Majlis istiadat raja

Majlis rasmi

Majlis separa rasmi

Majlis tidak rasmi

Majlis Antarabangsa – Persidangan OIC

Majlis Kebangsaan – Dianggotai oleh negeri

Majlis Negeri – Anjuran peringkat Negeri oleh

Jabatan Persekutuan – cth: Hari Belia

Peringkat Negeri Perak

Majlis Daerah : Peringkat Daerah anjuran

Jabatan Persekutuan peringkat

Daerah/Negeri

Majlis Persekutuan – Anjuran Kerajaan

Persekutuan – Hari Merdeka

Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri –

Dianjur mengguna sumber kewangan negeri

dan persekutuan

Majlis Kendalian JK Majlis Rasmi Kerajaan

Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Negeri

Majlis Kendalian Kerajaan Negeri

Majlis Kendalian Kementerian

Majlis Kendalian Jabatan Negeri

JK dianggotai dan Dikendalikan oleh Kem

Penerangan, PDRM, ATM, Kewangan, Dewan

Bandaraya KL dan Jabatan Perdana Menteri

Contoh majlis keraian ialah:-

Ulangtahun keputeraan/SPB Yang di-Pertuan

Agong

Lawatan Negara/Sultan Negara Brunei

Istiadat Pengkebumian Pembesar Negara/YAB

Perdana Menteri

Arahan Jemaah Menteri/PM

Urusetia Kementerian/JLM

Contoh Majlis

Perayaan Bulan Kemerdekaan – SPB Yang

Dipertuan Agong

Hari Kanak-Kanak Sedunia – SPB Raja

Permaisuri Agong

Tilawah Quran Peringkat Kebangsaan / YAB PM

Kendalian di peringkat negeri

Dianggotai oleh jabatan kerajaan negeri dan

jabatan persekutuan di negeri mengikut

keperluan pengerusi bersama

Contoh Majlis:-

Ulangtahun Keputeraan Sultan/Raja-Raja

Majlis Maulidur Rasul Peringkat Negeri

Urusetia ialah Kementerian/Jabatan

Contoh: Hari Polis –PDRM/KDN , Hari Guru –

Kementerian Pelajaran

Tuan Rumah adalah Ketua Jabatan

Persekutuan di Peringkat Negeri

Contoh:-

Hari Guru Negeri Johor

Hari Pahlawan Negeri Pahang

Majlis Istiadat

- Melibatkan Ketua Negara,jemputan terdiri

daripada pembesar Negara, acara dibaut

menzahirkan status tetamu kehormat/majlis

Ciri-ciri seperti kawalan kehormatan,

tembakan, meriam, pengawal tembah dan

pakaian istiadat

Pengurusan Majlis Kanan:-

Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, JPM- Pengerusi

Ketua Protokol Kementerian Luar Negeri – timb Pengerusi

Ahli:-

Setiausaha daripada JPM

PDRM (Pengurusan)

Kem Pertahanan (Bhg Turus Anggota)

TKSU Kem Penerangan

JKR, Wilayah Persekutuan

Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya

Setiausaha: Bahagian Istiadat, JPM

Jemputan dan Sambutan

Kewangan

Keselamatan dan lalu lintas

Penginapan

Kenderaan

Penyertaan Orang Ramai

Perhiasan

Istiadat

Majlis anjuran Kerajaan,melibatkan

pembesar utama negara dan masyarakat

Pakaian Lazim adalah suit/baju kebangsaan

Contoh Majlis:-

Majlis Maal Hijraj Tahun 2003

• Jawatankuasa-jawatankuasa yang terlibat

Pengerusi

• Urusetia

• Jawatankuasa Sambutan

• Jawatankuasa Makanan

• Jawatankuasa Logistik

• Jawatankuasa Media/Perhubungan Awam

• Jawatankuasa Teknikal

• Jawatankuasa Persembahan

SPB Yang Di Pertuan Agong – 2000 – 3000

Raja/Yang Di Pertua Negeri – 1500 -2000

PM/TPM – 1000 – 2000

MB/KM/Menteri – 500-1000

Tempoh sesuai adalah selama 90-120 minit

Majlis bermula jam 8.30 mlm dan tamat

10.30 mlm

Pembahagian masa:-

Sambutan : 10 minit

Persembahan 10-15 minit

Ucapan : 25-35 minit

Jamuan: 20-35 min

Meninggalkan majlis : 5 minit

• Tetamu tiada tempat duduk

• Tempat duduk yang salah

• Juruacara tersasul, tersalah sebut gelaran dsb

• Dulang atau alas dulang tidak disediakan

• Majlis penerimaa hadiah kelam kabut; hadiah/cenderahati tiada, penerima tiada/lambat naik. Hadiah/sijil tidak berada disusunan yang betul

• Persembahan kelam kabut atau tidak sesuai

• Jemputan : Senarai kehadiran

• Sambutan: Perlantikan LO, tugas-tugas LO

• Tempat duduk: Layout, tagging

• Makanan: jenis-jenis makanan, vege-non vege

• Persembahan: Bersesuaian, jenis-jenis persembahan

• Hiasan: Bunga, backdrop,

• Media/PR: Jemputan media,teks ucapan, banner/bunting, gambar, rakaman,bilik sidang media

• Teknikal Lampu, pembesar suara,persembahan video/montaj

• Hadiah/Cenderahati: bunga, food basket

Perlu sediakan beberapa senarai jemputan:-

Ringkasan setiap senarai jemputan

Senarai nama

Senarai keutamaan

Senarai kehadiran

Dibuat secara terperinci untuk menentukan

perjalan majlis

Item perlu ada ialah masa, aktiviti, pegawai

bertanggungjawab, no telefon dan

sebagainya

Perlu mendapat persetujuan semua

Dibentangkan kepada semua jawatankuasa

yang terlibat.

Salinan diberikan kepada ahli jawatankuasa

Tentukan jumlah kehadiran

Senarai keutamaan

Tetamu simpanan jika majlis nampak kosong

Logo

Nama Agensi/Jabatan/Kementerian

Nama Tuan Rumah

Nama Tetamu dijemput

No,fax,email RSVP/Orang untuk dihubungi

Dress code

Masa/tempat

Tetamu kehormat

Sebaik-baiknya perlu mempunyai konsep

sama

Tidak perlu tulis darjah kebesaran

Gambar terbaru

Logo agensi

Mempunyai nama majlis, tetamu

kehormat,masa,tempat, tarikh dan

sebagainya

Ringkas dan tidak serabut

Mudah difahami

Pendaftaran tetamu.

Ciri-ciri penyambut tetamu:

Kemas, berketrampilan menarik, cekap dan

pantas, kenal tetamu, sabar dan bersikap

toleransi

Tugas pemyambut tetamu: Kenal tetamu,

semak jadual, semak tempat duduk,beri

maklumat dan jangan duduk ditepi tetamu

ketika tetamu sedang makan

Jemputan dibuat oleh Urusetia Media/PR

Press kit yang mempunyai press release,

ucapan dan sebagainya

Meja disediakan khas untuk media

Sediakan tempat sidang media yang

sesuai,susunan tempat duduk adalah

mengikut kekananan

Terdapat dua jenis tagging iaitu am atau

spesifik

Jika tagging secara spesifik,pastikan nama

dan pangkat adalah betul. Jika tetamu yang

sudah mengesahkan kehadiran tidak hadir,

pastikan tagging itu ditukar/dicabut secepat

mungkin

Layout/floor plan wajib ada untuk setiap

majlis

Elok diletakkan di pintu-pintu masuk dewan

Mudah difahami

Tugas-tugas floor manager:-

Mengawal perjalanan majlis

Sebagai rujukan kepada ahli-ahli

jawatankuasa lain

Hanya seorang floor manager untuk

mengurangkan kekeliruan

Pastikan makanan yang ditempah boleh dimakan

oleh tetamu kehormat

Faktor-faktor seperti vege/non vege, allergic

dan sebagainya

Sebaiknya ada food tasting

Jika tempoh majlis adalah pendek (seperti majlis

makan tengah hari) elok menempah set dome

Jika tempoh majlis adalah panjang n(seperti

makan malam) elok menempah course by course

meal seperti chinese set.

Pastikan course yang dihidangkan selari dengan

perjalanan majlis.

Dif yang paling utama akan duduk disebelah

kanan tetamu kehormat

Jemputan tanpa isteri,bermula dengan

kanan, kiri , kanan dan seterusnya

BIlangan atas pentas:-

Jemputan tanpa isteri: 3, 5, 7, 9

Jemputan bersama isteri: 6,8,10

Wanita tidak duduk dihujung meja

Meja bulat hendaklah penuh satu bulatan

kecuali meja itu berhadapan dengan meja

tetamu/meja khas/meja diraja

Tiada kerusi yang membelakangkan meja

utama

Perlu disesuaikan dengan bentuk acara

Bentuk-bentuk persembahan dan lagu

seharusnya dimaklumkan kepada urusetia

Pemilihan artis yang membuat persembahan

perlu dibuat.

Muzik latar tidak terlalu kuat atau perlahan

Perlu bersesuaian degan majlis

Hiasan diatas pentas tidak perlu terlalu

banyak sehingga mengganggu perhatian

Seharusnya perlu ada tidak lebih daripada 3

atau empat warna untuk bunga yang disusun

Bunga yang dihadiahkan kepada tetamu perlu

tidak terlalu besar

Pembesar suara berfungsi dengan baik

Timing untuk lampu

Persembahan video mengikut masa

Hadiah dan cenderahati perlu sesuai dengan

majlis

Tidak semestinya memberi

hadiah/cenderahati kepada tetamu

Bunga untuk tetamu kehormat wanita

mestilah didalam saiz yang sesuai

Mesti ada penyambut hadiah/bunga untuk

tetamu yang datang.

Gambaran secara menyeluruh tentang acara

Memperbaiki kelemahan

Alternatif jika sesuatu acara tidak dapat

dijalankan

Semua orang mengetahui peranan masing-

masing

Perjalanan masa.

Hafiz Mustapha

CuteCarry.com

cutecarry@yahoo.com

019-3290397

HAFIZ MUSTAPHA

cutecarry.com

Facebook: hafiz mustapha

Fanpage: cutecarry

Twitter: hafiz cutecarry

Keek/Instagram: cutecarry

Email: cutecarry@yahoo.com

Phone: 0193290397