ISI KANDUNGAN

1.0 DEFINISI SEMINAR

2.0 PERSEDIAAN SEBELUM SEMINAR2.1 Penyediaan Kertas Kerja 2.2 Pembentukan Ahli Jawatankuasa3.0 PERSEDIAAN SEMASA SEMINAR BERLANGSUNG3.1 Tempat3.2 Kawalan Keselamatan3.3 Penyediaan Kit Persidangan

4.0 PENILAIAN SELEPAS SEMINAR DAN POST MORTEM

5.0 PENUTUP

1.0 DEFINISI SEMINARSeminarmerupakan pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu masalah di bawah pimpinan ketua sidang. Orang yang bertindak sebagai pimpinan atau ketua sidang biasanya seorang guru besar, seorang ahli, ataupun cendekiawan yang mumpunyai ilmu pengetahuan yang meluas di dalam bidang yang dibahaskan. Masalah yang dibahaskan di dalam suatuseminardapat mencakupi pelbagai bidang disiplin ilmu atau berbagai kegiatan di dalam kehidupan masyarakat. Perlaksanaan persidangan dalamseminar biasanya dipimpin oleh seorang moderator dan dibantu oleh seorang atau beberapa pembahas utama. Sebuahseminarbiasanya memiliki fokus pada suatu topik yang khusus, di mana mereka yang hadir dapat berdiskusi secara aktif. Biasanya, para peserta bukanlah seorang pemula dalam topik yang dibincangkan. Sistemseminarmemiliki gagasan untuk lebih mendekatkan mahasiswa kepada topik yang dibicarakan. Di beberapa keadaan,di dalam seminar juga sering dilakukan pertanyaan dan debat. Seminar memiliki sifat lebih informal jika dibandingkan sistem kuliah di kelas dalam sebuah pengajaran akademis Biasanya sebuahseminarberbentuk instruksi akademik, baik di lembaga akademis atau ditawarkan oleh organisasi komersial atau profesional.

2.0 PERSEDIAAN SEBELUM SEMINAR2.1Penyediaan Kertas KerjaSecara amnya, sebelum sesuatu seminar dianjurkan penyediaan kertas Kerja seminar merupakan asas penting yang perlu di titik beratkan. Kertas cadangan mestilah merangkumi aspek-aspek penting di dalam sesebuah seminar. Antaranya, tujuan dan objektif utama seminar perlulah dinyatakan dengan lengkap. Seterusnya tarikh perlaksanaan dan masa juga perlu dinyatakan dengan terperinci. Keperluan kewangan yang juga merupakan nadi penggerak sesebuah aktiviti perlulah dinyatakan secara keseluruhannya. Ini bertujuan untuk mendapatkan sumbangan dan tajaan kewangan dari pihak luar. Penetapan ahli panel juga memainkan peranan penting sewaktu menyediakan kertas kerja bagi melaksanakan sesebuah seminar.2.2Pembentukan Ahli JawatankuasaKebiasaannya terdapat dua jenisjawatankuasa iaitu Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Kecil. Kedua-dua jawatankuasa ini memainkan peranan penting dalam memastikan kelicinan pengurusan persidangan. Umumnya, Jawatankuasa Induk akan membuat keputusan terhadap keseluruhan pengurusan persidangan termasuk perkara-perkara yang berkaitan dengan acara, tetamu kehormat, ucap utama, speakers dan perbelanjaan persidangan, dan keputusan tersebut tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan jika jawatankuasa kecil tidak membuat tindakan susulan terhadap perkara-perkara yang telah ditetapkan. Contoh jawatan untuk Ahli Jawatankuasa Induk ialah: Penaung, Penasihat, Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha, Penolong Setiausaha, Bendahari dan Semua Pengerusi Jawatankuasa KerjaBagi memudahkan jawatankuasa induk merangka tugas-tugas jawatankuasa kecil, Berikut ialah contoh jawatankuasa kecil yang boleh diguna pakai untuk pengurusan persidangan. Antararanya ialah Jawatankuasa Kecil Pengurusan Acara . Jawatankuasa Kecil Pengurusan Acara bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas berkaitan majlis perasmian dan penutupan bagi sesuatu persidangan. Jawatankuasa ini mestilah sentiasa berhubung dengan ahli jawatankuasa yang lain dalam proses pelaksanaan acara berkenaan khususnya berkaitan dengan logistik, teknikal dan lain-lain yang berkaitan.Pengerusi Jawatankuasa Persidangan mestilah mengeluarkan surat pelantikan kepada semua ahli Jawatankuasa Induk dan ahli Jawatankuasa Kecil (termasuk ahli yang disenaraikan oleh Pengerusi Jawatankuasa Kecil). Sekiranya ahli yang dilantik di luar daripada PTJ jawatankuasa penganjur, surat perlantikan ahli berkenaan perlu dikemukakan melalui Ketua PTJ/Ketua Jabatan ahli yang berkenaan. Setiap kandungan surat perlantikan ahli mestilah mempunyai senarai tugas yang jelas dan menyatakan tanggungjawab ahli kepada Pengerusi Jawatankuasa Induk atau mana-mana Pengerusi Jawatankuasa Kecil yang berkenaan. Pengerusi jawatankuasa induk perlu menetapkan jadual mesyuarat pelaksanaan persidangan dan memastikan bahawa setiap pengerusi jawatankuasa kecil menyediakan laporan berkaitan tanggungjawab masing-masing. Pelaksanaan mesyuarat adalah salah satu alat pemantauan untuk memastikan semua tugas dilaksanakan dengan berkesan mengikut timeline yang telah ditetapkan. Minit mesyuarat perlu disediakan oleh sekretariat dan dikemukakan kepada semua ahli jawatankuasa supaya keputusankeputusan mesyuarat dapat dilaksanakan dengan segera dan berkesan. Jadual mesyuarat perlu dimaklumkan kepada ahli jawatankuasa lebih awal dan memastikan bahawa satu format yang standard disediakan kepada semua pengerusi jawatankuasa untuk tujuan laporan tindakan dan perkembangan aktiviti persidangan.

3.0PERSEDIAAN SEMASA SEMINAR BERLANGSUNG3.1 TempatSemasa seminar berlangsung, tempat berlakunya aktiviti tersebut perlulah di siapkan lebih awal dan mestilah didalam keadaan yang seperti di rancangkan. Ini bagi mewujudkan suasana selasa dikalangan ahli panel dan peserta seminar. Selain itu, ia juga bertujuan untuk mengelakkan daripada berlakunya suasana tidak terurus yang boleh mengganggu kelancaran perjalanan sesebuah seminar.3.2Kawalan KeselamatanKawalan keselamatan juga perlu diutamakan semasa berlangsungnya sesebuah acara ataupun seminar. Ini bertujuan bagi memastikan tidak berlakunya perkara-perkara yang tidak diigini. Selain itu kawalan keselamatan juga adalah di perlukan bagi melancarkan perjalanan majlis tersebut.3.3Penyediaan Kit PersidanganPenyediaan Kit Persidangan semasa seminar berlangsung adalah bertujuan untuk memudahkan para peserta seminar membuat catatan dan sebagainya. Penyediaan kit ini perlulah diselaraskan oleh semua ahli jawatankuasa yang berkaitan. Selain itu kit ini perlulah disediakan dalam kuantiti yang mencukupi bagi mengelakkan sebarang kesulitan dan mengganggu perjalanan seminar

4.0PENILAIAN SELEPAS SEMINAR DAN POST MORTEMPada akhir persidangan atau seminar, pihak penganjur hendak membuat penilaian keseluruhan dengan menggunakan boring soal selidik yang telh disediakan semasa seminar berlangsung. Penilaian ini adalah amat penting, supaya ahli jawatan kuasa penganjur boleh membuat penambahbaikan dan penilaian bagi kegunaan masa hadapan.Selain daripada itu , ahli jawatankuasa penganjur juga perlu membuat mesyuarat pasca seminar selewat-lewatnya dalam tempoh dua minggu selepas seminar berlangsung. Melalui mesyuarat ini setiap ketua bagi jawatankuasa kesil akan membuat pembentangan dan laoparan tentang bahagian dan sub-sektor masing masing. Setiap kelemahan yang ada perlulah di bincangkan dan diberi kata putus semasa mesyuarat post-mortem itu berlangsung. Mesyuarat ini merupakan input penting bagi menkaji kejayaan sesebuah seminar yang di anjurkan.

5.0PENUTUPPengurusan persidangan atau seminar yang berkesan akan memberi impak yang tinggi terhadapat reputasi penganjuran tersebut. Melalui penganjuran seminar yang berkesan, ahli jawatankuasa secara tidak langsung telah menyumbangkan sesuatu yang bermakna kepada sesebuah organisasi. Menjadi tanggungjawab setiap ahli yang terlibat dalam memastikan keberkesanan sesebuah seminar dan kelancaran perjalanan majlis adalah menepati setiap aspek yang telah dirancang sebelum ini.