Lampiran 1

PROSEDUR DAN PERANAN PUSAT TANGGUNGJAWAB/PUSAT KOS BAGI PELAKSANAAN MODUL HCM SISTEM 1GFMAS BAGI KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Peranan Sebelum Larian Gaji Semasa Larian Gaji Selepas Larian Gaji

Pusat Kos i. Pusat kos hendaklah menyediakan Penyata Perubahan Pendapatan (Kew.8) yang lengkap yang disahkan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai yang diberi kuasa dan Borang Perubahan Gaji Kew.320 (Borang SG20) mengikut tindakan pada bulan tersebut (Rujuk Lampiran A).

ii. Membuat proses kunci masuk maklumat Borang SG20 di dalam modul HCM sistem 1GFMAS.

iii. Mencetak laporan edit (ZRPY043) dan menyerahkan kepada PTJ untuk pengesahan.

iv. Membuat pembetulan sekiranya terdapat kesilapan. (Ulang perkara iii – iv sehingga laporan disahkan tanpa kesilapan.

i. Bersedia dengan sebarang pertanyaan semasa proses gaji oleh PTJ.

ii. Pastikan talian telefon aktif dan pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan gaji Pusat Kos dapat dihubungi sekiranya perlu.

i. Menyemak laporan dalam Fail Induk Gaji (Master listing) dan Laporan gaji yang telah dimuat naik di ePenyata Gaji dan Laporan.

ii. Membuat pembetulan serta merta melalui Borang SG20 sekiranya terdapat kesilapan pada bulan berikutnya.

1

v. Memastikan Borang SG20, dokumen sokongan dan laporan edit yang disahkan disimpan kemas di PTJ semasa proses larian gaji untuk rujukan dan pengauditan.

vi. Salinan Borang SG20, dokumen sokongan berkaitan dan laporan edit yang disahkan hendak disimpan oleh Pusat Kos untuk rujukan.

vii. Pusat Kos hendaklah mematuhi tarikh akhir bagi penghantaran dokumen bagi kelulusan Kew.320 (Kew.8) /Borang SG20 dan proses kunci masuk data yang ditetapkan oleh PTJ.

Sijil Gaji Akhir

i. Menyediakan Kew.8 dan Borang SG20.

ii. Menjana Sijil Gaji Akhir (SGA) -

Tcode ZRPY033.

iii. Menghubungi Pejabat Perakaunan yang baharu untuk menerima SGA yang dihantar melalui sistem 1GFMAS (selepas PTJ membuat penamatan di Modul HCM sistem 1GFMAS – Tcode ZRPY012 dan proses delimit di PA30).

2

Peranan Sebelum Larian Gaji Semasa Larian Gaji Selepas Larian Gaji

Pusat Tanggungjawab (PTJ) / PPD / JPN

i. Menyemak laporan edit (ZRPY043) daripada Pusat Kos dan sekiranya terdapat kesilapan yang perlu dibetulkan, pastikan pembetulan tersebut dikuncimasuk oleh Pusat Kos sebelum larian gaji dilakukan atau dimasukkan ke bulan seterusnya.

ii. Memastikan Borang SG20 dan dokumen sokongan disimpan kemas di PTJ semasa proses larian gaji untuk rujukan dan pengauditan.

iii. Memastikan Pusat Kos mematuhi tarikh akhir bagi penghantaran dokumen bagi kelulusan Kew.8/ Borang SG20 dan proses kunci masuk maklumat Borang SG20 yang ditetapkan oleh PTJ.

Sijil Gaji Akhir

i. Membuat penamatan SGA dalam Modul HCM sistem 1GFMAS.Tcode – ZRPY012PA30 - Delimit

i. Membuat simulasi larian gaji.

ii. Sekiranya terdapat ralat/‘error’ semasa simulasi larian gaji pastikan ralat/ ‘error’ tersebut dibetulkan.

iii. Menghantar data simulasi gaji ke Pejabat Perakaunan dalam keadaan ‘error free’ untuk tindakan selanjutnya.

iv. PTJ perlu mematuhi tempoh simulasi larian gaji yang ditetapkan oleh Pejabat Perakaunan.

Sijil Gaji Akhir

i. Menyemak SGA yang telah ditamatkan dalam Modul HCM sistem 1GFMAS sebelum membuat larian simulasi gaji.

i. Menyemak laporan dalam Fail Induk Gaji (Master listing) dan Laporan gaji yang telah dimuat naik di ePenyata Gaji dan Laporan.

ii. Buat pembetulan serta merta melalui Borang SG20 sekiranya terdapat kesilapan pada bulan berikutnya.

3

Lampiran a

Kod Jenis Tindakan Kod Sebab Tindakan

01 Kemasukan Baru01 Kakitangan Baru

05 Pindah(dr Agensi K'jaan Lain)

02Perubahan (Aktif)

10 Perubahan Data Organisasi

12 Kembali dari Cuti Tanpa Gaji

14 Aktif Semula Selepas Thn Gaji

20 Pindah masuk (dr PTJ lain)

03 Perubahan (Tidak Aktif)32 Cuti Tanpa Gaji

34 Keluar Sistem S'mtara(ThnGaji)

04 Penamatan45 Pindah(ke Agensi K'jaan Lain)

49 Tamat Perkhidmatan

05 Kemasukan Semula

05 Pindah (dr Agensi K'jaan Lain)

06 Kemasukan Semula - Gaji Hari

07 Kemasukan Semula- Kontrak

4

5