1

PENULISAN MINIT

MESYUARAT

2

• Merupakan satu rekod atau kenyataan

bertulis secara formal mengenai catatan

ke atas sesuatu perbincangan dan

keputusan yang dicapai oleh

perbincangan tersebut sebagai bahan

rujukan, tindakan susulan dan pelaporan

semula diperbincangan akan datang.

3

Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara

yang dibincangkan dan diputuskan dalam

sesuatu mesyuarat.

Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format

tertentu serta peraturan dan syarat yang

ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang

empunya.

4

Mesyuarat Bersiri

- Berkala dan ada kesinambungan

- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu

- Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi

- Agenda mesyuarat tersusun dan tetap

5

Mesyuarat Khas - Ad-hoc

- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan

- Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran

- Agenda mesyuarat ringkas tetapi mendalam/terperinci

- Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi

6

Penting sebagai;

• Laporan

• Rekod

• Rujukan

• Mengambil tindakan

• Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli

mesyuarat

• Imej Jabatan/Kementerian

MINIT MESYUARAT

7

1. Peringkat Persediaan - Mengetahui agenda

- Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu

- Membaca semua kertas kerja

- Mengetahui latar belakang ahli

2. Semasa Mesyuarat - Tumpukan perhatian kepada perbincangan

- Ambil/buat catatan perbincangan

- Guna perakam suara

- Gunakan juru teringkas

PANDUAN MENGAMBIL

MINIT

8

3. Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat

Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi

dalam masa 3 hari selepas mesyuarat

Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari

selepas mesyuarat

9

FAKTA, bukan tanggapan peribadi

PADAT, bukan bercerita

TEPAT, bukan panjang berjela

JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga

BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan

BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan

PROFESYENAL, tunjukan kematangan

10

LENGKAP

TEPAT

BEBAS DARI KERAGUAN

KUPASAN ISU/PERKARA POKOK

RINGKASAN PERBINCANGAN

KEPUTUSAN

TINDAKAN PIHAK TERLIBAT

11

BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN

PERBINCANGAN

1. PERUTUSAN PENGERUSI

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

4. PERBINCANGAN

5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

6. HAL-HAL LAIN

7. PENUTUP

STRUKTUR MINIT

12

MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)

- Tarikh: …….

- Masa:………

- Tempat:……..

SENARAI KEHADIRAN

- Yang Hadir

- Tidak Hadir(dengan maaf/izin)

- Turut Hadir

- Setiausaha

13

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1. Ucapan penghargaan

1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan

…sambung…

14

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

(dari mesyuarat lepas)

3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan

3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk

makluman)

3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan

3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

…sambung…

15

4. PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS

KERJA PERLU DIREKODKAN:

4.1. Tajuk

4.1.1. Tujuan utama

4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang

dibangkitkan

4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan

isu-isu yang dibangkitkan

4.1.4. Rumusan Pengerusi

4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang

perlu diambil seterusnya

4.2. (Kertas seterusnya)

…sambung…

16

5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat)

5.1. (Tajuk) – perkara/isu yang dikemukakan

5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman)

5.2. (Tajuk) – perkara/isu berkaitan yang dibincangkan

5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT

6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang

6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi

6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan

…sambung…

17

URUSETIA

Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia

mesyuarat

Susunan nama hendaklah mengikut kekananan

(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang

bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

TARIKH

Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

18

CONTOH STRUKTUR

MINIT 1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat

3. Perkara-perkara Berbangkit

- Tajuk

i) Mesyuarat mengambil maklum

a)

b)

ii) Mesyuarat membuat keputusan

a)

b)

19

…sambung…

4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-

kertas kerja

i. Tajuk

(a) (maklumat kertas)

ii. Mesyuarat mengambil maklum

(a)

(b)

iii. Mesyuarat membuat keputusan

(a)

(b)

Tindakan

5. Hal-hal Lain

6. Penutup

20

Bil Perkara Tindakan Perlu Tanggungjawab Status

Diambil Semasa

21

• Mengadakan “post mortem”

• Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera

• Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera

• Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi

setiap tindakan (follow up dan follow through)

22

TERIMA KASIH,