sop pertukaran murid

GURU BESAR

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

S/U KEMASUKAN DAN PENDAFTARAN

GURU

1.0 PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID

1.1 OBJEKTIF1.1.1 Mengurus dan merancang proses pengesahan kemasukan dan pendaftaran

murid berjalan dengan lancar.1.1.2 Memastikan kemasukan dan pendaftaran murid baru mengikut syarat dan

proseduryangditetapkan.1.1.3 Memastikan kemasukan dan pendaftaran murid direkodkan dalam SMM/BMM.

1.2 CARTA ORGANISASI

GURU KELAS

PENOLONG KANAN

PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN PETANG

1.3 SENARAI TUGAS

1.3.1 Menyelia perjalanan urusan pendaftaran murid baru, pertukaran jurusan,

pertukaran sekolah dan rekod-rekod murid.

1.3.2 Merancang dan melaksanakan Minggu Suaikenal/ Orientasi untuk murid-murid

baru.

1.3.3 Bekerjasama dengan guru kelas semasa pendaftaran murid baru dijalankan

1.3.4 Memastikan kad 001/ SMM/ BMM, buku kemajuan murid, buku kesihatan,

laporan disiplin dan Buku Daftar Kemasukan sentiasa dikemaskini dan terkawal.

1.3.5 Menyediakan dan mengedar fail-fail yang lengkap kepada guru-guru kelas yang

terlibat dengan proses pendaftaran murid baru.

1.3.6 Memastikan setiap murid mempunyai fail peribadi masing-masing mengikut

kelas.

1.3.7 Menyemak dan memastikan data peribadi murid yang baru mendaftar dengan

lengkap oleh guru kelas berkenaan.

1.3.8 Memastikan murid-murid baru didaftar dan mempunyai nombor pendaftaran dan

butiran mengenai diri murid diisi dengan lengkap dalam buku daftar kemasukan.

1.4 PROSES KERJA

1.4.1 PROSES KERJA KEMASUKAN MURID BARU

JAWATAN PROSES KERJA

Guru Besar 1. Menerima surat kemasukan murid (senarai nama) daripada JPN / Pejabat Pelajaran Daerah.

2. Melantik PK HEM atau PK Petang dan Penyelaras semua kelas untuk menguruskan pendaftaran masuk pada tarikh yang ditetapkan.

3. Menyediakan borang-borang pendaftaran masukGuru Besar/PK (HEM)

4. Menempatkan murid ke dalam kelas. Menguruskan permohonan pertukaran.

5. Menetapkan Guru Kelas yang bertugas untuk pendaftaran dan memberi taklimat tentang perkara yang perlu semasa pendaftaran:5.1 Borang Maklumat Murid (BMM) / SMM5.2 Salinan Sijil Lahir5.3 Senarai buku teks5.4 Gambar murid5.5 Pakej Bayaran Tambahan / Bayaran PIBG dan lain-lain.

PK(HEM)/PRA 6. Menampal Senarai Nama Murid Tahun 1di Papan Kenyataan dan depan pintu Kelas yang berkenaan.

Guru Kelas 7. Mendaftar kemasukan murid sebelum hari persekolahan bermula. Dokumen seperti pada perkara 5 diterima daripada murid. Maklumkan kepada ibu bapa tentang keperluan lain.

8. Mengutip bayaran tertentu disertakan dengan resitGuru Besar/PK (HEM)

9. Memantau perjalanan pendaftaran supaya berjalan lancar

Guru Kelas 10. Menyerahkan kutipan kepada Ketua Pembantu Tadbir untuk tindakan lanjut.

Guru Kelas 11. Merekod kemasukan murid baru ke dalam Buku Pendaftaran Murid.

1.4 Carta Aliran Kerja 1.4.1 Carta Aliran Kemasukan Murid Baru

Mula

Terima surat kemasukan murid daripada JPN/PPD

Melantik guru mengurus pendaftaran masuk

Menguruskan pendaftaran pada hari pertama persekolahan

Agih murid mengikut kelas

Tentukan Guru Kelas dan adakan taklimat Pendaftaran.

Senarai nama murid baru Tahun 1 ditampal di papan notis dan bilik darjah

Mendaftar kemasukan murid baru. Pastikan semua dokumen diterima dan ibu bapa dimaklumkan tentang keperluan sekolah

Mengutip bayaran tambahan dan bayaran tertentu seperti PIBG, dan lain-lain.

Menyediakan jadual kedatangan

Menyerahkan bayaran kepada KPT/Bendahari PIBG

Merekodkan kemasukan murid ke dalam Buku Pendaftaran Murid

Tamat

1.5 SENARAI SEMAK

Bil. Tindakan Tandakan (√) Catatan

1. Menerima surat kemasukan/senarai keseluruhan nama murid daripada JPN/ PPD

2. Menerima dan menyemak Surat Tawaran serta maklumat/keperluan semasa pendaftaran

3. Salinan Sijil Lahir

4. Agihan murid mengikut keputusan peperiksaan(kecuali murid Tahun 1)

5. Senarai Nama Murid Tahun 1ditampal pada Papan Kenyataan dan Bilik Darjah

6. Pendaftaran murid dan menerima dokumen dan bayaran:6.1 Borang Maklumat Murid / SMM

6.2 Salinan Sijil Lahir

6.3 Gambar

6.4 Keperluan lain

7. Mengutip Bayaran Tambahan/ Bayaran Lain: seperti PIBG dan lain-lain

8. Resit Bayaran

9. Kutipan diserahkan kepada KPT/Bendahari PIBG

10. Rekodkan nama murid ke dalam Buku Pendaftaran Murid

1.6 Borang Digunakan

2.0 Urusan Pertukaran Masuk Murid

i. Borang Maklumat Murid/ SMMii. Resit Bayaran

2.1 Proses Kerja


Guru Besar 1. Menerima surat kelulusan pertukaran masuk daripada Pejabat Pelajaran Daerah/Jabatan Pelajaran Negeri.

Guru Besar/PK (HEM)

2. Menerima murid dan Menyemak dokumen/maklumat berikut:2.1 Salinan Sijil Lahir 2.2 Kad Laporan 2.3 Bayaran Tambahan (resit bayaran dari sekolah asal) jika perlu2.4 Kad 001M / Rekod Kesihatan Murid (RKM)2.5 Salinan cetakan / disket maklumat BMM/SMM

3. Menempatkan murid ke dalam kelas mengikut pencapaian.

Guru Kelas 4 Mendaftar nama murid ke dalam Buku Jadual Kedatangan dan mendapatkan dokumen yang perlu seperti perkara 3 di atas. Isikan butiran ibu bapa/ penjaga dan nombor telefon dalam Jadual Kedatangan.

5. Kutip sumbangan PIBGdan lain-lain

GT/KPT/BendahariPIBG/Koperasi

6. Serahkan kutipan kepada KPT/Bendahari PIBG

7. Menyerahkan buku teks

Guru Kelas/ Penolong Kanan KK

8. Dapatkan maklumat kegiatan kokurikulum di sekolah asal dan serahkan kepada Penolong Kanan Kokurikulum.

Guru Besar/PK(HEM)/ Pem. Tadbir Rendah

9. Menyerahkan nama kepada PTR untuk direkod ke dalam Buku Pendaftar Masuk Murid

10. Surat daripada PPD/JPN difailkan ke dalam Fail Perpindahan Masuk

2.2 Carta Aliran

Mula

Terima surat kemasukan murid daripada PPD/JPN

Terima murid dan semak dokumen yang perlu

Tempatkan murid ke dalam kelas

Daftarkan nama murid ke dalam Jadual Kedatangan dengan mengisi butiran peribadi

Kutip bayaran-bayaran yang perlu

Serahkan bayaran kepada KPT/Bendahari PIBG

Serahkan buku teks (jika perlu).

Dapatkan maklumat kegiatan kokurikulum dan serahkan kepada Penolong Kanan Kokurikulum

Rekodkan nama murid ke dalam Buku Pendaftaran Murid

Failkan surat kelulusan daripda PPD/JPN

Tamat

2.3 Senarai Semak


1. Menerima surat kelulusan perpindahan murid daripada Pejabat Pelajaran Daerah/JPN

2. Menerima murid dan Menyemak dokumen/ maklumat berikut:2.1 Salinan Sijil Lahir

2.2 Kad Laporan (dari sekolah asal)/ Kad 001M

2.3 Kelayakan Buku Teks

2.4 Bayaran Takaful/MSSM, dll jika perlu

3. Tempatkan murid mengikut pencapaian murid

4. Daftarkan nama murid dalam Buku Register dan butir peribadi

5. Kutipan yuran/bayaran

6. Serahkan kutipan kepada KPT/PIBG7. Serahan buku teks, jika layak

8. Maklumat kegiatan kokurikulum murid

9. Rekodkan nama murid baru ke dalam Buku Pendaftaran Murid

10. Surat dimasukkan ke dalam Fail Perpindahan Masuk Murid

2.4 Borang Digunakan

2.0 Urusan Pertukaran Keluar Murid

i. Borang Maklumat Muridiii. Resit Bayaran

2.1 Objektif 2.1.1 Menguruskan pertukaran murid dalam negeri dan antara negeri secara

berkesan.

2.1.2 Memastikan urusan pertukaran murid mengikut prosedur yang

ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia .

2.1.3 Menyempurnakan kehendak pelanggan sekolah iaitu ibu bapa dan

Masyarakat.

2.2 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PERTUKARAN MURID

2.3 SENARAI TUGAS

PENGERUSI:

GURU BESAR

AJK:

GURU KELAS

AJK: GURU BIMBINGAN

AJK:GURU

DISIPLIN

TIMBALAN PENGERUSI:

PK HEM

SETIAUSAHA:

PENYELARAS KELAS

AJK:SETIAUSAHA PEPERIKSAAN

2.3.1 Mengurus pertukaran murid dalam dan antara negeri .

2.3.2 Memastikan permohonan pertukaran mengikut prosedur yang ditetapkan .

2.3.3 Memproses permohonan pertukaran murid oleh ibu bapa atau penjaga yang sah, setelah mengisi borang dengan lengkap dan sempurna .

2.3.4 Memastikan murid yang hendak bertukar menyelesaikan semua bayaran, buku teks, buku PSS dan urusan-urusan lain yang berkaitan dengan guru.

2.3.5 Mengemaskini fail / rekod murid yang bertukar ke sekolah lain .

2.4 Proses Kerja

2.4.1 Proses Pertukaran Murid Dalam Negeri


Pembantu Tadbir 1. Menyerahkan Borang Permohonan Pertukaran

2. Menaip maklumat penting dalam Borang Permohonan

Penolong Kanan (HEM)

3. Menyemak Borang Permohonan Pertukaran Keluar dengan memastikan semua maklumat lengkap.

Guru Besar 4. Menyokong dan menandatangani Permohonan Pertukaran Keluar.

Pembantu Tadbir 5. Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Guru Besar

6. Menghantar Borang Permohonan Pertukaran Keluar ke Pejabat Pelajaran Daerah/Jabatan Pelajaran Negeri.

7. Menerima surat kelulusan pertukaran keluar oleh PPD/JPN

PK(HEM)/Guru Kelas/ Guru Disiplin

8. Menyediakan dokumen murid yang bertukar:8.1 Sijil Berhenti Sekolah8.2 Kad Laporan Murid8.3 Kad 001M8.4 SMM / BMM8.5 Laporan Disiplin8.6 Rekod Kesihatan Murid

PK(P)/Guru mata pelajaran

9. Menyediakan laporan penilaian seperti berikut untuk dihantar ke sekolah baru:

9.1 PLBS - BM dan BI9.2 PEKA Sains9.3 PAFA9.4 Borang perpindahan pusat peperiksaan (jika perlu)

Pen Kanan (HEM)/ Guru Kelas

10. Hantarkan senarai buku teks yang dibawa bersama oleh murid ke sekolah baru (jika berkenaan).

11. Memaklumkan kepada Guru Kelas untuk direkod ke dalam Buku Pendaftaran Murid dan Jadual Kedatangan.

Pembantu Tadbir 12. Surat daripada PPD/JPN difailkan ke dalam Fail Pertukaran Keluar.

2.4. 2 Proses Pertukaran Murid Antara Negeri


Pembantu Tadbir 1. Menerima Borang Permohonan Pertukaran

2. Menaip maklumat penting dalam Borang Permohonan

Penolong Kanan (HEM)

3. Menyemak Borang Permohonan Pertukaran Keluar dengan memastikan semua butiran lengkap.

Guru Besar 4. Mengesahkan Permohonan Pertukaran Keluar daripada murid dengan menyokong dan ditandatangani.

Pembantu Tadbir 5. Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Guru Besar

6. Menghantar Borang Permohonan Perpindahan Keluar ke Pejabat Pelajaran Daerah/Jabatan Pelajaran Negeri.

7. Menerima surat kelulusan perpindahan keluar oleh PPD/JPN

PK(HEM)/Kaunselor/Guru Kelas

8. Menyediakan dokumen murid yang berpindah:8.1 Kad Laporan Murid8.2 Kad 001M8.3 Laporan Disiplin8.4 SMM / BMM8.5 Rekod Kesihatan Murid

PK(P)/Guru mata pelajaran


9.1 Ujian Lisan Berasaskan Sekolah- BM dan BI9.2 PEKA Sains9.3 PAFA

Pen Kanan (HEM)/ Guru Kelas / Guru SPBT

10. Memastikan Buku Teks dipulangkan oleh murid kepada sekolah serta menandatangani Borang SPBTG.

11. Menyerahkan nama kepada Pembantu Tadbir untuk direkod ke dalam Buku Pendaftaran Murid.

Pembantu Tadbir 12. Surat daripada PPD/JPN difailkan ke dalam Fail Perpindahan Masuk

2.5 Carta Aliran Pertukaran

2.5.1 Pertukaran Murid Dalam Negeri

Mula

Menyemak Borang Permohonan Perpindahan Keluar dengan memastikan semua butiran dilengkapi.

Menerima Borang Permohonan Perpindahan untuk disokong dan ditandatangani

Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Guru Besar

Menghantar Borang Permohonan Perpindahan Keluar ke PPD/JPN

Masuk Semula

Tidak

Lulus

Menerima surat kelulusan perpindahan keluar oleh PPD/JPN

Menyediakan dokumen murid: BMM/SMM Kad Laporan Murid, Kad 001M Laporan Disiplin

Menyediakan laporan penilaian seperti berikut untuk dihantar ke sekolah baru -ULBS- BM dan BI, PEKA Sains dan PAFAHantarkan senarai buku teks yang dibawa bersama oleh murid ke sekolah baru (jika ada). Menjelaskan semua hutang.

Rekodkan nama dalam Buku Pendaftaran

Failkan surat kelulusan pindah

Tamat

2.5.2 Pertukaran Murid Antara Negeri

Mula

Menyemak Borang Permohonan Perpindahan Keluar dengan memastikan semua butiran dilengkapi.

Menerima Borang Permohonan Perpindahan untuk disokong dan ditandatangani

Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Guru Besar

Menghantar Borang Permohonan Perpindahan Keluar ke PPD/JPN

Masuk Semula

Tidak

Lulus

Menerima surat kelulusan perpindahan keluar oleh PPD/JPN

Menyediakan dokumen murid: BMM/SMM Kad Laporan Murid, Kad 001M Laporan Disiplin, RKM

Menyediakan laporan penilaian seperti berikut untuk dihantar ke sekolah baru -ULBS- BM dan BI, PEKA Sains dan PAFAMurid memulangkan semua Buku TeksMenjelaskan semua hutang

Rekodkan nama dalam Buku Pendaftaran

Failkan surat kelulusan pindah

Tamat

2.5 Senarai Semak2.5.1 Pertukaran Murid Dalam Negeri


1. Semak semua butiran penting Borang Permohonan Pindah Keluar (4 salinan)

2. Komen, sokongan dan tandatangan Guru Besar

3. Surat iringan disediakan oleh PTR

4. Menghantar Borang Permohonan Perpindahan Keluar ke PPD/JPN ( 3 salinan )

5. Surat Kelulusan Pindah Keluar daripada JPB/JPN

6. Menyediakan dokumen murid yang berpindah:6.1 Kad Laporan Murid

6.2 Kad 001M

6.3 Laporan Disiplin

6.4 SMM / BMM

6.5 Rekod Kesihatan Murid

7. Menyediakan laporan penilaian seperti berikut 7.1 Ujian Lisan Berasaskan Sekolah- BM dan BI

7.2 PEKA Sains

7.3 PAFA

8. Hantarkan senarai buku teks yang dibawa bersama oleh murid ke sekolah baru (jika ada).

9. Rekodkan nama murid baru ke dalam Buku Pendaftaran Murid

10. Surat dimasukkan ke dalam Fail Perpindahan Masuk Murid

2.6 NORMA KERJA

2.6.1 Pertukaran Murid Dalam Negeri

Bil. Proses Kerja Masa

1.Menyerahkan dan menerima Borang Permohonan Pertukaran

5 minit

2. Menaip maklumat penting dalam Borang Permohonan 15 minit3. Menyemak Borang Permohonan Perpindahan Keluar

dengan memastikan semua butiran dilengkapi.5 minit

4. Mengesahkan Permohonan Perpindahan Keluar daripada murid dengan menyokong dan ditandatangani.

5 minit

5. Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Guru Besar

5 minit


1 hari


1 – 5 hari bekerja

8. Menyediakan dokumen murid yang berpindah:8.1 Kad Laporan Murid8.2 Kad 001M8.3 SMM / BMM8.4 Laporan Disiplin8.5 Rekod Kesihatan Murid

1-3 hari bekerja



1 – 3 hari

10. Hantarkan senarai buku teks yang dibawa bersama oleh murid ke sekolah baru (jika berkenaan).

1 hari

11. Memaklumkan kepada guru tingkatan untuk direkod ke dalam Buku Pendaftaran Murid.

5 minit


5 minit

2.6.2 Pertukaran Murid Antara Negeri

Bil. Proses Kerja Masa1. Menerima Borang Permohonan Pertukaran 5 minit2. Menaip maklumat penting dalam Borang Permohonan 15 minit3. Menyemak Borang Permohonan Perpindahan Keluar

dengan memastikan semua butiran dilengkapi.5 minit

4. Mengesahkan Permohonan Perpindahan Keluar daripada murid dengan menyokong dan ditandatangani.

5 minit

5. Menyediakan surat iringan untuk ditandatangani oleh Guru Besar

5 minit


1 hari


1 – 5 hari

8. Menyediakan dokumen murid yang berpindah:8.1 Kad Laporan Murid8.2 Kad 001M8.3 Laporan Disiplin8.4 SMM / BMM8.5 Rekod Kesihatan Murid

1-3 hari



1 – 3 hari

10. Memastikan Buku Teks dipulangkan oleh murid kepada sekolah serta menandatangani Borang SPBTG.

1 hari

11. Menyerahkan nama kepada Pembantu Tadbir untuk direkod ke dalam Buku Pendaftaran Murid.

5 minit


5 minit

2. 8 LAMPIRAN

2.8.1 Borang Pertukaran MuridJADUAL KETIGA

(Subperaturan 7 91))

PERATURAN-PERATURAN PENDIDIKAN(PENERIMAAN MASUK MURID KE SEKOLAH PENYIMPANAN

DAFTAR DAN SYARAT BAGI PENGEKALAN MURID BELAJAR DI SEKOLAH ) 1998

PERMOHONAN UNTUK BERTUKAR SEKOLAH OLEH MURID WARGANEGARA

Rujukan Sekolah Bil ( ) dlm.

Pengarah Pelajaran Negeri Sarawak

Nama dan Alamat Sekolah _________________________________________________________________________

BUTIR-BUTIR TENTANG PERTUKARAN SEKOLAH

1. Nama Murid : _________________________________________________________________________________

2. Jantina : _____________________ Bangsa : __________________ Tarikh lahir : ___________________

3. No. Kad Pengenalan/Sijil lahir : ___________________ Tarikh Pendaftaran ( sekolah sekarang ) : ____________

4. Nama biasiswa : _________________________ Jumlah biasiswa : RM _____________________

5. Tahun terakhir / tingkatan tertinggi : ______________________________

6. Jika sekolah menengah, aliran (nyatakan) : ______________________________

(1) KH Pilihan (Tingkatan 1-3) : _______________________________

( 2 ) Mata Pelajaran elektif (Tingkatan 4 & 5)

a) ______________________ b) ________________________ c) ______________________ d) ________________________

7. *Kelulusan UPSR : ___________________________

PMR : ___________________________

SPM : ___________________________

* Sila lampirkan sesalinan keputusan peperiksaan yang telah disahkan.

8. Nama ibu / bapa / penjaga : ____________________________________________________________

____________________________________________________________

9. Alamat ibu / bapa / penjaga ( sekarang ) : ____________________________________________________________

____________________________________________________________

10. Alamat ibu / bapa / penjaga ( baru ) : ______________________________________________________________

______________________________________________________________

11. Sekolah baru yang dipilih

Pilihan Pertama : ______________________________________________________________

Pilihan Kedua : ______________________________________________________________

12. Sebab-sebab Pertukaran : ______________________________________________________________________

13. Tarikh pertukaran yang dikehendaki : ________________________________

Sila sertakan sesalinan dokumen berikut yang telah disahkan dengan borang ini :

(i) Salinan Surat Beranak(ii) Surat nikah/perakuan pendaftaran perkahwinan ibu bapa(iii) Perintah mahkamah tentang hak jagaan, jika ibu bapa bercerai / berpisah atau(iv) Surat daftar anak angkat mengikut seksyen 25 Akta Pengangkatan 1952

Tandatangan ibu / bapa / penjaga : ________________________________

Nama ibu / bapa / penjaga : ______________________________________________________________________

No. K/P : ___________________ Tarikh : ___________________

Ulasan Guru Besar atau Guru Besar : ________________________________________________________________

_____________________________Tandatangan Guru Besar / Guru Besar Tarikh : ____________________

No. Rujukan JPN : _______________________________________

Untuk Kegunaan Jabatan Pelajaran Negeri ____________________________________ diluluskan / tidak diluluskan

untuk penerimaan masuk ke sekolah : _______________________________________________________________

Mulai dari tarikh yang dipohon.

*potong jika tidak berkenaan.

Tarikh :____________________ ________________________________

Tandatangan Pengarah Pelajaran Negeri

Nota:A. Pertukaran murid dalam negeri

3 Salinan dihantar terus kepada PPD bersama borang laporan disiplin (LDP1)B. Pertukaran Murid Keluar Negeri

4 salinan dihantar terus kepada Pengarah Pelajaran Negeri / PPD yang menerima muridC. Kerja Kursus tingkatan 3

Sila sertakan bersama-sama 2 salinan laporan markah kerja kursus.

sop pertukaran murid

Documents