sistem perakaunan kerajaan - jpm.gov.my fail rasmi.pdf · 32 penulisan minit tindakan i) perlu ubah...

1

PENGURUSAN FAIL

BERASAL DARI PERKATAAN LATIN : FILLUM

*BERMAKSUD: SEUTAS BENANG UNTUK

MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR.

SATU FOLDER;

- DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU

- SURAT-SURAT DISUSUN DENGAN CERMAT DAN

TERATUR

- DIBERI TAJUK/PERKARA

- DIBERI NOMBOR

- DIINDEKSKAN 2

DEFINISI FAIL

3

ALAT PERHUBUNGAN

MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI

MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN

MENGAMBIL TINDAKAN

MENGEKALKAN INGATAN

BAHAN RUJUKAN UTAMA

BAHAN PENYELIDIKAN

BAHAN BUKTI

KENAPA FAIL DIPERLUKAN

4

1) Fail dibuka apabila:

Fail yang diperlukan belum ada;

Fail asal ditutup dan bersambung ke jilid baharu;

Fail asal tidak dapat dikesan;

Fail asal rosak dan perlu digantikan dengan kulit

baharu;

Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;

dan

Skima klasifikasi fail dirombak / ditukar kepada

sistem yang baharu

PEMBUKAAN FAIL

5

2) 5 Jenis Kulit Fail:

1) a) TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)

b) SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)

2) TERHAD (Am 435A – Pin. 1/80)

3) SULIT (Am 436) - HIJAU

4) RAHSIA (Am 437) - MERAH JAMBU

BERPALANG MERAH

5) RAHSIA BESAR (Am 438) - KUNING MUDA

BERPALANG MERAH

JENIS KULIT FAIL

6

TERBUKA

7

TERHAD

SULIT

(Hijau)

RAHSIA

BESAR

(Kuning

Palang

Merah)

TERHAD

(Putih)

RAHSIA

(Merah

Jambu

Palang

Merah)

Warna Kulit Fail

TERHAD

8

Cap tarikh terima di ruang kosong

Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat - Buku

Daftar Surat Menyurat (AM 10-PIN.3/80) / sistem /

elektronik

- Semak surat

- Baca isi surat

- Rujuk panduan – Panduan Pengendalian Fail

Rasmi Kerajaan

MEMFAIL / MENDAFTARKAN

SURAT DALAM FAIL

9

Pembukaan Fail Baharu

SEMAK DAN PASTIKAN TIDAK BERLAKU:

i) Fail Sama Tajuk Dan Sama Nombor

ii) Fail Sama Tajuk Dan Lain Nombor

iii) Fail Lain Tajuk Dan Sama Nombor

Rujuk senarai klasifikasi fail

PEMBUKAAN FAIL

10

ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.

JELAS, RINGKAS DAN PADAT.

TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, ANM,

PPR , MNI, BMW DLL.

ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG

MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (HOMOGRAPHS)

CONTOHNYA KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.

BERDASARKAN FUNGSI JABATAN/AGENSI.

NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAIL SEDIA ADA.

TAJUK DAN NOMBOR FAIL

11

Pembukaan Fail Baharu

Daftarkan fail baharu dibuka ke dalam Daftar Fail

Tebuk lubang sudut atas sebelah kiri kulit fail – 2.5

sm dari penjuru kiri dan atas

Masukkan tali hijau, kertas minit dan kad

pergerakan fail

PEMBUKAAN FAIL

12

1 2

3 4

13

5

6

14

KANDUNGKAN KERTAS MINIT DI SEBELAH KIRI

15

CONTOH KAD KELUAR FAIL

16

ANM/CSK 600-4/1 JLD. 2



MENCATAT MAKLUMAT DI KULIT FAIL MENGGUNAKAN DAKWAT KEKAL

17




CONTOH PENULISAN PADA KULIT FAIL

18

Nombor Rujukan dan Tajuk Fail – dakwat

KEKAL – hitam atau biru

Kertas-kertas Berhubung

Daftarkan di Bawah Perkara eg: Indeks selaras

dengan klasifikasi

Tarikh kandungan pertama

Tarikh kandungan akhir

Dihantar kepada dan Tarikh Dihantar

- perihal pergerakan fail

- catat nama ringkas pegawai yang guna fail

dan tarikh - butiran = kad pergerakan fail

CATATKAN BUTIRAN PADA

KULIT FAIL

19

*AKHIR;

TARIKH LAMPIRAN/SURAT

TERAKHIR PERLU DICATATKAN

APABILA FAIL BERKENAAN

DITUTUP. TARIKH INI

BUKANLAH TARIKH TERIMA

SURAT, TARIKH SURAT

DIMASUKKAN KE DALAM FAIL

ATAUPUN BUKAN TARIKH TUTUP

SESEBUAH FAIL.

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA

TARIKH KANDUNGAN AKHIR

* PERTAMA;

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA YANG

DIMASUKKAN KE DALAM FAIL. TARIKH

INI BUKANLAH TARIKH TERIMA

SURAT ATAUPUN TARIKH SURAT

DIMASUKKAN KE DALAM KULIT FAIL.

20

RUANGAN INI BERMAKSUD;

FAIL YANG BERKAITAN. SEKIRANYA FAIL BARU

DIBUKA CATATKAN NOMBOR FAIL SEBELUMNYA.

SISTEM KLASIFIKASI BARU DIAMALKAN

CATATKAN SISTEM KLASIFIKASI SEBELUMNYA.

KANDUNGAN DIASINGKAN KE FOLDER LAIN.

CROSS REFERENCE

KERTAS-KERTAS YANG

BERHUBUNG

21

Tebuk di penjuru atas sebelah kiri

Kandungkan surat di sebelah kanan fail guna tali hijau

Catat bilangan/kandungan/surat/lampiran di penjuru

kanan sebagai ‘folio number’. Nombor dibulatkan.

i) Surat masuk - Pen dakwat merah

ii) Surat keluar - Pen dakwat biru/hitam

Surat diminit/direkod dalam kertas minit

MEMFAIL / MENDAFTARKAN

SURAT DALAM FAIL

22

SURAT/LAMPIRAN DIMASUKKAN DI SEBELAH KANAN

KANDUNG SURAT DALAM FAIL

23

CONTOH KANDUNG SURAT DALAM FAIL

24

Rekod surat masuk dan surat keluar

i) Surat masuk - Pen dakwat merah

Surat drp. ______________ bth ________ d/f pd ___________

Eg: Surat drp. Jab. Alam Sekitar bth 13/6/2013 d/f pd. 14/6/2013

ii) Surat keluar - Pen dakwat biru/hitam

Surat kpd. ________ bth. _______ d/f pd. ________________

Eg: Surat kpd Jab. Inovasi bth 30/5/2011 d/f pd. 31/5/2011

# *** Boleh ditulis tangan atau menggunakan cap getah

PENYEDIAAN KERTAS MINIT

25

NOMBOR DAN MAKLUMAT SURAT/LAMPIRAN DICATAT KE

DALAM HELAIAN KERTAS MINIT

26

CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU

KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’ DAN BULATKAN

- PEN DAKWAT MERAH FOLIO SURAT MASUK.

27

DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN

DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT

DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH

DAN PENGHANTAR DICATATKAN

KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT

UNTUK MENGESAN

BUKTI

KAD PERGERAKAN FAIL

28

DIHANTAR KEPADA:

RINGKASAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG

AKAN MENERIMA FAIL UNTUK TINDAKAN.

TARIKH DIHANTAR:

TARIKH ADALAH HARI, BULAN DAN TAHUN

IAITU PADA BILA SESEBUAH FAIL DIEDARKAN

KEPADA SESEORANG PEGAWAI/KAKITANGAN

UNTUK TINDAKAN.

EDARAN FAIL

30

EDAR FAIL KEPADA KETUA JABATAN

1.Catat pergerakan di kad keluar fail 2. Keluarkan kad keluar fail

3. Simpan kad keluar di registri

31

4. Catat pergerakan di kulit fail

5. Serah fail kepada Ketua Jabatan

32

Penulisan minit tindakan

i) PERLU UBAH – tulis minit atas surat

ii) KERTAS MINIT – catat arahan, keputusan / maklumbalas ringkas

iii) Penulis minit perlu:

1) Nyatakan no. lampiran yang dirujuk

2) Catat singkatan nama jawatan pegawai yang diminitkan

3) Minit ditulis dengan ringkas dan jelas

4) Penulis minit t/t ringkas serta catat singkatan nama jawatan

dan tarikh

5) Minit tidak boleh ditulis atas surat masuk/surat keluar

# Minit bebas – jika separuh daripada kertas minit dan boleh ditaip

PENYEDIAAN KERTAS MINIT

(Am.6)

Kertas Minit No. JPM.100-1/1/1 Helai No. 1

Surat drp. Pengarah Jabatan Laut bth 10/6/2010 d/f pada 16/6/2010.

PT, 16/6/10

Perkara dirujuk. Untuk tindakan segera puan. T/k. PCSK

16/6/10

PTR, 17/6/2010

Perkara dirujuk. Tuan perlu hadir ke taklimat tersebut. T/k. PT

17/6/10

Surat kpd Pengarah Jabatan Laut bth 18/6/2010 d/f pada 18/6/2010.

1

2

1

1

35

KESALAHAN-KESALAHAN YANG SERING BERLAKU

36

…….SEPATUTNYA

37

- PEN DAKWAT BIRU @ HITAM FOLIO SURAT KELUAR.

SURAT KELUAR JUGA DILETAKKAN SEBELAH KANAN

CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU

KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’ DAN BULATKAN

38

(1)

TEBAL 4 SM; ATAU

KANDUNGAN CAPAI 100 LAMPIRAN

(mana yang lebih dahulu) – BUKA JILID BARU

(2)

FAIL TIDAK DIRUJUK DALAM MASA 5 TAHUN

FAIL TELAH TAMAT TINDAKAN

PERUBAHAN PENTADBIRAN PEJABAT AWAM

(3)

SKIMA KLASIFIKASI FAIL DIROMBAK – TUKAR

SISTEM BARU

SESUATU PEJABAT AWAM TAMAT FUNGSI DAN

TIDAK LAGI BEROPERASI

KAEDAH PENUTUPAN FAIL

39

CONTOH PENUTUPAN FAIL (1)

i)4sm/100 lampiran

ii)Buka jilid baru

40


i)Tidak dirujuk >5 tahun

ii)Tamat tindakan

iii)Perubahan pentadbiran

41


Skima klasifikasi

fail – tukar baharu

42

SAMPUL KECIL ( 2 SITUASI)

43

APABILA SURAT YANG DITERIMA MEMERLUKAN

TINDAKAN DAN PERLU DIMASUKKAN KE DALAM

FAIL DAN FAIL ASAL TIDAK DAPAT DIKESAN/

HILANG, SAMPUL KECIL HENDAKLAH

DIGUNAKAN SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA.

APABILA FAIL UTAMA DIJUMPAI MAKA SAMPUL

KECIL BERISI KANDUNGANNYA HENDAKLAH

DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ITU.

BUKA KULIT FAIL BARU BAGI FAIL YANG

HILANG DALAM JANGKAMASA PANJANG

(3 BULAN). FAIL LAMA DITUTUP BILA FAIL

DIJUMPAI SEMULA.

1) FAIL HILANG/TAK DAPAT DIKESAN

44

SAMPUL KECIL JUGA BOLEH DIGUNAKAN

APABILA SESUATU SURAT PERLU DIAMBIL

TNDAKAN OLEH LEBIH DARIPADA 1 ORANG

PEGAWAI PADA MASA YANG SAMA SURAT

KEDUA PERLU DIBUAT SALINAN PHOTOSTAT

DAN SURAT ASAL DIMASUKKAN KE DALAM FAIL

UTAMA DAN YANG SALINAN DIMASUKKAN KE

DALAM SAMPUL KECIL.

APABILA SELESAI SAMPUL KECIL BERISI

KANDUNGAN HENDAKLAH DIMASUKKAN KE

DALAM FAIL ASAL DAN DIMINITKAN

SEBAGAIMANA SATU LAMPIRAN BARU.

2) FAIL DIPERLUKAN OLEH 2

PEGAWAI ATAU LEBIH

45

KULIT FAIL ROSAK BOLEH DIGANTI

KULIT FAIL ASAL HADAPAN DIGUNTING /

DITARIK MENGIKUT GARISAN

KULIT FAIL ROSAK DIKANDUNG DALAM FAIL

BARU BERSAMA DENGAN LAMPIRAN DAN

KERTAS MINIT

KULIT FAIL AKAN MENJADI LAMPIRAN

TERAKHIR DALAM FAIL BARU DAN KERTAS

MINIT DISAMBUNG PENGGUNAANNYA

KULIT FAIL ROSAK

sistem perakaunan kerajaan - jpm.gov.my fail rasmi.pdf · 32 penulisan minit tindakan i) perlu ubah...

Documents