inovasi jabatan pendaftaran negara perak darul...

INOVASI JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PERAK DARUL RIDZUAN

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

2

PENGENALAN JABATAN

Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia diwujudkan dan ditubuhkan apabila

Peraturan-peraturan/Ordinan Darurat 1948 dikuatkuasakan sebagai salah satu

langkah awam untuk menentang ancaman keselamatan. Peraturan ini

memerlukan semua penduduk apabila mencapai umur 12 tahun dan ke atas

didaftar dan memiliki Kad Pengenalan. Dalam tahun 1953, fungsi pendaftaran

kelahiran dan kematian juga telah dipertanggungjawabkan kepada Jabatan

Pendaftaran Negara. Semenjak itu, peranan JPN merangkumi pendaftaran

anak angkat, perkahwinan dan perceraian dan juga mendaftarkan semua

peristiwa penting setiap penduduk di Negara ini.

Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia adalah di bawah penyeliaan

Kementerian Dalam Negeri. Ia bertanggungjawab mendaftar peristiwa-

peristiwa penting setiap individu yang berkaitan Kelahiran, Kematian,

Pengangkatan, Perkahwinan dan Perceraian di samping menentukan taraf

kewarganegaraan dan seterusnya mengeluarkan dokumen-dokumen identiti

dalam bentuk Kad Pengenalan kepada mereka yang layak.

Jabatan Pendaftaran Negara, Negeri Perak diketuai oleh Pengarah

Pendaftaran Negeri Perak, Tuan Haji Alias bin Mamat. Dalam melaksanakan

urusan pentadbiran dan aktiviti operasi jabatan, Pengarah Pendaftaran

Negeri Perak dibantu oleh Timbalan Pengarah, Ketua-Ketua Bahagian dan

Ketua-Ketua Pejabat Cawangan


3

JPN Perak merupakan sebuah Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang menguruskan

perkara berkaitan penerimaan hasil kerajaan Persekutuan, perbelanjaan

mengurus, Akaun Amanah serta pengurusan aset alih kerajaan. JPN terdiri

dari 6 Bahagian dan dua puluh Cawangan, serta memberikan perkhidmatan

bagi 2.2 juta penduduk Negeri Perak yang tinggal di 10 daerah di negeri ini.

Ketua Bahagian dan Ketua Pejabat Cawangan adalah bertanggungjawab

kepada Pengarah JPN Negeri Perak.

JPN Negeri Perak terletak di Aras 3 & 4

Kompleks KDN, Bandar Meru Raya, Ipoh


4

PENGARAH Tuan Hj Alias bin Mamat

TIMBALAN PENGARAH Puan Hjh Fatimah bt Hashim

KETUA BAHAGIAN KAD PENGENALAN

Puan Pirema @ Prema a/p Balaraman

KETUA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA

En. Mohd Nabil Fikri bin Mohamed Fazil

KETUA BAHAGIAN PERKAHWINAN, PENCERAIAN &

WARGANEGARA Encik Mohamad Naaim Bin Mat Noor

KETUA BAHAGIAN KELAHIRAN, KEMATIAN DAN ANAK

ANGKAT Encik Vigneswaran a/l Chinniah Chettiar

KETUA BAHAGIAN SIASATAN DAN PENGUATKUASAAN Encik Sidik Bin Rashid

KETUA PEJABAT JPN MANJUNG Puan Maziah Binti Abdul Aziz

KETUA PEJABAT JPN PARIT BUNTAR Puan Shahara Binti Mohamad Zuki

KETUA PEJABAT JPN BATU GAJAH Encik Arif Bin Ali Adnan

KETUA PEJABAT JPN KAMUNTING Encik Mohd Fairuz Bin Mohd Saad

KETUA PEJABAT JPN TAIPING Encik Roslan Bin Che Ghani

KETUA PEJABAT JPN TELUK INTAN Puan Busyra Binti Ghazali

KETUA PEJABAT JPN TAPAH

Puan Norlina Binti Idrus

KETUA PEJABAT JPN TANJONG MALIM

Puan Siti Jamnah Binti Adi KETUA PEJABAT

JPN BAGAN DATOH Encik Mohd Naser Bin Mohd Nadzeri

KETUA PEJABAT JPN SLIM RIVER

Cik Dalilah Binti Hj.Daud KETUA PEJABAT

JPN SELAMA Encik Shahril Shah Bin Mohd Ali

KETUA PEJABAT JPN KAMPAR

Encik Mohamad Salleh Bin Jaffar Sidek KETUA PEJABAT

JPN BOTA Encik Mohamad Hazizi Bin Uda Putra

KETUA PEJABAT JPN PENGKALAN HULU

Puan Hurul Ain Binti Abu Bakar KETUA PEJABAT

JPN SUNGAI SIPUT Encik Mohd Khairulnizam Bin Mohd Nasir

KETUA PEJABAT JPN KAMPONG GAJAH

Puan P.Rosnah Binti Mohamed Isa KETUA PEJABAT

JPN GERIK Encik Ahmad Shukrei Bin Md Salleh

KETUA PEJABAT JPN KUALA KANGSAR

Encik Mohd Izzuan Bin Izham Khan KETUA PEJABAT JPN LENGGONG

Puan Zurina Binti Mohamed KETUA PEJABAT JPN GOPENG

Puan Salihah Binti Shaari


5

Pengisian Kakitangan di JPN Negeri Perak

Bil Lokasi Isi Kosong Jumlah

1 JPN Ipoh

1.1 Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Sumber Manusia 34 4 38

1.2 Bahagian Kad Pengenalan 25 1 26

1.3 Bahagian Kelahiran, Kematian Dan Anak Angkat 27 1 26

1.4 Bahagian Perkahwinan, Perceraian dan Warganegara 13 1 14

1.5 Unit Khidmat Pelanggan 4 0 4

1.6 Unit Siasatan Dan Penguatkuasaan 9 0 9

2 JPN Daerah Larut Matang Selama & Taiping 15 0 15

3 JPN Daerah Kecil Selama 5 1 6

4 JPN Cawangan Kamunting 10 1 11

5 JPN Daerah Manjung, Seri Manjung 22 0 22

6 JPN Daerah Hilir Perak, Teluk Intan 12 2 14

7 JPN Daerah Kecil Bagan Datoh 5 3 8

8 JPN Daerah Kerian, Parit Buntar 13 0 13

9 JPN Daerah Batu Gajah 11 0 11

10 JPN Daerah Kecil Kampar 9 0 9

11 JPN Daerah Batang Padang, Tapah 11 1 12

12 JPN Daerah Kecil Slim River 7 0 7

13 JPN Daerah Kecil Tanjung Malim 5 0 5

14 JPN Daerah Kuala Kangsar 10 1 11

15 JPN Daerah Kecil Sg Siput (U) 8 1 9

16 JPN Daerah Kecil Hulu Perak, Gerik 9 1 10

17 JPN Daerah Kecil Lenggong 4 0 4

18 JPN Daerah Kecil Pengkalan Hulu 2 2 4

19 JPN Daerah Perak Tengah, Bota 8 0 8

20 JPN Daerah Kecil Kg Gajah 5 0 5

21 JPN Daerah Kecil Gopeng 4 1 5

JUMLAH 287 19 306


6

PENDAHULUAN INOVASI

Masalah kesesakan di kaunter serahan sering kali mendapat perhatian pihak atasan.

Sebagai sebuah agensi kerajaan yang mementingkan kualiti semasa memproses

mahupun menyerahkan kad pengenalan yang telah siap kepada pemohon kad

pengenalan tersebut, pastinya tidak mahu kesesakan di kaunter serahan kad

pengenalan.

Tujuan inovasi yang di jalankan di JPN Negeri Perak ini adalah salah satu inisiatif

bagi mengelakkan pemohon kad pengenalan tidak menunggu lama ketika di

kaunter. Di samping itu kesan inovasi ini juga dapat mengelakkan kesesakan di

kaunter serahan kad pengenalan.

Dengan sistem ini, kita dapat lihat beberapa pendekatan baru bagi memudahkan

pengguna untuk menyemak dan mengesahkan kad pengenalan sedia diambil

ataupun tidak.

Melalui projek inovasi ini, semua kad pengenalan yang telah siap akan di semak

melalui sistem yang di beri nama SISTEM SEMAKAN KAD PENGENALAN (SSKP).


7

SISTEM SERAHAN KAD PENGENALAN (SSKP)

Kelebihan Projek SSKP

1. Diwujudkan oleh pasukan kerja JPN Perak

2. Mengunakan kepakaran dalaman

3. Tidak melibatkan pertambahan kos dan peralatan kerana mengunakan

peralatan sedia ada seperti computer dan lain-lain

4. Mudah dikendalikan

5. Diguna sepenuhnya oleh orang awam

6. Skop perlaksanaan boleh dikembangkan sebagai contoh meletakkan

sistem ini di “web site”

7. Praktikal kerana boleh digunakan di Ibu Pejabat dan Pejabat Negeri

yang lain

8. Mengunakan ruang kerja yang sedia ada

Ketulenan Projek

Projek SSKP ini adalah dihasilkan sepenuhnya oleh anggota JPN perak sendiri mengunakan perisian Microsoft Access 2003 dan Microsoft Excel.

Kos Perlaksanaan Projek

Tiada kos kerana sistem dibangunkan dengan mengunakan kepakaran dalaman dan peralatan komputer yang sedia ada.

Projek Inovasi yang Ekonomik

Proses Kerja dapat disingkatkan

Tidak melibatkan kos tambahan dan peralatan

Tidak mengunakan tenaga kerja anggota bagi mengendalikan sistem, diguna

sepenuhnya oleh orang awam.


8

Peningkatan Projek Bermula pada tahun 2011, sistem SSKP mula beroperasi menggunakan

komputer peribadi(PC) sahaja sebagai uji cuba dan kami mendapat banyak maklumbalas daripada pengguna.

Pada Feb 2012 hingga Julai 2012, SSKP beroperasi menggunakan kiosk dan pengguna perlu mencatat nombor kelompok yang dipaparkan.

Pada Julai 2012 hingga April 2013 pula, sistem SSKP masih menggunakan kiosk dan kali ini pula pengguna mesti mencetak resit yang dipaparkan

Sejajar dengan saranan kerajaan supaya mengurangkan penggunaan kertas, pada Mei 2013 hingga sekarang, kiosk LCD telah digunakan. Pengguna hanya perlu mengesahkan kutipan mykad di kiosk tanpa perlu cetak resit.

Pengiktirafan Daripada Ketua Agensi

Anugerah Inovasi JPNM 2012 (Tempat ketiga) Pengiktirafan Luar

Tiada


9

PENAMBAHBAIKAN SISTEM SEMAKAN KAD PENGENALAN (SSKP)

Tahun Database Sistem Output

2011 Stand alone

Muat turun

data melalui

pen drive

Data

dikemaskini

secara manual

komputer peribadi

pemohon akan

mengunakan tetikus

dan papan kekunci

bagi memasukkan

data ke SSKP

Catatan secara

manual

Pemohon akan

menulis sendiri no

kelompok bagi

permohonan

2012 Stand alone

Data

dikemaskini

melalui pen

drive

Kiosk(touchscreen)

Pemohon tidak lagi

mengunakan tetikus,

pemohon terus tekan

pada skrin sentuh

Cetak resit

Resit yang

dikeluarkan

akan terpapar

nombor

permohonan dan

no kelompok

2013 Local area

network (LAN)

Data

dikemaskini

dalam talian

pejabat

sahaja. LAN.

Kiosk(touchscreen)

Mengunakan kiosk

skrin sentuh

Pengesahan

kutipan kad

pengenalan terus

dihantar ke bilik

serahan kad

pengenalan


10

Gambar menunjukkan komputer yang

mengunakan SSKP pada tahun 2011-2012

Kiosk yang digunakan untuk SSKP pada 2012

hingga kini. Segala proses akan mengunakan

skrin sesentuh manakala papan kekunci akan

menekan nombor kad pengenalan sahaja

Pada tahun 2013 satu lagi peningkatan telah

dibuat dimana data-data tidak perlu lagi dicetak

atau dihantar secara manual. Skrin di bilik

serahan akan menunjukkan maklumat pemohon

yang ingin membuat kutipan.


11

KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI DILAKSANAKAN

Sebelum perlaksanaan projek SSKP ini segala urusan serahan akan diuruskan di kaunter.

Carta aliran di atas menunjukkan pemohon perlu ke kaunter pertanyaan untuk

mengambil nombor giliran dan pemohon perlu menunggu sehingga nombor giliran

dipanggil untuk mendapatkan kad pengenalan baru.


12

Contoh situasi Ahmad ke JPN untuk mengambil kad pengenalan yang dipohon pada minggu

sebelumnya. Ahmad akan berbaris di kaunter untuk semakan. Pada barisan tersebut

terdapat juga pemohon lain dengan lain-lain urusan. Andai dalam barisan tersebut

terdapat 15 orang. Dan setiap pemohon akan dilayan 1 minit. Maka Ahmad terpaksa

menunggu 15 minit untuk semakan yang hanya memakan masa kurang 1 minit.

GAMBAR 1

Pemohon akan berbaris untuk menyemak maklumat serahan

GAMBAR 2

Semakan akan dibuat di kaunter dan petugas kaunter perlu menulis nombor kelompok pada resit permohonan


13

GAMBAR 3

Serahan kepada pemilik kad pengenalan


14

KEDUDUKAN SELEPAS INOVASI DILAKSANAKAN Dengan Pengunaan SSKP ini, pemohon terus mendapatkan maklumat serahan pada sistem ini.

Kita dapat lihat di sini pemohon akan mengambil maklumat serahan dan akan

menyerahkan pada kaunter. Jadi pemohon tidak perlu berbaris lama bagi

menyemak permohonan mereka


15

GAMBAR 4

Pengguna menggunakan SSKP bagi menyemak status kad pengenalan mereka


16

PERLAKSANAAN PROJEK Tempoh Projek Telah Dilaksanakan

Februari hingga Julai 2012 - Perbincangan untuk menentukan skop projek

- Keperluan maklumat

- Rekabentuk system

- Pengumpulan maklumat

- Uji cuba

- Penambahbaikan

GAMBAR 5 GAMBAR 6

Sistem diuji cuba mengunakan computer Pemohon memasukkan no kad pengenalan

GAMBAR 7 GAMBAR 8

Resit bersama nombor bundle akan dicetak Pemohon akan terus ke kaunter bagi mendapatkan nombor giliran


17

MASALAH PERLAKSANAAN DAN CARA PENYELESAIAN

Pertama

MASALAH : Pemohon perlu menunggu bagi menyemak status kad pengenalan. PENYELESAIAN : Pemohon hanya perlu menyemak status serahan

mengunakan SSKP Kedua

MASALAH : Petugas kaunter perlu menyemak status kad pengenalan.

PENYELESAIAN : Petugas kaunter terus mendapat nombor kelompok

bagi proses carian BOLEH DILAKSANAKAN DALAM MANA-MANA KEADAAN

Mesra pengguna

Mudah dipelajari oleh anggota baru

Mengunakan pc yang beroperasi secara stand alone

Tidak mengunakan ruang kerja yang luas

Projek dihasilkan bagi memuaskan hati pelanggan JPN

SKOP PROJEK TELAH DILAKSANAKAN

Dilaksanakan di JPN Ipoh bagi semakan permohonan di Ipoh sahaja. BOLEH DIAPLIKASIKAN OLEH AGENSI LUAR

Boleh digunakan oleh Ibu Pejabat dan JPN seluruh Negara.


18

PENGGUNAAN BAHAN-BAHAN SEDIA ADA UNTUK MENJAYAKAN PROJEK

Mengunakan software Microsoft Office , kiosk dan pc beroperasi secara Local Area Network (LAN)

PENGURANGAN KOS OPERASI KEWANGAN

Tiada melibatkan mana-mana kos. TENAGA MANUSIA

Tidak mengunakan tenaga manusia kerana sistem semakan ini perlu

pemohon mengunakannya sendiri

Ketua bahagian kad pengenalan akan membuat semakan dan pemantauan

secara berkala

.

BAHAN

Tiada peralatan ICT tambahan diperlukan, perisian hanya mengunakan Microsoft Access 2003 dan Excel.

MASA

SSKP – 1 Minit

Manual – Bergantung kepada pelanggan (jika pelanggan ramai masa yang

diambil akan lebih lama)


19

Kronologi semakan dan serahan sebelum perisian dibangunkan

GAMBAR 9

Pemohon perlu berbaris sebelum semakan dibuat

GAMBAR 10

Petugas kaunter akan menyemak nombor bundle melalui system


20

GAMBAR 11

Carian akan dibuat melalui nombor kelompok.

Serahan akan dibuat apabila nombor giliran telah dipanggil


21

PENINGKATAN PENINGKATAN OUTPUT

PENINGKATAN HASIL

Projek ini telah berjaya mengurangkan tugas semakan kad pengenalan

pemohon.

SSPKP ini dapat digunakan walaupun sistem utama tergendala

PENINGKATAN PRODUKTIVITI

Petugas kaunter dapat melayan pelanggan lain kerana semakan telah

dibuat oleh pelanggan sendiri


22

ANTARAMUKA SSKP

Antara muka SSKP Terdapat 2 pilihan dimana pemohon akan memilih berdasarkan tempat memohon

Pemohon akan memasukkan nombor kad pegenalan pada ruang yang tertera


23

Maklumat pemohon akan tertera pada skrin dimana pegawai di dalam bilik serahan telah

menerima maklumat tersebut.


24

Ini adalah paparan apabila pemohon memilih permohonan selain JPN Perak dan kutipan

di JPN Negeri Perak


25

BERIKUT ADALAH REKOD CARIAN MELALUI SSKP


26


27


28

MAKLUMBALAS KEPUASAN PELANGGAN


29


30


31

KESIMPULAN

Kesimpulannya dengan terhasilnya sistem semakan kad pengenalan(SSKP) ini, secara

tidak langsung dapat membantu Jabatan Pendaftaran Negara secara amnya,

khususnya di Jabatan Pendaftaran Negara Negeri Perak dalam memberi kepuasan

kepada pelanggan.

Pelanggan kini dapat merasakan perubahan-perubahan yang dilaksanakan di

Jabatan Pendaftaran Negara dalam memberikan penambahbaikan perkhidmatan-

perkhidmatan kepada yang lebih baik daripada yang terbaik.

Di harap sistem ini dapat diguna pakai secara menyeluruh di semua Jabatan

Pendaftaran Negara Malaysia. Bersesuaian dengan konsep „RAKYAT DAN JPN

BERPISAH TIADA‟.

inovasi jabatan pendaftaran negara perak darul...

Documents