fail meja atfies 2009 ss

SSenarai KKandungan FFail MMeja

Fail MejaPenolong Pendaftar Kanan (N44)Sekolah SiswazahUniversiti Malaysia Terengganu

11

FAIL MEJA

ZUL-ATFI HASHIMPENOLONG PENDAFTAR KANAN (N44)

SEKOLAH SISWAZAH

UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

1 JANUARI 2008

Objektif Jabatan, 3-4Objektif Jabatan, 3-4

Objektif Unit, 5-6Objektif Unit, 5-6

Carta Organisasi Jabatan, , 7-8Carta Organisasi Jabatan, , 7-8

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai, 9-10Carta Organisasi Kedudukan Pegawai, 9-10

Senarai Tugas/Kuasa & Hubungan Pegawai Senarai Tugas/Kuasa & Hubungan Pegawai

Dengan Pegawai-pegawai Lain, 11-19Dengan Pegawai-pegawai Lain, 11-19

Proses Kerja dan Carta Aliran , 20-29Proses Kerja dan Carta Aliran , 20-29

Senarai Semak, 30-39Senarai Semak, 30-39

Senarai Undang-undang dan Peraturan, 40-41 Senarai Undang-undang dan Peraturan, 40-41

Senarai Jawatankuasa Yang dianggotai,42-43Senarai Jawatankuasa Yang dianggotai,42-43

Senarai Borang Yang Berkaitan,44-45Senarai Borang Yang Berkaitan,44-45

Norma Kerja,46-47Norma Kerja,46-47

Senarai Tugas Harian, 48-49Senarai Tugas Harian, 48-49


22


33

Objektif Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

1. Menerokai segala ilmu dalam semua bidang

yang berkaitan dengan Sains, Teknologi dan

Pengurusan Sumber Alam melalui penyelidikan.

2. Menyediakan kemudahan terkini (makmal,

perpustakaan, pengkomputeran dan

persekitaran) sebagai menyokong pembangunan

ilmu, pembelajaran dan keserjanaan.

3. Menawarkan program pengajian yang

cemerlang untuk memenuhi keperluan semasa

dan semasa hadapan.

4. Menghasilkan graduan yang bertanggungjawab,

berilmu, berkeyakinan dan berketrampilan.

5. Memainkan peranan aktif dalam pembangunan

sosial, ekonomi dan pendidikan melalui

perkhidmatan pengembangan kepada

masyarakat setempat dan kawasan Pantai Timur

Semenanjung dan Malaysia amnya.

Misi UMT

Memacu bidang sains, teknologi dan pengurusan

sumber alam melalui penjanaan program pengajian

dan penyelidikan cemerlang kearah pembangunan

insan yang menjamin kelestarian agama, bangsa dan

Negara.

Visi UMT


44

Menjadi institusi penjana, penyebar dan pengaplikasi

ilmu berinovatif serta pemangkin kepada

pembangunan insan progresif dan persekitaran

mapan.

Fungsi UMT

1. Mendokong misi universiti untuk menjadi pusat

pembelajaran dan penyelidikan yang ulung

dalam menyumbang kepada kemajuan manusia

dan penerokaan ilmu dan juga kepada

pembentukan kekayaan seta pembangunan

Negara.

2. Menyediakan tenaga kerja terlatih yang

mempunyai kemahiran profesional yang tinggi

dan diperkukuhkan dengan pendisiplin diri seta

membentuk ciri-ciri murni dan etika kerja yang

positif.

3. Melahirkan graduan yang peka kepada idea

dalam pengurusan dan responsive kepada

perubahan semasa serta menjadi ‘role model’

kepada pelajar dan masyarakat.

4. Memberi khidmat melalui penyebaran idea dan

amalan baru serta mencari penyelesaian

terhadap masalah semasa dalam masyarakat.


55

5. Menjalin hubungan antara universiti, institusi-

institusi lain dan industri demi kepentingan

bersama dan pembangunan Negara.

6. Menyokong misi universiti untuk menjadi

sebuah pusat penyelidikan dan pembelajaran

yang teratur di samping menyediakan

perkhidmatan yang baik dan penerokaan dalam

pelbagai teknologi yang baru.


66


77

OBJEKTIF

Memberi perkhidmatan sokongan dalam pengurusan akademik

pasca siswazah kepada pelajar pasca siswazah dan pegawai

akademik serta perkhidmatan berkaitan hal ehwal pelajar pasca

siswazah dengan cekap dan berkesan, selaras dengan halatuju

pelan strategik Universiti Malaysia Terengganu

Objektif lain Sekolah Siswazah;

1. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan akademik

untuk pengajian siswazah di Universiti Malaysia Terengganu.

2. Memantau dan menguruskan aktiviti pembelajaran siswazah

dan menyelaras hal ehwal pelajar siwazah.

3. Mengukuhkan dan melengkapkan penyelidikan siswazah

dengan menawarkan program-program siswazah yang

meliputi pelbagai bidang dan mempunyai hubungkait antara

satu sama lain.

4. Menyediakan persekitaran yang kondusif bagi pengajian

siswazah di Universiti Malaysia Terengganu.

5. Mentadbir urusan biasiswa dan pembiayaan bagi pelajar-

pelajar siswazah.


88


99


1010

Hj Mohd Suib Haji MauludPendaftar

Universiti Malaysia Terengganu1 Januari 2009


1111


1212

Hj Mohd Suib Haji MauludPendaftar

Universiti Malaysia Terengganu1 Januari 2009


1313


1414

SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

Nama PTJ : Sekolah Siswazah

Nama Pegawai : Zul-Atfi Hashim (770709-10-5549)

dan No Kad Pengenalan

Jawatan dan (Gred) : Penolong Pendaftar Kanan (N44)

Pegawai Penilai Pertama : Prof. Dr. Wan Salihin Wong Abdullah

Dekan Sekolah Siswazah

Universiti Malaysia Terengganu

Senarai Tugas dan Tanggungjawab

1. Mengurus Unit Pengurusan Pentadbiran dan Kewangan

a. Pengurusan Mesyuarati. Setiausaha Mesyuarat JK Pengajian Siswazah

(JKPS)ii. Setiausaha Mesyaurat JK Akademik Pengajian

Siswazah (JKAPS)iii. Setiausaha Mesyuarat Pengurusan Sekolah

Siswazah (MPSS)iv. Setiausaha Mesyuarat JK Penilaian Biasiswa

Siswazahv. Setiausaha Mesyuarat JK Rayuan Siswazah

vi. Setiausaha Mesyuarat JK Sebutharga Sekolah Siswazah

vii. Setiausaha Mesyuarat JK Audit Sekolah Siswazah

b. Merancang keperluan staf untuk menjalani latihan/kursus meningkatkan kemahiran

c. Mengenalpasti staf yang boleh dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat


1515

d. Mengurus dan memantau prestasi perbelanjaan jabatan

e. Mengemaskini dokumen Aset dan Inventori jabatan f. Mengurus proses pelupusan bagi aset yang telah

susut nilaig. Mewujud dan memperkemas sistem pengurusan stor

jabatanh. Mengurus sistem fail yang cekap dan menepati

perturan i. Mengurus penempatan staf j. Menydia bajet mengurus tahunan Sekolah

Siswazah k. Menyediakan Laporan Tahunan l. Mengurus keperluan bangunan baru Sekolah

Siswazah m.Menguruskan Kenderaan Jabatan

2. Mengurus Unit Pengurusan Pelajar Siswazaha. Pengurusan Akademik

i. Menyediakan kalendar Akademikii. Pengurusan Kemasukan Pelajar Siswazah

iii. Pengurusan Pendaftaran Pelajar Siswazahiv. Pengurusan Rekod Pelajar Siswazahv. Pengurusan Permohonan Pertukaran Fakulti /

Institut / Program / Struktur / Bidang Pengajianvi. Pengurusan Permohonan Penangguhan

Pengajian Pelajar Siswazahvii. Pengurusan Pengguguran Status Pelajar

Siswazahviii. Pengurusan Yuran Pelajar Siswazah

ix. Mengemaskini pengurusan biasiswa Biasiswa Pelajar Siswazah

x. Mengemaskini Pengurusan Jadual Pengajian Siswazah

xi. Menyelesaikan Rayuan Pelajar Siswazah mengikut tarikh yang diperlukan

xii. Menguruskan Konvokesyen Pelajar Siswazahb. Pengurusan Pelajar Siswazah

xiii. Pengurusan permohonan calling visa, lanjutan Pas Pelajar dan Pas Tanggungan untuk Pelajar Luar Negara

xiv. Menyediakan polisi insuran yang bersesuaian kepada Pelajar Siswazah


1616

xv. Menyediakan dasar berkaitan kemudahan penginapan kepada Pelajar Siswazah

c. Menyediakan Sistem Pelajar Siswazah (SPS)3. Arahan dari masa ke semasa oleh Dekan Sekolah Siswazah

Universiti Malaysia Terengganu.

Tarikh Kuatkuasa : 1 hb Januari 2009

Tandatangan dan Cop :Ketua Jabatan

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada

Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang di beri

Tugas pegawai-pegawai lain yang

ada hubungan serta jenis hubungan

Dekan HEPI1. Memantau

aktiviti-aktiviti penyelidikan Universiti;

2. Memantau aktiviti-aktiviti PTJa. Institut

Oseanografi

b. Institut

Penolong Pendaftar Kanan 1. Membantu Dekan

HEPI, memantau aktiviti-aktiviti penyelidikan Universiti;

2. Membantu Dekan HEPI memantau aktiviti-aktiviti PTJ

a. Institut Oseanografi

b. Institut

1. Arahan dari masa ke semasa

2. Menjadi Setiausaha Mesyuarat Institut-Institut Kecemerl

1. Penolong Pendaftar PPP, INOS, IMB dan AKUATROP

a. Penyelarasan maklumat penyelidikan universiti


a. Ahli


1717

Akuakultur Tropika

c. Institut Bioteknologi Marin

d. Pusat Pengurusan Penyelidikan

e. Institut/Pusat Kecemerlangan lain

f. Ketua-Ketua Kumpulan Penyelidikan

3. Merancang dan melaksanakan dasar-dasar penyelidikan dan juga perundingan Universiti;

4. Merancang untuk perolehan geran dan bantuan penyelidikan Universiti;

Akuakultur Tropika

c. Institut Bioteknologi Marin

d. Pusat Pengurusan Penyelidikan

e. Institut/Pusat Kecemerlangan lain

f. Ketua-Ketua Kumpulan Penyelidikan

3. Membantu Dekan HEPI merancang dan melaksanakan dasar-dasar penyelidikan dan juga perundingan Universiti;

4. Membantu Dekan HEPI merancang untuk perolehan geran dan bantuan penyelidikan Universiti;

angan Penyelidikan dan Pengerusi Mesyuarat Pegawai-Pegawai Tadbir Institut-Institut Kecemerlangan Penyelidikan

3. Menjadi Setiausaha JK Pentadbiran Akaun Amanah Penyelidikan Universiti


Mesyuarat Pegawai-Pegawai Tadbir Institut-Institut Kecemerlangan Penyelidikan

3. Penolong Bendahari, Jabatan Bendahari (Unit penyelidikan)

a. Urusan berkaitan Akaun Amanah Penyelidikan

4. Peolong Pendaftar, Unit Geran, Pusat Pengurusan Penyelidikan

a. Urusan berkaitan geran penyelidikan


Hubungan


Kuasa Yang di beri

Tugas pegawai-pegawai lain

yang ada hubungan serta jenis hubungan

5. Merancang strategi untuk mempertingk

5. Membantu Dekan HEPI merancang strategi untuk




1818

atkan tahap kecemerlangan penyelidikan dan Inovasi Universiti;

6. Dekan HEPI sebagai Pengerusi Mesyuarat Ketua-Ketua Kumpulan Penyelidikan dan Mesyuarat Pengarah-Pengarah Institut Kecemerlangan, UMT;

mempertingkatkan tahap kecemerlangan penyelidikan dan Inovasi Universiti;

6. Menjadi Setiausaha untuk Mesyuarat Ketua-Ketua Kumpulan Penyelidikan dan Mesyuarat Pengarah-Pengarah Institut Kecemerlangan, UMT;

6. Setiausaha Mesyuarat Ketua-Ketua Kumpulan Penyelidikan dan Setiausaha Mesyuarat Pengarah-Pengarah Institut Kecemerla ngan, UMT;


a. Urusan berkaitan Kumpulan Penyelidikan dan Aktiviti Penyelidikan di Institut


Hubungan


Kuasa Yang di beri

Tugas pegawai-pegawai lain

yang ada hubungan serta jenis hubungan


1919

7. Ahli mesyuarat-mesyuarat tersebut;g. Jawata

nkuasa Penyelidikan Universiti

h. Jawatankuasa Konvokesyen Universiti

i. Jawatankuasa Seminar Tahunan Universiti

j. Jawatankuasa ICT Universiti

k. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun Universiti

l. Jawatankuasa Pengurusan Pembangunan Universiti

m. Jawatankuasa Penerbitan Universiti

n. Jawatankuasa Perpustakaan Universiti

o. Jawatankuasa Pengguna Perpustakaan Universiti

7. Menjadi Ahli Ganti kepada Dekan HEPI bagi mesyuarat-mesyuarat tersebut;

a. Jawatankuasa Penyelidikan Universiti

b. Jawatankuasa Konvokesyen Universiti

c. Jawatankuasa Seminar Tahunan Universiti

d. Jawatankuasa ICT Universiti

e. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun Universiti

f. Jawatankuasa Pengurusan Pembangunan Universiti

g. Jawatankuasa Penerbitan Universiti

h. Jawatankuasa Perpustakaan Universiti

i. Jawatankuasa Pengguna Perpustakaan Universiti

7. Menjadi Ahli Ganti kepada Dekan HEPI bagi mesyuarat-mesyuarat tersebut

7. Tiada


2020


Hubungan


Kuasa Yang di

beri

Tugas pegawai-pegawai lain yang


8. Menjadi Setiausaha bagi mesyuarat berikut;

p. Mesyuarat Ketua-Ketua Kumpulan Penyelidikan UMT

q. Mesyuarat Ketua-Ketua Pengarah Institut Kecemerlangan Penyelidikan Universiti

r. Jawatankuasa Pentadbiran Akaun Amanah Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi

s. Jawatankuasa S/harga Peringkat Jabatan, Pejabat Dekan, Hal Ehwal Penyelidik

8. Menjadi Setiausaha bagi mesyuarat berikut;

a. Mesyuarat Ketua-Ketua Kumpulan Penyelidikan UMT

b. Mesyuarat Ketua-Ketua Pengarah Institut Kecemerlangan Penyelidikan Universiti

c. Jawatankuasa Pentadbiran Akaun Amanah Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi

d. Jawatankuasa S/harga Peringkat Jabatan, Pejabat Dekan, Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi

8. Menjadi Setiausaha bagi mesyuarat tersebut

8. Pegawai Penyelidik Sosial, Penolong Pegawai Tadbir HEPI, Pembantu Tadbir Kewangan HEPI, Pembantu Tadbir PO HEPI dan Pembantu Am Pejabat

a. Membantu menyediakan dokumen mesyuarat dan maklumat berkaitan


2121

an dan Inovasi

t. Jawatankuasa Pembangunan Kompleks Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi

e. Jawatankuasa Pembangunan Kompleks Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi


Hubungan

Tugas dan Tanggungja

wab

Kuasa Yang di beri Tugas pegawai-pegawai lain yang


9. Bertanggungjawab terhadap kesuluruhan Kewangan vot 182, Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;

9. Menguruskan Kewangan vot 182, Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;

9. Mendapat perwakilan kuasa No 31a. Menandatan

gani Pesanan Jabatan bernilai di bawah RM20,000.00

b. Menandatangani Nota Terimaan Bekalan (GRN) bernilai dibawah RM20,000.00

c. Pengesahan Imbuhan Wang Runcit/Mesin Franking

d. Menandatan

9. Pembantu Tadbir Kewangan HEPI

a. Menyediakan dokumen berkaitan kewangan


2222

10. Bertanggungjawab terhadap aset dan inventori Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;

10. Menguruskan aset dan inventori Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;

gani Surat Arahan Bayaran;i. Sewaan

Mesin Fotostat

ii. Perbelanjaan Makanan/Minuman/ Keraian Mesyuarat

iii. Bil-bil Perubatan

iv. Yuran Penyertaan Seminar

10. Menjadi Pegawai Periksa Aset HEPI

10. Penolong Pegawai Tadbir HEPI (Membantu Pegawai Tadbir Menguruskan Aset dan inventori) & Pembantu Am Pejabat (Membantu Pegawai Tadbir menguruskan Stor Pejabat Dekan HEPI)


Hubungan


Kuasa Yang di beri

Tugas pegawai-pegawai lain yang ada hubungan serta jenis

hubungan11. Bertanggungja

wab terhadap personel dan sumber manusia, Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;

11. Menguruskan personel dan sumber manusia, Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;

11. Pegawai Penilai Pertama kepada staf HEPI

11. Penolong Pegawai Tadbir

a. Membantu Pegawai Tadbir menguruskan personel dan sumber manusia, Pejabat Dekan Hal


2323

Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;


2424


2525


2626


2727


2828


2929


3030


3131


3232


3333


3434


3535


3636


3737


3838


3939


4040


4141


4242


4343


4444


4545

BIL

.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Tatacara Pentadbiran Akaun Amanah UMT

Rancangan Malaysia Ke 9

Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara

Pelan Strategik UMT

Pelan Strategik Penyelidikan UMT

Dasar Paten KUSTEM

Surat Pekeliling daripada MOSTI dan MOE

Akta Harta Intelek

Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (AUKU)

Akta, Statut, Perlembagaan dan Peraturan Universiti

Akta Rahsia Rasmi

Perintah-Perintah Am

Arahan Perbendaharaan

Arahan Perkhidmatan

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

Arahan Keselamatan

Tatacata Pengurusan Stor


4646


4747

BIL.

NAMA JAWATANKUASA BILANGAN

ANGGOTA

KEKERAPAN

MESYUARAT

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Mesyuarat Ketua-Ketua Kumpulan Penyelidikan UMT

Mesyuarat Ketua-Ketua Pengarah Institut Kecemerlangan Penyelidikan Universiti Jawatankuasa Pentadbiran Akaun Amanah Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi

Jawatankuasa S/harga Peringkat Jabatan, Pejabat Dekan, Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi

Jawatankuasa Pembangunan Kompleks Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi

Jawatankuasa Induk Majlis Konvokesyen Ke 6 UMT

Mesyuarat Pegawai-Pegawai Tadbir Institut Kecemerlangan Penyelidikan Universiti

10 orang

10 orang

20 Orang

5 Orang

5 Orang

25 Orang

6 Orang

4 kali setahun

4 kali setahun

2 kali setahun

6 kali setahun

6 kali setahun

10 kali setahun

10 kali setahun


4848


4949

BIL JENIS BORANG


5050

.

1.

2.

3.

4.

Borang Pengurusan PenyelidikanBorang Permohonan PatenBorang Permohonan Ahli Kumpulan Penyelidikan

Borang Pengurusan PTJPersonelBorang Cuti Rehat Tahunan - Pend/Perk/Cuti 01/Pind.04Borang Cuti Tanpa Gaji/Separuh Gaji - Pend/Perk/Cuti 02/Pind.04 Borang Cuti Tanpa Rekod - Pend/Perk/Cuti 03/Pind.04tBorang Cuti Tanpa Rekod(Isteri Bersalin) - Pend/Perk/Cuti 04/Pind.04 Borang Cuti Tanpa Rekod(Cuti Kematian) - Pend/Perk/Cuti 05/Pind.04 Borang Cuti Gantian/Kerja Lebih Masa - Pend/Perk/Cuti 06/Pind.04Borang Cuti Membawa Baki Cuti Rehat - Pend/Perk/Cuti 07/Pind.04Borang Kepuasan Pelanggan Bagi PerkhidmatanBorang Option Skim Pencen @ KWSPBorang Mengikuti Kursus Penilaian Tahap KecekapanBorang Perisytiharan HartaSurat Akuan Penyerahan Dan Akuan Terima Nota Serah TugasBorang JKLB 11 - Mohon Bantuan Pakaian Panas

KewanganBorang Pelupusan AsetBorang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri Borang Permohonan Tempahan PenerbanganBorang Permohonan Membuka Akaun AmanahBorang Permohonan Pembiayaan KomputerBorang Tuntutan Perjalanan Ke Luar Negeri Borang Pendaftaran Sebutharga / TenderBorang Pendaftaran Syarikat Borang Pemohonan Untuk Pindahan Peruntukan Belanja MengurusKenyataan Tuntutan Penunjuk ajar/Pensyarah SambilanBorang Sewa-Pandu-SendiriBorang Kemaskini Maklumat Kakitangan


5151

Borang Pengesahan Melebihi Satu per Tiga GajiBorang Tuntutan Lebih MasaBorang Arahan Tuntutan Bayaran InvoisBorang Arahan Tuntutan Bayaran BalikBorang laporan awal kehilangan (lampiran J)

AsetBorang Pinjaman Peralatan PPP


5252


5353

Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas Yang di Jalankan Oleh

Penolong Pendaftar Kanan Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi

Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan

Dalam Seminggu#

1. Menguruskan Kewangan vot 182, Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;

2. Menguruskan aset dan inventori Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;

3. Menguruskan personel dan sumber manusia, Pejabat Dekan Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi;

4. Menguruskan perjalanan aktiviti Kumpulan Penyelidikan, UMT;

180 minit

120 minit

60 minit

30 minit

10 unit

30 unit

3 unit

2 unit

# Jumlah bilangan unit yang boleh diselesaikan dalam tempoh seminggu


5454


5555


5656

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA : ZUL-ATFI HASHIMJAWATAN : PENOLONG PENDAFTAR KANAN (N44)TARIKH :

Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan

Catatan : Sebagaimana tercatit dalam Buku Harian Rasmi


5757

fail meja atfies 2009 ss

Documents