borang penyertaan anugerah inovasi tahun 2012 jabatan...

Click here to load reader

Download BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI TAHUN 2012 JABATAN ...s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1195-garis-panduan-pengauditan...JPM | Anugerah Inovasi 2012 1 Lampiran A BORANG PENYERTAAN

Post on 16-Feb-2018

228 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • JPM | Anugerah Inovasi 2012 1

    Lampiran A

    BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI TAHUN 2012

    JABATAN PERDANA MENTERI

    A- MAKLUMAT JABATAN/AGENSI Nama Jabatan/Agensi : BAHAGIAN AUDIT DALAM, JPM Alamat Jabatan/Agensi : Aras 2, Blok B8, Kompleks JPM, Pusat Pentadbiran

    Kerajaan Persekutuan, 62502 Putrajaya No. Telefon : 03-88721833 No. Faks : 03-8888 3890 B- PROJEK INOVASI Tajuk Projek Inovasi : Garis Panduan Pengauditan Pengurusan

    Kewangan Bahagian Audit Dalam Ketua Projek : Mariam Kholidah binti Zulkifli C- PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB UNTUK DIHUBUNGI Nama : Noraza Binti Mohd Ariff Jawatan : Timbalan Setiausaha II Bahagian Audit Dalam No. Telefon : 03-887 21817 No. Faks : 03-8888 8390 E-mel : noraza@jpm.gov.my D- PENGESAHAN KETUA JABATAN/AGENSI ----------------------------------------------- -------------------------------------- Tandatangan Ketua Jabatan/Agensi Cap Rasmi Jabatan/Agensi Nama: MARIAM KHOLIDAH BINTI ZULKIFLI Tarikh: Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIAN AUDIT DALAM

  • JPM | Anugerah Inovasi 2012 2

    Tajuk Projek: Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam

    Jabatan/Agensi: Bahagian Audit Dalam, JPM

    Kategori: ICT Non-ICT

    SEKSYEN 1: PENGENALAN PROJEK

    Sinopsis Projek: (tidak melebihi 150 patah perkataan)

    Projek ini adalah merupakan inisiatif Bahagian Audit Dalam JPM bagi menyeragamkan

    proses dan prosedur pengauditan pengurusan kewangan di Jabatan/Agensi JPM. Selain itu,

    ia juga dapat mempercepatkan lagi pengeluaran surat pengurusan/surat pemerhatian kepada

    Jabatan/Agensi selepas pengauditan dilaksanakan serta mematuhi Piagam Pelanggan yang

    ditetapkan. Garis panduan ini mengandungi proses pengauditan pengurusan kewangan

    daripada penyediaan surat iringan, memorandum perancangan audit, nota exit conference,

    surat pengurusan audit, surat peringatan sehingga kepada maklum balas pengauditan.

    Garis Panduan ini telah mula disediakan pada tahun 2010 dan seterusnya pada tahun 2011

    dan 2012, Garis Panduan ini telah dikemas kini dan ditambah baik bersesuaian dengan

    cadangan yang diberikan oleh warga Bahagian Audit Dalam serta selaras dengan perubahan

    peraturan/pekeliling yang berkuat kuasa. Pelaksanaan projek dibuat secara dalaman melalui

    percambahan fikiran ahli pasukan kerja dan pegawai Bahagian Audit Dalam, JPM.

    Pelaksanaan projek ini telah dapat menjimatkan masa pelaksanaan pengauditan pengurusan

    kewangan, meningkatkan produktiviti kerja dan meminimumkan kesilapan penulisan laporan.

    Selain itu dengan pelaksanaan projek ini juga secara tidak langsung telah meningkatkan

    tahap pematuhan pengurusan kewangan Jabatan/Agensi yang diaudit.

    Ahli Kumpulan:

    Penasihat : Setiausaha Bahagian Audit Dalam ( Mariam Kholidah bt. Zulkifli )

    Pasukan Kerja :

    1. Timbalan Setiausaha Bahagian II ( Noraza Binti Mohd Ariff )

    2. Ketua Seksyen 1, W48 ( Zunaini Bin Alias )

    3. Ketua Seksyen 2, W48 ( Mohd Anuar Bin Md Noh )

    4. Ketua Seksyen 4, W48 ( Farizah Binti Beram )

    5. Ketua Seksyen 5, W48 ( Hauriah Binti Panjang Ahmad )

    6. Ketua Seksyen 6, W48 ( Khairul Anwar bin Abdul Hanan )

    7. Ketua Seksyen 7, W48 ( Faizah Binti Abdullah )

    8. Ketua Seksyen 8, W48 ( Nur Azian Binti Azumu )

    9. Ketua Seksyen 9, W48 ( Badariah Binti Abas )

    10. Juruaudit Seksyen 3, W44 ( Shahrul Fadli Bin Abdu Rashid )

    11. Juruaudit Seksyen 6, W41 ( Sabariah Binti Amin )

    12. Penolong Juruaudit, W32 ( Mazura binti Rabu )

    13. Penolong Juruaudit, W27 ( Mohd Fairus bin Jaafar )

  • JPM | Anugerah Inovasi 2012 3

    SEKSYEN 2: BUTIRAN PROJEK

    Objektif:

    (i) Membantu Bahagian Audit Dalam menyeragamkan proses kerja pengauditan

    pengurusan kewangan, dokumentasi dan surat-menyurat bermula dari proses

    perancangan sehingga proses pemantauan maklum balas oleh Jabatan/Agensi

    Jabatan Perdana Menteri (JPM) yang diaudit.

    (ii) Membantu warga Bahagian Audit Dalam untuk menghasilkan surat-menyurat,

    dokumentasi dan Laporan Pengurusan Kewangan yang lebih cepat, komprehensif

    dan berkualiti.

    (iii) Mempercepatkan proses mengeluarkan laporan pemerhatian audit serta mematuhi

    Piagam Pelanggan yang ditetapkan.

    (iv) Mengurangkan kesilapan penulisan laporan yang berulang.

    Justifikasi/Rasional Pelaksanaan/Penghasilan Projek:

    Penyediaan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam

    Jabatan Perdana Menteri adalah cetusan idea daripada Setiausaha Bahagian Audit Dalam

    berikutan daripada perkara berikut:

    (i) Bahagian Audit Dalam JPM dengan kekuatan 70 orang pegawai terbahagi kepada

    11 Seksyen yang mana 9 Seksyen melaksanakan Pengauditan Pengurusan

    Kewangan. Bilangan Pegawai yang ramai serta Seksyen yang banyak telah

    menyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

    proses kerja, dokumentasi dan surat-menyurat tanpa satu panduan yang khusus.

    (ii) Bilangan Pengauditan Pengurusan Kewangan yang banyak iaitu dengan purata

    melebihi 50 PTJ setahun yang diaudit juga telah menyukarkan penyeragaman.

    (iii) Pada tahun 2009, tempoh masa yang lama telah diambil untuk mengeluarkan satu

    Laporan Pengurusan Kewangan sehingga mencapai 60 hari selepas pengauditan

    selesai dijalankan.

    Sehubungan itu, Garis Panduan ini dihasilkan bagi membantu Seksyen di Bahagian Audit

    Dalam melaksanakan pengauditan di bawah tanggungjawab masing-masing dengan lebih

    berkesan.

    Deskripsi Projek:

    Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam Jabatan

    Perdana Menteri mula disediakan pada tahun 2010 dan digunakan pada 3 Mei 2010. Isi

    kandungan Garis Panduan tersebut adalah seperti berikut :

    (i) Bahagian 1 - Surat Iringan

    Memulakan Pengauditan

    Laporan Audit

    Memo Setiausaha Bahagian

    (ii) Bahagian 2 - Senarai Dokumen Untuk Diaudit

  • JPM | Anugerah Inovasi 2012 4

    (iii) Bahagian 3 - Memorandum Rancangan Audit

    (iv) Bahagian 4 Nota Exit Conference

    (v) Bahagian 5 Surat Pengurusan Audit/Surat Pemerhatian Audit

    (vi) Bahagian 6 Surat Peringatan

    Surat Peringatan I Ketua Seksyen Audit

    Surat Peringatan II Timbalan Setiausaha Bahagian

    Surat Peringatan III Setiausaha Bahagian

    Pada tahun 2011, Garis Panduan ini telah dikemas kini semula bersesuaian dengan

    cadangan yang diberikan oleh warga Bahagian Audit Dalam dan Auditi dan telah mula

    digunakan mulai bulan September 2011.

    Penyusunan semula Garis Panduan telah dibuat pada bulan Disember 2011 dan diedarkan

    pada 1 Januari 2012. Penyusunan yang dibuat bertujuan memberikan penjelasan lebih

    lanjut terhadap setiap perkara yang dinyatakan dalam Garis Panduan tersebut. Perkara

    yang ditambah baik adalah dengan memasukkan penerangan secara ringkas serta

    contoh/template yang lebih komprehensif mengenai perkara berikut :

    (i) Tujuan Serta Skop Pengauditan Yang Dilaksanakan

    (ii) Surat Memulakan Pengauditan

    (iii) Surat Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan

    (iv) Memo Kepada YBhg. Datuk TKSUK

    (v) Memorandum Perancangan Audit

    (vi) Nota Exit Conference

    (vii) Dokumen Tidak Serah Untuk Audit

    (viii) Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan

    (ix) Surat Makluman Maklum Balas Kepada Jabatan/Agensi

    (x) Surat Peringatan

    (xi) Format Penulisan

    Garis Panduan ini dikemas kini mengikut perubahan semasa sama ada dari segi peraturan

    atau cadangan yang dikemukakan warga Bahagian Audit Dalam. Bagi kemudahan rujukan

    warga Bahagian Audit Dalam, Garis Panduan ini dimuat naik dalam Sistem eTAR Bahagian

    Audit Dalam.

    Pelaksanaan projek ini telah mengubah proses kerja pengauditan dari segi aktiviti penyelarasan, penganalisisan dan pemantauan kerja. Pelaksanaan Pengauditan Pengurusan Kewangan lebih teratur dan sistematik daripada aspek perancangan, pelaksanaan audit (field-work), pelaporan dan susulan seperti berikut :

  • JPM | Anugerah Inovasi 2012 5

    SEBELUM

    PERANCANGAN

    SELEPAS

    Penyediaan Memorandum Rancangan Audit (MRA) tidak seragam antara Seksyen Audit.

    Memorandum Perancangan Audit (MPA) disediakan secara seragam.

    Maklumat Pengauditan Tahun Sebelum tidak dimasukkan dalam MRA.

    Memudahkan rujukan tempoh pengauditan ulangan dan isu yang telah dibangkitkan dengan memasukkan maklumat Pengauditan Tahun Sebelum dalam MPA.

    Maklumat Jadual Pelaksanaan Pengauditan tidak memasukkan perbandingan dengan rancangan asal sekiranya berlaku perubahan jadual.

    Mengenal pasti justifikasi perubahan Jadual Pelaksanaan Pengauditan dengan memasukkan perubahan jadual berbanding rancangan asal.

    PELAKSANAAN AUDIT

    Pengauditan dilaksanakan dengan merujuk Kertas Kerja Pengauditan Pengurusan Kewangan Jabatan Audit Negara (JAN).

    Penggunaan Kertas Kerja Pengauditan Pengurusan Kewangan JAN yang ditambah baik mengikut kesesuaian dan keperluan Bahagian Audit Dalam JPM serta dikemas kini berdasarkan perubahan/ pindaan peraturan serta pekeliling Kerajaan semasa.

    Laporan Pemerhatian Audit yang tidak seragam antara Seksyen.

    PELAPORAN Laporan Pemerhatian Audit diseragamkan melalui penyediaan format yang standard (template laporan) supaya standard minimum requirement dalam sesuatu laporan disediakan.

  • JPM | Anugerah Inovasi 2012 6

    SEBELUM SELEPAS

    Markah pematuhan pengurusan kewangan tidak diberikan kepada agensi.

    Markah pematuhan terhad

View more