bidang 8: kepimpinan, governans dan …spdukm.ukm.my/fssk/pjbtdekan... · web view8.1 governans...

BIDANG 8: KEPIMPINAN, GOVERNANS DAN PENTADBIRAN

8.1 Governans

Maklumat Berkenaan Standard Asas

8.1.1 Tunjukkan bagaimana dasar dan amalan jabatan adalah konsisten dengan tujuan menyeluruh Pemberi Pendidikan Tinggi.

Dasar dan amalan Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi adalah konsisten dengan visi, misi dan matlamat UKM dan Fakulti. Program Sarjana Sains Sosial (Sains Politik) yang ditawarkan oleh Pusat ini memfokus kepada penguasaan aspek teori, kemahiran, teknik, aplikasi sejajar supaya dapat memahami dan menganalisis isu-isu politik semasa berdasarkan fakta dan maklumat, bukannya sentimen dan emosi. Ini selari dengan matlamat UKM dan Fakulti yang mahu mewujudkan siswazah luwes yang berdaya saing dari aspek keilmuan dan teknologi.

Matlamat Program Sains Politik sebagaimana yang dijelaskan dalam Bidang 1 ialah untuk menghasilkan graduan yang mempunyai kebolehan berikut:

i. mempunyai daya apresiasi dan kemahiran terhadap ilmu politik sebagai satu disiplin yang saintifik.

ii. mempunyai kebolehan menjalankan penyelidikan dalam ilmu politik secara ilmiah berpandukan kepada teori sains politik.

iii. mampu menganalisis isu-isu politik semasa secara saintifik.

iv. mempunyai kemahiran intelektual sesuai dengan matlamat negara memasuki fasa K-ekonomi untuk melahirkan masyarakat yang berfikiran saintifik dan memiliki sikap inkuiri yang tinggi.

v. mempunyai kemahiran generik yang bersifat bolehpindah (transferable skills) seperti kemahiran berkomunikasi, menulis, menyelidik dan menguruskan pelbagai jenis maklumat sesuai dengan keperluan semasa.

vi. memahami kedinamikan perkembangan dan transformasi politik di peringkat nasional, serantau dan global.

Bagi memastikan Program terus mantap dalam menghasilkan graduan yang bermutu, Program juga menekankan kepada pembangunan kendiri pensyarah. Sebagai sebuah universiti penyelidikan, Program menekankan kepada pembangunan dan galakan budaya penyelidikan di kalangan pensyarah dengan menyediakan peluang dan ruang kepada mereka untuk membentang hasil penyelidikan secara bulanan, menyertai persidangan, bengkel penyelidikan dan pameran poster yang dianjurkan oleh Pusat Pengajian mahupun dari organisasi luar. Program juga mempastikan setiap pensyarah memenuhi piawaian Universiti, Fakulti dan Pusat dalam aspek penguasaan kemahiran dan pengetahuan melalui penyertaaan dalam kursus atau bengkel jangka pendek sepanjang tahun.

147

8.1.2 Huraikan struktur dan fungsi governan, dan komponen utama proses pencapaian keputusan dalam jabatan serta hubungan di antara mereka. Bagaimanakah hubungan ini dihebahkan kepada semua pihak yang terlibat? Apakah kesan perhubungan-perhubungan ini ke atas program?

Amalan governans dan kepimpinan Program Sains Politik adalah selari dengan Fakulti sebagai badan punca kuasa utama yang menjadi pusat rujukan Program Sains Politik. Di peringkat Fakulti, untuk memperoleh governans dan kepimpinan yang efektif, struktur oirganisasi Fakulti adalah terdiri dari Dekan, Timbalan Dekan, Penolong Pendaftar dan kakitangan sokongan. Struktur organisasi Fakulti, Pusat dan Program telah ditunjukkan di Lampiran 1.

i. Kedekanan

Kedekanan berfungsi sebagai pusat pengurusan Fakulti. Ia diketuai oleh Dekan dan dibantu oleh tiga Timbalan Dekan. Kedekanan bertindak sebagai penggerak dan penyelaras kepada keseluruhan aktiviti Fakulti untuk mencapai wawasan dan matlamatnya. Untuk itu, Kedekanan menumpukan perhatian kepada aspek pentadbiran berikut:

Merancang dan mengoperasikan pelan strategi Fakulti sesuai dengan perkembangan ilmu sains sosial, perkembangan negara, dan keperluan klien Fakulti seperti pembuat dasar, majikan dan bakal pelajar.

Mewujudkan jaringan kerjasama antara Fakulti lain di dalam dan juga di luar kampus.

Menjalin hubungan kerjasama dengan organisasi penyelidikan, pertubuhan serantau dan antarabangsa yang akan memberi faedah bersama kepada Fakulti.

Memantau pelaksanaan dan kualiti program akademik yang dikendalikan oleh Pusat Pengajian.

Merancang dan menjana kewangan Fakulti untuk tujuan pengurusan, dan juga pembangunan sumber manusia.

ii. Pusat Pengajian

Pusat Pengajian bertindak sebagai pelaksana program akademik Fakulti. Ia diketuai oleh seorang Pengerusi Pusat yang bertanggungjawab kepada Dekan. Pusat Pengajian menumpukan perhatian kepada aspek governans berikut:

Membina dan memajukan ilmu melalui kegiatan akademik seperti penyelidikan, persidangan, wacana, dan penerbitan.

Merancang, menawar dan memantau program pengajian

148

(prasiswazah dan siswazah) agar sentiasa sesuai dan berdaya saing.

Merangsang dan memajukan kerjaya ahli akademik melalui konsep malim sarjana dan amalan budaya kerja keserakanan.

Merancang dan menyelenggara prasarana yang mencukupi untuk melaksanakan program pengajian, penyelidikan dan penerbitan dengan lancar dan berkesan.

Mengurus pengagihan pelajar ke program pengajian dan membuat keputusan tentang pengkhususan pengajian pelajar.

iii. Program Pengajian

Program Pengajian bertindak sebagai penyampai ilmu kepada pelajar untuk menghasilkan graduan dalam bidang-bidang ilmu tertentu. Pengijazahan pelajar adalah dikaitkan secara langsung dengan program pengajiannya. Program Pengajian diketuai oleh Ketua Program. Beliau bertanggungjawab terus kepada Pengerusi Pusat Pengajian. Program Pengajian menumpukan perhatian kepada aspek governans berikut:

Melaksanakan dan memantau penawaran serta penilaian kursus-kursus dalam sesuatu program pengajian supaya berjalan dengan lancar.

Menyelaras penawaran program di dalam dan juga di luar kampus.

Memantau prestasi pelajar dan menyediakan khidmat kaunseling akademik kepada pelajar.

Memantau prestasi tenaga akademik dalam pengendalian program pengajian.

Ketua Program Sains Politik bertanggungjawab kepada Pengerusi Pusat Pengajian dalam semua pekara berikut: penawaran kursus, latihan, pelajar dan kerjasama dengan pihak luar. Mesyuarat Program dilakukan secara berkala sepanjang tahun untuk tujuan penyelarasan, penilaian dan pembuatan keputusan. Sebarang hal yang diputuskan dalam Mesyuarat Program akan dilaporkan kepada Pengerusi Pusat Pengajian untuk tindakan selanjutnya dan disampaikan kepada Fakulti.

Satu carta organisasi dipaparkan di luar pejabat Pusat Pengajian untuk menunjukkan governans dan kepimpinan bagi memaklumkan kepada semua pihak berhubung dengan proses membuat keputusan di Pusat Pengajian. Perlu diingatkan bahawa keputusan akhir atau kuasa mutlak bagi sebarang perkara yang berkait dengan Program Sains Politik adalah tertakluk kepada Dekan atau Fakulti yang diputuskan dalam Mesyuarat Pengurusan Fakulti. Mesyuarat Pengurusan Fakulti biasanya diadakan sebulan sekali atau dua bulan sekali bergantung kepada keadaan dan dmaklumkan di dalam Mesyuarat Fakulti.

149

8.1.2 Nyatakan jenis dan kekerapan mesyuarat sepanjang tahun akademik yang lepas.

Mesyuarat peringkat Fakulti dan Pusat Pengajian diadakan secara berkala iaitu sebulan kali sebulan. Bagi memastikan segala perkembangan Pusat dapat disampaikan kepada semua peringkat kakitangan, kehadiran adalah diwajibkan, kecuali ketidakhadiran atas sebab yang munasabah. Bilangan mesyuarat yang telah diadakan adalah seperti berikut:

Tarikh Mesyuarat Pengurusan Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan 2012*

Bil. Nama Mesyuarat Tarikh1. Mesy. Pengurusan Fakulti 1/2012 4 Januari 20122. Mesy. Pengurusan Fakulti 2/2012 25 Januari 20123. Mesy. Pengurusan Fakulti 3/2012 8 Februari 20124. Mesy. Pengurusan Fakulti 4/2012 23 Februari 20125. Mesy. Pengurusan Fakulti 5/2012 8 Mac 20126. Mesy. Pengurusan Fakulti 6/2012 22 Mac 20127. Mesy. Pengurusan Fakulti 7/2012 5 April 20128. Mesy. Pengurusan Fakulti 8/2012 25 April 20129. Mesy. Pengurusan Fakulti 9/2012 9 Mei 201210. Mesy. Pengurusan Fakulti 10/2012 30 Mei 201211. Mesy. Pengurusan Fakulti 11/2012 13 Jun 201212. Mesy. Pengurusan Fakulti 12/2012 27 Jun 201213. Mesy. Pengurusan Fakulti 13/2012 11 Julai 201214. Mesy. Pengurusan Fakulti 14/2012 25 Julai 201215. Mesy. Pengurusan Fakulti 15/2012 8 Ogos 201216. Mesy. Pengurusan Fakulti 16/2012 29 Ogos 201217. Mesy. Pengurusan Fakulti 17/2012 12 September 201218. Mesy. Pengurusan Fakulti 18/2012 26 September 201219. Mesy. Pengurusan Fakulti 19/2012 10 Oktober 201220. Mesy. Pengurusan Fakulti 20/2012 24 Oktober 201221. Mesy. Pengurusan Fakulti 21/2012 8 November 201222. Mesy. Pengurusan Fakulti 22/2012 22 November 201223. Mesy. Pengurusan Fakulti 23/2012 6 Disember 201224. Mesy. Pengurusan Fakulti 24/2012 20 Disember 2012

*Mesyuarat diadakan di Bilik Mesyuarat FSSK, jam 9 pagi.

Tarikh Mesyuarat Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan 2012*Bil. Nama Mesyuarat Tarikh1 Mesyuarat Fakulti Ke-66 11 Januari 20122 Mesyuarat Fakulti Ke-67 1 Februari 20123 Mesyuarat Fakulti Ke-68 7 Mac 20124 Mesyuarat Fakulti Ke-69 4 April 20125 Mesyuarat Fakulti Ke-70 2 Mei 20126 Mesyuarat Fakulti Ke-71 6 Jun 20127 Mesyuarat Fakulti Ke-72 4 Julai20128 Mesyuarat Fakulti Ke-73 1 Ogos 20129 Mesyuarat Fakulti Ke-74 5 September 201210 Mesyuarat Fakulti Ke-75 3 Oktober 201211 Mesyuarat Fakulti Ke-76 7 November 201212 Mesyuarat Fakulti Ke-77 5 Disember 2012

*Mesyuarat diadakan di Bilik Senat, Canselori bermula jam 2.15 petang.

150

Mesyuarat Pengurusan Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi 2012

Bil. Nama Mesyuarat Tarikh Tempat1. Mesyuarat Pengurusan

PPSPS 1/201222 Mac2012

2. Mesyuarat Pengurusan PPSPS 2/2012

16 Jun 2012 Bilik MesyuaratHang Jebat, PPSPS


12 September 2012


19 November 2012

Mesyuarat Khas Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi 2012Bil. Nama Mesyuarat Tarikh Tempat1. Mesyuarat Khas PPSPS

1/201223 April 2012 Bilik

MesyuaratHang Jebat, PPSPS

Mesyuarat Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi 2012Bil. Nama Mesyuarat Tarikh Tempat1. Mesyuarat PPSPS

1/201212 Januari 2012

2. Mesyuarat PPSPS 2/2012

10 April 2012


12 September 2012

Bilik MesyuaratHang Tuah, PPSPS


28 November 2012

Selain itu, bagi Jawatankuasa Khas Siswazah, beberapa siri mesyuarat berkaitan program Sarjana dan Doktor Falsafah telah diadakan. Maklumat terperinci mesyuarat yang diadakan sepanjang 2011-2012 (terkini) adalah seperti berikut:

MESYUARAT JAWATANKUASA KHAS SISWAZAH 2012Bil Mesyuarat Agenda Tarikh Tempat1 Mesyuarat

Jawatankuasa Siswazah

Pengambilan calon siswazah (baru) bagi kemasukan sem. II sesi 2011-2012

11 Januari 2012

Bilik Mesy. Hang Tuah PPSPS

2 Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah

Pemilihan Pemeriksa Luar

22 Februari 2012

Bilik Mesy. Hang

151

Tuah PPSPS


Pemilihan dan pengambilan calon siswazah (baru) bagi kemasukan sem. I sesi 2011-2012

16 Julai 2012

Bilik Mesy. Hang Jebat PPSPS

4. Mesyuarat Jawatankuasa Siswazah

Pemilihan calon Pemeriksa Luar

12 September 2012



Pemilihan Pemeriksa Luar untuk memeriksa tesis calon Doktor Falsafah PPSPS

13 Oktober 2012


8.1.3 Kemukakan bukti bahawa lembaga jabatan merupakan badan yang berkesan dalam membuat dasar dan mempunyai autonomi yang mencukupi.

Sebagaimana yang dijelaskan dalam Bahagian C: Bidang 2, Kedekanan memberi autonomi kepada Pusat untuk membuat keputusan berhubung hal ehwal perjalanan dan pentadbiran Pusat. Pusat pula dalam melaksanakan autonomi menubuhkan jawatankuasa yang berkaitan bagi menguruskan pentadbiran ini melibatkan Jawatankuasa Siswazah, Prasiswazah, Penerbitan dan Persidangan. Jawatankuasa ini dianggotai oleh semua Ketua Program dan juga ahli-ahli Pusat yang dilantik bagi menganggotai sesuatu jawatankuasa.

Bagaimanapun, bagi hal-hal seperti rayuan pelajar, masalah disiplin dan mengadakan program-program baru, persetujuan dan kebenaran Kedekanan perlu diperolehi di peringkat Mesyuarat Fakulti. Pada kebiasaannya, setiap isu yang dibentangkan di peringat Fakulti oleh Pusat akan dibincangkan dengan teliti. Fakulti bermesyuarat secara berkala iaitu sebulan sekali dan ini melibatkan semua tenaga akademik di semua Pusat di bawah Fakulti.

8.1.4 Huraikan seluas mana autonomi dan tanggungjawab yang dipersetujui oleh Pemberi Pendidikan Tinggi dan kampus-kampus atau rakan universitinya untuk memastikan integrasi yang berfungsi dan kualiti pendidikan.

Universiti memberikan autonomi kepada Pusat Pengajian untuk memastikan integrasi dan kualiti pendidikan berfungsi dengan baik. Ini kerana Pusat Pengajian yang mempunyai ahli yang pakar dalam bidang pengajian masing-masing. Di Pusat Pengajian, bagi melakasanakan autonomi yang diberikan ini, satu Jawatankuasa Siswazah yang bertanggungjawab terhadap kursus-kursus siswazah ditubuhkan.

152

Jawatankuasa ini berfungsi untuk merangka dan menentukan penawaran kursus-kursus pada setiap semester/sesi dan bertanggungjawab memilih pelajar-pelajar baru yang berkelayakan untuk mengikuti Program Sains Politik di Pusat. Bahagian ini juga bekerjasama rapat dengan Jabatan Perkhidmatan Awam dalam mendapat maklum balas berhubung keperluan graduan Sains Politik dan merancang pengunjuran yang bersesuaian dengan keperluan negara.

Setiap kakitangan akademik terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam tugas-tugas pentadbiran Program di peringat Pusat. Ketua Program juga adalah ahli Jawatankuasa Pengurusan Peringkat Pusat. Ini membolehkan isu-isu berkaitan Program dapat dibincangkan di peringkat lebih tinggi. Pada kebiasaannya, Jawatankuasa Pengurusan Pusat akan bermesyuarat sebulan sekali bagi memastikan perjalanan dan objektif program berjalan seperti yang dirancang. Setiap keputusan yang dibuat di peringkat Ketua Program perlu mendapat kelulusan Pusat dan Fakulti sebelum dibawa ke mesyuarat Senat. Dalam memastikan penglibatan pelajar dalam proses meningkatkan mutu pembelajaran, setiap pelajar diberi peluang untuk memberi penilaian terhadap keberkesanan kursus yang diikuti pada setiap hujung semester. Ini memberi ruang kepada mereka untuk memberi cadangan bagi tujuan meningkatkan mutu pengajaran agar kekal relevan dengan kehendak semasa.

Maklumat Berkenaan Standard Tinggi

8.1.5 Huraikan sistem jawatankuasa di jabatan dan bagaimana ia memanfaatkan perundingan dan maklum balas, di samping menimbangkan analisis keperluan pasaran dan unjuran kemampuan mendapatkan pekerjaan dalam proses pembangunan dan penyemakan program.

Di bawah Ketua Program Sains Politik, terdapat tiga (3) jawatankuasa utama iaitu Jawatankuasa Pengurusan Sains Politik, Jawatankuasa Penaksiran Soalan dan Jawatankuasa Pengajian Siswazah. Untuk melicinkan tugas-tugas pemantauan dan pelaksanaan Program dan aktiviti Program, beberapa unit jawatankuasa khusus ditubuhkan di bawah Jawatankuasa ini iaitu Unit Penyelidikan, Unit Penerbitan, Unit Kurikulum Prasiswazah, dan Unit Kurikulum Siswazah.

Unit-unit ini antara lain bertanggungjawab dalam pemantauan penyelidikan, penerbitan dan kurikulum siswazah dan prasiswazah. Bagi menjamin kelancaran Program, mesyuarat secara berkala diadakan. Setiap keputusan yang dicapai di dalam Unit dan Jawatankuasa ini akan dihebahkan di dalam mesyuarat Pusat yang dihadiri oleh semua pensyarah. Carta Organisasi Program Sains Politik adalah seperti dalam Lampiran 1, dipamerkan di Papan Notis Utama PPSPS. Ini sebagai pemberitahuan kepada semua kakitangan dan pelajar agar lebih jelas berkenaan struktur dan komponen penting pentadbiran Pusat amnya dan Program khususnya.

Jawatankuasa-jawatankuasa ini berperanan mengumpul maklumat pelajar, pihak berkepentingan (seperti ibubapa, organisasi kerajaan/swasta/NGO) dan membincangkan respon balas mereka untuk

153

diambil tindakan dari semasa ke semasa bagi memperbaiki program pengajian baik di peringkat siswazah mahupun prasiswazah. Perundingan dan maklum balas dalam mesyuarat semua Jawatankuasa di Pusat Pengajian membantu menambahbaik proses pembangunan dan penyemakan program.

8.1.6 Huraikan kedudukan perwakilan dan peranan staf akademik, pelajar dan pihak berkepentingan yang lain dalam pelbagai struktur governans dan jawatankuasa jabatan.

Pelajar

Pengerusi Pusat Pengajian dan Ketua Program akan mengadakan perjumpaan dengan semua pelajar Sains Politik sekurang-kurangnya sekali setiap semester untuk membincangkan isu dan segala permasalahan pelajar, mendapatkan maklum balas serta cadangan untuk penambahbaikan program.

Pihak Berkepentingan

Penglibatan pihak berkepentingan boleh dilihat melalui aktiviti penambahbaikan Program yang dinilai oleh penilai antarabangsa dan pakar akademik antarabangsa.

Lawatan ahli akademik ke premis latihan industri pelajar juga membolehkan input dari majikan disalurkan terus kepada ahli Pusat Pengajian.

Staf Akademik

Kehadiran staf akademik sebagai ahli Jawatankuasa yang terdapat di Pusat Pengajian dan Mesyuarat Pusat Pengajian membolehkan hal akademik, polisi dan maklum balas diberi dan diutarakan. Urusan akademik boleh diputuskan dan dibawa kepada mesyuarat yang lebih tinggi hingga ke tahap Fakulti dan Senat universiti. Isu berkaitan penentuan polisi yang diputuskan oleh pihak atasan akan disebarkan dan maklum balas boleh disalur dalam Mesyuarat Pusat Pengajian dan Fakulti. Rujuk minit Mesyuarat Pusat Pengajian dan Fakulti.

8.2 Kepimpinan Akademik Program


8.2.1 Jelaskan proses pelantikan dan jadual tugas pemimpin akademik dalam jabatan. Nyatakan nama, kelayakan dan pengalamannya.

Kriteria pelantikan Ketua Program adalah berdasarkan pencalonan daripada ahli dalam kalangan pusat pengajian melalui undi menerusi Sistem Pencalonan Jawatan Pentadbiran yang boleh diakses di alamat berikut: http://www.ukm.my/calon. Senarai nama mereka yang

154

http://www.ukm.my/calon.%20

dicalonkan untuk memegang jawatan oleh ahli-ahli dalam sesuatu pusat pengajian seterusnya akan dibawa ke Mesyuarat Pengurusan Fakulti yang dipengerusikan oleh Dekan. Mereka yang dicalonkan untuk memegang jawatan perlu mengisi borang kompetensi dan seterusnya dinilai oleh ahli Jawatankuasa di peringkat Fakulti. Pihak Fakulti seterusnya akan memilih seorang calon yang dirasakan layak untuk mengisi kekosongan jawatan berkenaan berdasarkan pengalaman dan kelayakan akademik yang dimiliki dan seterusnya memanjangkan nama yang layak ke Pejabat Pendaftar untuk mendapat pengesahan daripada Naib Canselor dalam Mesyuarat Pengurusan Universiti. Mereka yang terpilih untuk memegang jawatan akan dilantik selama tempoh 3 tahun untuk pelantikan pertama.

Di peringkat Pusat Pengajian, Pengerusi Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi disandang oleh Prof. Dr. Nordin Hussin yang mempunyai kelayakan akademik Ph.D dari University of Leiden, Belanda. Manakala Ketua Program Sains Politik pula disandang oleh Prof. Madya Dr. Mohammad Agus Yusoff yang mempunyai kelayakan akademik Ph.D dari University of Mancheter. Beliau telah dilantik sebagai Ketua Program oleh Naib Canselor Universiti Kebangsaan Malaysia sejak 31 Mac 2007 hingga Mac 2012.

Ketua Program ialah seorang tenaga akademik yang dipilih berdasarkan kepakaran dan kebolehan melaksana dan memantau program dengan licin termasuk mengadakan sistem kaunseling akademik dan bimbingan. Seorang Ketua Program bertanggungjawab ke atas satu program sama ada yang dijalankan dalam kampus atau melalui PJJ atau Kembangan. Tugas dan tanggungjawab Ketua Program adalah:

i. Mengurus dan memantau pelaksanaan program pengajian.ii. Mencadangkan kursus-kursus untuk ditawarkan.iii. Memantau hal-hal akademik seperti penyelidikan,

penyediaan soalan peperiksaan, perjalanan peperiksaan dan laporan keputusan peperiksaan.

iv. Mengenal pasti kursus-kursus elektif yang akan ditawarkan kepada pelajar-pelajar di luar program.

v. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Program yang

155

dianggotai oleh tenaga akademik yang terlibat dalam pengendalian sesuatu program pengajian.

vi. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Penyelaras Markah Peperiksaan Program.

vii. Mengurus hal-hal logistik pelaksanaan program pengajian (jadual, ruang pensyarah, peperiksaan dan pemarkahan dan sebagainya).

viii. Memantau pencapaian pelajar ke arah pengijazahan.ix. Menyimpan maklumat mengenai program bagi tujuan

penilaian/audit program.x. Menilai dan memantau prestasi kakitangan akademik dalam

program yang berkait.

8.2.2 Huraikan struktur pengurusan program akademik dengan menunjukkan tanggungjawab setiap individu yang terlibat dalam struktur tersebut.

Struktur pengurusan program akademik di Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi telah pun dijelaskan di 8.1.1, iaitu di peringkat Pusat, ia diketuai oleh seorang Pengerusi Pusat. Di bawah Pusat Pengajian, terdapat tiga program iaitu Program Sejarah, Program Sains Politik dan Program Strategi dan Hubungan Antarabangsa yang masing-masingnya diketuai oleh seorang Ketua Program. Di bawah Ketua Program ialah pensyarah yang bertanggungjawab dalam mengajar kursus berdasarkan kepakaran sub-bidang masing-masing.

Selain itu, tugas dan tanggungjawab Ketua Program adalah:Ketua Program ialah seorang tenaga akademik yang dipilih berdasarkan kepakaran dan kebolehan melaksana dan memantau program dengan licin termasuk mengadakan sistem kaunseling akademik dan bimbingan. Seorang Ketua Program bertanggungjawab ke atas satu program sama ada yang dijalankan dalam kampus atau melalui PJJ atau Kembangan. Tugas dan Tanggungjawab Ketua Program telah pun dinyatakan di 8.2.1 di atas.

Semua kakitangan akademik program mengambil bahagian dalam governans dan kepimpinan Program Sains Politik sama ada secara langsung atau tidak langsung dalam membantu Ketua Program melaksanakan tugas. Wakil program terlibat dalam jawatankuasa-jawatankuasa di peringkat Pusat Pengajian dan Fakulti seperti Jawatankuasa Penerbitan Pusat Pengajian, Jawatankuasa Kecemerlangan Pelajar FSSK, Malam Mesra FSSK, Jawatankuasa Penyelidikan, Jawatankuasa Seminar dan sebagainya. Lihat lampiran 1 untuk Carta Struktur Organisasi Pusat dan Program.

8.2.3 Nyatakan tatacara dan kriteria pemilihan, pelantikan dan penilaian kepimpinan akademik dalam program.

Tatacara pemilihan dan pelantikan kepimpinan akademik dalam program dimulai dengan pencalonan di peringkat Pusat Pengajian. Kriteria pemilihan Pengerusi Pusat Pengajian dan Ketua Program adalah berdasarkan tempoh bertugas, sah dalam jawatan, dan kepakaran sub-

156

bidang.

Dalam proses pelantikan pentadbir akademik, pencalonan dibuat oleh ahli Pusat Pengajian, perakuan dilakukan oleh Dekan dan seterusnya dengan persetujuan Naib Canselor untuk dilantik secara formal.

Bagi Pengerusi dan ahli Jawatankuasa peringkat Pusat Pengajian, pencalonan dibuat oleh Jawatankuasa Pengurusan Pusat Pengajian, perakuan dan pelantikan dilakukan oleh Pengerusi Pusat.

Pemilihan Pengerusi dan ahli Jawatankuasa adalah berdasarkan kepakaran sub-bidang.

Prestasi Pengerusi Pusat Pengajian dinilai oleh Dekan dan Timbalan Dekan Fakulti. Manakala prestasi Ketua Program dinilai oleh Timbalan Dekan Fakulti dan Pengerusi Pusat Pengajian. Semua penilaian prestasi pentadbir adalah merujuk kepada garis panduan yang disediakan oleh pihak pentadbiran UKM menerusi Sistem Maklumat Penilaian Kakitangan, yang berkaitan dengan misi dan objektif jangka panjang UKM.

8.2.4 Huraikan hubungan antara kepimpinan program dan kepimpinan Pemberi Pendidikan Tinggi dalam hal-hal seperti pengambilan dan latihan, kemasukan pelajar, serta peruntukan sumber dan proses membuat keputusan.

Pengambilan dan latihan kakitangan dikawal dan diuruskan oleh Jabatan Pendaftar UKM. Di tahap Pusat Pengajian, pihak pengurusan akan memaklumkan dan mencadangkan kepada pengurusan Fakulti untuk kelulusan sekiranya memerlukan kakitangan tambahan sama ada staf akademik atau bukan akademik.

Sekiranya memenuhi syarat yang ditetapkan oleh universiti dan JPA dan diluluskan oleh kepimpinan Fakulti, cadangan/calon akan dibawa ke tahap pengurusan universiti untuk proses seterusnya.

Keperluan latihan kakitangan adalah atas inisiatif kakitangan secara individu. Sekiranya perlu, kepimpinan Program akan mencalonkan nama staf tertentu untuk tujuan mengikuti latihan sama ada yang dianjurkan oleh UKM atau organisasi luar.

Kepimpinan Pusat Pengajian sentiasa memberi ingatan dan menggalakkan kakitangan dalam setiap perjumpaan untuk meningkatkan diri masing-masing bagi memastikan pelaksanaan program berjalan lancar.

Pengambilan dan kemasukan pelajar ke program Sarjana Sains Politik/Sarjana Falsafah/Doktor Falsafah dikawal oleh Pusat Pengurusan Siswazah melalui proses pemilihan yang berdasarkan meritokrasi. Rujukan utama kemasukan pelajar adalah berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh KPT dan UKM untuk kemasukan ke UKM.

Latihan pelajar adalah berdasarkan aktiviti formal yang perlu

157

diselesaikan oleh pelajar melalui keperluan setiap kursus yang diambil.

Peruntukan sumber, sama ada dari segi agihan pengajaran atau keperluan infrastruktur lain untuk program diatur di peringkat Pusat Pengajian, disahkan dalam Mesyuarat Pusat Pengajian, dan diperaku di peringkat Fakulti tertakluk kepada peruntukan yang ada.

Proses pembuatan keputusan di peringkat Pusat Pengajian dilakukan oleh setiap Jawatankuasa, diperaku oleh Pengerusi Pusat Pengajian dan disahkan dalam Mesyuarat Pusat Pengajian. Pembuatan keputusan yang memerlukan keputusan atau tindakan pihak yang lebih tinggi akan dibawa kepada kepimpinan Fakulti sebelum dibawa kepada kepimpinan Universiti. Kepimpinan di tahap Pusat Pengajian melaksanakan dasar universiti yang telah ditetapkan oleh UKM.


8.2.5 Huraikan bagaimana prestasi pemimpin program dinilai secara berkala.

Prestasi pimpinan program dinilai setiap tahun melalui sistem SPPU berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh UKM:

untuk pentadbir seperti Pengerusi Pusat Pengajian dan Ketua Program adalah berdasarkan peratusan markah yang lebih tinggi diagihkan untuk tugas pentadbiran berbanding tugas yang lain.

untuk staf akademik bukan pentadbir berdasarkan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) yang dicadangkan sendiri oleh individu dengan persetujuan Pengerusi Pusat Pengajian di mana peratusan umum adalah 50% untuk aktiviti penyelidikan (termasuk penerbitan dan persidangan), 30% untuk aktiviti pengajaran dan pembelajaran dan 20% untuk aktiviti khidmat masyarakat.

untuk staf bukan akademik berdasarkan SKT yang dicadangkan sendiri oleh individu dengan persetujuan Pengerusi Pusat Pengajian.

8.2.6 Tunjukkan bagaimana pemimpin program membina satu persekitaran yang mampu melahirkan inovasi dan kreativiti di jabatan.

Kepimpinan Pusat Pengajian menyediakan persekitaran yang sesuai menerusi perancangan dan penambahbaikan dalam infrastruktur dan kemudahan di Pusat Pengajian yang dikawalselia oleh pihak Kedekanan. Bagi membina persekitaran yang kondusif bagi melahirkan inovasi dan kreativiti, kepimpinan Pusat Pengajian sentiasa terbuka dalam menerima pandangan dan komen ahli sama ada secara rasmi atau tidak rasmi dalam setiap mesyuarat dan perjumpaan lain. Segala pandangan dan cadangan yang perlu kepada keputusan kepimpinan yang lebih tinggi

158

akan dibawa kepada mesyuarat berkaitan untuk tindakan.

Selain itu, kepimpinan Program juga mewujudkan Jawatankuasa Penyelidikan, Persidangan, Penerbitan, ICT dan Pembangunan dan Hubungan Antarabangsa, Publisiti dan Protokol dan juga menggalakkan ahli Pusat Program melakukan penyelidikan pasca kedoktoran, bercuti sabatikal dan menjadi ahli badan pertubuhan ahli Sains Politik seperti IPSA dan APSA untuk melahirkan inovasi dan kreativiti dalam bidang kepakaran masing-masing.

Di peringkat Pusat Pengajian pula, Pengerusi Pusat mengadakan perbincangan dengan ahli Pusat bagi menyediakan laluan kerjaya masing-masing supaya ahli Pusat akan berusaha untuk menerbit, menyelidik dan menulis bagi memastikan mereka dinaikkan pangkat masing-masing.

8.3 Staf Pentadbiran dan Pengurusan


8.3.1 Huraikan struktur staf pentadbiran yang menyokong program.

Program dibantu dalam perkara-perkara akademik oleh kakitangan sokongan di pejabat am Pusat Pengajian bagi melicinkan perjalanan pentadbiran di bawah penyeliaan Ketua-ketua Program dan Pengerusi Pusat Pengajian. Mesyuarat atau perbincangan secara tidak formal diadakan dari semasa ke semasa bagi melicinkan lagi pentadbiran program. Agihan sumber dan saiz staf pentadbiran dipantau dan bergantung kepada bilangan pelajar bagi setiap program bersama beban kerja-kerja pentadbiran yang lain.

Bagi PPSPS, staf sokongan adalah seramai sembilan orang, iaitu seorang pembantu tadbir kepada Pengerusi Pusat, lima orang kerani yang masing-masingnya menjaga Program Sejarah, Program Politik, Program Strategi dan Hubungan Antarabangsa, Program Pengajian Siswazah dan seorang kerani khusus untuk menjaga pentadbiran dan kewangan. Selebihnya adalah seorang kerani untuk menjaga makmal lisan, seorang juruteknik komputer dan seorang pembantu am rendah. Bilangan lengkap staf pentadbiran Pusat Pengajian dapat dilihat dari Jadual di bawah:

Staf Pentadbiran Program

Jawatan Bilangan KakitanganPembantu Tadbir (Kesetiausahaan) 1Pembantu Tadbir (Perkeranian) 5Pembantu Makmal 1Juruteknik Komputer 1Pembantu Am Rendah 1

159

8.3.2 Jelaskan bagaimana bilangan staf pentadbiran ditentukan mengikut keperluan program dan kegiatan-kegiatan lain. Huraikan proses dan tatacara pengambilan. Nyatakan terma dan syarat perkhidmatan.

Bilangan staf pentadbiran ditentukan oleh Pusat Pengajian berdasarkan kepada keperluan program dan kegiatan lain. Setelah berbincang dengan pejabat Kedekanan, khususnya Ketua Penolong Pendaftar, perkara ini dimajukan oleh Kedekanan kepada Pejabat Pendaftar. Pihak Pendaftar kemudiannya akan membuat pembentangan kepada JPA bagi tujuan pengesahan. Setelah diluluskan, pihak universiti akan memulakan proses dan prosedur pengrekrutan.

Proses dan prosedur pengrekrutan, terma dan syarat perkhidmatan bagi pengrekrutan staf pentadbiran adalah menurut prosedur Jabatan Perkhidmatan Awam. Bilangan dan jawatan pentadbiran Pusat Pengajian ditunjukkan dalam Jadual di 8.3.1.

8.3.3 Nyatakan bilangan yang diperlukan dan yang sedia ada, kategori jawatan dan kelayakan minimum staf bukan akademik untuk program ini.

Hingga setakat ini, Pusat Pengajian mempunyai bilangan staf bukan akademik yang mencukupi. Apa yang perlu bagi meningkatkan kecekapan penyampaian Pusat Pengajian ini adalah meningkatkan lagi tahap kecekapan dan komitmen serta disiplin staf yang sedia ada.

Staf Bukan Akademik Program Kategori Jawatan Bilangan

DiperlukanBilangan Semasa

Kelayakan Minimum

1 N17/N22 (KUP) - 6 SPM2 Pembantu Makmal - 1 SPM3 Juruteknik Komputer - 1 SPM4 Pembantu Am

Rendah- 1 Darjah 6

8.3.4 Kemukakan nama, kelayakan akademik, tanggungjawab semasa dan maklumat lain yang berkenaan bagi setiap staf yang membantu dalam program ini.

Nama, kelayakan akademik, tanggungjawab semasa dan maklumat berkenaan setiap staf yang membantu dalam Program ini adalah seperti Jadual di bawah.

Nama Kepakaran/Penyelidikan Kelulusan dan Bidang1 En. Jamaie Hj Hamil Politik Malaysia dan

Sosisologi PolitikB.A (Hassanuddn), M.A (Universiti Malaya)

2 Puan Mahfudzah Mustafa

Politik Perbandingan dan Hubungan Antara-bangsa

B.A (California State Sanoma), M.A (California

160

State, San Jose)3 Prof Madya Dato’ Dr.

Mohammad Agus Yusoff

Federalisme/Politik Malaysia/Pilihan Raya

B.A. Hons. Universiti Malaya; M.Econs (Politik), PhD (Politik) University of Manchester

4 Prof. Madya Dr. Mohd Rizal Mohd Yaakop

Keselamatan dan Politik, Dasar Luar dan Politik Alam Sekitar

B.A, M.Sc (UIA), PhD (Hull) Politik

5 En. Muhamad Nadzri Mohamed Noor

Politik Malaysia, Pilihan Raya dan Pembangunan Politik

B.A (UiTM), MA (UKM)

6 Dr. Muhamad Takiyuddin Ismail

Falsafah dan Teori Politik SMSa (UKM), M.A (Sheffield) PhD (USM)

7 Prof. Madya Dr. Rashila Ramli

Pembangunan Politik, Demokrasi, Governans dan Gender

B.Sc (Western Illinois), MBA, PhD (Northern Arizona)

8. En. Russli Hj Kamaruddin

Falsafah dan Teori Politik B.A (UIA), M.A (McGill)

9 Prof. Madya Dato’ Dr. Samsu Adabi Mamat

Pemikiran Politik Islam dan Minoriti Islam

B.A (UKM), SPI (UKM), PhD (Tamadun Islam) Universiti Malaya

10 Prof. Madya Dr Sity Daud

Ekonomi Politik dan Pembangunan Politik

BA (Flinders), MA (London), PhD (UKM)

Ketua Program dibantu oleh kerani pentadbiran Pusat yang dilantik khusus untuk membantu dalam tugas-tugas perkeranian berkaitan Program Sains Politik. Kerani pentadbiran berfungsi untuk mencatat dan merekodkan minit-minit mesyuarat Program Sains Politik di samping menyelia, menyimpan dan mengemaskini fail-fail dokumen berkaitan Program Sains Politik. Kakitangan sokongan ini diselia oleh Penolong Pendaftar (peringkat Fakulti) dan/atau oleh Ketua Kerani (peringkat Pusat) bagi memantau pelaksanaan kurikulum masing-masing. Buat masa kini, terdapat seorang kerani yang bertangunggjawab khusus kepada tugas-tugas perkeranian bagi Program Sains Politik. Bagaimanapun kerani ini juga dibantu dari semasa ke semasa oleh 5 orang kerani dan seorang Ketua Kerani Pusat.

Bil. Nama Kelayakan

Tanggungjawab Semasa

1. Paridah Ahmad SPM Membantu Pengerusi Pusat mengurus soal pentabiran pejabat PPSPS dan berhubung dengan jabatan lain bagi pihak Pengerusi Pusat dari semasa ke semasa

1. Ismail Saleh SPM Membantu Ketua Program Sains Politik Menguruskan Program Prasiswazah

2. Lizahwati Chumati

SPM Membantu Ketua Program Strategi Menguruskan Program Prasiswazah

3. Zounidah Ishak SPM Membantu Ketua Program Sejarah Menguruskan Program Prasiswazah

4. Ishak Selamat SPM Menguruskan Program Siswazah bagi ketiga-tiga Program di Pusat

5. Siti Mariah Alias STPM Menguruskan Makmal Lisan, Jurnal Jebat

161

dan juga Bilik Sumber Pusat Pengajian6. Noor Azian

SadaliSPM Membantu Pengerusi Pusat Menguruskan

Cuti Staf Pusat, Pembelian dan Kewangan Pusat

8. Muhammad Shafie Jamaan

SPM Membantu Pengerusi Pusat dan Tiga Program lain dalam soal teknikal, alat bantu mengajar dan juga pengurusan komputer

9. Fauzi Mohd Zain

Darjah 6

Membantu pengurusan Pusat Pengajian dari segi menghantar surat dan juga hal-hal lain yang diarahkan oleh Pengerusi Pusat dari semasa ke semasa

8.3.5 Nyatakan mekanisme dan tatacara pemantauan dan penilaian prestasi staf, yang bertujuan memastikan pengagihan tugas dan tanggungjawab yang saksama, dan pengagihan ganjaran.

Setiap kakitangan diminta membuat Sasaran Kerja Tahunan pada setiap awal tahun. Matlamat ini akan dinilai oleh Pengerusi Pusat bagi menentukan sama ada ia boleh dicapai, realistik dan mencukupi. Pada penghujung tahun, dua penilai (termasuk Pengerusi Pusat) akan menilai prestasi kakitangan berdasarkan pencapaian dan sasaran yang dicapai. Pusat akan memilih kakitangan yang memenuhi kriteria yang ditetapkan untuk penganugerahan khidmat cemerlang. Nama kakitangan yang dicalonkan ini akan diserahkan kepada Fakulti untuk persetujuan. Setiap kakitangan dalam semua peringkat pentadbiran dan hierarki pengurusan mempunyai peluang yang sama untuk mendapat anugerah khidmat cemerlang.

Prestasi kakitangan pentadbiran dan pengurusan dinilai setiap tahun melalui proses penilaian SKT (Sasaran Kerja Tahunan). Kakitangan yang memenuhi kriteria ditetapkan akan dipertimbangkan untuk kenaikan gaji atau anugerah khidmat cemerlang dan juga prospek kenaikan pangkat.

8.3.6 Huraikan proses dan tatacara pengurusan disiplin staf.

Terdapat beberapa cara dilakukan untuk memantau disiplin kerja dalam kalangan kakitangan Pusat. Salah satunya ialah dengan memantau kehadiran ke pejabat secara online. Menerusi maklum balas formal dan tidak formal dari semasa ke semasa, kualiti dan kuantiti kerja diselia dan dipantau. Bagi kes-kes disiplin yang serius akan dirujuk kepada Penolong Pendaftar. Di peringkat ini Penolong Pendaftar akan mengeluarkan surat teguran atau Dekan akan panggil staf berkenaan berbincang atau memberi teguran verbal untuk mengatasi masalah yang ada. Sekiranya gagal diatasi di peringkat Fakulti, maka kes-kes ini akan dirujuk ke Jawatankuasa Disiplin Universiti.

Apabila sampai ke peringkat Universiti, Pejabat Pendaftar akan mengeluarkan surat tunjuk sebab lagi dan selepas itu Jawatankuasa Tatatertib Universiti akan bersidang bagi membincangkan kes disiplin yang dihadapi oleh staf berkenaan.

162

8.3.7 Nyatakan mekanisme untuk latihan dan kemajuan kerjaya yang terdapat di jabatan.

Latihan kakitangan

Adalah menjadi keperluan penting untuk memastikan setiap kakitangan akademik dan pentadbiran memantapkan kuantiti dan kualiti kerja mereka. Untuk itu, setiap kakitangan akademik dan pentadbiran dihantar untuk mengikuti kursus-kursus latihan anjuran Fakulti dan Universiti termasuk kursus PTK dan bengkel berkaitan etika kerja, komunikasi dan kemahiran teknologi maklumat, pengurusan mesyuarat dan pentadbiran, pengurusan masa dan kualiti. Pada dasarnya, kursus dan bengkel yang dijalankan mampu meningkatkan prestasi kakitangan pentadbiran dan pengurusan di dalam mengurus program di peringkat Pusat. Setiap kursus yang dihadiri diambil kira dalam penilaian untuk kenaikan pangkat. Permohonan mengikuti latihan dan kursus boleh dicapai di alamat: http://ewarga.ukm.my/eSPeL.

Sistem Aduan Dalaman

Sistem Aduan Dalaman Kakitangan adalah satu sistem atas talian yang membolehkan kakitangan mengemukakan aduan atau sebarang bentuk cadangan kepada jabatan. Pihak fakulti dan jabatan berkenaan akan mengambil tindakan terhadap aduan dan membuat laporan tentang tindakan yang perlu diambil oleh universiti.

Keselamatan Kerja Dan Kesihatan Kakitangan

UKM mempunyai dasar berhubung dengan keselamatan kerja dan kesihatan kakitangan. Tujuannya adalah untuk menyediakan persekitaran kerja yang selamat dan sihat melalui budaya kerja yang dirancang rapi.

8.3.8 Huraikan bagaimana jabatan membuat penilaian prestasi secara berkala terhadap staf pentadbiran dan pengurusan program.

Penilaian prestasi secara berkala terhadap staf pentadbiran dan pengurusan program dibuat melalui SPPU. Penilaian dibuat berdasarkan pencapaian SKT masing-masing dan bukti lain yang telah ditetapkan di tahap universiti. Penilaian ini dibuat secara bertahap. Di tahap awal, staf perlu menyatakan SKT masing-masing dan kemudiannya Penilai 1 akan mengesahkan SKT yang dibuat oleh staf sama ada dengan atau tanpa pembetulan. Apapun sebarang pindaan yang hendak dibuat oleh penilai kepada SKT yang ditetapkan oleh kakitangan hendaklah melalui perbincangan dengan staf berkenaan terlebih dahulu.

Tahap kedua dilakukan pada hujuang tahun apabila Penilai 1 akan

163

http://ewarga.ukm.my/eSPeL

memberi markah penilaian kepada prestasi staf yang dinilai. Markah Penilai 1 ini kemudiannya akan disahkan oleh Penilai II sama ada dengan pengurangan atau penambahan markah yang diberikan oleh Penilai I.


8.3.9 Huraikan rancangan latihan untuk staf pentadbiran dan pengurusan dan tunjukkan bagaimana rancangan latihan ini dapat memenuhi keperluan khusus dan masa depan program.

Semua staf pentadbiran dan pengurusan program terlibat secara langsung dari semasa ke semasa dalam penambahbaikan program yang memenuhi keperluan khusus dan masa depan program iaitu dengan mengikuti latihan yang sesuai. Contohnya ialah bagi latihan asas, staf pentadbiran mengikuti kursus mengurus masa dan mengurus fail. Hasilnya staf dapat berkhidmat dengan baik dan memahami budaya kerja cemerlang yang dikehendaki oleh Universiti dan juga dapat menyimpan maklumat secara saintifik. Staf pengurusan juga ada mengikuti kursus lain yang dianjurkan oleh Unit Latihan, Pejabat Pendaftar seperti kursus mengurus tekanan dan lain-lain lagi kursus.

Tujuan staf mengikuti kursus ini adalah bagi meningkatkan lagi kecekapan dan menambaik baik pengurusan Pusat dan Program. Justeru menyedari bahawa mengikuti kursus adalah penting untuk kebaikan kakitangannya, maka Universiti menetapkan staf perlu melengkapi kursus sekurang-kurangnya 42 jam bersamaan dengan 7 hari setahun. Bagi mengikuti kursus ini, staf perlu membuat permohonan latihan melalui eSpel.

8.4 Rekod Akademik


8.4.1 Nyatakan dasar berhubung penyimpanan dan pelupusan rekod staf akademik dan pelajar dengan cara yang selamat di peringkat jabatan dan tunjukkan konsistensi dasar ini dengan dasar Pemberi Pendidikan Tinggi.

Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi mempunyai dasar dan amalan yang jelas berhubung dengan hal ehwal keselamatan rekod pelajar dan staf akademik. Rekod pelajar dan pensyarah diletakkan secara tersusun di dalam fail dan disimpan di dalam almari yang berkunci mengikut piawaian ISO2001—penyimpanan fail kursus. Almari berkunci berkenaan diletakkan di dalam pejabat am Pusat Pengajian. Fail berkenaan hanya boleh diakses melalui kerani yang diamanahkan dan ditugaskan untuk tujuan tersebut. Para pelajar tidak dibenarkan memasuki ruang dalaman pejabat dan hanya berurusan di bahagian kaunter pejabat yang telah disediakan bagi urusan-urusan harian tertentu.

164

Rekod staf akademik dan pelajar ini kemudiannya akan dilupuskan setelah sepuluh tahun disimpan oleh Pusat Pengajian. Sebelum melupuskan dokumen ini, kakitangan Pusat Pengajian yang bertanggungjawab dalam hal ini akan terlebih dahulu mengisi Borang Pelupusan Rekod Pensyarah dan Pelajar. Setelah disahkan oleh Pengerusi Pusat, rekod ini akan dimasukkan ke dalam shredding machine dan dilupuskan.8.4.2 Huraikan bagaimana jabatan memastikan hak peribadi

individu dan kerahsiaan rekod.

Para pelajar dan pensyarah yang ingin mendapatkan maklumat tertentu yang disimpan di dalam almari Pusat Pengajian hendaklah mendapat kebenaran Pengerusi Pusat dan seterusnya kerani yang bertanggungjawab menyimpan maklumat dan data-data berkenaan. Amalan ini adalah jelas bagi memastikan maklumat-maklumat yang disimpan dijaga dengan baik bagi tujuan keselamatan rekod.

Maklumat penyelidikan kakitangan akademik juga dikumpul secara elektronik. Maklumat ini boleh diakses oleh pihak yang berwajib bagi tujuan pemantauan penyelidikan di peringkat Fakulti dan juga Universiti.

Rekod akademik pelajar dan kakitangan akademik disimpan secara atas talian di dalam: Rekod Akademik Pelajar dan Kakitangan PPSPS. Setiausaha Pengerusi bertanggungjawab yang menyimpan dan ada capaian terhadap rekod setiap individu. Untuk keterangan lain tentang pihak yang bertanggungjawab memastikan kerahsiaan rekod akademik dan peribadi, lihat Jadual di bawah:

Nota: PPP : Pusat Perkembangan Pelajar, PPPI : Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi JPP : Jabatan Pengurusan Pembangunan


8.4.3 Huraikan dasar jabatan berhubung semakan ke atas keselamatan rekod dan rancangan untuk penambahbaikan.

Pengumpulan maklumat secara elektronik adalah bergantung sepenuhnya kepada sistem teknologi maklumat yang dibangunkan dan

165

RekodPemilikan

1. Rekod Maklumat Kakitangan Pendaftar2. Rekod Maklumat Pelajar Pendaftar3. Rekod Penilaian Prestasi Pensyarah Pendaftar4. Rekod Pencapaian Pelajar Pendaftar5. Rekod Penilaian Kompetensi Generik Pelajar PPP6. Rekod Penyelidikan Universiti PPPI7. Rekod Penggunaan Ruang Akademik JPP8. Rekod penilaian pensyarah dan kakitangan

bukan akademikPendaftar

9. Rekod Maklumat Kewangan Bendahari

dikawal selia oleh pihak PTM. Oleh yang demikian, pengawasan keselamatan dan kerahsiaan maklumat elektronik ini adalah di bawah tanggungjawab pihak PTM yang telah menerima pengiktirafan ISO 9001/2000.

Polisi semakan rekod dan rancangan untuk penambahbaikan bagi menjamin keselamatan maklumat adalah seperti yang termaktub di dalam dokumen ISO pihak PTM.

Sementara keselamatan dokumen yang disimpan di peringkat Pusat Pengajian Sejarah, Politik dan Strategi adalah dinyatakan di dalam dokumen ISO dan Pengurusan.

166

bidang 8: kepimpinan, governans dan …spdukm.ukm.my/fssk/pjbtdekan... · web view8.1 governans...

Documents