Nama : Deny Rosadi

NPK : 6095

Masa Kerja : 2 Tahun 10 Bulan

Dept/ Sect : Personeel Adm/ Industrial Relation

SS Selesai : 6 SS

Thema : Efficiency

Judul : “Mengurangi Man Hour Work dalam proses pengerjaan Entry Data Cuti…”( Cuti Besar dan Cuti Tahunan )

1. Percepatan Jumlah MP yang memperoleh hak Cuti Tahunan dan Cuti Besar 98,5 % sejak 2005-2010

2. Meminimalisir salah pencatatan/ koreksi dan upayaPeningkatan speed dan accuracy Entry Data Cuti

3. Adanya 2 (dua) relevansi data cuti yakni programCuti Online dan History Modul Permit di AMS

4. Penginputan dilakukan terpisah dengan speedentry data yang berbeda pula

1. Adanya keterkaitan dengan alur informasi kepada karyawan (pihak ke-3)2. Eksternal Problem (Perubahan Plan; Keperluan; Mengganti MP yang Cuti)

Pada Flow Process diatas terjadi proses entry data cuti berulang.2. Entry data cuti online untuk informasi online data cuti karyawan3. Entry data cuti AMS untuk report Man Hour Lost pada modul report absence MHL di AMS

Karyawanmelihat jatah/sisa cuti padaCuti Online

Internal Problem13,9 jam dikeluarkan untuk melakukan proses yang sama

Cuti harus di entry ke AMS, agar report MHL dapat balance dengan Absensi (M,I,D) dan utamanya kebutuhan informasimanajemen mengenai rate kehadiranSetiap bulan dapat termonitoring

Cuti harus di entry ke Cuti Online, agar report Pada modul view di data cuti online Update setiapharinya.

1.Request Internal App untuk customized pada aplikasi Cutionline yang langsung bisa mengupdate data modul Entrypermit data di progam AMS.

2. Tujuannya agar tidak terjadi pencatatan berulang

3. Adanya 1 relevansi data Cuti yakni program Cuti Onlineyang langsung link dengan modul data permit di AMS

# Perlunya suatu komunikasi sistem yang menghubungkan update data cuti online sebagai informasi karyawan dengan history permit data AMS untuk calculasi data pembayaran insentif dan transport setiap bulannya.

Karyawan membutuhkanInformasi cuti yang Real Timepada prog. Cuti Online

Target yang ditetapkan yaitu data transfer AMS untukproses pembayaran Insentif dan transport setiap bulannya

Man

Metodhe

Env.

Machine

Pengerjaan berulangsebab double entry& Man Hour Tinggi

Salah Pencatatan Tanggal Cuti

CapekData Doubleentry/ Catat

Manual Operation

Tidak ada early warninguntuk penginputan double

Terima data cuti, entry data,collect dan report tidak padasatu program.

Adanya 2relevansi data

CO & Prog. AMS Data pada Cuti Online tidak update

Mendahulukan entry ke permit data AMSuntuk proses pembayaran transport.

Pressure percepatantransfer data ke Payroll

Tidak ada verifikasi ulangpada finished process

Kertas berantakan

DikerjakanSatu orang

Prog. Cuti OnlineSingle User

Adanya 2relevansi data

Terburu-buru

Monitoring terusdilakukan s/d sekarang

Report MHL Via AMS

Entry DataKe AMS

Sbg Info ke Ybs bahwaCuti sudah dientry viaCuti Online

Karyawan mengajukan Cuti

Pengambilan keputusan danData transfer proses salaries+transport

Karyawan mengajukan Cuti

Pengambilan keputusan danData transfer proses salaries+transport

Report MHL Via AMS

Sbg Info ke Ybs bahwaCuti sudah dientry viaCuti Online dan PresenceCalculasi Auto padaProgram AMS

Entry DataKe Cuti Online

IR menerima formpermohonan cuti

IR menerima formpermohonan cuti

Entry DataKe Cuti Online

Data cuti tidak bisa dihapus/dikoreksi

Improve jumlah pengambilan cuti agarbisa dirubah “0” (nol).

Data cuti tidak langsung merubahpada note type permit di AMS

Presence Calculasi dilakukan setelah entryCuti pada CO lalu menekan button processPada Modul AMS keseluruhan employee.

Data cuti yang sudah di entrydapat tertumpuk dengan datacuti terbaru

Dibuatkan early warning bahwa data untuktanggal, NPK yang sama “already exists”bila dilakukan input berulang

AfterBefore

Average Man Hour WorkPeriode July – December '09

sebesar 53.83 Jam

Informasi Online dan Job Achievement sesuai target yangDitetapkan ( Data Bersifat Real Time )

Loading data transfer untuk proses pembayaran Insentifdan transport sesuai target yang ditetapkan

Disiplin entry data lebih meningkat dan proses pengambilankeputusan lebih cepat dan tepat

Mengurangi suspense untuk pembayaran klaim InsentifMengurangi Cost Labour sebesar :70,40 – 53,83 = 16,57 jam/ bulan x Rp. 13.500,- = Rp. 223.695/ bulan

1. - Verifikasi oleh karyawan dengan melihat jatah/ sisa cuti sebelum entry data tetap dijalankan sesuai standard prosedur.

4. - Data dikategorikan “M” pada saat tutup buku ( tanggal 10 ) karena inform mengenai cuti menyusul adalah bersifat sementara. Data dapat dikoreksi dengan menunjukkan tanda terima cuti.

8. - Data yang terlambat/ Cuti dadakan akan dilakukan Presence Calculasi mengikuti periode pembayaran uang makan.

Karyawanmelihat jatah/sisa cuti padaCuti Online

Entry Data Cuti ke Program Cuti Online merupakan Pareto Tertinggi pada proses entry data di IR.

Terima Kasih......