LAPORAN INOVASI SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI KELANTAN

SISTEM e-STOR SUK KELANTAN

1. Pengenalan

1.1 Pengenalan Sistem e-Stor SUK Kelantan

Stor Utama, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri berperanan untuk menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan agensi.

Pada masa kini, beberapa penemuan mendapati sebahagian stok bekalan pejabat yang dikawal oleh stor berkenaan mengalami kerosakan kerana tiadanya penggerakan (pengeluaran) yang dibuat oleh Jabatan atau Agensi Kerajaan Negeri yang menyebabkan stok tersebut rosak dan tidak dapat digunakan lagi (contoh : dakwat pen/printer yang telah kering akibat terlalu lama dalam simpanan stor).

Antara sebab tiadanya penggerakan bekenaan adalah kerana tidak semua Jabatan dan Agensi Kerajaan Negeri mengetahui apakah jenis stok dan kuantiti yang disediakan oleh Stor Utama.

Bagi merealisasikan budaya penjimatan dalam urusan, Kerajaan Negeri Kelantan

telah melaksanakan pelbagai langkah yang akan dilaksanakan oleh semua Jabatan /

Agensi di seluruh negeri. Langkah ini dikembangkan lagi dengan rancangan untuk

mengiklankan aset-aset yang bakal dilupuskan sekiranya keadaan aset-aset tersebut

masih dalam keadaan baik.

Untuk melaksanakan tujuan ini, suatu sistem berkomputer diperlukan bagi

memastikan proses mengiklankan aset-aset berjalan dengan lancar dari mula hingga

ia dapat diserahkan kepada Jabatan / Agensi Kerajaan yang terlibat.

Sistem e-Stor dibangunkan sepenuhnya menggunakan platform sumber terbuka iaitu

menggunakan PHP5 sebagai bahasa pengaturcaraan dan MySQL 5.1 sebagai

pangkalan data.

1.2 Latar Belakang Projek Inovasi e-Stor SUK Kelantan

Idea Penubuhan E-Stor adalah daripada Perbendaharaan Negeri yang diaspirasikan oleh

Timbalan Pegawai Kewangan Negeri dan pihak Teknologi Maklumat, Pejabat Setiausaha

Kerajaan Negeri telah dipertanggungjawab untuk merekasistem berkenaan dan seterusnya

akan dikendalikan oleh Unit Aset dan Bangunan, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

Kelantan.

2. Tujuan Projek Inovasi e-Stor SUK Kelantan

Membantu Stor Utama dan stor unit di setiap jabatan dan agensi negeri

meningkatkan kecekapan pengurusan aset yang akan di lupus

3. Peringkat Perlaksanaan.

3.1 Kedudukan Sebelum Inovasi

i. Aset-aset kerajaan yang akan dilupuskan boleh diserahkan kepada

Jabatan / Agensi tertentu tetapi melalui satu proses yang panjang dan

tidak praktikal jika ianya dilakukan secara manual

ii. Kesukaran pihak pengurusan untuk memantau status Aset-aset kerajaan

yang akan dilupuskan.

3.2 Kedudukan Selepas Inovasi

i. Memberi maklumat dengan tepat dan terkini kepada pelanggan

mengenai kuantiti dan jenis stok yang terdapat dibawah kawalan Stor

Utama, SUK.

ii. Mengelak Jabatan/ Agensi membuat pembelian berganda bagi bekalan

pejabat dan aset yang telah disediakan oleh Stor Utama.

iii. Membantu mengurangkan pembaziran wang kerajaan apabila sesuatu

stok dapat dibekalkan sepenuhnya kepada Jabatan/Agensi Kerajaan yang

memerlukan tanpa menyebabkan stok berlebihan terpaksa dibuang

kerana telah rosak akibat tidak diguna.

iv. Ruang simpanan di Stor Utama dan Stor Unit di Jabatan dapat

dioptimumkan.

4. Kelebihan Inovasi

4.1 Penjimatan Masa

Dengan wujudnya sistem ini, urusan pengiklanan, permohonan dan kelulusan dapat

dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.

4.2 Penjimatan Kos (Implikasi Kewangan)

Pembangunan sistem ini tidak melibatkan perbelanjaan kewangan kerana ianya

dibina sendiri dengan menggunakan aplikasi perisian terbuka iaitu PHP dan MySQL.

Sistem ini juga tidak memerlukan tambahan kos bagi pemasangan dan

penyelenggaraan server kerana ianya menggunakan server aplikasi sedia ada.

Tidak memerlukan kos atau perbelanjaan sekiranya perlu meningkatkan fungsi-

fungsi kerana ianya dibangunkan secara in-house dan boleh ditambah mengikut

keperluan dari semasa ke semasa.

4.3 Peningkatan Hasil Kerja

Dengan adanya sistem ini, kesemua maklumat asset yang hendak dilupuskan telah

dapat direkodkan dengan lebih pantas dan mudah. Data boleh dicapai dengan

pantas dan mudah. Inovasi ini juga dapat meningkatkan kepuasan pemohon kerana

kelulusan dilakukan secara talian dengan lebih pantas.

4.4 Mudah Digunakan dan Dicapai.

Sistem e-Stor SUK Kelantam mudah dicapai dari mana-mana tempat asalkan

mempunyai talian internet. Antara muka dan fungsi-fungsi arahan yang disediakan

adalah ringkas dan mudah difahami.

5. Inovasi Yang Telah Dilaksanakan

5.1 Cara mengiklan, memohon dan meluluskan lebih berkesan. Tugas mengiklan dengan

lebih mudah dan teratur melalui menu arahan yang ringkas dan senang difahami.

Maklumat mengenai asset alih pindah seperti lokasi, pemohon, bilangan permohon,

bilangan lulus, tarikh mohon dan tarikh lulus telah direkodkan.

MENU UTAMA

PROFAIL PENGGUNA

KEMASKINI PROFAIL

SENARAI IKLAN

BUTIRAN IKLAN

SENARAI PERMOHONAN

BUTIRAN PERMOHONAN

TAMBAH IKLAN

ARAS PENGGUNA

KEMASKINI ARAS PENGGUNA

TAMBAH PENGGUNA SISTEM

SENARAI PENGGUNA SISTEM

KEMASKINI PENGGUNA SISTEM

TAMBAH JABATAN / AGENSI

SENARAI JABATAN / AGENSI

CETAK PENGESAHAN

5.2 Laporan untuk rujukan pentadbir sistem disediakan untuk menyemak status asset.

LAPORAN

5.3 Menyediakan modul log masuk bagi meniingkatkan keselamatan rekod.

LOG MASUK

5.4 Boleh diakses oleh mana-mana computer dari mana-mana tempat asalkan

mempunyai talian internet.

6. Penutup

Kerajaan amat menitikberatkan penjimatan dalam segenap urusan di semua peringkat

Jabatan / Agensi Kerajaan. Sehubungan dengan itu, Sistem e-Stor dibangunkan dan

dilaksanakan bagi menjayakan hasrat murni ini. Pelaksanaan sistem ini akan memberikan

sumbangan yang besar pada Kerajaan Negeri Kelantan terutamanya pada jangka masa

panjang.

Disediakan Oleh :

Nama Pegawai : MOHD RUSDI BIN HAMID

No Tel (Ext) : 09-7430504

Emel : rusdi@kelantan.gov.my