TAKLIMAT SPPKNEGERI JOHOR

PEMBINAAN FAIL INDUKSPPK SEKOLAH

OLEH HJ NORDIN BIN MISKAM

GB SK PENGKALAN TEREH KLUANGDAN

Arahan Perkhidmatan 1974

Bab 3

Para 11 : Pengelasan surat mengikut Pengelasan Fail - Surat-surat yang dikeluarkan adalah perlu diberi pengelasan keselamatan mengikut peringkat keselamaatan fail surat-surat itu

Para 12 : Rekod Surat Keluar – Semua surat keluar dari sesebuah jabatan hendaklah direkodkan dalam kertas minit

Para 18 (a) : Tindakan Bahagian Pendaftaran Fail - Semua bahagian pendaftaran fail jabatan ………. hendaklah mengambil tindakan segera memasukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail-fail berkenaan dan mengedarkan fail-fail kepada pegawai-pegawai yang berkenaan untuk tindakan …..

Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan_1)

Bab 4

Para 4 (a) 11 : Pengelasan Keselamatan Fail : Menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa fail-fail diberi pengelasan keselamatan, sama ada diperingkat terhad, sulit, rahsia atau rahsia besar

Para 5 : Memakai Kulit Fail Yang Sesuai : Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara ….

Para 12 : Tanggungjawab Pegawai Dalam Pengedaran Fail : Menjadi tanggungjawab tiap-tiap Pegawai untuk melicinkan pengurusan pengedaran fail

Para 18 : Memelihara Keselamatan Kandungan Fail : Isi-isi kandungan fail, baik bagi fail terbuka ataupun fail yang mempunyai pengelasan keselamatan, bukanlah untuk rujukan orang ramai

Para 1 : Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara Rekod Jabatan

Menjadi satu kewajipan khas dan terpenting bagi jabatan-jabatan menentukan bahawa setiap rekod kerajaan disimpan dan dipelihara dengan baik. Ketua-ketua jabatan adalah dengan sendirinya bertanggungjawab untuk memelihara setiap rekod kerajaan yang ada di dalam jabatan mereka.

Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan _2)

Bab 5

Para 1 : Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara Rekod Jabatan

Menjadi satu kewajipan khas dan terpenting bagi jabatan-jabatan menentukan bahawa setiap rekod kerajaan disimpan dan dipelihara dengan baik. Ketua-ketua jabatan adalah dengan sendirinya bertanggungjawab untuk memelihara setiap rekod kerajaan yang ada di dalam jabatan mereka.

Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan _2)

Bab 5

3. Pengelasan Fail

Rahsia BesarRahsiaSulitTerhadTerbukaSampul kecilFail Timbul

- berdasarkan Akta Rahsia Rasmi (ARR) dan Arahan Perkhidmatan 1974 (Bab 3, para 11 dan Bab 4 para 4(a)

-pengelasan berdasarkan peringkat keselamatan

-Pengelasan seperti berikut:

Terbuka

Fail pengurusan harian dan Fail-fail Pentadbiran

Fail berwarna PUTIH

Fail Timbul (subjacket)

Mengandungi bahan-bahan / maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai dan maklumat edaran dalaman

4. Kulit Fail

Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 Menyebut

“Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit fail seperti yang direka oleh Arkib Negara”

dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak

Boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat

Warna Kulit Fail selaras dengan pengelasan fail

Saiz hendaklah seragam dicadangkan 36cm x 24cm (muka hadapan) dan 36cm x 35cm(muka belakang termasuk 8cm sebagai ‘flap’)

Maklumat diperlukan

A.Kulit Hadapan

B.Kulit Tepi Depan

Kulit Hadapana) Nama Organisasi

b) Kod Fail

c) Perkara

d) Tarikh Kandungan Pertama

e) Tarikh Kandungan Akhir

f) Rekod Pergerakan Fail

g) Arahan-arahan Penutupan Fail- Tarikh tutup- Tarikh Kajian Pertama 5 tahun selepas ditutup- Cadangan pindaan- Tarikh Kajian kedua

Kulit Tepi Dalam

-dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara Bil 44/1966 para 8(10 DAN 12(2)

5. Kod Fail

Fail-fail hendaklah didaftarkan melalui SISTEM DOKET

a) Kad AM 89 ; Rekod Nombor

b) Kad AM 89A ; Rekod Abjad(kertas doket a & b tersedia dalan satu set, ditulis serentak bagi rujukan indeks nombor dan indeks abjad bagi rujukan indeks silang)

c) Buku Daftar Fail (tidak digalakkan)

Kod Fail Kaedah Nombor (AM 89)

Disusun mengikut LEVEL (paras)

- nombor sahaja atau

- abjad diikuti dengan nombor

a) Level I - Fail Utama : 01

b) Level II - Fail Perkara : 01/01

c) Level III - Fail Aktiviti : 01/01/01

Contoh

Lavel 1 : 01 - Asrama

02 – Hal Ehwal Murid

03 – Kemudahan Fizikal

04 – Kewangan dan Akaun

05 – Kokurikulum

06 – Kurikulum

07 --Pentadbiran Am Sekolah

08 – Perhubungan Masyarakat

09 – Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan

10 - Pelbagai

Contoh_3Level I : 06 - Kurikulum

Level II : 06/05 - Peperiksaan

Level III : 06/05/001 – headcount/audit akademik

06/05/002 – Ujian Setara Daerah/Negeri

06/05/003 – UPSR

06/05/004 – PBS /SPPK

06/05/005 -

Contoh susunan fail SPPK

JBA2047 / 06 / 05 / 004A

Sekolah/ Kod Sekolah

Lavel 1 : Bidang Pengurusan Kurikulum

Lavel 2: Peperiksaan

Lavel 3: PBS/SPPK

Fail Induk

Sambungan Fail

- sebab fail ditutup- helaian kertas melebihi 100- tidak dapat menanpung

-Fail baru hendaklah dibuka atas perkara yang sama

- dilebelkan sebagai jilid berikutnya

- rekodkan ke dalam doket fail sebagai fail berasingan

Contoh

Fail SPPK: JBA2047/06/05/004A./Jld.II

Kertas minitUrusan perhubungan

a) Merekod surat keluar dan masuk

- surat keluar direkod dengan dakwat biru/ hitam

- merekodkan penerima surat dan tarikh dihantar

- surat masuk direkod dengan dakwat merah

- merekodkan - nombor rujukan surat berkenaan, - tarikh, - tajuk/perkara surat tersebut dan - tarikh dimasukkan fail

b) rekod perundingan c) tindakan susulan dengan Pegawai Kanan

KERTAS MINITLAMPIRAN A

Kertas minit No: ………………….. Helaian No: …………………

BIL PERKARA NO RUJUKAN PENGIRIM/PENERIMA TARIKH HANTAR/TERIMA

Susunan Fail SPPK

- dicadangkan mempunyai 3 fail

- Kod digunakan selari dengan pengkodan pejabat

pentadbiran

- fail Induk diletakkan di pejabat

- berikut cadangan penyusunan fail

FAIL INDUKSPPK SEKOLAH

KANDUNGAN FAIL INDUK

(8 TAJUK)

1) PEKELILING-PEKELILING

• Pekeliling daripada KPM/JPN/PPD

• Surat-surat jawapan daripada sekolah kepada KPM/JPN/PPD

• Surat-menyurat berkaitan SPPK

2) CARTA ORGANISASISPPK SEKOLAH

• Pengerusi (Guru Besar)• Naib Pengerusi (PK 1)• Setiausaha (Guru Penyelaras SPPK/• Penolong Setiausaha ( Guru Kelas)• Ahli Jawatankuasa - Ketua Panitia BM dan MT - Guru Mata Pelajaran Bm & Mt yang mengajar

kelas SPPK - Pentaksir SPPK

3) MAKLUMAT GURU SPPK

• Senarai Guru SPPK

• Biodata Guru SPPK

• Surat Lantikan sebagai guru SPPK/Pentaksir

• Jadual Waktu Mengajar

4) PERANCANGAN SPPK SEKOLAH

• Program Tahunan SPPK

• Takwim aktiviti SPPK

• Rancangan Tahunan M/Pel SPPK

5) Minit Mesyuarat J/Kuasa

• Kertas minit mesyuarat J/Kuasa SPPK tahunan atau bulanan

• Kertas minit mesyuarat pelaksanaan aktiviti SPPK

• Kertas minit mesyuarat Khas(Kes Khas) jika ada

• Laporan aktiviti SPPK

6) Laporan Prestasi Tahunan

• Data murid SPPK tahun berkenaan

• Analisa Pentaksiran setengah tahun dan akhir tahun

• Graf pencapaian murid SPPK

7) Laporan Pencerapan

• Jadual Pencerapan

• Laporan Penceparan guru SPPK oleh GB/PK

• Laporan Pencerapan oleh Pegawai KPM/JPN/PPD/Nazir

8. KES-KES KHAS

SEKIAN

TERIMA KASIH