Refleksi Perancangan

Perancangan Majlis Makan Malam ini bermula seawal bulan Mac 2014. Ahli

jawatankuasa untuk program ini adalah semua pelajar tahun 1 kelab Sains Kimia, Oleokimia dan

Teknologi Kimia. Pembahagian AJK dilakukan di hadapan Dewan Anuwar Mahmud, Fakulti

Sains dan Teknologi sebaik sahaja kami tamat kuliah. Dalam pembahagian AJK tersebut, saya

telah dilantik sebagai Pengarah Protokol dan mempunyai AJK seramai 6 orang. Pada masa yang

sama, ketua pengarah program yang baru dilantik memberi taklimat ringkas kepada semua

pengarah berkenaan dengan tugas yang perlu dilakukan.

Pada 5.3.2014, perjumpaan rasmi pertama kali diadakan di Bangunan Biologi, FST.

Perjumpaan kali ini hanya melibatkan AJK Tertinggi sahaja termasuk saya. Pada perjumpaan ini,

saya mendapat tugas untuk dilaksanakan iaitu mencari pengacara majlis, pembaca doa,

pengiring tetamu dan gadis dulang. Selain itu, saya dan AJK juga perlu menyediakan teks ucapan

untuk perasmi , pengerusi Pusat Pengajian Sains Kimia dan Teknologi Makanan dan ketua

pengarah. Saya merasakan jawatan yang saya pegang amatlah berat kerana protokol merupakan

perkara yang penting dalam majlis. Saya bernasib baik kerana telah mempunyai pengalaman

sebelum ini iaitu menjadi pengarah protokol bagi program Bicara Bajet 2014, Bangi yang telah

diadakan pada semester 1.

Gambar 1 : Perjumpaan pada 5.3.2014. Saya memakai tudung berwarna hitam.

Dengan tugas-tugas yang diberikan, saya mula menghubungi setiap AJK saya untuk

memberikan tugas. Saya lebih suka AJK saya sendiri yang memilih tugas yang mereka perlu

lakukan. Namun begitu, semua AJK memberikan kepercayaan kepada saya untuk menetapkan

tugas yang mereka perlu buat. Saya bernasib baik kerana tugas ini dilakukan secara berkumpulan

bukan individu.

Pada 21.03.2014, mesyuarat kedua telah diadakan di bilik aktiviti, PMFST. Pada kali

ini, ketua pengarah ingin mengetahui gerak kerja yang telah dilakukan dan masalah yang

dihadapi. Saya menyatakan bahawa gadis dulang adalah terdiri daripada AJK Cenderamata. Hal

ini dapat memudahkan proses pemberian hadiah tersebut sewaktu majlis berlangsung.

Selain itu, pengacara majlis pula agak sukar untuk dicari kerana majlis ini terdiri daripada

bahagian formal dan tidak formal. Tidak ramai yang mahu untuk menjadi pengacara majlis tidak

formal kerana tugas tersebut perlulah dilakukan secara spontan. Bagi pengacara majlis bahagian

formal pula, kami telah dapat cari. Pembaca doa juga mudah untuk dicari manakala pengiring

tetamu pula sukar dicari kerana pada waktu itu, masing-masing sibuk dengan tugas post

tersendiri.

Gambar 2: Meeting kedua pada 21.03.2014.

Seterusnya, setiap gerak kerja banyak saya maklumkan kepada ketua pengarah melalui

Facebook sahaja. Hal ini kerana, kami sibuk dengan peperiksaan pertengahan semester dan

kemudian cuti pertengahan semester. Pada ketika ini, kami mendapat tekanan kerana ketua

pengarah mahu semua teks ucapan dengan segera sedangkan pada waktu tersebut, teks masih

lagi dalam proses untuk disiapkan. Selain itu, kami juga mendapat tugas baru iaitu menyediakan

gimik perasmian.

Selepas cuti pertengahan semester, satu perjumpaan ringkas diadakan bagi mengetahui

perkara yang belum diselesaikan. Bagi post protokol, pengiring tetamu masih dalam pencarian

manakala pengacara majlis telah dapat dicari. Perjumpaan kali ini juga memaklumkan tarikh

raptai yang perlu diadakan sebelum majlis.

Raptai dilakukan pada hari Rabu, 23.4.2014 dan Khamis, 24.4.2014 di DKB 1, Bangunan

Baru FST. Raptai ini melibatkan semua AJK bagi melancarkan majlis pada hari kejadian. Pada

waktu ini agak memenatkan kerana teks pengacara majlis sentiasa berubah memandangkan

tentatif seringkali berubah. Hal ini kerana, penyusunan aturcara formal dan tidak formal agak

berterabur. Kami bernasib baik kerana senior banyak membantu dalam menyusun tentatif.

Raptai pada hari pertama berakhir pada pukul 12.00 tengah malam.

Gambar 3: Raptai hari Rabu, 23.04.2014.

Gambar 4 : Saya sedang berbincang dengan AJK untuk penambahbaikan teks pengacara majlis

formal.

Raptai pada hari kedua pula telah dilakukan pada pukul 8.00 malam. Pada kali ini, raptai

berjalan dengan lancar. Kehadiran penasihat kami iaitu Dr. Muntaz binti Abu Bakar banyak

membantu pengacara majlis mengendalikan majlis termasuklah penambahbaikan dalam salutasi.

Peranan pengiring tetamu juga lebih teratur. Raptai pada kali ini berakhir pada pukul 10.30

malam.

Gambar 5 : Raptai hari kedua. Saya sedang berbincang dengan Pengarah Cenderamata.

Seterusnya, raptai terakhir dilakukan di Hotel Bangi- Putrajaya pada pukul 3.30 petang.

Raptai kali ini bertambah baik kerana pengacara majlis dapat menyesuaikan majlis dengan baik,

pengiring tetamu pula dapat berlatih dengan baik kerana mengetahui kedudukan setiap VIP dan

pentas.

Gambar 6: Raptai yang dilakukan di hotel.

Justeru itu, saya melampirkan salutasi, teks pengacara majlis, teks bacaan doa, teks

ucapan perasmi, teks ucapan pengerusi PPSKTM dan ketua pengarah sebagai bukti gerak kerja

yang telah saya dan AJK Protokol lakukan.