ruj. panduan pmdd/d/sop/2 - syabas.com.my supply system approval manual... · ruj. panduan...

RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2

TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0

SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD

MUKA SURAT 1 dari 11

JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS

WILAYAH

MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR

PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN

.

5.2 PENERANGAN CARTA ALIR

RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN

1.0

Pengemukaan Permohonan

Jurutera perunding C & S (pemohon) perlu

mengemukakan permohonan ke SYABAS. Untuk

cadangan pembangunan yang memerlukan jumlah

keperluan sehari 50,000 liter sehari dan lebih, maka

permohonan sistem bekalan air luaran hendaklah

dikemukakan di Jabatan Pembangunan, Ibu Pejabat

manakala untuk jumlah yang kurang daripada 50,000

liter sehari maka permohonan perlu dikemukakan ke

Unit Perancangan & Pembangunan Syabas wilayah

berkenaan.

Pemohon

2.0

Penerimaan Permohonan

Permohonan yang dihantar dengan tangan akan

diterima di kaunter Pembangunan dan akan disemak

oleh Pembantu Tadbir atau Juruteknik Pentadbiran

(HQ) dan pembantu tadbir (Wilayah) berdasarkan

Borang Semakan BA1/3b/i/Bhgn I.

Permohonan yang diterima secara pos, akan

disahterima oleh pembantu tadbir/ Juruteknik

Pentadbiran (HQ)/ Pembantu Tadbir (Wilayah) serta

melengkapkan dan melampirkan borang

BA1/3b/i/Bhgn I. Permohonan tersebut akan direkod

ke dalam EDPLAS sebelum dimajukan kepada

Jurutera (HQ)/ Juruteknik (Wilayah).

Pembantu Tadbir

/Juruteknik

pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

5 - 2


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


2.1

Permohonan TIDAK LENGKAP

Bagi permohonan yang diterima dengan tangan,

sekiranya permohonan yang disemak di kaunter tidak

lengkap, maka permohonan akan dikembalikan terus

kepada pemohon untuk tindakan selanjutnya.

Untuk permohonan yang diterima secara pos yang

didapati tidak lengkap, Jurutera (HQ) / Juruteknik

(Wilayah) akan menyediakan surat BAS e/3b/i/Bhgn I

dan diserahkan pembantu tadbir untuk ditaip.

Setelah surat BAS e/3b/i/Bhgn I disemak maka surat

tersebut akan dikepilkan bersama Borang Semakan

Kaunter BA1/3b/i/Bhgn. I dan diserahkan kepada

Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk

ditandatangani. Untuk proses penyerahan surat, rujuk

7.0.

Pembantu Tadbir

/Juruteknik

pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

Jurutera (HQ) /

Juruteknik (Wilayah)

Pengurus (HQ) /

Ketua Unit (Wilayah)

3.0

Permohonan LENGKAP

Permohonan akan disahterima. Pembantu Tadbir atau

Juruteknik pentadbiran (HQ) / pembantu tadbir

(Wilayah) akan memasukkan data ke dalam sistem

EDPLAS. Pada masa yang sama bil untuk yuran

pemprosesan pelan yang dikemukakan bersama

permohonan akan dikeluarkan kepada pemohon.

Pembantu Tadbir

/Juruteknik

pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

5 - 3


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


3.1

Sekiranya pengemukaan permohonan adalah melalui

serahan tangan, maka bil tersebut akan diserahkan

kepada pemohon dan pemohon perlu membuat

pembayaran di kaunter pembayaran. Salinan untuk

resit pembayaran tersebut hendaklah diserahkan

kembali kepada Pembantu Tadbir atau Juruteknik

Pentadbiran (HQ) dan Pembantu Tadbir (Wilayah)

untuk dikepilkan bersama-sama dengan permohonan

pelan yang dikemukakan sebelum ianya dimajukan

kepada Jurutera (HQ) / Juruteknik (Wilayah)

bertanggungjawab.

Pemohon / Pembantu

Tadbir / Juruteknik

Pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

3.2

Untuk permohonan yang diterima secara pos, Bank

Draf yang diterima untuk caj proses plan akan

diuruskan pembayarannya oleh pembantu tadbir atau

juruteknik (HQ) atau Pembantu Tadbir (Wilayah)

yang mengeluarkan bil berkenaan, di kaunter

bayaran. Pembayaran ini akan dibuat secara

berkelompok iaitu sekali dalam sehari.

Pembantu Tadbir /

Juruteknik

Pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

5 - 4


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


3.3

Pihak perunding akan dimaklumkan berkenaan resit

pembayaran asal yang telah siap disediakan.

Sekiranya pihak perunding ingin mengambil sendiri

resit asal pembayaran, maka resit tersebut akan

disimpan dan semasa resit tersebut diambil, maka

butir-butir diri penerima akan dicatat dalam Buku

Rekod Pengambilan Dokumen/ Resit. Jika pihak

perunding bersetuju untuk resit tersebut dipos, maka

resit asal pembayaran proses pelan tersebut akan

dimasukkan ke dalam sampul surat dan dihantar ke

Bahagian Pentadbiran / Seksyen Pentadbiran untuk di

pos.

Pembantu Tadbir /

Juruteknik

Pentadbiran (HQ) &

Pembantu (Wilayah)

3.4

Salinan resit pembayaran akan dikepilkan bersama

permohonan pelan yang dikemukakan sebelum ianya

dimajukan kepada Jurutera (HQ) dan Juruteknik

(Wilayah) bertanggungjawab.

Pembantu Tadbir /

Juruteknik

Pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

4.0

Pemprosesan Permohonan

Semakan terperinci akan dibuat berdasarkan Senarai

Semakan Teknikal BA2/3b/i/Bhgn I oleh Jurutera

(HQ) atau Juruteknik (Wilayah) bagi memastikan

keperluan garis panduan SYABAS dipatuhi.

Permohonan tersebut beserta borang BA2/3b/i/Bhgn I

kemudian akan diserahkan kepada Pengurus (HQ) /

Ketua Unit (Wilayah) untuk semakan.

Jurutera (HQ) &


Pengurus (HQ) /


5 - 5


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


4.1

Permohonan Tidak Memenuhi Keperluan

Sekiranya permohonan masih tidak memenuhi

keperluan, maka surat ulasan BAS a/3b/i/Bhgn I akan

ditaip oleh pembantu tadbir mengikut ulasan yang

disediakan oleh jurutera (HQ) / juruteknik (Wilayah).

Setelah surat ulasan tersebut disemak, surat tersebut

dimajukan kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit

(Wilayah) untuk ditandatangani dan permohonan

akan dikembalikan kepada pemohon untuk tindakan

selanjutnya. Untuk proses penyerahan surat, rujuk

7.0.

Jurutera (HQ) /


Pengurus (HQ) /


4.2

Permohonan Memenuhi Keperluan

Sekiranya semua keperluan teknikal dipatuhi atau

hanya terdapat pindaan-pindaan kecil mengikut

pertimbangan Jurutera (HQ) / Juruteknik (Wilayah)

pada pelan sistem bekalan air yang dicadangkan,

maka surat caj pembayaran SKP, BAS b/3b/i/Bhgn. I

untuk pembayaran Sumbangan Kos Pembangunan

(SKP) beserta Borang Akujanji, BA3/3b/i/Bhgn.I akan

disediakan oleh jurutera (HQ)/juruteknik (Wilayah)

termasuk ulasan-ulasan untuk pindaan –pindaan

kecil.

Walau bagaimanapun, pemohon perlu membuat

pembetulan terhadap pindaan-pindaan kecil tersebut

sebelum Surat Kelulusan Sistem Bekalan Air Luaran,

BAS c/3b/i/Bhgn. I dikeluarkan kepada pemohon.

Jurutera (HQ) /


5 - 6


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


4.3

Surat SKP yang telah disemak oleh Pengurus (HQ) dan

Ketua Unit (Wilayah) akan dimajukan kepada Ketua

Jabatan Pembangunan / Ketua Wilayah untuk

ditandatangani sebelum dikeluarkan kepada pemohon.

Untuk proses penyerahan surat, rujuk 7.0.

Ketua Jabatan

Pembangunan /

Ketua Wilayah

5.0

Pembayaran SKP 40%

Pemohon perlu membuat pembayaran minimum 40%

daripada jumlah keseluruhan SKP sebelum sebarang

kelulusan pelan dapat dikeluarkan. Manakala baki

pembayaran SKP pula perlu dibayar di SYABAS

Wilayah berkaitan sebelum pemasangan meter.

Pemohon hendaklah mengemukakan bank draft atas

nama SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD

untuk pembayaran SKP minimum 40% di kaunter

Jabatan Pembangunan atau Unit Perancangan &

Pembangunan bersama-sama permohonan yang telah

lengkap.

Pemohon

5.1

Sekiranya pengemukaan bank draft adalah melalui

serahan tangan, maka bil tersebut akan diserahkan

kepada pemohon dan pemohon perlu membuat

pembayaran di kaunter pembayaran. Salinan untuk resit

pembayaran tersebut hendaklah diserahkan kembali

kepada Pembantu Tadbir atau juruteknik (HQ) dan

Pembantu Tadbir (Wilayah) untuk dikepilkan

Pembantu Tadbir /

Juruteknik

Pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

5 - 7


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


bersama-sama dengan permohonan pelan yang

dikemukakan sebelum ianya dimajukan kepada

Jurutera (HQ) dan Juruteknik (Wilayah)

bertanggungjawab.

5.2

Untuk bank draft yang diterima secara pos, bil untuk

caj SKP akan diuruskan pembayarannya oleh

pembantu tadbir atau juruteknik pentadbiran (HQ)

dan Pembantu Tadbir atau Juruteknik (Wilayah) yang

mengeluarkan bil berkenaan, di kaunter bayaran.

Pembayaran ini akan dibuat secara berkelompok iaitu

sekali dalam sehari.

Pembantu Tadbir /

Juruteknik

Pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

5.3

Pihak perunding akan dimaklumkan berkenaan resit

pembayaran asal yang telah siap disediakan.

Sekiranya pihak perunding berhajat untuk mengambil

sendiri resit asal pembayaran, maka resit tersebut

akan disimpan dan semasa resit tersebut diambil,

maka butir-butir diri penerima akan dicatat dalam

Buku Rekod Pengambilan Dokumen/ Resit. Jika pihak

perunding bersetuju untuk resit tersebut dipos, maka

resit asal pembayaran proses pelan tersebut akan

dimasukkan ke dalam sampul surat dan dihantar ke

Bahagian Pentadbiran (HQ) / Seksyen Pentadbiran

(Wilayah) untuk di pos.

Pembantu Tadbir /

Juruteknik

Pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

5 - 8


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


5.4

Salinan resit pembayaran akan dikepilkan bersama

permohonan pelan yang dikemukakan dan sistem

EDPLAS akan dikemaskini oleh pembantu tadbir atau

juruteknik pentadbiran (HQ) dan pembantu tadbir

(Wilayah) sebelum ianya dimajukan kepada Jurutera

(HQ) dan Juruteknik (Wilayah) bertanggungjawab.

Pembantu Tadbir /

Juruteknik

Pentadbiran (HQ) &

Pembantu Tadbir

(Wilayah)

5.5

Pemprosesan Permohonan

Semakan akhir akan dibuat oleh Jurutera (HQ) dan

Juruteknik (Wilayah) bagi memastikan pemohon telah

membuat pembetulan terhadap pindaan-pindaan

kecil yang dinyatakan dalam surat BAS b/3b/i/Bhgn. I.

Jurutera (HQ) dan


5.6

Masih Tidak Memenuhi Ulasan.

Untuk permohonan yang masih tidak memenuhi

keperluan SYABAS, surat ulasan BAS a/3b/i/Bhgn.I

dan surat ulasan tersebut diserah kepada Pengurus

(HQ) atau Ketua Unit (Wilayah) untuk disemak.

Setelah surat BAS a/3b/i/Bhgn I disemak maka surat

tersebut diserahkan kepada Pengurus (HQ) / Ketua

Unit (Wilayah) untuk ditandatangani. Untuk proses

penyerahan surat, rujuk 7.0.

Jurutera (HQ) dan


Pengurus (HQ) /


5 - 9


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


6.0

Permohonan memenuhi ulasan

Permohonan yang telah lengkap akan dibentangkan

di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelulusan Pelan

JKP1/ JKP2/ JKP3 dengan menggunakan Borang

JKP1/2/3 yang telah disediakan oleh Jurutera (HQ)

dan Juruteknik (Wilayah) dan diserah kepada

Pengurus (HQ)/ Ketua Unit (Wilayah).

Pembentangan dibuat oleh Pengurus (HQ) / Ketua

Unit (Wilayah) dalam mesyuarat JKP berkaitan.

Jurutera (HQ) /


Pengurus (HQ) /


& Ahli JKP berkaitan.

6.1

Permohonan TIDAK LULUS

Sekiranya keputusan JKP berkaitan tidak meluluskan

permohonan tersebut, maka surat ulasan BAS

d/3b/i/Bhgn. I akan disediakan oleh Jurutera (HQ) /

juruteknik (Wilayah) berdasarkan ulasan dan

keputusan JKP untuk ditaip oleh pembantu tadbir.

Pengurus (HQ) /


6.2

Surat ulasan yang telah disediakan oleh Jurutera (HQ)

/ juruteknik (Wilayah) akan diserah kepada Pengurus

(HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk semakan.

Setelah disemak, surat tersebut dimajukan kepada

Ketua Jabatan / Ketua Wilayah untuk ditandatangani

bagi pihak atau merangkap pengerusi JKP yang telah

diadakan. Untuk proses penyerahan surat, rujuk 7.0.

Pengurus (HQ) /


Ketua Jabatan / Ketua

Wilayah

5 - 10


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


6.3

Permohonan LULUS

Sekiranya JKP berkaitan meluluskan permohonan

tersebut, maka surat kelulusan BAS c/3b/i/Bhgn.I akan

disediakan oleh Jurutera (HQ)/ Juruteknik (Wilayah)

yang bertanggungjawab untuk ditaip oleh pembantu

tadbir.

Jurutera (HQ) /

Juruteknik (Wilayah

6.4

Surat kelulusan yang telah disediakan oleh Jurutera

(HQ) / juruteknik (Wilayah) beserta pelan susunatur

akan diserah kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit

(Wilayah) untuk semakan.

Setelah disemak, surat dan pelan tersebut dimajukan

kepada Ketua Jabatan / Ketua Wilayah untuk

ditandatangani bagi pihak atau merangkap pengerusi

JKP yang telah diadakan. Pelan susunatur perlu dicop

lulus & ditandatangani.

Pengurus (HQ) /


Ketua Jabatan / Ketua

Wilayah

7.0

Penyerahan Surat

Surat kelulusan / ulasan akan difax kepada Perunding

atau pemaju. Surat asal akan dihantar ke Bahagian

Pentadbiran (HQ) / Seksyen Pentadbiran (Wilayah)

untuk dipos. Sekiranya penerima mengambil sendiri

permohonan di Jabatan / Unit Perancangan &

Pembangunan maka penerima dikehendaki

melengkapkan butir-butir diri didalam Buku Rekod

Pengambilan Dokumen / Resit. yang disediakan.

Pembantu Tadbir

5 - 11


TARIKH APRIL 2007

NO. KELUARAN 1

NO. PINDAAN 0




WILAYAH



.


7.1

Sesalinan surat kelulusan yang telah ditandatangani

oleh Ketua Jabatan atau Ketua Wilayah akan

diberikan kepada pembantu tadbir untuk dikemaskini

dalam sistem EDPLAS.

Pembantu Tadbir

5 - 12

ruj. panduan pmdd/d/sop/2 - syabas.com.my supply system approval manual... · ruj. panduan...

Documents