spdukm.ukm.myspdukm.ukm.my/fssk/pjbtdekan... · web viewproses, tatacara pengambilan, terma dan...

Bidang 8: KEPIMPINAN, GOVERNANS (TADBIR URUS) DAN PENTADBIRAN

8.1 Governan

8.1.1 Dasar dan amalan jabatan adalah konsisten dengan tujuan menyeluruh Pemberi Pendidikan Tinggi.

Dasar dan amalan program konsisten dengan dasar universiti sebagai universiti penyelidikan dan pemberi pendidikan. Dasar yang ada termaktub dalam akta dan peraturan yang digunapakai dalam pentadbiran program/pusat/fakulti/universiti (Panduan Prasiswazah, FSSK Sesi Akademik 2008-2009; 2010/2011). Dasar dan amalan yang berkaitan dengan pelajar dan staf selaras dengan tujuan pengajaran-pembelajaran program seperti Jadual 8.1.

Jadual 8.1 Keselarasan antara dasar, amalan dan tujuan program

Dasar Amalan Tujuan Dasar UKM (Dasar

Pengajaran-Pembelajaran, Dasar e pembelajaran, Dasar Perkembangan Profesional, Dasar Pemindahan Kredit) – http://www.ukm.my/ppa/dasarukm.php

Akta Universiti Kebangsaan Malaysia (Pengajian Sarjanamuda) 1990 dan Peraturan-peraturan Universiti Kebangsaan Malaysia (Pengajian Sarjanamuda)

Pelbagai Peraturan/Pekeliling Pusat/Jabatan di UKM (seperti Pendaftar, Bendahari, CRIM, Pusat Pengurusan Siswazah, Penerbit UKM, Pusat Perkembangan Pelajar (PPP), Jabatan Perumahan Pelajar (JpPel), Pusat Pembangunan Akademik, Pusat Pengurusan Penyelidikan & Instrumentasi)

Pelajar diberi ilmu (asas & substantif), kemahiran teknikal ilmu & kemahiran insaniah) melalui kursus, bengkel, latihan industri, latihan ilmiah, jaringan, mobiliti, penyelidikan, pembentangan dan penilaian prestasi.

Pensyarah dipilih bersesuaian bidang dan cemerlang, mengajar bidang kepakaran, perlu memenuhi KPI (Key Performance Index), iaitu penerbitan, penyelidikan, pengajaran, persidangan, jaringan, latihan).

Melahirkan pelajar yang: berpengetahuan luas. kreatif, inovatif, sensitif

dan bertanggungjawab. mempunyai iltizam yang

tinggi terhadap profesyen yang diceburinya di peringkat nasional dan antarabangsa.

berpengalaman dalam pelbagai kemahiran penyelidikan dan kemahiran insaniah.

http://www.ukm.my/ppa/dasarukm.php

http://ewarga3.ukm.my/eSPeL/

http://smk3.ukm.my/epersidangan

126

8.1.2 Struktur dan fungsi governan, dan komponen utama proses pencapaian keputusan dalam jabatan serta hubungan di antara mereka. Kaedah hubungan ini dihebahkan kepada semua pihak yang terlibat dan kesan perhubungan-perhubungan ini ke atas program

Untuk memperoleh governans dan kepimpinan yang efektif, struktur organisasi fakulti (Rajah 8.1) terdiri Dekan, Timbalan Dekan, Penolong Pendaftar dan Kakitangan Sokongan. Program Sains Pembangunan merupakan salah satu daripada program di Pusat Pengajian Sosial, Pembangunan dan Persekitaran (PPSPP). Struktur dan fungsi program terdiri dari seorang Ketua Program, 18 staf akademik dan seorang pembantu tadbir.

Di peringkat program, mesyuarat program yang dipengerusikan oleh Ketua Program dan dihadiri semua kakitangan akademik merupakan ruang pembuatan keputusan. Keputusan dibuat berdasarkan kata sepakat dan perbincangan antara semua ahli. Di peringkat pengurusan Pusat Pengajian, hal ehwal dibincangkan secara bersama dengan ketua program pengajian. Struktur organisasi fakulti, pusat dan program boleh dilihat dalam Lampiran A1.

127

Rajah 8.1: Carta Organisasi Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan

128

TIMBALAN DEKAN(HAL-EHWAL SISWAZAH &

ANTARABANGSA) Prof. Dr. Zukiley Hamid

Azman

DEKANProf. Dr. Hazita Azman

TIMBALAN DEKAN(PRASISWAZAH & ALUMNI)

Prof. Madya Dr. Mostafa Kamal Moktar

TIMBALAN DEKAN(PENYELIDIKAN & INDUSTRI)

Kosong

KETUA JAMINANKUALITI

Prof Madya Dr. Noor Rahamah Abu Bakar

PENGERUSIPPPPM

KETUA PK E-KOM KETUA PK EOC KETUA PK GENDER

KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN

En. Othman Ahmad

PENGERUSIPPBKKM

PENGERUSIPPMK

PENGERUSI

PPSPS

PENGERUSIPPSPP

PENGERUSIPPBL

PENOLONG PENDAFTAR KANAN (PRASISWAZAH)

Puan Norashikin Ibrahim

PENOLONG PENDAFTAR KANAN (HAL-EHWAL SISWAZAH &

ANTARABANGSA)Puan Zoraini Ibrahim

KAKITANGAN SOKONGAN PEJABAT KEDEKANAN

KETUA JARINGAN INDUSTRI & MASYARAKAT

Prof Madya Dr. Hamzah Jusoh

8.1.3 Jenis dan kekerapan mesyuarat sepanjang tahun akademik yang lepas.

Jenis mesyuarat yang diadakan di Program adalah mesyuarat program, mesyuarat pewasitan soalan, penyelarasan markah/gred dan mesyuarat khas (permohonan pelajar siswazah, penstrukturan program). Kekerapan mesyuarat program dipaparkan dalam Jadual 8.2.

Jadual 8.2: Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah Program Sains Pembangunan

Mesyuarat TarikhMesyuarat Jawatankuasa Siswazah 1 Julai 2009Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah 2 Sept 2009Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah 16 okt 2009Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah Bil 1/2010 14 Jan 2010Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah Bil 2/2010 20 Mei 2010Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah Bil 3/2010 26 Jul 2010Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah Bil 4/2010 21 Okt 2010Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah Bil 5/2010 17 Dis 2010Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah Bil 1/2011 7 Mac 2011Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah Bil 2/2011 19 Mei 2011Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah Bil 3/2011 21 Jun 2011

8.1.4 Bukti lembaga jabatan merupakan badan yang berkesan dalam membuat dasar dan mempunyai autonomi yang mencukupi.

Keberkesanan dan autonomi program dalam melaksanakan dasar tergambar dalam pelbagai amalan yang dilakukan dalam mengurus hal akademik pelajar dan staf akademik. Hal-hal akademik yang diurus oleh program seperti dalam Jadual 8.3.

Jadual 8.3: Pengurusan program terhadap hal akademik

Bil Pengurusan Hal Akademik1. Penawaran dan Pengajaran dan Pembalajaran kursus.2. Bengkel/seminar (seminar kerjaya, kecemerlangan)3. Latihan industri:

Penempatan pelajar di industri Penyediaan buku panduan/log seminar kerjaya pengurusan penilaian

4. Tesis Sarjana: pengagihan pelajar bengkel (pembentangan proposal & hasil kajian) ujian lisan pengurusan penilaian

5. Penyelidikan: logistik penyelidikan pelajar menggerakkan penglibatan staf akademik

129

memilih wakil program ke J/K Penyelidikan PPSPP6. Peperiksaan:

Pewasitan Soalan Peperiksaan akhir Penyelarasan Markah/Gred Pengurusan Rayuan Menyemak Semula Keputusan Peperiksaan Penyimpanan skrip jawapan peperiksaan akhir

7. Penyediaan dan penyimpanan dokumen keperluan ISO.8. Program Mobiliti (menyampaikan maklumat, mencari calon pelajar)9. Pengurusan cuti staf akademik (cuti sabatikal, cuti belajar dan cuti rehat)10. Pengendalian mesyuarat hal akademik11. Mengambil insiatif berkait jaringan akademik (profesor pelawat, sarjana

tamu, penceramah)

8.1.5 Autonomi dan tanggungjawab yang dipersetujui oleh Pemberi Pendidikan Tinggi dan kampus-kampus atau rakan universitinya untuk memastikan integrasi yang berfungsi dan kualiti pendidikan.

Autonomi dan tanggunjawab program selaras dengan dasar dan peraturan universiti yang menurunkan tanggungjawab kepada program/pusat/fakulti dalam usaha memastikan kualiti pendidikan terjamin.

Maklumat Berkenaan Standard Tinggi

8.1.6 Sistem jawatankuasa di jabatan dan bagaimana ia memanfaatkan perundingan dan maklum balas, di samping menimbangkan analisis keperluan pasaran dan unjuran kemampuan mendapatkan pekerjaan dalam proses pembangunan dan penyemakan program.

Jawatankuasa Semakan Kurikulum dan Ahli program menyalurkan maklumat dan meneliti laporan yang diperolehi dari pihak berkepentingan untuk melihat keperluan pasaran dan unjuran kemampuan mendapatkan pekerjaan.

Jadual 8.4: Maklumat Pihak Berkepentingan

Pihak berkepentingan Kaedah PenglibatanBakal majikan graduan Kajian pasaran, latihan industriRakan industri Mencadangkan pengetahuan, kemahiran

dan sikap yang diperlukan Kakitangan akademik Pengalaman penyelia industri Kementerian Pendidikan Tinggi

Kawalan Kualiti, Pelan Strategik pendidikan Tinggi

Alumni Pelajar Soal selidik, Komen lisanMasyarakat umum Kerja Lapangan dan PemerhatianPentadbir UKM Secara langsung kepada Pusat

Pembangunan Akademik

130

8.1.7 Kedudukan perwakilan dan peranan staf akademik, pelajar dan pihak berkepentingan yang lain dalam pelbagai struktur governan dan jawatankuasa jabatan.

Staf akademik, pelajar dan pihak berkepentingan lain menduduki pelbagai struktur governan program/pusat/fakulti/universiti. Peranan, penglibatan dan kedudukan pihak berkepentingan dalam struktur governan boleh dilihat dalam Jadual 8.5di bawah.

Jadual 8.5: Peranan, penglibatan dan kedudukan pihak berpentingan dalam struktur governan

Pihak berkepentingan

Peranan dan Penglibatan Kedudukan dlm struktur governan

Majikan Penilai terhadap pelajar Latihan Industri.

Responden survei fakulti.

Universiti Fakulti Pusat Program

Rakan industri (dlm bidang akademik)

Jawatakuasa Penasihat Pusat. Taklimat/ceramah/bengkel. Penajaan kepada program mobiliti,

bengkel pelajar, ekspo.


Kakitangan akademik Menilai prestasi pelajar Ahli pelbagai Jawatankuasa. Peserta bengkel Komuniti Akademik


Kementerian Pengajian Tinggi

Mengeluar arahan pematuhan Kerangka Kelayakan Malaysia.

Pakar rujuk. Pemberi dana penyelidikan. Jaringan sosial


Pelajar Ahli PMUKM Prestasi. Sistem Penilaian Pengajaran Kursus

(SPPK).


Ibu bapa Responden survei fakulti. Universiti Fakulti

Alumni Ahli Mesyuarat Ketua Bahagian Ceramah/bengkel.

Universiti Fakulti

131

8.2 Kepimpinan Akademik Program

Maklumat Berkenaan Standard Asas

8.2.1 Proses pelantikan dan jadual tugas pemimpin akademik dalam jabatan – Nama,

kelayakan dan pengalaman.

Ketua Program dilantik dalam kalangan ahli akademik. Proses perlantikan dilakukan secara demokrasi menggunakan Sistem Pencalonan Jawatan Akademik, iaitu satu sistem atas talian. Ahli akademik program dicalonkan secara atas talian dan sekiranya lebih daripada seorang calon dipilih dan bersetuju dengan pencalonan, mereka perlu mengisi borang kompetensi. Mesyuarat pengurusan FSSK memutuskan nama yang akan dicadangkan kepada Naib Canselor. Calon yang berjaya dipilih dilantik secara rasmi oleh Naib Canselor.

Jadual 8.6: Nama, Kelayakan dan Pengalaman Ketua Program

Nama Kelayakan Tempoh LantikanProf Madya Dr Hamzah Jusoh

PhD Universiti Teknologi Malaysia

1 Jun Ogos 2007 Sehingga 31 Disember 2009

Prof Madya Dr. Abd Hair Awang

PhD Universiti Putra Malaysia

1 Jan 2010 hingga 31 Dis 2012

8.2.2 Struktur pengurusan program akademik dan tanggungjawab setiap individu yang terlibat dalam struktur tersebut.

Ketua Program dibantu oleh penyelaras (seperti Jawatan Penyelaras Latihan Ilmiah, Penyelaras Siswazah, Penyelaras Jaminan Kualiti dan Penyelaras Latihan Industri) yang dilantik. Penyelaras membincang dan mencadangkan hal akademik program. Tanggungjawab ahli dalam pengurusan program dapat dilihat dalam Jadual 8.6 di bawah.

Jadual 8.7 Tanggungjawab Pengurusan Program

Unit KetuaKetua Program Prof Madya Dr Abd Hair AwangUnit Kecemerlangan Siswazah

Prof Madya Dr Noor Rahamah Hj Abu Bakar

Unit Berita & Publisiti Prof Madya Dr Kadir ArifinUnit Penyelidikan Prof Madya Dr Junaenah SulehanUnit Kurikulum Siswazah

Prof Madya Dr Jalaluddin Abdul Malek

Unit ICT & Pembangunan Web

Prof Madya Abdul Hadi Harman Shah

132

Unit Penerbitan Prof Dr Yahya Ibrahim (Dipinjamkan ke UMT)

Unit Jaminan Kualiti & ISO

Dr Suraiya Ishak & Pn Zaimah Ramli

Unit Studio Perancangan & Makmal

Dr Sivapalan Selvadurai

Unit Kurikulum Prasiswazah

Dr Marsitah Mohd Radzi

Unit Persidangan & Bengkel

Dr Habibah Ahmad

Unit Penjanaan Sumber Dr Er Ah ChoyUnit Kecemerlangan Pelajar

Dr Azmi Aziz

Unit Latihan Amali, Industri & Alumni

Dr Azima Abdul Manaf

Jadual 8.8. Jawatankuasa Siswazah Program Sains Pembangunan

Pengerusi Prof Madya Dr Abd Hair AwangAJK Prof Madya Dr Noor Rahamah Hj Abu BakarAJK Prof Madya Dr Junaenah SulehanAJK Prof Madya Abdul Hadi Harman ShahAJK Prof Madya Dr Hamzah JusohAJK Prof Madya Dr Jalaluddin Abdul MalekAJK Dr Mohd Yusof Hussain

133

STAF KETUA PROGRAM SOKONGAN

JAWATANKUASA PENGURUSAN JAWATANKUASA PENYELARASAN JAWATAN KUASA JAWATAN KUASA KERTAS PROJEK PENAKSIRAN SOALAN PENGAJIAN

SISWAZAH

UNIT PENYELIDIKAN UNIT PENERBITAN UNIT KURIKULUM UNIT KURIKULUM PRASISWAZAH SISWAZAH

UNIT JAMINAN UNIT KECEMERLANGAN UNIT KECEMERLANGAN UNIT PERSIDANGAN UNIT ICT DAN KUALITI & ISO PELAJAR PRASISWAZAH PELAJAR SISWAZAH DAN BENGKEL

PEMBANGUNAN WEB

UNIT BERITA UNIT LATIHAN UNIT STUDIO UNIT PENJANAAN & PUBLISITI INDUSTRI & ALUMNI PERANCANGAN SUMBER& AKTIVITI

& MAKMAL C MAHASISWA

Rajah 8.2: Struktur Organisasi Program Sains Pembangunan

135

8.2.3 Tatacara dan kriteria pemilihan, pelantikan dan penilaian kepimpinan akademik

dalam program.

Tatacara pemilihan dan pelantikan kepimpinan akademik program adalah seperti yang dihuraikan dalam 8.2.1 di atas. Penilaian kepimpinan akademik dilakukan melalui SPPU yang mengambil kira tiga komponen wajaran seperti dalam Jadual 8.9.

Jadual 8.9: Sasaran Wajaran UKM bagi Kakitangan Akademik

Pendidikan Penyelidikan KhidmatSasaran UKM 30% 50% 20%Minimum 4% 10% 10%

Selain tiga komponen tersebut, Ketua Program mempunyai komponen wajaran pentadbiran sebagai salah satu perkara yang dinilai. Jadual 8.10 menunjukkan peratusan wajaran jawatan pentadbiran yang dikira dalam penilaian.

Jadual 8.10: Senarai Jawatan Tadbir Dan Peratusan Wajaran

PENTADBIR AKADEMIK PERATUSAN WAJARAN

Dekan 30%Pengarah Pusat/ Institut 30%Pengetua 30%Pengerusi Pusat Pengajian 30%Timbalan Dekan 30%Timbalan Pengarah Pusat/ Institut 30%Ketua Jabatan/ Ketua Program 30%Ketua Pengurusan Kualiti 30%Ketua Jaringan Industri & Masyarakat 30%Pegawai Pengawas Keselamatan 15%Penyelaras Program 15%Timbalan Pengetua 15%

Kepimpinan akademik perlu memilih/memasukkan wajaran Sasaran Kerja Tahunan (SKT) pada setiap sesi pengajian. Wajaran SKT pensyarah yang menjalankan tugas ketua program adalah seperti dalam Jadual 8.11.

Jadual 8.11 Perwajaran SKT pensyarah dengan tugas ketua program

Bil

PTJ/Jawatan Komponen Pendidikan

Komponen Penyelidikan

Komponen Khidmat

Komponen Pentadbiran

FTE JUMLAH FTE

1 Pensyarah (Hakiki) 30 30 20 0 70%

100%2 Ketua Program0 0 0

30Wajaran (P) adalah tetap

30%

Sistem Pencalonan Jawatan Akademik http://ewarga5.ukm.my/spjp/

Polisi Umum Sistem Penilaian Prestasi Universiti (SPPU)http://smk3.ukm.my/sppu/dokumen/POLISI%20SPPU.pdf

136

8.2.3 Hubungan kepimpinan program dengan kepimpinan Pemberi Pendidikan Tinggi dalam hal-hal seperti pengambilan dan latihan, kemasukan pelajar, serta peruntukan sumber dan proses membuat keputusan.

Kepimpinan program mempunyai tanggungjawab mencadang dan menghadiri perbincangan pada peringkat pusat mahu pun fakulti berkaitan perkara di atas. Dari segi latihan staf akademik membuat permohonan terus kepada fakulti/universiti bergantung kepada bentuk latihan yang diikuti. Pengambilan pelajar pula diuruskan oleh Unit Pengambilan Universiti (UPU) yang kemudiannya melibatkan dekan fakulti dalam proses pengagihan pelajar. Peruntukan sumber program diagih dan diuruskan oleh fakulti/universiti yang disalurkan kepada pusat pengajian.

http://ewarga3.ukm.my/eSPeL


8.2.4 Cara prestasi pemimpin program dinilai secara berkala.

Prestasi pemimpin program dinilai melalui Sistem Penilaian Prestasi Universiti (SPPU) setiap tahun. Jadual 8.12 adalah Jadual Pelaksanaan SPPU bagi tahun 2010/2011.

Jadual 8.12: Jadual pelaksanaan SPPU tahun penilaian 2010/2011

TARIKH AKTIVITI SPPU 2010 AKTIVITI SPPU 2011 1-30 Jun 2010 Kemaskini Penilai 1 dan 2 1-31 Julai 2010 Kemaskini SKT/ERK 2010

berasaskan SKT dan wajaran 2009*kemasukan SKT/ERK bagi pegawai baru

1-31 Ogos 2010 Pengesahan SKT 2010 oleh Penilai 1

1-30 Sep 2010 Universiti menetapkan wajaran dan SKT 2011

1-31 Okt 2010 F/I/P/B menetapkan sasaran wajaran dan SKT 2011

1-30 Nov 2010 Kemaskini Penilai 1 dan 21 Dis 2010-31 Jan 2011

Kemasukan pencapaian SKT/ERK 2010 oleh pegawai yang dinilai

Kemasukan SKT 2011 oleh pegawai yang dinilai

1-28 Feb 2011 Penilaian prestasi & SKT 2010 oleh Penilai 1 *Semakan markah oleh pegawai yang dinilai

-

1 Feb-15 Mac 2011

Penilaian prestasi & SKT 2010 oleh Penilai 2

-

1-28 Feb 2011 - Pengesahan SKT 2011 oleh Penilai 1

1 Dis 2011-31 Jan 2012

- Kemasukan pencapaian SKT/ERK 2011 oleh pegawai yang dinilai

http://smk4.ukm.my/sppu/index.cfm

137

8.2.5 Cara pemimpin program membina satu persekitaran yang mampu melahirkan inovasi dan kreativiti di jabatan.

Kepimpinan program terlibat dalam program transformasi UKM yang bertujuan membina persekitaran pengajaran, penyelidikan, persidangan, penerbitan, perkhidmatan dan jaringan yang menggalakkan inovasi dan kreativiti. Antara usaha yang dilakukan adalah seperti berikut.

Memaklumkan tentang dana penyelidikan dalam dan luar UKM Insentif penerbitan berimpak tinggi Kenaikan pangkat berdasarkan kriteria SPPU Pembentukan NIC penyelidikan yang membolehkan ahli terlibat

dalam penyelidikan berkumpulan (multidisiplin) Membentuk tema penerbitan buku yang melibatkan staf

akademik program Menggalakkan ahli membuat jaringan akademik Menambahbaik prasarana pengajaran-pembelajaran Mengetuai pasukan penyelidikan.

Melibatkan diri dalam pameran, persidangan dan bengkel akademik di tahap program/pusat/fakulti/universiti/kebangsaan.

8.3 Staf Pentadbiran dan Pengurusan

8.3.1 Struktur staf pentadbiran yang menyokong program.

Pentadbiran program dibantu oleh kakitangan sokongan Pusat Pengajian Sosial, Pembangunan dan Persekitaran bagi melicinkan perjalanan pentadbiran (Jadual 8.10). Terdapat tujuh belas (17) kakitangan sokongan yang menjalankan kerja pentadbiran pelbagai peringkat dan kategori. Mereka terdiri daripada Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan/Pusat Pengajian), Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi Program Pengajian), Juruteknik, Pembantu Makmal, Pelukis Pelan dan Pembantu Am Rendah.

Jadual 8.13: Perangkaan Kakitangan Sokongan PPSPP Tahun N17 N17(S) N11 N1 B17 C17 J22 J17 Jum

2005 1 1 3 1 1 1 2 4 142006 3 1 2 1 1 2 2 5 172007 3 1 2 1 1 2 2 5 172011

Kakitangan sokongan PPSPP adalah di bawah seliaan Ketua Penolong Pendaftar Kanan, iaitu Encik Othman Ahmad yang dibantu oleh Ketua Penolong Pendaftar (Puan Norashikin Ibrahim) dan Penolong Pendaftar Kanan (Puan Zoraini Ibrahim). Pentadbiran kedekanan juga

138

dibantu oleh tiga orang Pegawai Penyelidik Sosial, iaitu Cik Noraznita Anor Basri, Cik Aliah Ismail dan Encik Rizzal Dolah.

8.3.2 Cara bilangan staf pentadbiran ditentukan mengikut keperluan program dan kegiatan-kegiatan lain. Proses, tatacara pengambilan, terma dan syarat perkhidmatan.

Bilangan staf pentadbiran ditentukan oleh fakulti/universiti mengikut keperluan tiga program di PPSPP. Proses dan tatacara pengambilan staf pentadbiran tertakluk kepada pengurusan universiti dan diuruskan oleh Bahagian Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar UKM. Terma dan syarat perkhidmatan ditentukan oleh universiti. Antara tanggungjawab kakitangan sokongan adalah seperti di bawah:

1. Pembantu Tadir (Kesetiausahaan/Pusat Pengajian) bertanggungjawab:

a) terhadap hal yang berkait dengan pembangunan sumber manusia di Pusat Pengajian;

b) menguruskan permohonan penyelidikan, pemantauan penyelidikan dan kegunaan geran;

c) menguruskan kegiatan perundingan dan khidmat masyarakat;d) mengurus kegiatan keilmiahan dan kembangan; dane) menyimpan pangkalan data seperti laporan penyelidikan,

inovasi/rekacipta, paten dan perundingan dan perkhidmatan masyarakat.

2. Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi Program Pengajian) membantu Ketua Program dan bertanggungjawab:a) Mengurus pelaksanaan program (jadual, prasarana, tenaga

pengajar, bahan pembelajaran).b) Menyimpan maklumat mengenai program seperti berikut:

i. Maklumat umum: Nama program, objektif dan rasional, tempoh, struktur (kursus wajib/elektif, major/minor, keperluan kredit untuk pengijazahan.

ii. Maklumat setiap kursus: objektif kursus, kandungan, kaedah pembelajaran-pengajaran, kaedah penilaian, bahan bacaan dan rujukan, penyelaras dan pengajar.

iii. Maklumat pelaksanaan program: jadual, nota, buku panduan, manual amali, soalan peperiksaan, kertas jawapan, markah pelajar, tesis.

iv. Maklumat kawalan program (Kawalan Kualiti): markah pelajar, penilaian kursus oleh pelajar, kadar kelulusan dan pengijazahan, laporan penilai luar, prestasi siswazah.

Maklumat pelajar: permohonan kemasukan, pendaftaran, markah dan kemajuan, keputusan, rekod dan lain-lain.

http://www.ukm.my/pendaftar/uperjawatan.html

8.3.3 Bilangan yang diperlukan dan yang sedia ada, kategori jawatan dan kelayakan minimum staf bukan akademik untuk program ini.

139

Bilangan staf bukan akademik ditentukan oleh universiti di bawah bidang kuasa Jabatan Pendaftar mengikut peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam. Kategori jawatan staf sokongan PPSPP adalah seperti dalam Jadual 8.13 di atas. Kelayakan minimum bergantung kepada kategori jawatan dan kelayakan bagi jawatan Pembantu Am Pejabat adalah Sijil Peperiksaan Menengah Rendah (PMR). Program tidak mempunyai staf bukan akademik yang khusus kerana staf sokongan diletakkan di bawah kuasa pentadbiran Pusat Pengajian Sosial, Pembangunan dan Persekitaran.

8.3.4 Nama, kelayakan akademik, tanggungjawab semasa dan maklumat lain yang berkenaan bagi setiap staf yang membantu dalam program ini.

Maklumat berkait dengan nama, jawatan/gred, kelayakan akademik, tanggungjawab semasa kakitangan sokongan adalah seperti dalam Jadual 8.14.

Jadual 8.14 Senarai staf bukan akademik PPSPP mengikut jawatan dan bidang tugas

BIL.

NAMA KAKITANGAN KELULUSAN JAWATAN & GRED BIDANG TUGAS

1. Bahtiar bin Mohd. Nor Diploma Kejuruteran Elektrik dan Elektronik

Juruteknik Kanan – J22 Menguruskan aset, kewangan dan urusan bahagian Makmal Geografi Fizikal.

2. Dalita binti Hop Sijil Pelajaran Malaysia (SPM)

Pembantu Tadbir (P/O) – N17

Menguruskan hal-hal pentadbiran, cuti, prasarana, kewangan dan aset.

3. Haryati binti Samsudin Ijazah Sarjanamuda Sains Sosial (Kerja Sosial)

Pembantu Setiausaha Pejabat (S/U) –N17

Setiausaha kepada Pengerusi Pusat. Membantu semua tugas Pengerusi (menulis email & surat, mendapatkan tandatangan Pengerusi, kemaskini fail peribadi kakitangan dll)

4. Jamaluddin bin Mohd. Saad

Sijil Pelajaran Malaysia (SPM)

Juruteknik – J22 (KUP) Menguruskan Makmal Hidromofologi (mengajar cara penggunaan alat untuk kerja lapangan dan amali)

5. Mariamkarimah binti Aziz


Pembantu Makmal – C17 Menguruskan Makmal Kaji Iklim (Memproses data kaji cuaca)

6. Mohamad Haider bin Hj. Busu


Pelukis Pelan – J17 Menguruskan Studio Perancangan (Membuat plan, install SPSS, poster dan layout printed).

7. Mohamad Akmal Hakim bin Mohd. Mokhtar


Jurufoto – B17 Menguruskan Makmal Geografi Fizikal, pusat sumber serta alat pandang dengar dan ICT (Pastikan PC, LCD dan alat tayangan dalam keadaan baik dan menyedia rekod penggunaannya)

8. Mohd. Azray bin Haris Sijil Pelajaran Malaysia (SPM)

Pembantu Am Pejabat – N1

Menguruskan surat-surat (menghantar, mengambil dan mengagih) dan kerja-kerja salinan fotostat.

9. Mohd. Fisal bin Mohd. Jamil


Pembantu Tadbir (P/O) – N22 (KUP)

Mengurus Hal Ehwal Siswazah (Penawaran kursus, peperiksaan, fail pelajar, fail pengajaran pensyarah, melayan pelajar dll)

10. Muhamad Hafiz bin Ismail


Juruteknik – J17 Menguruskan Makmal Kualiti Udara serta alat pandang dengar dan ICT (Pastikan PC, LCD dan alat tayang dalam keadaan baik dan menyedia rekod penggunaannya)

11. Nora binti Sappar Sijil Pelajaran Malaysia (SPM)

Pembantu Tadbir (P/O) – N17

Pembantu Ketua Program Antropologi & Sosiologi dan mengurus Hal Ehwal Pra-siswazah (rekod pelajar, penawaran kursus, peperiksaan, e-rep, fail pengajaran pensyarah dll)

12. Norazreen Surya binti Sijil Pelajaran Malaysia Pembantu Tadbir (P/O) – Pembantu Ketua Program Geografi dan

140

Zainuddin (SPM) N17 (KUP) mengurus Hal Ehwal Pra-siswazah (rekod pelajar, penawaran kursus, peperiksaan, e-rep, fail pengajaran pensyarah dll)

13. Norbaity Arjuna binti Mohd. Badris


Pembantu Tadbir Rendah – N11

Pembantu Ketua Program Sains Pembangunan dan mengurus Hal Ehwal Pra-siswazah (rekod pelajar, penawaran kursus, peperiksaan, e-rep, fail pengajaran pensyarah dll)

14. Norhizan binti Mat Tais


Juruteknik Kanan – J22 Menguruskan aset, kewangan dan urusan bahagian Makmal Multimedia (RS/GIS)

15. Ramli bin Bahudin Sijil Pelajaran Malaysia (SPM)

Juruteknik – J22 (KUP) Menguruskan Makmal Satelite Cuaca (NOAA) (mencerap imej yang diterima, buat analisa, buat pengasingan mengikut eleman yang diterapkan)

16. Sharif bin M. Nasir Sijil Pelajaran Malaysia (SPM)

Pembantu Makmal – C22 (KUP)

Menguruskan Makmal Geografi Tanih (Menunjuk cara penggunaan alat untuk kerja lapangan dan amali.

8.3.5 Mekanisme dan tatacara pemantauan dan penilaian prestasi staf, yang bertujuan memastikan pengagihan tugas dan tanggungjawab yang saksama, dan pengagihan ganjaran.

Pemantauan staf sokongan dilakukan pada peringkat pusat melalui Mesyuarat Pengurusan PPSPP, Mesyuarat Pusat (Jadual 7.4) dan Mesyuarat Bersama Kakitangan Sokongan PPSPP (Jadual 8.15). Mesyuarat-mesyuarat diadakan bagi memastikan agihan tugas dan tanggungjawab dilakukan secara saksama bagi memastikan pentadbiran pusat berjalan lancar.

Jadual 8.15 Mesyuarat Kakitangan Sokongan PPSPP Tahun 2010 - 2011

Bil. Bilangan Mesyuarat

Tarikh Mesyuarat

1. Bil. 1/2010 16 Julai 2010

2. Bil. 2/2010 30 Disember 2010

3. Bil. 1/2011 13 Januari 2011

Penilaian prestasi staf sokongan dilakukan melalui SPPU bagi tujuan penentuan ganjaran (kenaikan gaji, anjakan gaji dan khidmat cemerlang) setahun sekali.

Sistem Penilaian Prestasi Universiti (SPPU)http://smk4.ukm.my/sppu/index.cfm

8.3.6 Proses dan tatacara pengurusan disiplin staf.

Proses dan tatacara pengurusan disiplin staf sokongan yang berkait dengan pusat adalah dibawah tanggungjawab Pengerusi PPSPP. Tindakan seterusnya akan diambil oleh Pendaftar UKM.

8.3.7 Mekanisme latihan dan kemajuan kerjaya yang terdapat di jabatan.

141

Mekanisme latihan dan kemajuan kerjaya disediakan dalam pelbagai bentuk oleh UKM. Penilaian prestasi mewajibkan staf mengikuti latihan dalam bentuk bengkel, kursus pendek dan seminar sekurang-kurang 40 jam setahun. Latihan yang ditawarkan oleh UKM dan latihan anjuran institusi luar yang tersenarai dalam laman web eSPEL diuruskan oleh Unit Latihan, Jabatan Pendaftar UKM. Staf sokongan PPSPP juga boleh mengikuti latihan yang dianjurkan oleh pihak luar dengan kebenaran pengerusi.

Sistem Pengurusan Latihan UKM http://ewarga3.ukm.my/eSPeL/

8.3.8 Cara jabatan membuat penilaian prestasi secara berkala terhadap staf pentadbiran dan pengurusan program.

Sistem Penilaian Prestasi Universiti (SPPU) digunakan bagi menilai staf sokongan dan pengurusan setahun sekali. Antara komponen yang dinilai adalah sasaran kerja tahunan (SKT) berkait dengan tugas hakiki, latihan, khidmat masyarakat dan sahsiah.

http://smk4.ukm.my/sppu/index.cfm

Lampiran 14 – Polisi SPPU UKM

8.3.9 Rancangan latihan untuk staf pentadbiran dan pengurusan dan cara rancangan latihan ini dapat memenuhi keperluan khusus dan masa depan program.

Rancangan latihan dirangka oleh Unit Latihan, Jabatan Pendaftar UKM selaras dengan keperluan pentadbiran program. Kursus dan latihan yang disediakan oleh UKM dan kursus luar dipilih bersesuaian dengan keperluan pentadbiran semasa dan masa depan.

Sistem Pengurusan Latihan UKM http://ewarga3.ukm.my/eSPeL/

8.4 Rekod Akademik

8.4.1 Dasar berhubung penyimpanan dan pelupusan rekod staf akademik dan pelajar dengan cara yang selamat di peringkat jabatan dan tunjukkan konsistensi dasar ini dengan dasar Pemberi Pendidikan Tinggi.

Program melaksanakan dasar berhubung penyimpanan dan pelupusan rekod staf akademik diuruskan oleh Bahagian Rekod dan Fail, Jabatan Pendaftar UKM. Rekod staf akademik tersimpan juga secara atas talian di Laman e-Warga (Sistem Maklumat Universiti) dan diuruskan oleh Pusat Teknologi Maklumat UKM. Penyimpanan dan pelupusan rekod pelajar [Akta Universiti Kebangsaan Malaysia (Pengajian Sarjanamuda) 1990] ditentukan oleh universiti dan diuruskan oleh Pejabat Pendaftar Rekod staf akademik dan pelajar terkini disimpan di pusat dan fakulti. Rekod pelajar juga dimuatkan dalam Sistem Maklumat Universiti (SMU).

Peraturan dan Pekeliling Pejabat Pendaftar dan Pejabat Bendahari

Sistem Maklumat Universiti http://ewarga3.ukm.my/ewarga/

http://www.ukm.my/pendaftar/bpa.html

8.4.2 Cara jabatan memastikan hak peribadi individu dan kerahsiaan rekod

Rekod Pelajar

Staf akademik bertanggungjawab untuk memastikan kerahsiaan dan

142

keselamatan rekod pelajar sentiasa terjamin sepanjang perkuliahan. Kakitangan dipastikan mematuhi proses dan prosedur ISO 9001:2000 Pengurusan Peperiksaan Prasiswazah dengan tidak menggunakan kaedah mel elektronik dalam urusan gred dan rekod pelajar. Rekod pelajar dan nilai gred menjadi tanggungjawab Pusat Pengajian sepanjang tempoh kemasukan gred pelajar. Tanggungjawab ini kemudiannya terletak kepada Fakulti apabila semua gred pelajar diserahkan kepada Fakulti.

Rekod akademik pelajar juga disimpan di dalam Sistem Maklumat Pelajar (SMU) yang hanya boleh diakses oleh pelajar melalui kata laluan yang tersendiri. Keselamatan sistem ini di pertanggungjawabkan kepada Pusat Komputer UKM. Sehingga kini tiada kes yang dilaporkan berkaitan kemusnahan rekod pelajar di dalam sistem tersebut. Rekod penilaian berterusan atau kerja kursus akan dipaparkan dengan hanya menyatakan nombor pendaftaran pelajar dan gred sahaja. Pelajar boleh meminta untuk menyemak sama ada untuk memperbaiki prestasi atau untuk membuktikan penilaian tersebut mengandungi kesilapan.

Rekod Staf Akademik

Rekod staf akademik disimpan dalam fail di pusat/fakulti/universiti dan atas talian, iaitu Sistem Maklumat Universiti [Sistem Maklumat Kakitangan (SMK), Sistem Penilaian Prestasi Universiti (SPPU) dan Sistem Kewangan Universiti (SKU)]. Sistem tersebut boleh diakses oleh kakitangan akademik dan pentadbiran dengan menggunakan Nama Pengenalan dan Katalaluan yang perlu dipohon daripada Pusat Teknologi Maklumat. Pusat Teknologi Maklumat (PTM) membangunkan dan memantau Sistem Maklumat Universiti supaya kerahsiaan rekod staf akademik terjamin. Untuk memastikan kerahsiaan terjamin, staf akademik diberi kata laluan mengakses sistem maklumat universiti.


8.4.3 Dasar jabatan berhubung semakan ke atas keselamatan rekod dan rancangan untuk penambahbaikan.

Keselamatan fail rekod pelajar dan staf akademik yang tersimpan di pusat/fakulti terjamin kerana akses terhadap fail tersebut terhad kepada Dekan dan Pengerusi. Sistem Maklumat Universiti (SMU) atas talian dijamin keselamatannya melalui pengurusan yang dilakukan oleh Pusat Teknologi Maklumat dengan penyediaan tahap akses yang berbeza-beza diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab di pusat/fakulti.

143

spdukm.ukm.myspdukm.ukm.my/fssk/pjbtdekan... · web viewproses, tatacara pengambilan, terma dan...

Documents