standard operating procedure (sop) bidang ......sop permohonan cuti akademik 8. sop permohonan...

of 55/55
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) BIDANG AKADEMIK LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU (LP3M) 2021

Post on 22-Aug-2021

6 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU (LP3M)
2021
SOP BIDANG AKADEMIK
3. SOP Pelaksanaan UTS dan UAS
4. SOP Penerimaan Mahasiswa Baru
5. SOP Tracer Study
6. SOP Pelaksanaan Seminar
9. SOP Pengelolaan Perkuliahan
11. SOP Pelaksanaan Seminar Proposal
12. SOP Pengajuan Aktif Kuliah
13. SOP Pengajuan Surat Izin Penelitian
14. SOP Program Pengalaman Lapangan (PPL)
15. SOP Pembentukan Tim Akreditasi PT dan PS
16. SOP Semester Pendek (SP)
2 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
3 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
4 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
PELAKSANAAN WISUDA
LEMBAGA PENGEMBANGAN
TUJUAN
PROSEDUR
a. Menjamin pelaksanaan wisuda dapat berjalan dengan baik, tertib, dan lancar.
RUANG LINGKUP a. Pendataan calon wisudawan
b. Pendaftaran wisuda
d. Pengambilan ijazah dan transkip nilai
DEFINISI
ISTILAH
Primagraha
validasi yang menyatakan bahwa lulusan tidak memiliki
tanggungan.
menggunakan teknologi sistem informasi.
PELAKSANA a. Pimpinan Univeristas
b. Formulir Pendaftaran Wisuda
c. Daftar Calon Wisudawan
REFERENSI a. Pedoman Akademik
LAMPIRAN a. Bagan alur pelaksanaan wisuda
5 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Pelaksanaan Wisuda
Mahasiswa BAUM UPT. Pusdatin
Membuka pendaftaran wisuda
Validasi
Validasi
Validasi
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Persetujuan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
a. Menjamin proses pendaftaran dan pelaksanaan sidang skripsi berjalan lancar
RUANG LINGKUP a. Pendaftaran sidang skripsi
b. Pelaksanaan sidang skripsi
c. Pengumpulan dokumen skripsi.
dilaksanakan oleh tim penguji bagi mahasiswa sebagai
bagahn evaluasi kelayakan lulus pada program sarjana.
b. Sistem informasi pendaftaran sidang skripsi merupakan
sistem yang dibangun untuk proses pendaftaran sidang
skripsi.
b. Ketua Program Studi
d. Bagian Akademik
b. SK dosen penguji
REFERENSI a. Pedoman Akademik
LAMPIRAN a. Bagan alur pelaksanaan sidang skripsi
8 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
9 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Persetujuan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
TUJUAN
PROSEDUR
a. SOP ini bertujuan untuk memberikan panduan bagi dosen dalam membuat soal ujian baik ujian tengah semester maupun ujian akhir semester.
RUANG LINGKUP a. Pembuatan soal ujian.
b. Validasi soal ujian.
c. Penggandaan soal ujian
tinggi pada waktu perkuliahan berkahir dalam tengah
semester dan akhir semester.
b. Soal ujian akhir semester
REFERENSI a. Panduan Akamedik
LAMPIRAN a. Bagan Alur Penyusunan Soal Ujian
11 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Pelaksanaan UTS Dan UAS
Dekan Dosen Bagian Akademik Ka. Prodi
Membuat soal
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Persetujuan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
TUJUAN
PROSEDUR
a. Tujuan penyusuan SOP penerimaan mahasiswa baru adalah sebagai acuan agar pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru dapat berjalan dengan baik dan lancar.
RUANG LINGKUP a. Penerimaan mahasiswa baru
b. Tes seleksi mahasiswa baru
c. Pembayaran mahasiswa baru
mahasiswa baru dalam proses penyaringan mahasiswa baru
Universitas Primagraha.
b. Bagian keuangan
c. UPT Pusdatin
REFERENSI a. Pedoman Akademik
LAMPIRAN a. Bagan alur penerimaan mahasiswa baru
14 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Penerimaan Mahasiswa Baru
Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru
calon mahasiswa baru pada sistem dan menguploud dokumen kelengkapan pendafatran.
Melakukan pembayaran via bank/ tunai (langsung).
Menyerahkan bukti pembayaran.
Validasi bukti pembayaran.
Tidak Lulus
15 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Lembar pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Persetujuan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
TRACER STUDY
LEMBAGA PENGEMBANGAN
baik dan lancar.
dibutuhkan dunia pasar kerja.
b. Pelaksanaan tracer study
c. Pelaporan tracer study
pemerolehan kompetensi selama masa studi.
PELAKSANA a. Rektor
e. Ketua Program Studi
ARSIP a. SK tim tracer study
b. Kuesioner tracer study
REFERENSI a. Permendikbud No. 44 Tahun 2014 tentang Standar Nasional
Pendidikan Tinggi.
LAMPIRAN a. Bagan Tracer Study
17 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
18 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Persetujuan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
PELAKSANAAN SEMINAR
LEMBAGA PENGEMBANGAN
a. Menjamin pelaksanaan seminar di Universitas Primagraha dapat berjalan dengan baik dan lancar.
RUANG LINGKUP a. Pengelolaan seminar.
b. Peserta seminar.
c. Pemateri seminar.
dan pelaporan kegiatan seminar.
Universitas Primagraha.
pelaksanaan seminar yang berisi:
2) Tujuan pelaksanaan seminar;
3) Waktu pelaksanaan seminar;
4) Pemateri seminar; dan
5) RAB pelaksanaan seminar.
oleh ketua program studi dan divalidasi oleh dekan di
fakultas masing-masing.
20 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
HAL URAIAN
d. Dosen atau tim dosen melaksanakan kegiatan seminar sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan.
e. Dosen atau tim dosen pelaksanaan seminar membuat
laporan pelaksanaan seminar yang berisi minimal tentang:
1) Dokumentasi kegiatan;
akademik Universitas Primagraha.
eksternal Universitas Primagraha.
Primagraha dan peserta dari luar Universitas Primagraha.
d. Setiap dosen atau tim dosen dari masing-masing fakultas
hanya dapat melaksanakan kegiatan seminar satu kali dalam
satu bulan.
Rp. 35.000.
seminar.
ARSIP a. Proposal pengajuan pelaksanaan seminar.
b. Lembar validasi pelaksanaan seminar.
c. Laporan pelaksanaan seminar.
LAMPIRAN a. Tabel pelaksanaan seminar
21 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Pelaksanaan Seminar
Dosen atau Tim Dosen
Membuat pengumuman pelaksanaan seminar kepada mahasiswa.
Membuka pendafataran seminar bagi pserta.
Melakukan pendafataran.
Pelaksanaan seminar.
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Rektor II
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
dengan baik, benar, dan sesuai prosedur.
RUANG LINGKUP a. Permohonan cuti akademik mahasiswa.
b. Pencatatan cuti akademik.
perkuliahan beberapa waktu secara resmi untuk beristirahat
dan alasan lainnya.
PELAKSANA a. Dekan
REFERENSI a. Panduan Akademik
LAMPIRAN a. Bagan alur permohonan cuti akademik
24 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Permohonan Cuti Akademik
Mahasiswa Ka. Prodi Bagian Akademik Dekan
Mengajukan permohonan cuti ke Ka. Prodi
Menandatangani permohonan cuti
Mencatat permohonan cuti mahasiswa
Menyetujui/tidak menyetujui permohonan cuti mahasiswa.
Menyampaikan informasi permohonan cuti.
25 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Rektor II
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
DEFINISI
ISTILAH
terhadap suatu pekerjaan atau hal lainnya secara tetap.
PELAKSANA a. Dekan
REFERENSI a. Panduan Akademik
LAMPIRAN a. Bagan alur permohonan cuti akademik
27 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Permohonan Pengunduran Diri
Mahasiswa Ka. Prodi Bagian Akademik Dekan
Mengajukan permohonan pengunduran diri ke Ka. Prodi
Menandatangani permohonan pengunduran diri.
Mencatat permohonan pengunduran diri mahasiswa
Menyampaikan permohonan mahasiswa ke Dekan.
Menyetujui/tidak menyetujui permohonan mahasiswa.
28 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Rektor II
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
PENGELOLAAN PERKULIAHAN
LEMBAGA PENGEMBANGAN
perkuliahan dapat berjalan dengan baik dan benar
RUANG LINGKUP a. Penyusunan kalender akademik
b. Penyusunan jadwal kuliah
g. Pelaksanaan UTS dan UAS
DEFINISI
ISTILAH
akademik dibagi menjadi dua semester, yakni semester gasal
dan semester genap. Kalender akademik ini disusun dalam
suatu pola yang menggambarkan jangka waktu dan jenis
kegiatan akademik di Universitas Primagraha.
b. Jadwal Perkuliahan adalah daftar yang memuat atau berisi
nama mata kuliah, dosen pengampu mata kuliah, waktu,
ruang perkuliahan dan lain sebagainya.
PELAKSANA a. Wakil Rektor I
b. Dekan
d. RPS
HAL URAIAN
LAMPIRAN a. Bagian alur prosedur perkuliahan
31 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
32 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
33 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Rektor II
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
transkip nilai alumni Universitas Primagraha dengan baik
dan benar.
b. Bebas pustaka
c. Pengambilan ijazah
seseorang telah menempuh seluruh studi pada sebuah
lembaga pendidikan.
oleh mahasiswa selama menempuh masa studi.
PELAKSANA a. BAUM
b. Bagian Keuangan
c. UPT Perpustakaan
d. Bagian Akademik
b. Surat keterangan bebas pustaka
c. Ijazah
LAMPIRAN a. Bagan alur pengambilan ijazah dan transkrip nilai
35 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Alur Permohonan Pengambilan Ijazah dan Transkrip Nilai
Alumni BAUM Bagian Akademik
Salah Benar
Menerima ijazah dan transkrip nilai.
36 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Rektor II
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
penelitian di Universitas Primagraha dengan baik dan benar.
RUANG LINGKUP a. Pendaftaran seminar proposal
b. Pelaksanaan seminar proposal
mahasiswa tingkat akhir dalam mempresentasikan rencana
penelitiannya.
b. Berita acara seminar proposal
c. Formulir pendaftaran seminar proposal
d. SK pelaksanaan seminar proposal
e. SK dosen penguji seminar proposal
REFERENSI a. Panduan Akademik
LAMPIRAN a. Bagan alur pelaksanaa seminar proposal
38 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Permohonan Pelaksanaan Seminar Proposal
Mahasiswa Bagian
Mendaftar seminar proposal dan menyerahkan dokumen skripsi.
Mendata pendaftar seminar proposal.
Menerima data pendaftar seminar proposal. Membuat SK
pelaksanaan seminar proposal dan dosen penguji.
Menerima SK dosen penguji.
39 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Penetapan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
a. Sebagai acuan dan tolak ukur dalam pengajuan aktif kuliah
setelah cuti atau untuk penerbitan keterangan aktif kuliah
bagi mahasiswa.
DEFINISI
ISTILAH
sebagai keterangan bagi mahasiswa setelah melaksanakan
cuti kuliah atau keterangan aktif kuliah.
PELAKSANA a. Bagian Akademik
b. Ketua Program Studi
REFERENSI a. Panduan Akademik
LAMPIRAN a. Bagan alur pengajuan aktif kuliah
41 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Pengajuan Aktif Kuliah
Mahasiswa Bagian Akademik Ka. Prodi Dekan
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Rektor II
Menandatangani surat aktif kuliah.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
memperoleh surat izin penelitian.
DEFINISI
ISTILAH
oleh perguruan tinggi bagi mahasiswa dalam melaksanakan
penelitian sebagai bagian dalam menyelesaikan tugas akhir.
PELAKSANA a. Bagian Akademik
b. Ketua Program Studi
REFERENSI a. Panduan Akademik
LAMPIRAN a. Bagan alur surat izin penelitian
43 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Surat Izin Penelitian
Mahasiswa Bagian Akademik Ka. Prodi
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Rektor II
Mendata dan membuat surat izin penelitian.
Menandatangani surat izin penelitian.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
lapangan (PPL).
DEFINISI
ISTILAH
lingkungan sekolah.
PELAKSANAAN a. Dekan mengeluarkan surat edaran pelaksanaan program pengalaman lapangan (PPL).
b. Mahasiswa yang memenuhi persyaratan menyiapkan kelengkapakan dokumen untuk melakukan pendaftaran PPL.
c. Program studi membuka masa pendafatran kegiatan PPL bagi mahasiswa yang memenuhi persyaratan.
d. Mahasiswa mendaftar kegiatan PPL melalui bagian akademik.
e. Bagian akademik menyerahkan daftar mahasiswa yang mengikuti kegiatan PPL.
f. Program studi menyerahkan mahasiswa PPL ke sekolah/lembaga yang sudah ditentukan.
g. Program studi melakukan bimbingan kepada mahasiswa melalui dosen pembimbing lapangan.
ARSIP a. Surat edaran pelaksanaan PPL.
b. Surat keterangan aktif kuliah
c. KRS
d. KHS
LAMPIRAN -
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Persetujuan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
program studi dan perguruan tinggi.
RUANG LINGKUP a. Akreditasi program studi.
b. Akreditasi perguruan tinggi.
pendidikan yang diberikan oleh badan yang berwenang
setelah dinilai bahwa lembaga itu memenuhi syarat
kebakuan atau kriteria tertentu.
REFERENSI a. Standar Mutu Universitas Primagraha.
LAMPIRAN a. Bagan alur tim akreditasi PS dan PT.
47 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Alur Tim akreditasi PS
Ka. Prodi Dekan Wakil Rektor I Rektor Tim Akreditasi
Bagan Alur Tim akreditasi PT
Rektor Wakil Rektor I Rektor Tim Akreditasi
Mengajukan permohonan akreditasi program studi.
Menerima permohonan pengajuan akreditasi dan membentuk tim akreditasi.
Mengeluarkan SK Tim Akreditasi.
Menerima SK Tim Akreditasi.
Menerima dokumen persiapan akredit
Membentuk tim akreditasi PT.
Mengeluarkan SK Tim Akreditasi.
Menerima SK Tim Akreditasi.
Menerima dokumen persiapan akreditasi.
Mengajukan permohonan akreditasi PT.
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Persetujuan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
SEMESTER PENDEK
LEMBAGA PENGEMBANGAN
a. Sebagai acuan dan tolak ukur dalam penyelenggaraan perkuliahan semester pendek. Perbaikan nilai dan memperlancar kelangsungan studi.
RUANG LINGKUP a. Perkuliahan semester pendek.
DEFINISI
ISTILAH
semester genap dan dilakukan dalam waktu maksimal 5
minggu.
e. Bagian Akademik.
KETENTUAN a. Pelaksanaan kuliah semester pendek dilakukan maksimal dalam tempo 5 minggu.
b. Mahasiswa yang mengikuti semester pendek minimal 10 mahasiswa dalam satu kelas.
c. Setiap mahasiswa dapat mengontrak mata kuliah dalam semester pendek maksimal 18 sks atau 6 mata kuliah.
d. Mata kuliah yang dikontrak oleh mahasiswa dalam semester pendek merupakan mata kuliah yang pernah diambil sebelumnya dengan maksimal nilai c.
ARSIP a. KHS.
d. Jadwal kuliah semester pendek.
REFERENSI a. Standar Mutu Universitas Primagraha.
b. Panduan Akademik.
Bagan Alur Semester Pendek
di semester pendek.
ditawarkan Prodi melalui siakad.
Membayar MK semester pendek.
PROGRAM STUDI
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Persetujuan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Syaechurodji, MM
LEMBAGA PENGEMBANGAN
Primagraha.
DEFINISI
ISTILAH
mahasiswa lulusan program D3 yang ingin mengekstensi atau
memperpanjang jenjang pendidikannya menjadi S1 tanpa harus
mengulang dari awal
PELAKSANA a. Dekan
b. Mahasiswa melaksanakan perkuliahan matrikulasi minimal
8 mata kuliah dan maksimal 10 mata kuliah.
c. Mahasiswa mengikuti kegiatan perkuliahan maksimal 40 sks.
d. Masa studi kegiatan perkuliahan minimal 3 semester.
e. Biaya kegiatan ekstensi mengikuti Peraturan Rektor tentang
Pembiayaan Perkuliahan.
b. Ijazah dan transkrip (D3).
REFERENSI a. Standar Mutu Universitas Primagraha.
b. Panduan Akademik.
53 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Bagan Akur Ekstensi Perkuliahan (D3 Ke S1)
Calon Mahasiswa
Menerbitkan NIM.
Melakukan pembayaran.
Mengajukan permohonan penerbitan NIM.
54 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMIN MUTU
Lembar Pengesahan
Proses Penanggungjawab
Perumusan Fahmie Firmansyah, M.Pd
Persetujuan Syaechurodji, MM Wakil Rektor I
Pengendalian Fahmie Firmansyah, M.Pd