taklimat spsk negeri johor 2013 terkini[1]

1

TAKLIMAT PELAKSANAANTAKLIMAT PELAKSANAANTAKLIMAT PELAKSANAANTAKLIMAT PELAKSANAAN

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

NEGERI JOHORNEGERI JOHORNEGERI JOHORNEGERI JOHOR

TAHUN 2013TAHUN 2013TAHUN 2013TAHUN 2013

ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN

UNIT KEPIAWAIAN

SEKTOR JAMINAN KUALITI, JPN JOHOR(PENGURUS KUALITI SPSK NEGERI JOHOR)

` [email protected] - 7143511

PENGENALAN

JEMAAHNAZIR

MENTERI

PELAJARAN

PemantauanLaporan

Pemantauan

ISU

1. Tiada

panduan

2. Tiada SOP

PIHAK PIHAK PIHAK PIHAK SEKOLAHSEKOLAHSEKOLAHSEKOLAHTERTEKANTERTEKANTERTEKANTERTEKAN

Antara dapatan...Antara dapatan...Antara dapatan...Antara dapatan...

1. P & P guru lemah1. P & P guru lemah1. P & P guru lemah1. P & P guru lemah

2. Pengurusan Panitia tidak 2. Pengurusan Panitia tidak 2. Pengurusan Panitia tidak 2. Pengurusan Panitia tidak diurus dengan baikdiurus dengan baikdiurus dengan baikdiurus dengan baik

3. Hasil Kerja Murid tidak 3. Hasil Kerja Murid tidak 3. Hasil Kerja Murid tidak 3. Hasil Kerja Murid tidak disemak sepenuhnyadisemak sepenuhnyadisemak sepenuhnyadisemak sepenuhnya

3

• LATAR BELAKANG……

• INOVASI MS ISO

• S.O.P / Prosedur Kerja

4

• APA ITU SISTEM PENGURUSAN APA ITU SISTEM PENGURUSAN APA ITU SISTEM PENGURUSAN APA ITU SISTEM PENGURUSAN

SEKOLAH KUALITI ?SEKOLAH KUALITI ?SEKOLAH KUALITI ?SEKOLAH KUALITI ?

• SPSK

JPN

JOHOR

INOVASI

SEKTOR

JAMINAN

KUALITI

MS ISO

9001:2008

SPSK

Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang mengikut tatacara sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited untuk meningkat dan memantapkan PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN( P dan P ) yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.

6

APA ITU SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) ?

1. SPSK :

-> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang mengikut tatacara sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited untuk meningkat dan memantapkan PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN

( P dan P ) yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.

7

SIRI ISO

ISO 9000- Istilah / Perbendaharaan kata

ISO 9001 – Keperluan Standard

ISO 9004 – Garis Panduan Pelaksanaan

ISO 19011 – Garis Panduan Audit

MS ISO 9001 : 2008

MS = Malaysia Standard

ISO = International Organization of

Standardization

9001 = Keperluan Standard

2008 = Versi Keluaran

8

Pendekatan ISO

1. Berdokumen dan Berprosedur

2. DO WHAT YOU SAY

- ( Buat apa yang dikata)

3. SAY WHAT YOU DO

- ( Cakap apa yang dibuat )

4. RECORD WHAT IS DONE

- ( Rekod kerja ikut prosedur )

5. BETULKAN YANG BIASA..BIASAKAN YANG BETUL…

6. Improve base on results

( Penambahbaikan berdasarkan keputusan )

9

PUNCA KUASAISO DI MALAYSIA

1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/1996 – makluman

2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/2002 – mewajibkan agensi kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003

3. Tahun 2008 – Fungsi Sektor Jaminan Kualiti

( Unit Piawaian dan Dokumentasi )

- Melaksanakan sistem pengurusan kualiti berdasarkan PKPA

10

SISTEM PENGURUSAN KUALITI DIJAMINBerdasarkan :

1. SISTEM AUDIT

I.Audit Pihak Pertama (Organisasi sendiri)

Pra Audit Dalam & Audit Dalam

ii.Audit Pihak Kedua

( Penilaian terhadap pembekal )

iii.Audit Pihak Ketiga – Audit Pematuhan

( Pensijilan – SIRIM )

iv. Penarafan Kendiri – Verifikasi * SPSK

11

PELANGGAN SPSK

BIL ORGANISASI PELANGGAN

1 SEKOLAH •SEMUA MURID SK & SM SPSK NEGERI JOHOR

2 LUAR

SEKOLAH

•IBU BAPA/PENJAGA MURID

•KOMUNITI / MASYARAKAT

SETEMPAT

3 STAKE

HOLDER

•PEJABAT PELAJARAN DAERAH

•JABATAN PELAJARAN JOHOR

•KPM

12

Jumlah sekolah SPSK Negeri Johor

SEKOLAH RENDAH

TAHUN BILANGAN

2009 115

2010 115

2011 279

2012 788

SEKOLAH MENENGAH

TAHUN BILANGAN JUMLAH

2009 105 220

2010 105 220

2011 170 449

2012 235 1023

2009 & 2010 : SEKOLAH RINTIS ( PPD CADANGKAN )

2011 : SEKOLAH RINTIS + PERLUASAN ( DAERAH -JOHOR BAHRU 100% )

2012 : 100% SEMUA DAERAH KECUALI MERSING & MUAR

2013 : 100% SEKOLAH HARIAN SEMUA DAERAH.

13

• KENAPA SPSK PERLU DIPERLUASKAN KE SEMUA SEKOLAH ?

1. SERAGAM

2. JNJK/JPN/PPD DATANG KE SEKOLAH AKAN DAPAT BUKTI/DAPATAN YANG SAMA

3. GB/GPK1/GURU BERTUKAR KE SEKOLAH LAIN TIADA MASALAH

4. BANYAK KEBAIKAN DARI KELEMAHAN…

14

•BAGUS SANGAT KE SPSK NI..JIKA SEKOLAH

MENGAMALKANNYA ?

15

KEBAIKAN SPSK

1.Sekolah bukan buat benda /proses yang baru tetapi adalah MEMANG sedia ada dan dilakukan setiap hari….Jadi..tiada pertambahan kerja tetapi Cuma perlu gunakan borang sebagai dokumentasi

2.Membantu pihak pentadbir menyediakan dan urus dokumentasi dengan baik. Jika diminta oleh JPN/PPD/JNJK untuk pengiktirafan…cth New Deals/ Kluster / SBT dll sekolah tiada masalah dan tidak ‘mengelabah’

16

KEBAIKAN SPSK3.Membantu pihak pentadbir mengurus kerja dengan lebih mudah

- Pengurusan panitia, jadual waktu, p dan p, pencerapan, peperiksaan, mesyuarat, aduan, pusat sumber & kewangan..kan senang… tak payah fikir-fikir macam mana nak suruh GPK urus…rujuk PK aje..

4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas dengan lebih cekap sebab ada carakerja yang jelas dan diterangkan satu persatu. Guru baru atau guru lama tidak boleh cakap tidak tahu….

17

KEBAIKAN SPSK5. Pengurusan Kewangan lebih cekap…PT Kew tahu macam mana nak urus dan guru/ketua panitia pun tahu macam mana nak urus/beli barang.

6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap dan teratur. Jika timbul isu, semua dokumen berkaitan aduan, pihak sekolah dah ada dan ianya selari dgn kehendak PPD/JPN/KPM. Tak payah buat 2 -3 kali kerja.

7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir dengan guru-guru dapat dipupuk dan dibugarkan…masing-masing tahu tugas/ peranan…semua ikut peraturan dan guna borang yang sama.

18

KEBAIKAN SPSK

9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin )

-> Menarik Pelanggan ( ibubapa/murid )

-> Persaingan Yang Sihat ( guru/gpk )

-> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat

-> Risiko/ kesalahan dikurangkan

-> JNJK iktiraf SPSK bantu sekolah – Verifikasi SKPM - dokumentasi bagus jika dibandingkan dengan sekolah yang bukan SPSK. Sekolah SPSK pula...selepas diverifikasikan..markah SKPM tidak lari jauh antara markah sekolah dengan markah JNJK

4/2/2013

OBJEKTIF KUALITI SPSK 2012

1. Melaksanakan 100% P & P berdasarkan RPT kecuali berlakuperkara perkara di luar kawalan sekolah

2. .Memastikan pencapaian Gred Purata Mata Pelajaran atau Gred Purata Sekolah bagi peperiksaan awam / peperiksaan pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun meningkat 0.01 atau Gred Purata Sekolah minimum seperti berikut:-

UPSR : 2.00

PMR : 2.50

SPM : 5.00

3. Memastikan 100% murid SPSK Negeri Johor mendapat perkhidmatan Bimbingan, Kemahiran Belajar, Kerjaya, ,Pembangunan Diri Murid dan Motivasi melainkan berlaku.

4. 100% aduan dan maklumbalas pelanggan berkaitan kurikulum yang lengkap akan dilayan

5. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Audit Berteguran

21

KEPERLUAN DOKUMENTASI SPSK

Pelaksanaan SPSK memerlukan 3 peringkat dokumen :

1. Manual Kualiti ( MK )

2. Prosedur Kualiti ( PK )

3. Dokumen Sokongan & Rekod Kualiti / Borang

( kesemuanya bila dirangkum menjadi DOKUMEN KUALITI )

22

HIRARKI DOKUMEN KUALITI( SPSK )

MANUAL

KUALITI

PROSEDUR KUALITI

DOKUMEN SOKONGAN DAN REKOD KUALITI

DOKUMEN KUALITI

23

HIERARKI DOKUMEN KUALITI

1. MANUAL KUALITI:

Menerangkan :

i. Dasar dan Objektif P & P

ii. Sistem Pengurusan Kualiti mengikut Standard yang perlu dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )

24


2. PROSEDUR KUALITI

Menerangkan:

i. Proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan & operasi SPSK dalam P & P di Sekolah Rendah & Sekolah Menengah

25


3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:

i.Dokumen Sokongan – Dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran , garis panduan dsb

ii.Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan kepada sistem yang digunakan spt borang-borang, rekod , fail dsb.

26

SUSUNAN FAIL DOKUMEN KUALITI1.1.1.1. MUKA DEPAN DOKUMEN KUALITIMUKA DEPAN DOKUMEN KUALITIMUKA DEPAN DOKUMEN KUALITIMUKA DEPAN DOKUMEN KUALITI2.2.2.2. NOMBOR KAWALANNOMBOR KAWALANNOMBOR KAWALANNOMBOR KAWALAN3.3.3.3. ISI KANDUNGAN (iISI KANDUNGAN (iISI KANDUNGAN (iISI KANDUNGAN (i----vi)vi)vi)vi)4.4.4.4. MUKA DEPAN MANUAL KUALITIMUKA DEPAN MANUAL KUALITIMUKA DEPAN MANUAL KUALITIMUKA DEPAN MANUAL KUALITI5.5.5.5. MANUAL KUALITI m/s 2 MANUAL KUALITI m/s 2 MANUAL KUALITI m/s 2 MANUAL KUALITI m/s 2 –––– 333333336.6.6.6. DEFINISI SINGKATAN PERKATAANDEFINISI SINGKATAN PERKATAANDEFINISI SINGKATAN PERKATAANDEFINISI SINGKATAN PERKATAAN7.7.7.7. MUKA DEPAN PK DAN LAMPIRANMUKA DEPAN PK DAN LAMPIRANMUKA DEPAN PK DAN LAMPIRANMUKA DEPAN PK DAN LAMPIRAN8.8.8.8. PK01 m/s 1PK01 m/s 1PK01 m/s 1PK01 m/s 1----55559.9.9.9. CARTA ALIRCARTA ALIRCARTA ALIRCARTA ALIR10.10.10.10. BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 & BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 & BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 & BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 &

PK01/4PK01/4PK01/4PK01/411.11.11.11. PK02 m/s 1PK02 m/s 1PK02 m/s 1PK02 m/s 1----555512.12.12.12. BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/3BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/3BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/3BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/313.13.13.13. Seterusnya…..hingga PK17.Seterusnya…..hingga PK17.Seterusnya…..hingga PK17.Seterusnya…..hingga PK17.* Simpan dalam ring file/fail keras* Simpan dalam ring file/fail keras* Simpan dalam ring file/fail keras* Simpan dalam ring file/fail keras

GUNA KERTAS

PUTIH SAHAJA…

27

KAWALAN DOKUMEN KUALITI

DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):

i.Perlu diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor

ii.Dokumen Kualiti yang ingin di perbanyakkan perlu di cap/print “ salinan terkawal” di muka depan sahaja.

Cth : SR MSG 012 – SK Azizah ( GB ) dpt dari SJQ

SR MSG 012/1 : GPK 1 ( pecahan no kawalan )

SR MSG 012/2 : GPK HEM ( pecahan no kawalan )

iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja memadai cap/print “ salinan tidak terkawal di setiap helaian. Utk mudah. Edit header softcopy dan tambahkan perkataan SALINAN TIDAK TERKAWAL , cetak dan edar. ( tidak perlu no kawalan ) ...bebas...tidak di kawal edarannya.

Cth : PK01 : GKMP / Guru Panitia / 1 fail penuh dokumen kualiti untuk penyelaras SPSK sekolah

28

PROSEDUR KUALITI ( PK )SEKOLAH RENDAH & MENENGAH

NO PK TAJUK

PK01 PENGURUSAN PANITIA

PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU

PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN

DAN PENGAJARAN

PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN

PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN

PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL

KERJA MURID

PK07 PENGURUSAN MESYUARAT

PK08 PENGURUSAN ADUAN

PELANGGAN

PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER

NO PK TAJUK

PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN

STAF

PK11 PENGURUSAN

PEROLEHAN/PEMBELIAN

PK12 PENGURUSAN KAWALAN

DOKUMEN

PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN

PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM

PK15 KAWALAN KETIDAK AKURAN

PK16 TINDAKAN PEMBETULAN,

PENCEGAHAN &

PENAMBAHBAIKAN

PK17 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

29

CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )SEKOLAH RENDAH & MENENGAH

NO PK TAJUKPK01 PENGURUSAN PANITIA – KETUA PANITIAPK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU-GURU JADUAL WAKTUPK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN – BEBAS

PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN - BEBASPK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN – SU PEPERIKSAANPK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID – BEBAS

PK07 PENGURUSAN MESYUARAT - BEBASPK08 PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN - BEBAS

PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER – GURU MEDIA

30

CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )SEKOLAH RENDAH & MENENGAH

NO PK TAJUK

PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF - BEBAS

PK11 PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN – KPT / PT KEWANGAN

PK12 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN - BEBAS

PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN – GURU KAUNSELING

PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM - BEBAS

PK15 KAWALAN KETIDAK AKURAN – SJQ URUS

PK16 TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN & PENAMBAHBAIKAN – SJQ URUS

PK17 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN – SJQ URUS

31

PERUNDING CARA/KONSULTANPERUNDING CARA/KONSULTANPERUNDING CARA/KONSULTANPERUNDING CARA/KONSULTAN

BIL NAMA PEGAWAINAMA PEGAWAINAMA PEGAWAINAMA PEGAWAI

1 ABD RAHIM B. ABDUL RAHMAN

SEKTOR JAMINAN KUALITI, SJQ

Pengurus Kualiti SPSK Negeri Johor

2 HAIRUNIZAD B. HARON

SEKTOR JAMINAN KUALITI, SJQ

Ketua Juruaudit SPSK Negeri Johor

3 PEN. PPD QUALITI , PPD NEGERI JOHOR

32

TINDAKAN PENGURUS KUALITI SEKOLAH

( GB– SRNJ / GPK 1 - SMNJ )

• Tubuh Jawatankuasa SPSK peringkat sekolah( JK SPSK & JK AUDIT DALAM )

• Baca dan fahami Manual Manual Manual Manual KualitiKualitiKualitiKualiti, ProsedurProsedurProsedurProsedur KualitiKualitiKualitiKualitidan BorangBorangBorangBorang

• Di dalam Manual Kualiti – (ubah Sejarah Sekolah, Visi, Misi dan Piagam Pelanggan mengikutkesesuaian sekolah – ada tulisan CONTOH..M/S 5,6,7,8)

• Edarkan Prosedur Kualiti (PK) kepadaPenyelaras PK01 – PK14

• BUAT TAKLIMAT DIPERINGKAT SEKOLAH…

33

1. JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH

SEKOLAH MENENGAH

PENGERUSI PENGETUA

NAIB

PENGERUSI

GPK I

SETIAUSAHA PENYELARAS SPSK

SEKOLAH

AHLI J/KUASA Barisan GPK

PENYELARAS PK01

PENYELARAS PK02

PENYELARAS PK03

PENYELARAS PK04

PENYELARAS PK05

PENYELARAS PK06

PENYELARAS PK07

PENYELARAS PK08

PENYELARAS PK09

PENYELARAS PK10

PENYELARAS PK11

PENYELARAS PK12

PENYELARAS PK13

PENYELARAS PK14

SEKOLAH RENDAH

PENGERUSI GURU BESAR

NAIB PENGERUSI GPK I

SETIAUSAHA PENYELARAS SPSK

SEKOLAH

AHLI J/KUASA Barisan GPK

PENYELARAS PK01

PENYELARAS PK02

PENYELARAS PK03

PENYELARAS PK04

PENYELARAS PK05

PENYELARAS PK06

PENYELARAS PK07

PENYELARAS PK08

PENYELARAS PK09

PENYELARAS PK10

PENYELARAS PK11

PENYELARAS PK12

PENYELARAS PK13

PENYELARAS PK14

PK15, PK16 & PK17 : DIBAWAH JAGAAN SJQ, JPN JOHOR

34

2. JAWATANKUASA AUDIT DALAM SPSK SEKOLAH

SEKOLAH RENDAH

PENGURUS

KUALITI

GURU BESAR

KETUA

JURUAUDIT

1. ** cth GPK1

JURUAUDIT 1. ** cth GC/KP

2. **

Mininum - 2,

Maksimum - **

SEKOLAH MENENGAH

PENGURUS

KUALITI

GPK 1

KETUA

JURUAUDIT

1. ** cth GPK

Hem/GKMP

JURUAUDIT 1. **

2. ** cth GKMP/KP

Minimum – 2

Maksimum - **

THINGS TO DO……

1. WUJUDKAN SATU FAIL INDUK

DI BAWAH KOD FAIL 100-16/2 : ISO

CTH… JBA9990/100-16/2/1 : SPSK ( surat

SPSK dari JPN/PPD )

2. BUAT SURAT LANTIKAN DALAMAN

KEPADA :( gunakan no rujukan fail di atas )

• a.Ketua Juru Audit Sekolah

• b. Penyelaras SPSK Sekolah

• c.Juru Audit Sekolah

1. d.Penyelaras setiap PK01 – PK14

3. PENGURUS KUALITI – Lantikan

akan diurus oleh SJQ, JPN Johor

4. BERIKAN SETIAP PENYELARAS

PK – SATU/lebih FAIL KERAS/RING

FILE/Pocket File : Untuk simpan

rekod/borang ( boleh buat partition )

Nota : ** = terpulang kepada JK SPSK Sekolah

35

TINDAKAN PENGURUS KUALITI SPSK SEKOLAH

1.Pastikan semua sekolah SPSK mempamerkan visi dan misi sekolah…

VISI VISI VISI VISI

SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI TERBILANG

MISI

MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI PENDIDIKAN BERKUALITI

36

TINDAKAN PENGURUS KUALITISPSK SEKOLAH

2. Pastikan Dasar Kualiti SPSKDasar Kualiti SPSKDasar Kualiti SPSKDasar Kualiti SPSK telah dipamerkan:contoh:

SK Tunku Azizah komited untuk menyediakan dan melaksanakan

pembelajaran dan pengajaran yang berkualiti bagi memenuhi keperluan

pelanggan. Adalah menjadi komitmen pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan sistem pengurusan sekolah kualiti dan meningkatkan keberkesanan secara

berterusan

37


4. Pastikan Carta Organisasi dipamerkan

5. Pastikan Piagam Pelanggan Sekolah dipamerkan.

6. Pastikan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti telah diberi taklimat kepada semua guru dan staf serta murid.

7. Pastikan sekolah mendapat dan menyebarkan Dokumen Kualiti. Dokumen Kualiti diterima ada No kawalan yang betul.

38


8. Pastikan Dokumen Kualiti yang lengkap dan diedarkan kepada guru yang menerimanya ada dicap “SALINAN TERKAWAL” dan ada No Salinan Terkawal.

9. Pastikan Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti ( PK 12/1 dan PK 12/5) telah dibuat dan ditandatangani oleh penerima ( dalam fail Pengurusan SPSK )

10. Cabutan PK tidak perlu isi apa-apa borang. ( tiada kawalan )

39

TINDAKAN PENYELARAS SPSK SEKOLAH

1. Membantu Pengurus Kualiti merancang, mengurus,melaksanakan dan mengamalkan SPSK.

- Mesyuarat SPSK sekolah

- Surat lantikan ( penyelaras PK & Juruaudit )

- Paparan visi, misi, objektif kualiti

- No kawalan SPSK sekolah

- Kawalan Dokumen ( lengkap / salinan tidak terkawal ) borang pk12/1 & 12/5

- Takwim ( taklimat, audit dalam, verifikasi , ldp spsk ..dll )

- Sistem fail SPSK mengikut arkib.

Surat : fail kertas manila putih “ terbuka” & Borang-borang : ring file / fail keras

RAHIM - SJQ - JPNJ

SURAT ASAL MASUK

DALAM FAIL PUTIH

FAIL KERAS/RING FILE

- PENYELARAS PK01-PK14

FAIL PUTIH TERIKAT DGN ARKIB

DAN UNTUK SURAT

MENYURAT/SIMPAN MINIT

MESYUARAT SAHAJA

FAIL KERAS TIDAK TERIKAT DGN ARKIB, IA

UNTUK SIMPAN REKOD & BUKAN SURAT.

BOLEH PRINT, TAMPAL, LABUCI,GAMBAR

KAHWIN….

41

TINDAKAN PENYELARAS SPSK SEKOLAH

2. Memastikan semua proses-proses yang terkandung di dalam PK01 – PK14 dilaksana dan dipatuhi

3. Membantu setiap penyelaras PK melaksanakan tugasan masing-masing.

4. Melaporkan kepada pengurusan atasan ( GB/GPK1 ) jika terdapat sebarang masalah berhubung pelaksanaan SPSK.

42

TINDAKAN PENYELARAS PK01 – PK14

1. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti –punca kuasa

2. Dapatkan salinan PK yang berkaitan dan borang-borang yang terlibat.

3. Perbanyakkan borang-borang berkaitan. Cth pk01 : borang pk01/1 perlu diserahkan kepada semua ketua panitia.

4. Simpan segala dokumen berkaitan PK yang terlibat. Borang-borang dlm fail keras. Surat menyurat dalam fail kertas putih “ berbuka”.

5. Pastikan semua prosedur berkaitan PK dipatuhi oleh semua warga sekolah.

TAKE FIVE….

4/2/2013

4/2/2013

PK01 - PENGURUSAN PANITIA

PK02 - PENGURUSAN JADUAL WAKTU

PK03 - PENGURUSAN PnP

PK04 - PENGURUSAN PENCERAPAN

PK05 - PENGURUSAN PEPERIKSAAN

PK06 - PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID

PK07 - PENGURUSAN MESYUARAT

PK08 - PENGURUSAN ADUAN

PK10 - PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF

PK12 - PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD

PK14 - PENGURUSAN AUDIT DALAM

PK09 - PENGURUSAN PUSAT SUMBER

PK11 - PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN

PK13 - PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING

4/2/2013

PK = PROSEDUR KUALITI = MENERANGKAN TATACARA

SESUATU PROSES

TANDA ( / ) = BORANG – BORANG YANG AKAN DIGUNAKAN

BORANG INI TIDAK BOLEH DIUBAH FORMAT DIMANA HEADER

DAN FOOTER MESTI ADA TETAPI BOLEH UBAH SAIZ

BORANG MENGIKUT

KESESUAIAN SEKOLAH.

JIKA TAJUK LAMPIRAN ADALAH CONTOH FORMAT ATAU FORMAT

MAKA , PIHAK SEKOLAH WAJIB IKUT ISI CONTOH SAHAJA TETAPI

TIDAK PERLU MENULIS KOD, HEADER DAN FOOTER

CONTOH : PK07/1 – SURAT PANGGILAN MESYUARAT

PK07/3 – CONTOH MINIT MESYUART

4/2/2013

CARTA ALIRAN PROSEDUR PENGURUSAN PANITIA

Mula

Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia Mata Pelajaran

Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekurang-kurangnya

2 Kali Setahun

Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran Sekurang-kurangnya 4 Kali

Setahun

Pelaksanaan Prosedur Kerja Mengikut

PK01- Pengurusan Panitia

Tamat

Penyediaan Dokumen Panitia

Penilaian

Penambahbaikan

PENGETUA/G.B

S/U Kuri - bantu

Surat lantikan- no

ruj dr fail kurikulum

PENGETUA/G.B

S/U Kuri - bantu

1.surat panggilan

2.minit mesy.

3.borang kehadiran

GKMP/KP 1.surat panggilan

2.minit mesy.

3.borang kehadiran

KP & AJK Panitia 1.SP/HSP

2.RPT

3.SK(KSSR)

4.SP(KSSR)

5.PK01/4

6.ABM

7.Program/PlanJ

Rujuk Takwim

Pantitia

1.Inventori

2. Kew PA2

3. Kew PA 3

4. PK01/1

5. PK01/2

6. PK01/3

KP & AJK Panitia

KP & AJK Panitia

KP & AJK Panitia

47

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK01 - PENGURUSAN PANITIA

PROSEDUR KUALITI:PK01

BORANG – BORANG :

PK01/1- Senarai Fail Panitia

PK01/2- Status Pelaksanaan Program

PK01/3 – Format Laporan Program

PK01/4 – Rekod Pengesanan Sukatan

4/2/2013

CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN JADUAL WAKTU – PK02

Mula

Mengenalpasti mata pelajaran, bil. kelas, bil.

guru dan opsyen.

Menetapkan guru mata pelajaran dan agihan

jumlah minit guru mengajar.

Tamat

Menyusun Jadual Waktu Guru dan Kelas

Menyemak dan mengesahkan Jadual Waktu Guru dan Kelas

Mengedarkan Jadual Waktu Guru dan Kelas

P/GB/GPK1

Senarai nama guru,opsyen,subjek mengajar,bil.kelas, waktu mengajar dll

1.PK02/1 – manual 2.Jadual Waktu – perisian

GPK1/JKJW

GPK1/JKJW

GPK1/JKJW

GPK1/JKJW 1.Jadual waktu yg pertama mesti disiapkan dlm tempoh 7 hari sebelum sesi persekolahan bermula. 2. rekod edaran PK07/4 (bukti guru dah terima jadual) – perlu diisi setiap kali terima jadual waktu.

4/2/2013

CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN JADUAL GURU GANTI-PK02

Mula

Mengenalpasti guru yang tidak hadir

Menentukan dan menyediakan Jadual

Guru Ganti.

Tamat

Mengedarkan slip Guru Ganti.

GPK1/ JKJW

1.buku log/punch card/Kad pintar atau apa-apa kaedah yang sesuai digunakan.

GPK1/ JKJW 1. PK02/2 2. Jadual Waktu keseluruhan

1.edar PK02/3 Saiz boleh kecil utk tampal dalam RPP. 2. ada t/tgn terima dari guru – PK02/2

GPK1/ JKJW

50


PK02 – PENGURUSAN JADUAL WAKTU

a. Penyediaan Jadual Waktu

b. Penyediaan Jadual Guru Ganti

BORANG :

PK02/1- Jadual Waktu Manual

PK02/2- Jadual Guru Ganti

PK02/3 – Slip Guru Ganti

4/2/2013

CARTA ALIR PROSES PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN-PK03

Mula

Mesyuarat guru untuk penyediaan Sukatan Pelajaran,

HSP, Standard Pembelajaran dan Rancangan Pelajaran Tahunan.

Melengkapkan dokumen-dokumen di dalam Rekod

Pembelajaran dan Pengajaran

Tamat

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian semasa.

Melaksanakan Pembelajaran dan Pengajaran

Menulis Impak / Refleksi

Memeriksa Hasil Kerja Murid

P/GB/ S.U KURIKULUM

1.Surat panggilan 2.Minit mesyuarat 3.Rekod Kehadiran

Semua guru yang mengajar

1.Buku/Fail 2.Lengkapkan butiran dlm buku. 3.Jika guna fail –isi mesti ada sama mcm dlm buku.

Boleh tulis tgn/cetak 5 minimum 1.Tajuk 2.Objektif/Hasil 3.Aktiviti 4.BBM 5.Refleksi/Impak





Jika cetak, pastikan refleksi/impak dibiarkan kosong dahulu....

Pastikan semua buku latihan murid ditanda. 1.( √ ) jika betul 2.Tanda yg sesuai jika salah 3.Berusaha memastikan murid membuat pembetulan.

Semua guru hantar PK03/1

1.GunakanPK03/2-rekod pengambilan/pemulangan alatan 2.Gunakan borang PK03/3 – rekod penggunaan bilik khas e.g makmal/bengkel. 3.Gunakan Borang PK03/4-kawalan bilik darjah

52


PK03 – PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN

BORANG :

PK03/1- Borang hantar RPP

PK03/2 – Rekod ambil-pulang alatan

PK03/3 – Rekod guna bilik khas

PK03/4 – Borang kawalan bilik darjah

4/2/2013

CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN PENCERAPAN P dan P DALAM BILIK DARJAH –PK04

Mula

Makluman mengenai pelaksanaan dan

instrumen pencerapan kepada semua guru

Penyelarasan jadual dan agihan tugas pencerapan

Proses pencerapan

Tamat

Membincangkan Kekuatan dan Kelemahan

Merancang Program / Aktiviti Peningkatan

Proses P dan P

Memfail Dokumen dan Rekod Pencerapan

Melaksanakan Program Tindak Ikut Pencerapan

P/GB/GPK 1.surat panggilan 2.minit mesyuarat 3.borang kehadiran

Penyelaras PK04 Jadual pencerapan 2X setahun

Borang PK04/1 Pemantau

Pemantau

Guru-guru

Pemantau & guru

Penyelaras PK04

1.Ulasan dlm RPP guru 2.Ulasan PK04/1

RPP

1.Utk guru yang skor<80% 2.Guna borang PK04/3

1.Borang PK04/1 2.Borang PK04/2 3.Borang PK04/3

54


PK04 – PENGURUSAN PENCERAPAN

BORANG :

PK04/1- Instrumen pencerapan

PK04/2 – Analisa Instrumen

PK04/3 – Borang m/bls pencerapan

4/2/2013

CARTA ALIRAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN –PK05

Mula

Menyedia dan mengedar Takwim Peperiksaan

Mencetak dan mengasingkan bilangan kertas soalan berdasarkan bilangan murid mengikut kelas dan

menyimpan di tempat selamat

Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Sekolah

Menyediakan Jadual Pengawasan Peperiksaan

Mengedarkan kertas soalan dan mengawas peperiksaan

Menyediakan tempat peperiksaan

Menyerah / menerima / menyemak / mengesah kertas soalan 2 minggu sebelum hari

pertama peperiksaan

Tamat

P/GB/GPK/SUP & AJK

1.surat panggilan 2.minit mesyuarat 3. rekod kehadiran

SUP/SUPD 1.takwim peperiksaan 2. borang PK07/4

SUP/SUPD Borang PK05/1

SUP/SUPD

SUP/SUPD

SUP/SUPD

SUP/SUPD

1.jadual pengawasan jika ada 2. Jika tiada, perlu ada catatan bahawa guru masuk ke kelas mengikut jadual sedia ada.

1.Borang PK05/2 2.Borang PK05/3

4/2/2013

CARTA ALIRAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN-PK05

Mula

Menyedia dan mengedar Takwim Peperiksaan

Mencetak dan mengasingkan bilangan kertas soalan berdasarkan bilangan murid mengikut kelas dan

menyimpan di tempat selamat

Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Sekolah

Menyediakan Jadual Pengawasan Peperiksaan

Mengedarkan kertas soalan dan mengawas peperiksaan

Menyediakan tempat peperiksaan

Menyerah / menerima / menyemak / mengesah kertas soalan 2 minggu sebelum hari

pertama peperiksaan

Tamat

P/GB/GPK

SUP/SUPD

GPK/SUP/SUPD

SUP/SUPD/PAP

SUP/SUPD

SUP/SUPD

SUP/SUPD/GURU

Minit Mesyuarat

Borang PK07/4

Borang PK05/1

Jika tiada jadual pengawasan peperiksaan, di dalam jadual peperiksaan ada menyatakan bahawa guru masuk ke kelas mengikut jadual masing-masing

Borang PK05/2

57


PK05 – PENGURUSAN PEPERIKSAAN

a. Sebelum Peperiksaan

b. Selepas Peperiksaan

BORANG :

PK05/1- Senarai semak kertas soalan

PK05/2 – Rekod ambil kertas soalan

PK05/3 – Rekod serah kertas jawapan

4/2/2013

CARTA ALIR SEMAKAN HASIL KERJA MURID-PK06

Mula

Makluman Kepada Guru (Jadual Semakan Hasil Kerja Murid)

Menanda Hasil Kerja Murid

Memberi Ulasan Membina

Penyediaan Jadual Pemantauan Hasil Kerja Murid

Tamat

Menghantar Buku Kepada P/GB/GPK

Pengumpulan Buku dan Pengisian Borang

Pengesahan Pemantauan

Pemulangan Buku Latihan Kepada Murid

Tindak Ikut Ulasan P/GB/GPK

Memfailkan Dokumen Dan Merekod

PENYELARAS PK06

P/GB/GPK/PPK06

GURU

GURU

GURU

GURU

PEMANTAU

PEMANTAU

GURU-GURU

PENYELARAS PK06

Jadual Pemantauan

Buku Rampaian Murid

Buku Rampaian Murid

Buku Rampaian Murid

Borang PK06/1

Borang PK06/1

Borang PK06/1

Borang PK06/1

59


PK06 – PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID

BORANG :

PK06/1- Laporan semakan buku latihan

4/2/2013

CARTA ALIRAN PENGURUSAN MESYUARAT-PK07

Mula

Surat Panggilan Mesyuarat

Pelaksanaan Mesyuarat Berdasarkan Agenda

Mencatat Minit Mesyuarat

Mengedarkan Minit dan Borang Maklum Balas

Tamat

Mengemaskini Rekod dan Fail

Mengumpul Borang Maklum Balas dan membuat laporan maklum balas untuk edaran

mesyuarat akan datang

PK07/1

PK07/2 dan PK07/3

PK07/4

PK07/5

S/U

PENGERUSI MESYUARAT

S/U

S/U

S/U

S/U

PENYELARAS PK07 AKAN MEMAKLUMKAN KEPADA

SEMUA S/U TENTANG PROSES

PENGURUSAN MESYUARAT

61


PK07 – PENGURUSAN MESYUARAT

BORANG :

PK07/1- Surat panggilan

PK07/2- Senarai kehadiran

PK07/3- Contoh format minit

PK07/4- Rekod edaran

PK07/5- Maklumbalas minit

4/2/2013

CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN –PK08

Mula

Menerima aduan pelanggan (Lisan atau bertulis) dan didaftarkan

Mengarahkan Urus Setia Aduan untuk membuat siasatan

Maklumkan kepada pengadu bahawa aduan telah diterima dan tindakan

sedang / sudah diambil (1 hari)

Tamat

Urusetia Aduan membuat laporan dan menyerahkan kepada P/GB atau GPK

Pentadbiran (3 hari)

Mengambil tindakan berdasarkan laporan aduan dan maklumkan kepada

pengadu (7 hari)

Mengambil tindakan bersesuaian dengan analisis data aduan pelanggan

Analisis data aduan organisasi dibentangkan dalam mesyuarat

pengurusan

PK08/1

PK08/2

PK08/4

PK08/3

PK08/5

P/GB/GPK/KPT/PT/PAP

P/GB/GPK

PENYELARAS PK08 ( GPA)

P/GB/GPK/GPA

GPA

GPA

P/GB/GPK/GPA

1. Surat panggil mesyuarat

2. Minit mesyuarat

1. Minit

mesyuarat

4/2/2013

CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN –PK08

Mula

Mengedarkan Instrumen Penilaian P dan P Guru kepada murid (10 murid/seorang guru)

Melakukan analisis data dapatan maklumbalas

Tamat

Mengambil tindakan yang bersesuaian dengan dapatan maklum balas

PK08/7

PK08/6 GPK 1 / GPK HEM

PENYELARAS PK08 ( GPA)

GPK 1 / GPK HEM

64


PK08 – PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN

BORANG :

PK08/1PK08/5

PK08/2PK08/6

PK08/3PK08/7

PK08/4

4/2/2013

CARTA ALIRAN PROSES PERKEMBANGAN STAF-PK10

Luar

Mengenal pasti kursus dan calon-calon yang diperlukan untuk perkembangan staf

Mengisi Borang Kompetensi Guru

PK10/1

PK10/4

Hantar Calon

Mula JPS = JK Perkembangan Staf

Simpan Rekod

PK10/7 Penilaian Kompetensi

(selepas 1 bulan)

Membuat laporan PK10/8

PK10/5 PK10/6

Menentukan Latihan Perkembangan Staf

Kursus Luaran

Kursus Dalaman

Menguruskan Latihan Perkembangan Staf

Menentukan calon, surat panggilan & sumber

kewangan

Kursus dilaksanakan

Penilaian Kursus

Tamat

PK10/2 PK10/3

P/GB arah GPK edar PK10/1 kpd semua guru

JPS / Penyelaras PK10

66


PK10 – PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF

BORANG :

PK10/1PK10/7 PK10/13

PK10/2PK10/8PK10/14

PK10/3PK10/9PK10/15

PK10/4PK10/10

PK10/5PK10/11

PK10/6PK10/12

67


PK12 – PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD

BORANG :

PK12/1

PK12/5

PK12/6

68


PK14 – PENGURUSAN AUDIT DALAM.

- Buat masa sekarang ini kaedah yg digunakan lebih kepada pemeriksaan dokumen. Juruaudit dalaman sekolah akan memeriksa dokumen / melihat amalan SPSK - bukti.

- Setiap penyelaras PK akan menggunakan borang penarafan kendiri SPSK sebagai panduan /pedoman.

- Semua borang-borang di dalam PK14 TIDAK

DIGUNAPAKAI LAGI sehingga diberitahu.

- Sekolah akan buat penarafan kendiri penarafan kendiri penarafan kendiri penarafan kendiri dan SJQ akan aturkan pemverifikasian markah penarafan kendiri sekolah.

69


PK09 – PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

BORANG :

PK09/1 & PK09/2 DAN PK09/3

70


PK11 – PENGURUSAN PEROLEHAN

BORANG :

PK11/1PK11/4

PK11/2PK11/5

PK11/3

71


PK13 – PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING

• “ Prosedur dan borang-borang sama dengan buku panduan yang dikeluarkan oleh KPM”

• Sektor Pembangunan Kemanusiaan

( SPK ) akan berikan taklimat kepada semua kaunselor sekolah tentang PK13 ini.

72

•KEJAYAAN SPSK ADALAH

KOMITMEN DARI SEMUA

PIHAK & WARGA SEKOLAH

MANUSIA BANYAK RAGAMMANUSIA BANYAK RAGAMMANUSIA BANYAK RAGAMMANUSIA BANYAK RAGAM

PENGURUSAN KUALITI PERLU PENGURUSAN KUALITI PERLU PENGURUSAN KUALITI PERLU PENGURUSAN KUALITI PERLU KESABARAN……KESABARAN……KESABARAN……KESABARAN……

UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR

BIASA…BIASA…BIASA…BIASA…

USAHA KITA PERLULAH YANG LUARBIASA

JUGA……

73

Kejayaan menunggu anda,

Jika ada usaha untuk berjaya.

Kegagalan sedia menanti,

Jika banyak alasan dicari

Sekian, Terima Kasih

BAHAN BAHAN BAHAN BAHAN ––––BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH

DIMUAT TURUN DI LAMAN WEB RASMI PPD DIMUAT TURUN DI LAMAN WEB RASMI PPD DIMUAT TURUN DI LAMAN WEB RASMI PPD DIMUAT TURUN DI LAMAN WEB RASMI PPD

MASINGMASINGMASINGMASING----MASING.MASING.MASING.MASING.

SEKIAN, TERIMA KASIH

[email protected]

[email protected]

h/p : 019 – 7143511

Pej : 07 – 2310 000 samb 1070

Faks : 07 – 2347 125

taklimat spsk negeri johor 2013 terkini[1]

Documents