LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2015 BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

(PUNCTUALITY CASCADING REPORTING SYSTEM - PCRS)

1. PENGENALAN

1.1 Profil Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK)

Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK) yang dahulunya

dikenali sebagai Unit Komputer, Jabatan Ketua Menteri Melaka telah

ditubuhkan pada tahun 1987 beralamat di Blok A, Tingkat 3, Seri Negeri,

Jalan Hang Tuah, 75300 Melaka dan dianggotai oleh 2 orang kakitangan

sahaja.

Pejabat ini telah berpindah ke Seri Negeri, Ayer Keroh pada tahun 1999

dengan pertambahan kakitangan seramai 11 orang dan seterusnya

bertambah dari masa ke semasa serta dinamakan sebagai Bahagian

Perkhidmatan Teknologi Maklumat (BPTM).

Pada tahun 2014, penstrukturan semula telah dilaksanakan dan nama

BPTM telah dipinda kepada Bahagian Teknologi Maklumat dan

Komunikasi. Kini, BTMK dianggotai seramai 51 orang kakitangan yang

diterajui oleh Ketua ICT Negeri Melaka.

BTMK berperanan dalam menyediakan perkhidmatan ICT kepada semua

Bahagian/Unit/Seksyen di bawah Jabatan Ketua Menteri Melaka

termasuk Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri yang lain dalam pelaksanaan

program-program dan aktiviti ICT yang telah ditetapkan agar

Jabatan/Agensi berkenaan menjadi lebih produktif, cekap dan berkesan

dalam menjalankan fungsi-fungsinya.

1.1.1 Visi BTMK

Untuk menjadikan Jentera Pentadbiran Negeri Melaka suatu

jentera pentadbiran yang termoden, produktif, cekap dan

berkesan dalam menjalankan fungsi-fungsinya dengan

memanfaatkan sepenuhnya penggunaan teknologi maklumat dan

komunikasi (ICT).

1.1.2 Misi BTMK

Untuk menjadikan ICT sebagai teras dalam perlaksanaan semua

aktiviti jentera pentadbiran Negeri Melaka.

1.1.3 Fungsi BTMK

i) Merancang, merangka dan menentukan hala cara penggunaan

dan keperluan ICT Jabatan Ketua Menteri Melaka dengan

mengambil keperluan Jabatan Kerajaan Negeri yang lain;

ii) Melaksanakan bersama dengan Jabatan / Agensi terlibat

program ICT yang telah ditetapkan oleh Jabatan Ketua

Menteri Melaka, Kementerian-kementerian dan Agensi

Kerajaan Persekutuan;

iii) Mengendalikan serta memberi perkhidmatan ICT yang

berkaitan kepada Jabatan Ketua Menteri dan Jabatan

Kerajaan Negeri yang lain;

iv) Memantau dan menilai keberkesanan penggunaan ICT

dalam pelaksanaan sesuatu program dan mencadangkan

alternatif yang lebih berkesan; dan

v) Memberi khidmat nasihat dan sokongan teknikal serta

bimbingan teknikal diperlukan.

1.2 Pengenalan mengenai inovasi

1.2.1 Pengenalan / Latar Belakang Projek Inovasi

Sistem ini telah diilhamkan oleh YAB Datuk Seri Ir. Hj. Idris bin Hj.

Haron, Ketua Menteri Melaka dan YB Datuk Wira Hj. Naim bin

Abu Bakar, Setiausaha Kerajaan Negeri Melaka selaku penasihat.

Sehubungan itu, BTMK telah membangunkan Punctuality

Cascading Reporting System (PCRS) dengan menggunakan

kepakaran dalaman (in-house).

Sistem ini berfungsi untuk merekodkan kehadiran kakitangan

secara elektronik bagi menggantikan penggunaan kad perakam

waktu (punch card). Selain itu, sistem ini boleh menyampaikan

maklumat kakitangan yang hadir lewat kepada ketua

bahagian/unit melalui e-mel dan perkhidmatan SMS.

1.2.2 Ciri-ciri

PCRS menggunakan fingerprint reader untuk merekodkan

kehadiran kakitangan secara elektronik bagi menggantikan punch

card. Selain itu, sistem ini mempunyai ciri-ciri seperti berikut:

• Menghantar laporan kelewatan kepada Ketua Jabatan/ Pegawai

melalui e-mel dan perkhidmatan SMS dengan serta-merta;

dan

• Memudahkan Ketua Jabatan/bahagian/unit memantau

kehadiran/pergerakan kakitangan.

Sistem boleh dicapai melalui http://pcrs.melaka.gov.my. Sistem ini

menyediakan fungsi-fungsi seperti berikut:

• Semakan kehadiran kakitangan di bahagian/unit masing-

masing;

• Menjana laporan kehadiran dengan cepat dan tepat secara real-

time;

• Permohonan Time Slip, Away dan Justifikasi Kehadiran;

• Statistik kehadiran individu dan bahagian/unit; dan

• Maklumat kakitangan yang dikemaskinikan oleh Pentadbir

bahagian/unit

1.2.3 Objektif

i. Sistem ini dibangunkan untuk merealisasikan idea yang

diilhamkan oleh YAB Ketua Menteri Melaka;

ii.Selaras dengan peranan BTMK untuk menyediakan

perkhidmatan ICT supaya fungsi-fungsi jabatan/bahagian

menjadi lebih produktif, cekap dan berkesan;

iii. Sistem ini dibangunkan dengan mengambil kira penjimatan

kos, masa dan sumber tenaga; dan

iv. Menggalakkan kolaborasi dengan jabatan/agensi lain.

1.2.4 Tempoh pelaksanaan

PCRS telah dibangunkan secara generik dan mula dilaksanakan

secara ‘pilot’ di BTMK mulai bulan Januari 2014. Selepas

beberapa penambahbaikan dilakukan, sistem ini dirasmikan dan

dilancarkan pada 1 April 2014 di Majlis Perhimpunan Bulanan

Kerajaan Negeri Melaka. Seterusnya, penggunaan PCRS

dikuatkuasakan di semua bahagian/unit di Jabatan Ketua Menteri

mulai bulan April 2014.

1.2.5 Lokasi Pelaksanaan

Sebanyak 21 fingerprint reader telah dipasang di Kompleks Seri

Negeri, melibatkan 6 blok iaitu :

i. Pejabat TYT;

ii.Blok Bendahara;

iii. Blok Temenggong;

iv. Blok Bentara;

v. Blok Laksamana; dan

vi. Blok Syahbandar.

2. SEBELUM INOVASI DIHASILKAN

2.1 Kaedah/sistem yang digunakan

Penggunaan kad dan mesin perakam waktu (punch card) di setiap

bahagian/unit.

2.2 Masalah-masalah yang dihadapi

Antara masalah-masalah yang telah dikenal pasti adalah:

i) Perlu menyediakan tiga (3) unit mesin perakam waktu di setiap

bahagian/unit untuk merekodkan kehadiran berdasarkan waktu

bekerja berperingkat (WBB);

ii) Berlaku kes-kes ‘buddy punching’ yang menjejaskan integriti di

kalangan segelintir staf;

iii) Kesukaran mengesan/memantau kehadiran kakitangan;

iv) Tidak menyokong dasar Kerajaan Negeri ke arah pelaksanaan

teknologi hijau; dan

v) Kelewatan menyediakan laporan kehadiran bulanan.

Antara risiko yang terlibat adalah:

i) Mesin perakam waktu tidak berfungsi;

ii) Kad perakam waktu hilang/rosak;

iii) Pembaziran masa dan tenaga; dan

iv) Menjejaskan imej jabatan.

2.3 Carta alir sebelum inovasi

Rajah 1 di bawah ini menunjukkan carta alir bagi proses merekodkan

kehadiran kakitangan di BTMK secara manual.

Rajah 1 : Proses Merekodkan Kehadiran Secara Manual

2.4 Data/gambar/bukti lain yang jelas

Gambaran sebelum pelaksanaan PCRS ditunjukkan seperti berikut:

Gambaran 1 : Penggunaan Punch Card

Gambaran 2 : Semak Kehadiran

Gambaran 3 : Penyediaan Laporan Kehadiran

3. SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

3.1 Kaedah/sistem yang digunakan

PCRS merupakan sistem yang telah dibangunkan secara in-house tanpa

sebarang kos. Ia menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP dan

pangkalan data Microsoft SQL. Manakala proses merekodkan cap jari

kakitangan adalah menggunakan fingerprint reader. Jadual 1 di bawah ini

merupakan seni bina yang digunakan bagi pembangunan PCRS.

Jadual 1 – Seni bina bagi Pembangunan PCRS

Jenis Keterangan

Operating System Linux

Designing Tools Codeigniter

Bahasa Pengaturcaraan PHP

Pangkalan Data Microsoft SQL 2008

Peralatan Fingerprint Reader

Rangkaian Local Area Network (LAN)

Pelaksanaan PCRS bukan sahaja menggantikan punch card dengan

kaedah elektronik, malah mempunyai fungsi pelaporan yang lebih efektif.

Arkitektur sistem ini digambarkan seperti Rajah 2.

Rajah 2 : Arkitektur PCRS

Kaedah pelaksanaan PCRS adalah seperti berikut:

i. Pegawai dan kakitangan perlu mendaftar dan merekodkan cap jari

masing-masing terlebih dahulu di BTMK.

ii. PCRS boleh dicapai secara online melalui http://pcrs.melaka.gov.my.

Sistem ini mempunyai fungsi-fungsi seperti berikut:

• Semakan kehadiran kakitangan di bahagian/unit

• Permohonan Time Slip, Away dan Justifikasi Kehadiran

• Statistik kehadiran individu dan bahagian/unit

• Laporan kehadiran bulanan

• Maklumat kakitangan

iii. Maklumat kakitangan seperti butiran personal, WBB, pegawai penilai

pertama (PPP) dan pegawai penilai kedua (PPK) dikemaskinikan oleh

pentadbir bahagian/unit masing-masing.

iv. Sekiranya kakitangan hadir lewat ke pejabat, makluman melalui SMS

dan e-mel akan dihantar serta-merta kepada Pegawai Penilai bagi

kakitangan tersebut.

v. Pada jam 9.00 pagi setiap hari bekerja dan jam 4.00 pagi keesokan

harinya, PCRS akan menghantar laporan penuh kehadiran semua

kakitangan kepada Ketua Jabatan / Bahagian.

vi. Surat tunjuk sebab akan dikemukakan melalui e-mel kepada

kakitangan yang hadir lewat melebihi tiga (3) kali dalam sebulan.

3.2 Carta alir selepas inovasi

Rajah 3 di bawah ini menunjukkan carta alir bagi proses merekodkan

kehadiran dengan pelaksanaan PCRS.

Rajah 3 : Proses Merekodkan Kehadiran dengan PCRS

3.3 Data/gambar/bukti lain yang jelas

Gambaran pelaksanaan PCRS ditunjukkan seperti berikut:

Gambaran 4 : Penggunaan fingerprint reader

Gambaran 5 : Dashboard PCRS - http://pcrs.melaka.gov.my

Gambaran 6 : Kehadiran Lewat 1-2 Kali dalam Sebulan

Gambaran 7 : Kehadiran Lewat 3 Kali dan seterusnya dalam Sebulan

Gambaran 8 : E-mel Surat Tunjuk Sebab kepada kakitangan yang

lewat 3 kali dan seterusnya

Gambaran 9 : Surat Tunjuk Sebab berdasarkan Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2004 dan Surat Pekeliling Am Bilangan 11 Tahun

1981

Gambaran 10 : Laporan Penuh Kehadiran Semua Kakitangan melalui E-mel kepada Ketua Jabatan / Bahagian pada Jam 9.00 pagi Setiap

Hari Bekerja

Gambaran 11 : Laporan Kedatangan Masuk dan Pulang Setiap

Kakitangan kepada Ketua Jabatan / Bahagian melalui E-mel pada Jam 4.00 pagi Keesokan Hari.

4. KRITERIA PENILAIAN INOVASI 4.1 Kreativiti

PCRS menggunakan fingerprint reader secara menyeluruh untuk

merekodkan kehadiran kakitangan secara elektronik. Sistem ini

membolehkan Ketua Jabatan/Pegawai memantau kehadiran kakitangan

melalui laporan yang boleh dijana dengan cepat dan real-time. Sistem ini

dibangunkan sepenuhnya secara dalaman tanpa penglibatan kontraktor

luar. Selain itu, sistem ini telah menyertai Konvensyen Kumpulan Inovatif

Dan Kreatif (KIK) Peringkat Negeri Melaka Tahun 2014.

4.1.1 Keaslian

Jabatan Ketua Menteri Melaka merupakan jabatan pertama

menyediakan pelaporan kehadiran lewat melalui perkhidmatan

SMS dan e-mel.

4.1.2 Adaptasi

Sistem ini bersesuaian untuk diperkembangkan ke pelbagai

jabatan/agensi dengan menggunakan kemahiran pegawai

dalaman dan pengubahsuaian mengikut keperluan selaras

dengan konsep Blue Ocean Strategy.

4.2 Efisien

4.2.1 Penjimatan masa / kos / sumber manusia

Pelaksanaan sistem ini memberikan penjimatan kos dalam jangka

panjang. Manakala penggunaan masa dan sumber manusia

dapat diminimumkan secara menyeluruh di setiap bahagian/unit.

Perbandingan kos, masa dan sumber manusia sebelum dan

selepas pelaksanaan PCRS adalah seperti di Jadual 2.

Jadual 2 – Perbandingan Penjimatan Kos, Masa dan Sumber Manusia

SEBELUM INOVASI SELEPAS INOVASI

KOS TIDAK BERULANG Mesin Perakam Waktu :

RM498.00 X 3 Unit = RM 1,449.00

Fingerprint Reader

RM1,900.00 X 1 Unit = RM 1,900.00

Jadual 2 – Perbandingan Penjimatan Kos, Masa dan Sumber Manusia

SEBELUM INOVASI SELEPAS INOVASI

Rak Kad Perakam Waktu : RM 80.00 X 1 Unit = RM 80.00

Jumlah Keseluruhan =RM 1,529.00

Jumlah Keseluruhan =RM 1,900.00

BERULANG Ribbon Cartridge :

RM 226.00 X 1 Unit = RM 226.00

Kad Perakam Waktu:

RM 0.16 X 37 Staf X 12 Bulan = RM 71.04

Jumlah Keseluruhan =RM 297.04/Tahun

SMS :

RM 0.09 X 40 SMS X 12 Bulan = RM 43.20

Jumlah Keseluruhan = RM 43.20/Tahun

MASA/ SUMBER MANUSIA

Memerlukan sekurang-kurangnya seorang Pembantu Tadbir di setiap bahagian/unit untuk menyediakan laporan kehadiran dan surat tunjuk sebab secara manual berdasarkan maklumat punch card.

Makluman kehadiran lewat, surat tunjuk sebab dan laporan kehadiran harian/bulanan dijana secara automatik dan boleh dicapai secara online.

*pengiraan adalah berdasarkan pelaksanaan di BTMK

4.2.2 Peningkatan produktiviti

i. Penyediaan laporan kehadiran dan surat tunjuk sebab

bertambah cepat dan mudah.

ii.Pemantauan lebih efektif.

4.2.3 Mudah digunakan (user-friendly)

Proses pendaftaran rekod cap jari kakitangan hanya dilakukan

sekali. Kakitangan boleh menggunakan mana-mana fingerprint

reader yang disediakan untuk merekodkan kehadiran masing-

masing. Manakala sistem boleh dicapai secara online dari mana-

mana komputer.

4.3 Tahap Pelaksanaan

PCRS telah pun dilaksanakan sepenuhnya di Kompleks Seri Negeri.

Keseluruhan pengguna yang telah didaftarkan berjumlah 1255 orang.

Sistem ini juga telah menyertai Pameran Inovasi Sempena Hari Pekerja

Peringkat Kebangsaan 2014 di MITC. Selain itu, BTMK juga menerima

lawatan daripada Kementerian Sumber Manusia dan Unit Integriti,

Universiti Teknologi Mara, Shah Alam. Sistem ini turut dibentangkan

kepada Mesyuarat Jawatankuasa Integriti dan Tadbir Urus (JITU)

Peringkat Kebangsaan Bil.1/2015 yang bersidang pada 24 Februari 2015

di TH Hotel & Convention Centre, Alor Setar, Kedah.

4.4 Replicability

Sistem ini diperluaskan dengan pengubahsuaian mengikut keperluan

tanpa melibatkan kos yang tinggi di jabatan berikut:

• Bangunan Kota Cemerlang

• Menara Perbadanan Kemajuan Negeri Melaka (PKNM)

• Bangunan Urban Transformation Center (UTC)

• Kediaman Rasmi YAB Ketua Menteri Melaka; dan

• Kementerian Sumber Manusia

4.5 Signifikan

4.5.1 Impak kepada Perkhidmatan Awam

Menggalakkan kolaborasi dengan jabatan/agensi lain melalui

perkongsian teknologi

4.5.2 Impak kepada Organisasi

i. Meningkatkan imej Jabatan Ketua Menteri Melaka dalam

memperlihatkan kepekaan mengenai keperluan teknologi ICT

di dalam urusan kerja seharian.

ii.Meningkatkan integriti di kalangan kakitangan dengan

penggunaan fingerprint.

iii. Membentuk budaya ketepatan masa di kalangan kakitangan

awam bagi menjadikan mereka lebih berdisiplin dan berhati-

hati.

4.5.3 Impak kepada Jabatan/Bahagian/Unit

Meningkatkan tahap kemahiran dan kompetensi kakitangan

BTMK melalui pembangunan sistem secara in-house dan

kolaborasi dengan jabatan/agensi lain.

4.5.4 Keberkesanan

i. Rekod kehadiran kakitangan lebih telus.

ii.Laporan kehadiran kakitangan mudah diperolehi.

4.6 Komitmen Pengurusan

Pihak pengurusan atasan memberi komitmen dan sokongan terhadap

pelaksanaan PCRS dari segi:

i. Kewangan – Projek ini telah menerima pembiayaan sebanyak

RM40,000.00 bagi perolehan 21 unit fingerprint reader dan kerja-kerja

pemasangan manakala bagi pembangunan sistem adalah secara

dalaman dan tidak melibatkan sebarang kos.

ii. Pengurusan Sumber Manusia – Projek ini dibangunkan secara

dalaman oleh kakitangan sedia ada yang melibatkan kerjasama di

antara BTMK, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) dan

Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP), Jabatan Ketua Menteri Melaka.

iii. Insentif – Kerajaan Negeri Melaka telah menetapkan insentif sebanyak

RM5,000.00 bagi sebarang anugerah atau kejohanan yang diperolehi

sebagai penghargaan dan menarik minat penyertaan.

iv. Penghargaan – Projek ini diilhamkan oleh YAB Ketua Menteri Melaka

dan telah dirasmikan oleh beliau sendiri pada Mac 2014 di Majlis

Perhimpunan Rasmi Kerajaan Negeri Melaka. Selain itu, projek ini

telah dipersembahkan kepada YAB Perdana Menteri Malaysia pada

21 Jun 2014 di Pameran Inovasi sempena Hari Pekerja Peringkat

Kebangsaan 2014 yang diadakan di Melaka International Trade

Centre (MITC), Ayer Keroh, Melaka.

v. Peralatan – Projek ini menggunakan 21 unit fingerprint reader, 1 unit

database server dan 1 unit application/hosting server untuk beroperasi

sepenuhnya.

4.7 Data/gambar/bukti lain yang jelas

Bukti pelaksanaan PCRS ditunjukkan seperti berikut:

Perasmian dan pelancaran PCRS di Majlis Perhimpunan Bulanan Kerajaan Negeri Melaka.

~ 17 Mac 2014 ~

Dewan Seri Negeri, Ayer Keroh, Melaka.

Keratan akhbar

~ 18 Mac 2014 ~

Utusan Online

~ 21 Jun 2014 ~

Melaka International Trade Centre (MITC), Ayer Keroh, Melaka.

~ 24 Jun 2014 ~

Bilik Mesyuarat Tun Mutahir, Seri Negeri, Ayer Keroh, Melaka

~ 22 September 2014 ~

Bilik Mesyuarat Tun Mutahir, Seri Negeri, Ayer Keroh, Melaka

~ 24 Februari 2015 ~

TH Hotel & Convention Centre, Alor Setar, Kedah.

5. KESIMPULAN

PCRS merupakan sistem yang memudahkan proses pengurusan maklumat

kehadiran kakitangan seperti pelaporan dan pemantauan kehadiran secara

proaktif melalui penjanaan notis dan laporan secara real-time dan dihantar

serta-merta kepada kakitangan yang berkenaan sama ada melalui SMS, e-mel

dan web. Oleh yang demikian, sistem ini dapat menjimatkan kos dan

penggunaan masa dan sumber manusia selaras dengan pelaksanaan

Teknologi Hijau di Negeri Melaka. Selain itu, sistem ini juga mampu mengatasi

masalah “buddy punching”. Dengan itu, integriti di kalangan penjawat awam

dapat dipertingkatkan dan seterusnya menaikkan imej jabatan.

Sistem ini juga dalam proses pengintegrasian dengan Sistem Maklumat

Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS), Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

(JPA) untuk penyediaan modul Perfoma Tuntutan Kerja Lebih Masa dan

seterusnya akan diperluaskan ke seluruh jabatan, agensi dan anak syarikat

Kerajaan Negeri Melaka.