tajuk inovasi: e-caruman -...

Tajuk Inovasi:

e-CarumanNama Agensi:

Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

4

Apakah e-Caruman?

•Kemudahan menghantar butiran carumandan bayaran caruman bulanan secara onlinemelalui laman web KWSP

•Dua komponen :

1.Butiran caruman Auto populate butiran caruman sedia ada Butiran caruman tanpa data Muat naik fail Comma Separated Value (CSV) Muat naik data fail CD/Disket

2.Pembayaran caruman

Direct Debit Authorization (DDA)

Laman Web Bank (Maybank2u)5

6

TarikhPelaksanaan

30 Disember

2012

•Kemudahan kepada majikan untuk menghantar butirancaruman dan bayaran caruman bulanan secara onlinedengan mudah, cepat, tepat dan selamat

•Sejajar dengan hala tuju Pengurusan KWSP untukmeningkatkan penggunaan media elektronik di dalamsetiap urusan bagi meningkatkan kecekapan operasi,penjimatan kos dan sistem penyampaian perkhidmatan

•Sejajar dengan Teras Misi Nasional yang menggalakkane-Payment

7

Tujuan Projek Inovasi

• Cadangan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif(Bahagian Operasi)

•Dilaksanakan dengan kerjasama dua (2) jabatanoperasi teras dan tujuh (7) jabatan sokongan

Jabatan Caruman Jabatan Penguatkuasaan Jabatan Transformasi Operasi dan Penyelarasan Jabatan Teknologi Maklumat Jabatan Rangkaian Perkhidmatan Jabatan Pengurusan Perhubungan Jabatan Undang-Undang Jabatan Audit Dalam Jabatan Pengurusan Risiko

Jawatankuasa Pemandu Projek(Pengerusi – Timbalan Ketua Pegawai

Eksekutif (Operasi)

Jawatankuasa Kecil Projek - (KWSP & Vendor) (Pengerusi - Ketua, Jabatan Transformasi Operasi dan Penyelarasan )

PengurusProjek (Vendor)

Pengurus Projek(KWSP)

Pengurusan bersama

Struktur Organisasi Pelaksanaan Projek

8

Proses Inovasi

• Projek ini dijalankan secara inhouse dan out-source

Promosi Berterusan e-Caruman

Menyampaikan maklumat berkenaan perkhidmatan e-Caruman kepada majikan untuk menggalakkan penggunaannya sejajar dengan halatuju Pengurusan KWSP ke arah meningkatkan penggunaan media elektronik di dalam setiap urusan dengan majikan.

Bagaimana Inovasi Dilaksanakan

Promosi yang dijalankan menekankan manfaat kepada majikan dan organisasi KWSP secara keseluruhan:

Majikan– Kemudahan mesra pengguna iaitu transaksi boleh dibuat

pada bila-bila masa dan di mana jua. – Transaksi yang cepat, tepat dan selamat serta memastikan

ketepatan maklumat majikan dan ahli. – Status transaksi boleh disemak secara online

KWSPPeningkatan perkhidmatan kepada majikan selaras dengan Dasar Kualiti KWSP ‘Kami Komited Memberikan Perkhidmatan Berkualiti dan Berinovasi Secara Berterusan Untuk Memenuhi Keperluan Pelanggan’.


Pelan Promosi e-Caruman

1. Penyediaan bahan promosi (maklumat produk).

Merupakan bahan utama untuk menyalurkan maklumat kepada majikan disamping membantu anggota KWSP mendapatkan kefahaman yang mendalam berkenaan produk.



Bahan Promosi e-Caruman

10

Online Demo

Risalah Poster

Quick Guide

Bunting Bagaimana Inovasi Dilaksanakan – Bahan Promosi


Berikut adalah senarai transaksi e-Caruman:

KaedahPenghantaran

Kaedah PenyediaanBorang A

Panduan Ringkas

Borang A danBayaran

Kunci Masuk Pra Cetak

Borang A Kosong

Muat Naik Comma Separated Value (CSV)

Sistem Data Borang A (SDBA)/CD/Disket

Borang A Sahaja Kunci Masuk Pra Cetak

Borang A Kosong

Muat Naik Comma Separated Value (CSV)

Sistem Data Borang A (SDBA)/CD/Disket

Bayaran Sahaja Kunci Masuk Bayaran Sahaja

PANDUAN RINGKAS DAN ONLINE DEMO TRANSAKSI e-CARUMAN

2. Interaksi di antara KWSP dan MajikanKerjasama Jabatan Caruman, Jabatan Penguatkuasaan, Pusat Pengurusan Panggilan, Jabatan Rangkaian Cawangan serta Jabatan Pendaftaran dan Operasi Sokongan:

– Taklimat, latihan dan hands-on kepada majikan– Penghantaran notis promosi e-Caruman– Lawatan ke premis majikan oleh Pegawai Pemeriksa – Panggilan ‘inbound’ dan ‘outbound’ oleh Ejen Panggilan – Pendaftaran majikan baru di kaunter KWSP– Usahasama strategik dengan pihak ketiga seperti kesatuan

Majikan, Jabatan Akauntan Negara atau Jabatan Akauntan Negeri dan lain-lain


3. Penggunaan Media SosialJabatan Komunikasi Korporat mengambil inisiatif untuk menggunakan media massa, sama ada melalui media cetak mahupun media elektronik untuk menyampaikan maklumat berkenaan e-Caruman:

– Iklan televisyen dan Suratkhabar.– Kenyataan Akhbar.– Facebook, Twitter, Youtube.


4. Kenalpasti Kategori Majikan Yang Berpotensi

- Mempunyai i-Akaun- Mempunyai alamat emel- Menyediakan Borang A sendiri- Sektor awam dan profesional


5. Pemberhentian penghantaran Borang A Pracetak kepada Majikan

- Memberi kefahaman kepada majikan berkaitan usaha KWSP menghentikan penghantaran Borang A Pracetak agar menggunakan e-Caruman yang lebih efektif dan efisyen

- Inisiatif ini dijalankan secara berperingkat mulai April 2014


Login i-Akaun Majikan Pilih jenis borang danlengkapkan butiran caruman

Majikan

Pilih akaun bank untukpembayaran

Bayaran diproses dan butiranbayaran dihantar kepada KWSP

myEPF

Padanan amaun butirancaruman dengan bayaran

Caruman dikredit keakaun majikan dan ahli

Sistem Teras Utama

myEPF

Bayaran

BayaranButiran Caruman

1 2 3

456

• Bank Direct Debit Authorization (DDA)

• Laman Web Bank

Nota : Setelah proses (2) selesai, butiran caruman disimpan oleh myEPF sehingga butiran bayaran diterima daripada bank untuk proses (5) 16

Proses Kerja Selepas Inovasi

•Penghantaran caruman dengan betulCekap

•Penjimatan masa (Manual : 2 jam 15 minit vs e-Caruman : 7 minit)Cepat

•Transaksi boleh dibuat bila-bila masadan di mana juaMudah

MesraPelanggan

Tidak perlu beratur, jimat kos minyakdan bayaran letak kereta

19

Impak Inovasi Kepada Majikan

Bil Majikan Maklum Balas/Cadangan1 Natamas System Sdn Bhd Good, easy to use

2Amatech Engineering Sdn

Bhd

• e-Contribution are very convenient and easy to use

• At the moment using online submission without payment,will improved to use with payment after managementsatisfied

3 Clever Edge Sdn Bhd Very convenience system to save a lot of time

4 KPMG Save the tree

5 Cyber Village Sdn Bhd Excellent system development

6

Opes Engineering Sdn Bhd

Good performance, simple & convenienceTeguh Sdn Bhd

Ika Automation Sdn Bhd

7 Sky Petroleum Sdn Bhd The system ok/convenience

8 Pelangi Sejati Sdn Bhd Very convenience! Easy to use

20

Maklum Balas Positif Majikan

•Pengkreditan caruman ke akaun ahli teraturCekap

•Status akaun ahli terkiniCepat

•Boleh semak caruman terkini secaraonline bila-bila masa dan di manajua

Mudah dan Mesra

Pelanggan22

Impak Inovasi Kepada Ahli

22

Impak Inovasi Kepada KWSP

• Petugas tidak perlu kunci masuk data Borang A• Petugas tidak perlu meresitkan bayaran caruman

•Masa proses Borang A dan bayaran lebih singkat•Pengkreditan ke akaun ahli teratur, cepat dan tepatiaitu mengambil masa T+4 hari•Caruman dan bayaran diproses secara auto

•Tiada penggunaan : Kertas A4 Kertas Resit Mesin Pencetak Toner Ruang Simpanan (Stor)

MASA

SUMBER MANUSIA

PERALATAN

ANDAIANa. Kos cetakan sehelai = RM 0.0965b. Kos setem (minimum) hantar Borang A ke majikan = RM 0.60c. Kos cetakan dan penghantaran Borang A manual = RM 0.6965d. Kos peresitan bayaran caruman = RM 0.75e. Kos setem (minimum) untuk bank hantar Borang A = RM 0.60f. Kos kunci masuk sehelai Borang A = RM 0.20g. Kos caj transaksi Direct Debit = RM 1.50h. Bilangan majikan semasa = 517,000 (statistik setakat Dis 2013)i. Semua majikan e-Caruman memilih opsyen pembayaran direct debitj. Kos penyimpanan Borang A = RM1/Kotak. 1 Kotak = 500 Borang Ak. Kos pelupusan Borang A = RM2/Kotak

PERKARA KOS

PELAKSANAAN

PENJIMATAN KOS JUMLAH

PENJIMATANTahunPertama

Tahun Kedua Tahun Ketiga Tahun Keempat Tahun Kelima

1. Jenis Penghantaran

2,000,000.00

RM RM RM RM RM RM

Butiran Caruman + Bayaran

3,889.27 48,337.13 112,773.14 232,857.00 251,892.75 649,749.29

Butiran CarumanSahaja

138,939.29 1,566,618.80 3,642,620.69 7,511,486.82 8,124,781.32 20,984,446.92

Bayaran sahaja -159.75 -2,703.39 -6,511.51 -13,608.39 -14,733.39 -37,716.43

2. Penyimpanan Borang A

134.11 1,524.20 3,545.10 7,311.15 7,988.15 20,502.71

3. Pelupusan BorangA

268.22 3,048.40 7,090.20 14,622.30 15,976.30 41,005.42

143,071.14 1,616,825.14 3,759,517.62 7,752,668.88 8,385,905.13 21,657,987.91

Penjimatan kos inovasi untuk lima (5) tahun berjumlah RM21,657,988

ButiranCaruman +

Bayaran

{Kos pencetakan dan penghantaran Borang A Manual + Kos peresitan + Kos setem (bank hantar kepada KWSP) + Kos kunci masuk – Kos caj transaksi Direct Debit} x Jumlahmajikan menggunakan e-Caruman

0.7465

ButiranCaruman

Sahaja

{Kos pencetakan dan penghantaran Borang A Manual + Kos peresitan + Kos setem (bank hantar kepada KWSP) + Kos kunci} x Jumlah majikan menggunakan e-Caruman

2.2465

Bayaransahaja

(Kos transaksi bayaran di kaunter bank – Kos caj transaksiDirect Debit) x Majikan manual menggunakan e-Caruman

-0.75

28

Penjimatan Kos Ketara

Bil Penjimatan Proses Kerja Caruman

1 Tiada Penerimaan Borang A

2Tiada proses semakan Borang A :• Defektif• Tiada Barcode

3 Tiada Kunci Masuk Data Borang A Defektif

4 Tiada proses mewujudkan,melekatkan dan mengimbas Barcode

5 Tiada proses mengimbas Borang A Mengikut Job Separator

6 Tiada proses memasukkan Borang A dalam Temper Evident Bag (TEB)

7 Tiada proses mencetak Pick Up Manifest Report

8 Tiada proses mengemukakan Borang A kepada Pusat Pemprosesan

9 Tiada proses penyelesaian Kes Cek Tak Laku

10 Tiada proses penyelesaian Caruman Tergantung

11 Penyelesaian Rejek Majikan/Ahli adalah pada kadar minima

12 Penyelesaian Pelarasan Majikan/Ahli adalah pada kadar minima

13 Pengurangan kes penangguhan pengkreditan adalah pada kadar minima

14 Penyelesaian Caruman Tanpa Maklumat Lengkap adalah pada kadar minima

29

Penjimatan Kos Tak Ketara

Bil Penjimatan Proses Kerja CarumanMasa yang diambil

Manual e-Caruman

1 Penerimaan Borang A dari kaunter Ejen Bank 5 hari

0minit

2 Penerimaan Borang A melalui kaunter KWSP 10 minit

3Proses semakan Borang A :• Defektif• Tiada Barcode

Defektif – 10 saat untuk 1 borang,

Tiada Barcode – 2 saatuntuk 1 borang

4 Kunci Masuk Data Borang A Defektif 7 minit

5 Mewujudkan, melekatkan dan mengimbas Barcode 3 minit

6 Mengimbas Borang A Mengikut Job Separator 5 minit

7Memasukkan Borang A dalam Temper Evident Bag (TEB)

3 minit

8 Mencetak Pick Up Manifest Report 3 minit

9Mengemukakan Borang A kepada PusatPemprosesan

5 minit

10 Memproses Borang A 9 hari 4 hari

JUMLAH 14 hari 36 minit 4 hari

• e-Caruman dapat menyingkatkan proses kerja caruman di KWSP danmenjimatkan sejumlah 10 hari 36 minit per transaksi caruman

30

Penyingkatan Masa Proses Kerja Caruman

Nilai Tambah dalamekonomi negara

Memupuk MindaKelas Pertama

Menangani masalahketidaksamaansosioekonomi

Menurut kajian European Commission Board(2012), penggunaan e-Payment akanmenyumbang kepada peningkatan 1.2 %Pendapatan Negara Kasar

e-Caruman adalah contoh e-Payment

Penggunaan e-Caruman membuat rakyat lebihproduktif dan progresif

Caruman dan bayaran boleh dibuat anytime &anywhere

Rakyat lebih banyak masa untuk keluarga danaktiviti luar

Rakyat lebih celik ICT

Perkhidmatan e-Caruman dapat memudahkanurusan dan menjimatkan kos majikan. Keuntunganmajikan bertambah. Majikan bayar lebih cukai.Pendapatan negara bertambah. Kerajaan dapatmenggunakan pendapatan tambahan untukpembangunan negara dan membawakesejahteraan kepada rakyat.

32

Impak Inovasi Kepada Negara

Meningkatkantahap dan

kemampuankualiti hidup

Mengukuhkankeupayaan

institusi danpelaksanaan

Negara

Menjimatkan masa untuk aktiviti lain Menyahut seruan kempen Go Green Kerajaan Memberi ruang kepada rakyat untuk membuat

perancangan masa yang lebih berkualiti

PEMUDAH (Focus Group in Paying Taxes) memintaagensi lain seperti PERKESO, KASTAM, LHDN danHRDF mencontohi KWSP dalam pelaksanaan e-Caruman Ini adalah untuk membolehkan peningkatan ranking

Malaysia dalam World Bank Ranking 2013 – Ease ofDoing Business

33

Impak Inovasi Kepada Negara

Ringkasan Impak Inovasi

• Budaya kerja yang positif, efektif dan efisen menghasilkan ‘win winsituation’ dengan semua pihak-pihak yang berkepentingan.

• Penggunaan teknologi terkini yang disesuaikan dengan keperluansemasa.

• Menambahbaik masa, hari, tempat berurusan dengan KWSP berbanding sebelumnya (anytime, anywhere) iaitu tidak lagi terhadkepada waktu dan lokasi cawangan.

ElemenInovatif dan

Kreatif

• Urusan penghantaran dan pembayaran Borang A cepat, tepat dan mudah.

• Fraud atau pemalsuan dokumen dapat ditangani.

• Majikan tidak perlu pergi ke cawangan KWSP – jimat masa dan kos.

• Perkhidmatan kaunter KWSP lebih fokus dan dipertingkatkan untukkepuasan pelanggan.

• Memberi manfaat dan kemudahan kepada majikan – ease of doing business, secured, anytime & anywhere

ElemenKeberkesanan

Ringkasan Impak Inovasi

• Proses pengkreditan Borang A menjadi lebih cepat.

• Mengurangkan/tidak perlu menambah bilangan kaunter.

• Menjimatkan kos percetakan (kertas dan toner) kaunter.

• Keaslian dan Replicability – Inovasi baru dan kreatif e-Caruman ini bolehdireplikasi oleh agensi seperti PERKESO, LHDN, KASTAM dan HRDF bagimemudahkan majikan

• Meningkatkan kualiti hidup – Go Green, quality time and work life balance

ElemenSignifikan

• Smart Partnership yang mirip strategi lautan biru dengan pelbagai agensi sepertiMyClear, bank-bank dan sebahagian besar jabatan dan cawangan di KWSP

• Mendokong Agenda Nasional untuk meningkatkan ranking Malaysia dalamWorld Bank Ranking 2013 – Ease of Doing Business

• Selaras Teras Misi Nasional – memberi ‘perkhidmatan kelas pertama’ (Rakyat Didahulukan) dan ‘berkesan kos’ (Pencapaian Diutamakan)

• Menepati Program Transformasi Negara – menggalakkan budaya kreatif dan inovatif dalam KWSP.

• Mendokong agenda Digital Malaysia (e-Payment)

ElemenRelevan

Inovasi baru dan kreatif e-Caruman ini telah menerima pujiandan penghargaan pihak luar seperti :

Most Promising Merchant For Direct Debit Services 2012 oleh MyClear PEMUDAH (Focus Group in Paying Taxes) meminta agensi

lain seperti PERKESO, KASTAM, LHDN dan HRDF mencontohi KWSP dalam pelaksanaan e-Caruman

Pengiktifaran Diterima

Kemudahanmembayar carumanKWSP secara online

Keratan Akhbar Mengenai Pelancaran e-Caruman

Keratan Akhbar Mewajibkan Majikan Baru Gunakan e-Caruman

Majikan yang berdaftarmulai 1 Ogos 2013, diberi

masa 3 bulan untukmenggunakan e-Caruman

- Terima Kasih -

tajuk inovasi: e-caruman -...

Documents