pengenalan -...

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2017 -MPAG-ICT 1

Menjadikan Alor Gajah Perbandaran Mampan

Ke arahTeknologi Hijau Menjelang 2020

Menyediakan perkhidmatan perbandaran yang cekap dan

berkualiti serta berteknologi hijau kepada

warga Alor Gajah

Alor Gajah Dinamik - Progresif - Holistik

a) LATAR BELAKANG MPAG

Majlis Daerah Alor Gajah telah dinaiktaraf kepada Majlis Perbandaran Alor Gajah

pada 1 Mei, 2003 semasa pentadbiran Ketua Menteri Melaka sekarang iaitu

Datuk Seri Utama Ir. Haji Idris bin Haji Haron selaku Yang Dipertua Majlis

Perbandaran Alor Gajah yang pertama ketika itu.

Kawasan operasi Majlis Perbandaran Alor Gajah adalah seluas 635.84 km

persegi di mana anggaran penduduk kawasan pentadbiran Majlis berjumlah

198,400 orang yang juga merupakan pelanggan kepada Majlis Perbandaran Alor

Gajah.

Sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan, Majlis Perbandaran Alor Gajah

bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan perbandaran serta

membangunkan kemudahan infrastruktur dan sosial bagi penduduk Alor Gajah

dengan memaksimumkan segala usaha untuk membangunkan daerah bagi

mencapai kemajuan dan kemakmuran.

i. VISI, MISI DAN SLOGAN

Bagi memastikan Majlis Perbandaran Alor Gajah memberi perkhidmatan

perbandaran yang terbaik kepada warganya dan membangun selaras dengan

pengisytiharan Melaka sebagai Negeri Maju, Majlis Perbandaran Alor Gajah

telah menetapkan visi, misi dan objektif seperti berikut:-

PENGENALAN

VISI

MISI

SLOGAN


ii. PENJAWATAN

MPAG mempunyai seramai 345 pegawai dan kakitangan yang terbahagi kepada

tiga (4) unit dan dua belas (12) jabatan seperti di Rajah 1.

Rajah 1- CARTA ORGANISASI

MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH


BIL. PERKHIDMATAN TEMPOH

1. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahan dan ubah suai rumah teres

14 hari

2. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahan kediaman dan bukan kediaman

14 hari

3. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunan sesebuah

14 hari

4. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunan perumahan / bangunan selain kediaman melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

37 hari

5. Memproses dan membuat keputusan pelan bangunan industri / bengkel

37 hari

6. Memproses dan membuat keputusan permohonan Permit Sementara Bangunan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

37 hari

7. Memberi ulasan permohonan perancangan pembangunan seperti permohonan tanah kerajaan, permohonan rumah sesebuah, pecah sempadan dan pecah bahagian

14 hari

8. Memproses dan membuat ulasan permohonan Kebenaran Merancang di peringkat J/K Pusat Setempat

14 hari

9. Memproses dan memberi ulasan permohonan Kebenaran Merancang di bawah subseksyen 124A dan 204D, Kanun Tanah Negara melalui Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC)

57 hari

10. Memberi perkhidmatan pengeluaran bil cukai taksiran 2 kali setahun

(15 Jan &15 Julai setiap tahun)

BIL. PERKHIDMATAN TEMPOH

11. Memproses permohonan pindah milik pegangan berkadar 14 hari

12. Pengeluaran surat tawaran sewa selepas keputusan temuduga gerai

21 hari

13. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premis perniagaan

14 hari

14. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premis perniagaan tidak berisiko

15 minit

15. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelan kejuruteraan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

57 hari

16. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelan landskap melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

57 hari

17. Memproses bayaran 10 hari

18. Memberi maklumbalas status aduan awam 14 hari

19. Pemotongan rumput dibawah seliaan MPAG 2 kali sebulan

iii. PIAGAM PELANGGAN

Bagi memperkasakan lagi sistem penyampaian perkhidmatan, piagam

pelanggan Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dibentuk berteraskan

perkhidmatan terbaik kepada pelanggan-pelanggannya seperti di Rajah 2.

Rajah 2 - PIAGAM PELANGGAN MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH


PENGENALAN KUMPULAN GREEN HORIZON

Kumpulan Green Horizon diketuai oleh Encik Mohd Fuad Bin Musrik dan

dianggotai seramai lima (5) orang ahli kumpulan dan dibantu oleh seorang

setiausaha dan seorang fasilitator.

Semua ahli kumpulan ini terdiri daripada staf MPAG yang dikumpulkan daripada

beberapa jabatan yang terlibat dalam Kumpulan Inovatif Kreatif (KIK) diperingkat

MPAG.Kumpulan KIKditubuhkan bagi menggalakkan budaya inovasi dalam

persekitaran pekerjaan dan memupuk nilai kreativiti dalam melakukan tugasan

seharian. Kumpulan ini ditubuhkan pada 1 Jun 2015 dengan projek pertama

mereka iaitu Kiosk Borang yang bermula pada 12 Jun 2015.

Moto kumpulan ini adalah cekap, mesra dan dedikasi dengan berlandaskan

beberapa etika seperti:-

i. Berdisiplin

ii. Efisyen terhadap tugasan

iii. Sentiasa proaktif

iv. Berintegriti

v. Bekerjasama

vi. Jujur dan bertanggungjawab


PENGENALAN MENGENAI INOVASI

Inovasi yang dihasilkan adalahKiosk Borang Permohonan. Kiosk ini mula

dibangunkan pada Januari 2016 dan digunakan sepenuhnya pada Mac 2016

oleh Kaunter Khidmat Pelanggan MPAG.Kiosk ini telah dibangunkan

menggunakan kiosk lama yang telah diubahsuai dan dinaiktaraf dengan

menggunakan tenaga kerja dalaman sepenuhnya.

Tujuan Dilaksanakan:-

Kiosk Borang permohonan ini dibangunkan bagi mengatasi masalah tiada

kawalan yang dikenakan kepada pelanggan yang mengambil borang

permohonan di MPAG yang telah mengakibatkan berlakunya pembaziran

percetakan. Ia dapat mengatasi masalah pembaziran kos percetakan borang

dan pengambilan borang oleh pelanggan juga boleh dikawal.

Selain itu, kiosk ini juga mudah alih. Boleh ditempatkan di mana-mana lokasi

yang sesuai dengan penggunaan ruang yang sangat minimum.

Objektif Dilaksanakan:-

Objektif pembangunan kiosk ini adalah untuk mengawal kaedah pengambilan

borang oleh pelanggan supaya dapat mengelakkan pembaziran.Di samping itu

ia juga dapat memudahkan pelanggan untuk mengisi borang.


Rajah 3 : Kiosk Borang Permohoan


Ciri-ciri Inovasi:-

Kiosk Borang Permohonandapat membantu MPAG memantau jumlah

pengeluaran borang permohonan dengan lebih efektif dan sistematik.

Kelebihan dan keistimewaan Kiosk Borang Permohonanadalah seperti berikut:-

Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house hasil daripada

perkongsian idea kreatif dan inovatif anggota Jabatan Teknologi

Maklumat bersama jabatan-jabatan dalaman lain di MPAG.

Penggunaan kos yang minimum dengan mengubahsuai kiosk lama.

Konsep layan diri yang mudah, cepat dan berkesan.

Penggunaan ruang yang minimum serta mudah alih.

Aplikasi yang mudah serta mesra pengguna.

Pencapaian data yang pantas dan tepat pada bila-bila masa.


Sebelum Kiosk Borang Permohonan dilaksanakan, pihak pelanggan boleh

mendapatkan borang di kaunter borang layan diri yang disediakan di lobi pejabat

MPAG.

Antara permasalahan yang dihadapi sebelum kiosk ini digunakan adalah:-

Tiada kakitangan yang mengawal pengambilan borang oleh pelanggan.

Rekaan sudut borang layan diri sudah tidak relevan.

Pengambilan borang boleh dibuat pada bila-bila masa dan tiada had bagi

pengambilan lebih dari satu borang.

Kos percetakan borang yang tinggi pada setiap tahun.

Kelebihan Kiosk Borang Permohonan:-

Penggunaan kos yang minimum dengan menggunakan kiosk sedia ada di MPAG

Konsep layan diri yang mudah, cepat dan berkesan

Menjimatkan ruang

Pencapaian data yang pantas

Aplikasi mesra pengguna

SEBELUM DAN SELEPAS


AGENSI / JABATAN

Berikut merupakan impak setelah perlaksanaan Kiosk Borang Permohonan

a. Meningkatkan imej MPAG atas ciptaan inovasi baru yang berimpak tinggi

b. Mengurangkan kadar aduan awam terhadap perkhidmatan borang

permohonan

c. Tiada lagi pembaziran kos kerana dapat mengelakkanpengambilan

borang secara tidak terkawal oleh pelanggan

d. Menjimatkan kos percetakan borang setiap tahun

IMPAK INOVASI


KREATIVITI

Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house di mana iaadalahhasil

kreativiti dan usahasama anggota Jabatan Teknologi Maklumat dan semua

jabatan dalaman MPAG.

Terdapat banyak kemudahan yang terdapat di dalam kiosk borang yang dapat

membantu MPAG bagi memantau dan menguruspengeluaran borang. Dengan

adanya kiosk ini, kos percetakan borang dapat dijimatkan hampir 20%.

Antaramuka grafik dan kelebihan yang terdapat dalam kioskialah:-

Mempunyai ciri-ciri keselamatan dengan mempunyai log masuk dan log

Keluar

Senarai Menu yang user-friendly

ELEMEN INOVASI


Paparan Borang Untuk Di Cetak


TAHAP PELAKSANAAN

Inovasi yang dihasilkan adalah Kiosk Borang Permohonan.Kiosk ini mula

dibangunkan pada Januari 2016 dan digunakan sepenuhnya pada Mac 2016

oleh Kaunter Khidmat Pelanggan MPAG.

REPLICABILITY

Kiosk Borang permohonan boleh terus dilaksanakan dan berpotensi untuk

diperluaskan kepada semua agensi kerana berfungsi untuk memantaukaedah

pengambilan borang oleh pelanggan.

Pengubahsuaian boleh dibuat sendiri oleh agensi yang mempunyai pengetahuan

dalam pembangunan sistem aplikasi dan ianya tidak melibatkan kos.


EFISIEN (KECEKAPAN)

a) PENJIMATAN KOS

Dengan pelaksanaan inovasi ini, Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dapat

menjimatkan kos dari segi pembelian sistem aplikasi.

KEPAKARAN LUAR KEPAKARAN AHLI KUMPULAN

Kos pembelian kiosk RM 5, 820.00 Kos pembelian

kiosk(Guna semula

kiosk sediada)

-

Kos pembangunan

perisian dan caj pasang

kiosk borang permohonan

RM 35,000.00 Peralatan

a) Monitor kiosk

b) Papan kekunci

-

RM 230.00

Kos memberi tunjuk ajar RM 5,000.00 Pembangunan perisian -

Faktor Manusia

a) Kerja lebih masa

RM 1,585.76

JUMLAH RM 45, 820.00 JUMLAH RM 1, 815.76

PENJIMATAN = RM 45, 820.00 – RM 1, 815.76 = RM 44, 004.24

RM 45, 820.00

RM 1, 815.76

RM 44, 004.24


b) TINGKATKAN PRODUKTIVITI

Dibangunkan secara dalaman menggunakan perisian PHP dan Java

dengan pangkalan data MySql.

Laporan dapat dikeluarkan dengan cepat dan tepat.

Tidak perlu melantik pembekal bagi mencetak borang.

SIGNIFIKAN

Pengenalan inovasi ini telah memberi impak dan faedah kepada

organisasi dan kakitangan seperti berikut:-

a) Produktiviti anggota dapat ditingkatkan

b) Mewujudkan budaya kerja yang lebih cekap

c) Tiada lagi pembaziran kos kerana dapat mengawal kaedah pengambilan borang

oleh pelanggan MPAG

d) Membangkitkan satu semangat kerjasama dan disiplin dalam menjalankan

tugas.


i) Kewangan

Bagi menggalakkan pemikiran dan penghasilan produk / perkhidmatan

yang berinovatif bagi pegawai dan kakitangan, pihak Majlis telah

memperuntukkan perbelanjaan sebanyak RM50,000.00 bagi tujuan

melaksanakan program-program berkaitan inovasi.

ii) Pengurusan Sumber Manusia

Pihak Majlis sentiasa memastikan setiap anggota Majlis mempunyai

kemahiran dan pengetahuan yang tinggi bagi memberikan perkhidmatan

yang berkualiti dan berinovasi dalam meningkatkan imej Majlis di mata

masyarakat. Kursus, taklimat dan bengkel berkaitan inovasi yang telah

dihadiri oleh pegawai-pegawai Majlis Perbandaran Alor Gajah pada tahun

2015 adalah seperti berikut:-

Kursus Pengenalan MS ISO 9001 : 2015 Bengkel Pengenalan EKSA

KOMITMEN

1.


Bil. Kursus Tarikh

1. Kursus Pengenalan Pelaksanaan EKSA 02.02.2016

2. Kursus Pengenalan dan Pemahaman Standard Baru

MS ISO 9001 : 2015

23 – 24.02.2016

3. Bengkel Pengenalan Pelaksanaan Konvensyen KIK

Siri 1/2016

04 – 05.04.2016

4. Kursus Kesedaran Amalan Hijau Pejabat 11.04.2016

5. Kursus Pengenalan Pelaksanaan EKSA 04.05.2016


Siri 2/2016

18 – 19.05.2016


Siri 3/2016

01 – 02.06.2016

8. Bengkel Semakan Pelan Strategik MPAG 2016 -

2020

22.07.2016

9. Kursus Paparan EKSA 10.08.2016

10. Bengkel Pelan Strategik MPAG 2016 - 2020 22.11.2016

iii) Insentif

Sebagai penghargaan kepada usaha penghasilan inovasi, pelbagai

insentif dan galakan diberi kepada warga kerja MPAG. Antaranya adalah

kemudahan lawatan penandarasan ke Jabatan / Agensi luar yang

mempunyai keistimewaan pengurusan kualiti, penyediaan sijil

penghargaan, serta insentif dalam bentuk wang tunai yang diberikan

kepada warga kerja yang memenangi pertandingan-pertandingan yang

dianjurkan secara dalaman. Di antara hadiah dalam bentuk wang tunai

adalah seperti berikut : -

Anugerah Inovasi Majlis Perbandaran Alor Gajah


Tempat pertama : RM500

Tempat kedua : RM400

Tempat ketiga : RM300

Tempat keempat : RM200

Tempat kelima : RM100

Bank Inovasi

Inovasi Terpilih : RM100

Zon EKSA Terbaik




Workstation EKSA Terbaik


Tempat kedua : RM70


Bilik EKSA Terbaik


Tempat kedua : RM70


Tandas EKSA Terbaik


Tempat kedua : RM70


Kreativiti & Go Green EKSA Terbaik





Hadiah-Hadiah ini disampaikan semasa Majlis Makan Malam Tahunan MPAG dan

Perhimpunan Pagi bagi menggalakkan dan mempertingkatkan momentum untuk terus

berinovasi.

iv) Penghargaan

MPAG mengiktiraf setiap idea dan inovasi yang dihasilkan oleh

anggotanya dengan pemberian sijil penghargaan dan wang tunai,

keutamaan mengikuti lawatan penanda arasan ke agensi terbaik dan turut

menggalakkan Ketua Jabatan mengambilkira penilaian di dalam Laporan

Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) anggota serta penilaian anggota

terbaik bulanan.

v) Peralatan

Bagi memudahcara inovasi yang telah dihasilkan, MPAG tiada halangan

untuk menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan oleh pegawai

MPAG seperti pinjaman komputer riba, penggunaan kenderaan pejabat di

samping membenarkan pembelian peralatan berkaitan inovasi di bawah

peruntukan Jabatan / Unit masing-masing.

PENGIKTIRAFAN YANG DITERIMA MPAG


Pencapaian dan pengiktirafan yang diterima MPAG ke atas pelaksanaan serta

penghasilan daripada program-program inovasi adalah seperti berikut :-

Peringkat Antarabangsa

Penyertaan Pencapaian Tahun

Anugerah Green Apple Award For

Environment Best Practice

Bronze Winner

2014

Green World Awards 2015 National and

Regional Government

Gold Winner 2015

Peringkat Kebangsaan


Konvensyen Team Excellent ICC


Tahun 2014

(Kumpulan O2)

2 Bintang

2014

Konvensyen Team Excellent ICC


Tahun 2015

(Kumpulan Green Touch)

Anugerah Emas

(3 Bintang)

2015



Penganugerahan Malaysian Institute of

Planners (MIP) Planning Execellence

Awards 2014 bagi kategori Design

Excellence

Anugerah Khas

Melaka World

Volar Valley

(MWSV)

2014

Happy Community Award 2013

Tempat Pertama

(Kategori

Perbandaran)

2014

Anugerah Bandar Mampan Kategori

Perbandaran Tertinggi

Pertama

Tertinggi

2015

Peringkat Negeri


Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri

Melaka - Kategori ICT

(e-SPAN)

Tempat Ketiga 2014

Pertandingan Pejabat Terbaik Kerajaan

Negeri Melaka

Tahun 2013

Johan 2014

Konvensyen Team Excellent ICC Wilayah

Selatan Tahun 2014

Anugerah

Emas

2014



Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan

Kreatif (KIK) Peringkat Negeri Melaka

Tahun 2014 (Kumpulan O2)

Anugerah

Emas

2014

Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan

Kreatif (KIK) Peringkat Negeri Melaka

Tahun 2014 (Kumpulan ANT)

Anugerah

Emas

2014


Anugerah Inovasi Ketua Menteri Melaka

(Inovasi : Transformasi Bandar Melalui

Pendekatan Teknologi Hijau)

Johan 2015

Pejabat Terbaik Kerajaan Negeri Melaka Naib Johan 2015


Melaka (Kategori ICT)

- e-Iklan

Tempat Ketiga 2015

Pertandingan Anugerah Hijau Negeri

Melaka Tahun 2015

Kategori Kerajaan

Tempat Ketiga 2015

Konvesyen Team Excellent (ICC)

Wilayah Selatan 2015


Anugerah Emas

2015

Konvesyen Team Excellent (ICC)

Wilayah Selatan 2015

(Kumpulan Authentic)

Anugerah Emas

2015



Konvensyen Kumpulan Kreatif & Inovatif

(KIK) Peringkat Negeri Melaka Tahun

2015 (Kategori Teknikal)

Kumpulan Green Touch

Johan 2015



2015 (Kategori Teknikal)

Kumpulan Aircondsave

Naib Johan 2015



2015 (Kategori Pengurusan)

Kumpulan Authentic

Naib Johan 2015

Konvensyen Team Excellent (ICC)

Kebangsaan 2015


Emas (3

Bintang)

2015


PENYERTAAN

PENCAPAIAN TARIKH

TERIMA

Anugerah Hijau Negeri Melaka Tahun

2016

Ketiga 2016


Melaka (Kategori ICT)

Johan 2016


Melaka (Kategori Bukan ICT)

Tempat Kedua 2016



2015 (Kategori Pengurusan)

Kumpulan Green Horizon

Naib Johan 2016

Sijil Penghargaan Anugerah Inovasi

Pihak Berkuasa Tempatan (AIPBT)

Tahun 2016

Calon Senarai

Pendek

(8 PBT)

2016


1. Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara inhouse.

2. Sistem ini boleh dijadikan digunakan oleh mana-mana agensi .

3. Penjimatan kos kerajaan dari segi pembelian sistem aplikasi.

4. Dapat mengawal pengambilan borang oleh pihak pelanggan.

5. Borang akan di cetak sekiranya diperlukan oleh pelanggan.

6. Meningkatkan produktiviti kerja dan penambahbaikan proses kerja menggunakan

ICT.

KESIMPULAN

pengenalan -...

Documents