INISIATIF INOVASI PORTAL SISTEM E-LATIHAN

KEMENTERIAN TENAGA, TEKNOLOGI HIJAU DAN AIR PENGENALAN Kementerian Tenaga, Teknologi Hijau dan Air Malaysia (KeTTHA) telah ditubuhkan pada 9 April 2009 ekoran daripada rombakan Kabinet dan penstrukturan semula kementerian. Sebelum itu, KeTTHA dikenali sebagai Kementerian Tenaga, Air dan Komunikasi (KTAK) yang telah ditubuhkan pada 27 Mac 2004 melalui penstrukturan semula Kementerian Tenaga, Komunikasi dan Multimedia. Berikutan dari rombakan Kabinet 2009 tersebut, satu (1) fungsi baru yang dimasukkan ke dalam KeTTHA ialah Teknologi Hijau yang berperanan untuk merancang, merangka dasar dan program-program teknologi hijau bagi menangani isu-isu global semasa seperti pencemaran alam sekitar, penipisan lapisan ozon, 'global warming' dan isu-isu yang berkaitan dengannya. Serentak dengan itu, fungsi ‘komunikasi’ telah dipindahkan ke Kementerian Penerangan, Komunikasi dan Kebudayaan (KPKK). LAPORAN INOVASI 1. Pengenalan / Latar Belakang Projek Inovasi

Projek Portal Sistem e-Latihan adalah satu inisiatif untuk memperkemaskan lagi pengurusan latihan yang merangkumi proses-proses yang melibatkan permohonan dan jemputan latihan, pengesahan kehadiran, pengemaskinian dan perekodan kehadiran latihan di kalangan pegawai Kementerian. Pelaksanaan projek ini adalah merupakan transisi pengurusan latihan secara manual kepada kaedah atas talian yang lebih mesra pengguna, mudah diselenggara dan menjadi saluran komunikasi penyampaian maklumat latihan yang boleh dicapai oleh semua warga Kementerian.

2. Tujuan Projek Inovasi

2.1 Mewujudkan satu saluran penyampaian maklumat latihan yang menyeluruh dan sistematik kepada semua warga Kementerian.

2.2 Memberikan kemudahan kepada semua anggota Kementerian untuk membuat permohonan menghadiri latihan atas talian.

2.3 Mewujudkan satu rekod permohonan, pencalonan, pemilihan dan kehadiran latihan yang lebih tersusun.

3. Proses Pelaksanaan Projek Inovasi

Proses pelaksanaan projek ini dimulakan dengan wujudnya keperluan untuk penyediaan rekod prestasi kehadiran latihan pegawai yang tepat, sistematik dan seragam di antara Bahagian mahupun Jabatan di bawah Kementerian dan tujuan pemantauan usaha pembangunan modal insan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pengurusan Atasan Kementerian serta Jabatan Perkhidmatan Awam dari masa ke semasa. Oleh yang demikian, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) telah mencadangkan agar satu sistem pengurusan latihan yang merangkumi elemen permohonan, kelulusan dan penyediaan rekod prestasi kehadiran latihan dibangunkan bagi menggantikan permohonan latihan dan rekod latihan yang dilaksanakan secara manual. Berikutan itu, Sistem e-Latihan telah dibangunkan secara dalaman oleh Bahagian Pengurusan Maklumat dan digunakan secara rasminya mulai 1 Januari 2011.

4. Proses Kerja Sebelum dan Selepas

Bil Proses Kerja Sebelum Projek Selepas Projek 1 Hebahan berkenaan

program latihan Memo Antara Bahagian dan e-mel

Portal Sistem E-Latihan dan e-mel

2 Permohonan Pegawai dan Perakuan Pegawai Penyelia

Manual Atas talian

3 Pengesahan kehadiran Manual Atas talian 4 Kelulusan menghadiri

latihan dalam negeri Manual Atas talian

5 Penyelenggaraan rekod kehadiran latihan

Manual dan dalam bentuk hard-copy

Atas talian dan dalam bentuk hard-copy

5. Elemen Penurunan Kuasa • Permohonan dan Kelulusan Bagi Menghadiri Latihan Fungsional Jabatan

Jabatan Bekalan Air dan Jabatan Perkhidmatan Pembetungan telah diturunkan kuasa untuk menguruskan permohonan dan kelulusan bagi menghadiri latihan fungsional yang menggunakan peruntukan fungsional yang disalurkan oleh BPSM Kementerian. Urus setia bagi mengendalikan Sistem e-Latihan peringkat Jabatan telah dilantik dalam mengendalikan sistem ini di peringkat Jabatan.

6. Impak Inovasi Terhadap Kumpulan Sasar / Perkhidmatan / Kementerian • Elemen Inovatif

Penggunaan saluran portal secara atas talian adalah merupakan pendekatan yang seiring dengan perkembangan teknologi ICT sebagai penggantian kepada kaedah sedia ada (manual). Selain itu, ianya juga menggalakkan anggota Kementerian untuk lebih peka serta kompeten dengan penggunaan teknologi yang menjadikan komunikasi lebih mudah dan berkesan.

• Elemen Keberkesanan

Portal Sistem e-Latihan menyediakan satu ruang untuk menyampaikan maklumat peluang latihan secara lebih menyeluruh dan mudah. Melalui capaian yang diberikan kepada setiap anggota Kementerian, permohonan boleh dibuat dan diperakukan secara atas talian serta diproses dalam tempoh masa yang lebih singkat. Selain itu, ianya dapat meminimakan masalah rekod kehadiran latihan yang tidak kemaskini.

• Elemen Signifikan i. Mesra Pelanggan : maklumat berkaitan peluang latihan dan latihan-latihan

yang telah dihadiri boleh diperolehi oleh anggota secara atas talian pada bila-bila masa.

ii. Penjimatan Sumber : melalui edaran maklumat secara atas talian, ianya menjimatkan kos operasi Kementerian. Kesan yang nyata dapat dilihat dari sudut bilangan sumber manusia yang mengendalikan tugas pengurusan latihan yang lebih kecil serta proses kerja dapat dilaksanakan dengan lebih pantas dan sampai kepada kumpulan sasar.

• Elemen Nilai Tambah (Value Added) Pada Penggunaan Sistem E-Latihan

i. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) boleh membuat pemantauan prestasi kehadiran latihan secara dengan lebih mudah dan cepat.

ii. Input kehadiran latihan yang terdapat dalam sistem boleh membantu BPSM dalam membuat analisis keperluan latihan, merancang dan melaksanakan program-program latihan di peringkat Kementerian.

iii. Semua anggota Kementerian mempunyai capaian kepada Sistem e-Latihan dan membolehkan mereka untuk mengetahui rekod dan merancang latihan untuk diri masing-masing.

PENUTUP Portal Sistem E-Latihan yang telah dibangunkan ini telah memberikan satu anjakan paradigm terhadap pengurusan latihan di Kementerian. Walau bagaimanapun, masih terdapat ruang-ruang penambahbaikan yang perlu dilaksanakan memandangkan ianya masih lagi berada pada peringkat awal pelaksanaan. Pihak Kementerian percaya bahawa dalam jangka masa yang panjang, pelaksanaannya akan lebih komprehensif serta memberikan pulangan yang bernilai khususnya melalui peningkatan kompetensi modal insan yang mempunyai lebih banyak peluang latihan dan pembangunan diri.

Gambar 1 : Paparan untuk mengakses Portal E-Latihan

Gambar 2 : Paparan yang mengandungi maklumat program latihan yang disediakan

Gambar 3 : Paparan yang mengandungi maklumat permohonan latihan yang perlu

diperakukan oleh pegawai atasan

Gambar 4 : Paparan mengenai program latihan yang ditawarkan kepada seseorang

pegawai

Gambar 5 : Paparan laporan kehadiran kursus seseorang pegawai