lampiran 1 tajuk/nama inovasi ptgdetect …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1131-ptgdetect.pdftanah...

34
Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang 0 LAMPIRAN 1 TAJUK/NAMA INOVASI PTGDetect Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Pulau Pinang NAMA JABATAN/AGENSI Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Pulau Pinang PENGENALAN Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Negeri Pulau Pinang (PTG) telah maju setapak lagi kehadapan dalam urusan-urusan pentadbiran tanah dengan lebih cepat, akauntabiliti dan telus melalui Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK). Kumpulan Inovatif dan Kreatif PTGPP iaitu kumpulan Smart Endos dengan kerjasama Bahagian Teknologi Maklumat PTG telah berjaya membangunkan satu penyelesaian yang kreatif dan inovatif melalui realisasinya sebuah sistem aplikasi berasaskan web yang dibangunkan secara in-house di beri nama PTGDetect atau nama sebenarnya Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang LAPORAN INOVASI (Nayatakan secara ringkas yang mana yang berkaitan) TUJUAN INOVASI Sistem PTGDetect ini memudahkan proses memantau dan merekod semua proses perserahan bagi urusan Urusniaga dan Bukan Urusniaga mulai SPOC sehingga Keluar di Bahagian Pendaftaran di PTG Pulau Pinang. Sistem ini digunakan oleh kerani kemasukan untuk membuat kemasukan, pendaftar untuk mengesahkan perserahan yang telah didaftarkan, kerani agihan isihan untuk mengesahkan pengagihan perserahan kepada kerani isihan, kerani isihan untuk mengisih perserahan di bilik kebal, kerani kutipan untuk merekod kutipan dan perserahan keluar kepada pelanggan.

Upload: dangnhi

Post on 16-Mar-2019

233 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

0

LAMPIRAN 1

TAJUK/NAMA INOVASI

PTGDetect – Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Pulau Pinang

NAMA JABATAN/AGENSI

Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Pulau Pinang

PENGENALAN

Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Negeri Pulau Pinang (PTG) telah maju setapak lagi kehadapan dalam urusan-urusan pentadbiran tanah dengan lebih

cepat, akauntabiliti dan telus melalui Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK). Kumpulan Inovatif dan Kreatif PTGPP iaitu kumpulan Smart Endos dengan

kerjasama Bahagian Teknologi Maklumat PTG telah berjaya membangunkan satu penyelesaian yang kreatif dan inovatif melalui realisasinya sebuah sistem

aplikasi berasaskan web yang dibangunkan secara in-house di beri nama PTGDetect atau nama

sebenarnya Sistem Pengesanan Dokumen Urusan

Tanah PTG Pulau Pinang

LAPORAN INOVASI (Nayatakan secara ringkas yang mana yang berkaitan)

TUJUAN INOVASI

Sistem PTGDetect ini memudahkan proses memantau dan merekod

semua proses perserahan bagi urusan Urusniaga dan Bukan Urusniaga mulai SPOC sehingga Keluar di Bahagian Pendaftaran di PTG Pulau Pinang.

Sistem ini digunakan oleh kerani kemasukan untuk membuat kemasukan, pendaftar untuk mengesahkan perserahan yang telah didaftarkan,

kerani agihan isihan untuk mengesahkan pengagihan perserahan kepada kerani isihan, kerani isihan untuk mengisih perserahan di bilik kebal, kerani

kutipan untuk merekod kutipan dan perserahan keluar kepada pelanggan.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

1

Setiap dokumen perserahan tersebut direkodkan dan dipantau kedudukannya menggunakan sistem ini mengikut tugas kerani dan

pendaftar yang melaksanakannya dan sistem ini telah mula digunapakai bermula pada 25 Julai 2013 secara ‘live’ di Bahagian Pendaftaran PTG.

Beberapa cadangan, komen, pembetulan dan penambahbaikan yang

diberikan dan telah dilaksanakan ke atas sistem ini sehingga stabil dan penambahbaikan diteruskan dari masa ke semasa.

PROSES PELAKSANAAN INOVASI

- Di bangunkan secara in-house oleh Bahagian Teknologi Maklumat

Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Negeri Pulau Pinang (PTGPP)

PROSES SEBELUM DAN SELEPAS SEBELUM

i. Sebelum ini, dokumen perserahan tersebut sentiasa bergerak dalam

proses kerjanya tanpa pantauan dan kurang bersistematik. Tiada proses merekod dan memantau yang jelas sebelum ini.

ii. Terdapat masalah-masalah sebelum pelaksanaan sistem ini seperti

kerap kali dokumen perserahan tersebut hilang dan tercicir dalam aliran proses kerjanya. Ini adalah kerana tiada rekod catatan

perpindahan dan pergerakan dokumen tersebut dari satu kakitangan ke satu kakitangan yang lain untuk melaksanakan urusan tugasnya

seperti agihan, kemasukan, pendaftaran, isihan dan kutipan. Status dokumen tersebut juga sukar dikenalpasti telah berada pada urusan

apa, di mana dan bila ia sampai kepada kakitangan/pegawai

berkenaan.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

2

SELEPAS

Dengan adanya PTGDetect ini, dapatlah menjimatkan masa dan kos kerana sebarang pemantauan dan percarian semula dokumen dapat

dilaksanakan dengan segera sekiranya berlaku kehilangan dan keciciran dokumen atau pun

pelanggan ingin

mengetahui status urusan tanahnya dengan segera.

Bila kehilangan dokumen tidak berlaku, kos dapat

dijimatkan kerana tidak perlu mencetak semula

pendua dokumen tersebut. Secara tidak langsung

dapat meningkatkan produktiviti untuk

mengembalikan semula dokumen perserahan

tersebut kepada pelanggan tanpa sebarang masalah

kelewatan dan lambat

berpunca dari kehilangan, keciciran, tidak tahu ada

pada kakitangan dan pegawai mana dan status

dokumen tersebut berada di mana.

.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

3

Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/jabatan/agensi/Negara:

- Pengagihan dokumen urusan tanah menjadi teratur, sistematik dan adil kepada kakitangan bertugas.

- Meningkat produktiviti jabatan dalam urusan berkaitan meningkatkan kecekapan pengurusan tanah jabatan.

- Menjimatkan kos pembangunan sistem kerana tiada kos diperlukan dari sumber luar (out source) kerana sistem dibangunkan sendiri oleh personal IT dalaman jabatan dan menggunakan sumber-sumber peralatan ICT sedia ada.

- Menjimatkan kos kertas keselamatan kerana tidak perlu lagi mencetak untuk kali kedua kerana kurangnya berlaku kehilangan dan keciciran dokumen.

- Pemantauan pergerakan dokumen urusan tanah tersebut menjadi mudah dan cepat kerana sebelum ini mekanisma pemantauan secara manual dan ada yang terputus proses pemantauan.

- Mempercepatkan carian dan menentukan status dokumen kurang dari 10 saat yang sebelum ini hampir 1 jam.

- Mempercepatkan penyerahan dokumen pada pelanggan kurang dari 5 minit yang sebelum ini hampir beberapa jam.

- Mengurankan stress dan tekanan kakitangan kerana tidak lagi tudukan dan menyalahkan lagi sesiapa atas kehilangan atau keciciran dokumen perserahan tanah tersebut.

.

i) Elemen Inovatif/Kreativiti - Pencapaian nilai/elemen baru/tambahbaik

a) Pemantauan secara elektronik.

b) Telah dibentangkan dalam Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif peringkat Negeri Pulau Pinang tahun 2013.

c) Elemen knowledge base untuk simpan maklumat penyelesaian masalah utk rujukan penyelesaian masa depan sekiranya masalah yang sama berlaku serta menjadi rujukan penyelesaian masalah staf baru di masa depan,

d) Mempunyai status proses berwarna, kawalan akses dan capaian, janaan auto pelaporan dan statistik termasuk KPI/SKT kakitangan Pendaftaran PTG, carian pantas, personalisasi dan pengkategorian maklumat serta kedalaman perincian maklumat.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

4

- Elemen mempermudahkan/penyelesaian masalah

a) Memudahkan carian untuk mengetahui status dan maklumat lanjut dokumen urusan tanah dengan cepat.

b) Mudah untuk mengetahui maklumat pelanggan/runner yang mengambil dokumen kerana dta pelanggan/runner yang mengambil dokumen direkodkan dalam sistem.

c) Agihan dokumen lebih mudah dan terancang.

d) Memudahkan membuat keputusan ii) Elemen Keberkesanan

- Kurang berlakunya kehilangan dan keciciran dokumen. - Pelanggan tidak lagi merungut lambat dan lewat. - Peningkatan produktiviti/kepuasan – pegawai dan kakitangan PTG berpuashati dengan kemudahan yang disediakan secara online dan kurang menggunakan kertas dan kaedah manual.

iii) Elemen Signifikan

- Bagaimana perkhidmatan boleh mesra pelanggan – dengan mesranya skrin antaramuka sistem, kurang input data yang perlu di isi, sistem yang sentiasa memberi ingatan dan guide melalui pop up mesej dan dialog box. - Penjimatan masa/kos/sumber manusia – penjimatan masa untuk mengisi borang, mengurangkan kos penggunaan kertas, penjimatan kos pembangunan sistem kerana dibangunkan secara dalaman dan menggunakan sumber peralatan ICT sedia ada, pengendalian sistem yang mudah.

PENUTUP

Dalam perancangan dan inspirasi masa depan, sistem ini akan diperluaskan penggunaannya ke Pejabat-Pejabat Daerah dan Tanah di Pulau Pinang Pejabat Pengarah Tanah dan Galian serta Pejabat-Pejabat Daerah dan Tanah negeri lain atau pun agensi lain sekiranya berminat dan ada permohonan untuk menggunakan sistem ini untuk kegunaan pengurusan bahagian ICT dan jabatan masing-masing. Disediakan oleh: Nama Pegawai : NORHARDI BIN SABRI (PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT) Tel : 04-6505412 / 012-2991824 eMel: [email protected]

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

5

1. PANDUAN LOG MASUK PTGDetect

Berikut adalah langkah-langkah untuk log masuk ke sistem:

a) Taip alamat PTGDetect pada ruangan address internet explorer atau

Mozila FireFox atau pun melalui iPadPTG Online klik ikon PTGDetect.

http://172.21.22.3/PTGDetect dan tekan enter.

b) Masukan ID pengguna (No. Kad Pengenalan) dan katalaluan yang

telah disediakan pada ruanga ID PENGGUNA DAN KATALALUAN.

c) Sekiranya ID PENGGUNA dan KATALALUAN SALAH, mesej

ini akan dipaparkan.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

6

2. MENGENALI PERSEKITARAN MENU UTAMA PTGDetect

Berikut adalah menu utama PTGDetect dan bahagian-bahagiannya:-

a) Ruang kerja untuk paparan data dan maklumat.

b) Ruang kerja untuk pilihan data atau kemasukan data.

c) Menu pautan.

d) Senarai Capaian/Pautan umum.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

7

3. PANDUAN MEMBUAT AGIHAN

Berikut adalah panduan untuk membuat agihan:-

i. KEMASUKAN DATA AGIHAN

a) Untuk membuat agihan, sila klik ikon bernama AGIHAN KEMASUKAN.

b) Sekiranya apabila tetikus menyentuh imej pautan dan mengeluarkan

mesej tool tip text seperti ini, sila maklumkan kepada Bhg. Teknologi

Maklumat PTG atau wakil Kumpulan Smart Endos untuk menentukan

akses masuk.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

8

c) Pilih Nama Kerani

Kemasukan, piilh

Jenis Perserahan,

piilh Urusan yang

berkaitan,

masukan Nombor

Perserahan, tahun

telah disetkan

sebagai tahun

semasa secara

automatik, pilih

Daerah, pilih

Mukim, masukan

Nombor Hakmilik.

d) Klik pada ruangan

Tarikh Perserahan

dan pilih tarikh berkaitan (atau klik butang Auto Tarikh Hari ini

sekiranya ingin memasukkan tarikh hari ini), klik pada ruangan Tarikh

Agihan dan pilih tarikh (atau klik butang Auto Tarikh Hari Ini), klik

pada tarikh Kerani Ambil Dokumen dan pilih tarikh.

e) Kemudian klik butang Tambah – senarai perserahan untuk kerani

tersebut akan tersenarai di bahagian bawah iaitu pada ruangan kerja

paparan data dan maklumat.

f) Sekiranya rekod terlalu panjang ke bawah skrin atau ke atas skrin,

gunakan butang ini untuk terus ke bawah atau ke atas skrin.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

9

ii. MENGHAPUS REKOD

a) Untuk menghapuskan rekod ini, cuma klik pada imej ini.

Klik butang OK apabila di tanyakan kepastian untuk hapus rekod ini, jika

tidak klik butang Cancel.

iii. MENGEMASKINI REKOD

a) Untuk mengemaskini rekod ini, sekiranya ada pembetulan atau

perubahan data, klik

pada imej ini.

b) Satu skrin pop up

akan terpapar dan

buat perubahan pada

data yang berkenaan.

Kemudian klik butang

Kemaskini dan Tutup

(Dalam ruangan ini

juga, boleh setkan

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

10

status Tarik Balik dengan cara klik pada butang Tarik Balik sekiranya

terdapat kes perserahan sedemikian berlaku, sekiranya untuk kembali

kepada status Kemasukan, klik butang Undo Tarikh Balik).

iv. MENCETAK REKOD

a) Untuk mencetak, highlight terlebih dahulu kawasan yang ingin

dicetak, kemudian klik butang Cetak.

b) Pada Page Range, klik

Selection dan klik Butang

Print.

c) Butang Cari di gunakan untuk menyenaraikan kembali semua senarai

agihan yang telah dibuat. Senarai Agihan boleh dilihat melalui 2 cara

tapisan. Iaitu:

i. berdasarkan Tarikh Agihan yang dipilih dan klik pada butang

Cari pada Tarikh Agihan (Data akan dipaparkan untuk semua

Kerani Kemasukan yang telah dibuat Agihan) atau;

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

11

ii. berdasarkan kombinasi Tarikh Agihan bersama Nama Kerani

Kemasukan yang dipilih dan klik butang Cari pada Nama Kerani

Kemasukan (Agihan akan terpapar untuk kerani tersebut pada

Tarikh Agihan yang dipilih sahaja).

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

12

v. MENUKAR DOKUMEN PERSERAHAN KEPADA KERANI LAIN

a) Paparkan semua perserahan Kerani Kemasukan yang terdapat pada

Tarikh Agihan asal.

b) Pilih Nama Kerani Kemasukan yang ingin ditukarkan perserahan

(jangan klik butang cari) dan pilih Tarikh Agihan lain jika ingin

diagihkan pada tarikh lain.

c) Tandakan () pada check box perserahan-perserahan yang ingin

ditukarkan kepada kerani Kemasukan lain tersebut.

d) Klik butang Tukar Kerani Kemasukan.

e) Klik OK pada kotak dialog yang terpapar.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

13

4. PANDUAN MEMBUAT PENGESAHAN KEMASUKAN PERSERAHAN

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat kemasukan:-

a) Klik pautan imej bernama KEMASUKAN maka anda akan masuk ke

kawasan ini.

b) Buat carian menggunakan Nombor Perserahan atau Tarikh

Perserahan dan klik butang Cari. Senarai perserahan berstatus

AWALAN atau KEMASUKAN sahaja akan dipaparkan.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

14

c) Klik pada ruangan penandaan ini untuk setkan status dokumen

untuk dokumen-dokumen yang telah dibuat kemasukan. Kemudian

klik butang simpan.

d) Untuk undo tandaan, klik tanda pangkah.

e) Bagi kes-kes istimewa seperti tolak dan gantung, pilih dari senarai

ini untuk setkan status bagi kemasukan yang terlibat dan klik

butang terima.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

15

5. PANDUAN MENGESAHKAN PENDAFTARAN PERSERAHAN

Untuk mengesahkan perserahan,

a) Masukan nombor perserahan atau pilih Tarikh Perserahan dan klik

butang Cari.

b) Pilih nama Kerani Kemasukan yang terlibat.

c) Kemudian klik check box ini untuk sahkan pendaftaran perserahan.

d) Klik butang simpan.

e) Untuk mengembalikan kepada status asal klik butang Undo Pengesahan.

f) Perserahan yang telah disahkan akan bertukar kepada status DAFTAR.

g) Hanya perserahan yang berstatus KEMASUKAN DAN DAFTAR sahaja akan

tersenarai di sini.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

16

6. PANDUAN MEMBUAT AGIHAN ISIHAN PERSERAHAN

a) Masukan nombor perserahan atau pilih Tarikh Perserahan dan nama

Pendaftar yang terlibat. Klik butang Cari untuk menyenaraikan semua

perserahan yang berkenaan.

b) Tentukan Nama Kerani Isihan (PAP) yang ditugaskan untuk Perserahan

tertentu untuknya.

c) Kemudian klik check box untuk sahkan agihan isihan telah dibuat.

d) Klik butang simpan.

e) Untuk mengembalikan kepada status asal klik butang Undo.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

17

f) Apabila butang simpan diklik, semua perserahan yang ditandakan

dengan dengan nama seorang Kerani Isihan tersebut akan terpapar di

ruangan nama Pembantu Am Pejabat (Kerani Isihan). Ulang proses ini

untuk agihkan perserahan untuk Kerani Isihan yang lain.

g) Perserahan yang telah diagihkan kepada Kerani Isihan akan bertukar

kepada status AGIHAN ISIHAN.

h) Hanya perserahan yang berstatus AGIHAN ISIHAN DAN DAFTAR sahaja

akan tersenarai di sini.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

18

7. PANDUAN MEMBUAT ISIHAN PERSERAHAN

a) Masukan nombor perserahan atau pilih Tarikh Perserahan dan nama

Kerani Isihan yang terlibat. Klik butang Cari untuk menyenaraikan semua

perserahan yang berkenaan.

b) Tentukan Nama Kerani Kutipan yang ditugaskan untuk Perserahan

tertentu untuknya.

c) Kemudian klik check box untuk sahkan Isihan telah dibuat.

d) Klik butang simpan.

e) Untuk mengembalikan kepada status asal klik butang Undo.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

19

f) Apabila butang simpan diklik, semua perserahan yang ditandakan

dengan dengan nama seorang Kerani Kutipan tersebut akan terpapar di

ruangan Nama Kerani Kutipan. Ulang proses ini untuk isihan perserahan

untuk Kerani Kutipan yang lain.

g) Perserahan yang telah diisihkan kepada Kerani Kutipan akan bertukar

kepada status ISIHAN.

h) Hanya perserahan yang berstatus AGIHAN ISIHAN DAN ISIHAN sahaja

akan tersenarai di sini.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

20

8. PANDUAN MENGESAHKAN KUTIPAN PERSERAHAN

a) Masukan nombor perserahan atau pilih Tarikh Perserahan dan nama

Kerani Kutipan yang terlibat. Klik butang Cari untuk menyenaraikan

semua perserahan yang berkenaan.

b) Kemudian klik check box untuk sahkan kutipan telah dibuat.

c) Klik butang simpan.

d) Untuk mengembalikan kepada status asal klik butang Undo.

e) Perserahan yang telah dibuat kutipan akan bertukar kepada status

KUTIPAN. Hanya perserahan berstatus ISIHAN dan KUTIPAN akan

tersenarai di sini.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

21

9. PANDUAN MENGESAHKAN PERSERAHAN KELUAR

a) Masukan nombor perserahan atau pilih Tarikh Perserahan dan nama

Kerani Kutipan yang terlibat. Klik butang Cari untuk menyenaraikan

semua perserahan yang berkenaan.

b) Masukkan nombor kad pengenalan runner/pelanggan yang hadir

berkenaan. Sekiranya runner wujud maka namanya akan terpapar,

sekiranya tidak maka perlu mendaftar Runner dengan klik pada menu

Daftar Runner terlebih dahulu (rujuk panduan mendaftar runner).

c) Setelah runner/pelanggan didaftarkan, masukan nombor kad pengenalan

sekali lagi dan klik semak. Nama runner/pelanggan akan dipaparkan.

d) Kemudian klik check box untuk sahkan perserahan telah diserahkan pada

runner/pelanggan.

e) Klik butang simpan.

f) Untuk mengembalikan kepada status asal klik butang Undo.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

22

g) Apabila butang simpan diklik, semua perserahan yang ditandakan

dengan dengan nama runner/pelanggan tersebut akan terpapar di

ruangan Nama Runner/Pelanggan. Ulang proses ini untuk urusan keluar

perserahan untuk Runner/Pelanggan yang lain.

h) Pengesahan perserahan yang telah diserahkan kepada runner/pelanggan

akan bertukar kepada status KELUAR.

i) Nama runner/pelanggan boleh diklik untuk melihat maklumat terperinci.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

23

10. PANDUAN MENDAFTAR RUNNER/PELANGGAN

a) Pada menu utama, klik menu Daftar Runner.

b) Skrin Daftar Runner akan dipaparkan.

c) Masukan semua maklumat runner/pelanggan. Bagi ruangan yang ikon

bertanda seruan berklip, wajib dimasukan data. Pengguna digalakan

memasukan gambar runner/pelanggan tersebut sama ada gambar

diambil pada masa yang sama semasa mendaftar atau diberikan oleh

runner/pelanggan tersebut kemudian.

d) Klik butang simpan.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

24

11. PANDUAN MELIHAT SENARAI RUNNER/PELANGGAN BERDAFTAR

a) Pada menu utama, klik menu Senarai Runner.

b) Masukan nama atau nombor Kad Pengenalan runner/pelanggan dan klik

butang Papar/Cari. Senarai runner/pelanggan yang wujud akan

dipaparkan. Klik pada Nama atau Nombor K/P untuk melihat maklumat

terperinci.

c) Klik ikon anak panah hijau untuk kemaskini maklumat runner/pelanggan.

d) Klik ikon pangkah untuk hapus maklumat runner/pelanggan tersebut (di

nasihatkan agar tidak menghapuskan maklumat runner/pelanggan

yang telah berdaftar.)

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

25

12. PANDUAN MENGGUNAKAN CARIAN

Untuk memasuki ruangan carian,

a) klik pada pautan Carian Rekod.

b) Berikut adalah paparan carian perserahan yang dipaparkan.

c) Untuk membuat carian, boleh membuat carian melalui nombor

perserahan, nama kerani, tarikh agihan, tarikh perserahan atau tarikh

ambil. Juga terdapat satu carian kombinasi antara Nama Kerani

Kemasukan dan Tarikh Agihan. Carian melalui nombor perserahan

akan memaparkan hanya 1 urusan perserahan sahaja berbanding

dengan carian melalui tarikh.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

26

d) Berikut adalah contoh carian menggunakan carian melalui tarikh

perserahan.

e) Untuk mendapatkan maklumat terperinci mengenai sesuatu urusan,

klik pada pautan Jenis Urusan atau Nombor Perserahan.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

27

f) Berikut adalah maklumat terperinci yang dipaparkan. Dari maklumat

terperinci ini setiap proses dan peringkat pergerakan dokumen

tersebut dapat dikesan dan dipantau dengan lebih mudah seperti log

kerana dipaparkan maklumat status, tarikh dan nama

pegawai/kakitangan yang berkenaan.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

28

13. PANDUAN LOG KELUAR DARI PTGDetect

Untuk keluar dari PTGDetect, klik menu Log Keluar.

14. PANDUAN MENUKAR KATALALUAN

a) Untuk menukarkan katalaluan anda, klik menu Tukar Katalaluan.

b) Masukan katalaluan baru dan masukan sekali lagi katalaluan baru di

ruangan pengesahan.

c) Klik butang Simpan.

15. PANDUAN RESET KATALALUAN

a) Reset Katalaluan digunakan untuk pengguna yang mengadu lupa

katalaluan untuk akses ke sistem PTGDetect. Ia boleh dilakukan oleh

pengguna yang mempunyai level akses Pentadbir Sistem atau

Pegawai.

b) Untuk reset katalaluan, klik menu Reset Katalaluan.

c) Masukan nombor Kad Pengenalan mengikut format yang betul dan

klik butang Set Semula Katalaluan.

d) Mohon pengguna untuk log masuk ke sistem menggunakan nombor

kad pengenalan pada ruangan ID Pengguna dan katalaluan dan tukar

katalaluan baru (sendiri) setelah berjaya log masuk.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

29

16. PANDUAN MENDAFTAR STAF BARU (PENGGUNA BARU)

a) Sebelum mendaftar staf/pengguna, sila buat semakan terlebih dahulu

dengan cara klik menu Senarai Staf.

b) Masukan nama pendek pada carian nama staf dan klik butang cari.

c) Sekiranya nama yang dicari tersebut telah wujud bersama nombor

kad pengenalannya, maka tidak perlu lagi untuk mendaftar

staf/pengguna tersebut, memadai dengan mengemaskini

maklumatnya sahaja jika perlu dengan klik butang kemaskini.

d) Jika tiada nama yang dicari tersebut tersenarai, maka klik menu

Daftar Staf.

e) Isi semua maklumat staf dengan tepat terutamanya Nombor Kad

Pengenalan dan level akses dengan betul.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

30

f) Klik butang Simpan.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

31

17. LAPORAN PRESTASI HARIAN KERANI KEMASUKAN DAN PENDAFTAR

a) PTGDetect juga ada menyediakan laporan Prestasi Harian untuk

menilai prestasi kemasukan yang telah dibuat pada setiap bulan

dalam tahun tertentu.

b) Caranya adalah dengan cara klik pada pautan Laporan Harian Kerani.

c) Pilih nama kerani kemasukan.

d) Pilih bulan dan tahun.

e) Kemudian klik pada butang Cari.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

32

f) Begitu juga untuk Laporan Harian Pendaftar, caranya adalah dengan

cara klik pada pautan Laporan Harian Pendaftar.

g) Pilih nama Pendaftar.

h) Pilih bulan dan tahun.

i) Kemudian klik pada butang Cari.

Sistem PTGDetect Versi 1.0 Sistem Pengesanan Dokumen Urusan Tanah PTG Pulau Pinang

33

18. PEGAWAI UNTUK DIHUBUNGI

Sebarang pertanyaan dan kemusykilan berkaitan penggunaan Sistem PTGDetect, sila hubungi:-

KUMPULAN KREATIF DAN INOVATIF SMART ENDOS

Pn. Nazihatul Farah Bt. Muhamad Nidzam

Pn. Faizah Hanin Bt. Shaari

En. Muhamad Hilal Bin Zakaria

Pn. Noorbayah Bt. Mohd Nor

Pn. Safazillah Bt. Amanullah

Pn. Awanis Bt. Hashim

Pn. Siti Hajar Bt. Mohd

En. Nazrul Bin Hussain

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT PTGPP

Pn. Shuhilla Ahmad (Pegawai Teknologi Maklumat Kanan) 5411

En. Norhardi Sabri (Pegawai Teknologi Maklumat) – PTGDetect Dev. 5412

En. Wanit Ee Pan (Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 1) 5578

Pn. Norazlina Halidi (Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 2) 5498

Pn. Salinah Ahmad (Juruteknik Komputer 1) 5670

Pn. Masitah Zainon Abedin (Juruteknik Komputer 2) 5670

Pejabat Pengarah Tanah Dan Galian Negeri Pulau Pinang Bahagian Teknologi Maklumat

Paras 3, 21 dan 22, Kompleks Tun Abdul Razak (KOMTAR), 10000 Pulau Pinang

*Direct Line: 04 – 650… disambung dengan 4 digit nombor di atas.