pengenalan -...

17

Upload: others

Post on 16-Nov-2020

70 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria
Page 2: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

1. PENGENALAN

1.1 Penglibatan Pihak Pengurusan 1

1.2 Pengenalan Kumpulan 1

1.3 Pengenalan Projek 2

2. SIGNIFIKASI PEMILIHAN PROJEK

2.1 Kaitan dengan Fungsi Jabatan 2

2.2 Memenuhi Kehendak Pelanggan dan Pihak Berkepentingan 2

2.3 Kaitan dengan Agenda Nasional 2

2.4 Kaitan dengan Keadaan dan Ekosistem Semasa 3

2.5 Kriteria Pemilihan Projek dan Analisis Penyelesaian 4-5

3. TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

3.1 Cadangan Penyelesaian 6

3.2 Pelan Tindakan Penyelesaian 6

3.2.1 Carta Perbatuan 6

3.3 Pembangunan Prototaip dan Uji Cuba 7-10

3.4 Perakuan Penggunaan Sistem 10

4. KEBERHASILAN PROJEK

4.1 Kesan Jangka Pendek 11

4.2 Kesan Jangka Panjang dan Impak Projek 12

5. POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK

5.1 Tahap Ketersediaan Sistem 13

5.2 Tahap Replikasi, Penyeragaman dan Pengkomersialan Projek 13

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

Page 3: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

RINGKASAN EKSEKUTIF

Sistem i-Counting merupakan satu inovasi yang dibangunkan secara dalaman oleh ahli kumpulan

i-Reka yang berfungsi sebagai Carta Pergerakan Pegawai secara elektronik. Tujuan inovasi ini dihasilkan

adalah untuk menggantikan Carta Pergerakan Pegawai secara manual. Sistem ini berupaya

meningkatkan keberkesanan dan kecekapan proses pemantauan kehadiran serta pergerakan pegawai,

khususnya ke atas pegawai yang menjalankan tugas di luar pejabat seperti Pasukan Naziran dan

Pasukan Wang Tak Dituntut.

Sistem ini memaparkan maklumat pergerakan pegawai seperti nama, tarikh, masa dan aktiviti

(Cuti Rehat / Cuti Kecemasan / Cuti Sakit / Mesyuarat / Kursus / Tugasan Luar / Time Off). Ia mesra

pengguna, mudah, menarik, serta tidak memerlukan kemahiran khusus untuk menggunakannya.

Inovasi penyampaian perkhidmatan penambahbaikan ini adalah hasil percambahan minda serta

penerokaan idea-idea kreatif menggunakan berbagai kaedah kawalan kualiti seperti Brainstorming,

Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria.

Sistem ini telah melalui proses uji cuba pada 21 Februari 2019 bagi menilai tahap kecekapan dan

keberkesanannya, dan telah dibentangkan semula buat kali kedua kepada pihak pengurusan pada

24 Mac 2019. Sistem i-Counting telah berjaya diaplikasikan secara rasmi di peringkat dalaman JANM

Negeri Kedah pada 7 April 2019, dan diperluaskan penggunaannya ke Jabatan Kebajikan Masyarakat

Negeri Kedah pada 25 Jun 2019. Sistem ini turut mendapat pujian dan sokongan dari Bahagian

Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan (BPOPP) semasa Lawatan Inspektorat yang telah dijalankan

pada 8 hingga 10 Julai 2019.

Sistem i-Counting mempunyai potensi untuk dikembangkan ke 24 buah Pejabat Perakaunan di

Negeri dan Cawangan seluruh Malaysia, serta 13 Bahagian di JANM tanpa melibatkan sebarang kos

tambahan, kos instalasi atau perolehan aset baharu. Inovasi ini memberi impak yang besar dari segi

penjimatan masa, peningkatan kecekapan dan keberkesanan kualiti penyampaian perkhidmatan,

peningkatan produktiviti, penjimatan kos dan sumber manusia, peningkatan kepuasan hati

pelanggan dan ketepatan analisis data.

Page 4: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

1. PENGENALAN

1.1 PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN

Kumpulan i-Reka telah mendapat kelulusan penubuhan kumpulan pada 9 Oktober 2018. Permohonan pembangunan Sistem i-Counting telah diluluskan oleh pihak pengurusan pada 18 Disember 2018. Uji Cuba pertama pembangunan sistem telah dibentangkan kepada pihak pengurusan pada 21 Februari 2019. Seterusnya, pembentangan kedua telah dibuat pada 24 Mac 2019. Pihak pengurusan turut bersama-sama menyumbang idea ke arah penambahbaikan sistem ini, disamping memberi sokongan sepenuhnya kepada pembangunan sistem. Kemajuan pembangunan sistem turut dibincangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan dari semasa ke semasa. 1.2 LATAR BELAKANG KUMPULAN

Lantikan Ahli

Kumpulan

KIK

Makluman

pelaksanaan

projek dalam

Mesyuarat

Pengurusan

Bil.12/2018

Kelulusan

Pelaksanaan

Projek

Objektif Kumpulan

Ahli Kumpulan i-Reka

1

Logo dan Moto

Kumpulan

Penerangan Logo

Page 5: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

1.3 PENGENALAN PROJEK

NAMA PROJEK – Sistem i-Counting KATEGORI PROJEK - Inovasi Penyampaian Perkhidmatan (Penambahbaikan) KETERANGAN RINGKAS PROJEK - Inovasi Sistem i-Counting merupakan satu idea inovasi yang tercetus seiring dengan perubahan teknologi yang semakin pesat, bagi memudahkan pemantauan kehadiran, pergerakan serta perekodan aktiviti pegawai secara atas talian. Data yang disimpan oleh sistem ini termasuklah data pergerakan pegawai ketika menjalankan tugas rasmi seperti lawatan naziran, pemeriksaan Wang Tak Dituntut, menghadiri kursus dan latihan, menghadiri mesyuarat serta aktiviti-aktiviti lain yang berkaitan.

2. SIGNIFIKASI PEMILIHAN PROJEK

2.1 KAITAN DENGAN FUNGSI JABATAN

Projek i-Counting ini berkait rapat dengan Pelan Strategik ICT (ISP) 2019 - 2023 JANM, di bawah Teras

Strategik 2 iaitu Memantapkan dan Menguruskan Kapasiti dan Kompetensi Kemahiran ICT, serta Teras

Strategik 3 iaitu Memperhebat dan Melonjakkan Informasi Perkhidmatan.

Projek ini menggalakkan amalan kreatif dan inovasi dalam bidang ICT, bagi melaksanakan proses kerja secara sistematik dan berkesan. Seiring dengan perubahan teknologi, penjawat awam perlu sentiasa mengorak langkah secara proaktif dan dinamik. Pendekatan baharu dan berbeza perlu digunakan dalam penyampaian perkhidmatan di sektor awam, agar memberi manfaat kepada negara dan rakyat. Penghasilan projek ini juga turut mendokong inisiatif ICT dengan memberi nilai tambah kepada sistem penyampaian perkhidmatan sektor awam kepada rakyat sejajar dengan matlamat Rancangan Malaysia Kesebelas (RMKe-11).

2.2 MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN DAN PIHAK BERKEPENTINGAN

Pelaksanaan projek i-Counting memenuhi objektif Pelan Strategik ICT Sektor Awam (PSIC TSA) 2016-2020

yang menggariskan lima (5) teras strategik sebagai panduan untuk mencapai visi ICT iaitu “Kerajaan Digital

Inklusif Pemacu Penyampaian Perkhidmatan Berpaksikan Rakyat”.

Projek ini dapat menyumbang kepada peningkatan pengetahuan, melengkapkan diri pegawai dengan keupayaan dan kemahiran ICT, agar kekal relevan dan signifikan seiring dengan gelombang arus teknologi. Perkembangan 4IR Revolusi Perindustrian Keempat atau Fourth Industrial Revolution (4IR), dapat diadaptasi dengan mengamalkan budaya pemikiran yang kritis dan keterbukaan berasaskan intelektual.

2.3 KAITAN DENGAN AGENDA NASIONAL

Projek i-Counting adalah bertepatan dengan Kerangka Transformasi Perkhidmatan Awam (KTPA) di bawah

teras Peningkatan Produktiviti dan Kecekapan Perkhidmatan Awam. Projek ini juga menyokong

Dasar Teknologi Hijau Kebangsaan. Laporan dari sistem ini boleh dijana dan disimpan oleh pengguna.

Oleh itu, ia menjimatkan penggunaan kertas untuk mencetak laporan.

Permasalahan berkaitan pemantauan kehadiran dan pergerakan pegawai merupakan isu nasional yang

dihadapi oleh hampir kesemua organisasi, dan tidak terhad kepada sektor perkhidmatan awam sahaja.

Justeru, penambahbaikan pengurusan kehadiran dan pemantauan pergerakan pegawai yang lebih sistematik

amat diperlukan untuk mencapai matlamat KTPA iaitu menjadikan perkhidmatan awam yang berprestasi

tinggi, berintegriti, dinamik dan berjiwa rakyat.

2

Page 6: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

2.4 KAITAN DENGAN KEADAAN DAN EKOSISTEM SEMASA

Sebelum projek inovasi ini dihasilkan, setiap unit dibekalkan dengan sebuah Carta Pergerakan Pegawai

yang perlu dikemaskini oleh setiap individu secara manual. Maklumat pergerakan pegawai sering kali tidak

dikemaskini, dan memaparkan maklumat pergerakan bagi bulan semasa sahaja. Tiada laporan berhubung

kehadiran atau pergerakan pegawai yang boleh diguna oleh pihak pengurusan bagi tujuan pemantauan,

perancangan atau membuat sesuatul keputusan dengan segera. Ketidakseragaman format Carta

Pergerakan Pegawai di setiap unit menyukarkan pembentukan imej korporat yang ingin ditonjolkan oleh

Jabatan.

Pegawai Khidmat Pelanggan juga sering kali menghadapi masalah untuk menyambung panggilan kepada

pegawai. Ini kerana maklumat pergerakan pegawai tidak dapat dilihat serta diketahui, tanpa merujuk terlebih

dahulu kepada pegawai lain yang berada di unit berkenaan. Ada kalanya pemanggil perlu menunggu lama di

talian sebelum panggilan disambungkan. Perkara ini secara tidak langsung menggambarkan imej serta kualiti

pengurusan perkhidmatan awam yang lemah.

Jabatan juga tidak mempunyai senarai kehadiran yang boleh digunakan sebagai asas pengiraan head count

pegawai sekiranya berlaku sesuatu kecemasan. Kelemahan yang dihadapi berhubung kesukaran

pemantauan kehadiran serta pergerakan pegawai, kekangan untuk mengalisis laporan serta imej

perkhidmatan yang tidak cekap, boleh membawa kesan negatif dan impak yang buruk kepada Jabatan, jika

tidak ditangani dengan segera.

Justeru, Sistem i-Counting dibangunkan melalui pengubahsuaian dari Meeting Room Booking System

(MRBS), di atas platform sumber terbuka (Open Source) dan dihoskan di dalam intranet server Jabatan (XAMP

Server). Bahasa pengaturcaraan yang digunakan untuk membangunkan sistem ini adalah PHP dan MySQL.

Sistem ini boleh beroperasi menggunakan sebarang sistem pengoperasian (LINUX, WINDOWS, IOS atau

Adroid) di dalam linkungan intranet JANM.

Sistem ini mampu mengatasi masalah kesukaran mengenal pasti kedudukan pegawai di bawah seliaan yang

berada di unit dan aras yang berlainan. Tidak seperti Carta Pergerakan Pegawai manual, pengemaskinian

maklumat di dalam sistem ini hanya perlu dilakukan oleh pegawai penyelia sama ada melalui komputer atau

telefon bimbit. Oleh itu, ia menjimatkan penggunaan sumber tenaga manusia yang boleh disalurkan untuk

meningkatkan produktiviti. Pegawai juga tidak perlu bergerak ke ruang kerja untuk merujuk pada Carta

Pergerakan Pegawai.

Pengemaskinian status pergerakan seseorang pegawai akan dipaparkan secara

real time. Justeru, proses pemantauan khususnya oleh Ketua Jabatan dapat

dilakukan dengan mudah, cepat, efisyen dan menyeluruh ke atas semua

pegawai. Pada masa yang sama, pihak pengurusan juga mudah untuk

memantau pengambilan cuti para pegawai.

CARTA PERGERAKAN PEGAWAI SECARA MANUAL

3

Page 7: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

Sistem i-Counting turut menyediakan kemudahan pelaporan yang boleh dijana dan dianalisis dengan

lebih mudah dan pantas pada bila-bila masa ia diperlukan. Laporan dari sistem ini juga boleh digunakan

sebagai asas untuk head count bagi menyemak kehadiran pegawai semasa sesi

roll-call sekiranya berlaku sesuatu kecemasan seperti yang ditetapkan dalam

Standard Operating Procedure (SOP) Pelan Tindakan Pengungsian Bangunan

Ketika Kecemasan / Bencana di Para 8 (g) – Buat panggilan baris (roll-call) di

tempat berkumpul dengan menggunakan SENARAI KEHADIRAN dan semak

sekiranya ada yang masih tertinggal dalam bangunan bagi kumpulan di bawah

kawalan masing-masing.

Pegawai Khidmat Pelanggan juga boleh menyemak status kedudukan pegawai di pejabat terlebih dahulu,

sebelum menyambung panggilan. Sekiranya pegawai yang diingini tiada, panggilan telefon boleh

disalurkan secara terus kepada pegawai lain yang bersesuaian dengan pantas. Oleh itu, pemanggil tidak

perlu menunggu lama di talian yang tidak berjawab.

Sistem i-Counting dapat membantu Jabatan untuk menentukan pegawai gantian dengan segera

sekiranya berlaku sesuatu kecemasan atau memerlukan tindakan segera. Pihak pengurusan juga dapat

membuat perancangan ke atas sesuatu aktiviti atau mesyuarat yang hendak dilakukan dengan mudah

dan pantas. Carta Alir Sistem i-Counting adalah seperti di Lampiran 1. Manual Panduan Pengguna

Sistem i-Counting turut disediakan untuk membantu pegawai baharu menggunakan sistem ini seperti di

Lampiran 2.

2.5 KRITERIA PEMILIHAN PROJEK DAN ANALISIS PENYELESAIAN

Kumpulan i-Reka telah mengguna LIMA (5) Kaedah Kawalan Kualiti untuk Mengenal Pasti Masalah.

Masalah yang utama telah diperincikan lagi dengan menggunakan kaedah 5W+1H diikuti dengan kaedah

soal selidik. Soal selidik telah dijalankan ke atas 97 orang responden yang terdiri dalam kalangan Ketua

Jabatan, Ketua Seksyen, Ketua Unit dan para pegawai untuk mengenal pasti kelemahan organisasi.

4

SOP KECEMASAN

Page 8: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

Kos untuk membangunkan sistem oleh pihak vendor dianggarkan berjumlah RM3,000 hingga RM5,000.

Kos penyelenggaraan pula dianggarkan sekitar RM800 setahun. Kos pembelian peralatan alatulis pula

dianggarkan sebanyak RM2,000 setahun. Nilai ini adalah terlalu tinggi untuk diperuntukkan oleh Jabatan,

memandangkan kekangan peruntukan dihadapi oleh semua Jabatan pada ketika ini. Sehubungan itu,

kumpulan i-REKA telah menyenaraikan beberapa cadangan penyelesaian terhadap masalah ini melalui

kaedah brainstorming seperti berikut:

1. Membangunkan satu sistem atas talian secara dalaman atau in-house;

2. Mewujudkan satu templet automatik yang beroperasi secara offline;

3. Mengeluarkan memo peringatan kepada pegawai yang tidak mengemaskini maklumat

pergerakan;

4. Membuat hebahan melalui emel atau aplikasi WhatsApp bagi meningkatkan kesedaran

berhubung pengemaskinian maklumat pergerakan; atau

5. Mengenakan tindakan tatatertib kepada pegawai yang tidak memaklumkan ketidakhadiran ke

pejabat atau tidak memaklumkan pergerakan kepada pegawai penyelia.

Kesemua cadangan tersebut dianalis dan dirumuskan seperti berikut:

Kesimpulan terhadap kaedah pemilihan cadangan penyelesaian dengan menggunakan kaedah

Prioritization Matrix ialah Cadangan 1, iaitu membangunkan Sistem Online. Kumpulan i-Reka telah

mengatur strategi bagi mengatasi masalah yang telah dikenal pasti dengan menggunakan kaedah Analisa

Kerangka 4 Langkah E.R.R.C. Grid.

KAEDAH PEMILIHAN PENYELESAIAN – PRIORITIZATION MATRIX

ELIMINATE RAISE

Kos perolehan sistem, kos penyelenggaraan

dan kos perolehan aset kerajaan

Kualiti perkhidmatan, kecekapan pemantauan ke-

hadiran dan pergerakan pegawai, dan ketepatan

analisis data

CREATE REDUCE

Meneroka idea kreatif dan mencipta sistem

untuk mengatasi masalah

Tempoh masa pencarian pegawai, mengesahkan

kehadiran dan mengenal pasti pergerakan pegawai

5

Page 9: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

3. TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN 3.1 CADANGAN PENYELESAIAN

Kumpulan i-Reka telah berjaya membangunkan produk inovasi untuk memantau kehadiran dan

pergerakan pegawai secara lebih efisien melalui sistem online iaitu i-Counting. Sistem ini

berpotensi untuk diadaptasi secara terus atau boleh diubah suai mengikut keperluan sesebuah agensi,

dan dikomersialkan. Kaedah analisis SWOT digunakan bagi menentukan ciri-ciri penambahbaikan

yang paling praktikal bagi sistem ini.

3.2 PELAN TINDAKAN PENYELESAIAN

Pembangunan Sistem i-Counting ini dimulakan dengan sesi sumbangsaran dan penerobosan idea-idea

kreatif dari semua ahli kumpulan bagi memastikan sistem ini dapat memberi impak yang lebih tinggi dan

efektif. Pelan tindakan proses kerja pembangunan inovasi ini dapat digambarkan melalui rajah berikut:

3.2.1

CARTA PERBATUAN

▪ Kurang dana

▪ Staf teknikal

tidak mencukupi

▪ Jimat masa

▪ Mudah pantau

▪ Mudah kesan

▪ Kolaborasi

▪ Replikasi dengan Jabatan lain

▪ Imej organisasi

▪ Kebergantungan

pada sistem

▪ Pencerobohan data

6

Page 10: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

3.3 PEMBANGUNAN PROTOTAIP DAN UJI CUBA

CADANGAN PROJEK : i-Counting (Sistem Pergerakan Pegawai)

1. Dibina bagi tujuan menggantikan Carta Pergerakan Pegawai (manual).

2. Berkeupayaan untuk member maklumat yang segera tentang keberadaan pegawai pada

sesuatu masa

3. Komponen yang terdapat di dalam sistem:

a) Login pengguna

(id hanya diberikan kepada pegawai penyelia sahaja bagi tujuan kunci masuk data.

Pengguna tidak memerlukan id untuk paparan maklumat dalam sistem)

b) Nama pegawai di Jabatan disenaraikan mengikut unit, minggu dan bulan

7

LAMPIRAN 3

Page 11: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

c) Kunci masuk butiran pergerakan pegawai

8

Page 12: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

e) Kategori permohonan akan dibezakan mengikut warna

f) Semua pegawai boleh melihat paparan pergerakan staf di Jabatan

9

d) Pegawai Pengurusan, Pegawai Khidmat Pelanggan dan semua kakitangan boleh

melihat laporan mengikut tarikh, unit, nama pegawai dan kategori permohonan

Page 13: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

g) Laporan kehadiran pegawai juga boleh dijana bagi tujuan head count sekiranya

berlaku kecemasan

3.4 PERAKUAN PENGGUNAAN SISTEM

Sistem i-Counting telah mendapat perakuan penggunaan daripada pihak Pengurusan JANM

Kedah pada 7 April 2019. Pemakluman tentang penggunaan sistem ini juga telah

disampaikan oleh Puan Pengarah semasa Mesyuarat Pengarah Bersama Kakitangan JANM

Negeri Kedah Bil.2 Tahun 2019 pada 14 April 2019. Kumpulan i-Reka telah menunjukkan

demontrasi penggunaan Sistem i-Counting kepada semua kakitangan, dan menerima

sokongan serta maklum balas positif dari semua pihak.

10

LAMPIRAN 4

Emel arahan penggunaan

Sistem i-Counting

Minit Mesyuarat Pengarah Bersama

kakitangan JANM Negeri Kedah Bil

2/2019 berhubung penggunaan Sistem

i-Counting

Taklimat penggunaan Sistem

i-Counting

Page 14: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

4. KEBERHASILAN PROJEK

4.1 KESAN JANGKA PENDEK

Hasil dari soal selidik (Lampiran 5&6) yang telah dijalankan ke atas 97 orang responden mendapati, Sistem i-Counting memberi impak positif kepada peningkatan kecekapan pemantauan kehadiran dan pergerakan pegawai di JANM Negeri Kedah. Hasil analisis mendapati berlaku peningkatan dalam penjimatan masa sebanyak 45% selepas penggunaan Sistem i-Counting. Kecekapan dan keberkesanan kualiti perkhidmatan turut meningkat sebanyak 48%, manakala penjimatan kos meningkat sebanyak 43% dari sasaran sebenar projek. Kesemua peningkatan ini telah melebihi sasaran awal yang telah ditetapkan iaitu sebanyak 70% bagi penjimatan masa dan 80% bagi peningkatan kualiti perkhidmatan dan 100% bagi penjimatan kos. Pencapaian ini membuk-tikan keberkesanan pelaksanaan projek Sistem i-Counting yang telah berjaya mencapai objektif yang ditetapkan.

IMPAK SEBELUM SELEPAS

Penjimatan Masa

52% responden bersetuju Carta

Pergerakan Pegawai secara manual menjimatkan masa

97% responden bersetuju

Sistem i-Counting menjimatkan masa

Peningkatan Kualiti Perkhidmatan

49% responden bersetuju carta

pergerakan pegawai secara manual meningkatkan kualiti perkhidmatan

97% responden bersetuju

Sistem i-Counting berjaya meningkatkan kualiti perkhidmatan

Penjimatan Kos

57% responden bersetuju

Carta Pergerakan Pegawai secara manual menjimatkan kos

100% responden bersetuju

Sistem i-Counting menjimatkan kos

11

Page 15: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

4.2 KESAN JANGKA PANJANG DAN IMPAK PROJEK

Kesan jangka panjang terhadap hasil luar jangka projek i-Counting ini adalah bertepatan dengan

Kerangka Transformasi Perkhidmatan Awam (KTPA) di bawah teras “ Peningkatan

Produktiviti” dan “ Kecekapan Perkhidmatan Awam”.

Kesan Jangka Panjang kepada Jabatan & Pembangunan

Peningkatan Prestasi Ahli Kumpulan i-Reka

12

Page 16: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria

5. POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK

5.1 TAHAP KETERSEDIAAN SISTEM

Sistem ini telah dikongsi penggunaanya dengan Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) Negeri Kedah pada 25 Jun 2019. JKM telah memberi perakuan ke atas penggunaan sistem ini, yang banyak membantu melicinkan urusan pentadbiran serta memantau pergerakan pegawai yang melakukan tugasan di luar pejabat. JANM Negeri Kedah juga telah memanjangkan surat permohonan kepada JANM Negeri Pulau Pinang pada 4 Ogos 2019 untuk berkongsi penggunaan sistem ini.

5.2 TAHAP REPLIKASI, PENYERAGAMAN DAN PENGKOMERSILAN PROJEK

Sistem i-Counting ini berpontensi untuk dikomersil dan diseragamkan penggunaanya ke 24 buah

Pejabat Perakaunan di Negeri dan Cawangan, serta 13 Bahagian di JANM. Sistem ini boleh direplikasi

oleh mana-mana Jabatan tanpa melibatkan sebarang kos tambahan, kos instalasi atau perolehan aset

baharu. Pengoperasian sistem ini hanya memerlukan kemudahan komputer dan rangkaian internet

Jabatan.

6. KESIMPULAN

Sejajar dengan arus perkembangan teknologi digital, Jabatan perlu memanfaatkan keupayaan teknologi terkini dengan beralih dari melakukan proses kerja secara manual kepada proses kerja berasaskan sistem. Kumpulan i-Reka telah berjaya menghasilkan satu inovasi dengan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan baharu untuk memantapkan kaedah semasa yang kurang berkesan. Sistem i-Counting ini terbukti dapat meningkatkan kecekapan dan kualiti perkhidmatan, serta mengoptimumkan kos dalam menangani kekangan sumber kewangan dan sumber manusia. Perkhidmatan yang disediakan oleh agensi kerajaan perlu mengambil kira perkembangan teknologi agar sentiasa kekal relevan dan menyediakan perkhidmatan terbaik di hujung jari kepada semua pihak.

Surat penghargaan pengguna Sistem i-Counting dari Jabatan Kebajikan

Masyarakat Negeri Kedah

Surat perkongsian

Sistem i -Counting

dengan JANM Pu-

lau Pinang

13

Page 17: PENGENALAN - habinovasi.mampu.gov.myhabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2591-sistem-i-counting.pdf · Rajah Matriks, Force Ranking, Matriks Keupayaan dan Kaedah Markah Berkriteria