unit jaminan kualiti fakulti sains sosial dan...

UNIT JAMINAN KUALITI FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN

2 UNIT JAMINAN KUALITI

FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN

Pusat Jaminan Kualiti ( PJK ) ditubuhkan secara rasmi pada 10 Februari 2011 setelah

diluluskan oleh Lembaga Pengarah UKM Bil. 1/2011.

Sebelum penubuhannya semua aktiviti kualiti UKM dikendalikan oleh Bahagian Jaminan

Kualiti iaitu di bawah pentadbiran Pusat Perancangan Korporat dan Kualiti (PPKK).

Penubuhan PJK adalah selaras dengan cadangan Panel Penilai Audit Institusi MQA ke

atas UKM pada 22-26 Mac 2010 di mana UKM telah berjaya diberikan status

Swaakreditasi (self-accreditation) berkuatkuasa 29 April 2010.

◊ Hasil Audit, Panel MQA telah mencadangkan supaya UKM menilai semula Sistem

Jaminan Kualiti (QA Systems) sedia ada dan mengambil langkah supaya proses

kualiti lebih telus dan berintegriti di semua peringkat.

◊ MQA juga mengesyorkan supaya UKM menubuhkan Pusat Jaminan Kualiti (Quality

Assurance Division) untuk memastikan Sistem Jaminan Kualiti UKM lebih terancang

dan berkesan.

2 major components:

Ends are goals

◊ This is reflected in vision statement, mission statements, long-term objectives/goals and targets (sasaran)

Means are basically the ways of achieving the ends

◊ This is reflected in terms of strategies

3

UNIT JAMINAN KUALITI



Bagi melaksanakan proses jaminan kualiti yang sistematik dan berkesan,

setiap proses teras disokong oleh:

1. pangkalan data operasi proses berkenaan dan sistem maklum balas

yang mengumpul maklum balas pelanggan dan pihak berkepentingan

2. proses penilaian dan penandaarasan bagi mengukur hasil yang

diperoleh dan memastikan objektif dan sasaran dipenuhi,

3. penambahbaikan berterusan dalam memantapkan proses,

menghapus dan mencegah segala kelemahan dan ketidakpatuhan yang

ditemui.



• Unit Pengurusan Kualiti FSSK telah ditubuhkan

pada Julai 2007.

• Unit Pengurusan Kualiti telah ditukar namanya

kepada Unit Jaminan Kualiti dan Ketua Pengurus

Kualiti telah ditukar kepada Ketua Jaminan Kualiti

pada 2011.



• Objektif Unit Jaminan Kualiti FSSK adalah :

Mengurus dan memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti PPPS

mematuhi piawaian ISO di semua peringkat di Universiti dan Fakulti.

Memantau dan menilai kursus prasiswazah untuk kitar setiap semester/ sesi

pengajian.

Memantau prestasi dan akreditasi untuk kitar penuh (3-5 tahun tertakluk

kepada kelulusan senat ).

Memantau dan menilai program siswazah penyelidikan untuk setiap semester

/ sesi pengajian

Memastikan aktiviti Unit Jaminan Kualiti yang dirancang dalam Takwim Aktiviti

Tahunan dilaksanakan.

Menilai maklumbalas pihak berkepentingan dan mencadangkan penambahbaikan.

Menanamkan penghayatan budaya kualiti setiap warga Fakulti



KUALITI SEBAGAI BUDAYA KERJA



TRANSFORMASI KE ARAH BUDAYA KERJA BERKUALITI



MEMBUDAYAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PINTAR



Unit Jaminan Kualiti telah menyediakan satu kerangka

dan peta jalan sebagai panduan dan penanda aras

untuk Fakulti.

Kerangka dan Peta Jalan UJK mempunyai 3 fasa dan

akan berjalan selama 3 tahun dari tahun 2012 hingga

2015.

a) Fasa permulaan (Jun 2012 – Jun 2013 )

b) Fasa Pengisian (Julai 2013 – Julai 2014 )

c) Fasa Optimum (Ogos 2014 – 2015 )



Setiap fasa memakan masa selama setahun

berasaskan 6 tunggak perlaksanaan Unit Jaminan

Kualiti

Setiap tunggak ini mempunyai fokus aktiviti yang akan

dilaksanakan fasa demi fasa.



PANGKALAN DATA PINTAR ,

PEMBUAT KEPUTUSAN & PENGURUSAN

1. STRUKTUR PENGURUSA

N DATA FAKULTI

2.STRUKTUR JAMINAN KUALITI

3. AUDIT

4.BENGKEL

5. KURSUS

6. PENYELIDIKAN & PERSIDANGAN



• Berikut adalah fokus aktiviti yang akan dan telah dilaksanakan mengikut fasa :

1. Struktur Pengurusan Data Fakulti memberi tumpuan kepada Sistem Pengurusan Dokumen (SPDFSSK)

2. Struktur Jaminan Kualiti memberi tumpuan kepada memperkukuhkan Unit Jaminan Kualiti dan membudayakan kualiti sebagai satu budaya kerja di dalam Fakulti.

3. Audit memberi tumpuan kepada Audit Kendiri, Audit COPPA, Audit SIRIM

4. Bengkel memberi tumpuan kepada Siri- siri Bengkel yang melibatkan kualiti dan Pensijilan 5S

5. Kursus memberi tumpuan kepada penglibatan kakitangan Fakulti dalam kursus dan latihan.



• Sumber Kewangan

• Sumber Manusia terlatih dan mahir

• Infrastruktur dan Prasarana yang Kondusif

• Latihan dan Kursus

INPUT

• Mesyuarat

• Bengkel

• Kursus

• Latihan

• Forum

• Pemerkasaan

PROSES

• SPDFSSK

• 5S- Fasa Pertama

• Audit Dalaman pada

• Audit Kendiri pada

• Bengkel COPPA pada 17&18 Oktober 2012

• Anugerah & Pengiktirafan

• Penerbitan UJK • Canvas stategy

• Laporan Pra-Bengkel

• Laporan Pensrukturan semula FSSK

• Buletin UJK

• Laman Web UJK

• Kajian Pengesanan Graduan Fakulti 2012

• Facebook & Twitter Fakulti

OUTPUT



SASARAN PERNYATAAN

STRATEGI

PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018

)

SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1

(JAN-MAC)

SUKU 2

(APR-JUN)

SUKU 3

(JUL-SEPT)

SUKU 4

(OKT-DIS)

J F M A M J J A S O N D

1.Perancangan

Jadual

Pelaksanaan

Audit Dalam

Secara Berkala :-

i) MS ISO

9001:2008 SPK

PPPS

a) Persediaan

menghadapi Audit

Dalaman :

-Melaksanakan

Penilaian Kendiri

sebagai persediaan

menghadapi Audit

Dalaman

- Menghadapi Audit

Dalaman UKM

setahun sekali

sebagai pra-

persediaan

menghadapi audit

SIRIM

- Telah melaksanakan

Penilaian Kendiri 2012

pada 26-27 Jun 2012

-Telah melaksanakan

Penilaian Kendiri Siri 1

pada 29 – 30 April

2013

- Hasil Lawatan Audit

Dalaman pada 5

Disember 2012, FSSK

telah mendapat 7 OFI

yang telah di ambil

tindakan pembetulan.

- Akan melaksanakan

penilaian kendiri dua

kali setahun (antara

Mac – Julai dan

September – Januari)

sebagai persediaan

menghadapi Audit

Dalaman pada

November.

√

√

√

perancangan tarikh audit kendiri april 2013.pdf










Borang Peluang Penambahbaikan OFI PK03WORD v2.doc




Penilaian Kendiri 2013_Tarikh-tarikh Penting.doc




19

SASARAN PERNYATAAN

STRATEGI


)


(JAN-MAC)

SUKU 2

(APR-JUN)

SUKU 3

(JUL-SEPT)

SUKU 4

(OKT-DIS)


i) MS ISO

9001:2008 SPK

PPPS

b) Persediaan

Menghadapi Audit

SIRIM

- Melaksanakan

Penilaian Kendiri

sebagai

persediaan

menghadapi Audit

Dalaman

- Lawatan Audit

SIRIM ke FSSK

adalah pada Mac

2012. Tiada OFI

mahupun NCR

direkodkan. Salah

satu fakulti yang

mendapat ‘best

practises ‘

- Audit SIRIM UKM

akan diadakan

pada 20-23 Mei

2013. FSSK tidak

terlibat dalam audit

SIRIM kali ini.

√




SASARAN PERNYATAAN

STRATEGI


)


(JAN-MAC)

SUKU 2

(APR-JUN)

SUKU 3

(JUL-SEPT)

SUKU 4

(OKT-DIS)


ii) MQA

- Program

pengajian perlu

disemak semula

sekurang-

kurangnya sekali

dalam 5 tahun .

Kali terakhir

disemak adalah

pada tahun 2008.

- Melaksanakan

akreditasi dalaman

program pengajian

berkaitan

(prasiswazah &

siswazah )

- Laporan COPPA

dan SAR telah

dihantar ke PJK

pada Januari 2013

sebagai persiapan

untuk Akreditasi.

- Bengkel

semakan COPPA

telah diadakan

pada Oktober 2012

di Hotel Equatorial

Bangi

Menunggu tarikh

dari PJK untuk

mengadakan audit

MQA

21

SASARAN PERNYATAAN

STRATEGI


)


(JAN-MAC)

SUKU 2

(APR-JUN)

SUKU 3

(JUL-SEPT)

SUKU 4

(OKT-DIS)


iii) Universiti

Penyelidikan

(MyRA) dan

iv) Pusat

Kecemerlangan

(CoE)

- Menyediakan data -

data yang diperlukan

dalam Audit RU

(MYRA ) mengikut

spesifikasi dan format

yang telah ditetapkan.

- UJK telah

mengumpulkan

maklumat bagi

Section B(4) iaitu

Award dan

Recognition serta

Section G(2&4) bagi

Pofessional Bodies (

National and

International )

- Mengemukakan

maklumat dan bukti

dalam SPD MyRA /CoE

mengikut glosari

√


22

Pusat Jaminan Kualiti telah menyediakan jadual

kursus – kursus apresiasi ISO peringkat PTJ.

Unit Jaminan Kualiti akan menamakan kakitangan

akademik dan kakitangan sokongan untuk

menyertai kursus – kursus yang dianjurkan oleh

PJK dan Unit Latihan ini.


sENARAI pERANCANGAN kURSUS 2013.pdf





23

Unit Jaminan Kualiti telah mula menggunakan

Sistem Pengurusan Dokumen ( SPDFSSK ) secara

rasmi pada Disember 2012

Bengkel SPDFSSK yang pertama telah diadakan

pada Jun 2012, disusuli dengan Bengkel yang

kedua pada September 2012 setelah beberapa siri

mesyuarat diadakan dengan semua Unit/ Bahagian.


24

UJK telah membantu menstrukturkan SPDFSSK Pejabat

Dekan FSSK iaitu :

• Bahagian Pengurusan & Pentadbiran

• Unit Penyelidikan, Penerbitan & Persidangan

• Unit Jaminan Kualiti

• Unit Prasiswazah

• Urusetia Pengurusan Siswazah

• Unit HEJIM


struktur SPDpejabat dekanfssk.pdf




image2.jpeg

25

Oleh kerana maklumat dan proses yang tidak lengkap,

SPDFSSK bagi 3 Unit / Bahagian telah berjaya

dibangunkan.

SPDFSSK Unit Jaminan Kualiti boleh dicapai melaui

spdukm.ukm.my/fssk.


7.jpeg

spdukmper12.ppsx

26

Sistem ini digunakan bagi membantu fakulti menjana

analisis menggunakan data yang disediakan

PTJ membangunkan dashboard untuk melihat prestasi

semasa PTJ mengikut keperluan

Seterusnya PTJ boleh membuat penilaian dan pemantauan

serta keputusan untuk perancangan, pelan strategik dan

KPI fakulti



27

Sistem BSC berada dibawah tanggungjawab Unit Jaminan

Kualiti dan Ketua Jaminan Kualiti sebagai Urusetia sistem.

Ia boleh dicapai di www.ukm.my/kadskorukm


http://kadskorukm.ukm.my/analytics/saw.dll?Dashboard&PortalPath=%2fshared%2fIPT%2f_portal%2fUKM&Page=SENARAI%20KPI&Done=Dashboard%26PortalPath%3d%252fshared%252fIPT%252f_portal%252fPENGAJARAN%2520%2526%2520PEMBELAJARAN%26Page%3dNisbah%2520Pelajar%2520Siswazah%2520Per%2520Pensyarah%26ViewState%3du2so002sabljmvn277jvboui52

28

Sistem ini dibina susulan daripada laporan Audit Institusi

MQA yang telah menyarankan supaya UKM menyediakan

satu mekanisme untuk memastikan penglibatan pihak

berkepentingan ( stakeholders ) di kalangan komuniti

Industri dan majikan seta alumni dalam kitaran

penambahbaikan kualiti dalaman UKM


29

Objektif Sistem e-Quest

☺ mendapatkan maklum balas untuk Indeks prestasi

PTJ bagi meningkatkan sistem penyampaian

perkhidmatan.

☺ Mewujudkan saluran maklum balas khusus untuk

pihak bekepentingan memberikan sebarang maklum

balas atau cadangan bagi tujuan penambahbaikan

temasuk pembangunan dan semakan kurikulum


30

Objektif Sistem e-Quest

☺ Membolehkan perkongsian maklumat yang cepa,

telus dan efisien di kalangan pusat tanggungjawab

untuk pembaikan proses;

☺ Meningkatkan kualiti graduan yang tamat belajar

sesuai dengan kehendak pasaran kerja

Contoh : membina soalan kajian pasaran graduan, soalan

kajian maklum balas majikan ( bagi Latihan Industri ),

soalan kajian maklum balas kaunter / pejabat


31

Sistem e-Quest juga berada dibawah tanggungjawab Unit

Jaminan Kualiti dan Ketua Jaminan Kualiti sebagai

Urusetia sistem


32

Buat masa ini Ketua Jaminan Kualiti menjadi Urusetia bagi

sistem –sistem seperti berikut :

a) Sistem Pengurusan Dokumen FSSK (SPDFSSK)

b) Sistem Maklum Balas dan Aduan UKM ( e-Fact )

c) Kad Skor UKM

d) Sistem Maklum Balas Pihak Berkepentingan

(e-Quest )


Pemantauan Kualiti- CQI

Anugerah

Penerbitan

◊ Bulletin

◊ Facebook

◊ Artikel

◊ Buku

◊ Persidangan dan Penerbitan

33


Misi (memandu tindakan i.e. strategi): Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti Pintar

Visi: Transformasi ke arah Budaya Kerja Berkualiti (pemerihalan ideal hasil yang diingini)

•Audit: ISO/COPPA/MQA •Struktur Organisasi •Penyelidikan •Latihan Staf Akademik dan Staf •5S •SPD FSSK •Perolehan, Penyimpanan dan Pengurusan Data •CQI : Penambahbaikan Berterusan

Matlamat/Objektif jangka panjang/sasaran (Matlamat-: hasil yang boleh diukur dalam satu tempoh masa tertentu)

34


unit jaminan kualiti fakulti sains sosial dan...

Documents