia.org/wiki/Kebiasaan



Manual Pembayaran 4

3.3 Sebutharga

Penyata pembayaran atau dokumen untuk kerja-kerja kontrak yang mempunyai perjanjian yang mempunyai amaun yang melebihi RM 20,000.00 sehingga RM500,000.00. Pemilihan kontraktor dibuat melalui Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Majlis.

3.4 Tender

Penyata pembayaran atau dokumen untuk kerja-kerja kontrak yang

mempunyai perjanjian yang mempunyai amaun yang melebihi RM 500,000.00.

Pemilihan kontraktor dibuat melalui Mesyuarat Tender Majlis.

3.5 Cagaran

Sejumlah wang jaminan yang dipegang oleh Majlis dan akan dikembalikan

apabila tujuan cagaran tersebut dipenuhi.

3.6 Utiliti

Pembayaran untuk bil-bil elektrik, air, telefon dan lain-lain.

3.7 Bayaran Am Pembayaran bagi perbelanjaan runcit dan selain dari perbelanjaan Pesanan

Tempatan, Inden, Sebutharga dan Tender.

3.8 PW

Pengarah Kewangan

3.9 TPW

Timbalan Pengarah Kewangan

3.10 PPW (K)

Penolong Pengarah Kewangan Kanan

3.11 PPW

Penolong Pengarah Kewangan

3.12 PKA (K) Penolong Akauntan Kanan

3.13 PKA Penolong Akauntan

3.14 PT Pembantu Tadbir

3.15 PA Pembantu Akauntan



Manual Pembayaran 5

4. CARTA ORGANISASI

4.1 Carta Organisasi Bahagian Bayaran

5. SUMBER KUASA

5.1 Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) 5.2 Arahan Perbendaharaan Hingga 15 Mei 2012

PENGARAH KEWANGAN (W52)

PENOLONG PENGARAH

KEWANGAN KANAN (W44)

PENOLONG PENGARAH

KEWANGAN (W41)

PENOLONG AKAUNTAN

(W27)

PENOLONG AKAUNTAN

KANAN (W32)

PEMBANTU TADBIR

(N17) (4 Orang)

(W27)

PEMBANTU TADBIR

(N17) (4 Orang)

(W27)

PEMBANTU AKAUNTAN

(W17) (1 Orang)

PEMBANTU AM PEJABAT

(N1) (3 Orang)

(W27)



Manual Pembayaran 6

6. SKOP KERJA

6.1 Penerimaan Tuntutan Bayaran

6.2 Penyediaan Baucer Pembayaran

6.3 Kelulusan Pembayaran

6.4 Penyediaan Cek

6.5 Pembayaran

6.6 Pemantauan Pembayaran

7. TINDAKAN

7.1 Penerimaan Tuntutan Bayaran

I. Apabila menerima dokumen tuntutan yang telah disahkan oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa, Pembantu Tadbir (PT) hendaklah membuat semakan berdasarkan Garis Panduan Semakan Dokumen Pembayaran. (GPSDP) Sekiranya lengkap, PT hendaklah menandatangani Buku Vot dan

Daftar Bil yang diserahkan oleh wakil jabatan dengan menyatakan tarikh sebagai bukti penerimaan.

Jika dokumen didapati tidak memenuhi syarat, PT hendaklah mengembalikan dokumen tersebut kepada jabatan berkaitan untuk pembaikan dan dicatitkan di dalam Daftar Bil Bayaran berkaitan

sebab-sebab pemulangan.

II. Apabila menerima dokumen lengkap tuntutan Bayaran Pelbagai, Cagaran dan Am, PT hendaklah memajukan dokumen tersebut kepada Pengarah Kewangan (PW)/ Timbalan Pengarah Kewangan (TPW)/ Penolong Pengarah Kewangan (PPW) untuk mendapatkan tandatangan bagi kelulusan pembayaran.

PW/ TPW/ PPW hendaklah menyemak dan memastikan semua

dokumen pembayaran mematuhi Garis Panduan Semakan

Dokumen Pembayaran dan memberikan kelulusan.

6.2 Penyediaan Baucer Pembayaran I. Apabila semua dokumen telah memenuhi syarat GPSDP, PT (Penyedia

Baucer) hendaklah menyediakan baucer pembayaran yang bersesuaian melalui sistem perakaunan dan menyerahkan kepada Penolong Akauntan (PKA) untuk semakan.

II. Apabila menerima baucer bayaran, PKA hendaklah membuat

semakan berkaitan nama penerima, amaun, nombor peruntukan, butir-butir bayaran dan memastikan dokumen lengkap diterima sebagaimana di GPSDP.



Manual Pembayaran 7

Sekiranya baucer yang disediakan didapati tepat, PKA hendaklah menandatangani baucer dan mengemukakan kepada PW/ TPW/ PPW untuk kelulusan.

Jika tidak lengkap, dokumen hendaklah dikembalikan kepada PT (Penyedia Baucer) untuk tindakan pembaikan.

Setelah pembaikan dibuat, PT (Penyedia Baucer)

hendaklah memulangkan semula dokumen tersebut

kepada PKA untuk semakan.

Sekiranya tepat, PKA hendaklah menandatangani

baucer dan mengemukakan kepada PW/ TPW/

PPW untuk kelulusan.

7.3 Kelulusan Pembayaran

I. Apabila Baucer Pembayaran diterima daripada PKA, PW/ TPW/ PPW hendaklah mengesahkan dan meluluskan Baucer Bayaran.

II. Sekiranya Baucer Pembayaran didapati tidak tepat/ lengkap, PW/ TPW/

PPW hendaklah mengembalikan dokumen tersebut kepada PKA untuk tindakan pembaikan.

Setelah Baucer Pembayaran diperbaiki, PW/ TPW/PPW hendaklah

meluluskan dokumen tersebut.

III. Baucer Pembayaran seterusnya hendaklah diserahkan kepada PT (Penyedia Cek) untuk urusan penyediaan cek.

7.4 Penyediaan Cek

I. Apabila menerima Penyata Cetakan Cek, PT (Penyedia Cek) hendaklah mengasingkan baucer bayaran mengikut jenis kelompok atau individu.

II. Sekiranya pembayaran dibuat secara berkelompok, penyediaan cek

dibuat secara Bankers Cheque seperti yang terdapat pada buku Garis Panduan Penyediaan Bankers Cheque (GPPBC).

III. Sekiranya pembayaran dari jenis individu, PT (Penyedia Cek) hendaklah

menyemak baki cek yang ada di dalam simpanan Majlis dan merekod nombor cek yang bakal dibuat dan seterusnya membuat Penyata Cetakan cek yang mengandungi senarai baucer bayaran dan mengemukakan kepada PKA untuk semakan.

IV. Apabila menerima Penyata Cetakan Cek, PKA hendaklah membuat

semakan transaksi jernal, nama pembayar, amaun bayaran, nombor peruntukan, nombor dokumen dan baki Buku Tunai Majlis.



Manual Pembayaran 8

V. Sekiranya baki bilangan cek kurang dari 800 keping, PT (Penyedia Cek) hendaklah memaklumkan kepada PKA dan PKA hendaklah memohon tambahan cek daripada pihak bank.

VI. Sekiranya senarai didapati tepat, PKA hendaklah menandatangani

Penyata Cetakan Cek tersebut dan menyerahkannya kepada PT (Penyedia Cek) untuk cetakan cek.

VII. Jika senarai didapati tidak tepat, PKA hendaklah mengembalikan

Penyata Cetakan Cek kepada PT (Penyedia Cek) untuk tujuan pembaikan. Setelah diperbaiki, PT (Penyedia Cek) hendaklah menyerahkan

semula senarai kepada PKA untuk disemak dan ditandatangani. Seterusnya senarai tersebut hendaklah serahkan semula kepada PT (Penyedia Cek) untuk cetakan cek.

VIII. Setelah semuanya disahkan betul, PT (Penyedia Cek) hendaklah

mencetak cek, membuat semakan berkaitan cetakan, amaun dan bilangan cek manual.

IX. Jika bilangan cek manual dan laporan cetakan adalah sama, PT

(Penyedia Cek) hendaklah merekod di dalam Buku Cek dan menyerahkannya kepada PT (Penyerah cek).

7.5 Pembayaran

I. Apabila menerima cek, PT (Penyerah Cek) hendaklah membuat semakan bilangan cek dengan Senarai Cetakan Cek.

Sekiranya tepat, PT (Penyerah Cek) hendaklah mendapatkan

tandatangan pegawai yang diberi kuasa menandatangani cek mengikut had kuasa seperti berikut



Manual Pembayaran 9

a)

Sekiranya laporan tidak tepat

HAD AMAUN BILANGAN

PEGAWAI PEGAWAI TERLIBAT

< RM100,000 2 orang

Akauntan/ Timbalan Peng. Kewangan

(W44 / W48)

&

Pengarah Kewangan (W52)

Sekiranya Pengarah Kewangan tiada :

HAD AMAUN PEGAWAI TERLIBAT

<

RM50,000.00

Akauntan

&

Timb. Pengarah

Kewangan

>

RM50,000.00

-

RM100,000.00

Akauntan/ Timb. Peng.

Kewangan

&

YDP/ Setiausaha/

Pengarah Khidmat

Pengurusan/ Pengarah

Korporat

> RM100,000 3 orang

Akauntan/ Timbalan/ Pengarah Kewangan

(W44/ W48/ W52)

&

YDP/ Setiausaha/ Pengarah Khidmat

Pengurusan/ Pengarah Korporat



Manual Pembayaran 10

PT (Penyerah cek) hendaklah mengembalikannya kepada PT (Penyedia cek) untuk tindakan pembaikan.

Selepas pembaikan, PT (Penyerah Cek) hendaklah menyemak semula laporan dan sekiranya tepat, cek manual hendaklah diserahkan kepada pegawai yang diberi kuasa untuk ditandatangani.

II. Apabila cek manual selesai ditandatangani, PT (Penyerah Cek)

hendaklah menyerahkan cek kepada penerima yang menuntut.

III. Bagi Bankers Cheque yang diterima daripada pihak bank, proses kemaskini hendaklah merujuk kepada GPPBC.

IV. Bankers Cheque yang telah dikemaskini akan diserahkan kepada

penerima yang menuntut.

V. PT (Penyerah Cek) hendaklah memastikan cek dituntut dalam tempoh 14 hari.

Sekiranya cek tidak dituntut dalam tempoh 14 hari, PT(Penyerah Cek)

hendaklah menghantar cek tersebut secara pos ke alamat penerima.

VI. Apabila cek telah diserahkan kepada penerima, PT (Penyerah Cek) hendaklah menyimpan baucer pembayaran di dalam fail.

7.6 Pemantauan Pembayaran

I. Bagi semua pembayaran yang telah dijelaskan, PT (Penyedia Cek)

hendaklah mengemaskini status bayaran untuk bulan semasa di dalam

Daftar Bil Bayaran.

II. Pada awal bulan, PKA hendaklah menyediakan Laporan Penilaian

Prestasi (Balance Scorecard) bagi menilai samaada bayaran dapat

dibuat dalam tempoh yang ditetapkan




8. CARTA ALIRAN / SISTEM KERJA

8.1 Carta aliran kerja bagi Penerimaan Tuntutan Bayaran

Mula

Serahan dokumen dari jabatan Semak Tidak Lengkap?

Ya

Rekod dalam Daftar Pembayar Tamat




8.2 Carta aliran kerja bagi Penyediaan Baucer Bayaran (PT & PKA)

Mula Sediakan Baucer Rekod maklumat baucer dalam Daftar Bil Pembetulan oleh PT Semak oleh pegawai Lengkap? Tidak Ya Serah kepada pegawai Tamat

ke

pa

da

pe

ga

w

ai




8.3 Carta aliran kerja bagi Kelulusan Pembayaran (PW) Mula Terima Dokumen daripada PKA Semak Tidak

Lengkap? Kembali ke PKA Untuk pembetulan Ya Lulus Baucer Sedia Cek Tamat




8.4 Carta aliran kerja bagi Penyediaan Cek Mula Sedia Cek Bankers Cheque Semak Tidak Kembali ke penyedia cek

lengkap? Ya Tandatangan Cek Tamat

8.5 Carta aliran kerja bagi Pembayaran & Pemantauan Bayaran Mula Tandatangan Cek

Pos Serah Cek dan Pos jika melebihi

14 hari

Tamat




9. PENUTUP

Manual Penyediaan Bayaran ini amat penting bagi mengurus pembayaran perbelanjaan yang telah dilakukan oleh jabatan-jabatan di Majlis Perbandaran Klang di samping memberi perkhidmatan yang terbaik kepada pembekal / kontraktor.

10. LAMPIRAN

10.1 Garis Panduan Semakan Bayaran Seperti Yang Terkandung Di Dalam MS ISO 9001:2008 (MPK/PK(A)10) (Lampiran 1) 10.2 Garis Panduan Penyediaan Bankers Cheque (Lampiran 2) 10.3 Baucer Bayaran (Lampiran 3) 10.4 Daftar Bil (Lampiran 4) 10.5 Salinan LO / Inden (Lampiran 5) 10.6 Dokumen Sokongan Bayaran Kontrak (Lampiran 6) 10.7 Salinan Cek (Lampiran 7)

majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · prakata daripada ketua jabatan ii ... aset, pemberian...

Documents