1. pengenalan -...

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2016 (ict) 1

a) LATAR BELAKANG MPAG

Majlis Daerah Alor Gajah telah disusun semula mengikut Akta Kerajaan

Tempatan, 1976 (Akta 171) mulai daripada 1 Julai 1978 dan telah dinaiktaraf

kepada Majlis Perbandaran Alor Gajah pada 1 Mei, 2003.

Dengan penyusunan semula ini, kawasan operasi Majlis Perbandaran Alor Gajah

meliputi seluruh kawasan daerah Alor Gajah seluas 673.4 km persegi. Mengikut

Data Asas Melaka 2014 anggaran penduduk dalam kawasan Majlis berjumlah

173,407 orang yang juga merupakan pelanggan kepada Majlis Perbandaran Alor

Gajah.

Sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan, Majlis Perbandaran Alor Gajah

bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan perbandaran serta

membangunkan kemudahan infrastruktur dan sosial bagi penduduk Alor Gajah

dengan memaksimumkan segala usaha untuk membangunkan daerah bagi

mencapai kemajuan dan kemakmuran.

1. PENGENALAN


Menjadikan Alor Gajah Perbandaran Mampan Ke Arah

Teknologi Hijau Menjelang 2020

Menyediakan perkhidmatan perbandaran yang cekap dan

berkualiti serta berteknologi hijau kepada

warga Alor Gajah

Alor Gajah Dinamik - Progresif - Holistik

i. VISI, MISI DAN SLOGAN

Bagi memastikan Majlis Perbandaran Alor Gajah memberi perkhidmatan

perbandaran yang terbaik kepada warganya dan membangun selaras dengan

pengisytiharan Melaka sebagai Negeri Maju, Majlis Perbandaran Alor Gajah

telah menetapkan visi, misi dan objektif seperti berikut:-

VISI

MISI

SLOGAN


UNIT OSC

KETUA UNIT OSC J44EN MOHD RIZAL BIN OTHMAN

UNIT UNDANG-UNDANG

KETUA UNIT UNDANG-UNDANG L44

PN HJH FATIMAH BINTI OTHMAN

UNIT AUDIT DALAM

KETUA UNIT AUDIT DALAM W41

EN MOHD FUAD BIN MUSRIK

YANG DIPERTUA

DATUK HJ MURAD BIN HJ HUSIN

SETIAUSAHA

EN AHMAD AZLAN BIN AHMAD SALLEH

JABATAN KEWANGAN

PENGARAH (W44)

CIK MARLINI BINTI MOHAMED

PENGARAH (N44)

PN RADZYMA BINTI MAHAT

JABATAN PENGUATKUASAAN JABATAN KHIDMAT PENGURUSAN

PENGARAH (N44)

PN MARINA BINTI RASOL

JABATAN PERANCANG

PENGARAH (J44)

PN NURUL ADAWATY BINTI ISMAIL

JABATAN KEJURUTERAAN

PENGARAH (J44)

EN SUGIMAN BIN JOHARI

JABATAN PELESENAN

PENGARAH (N41)

EN MOHD FAIZAL BIN MD ZIN

JAB. KORPORAT & KHIDMAT MASYARAKAT

PENGARAH (N44)

EN MOHD BUKHARI BIN BAHARUDDIN

JABATAN PENILAIAN

PENGARAH (W44)

PN ROSNANI BINTI IBRAHIM

JABATAN BANGUNAN

PENGARAH (J41)

EN ABDUL RAHMAN BIN NORDIN

JABATAN PENGINDAHAN BANDAR

PENGARAH (J41)

EN KAMARUDDIN BIN MUSTAPA

JABATAN KEBERSIHAN & KESIHATAN

PENGARAH (N41)

EN AZIZAN BIN SULONG

JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

PENGARAH (F41)

EN NUR IDHAM BIN IDRIS

ii) PENJAWATAN

MPAG mempunyai seramai 348 pegawai dan kakitangan yang terbahagi kepada

tiga (3) unit dan dua belas (12) jabatan seperti di Rajah 1.

Rajah 1- CARTA ORGANISASI MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH


BIL. PERKHIDMATAN TEMPOH

1. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahan dan ubah suai rumah teres

14 hari

2. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahan kediaman dan bukan kediaman

14 hari

3. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunan sesebuah

14 hari

4. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunan perumahan / bangunan selain kediaman melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

37 hari

5. Memproses dan membuat keputusan pelan bangunan industri / bengkel

37 hari

6. Memproses dan membuat keputusan permohonan Permit Sementara Bangunan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

37 hari

7. Memberi ulasan permohonan perancangan pembangunan seperti permohonan tanah kerajaan, permohonan rumah sesebuah, pecah sempadan dan pecah bahagian

14 hari

8. Memproses dan membuat ulasan permohonan Kebenaran Merancang di peringkat J/K Pusat Setempat

14 hari

9. Memproses dan memberi ulasan permohonan Kebenaran Merancang di bawah subseksyen 124A dan 204D, Kanun Tanah Negara melalui Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC)

57 hari

10. Memberi perkhidmatan pengeluaran bil cukai taksiran 2 kali setahun

(15 Jan &15 Julai setiap tahun)

ii. PIAGAM PELANGGAN

Bagi memperkasakan lagi sistem penyampaian perkhidmatan, piagam pelanggan Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dibentuk berteraskan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan-pelanggannya seperti di Rajah 2.

Rajah 2 - PIAGAM PELANGGAN MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH


BIL. PERKHIDMATAN TEMPOH

11. Memproses permohonan pindah milik pegangan berkadar 14 hari

12. Pengeluaran surat tawaran sewa selepas keputusan temuduga gerai

21 hari

13. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premis perniagaan

14 hari

14. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premis perniagaan tidak berisiko

15 minit

15. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelan kejuruteraan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

57 hari

16. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelan landskap melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

57 hari

17. Memproses bayaran 10 hari

18. Memberi maklumbalas status aduan awam 14 hari

19. Pemotongan rumput dibawah seliaan MPAG 2 kali sebulan


iii. PENGENALAN JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Jabatan Teknologi Maklumat diketuai oleh Pengarah Teknologi Maklumat dan

dianggotai seramai lapan (8) orang kakitangan yang terbahagi kepada dua (2)

bahagian:-

Bahagian Sistem Aplikasi dan Multimedia

Bahagian Rangkaian dan Keselamatan ICT

Jabatan ini bertanggungjawab untuk merancang Pelan Strategik Pembangunan

ICT MPAG dan daerah Alor Gajah bagi setiap tempoh lima (5) tahun,

membangun dan menyelenggara sistem-sistem berkomputer dan rangkaian bagi

keseluruhan MPAG supaya sentiasa boleh digunakan.

Pembangunan sistem-sistem berkomputer dilaksanakan secara berperingkat

mengikut keperluan dan peredaran semasa serta digalakkan dibangunkan

secara dalaman. Selain itu, Jabatan Teknologi Maklumat juga menyediakan

perkhidmatan infrastruktur teknologi maklumat yang sesuai, mencukupi dan

terkini bagi menyokong operasi-operasi di peringkat pengurusan MPAG.


v. PENGENALAN MENGENAI INOVASI

Inovasi yang dihasilkan adalah Sistem Pengurusan Latihan Dan Kursus

(e-Latihan). Sistem ini mula dibangunkan pada Julai 2014 dan digunakan

sepenuhnya pada Mac 2015 oleh Jabatan Khidmat Pengurusan. Sistem ini

telah ditambahbaik pada Januari 2016 dengan menggunapakai Aplikasi Sistem

Kehadiran MPAG yang berasaskan Android.

Tujuan Dilaksanakan:-

Sistem Pengurusan Latihan Dan Kursus dibangunkan bagi mengatasi masalah

pertindihan data latihan dan kursus staf MPAG. Selain itu, system ini juga

dapat mengatasi tempoh masa yang lama dalam mengumpul borang penilaian

sebelum dan selepas kursus yang sebelum ini dilakukan secara manual.

Sistem ini juga menguruskan rekod latihan dan kursus staf MPAG secara atas

talian (online). Dengan ini dapat memudahkan lagi ketua jabatan atau penyelia

untuk memberi penilaian sebelum dan selepas kursus bagi staf dibawah

seliaan

Objektif Dilaksanakan:-

Objektif pembangunan sistem ini adalah untuk memantau latihan dan kursus

kakitangan MPAG supaya lebih sistematik dan tepat. Di samping itu kehadirian

kakitangan direkod menggunakan aplikasi mudah alih Android.


Rajah 3 : Halaman Utama Sistem e-Latihan


Ciri-ciri Inovasi:-

Sistem e-Latihan MPAG dapat membantu Jabatan Khidmat Pengurusan

memantau latihan dan kursus kakitangan MPAG dengan lebih efektif dan

sistematik.

Kelebihan dan keistimewaan Sistem e-Latihan adalah seperti berikut:-

Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house hasil daripada

perkongsian idea kreatif dan inovatif anggota Jabatan Teknologi

Maklumat bersama Jabatan Khidmat Pengurusan.

Laporan Tidak Hadir Kursus bagi setiap kakitangan MPAG secara

bulanan, tahunan atau berdasarkan kursus.

Laporan Penilaian Kursus secara bulanan, tahunan atau berdasarkan

kursus.

Laporan Kursus Kurang 7 Hari berdasarkan staf atau jabatan.

Menggunakan aplikasi android untuk merekod kehadiran staf ke latihan

dan kursus anjuran dalaman tanpa menggunakan borang kehadiran.

Rekod kehadiran dipindah masuk ke sistem secara pukal tanpa

memasukkan secara satu persatu.

Penilaian dapat dilakukan secara online tanpa perlu menggunakan

borang.

Mempunyai ciri-ciri keselamatan dengan mempunyai log masuk dan log

keluar.


Sebelum Sistem e-Latihan MPAG atau Sistem Pengurusan Latihan Dan Kursus

dilaksanakan, MPAG menggunakan kaedah manual dan penggunaan borang bagi

menguruskan sesuatu latihan dan kursus.

Antara permasalahan yang dihadapi sebelum sistem ini digunakan adalah:-

Proses penilaian secara manual dan menggunakan borang

Borang penilaian kursus sering hilang dan tidak dipulangkan.

Tiada tempat khusus pengumpulan borang penilaian

Laporan kehadiran kursus atau latihan mengambil masa yang panjang untuk

dibuat.

Sukar untuk mengetahui staf yang menghadiri kursus atau latihan kurang

daripada 7 hari.

Kelebihan di dalam Sistem e-Latihan :-

Penilaian kursus dapat dibuat secara online

Kehadiran peserta kursus dalaman direkodkan tanpa menggunakan borang

kehadiran.

Laporan-laporan yang diperlukan dapat dijana dengan cepat dan berkesan

Penjimatan ketara kerana borang penilaian tidak perlu lagi dicetak

2. SEBELUM DAN SELEPAS


3.1 AGENSI / JABATAN

Berikut merupakan impak setelah perlaksanaan Sistem e-Latihan

a) Produktiviti anggota dapat ditingkatkan memastikan anggota menerima

latihan dan kursus yang secukupnya dan berkualiti.

b) Keberkesanan sesuatu kursus dapat dikenalpasti dengan maklumbalas yang

diterima daripada penilaian yang dibuat.

c) Tiada lagi pembaziran kos kerana dapat mengelakkan penganjuran kursus

yang sama yang tidak memberi impak yang baik kepada anggota dan

jabatan.

d) Senang menilai keberkesanan kursus kepada anggota.

e) Memudahkan Unit Pengurusan Latihan, Jabatan Khidmat Pengurusan untuk

merancang kursus untuk tahun seterusnya.

f) Melancarkanan proses penyimpanan dokumen secara digital yang

memudahkan pengauditan MS ISO 9001:2008.

3. IMPAK INOVASI


4.1 KREATIVITI

Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house di mana ia adalah hasil

kreativiti dan usahasama anggota Jabatan Khidmat Pengurusan dan Teknologi

Maklumat.

Terdapat banyak kemudahan yang terdapat di dalam Sistem e-Latihan MPAG

yang dapat membantu Jabatan Khidmat Pengurusan bagi memantau dan

mengurus latihan dan kursus di MPAG. Dengan adanya sistem ini, laporan

kursus dan latihan dapat dikeluarkan mudah dan cepat.

Antaramuka grafik dan kelebihan yang terdapat dalam e-Latihan ialah :-

Mempunyai ciri-ciri keselamatan dengan mempunyai log masuk dan log

Keluar

4. ELEMEN INOVASI


Senarai Menu yang user-friendly

Pendaftaran Kursus


Semakan Kehadiran Kursus Dan Muat Naik Fail Kehadiran

Laporan Kursus Kurang 7 Hari


Laporan Tidak Hadir Kursus

Laporan Kursus


Graf Kehadiran

Aplikasi Android Sistem Kehadiran MPAG


4.2 TAHAP PELAKSANAAN

Sistem e-Latihan MPAG mula dibangunkan pada Julai 2014 dan digunakan

sepenuhnya pada Mac 2015 oleh Jabatan Khidmat Pengurusan. Sistem ini telah

ditambahbaik pada Januari 2016 dengan menggunapakai Aplikasi Sistem

Kehadiran MPAG yang berasaskan Android. Sistem ini telah digunapakai

selama dua (2) tahun dan masih berada dalam keadaan stabil. Manakala bagi

penggunaan aplikasi Android ianya digunakan mulai Februari 2016.

.4.3 REPLICABILITY

Sistem e-Latihan MPAG boleh terus dilaksanakan dan berpotensi untuk

diperluaskan kepada semua agensi kerana berfungsi untuk memantau latihan

dan kursus sama ada dalaman atau luaran.

Sistem e- Latihan MPAG adalah satu aplikasi web yang boleh beroperasi dengan

baik menggunakan Google Chrome dan Mozilla Firefox dan ia boleh diakses

secara intranet. Perisian Sumber terbuka yang digunakan bagi pembangunan

Sistem e- Latihan MPAG adalah:-

Bahasa Pengaturcaraan : PHP dan Java

Pangkalan data : MySql

Pengubahsuaian boleh dibuat sendiri oleh agensi yang mempunyai pengetahuan

dalam pembangunan sistem aplikasi dan ianya tidak melibatkan kos.


4.4 EFISIEN (KECEKAPAN)

a) PENJIMATAN MASA

Inovasi ini telah menjimatkan masa bagi penyediaan laporan yang

diperlukan.

Pengiraan pengeluaran laporan secara manual:-

1 Jenis Laporan = 30 Minit


Pengiraan pengeluaran laporan menggunakan Sistem e-Latihan:-



Jumlah penjimatan masa = 90 minit - 3 minit

= 87 minit sebulan


b) PENJIMATAN KOS

Dengan pelaksanaan inovasi ini, Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dapat

menjimatkan kos dari segi pembelian sistem aplikasi.

Penjimatan pembelian sistem aplikasi:-

Sistem Kehadiran = RM 30,000.00 (Anggaran harga pasaran)

Emolumen bagi 1 orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

= 48 (Hari Bekerja) x 8 (Jam Bekerja)

= 384 Jam

= RM 11.51 (1 Jam) x 384 (tempoh pembangunan

Sistem Kehadiran)

= RM 4,419.84

(Kos untuk menyediakan sistem secara in-house)

Jumlah Penjimatan Pembelian Sistem Aplikasi = RM 25,580.16

Anggaran Penambahbaikan aplikasi Android = RM 7,000.00

(Anggaran harga pasaran)

Emolumen bagi 1 orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

= 14 (Hari Bekerja) x 8 (Jam Bekerja)

= 112 Jam

= RM 11.51 (1 Jam) x 112 (tempoh pembangunan

Sistem Kehadiran)

= RM 1,289.12

(Kos untuk menyediakan aplikasi Android secara in-house)


Jumlah Penjimatan Penambahbaikan Sistem = RM 5,710.88

Jumlah Keseluruhan Penjimatan = RM 31,291.04

c) TINGKATKAN PRODUKTIVITI

Dibangunkan secara dalaman menggunakan perisian PHP dan Java

dengan pangkalan data MySql.

Laporan dapat dikeluarkan dengan cepat dan tepat.

Kehadiran peserta latihan dan kursus dapat dikemaskini dengan cepat.

Penilaian kursus dapat dilakukan secara online.

d) MUDAH DIGUNAKAN (USER-FRIENDLY)

Antaramuka grafik yang mesra pengguna dan mudah digunakan.

Penggunaan menu yang senang difahami oleh pengguna. Selain itu menu

juga disusun dengan kemas dan teratur dengan tujuan pengguna dapat

mnggunakan tanpa bantuan user manual.


Capaian data yang cepat, tepat dan semasa

QR Code Reader sebagai cara merekodkan kehadiran


Memanfaat penggunaan emel sebagai medium penghantaran data


4.5 SIGNIFIKAN

Pengenalan inovasi ini telah memberi impak dan faedah kepada

organisasi dan kakitangan seperti berikut:-

a) Produktiviti anggota dapat ditingkatkan

b) Keberkesanan sesuatu kursus dapat dikenalpasti

c) Tiada lagi pembaziran kos kerana dapat mengelakkan penganjuran kursus

yang sama yang tidak memberi impak yang baik kepada anggota dan

jabatan

d) Senang menilai keberkesanan kursus kepada anggota

e) Memudahkan Unit Pengurusan Latihan, Jabatan Khidmat Pengurusan

untuk merancang kursus untuk tahun seterusnya

f) Melancarkanan proses penyimpanan dokumen secara digital yang

memudahkan pengauditan MS-ISO 9001:2008


4.6 KOMITMEN

i) Kewangan

Bagi menggalakan pemikiran dan penghasilan produk / perkhidmatan

yang berinovatif bagi pegawai dan kakitangan, pihak Majlis telah

memperuntukkan perbelanjaan sebanyak RM50,000.00 bagi tujuan

melaksanakan program-program berkaitan inovasi.

ii) Pengurusan Sumber Manusia

Pihak Majlis sentiasa memastikan setiap anggota Majlis mempunyai

kemahiran dan pengetahuan yang tinggi bagi memberikan perkhidmatan

yang berkualiti dan berinovasi dalam meningkatkan imej Majlis di mata

masyarakat. Kursus, taklimat dan bengkel berkaitan inovasi yang telah

dihadiri oleh pegawai-pegawai Majlis Perbandaran Alor Gajah pada tahun

2015 adalah seperti berikut:-

Kursus Pelaksanaan 5S Hijau bersama SIRIM Kursus Juruaudit Dalaman 5S bersama MPC


Bil.

Kursus/Bengkel/Taklimat

Tarikh

1. Kursus Pengenalan Pelaksanaan KIK bersama

Majlis Perbandaran Kuantan

10 Mac 2014

2. Bengkel Kajian Semula Pelan Strategik 2010-2015 7-8 Mac 2014

3. Kursus Pelaksanaan 5S Hijau bersama MPC 12 Mac 2014

4. Kursus Juruaudit Dalaman 5S bersama MPC 14 Mac 2014

5. Kursus Pemantapan Audit Dalaman Untuk Juruaudit

MS ISO 9001:2008

1 April 2014

6. Bengkel KIK Siri 1 bersama Jabatan Ketua Menteri

Melaka

24-25 April 2015


Melaka

21-22 Mei 2014

8. Konvensyen Team Excellent (ICC) Peringkat

Wilayah Selatan Tahun 2014

11-12 Jun 2014


Melaka

13-14 Ogos 2014


Melaka

18-19 Ogos 2014

11. Bengkel KIK MPAG 26-27 Ogos 2014

12. Konvensyen KIK Peringkat Negeri Melaka Tahun

2014

9 Oktober 2014

13. Klinik KIK 1 (Kumpulan O2) 15 Oktober 2014

14. Klinik KIK 2 (Kumpulan O2) 1 November 2014

15. Konvensyen Team Excellent (ICC) Peringkat

Kebangsaan Tahun 2014

26 November 2014

16. Konvensyen KIK Sektor Awam Peringkat

Kebangsaan Tahun 2014

1 Disember 2014

17. Bengkel Sasaran Kerja Tahunan (SKT) 2015 15-16 Disember 2014


iii) Insentif

Sebagai penghargaan kepada usaha penghasilan inovasi, pelbagai

insentif dan galakan diberi kepada warga kerja MPAG. Antaranya adalah

kemudahan lawatan penandarasan ke Jabatan / Agensi luar yang

mempunyai keistimewaan pengurusan kualiti, penyediaan sijil

penghargaan, serta insentif dalam bentuk wang tunai yang diberikan

kepada warga kerja yang memenangi pertandingan-pertandingan yang

dianjurkan secara dalaman. Di antara hadiah dalam bentuk wang tunai

adalah seperti berikut : -

Anugerah Inovasi Majlis Perbandaran Alor Gajah

Tempat pertama : RM500

Tempat kedua : RM400

Tempat ketiga : RM300

Tempat keempat : RM200

Tempat kelima : RM100

Bank Inovasi

Inovasi Terpilih : RM100

Zon 5S Terbaik




Tempat keempat : RM200

Tempat kelima : RM100

Workstation Terbaik





Amalan Pejabat Hijau




Hadiah-Hadiah ini disampaikan semasa Majlis Makan Malam Tahunan

MPAG dan Perhimpunan Pagi bagi menggalakkan dan mempertingkatkan

momentum untuk terus berinovasi.

iv) Penghargaan

MPAG mengiktiraf setiap idea dan inovasi yang dihasilkan oleh

anggotanya dengan pemberian sijil penghargaan dan wang tunai,

keutamaan mengikuti lawatan penanda arasan ke agensi terbaik dan turut

menggalakkan Ketua Jabatan mengambilkira penilaian di dalam Laporan

Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) anggota serta penilaian anggota

terbaik bulanan.

v) Peralatan

Bagi memudahcara inovasi yang telah dihasilkan, MPAG tiada halangan

untuk menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan oleh pegawai

MPAG seperti pinjaman komputer riba, penggunaan kenderaan pejabat di

samping membenarkan pembelian peralatan berkaitan inovasi di bawah

peruntukan masing-masing.


1. Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara inhouse.

2. Sistem ini boleh dijadikan digunakan oleh mana-mana agensi .

3. Penjimatan kos kerajaan dari segi pembelian sistem aplikasi.

4. Penjimatan masa dari segi penyediaan laporan.

5. Menjurus ke arah Green IT di mana :-

i. Rekod kehadiran kursus diimport masuk daripada Aplikasi Android Sistem

Kehadiran MPAG

ii. Maklumat terperinci disimpan di dalam sistem dan boleh dipanggil pada

bila-bila masa

iii. Tiada lagi penggunaan borang penilaian dan borang kehadiran

6. Meningkatkan produktiviti kerja dan penambahbaikan proses kerja menggunakan

ICT.

KESIMPULAN

1. pengenalan -...

Documents