1. PENGURUSAN DAN PENYESUAIAN VOT 1 oleh : Zamani bin Azali Akauntan (Naziran & Pemantauan) Bahagian Akaun, Kementerian Kerja Raya

2. KANDUNGAN DEFINISIDEFINISI OBJEKTIFOBJEKTIF TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALTANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL KAWALAN BUKU VOTKAWALAN BUKU VOT PENYELENGGARAAN BUKU VOTPENYELENGGARAAN BUKU VOT KEGUNAAN BUKU VOTKEGUNAAN BUKU VOT PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAIPERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENYELIAPENYELIA 3. DEFINISI BUKU VOT Satu rekod kewangan yang disimpanSatu rekod kewangan yang disimpan oleh pemegang waran mengikutoleh pemegang waran mengikut AP95 untuk merekod perbelanjaan,AP95 untuk merekod perbelanjaan, tanggungan, peruntukan dantanggungan, peruntukan dan pelarasan urusniaga.pelarasan urusniaga. 4. OBJEKTIF Mengawal dan mempastikan perbelanjaanMengawal dan mempastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukandan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan;dan; Merupakan punca maklumat untukMerupakan punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaanmenyediakan laporan berkenaan perbelanjaan, tanggungan dan bakiperbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukanperuntukan 5. TANGGUNGJAWABTANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALPEGAWAI PENGAWAL PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN. ARAHAN PERBENDAHARAAN 54 6. KAWALAN BUKU VOT AP 95(a) - TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA- MANA BAHAGIAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA: 7. (i) AMAUN YANG DIBENARKAN; (ii) SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH; (iii)BAKI MASIH ADA; DAN (iv)TANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN. 8. DISELENGGARAKAN UNTUK: VOT BEKALAN VOT PEMBANGUNAN VOT AMANAH DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN. DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK PENYELENGGARAAN BUKU VOT 9. OBJEK AM 10000 EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN, FAEDAH KEWANGAN KPD. KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP.) OBJEK SEBAGAI 11000 - 16000 OBJEK AM 20000 PERKHIDMATAN DAN BEKALAN (MEREKOD BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN.) OBJEK SEBAGAI 21000 29000 KOD PERBELANJAAN 10. OBJEK AM 30000 ASET ( MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA ASET YANG DIBELI.) OBJEK SEBAGAI 31000 38000 OBJEK AM 40000 PEMBERIAN & KENAAN BAYARAN TETAP OBJEK SEBAGAI 41000 48000 OBJEK AM 50000 PERBELANJAAN-PERBELANJAAN LAIN Samb 11. 1. SEBAGAI REKOD URUSNIAGA KEGUNAAN BUKU VOT WARAN PERUNTUKAN WARAN PERUNTUKAN KECIL WARAN PERUNTUKN TAMBAHAN WARAN PINDAH PERUNTUKAN TANGGUNGAN BAYARAN TANGGUNGAN BAYARAN TERUS BATAL PESANAN BATAL BAUCER KREDIT PERBELANJAAN; DLL. 12. 2. SEBAGAI ALAT PENGURUSAN: MERANCANG PERBELANJAAN MERANCANG PENAMBAHAN/ PENGURANGAN PERUNTUKAN; ASAS PENYEDIAAN LAPORAN; ASAS PENYEDIAAN BUDGET. KEGUNAAN BUKU VOT 13. 3. SEBAGAI ALAT KAWALAN: MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN; MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL; MENGAWAL KEMAJUAN PEMBAYARAN; MENGAWAL PENYELEWENGAN. KEGUNAAN BUKU VOT 14. PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA: PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA; PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA; 15. PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT. SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN; PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT; GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN. TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA; PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN PENSIL; 16. BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN. LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN; PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU; SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT; CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN; LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN. 17. Penyesuaian adalah diantara: Buku Vot dengan Laporan Terperinci Perbelanjaan C231 PENYESUAIAN VOT Tempoh Penyediaan Penyesuaian Vot: Hendaklah disediakan pada setiap bulan tanpa gagal. Setiap 14 haribulan bulan berikutnya atau 14 hari dari tarikh surat litup flimsi. 18. Kepentingan Penyesuaian Vot: Mempastikan transaksi yang telah dibuat diambilkira oleh Pejabat Perakaunan dengan betul Dapat mengambil tindakan segera terhadap transaksi yang telah dibuat oleh Pejabat Perakaunan seperti gaji payroll dan pukal Dapat mengenal pasti sebarang kesalahan / kesilapan Mengambil tindakan segera jika terdapat sebarang kesalahan/kesilapan PENYESUAIAN VOT 19. Kegagalan Menyediakan Penyesuaian Vot: Baki peruntukan tidak dapat dikawal dengan baik Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesan dengan segera Sukar untuk menyediakan laporan bulanan / tahunan Mengakibatkan dikuiri Audit PENYESUAIAN VOT 20. Buku Vot Laporan C231 Mesti sama kalau tidak sama, mengapa? Penyesuaian VotPenyesuaian Vot 21. Buku Vot / BV381 22. C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan 23. Punca Tidak Dapat Disesuaikan Terdapat baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Perakaunan Transaksi di C231 tidak terdapat di Buku Vot Transaksi di Buku Vot tidak terdapat di C231 Penyesuaian perlu disediakan apabila buku vot tidak dapat disesuaikan 24. Penyediaan Penyata Penyesuaian Vot Format-format yang digunakan Format A Format A1 Format A2 dan Format A3 25. BV 500 - Format A Penyesuaian Vot Amaun Buku Vot Sama Dengan C231 26. BV 500 - Format A Penyesuaian Vot Amaun Buku Vot Tidak Sama Dengan C231 27. Format AFormat A Penyata Penyesuaian Vot PerbelanjaanPenyata Penyesuaian Vot Perbelanjaan 28. Format A1Format A1 Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh PejabatSenarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat PembayarPembayar 29. Format A2Format A2 Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di LaporanCatatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci PerbelanjaanTerperinci Perbelanjaan 30. Format A3Format A3 Catatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yangCatatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vottidak terdapat di Buku Vot 31. Matlamat Penyesuaian Vot Dapat membantu mengawal perbelanjaan dan peruntukan Memudahkan membuat laporan bulanan kepada Pegawai Pengawal Memudahkan menyediakan penutupan akaun akhir tahun Mengelakkan kuiri Audit 32. 32 a) PENYATA PENYESUAlAN VOT TlDAK DISEDIAKAN MENGIKUT TEMPOH. b) PENYATA PENYESUAIAN TlDAK DISEDIAKAN. c) PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN OLEH PEGAWAI YANG MENYELENGGARA BUKU VOT d) Penyiasatan terhadap urusniaga yang disenarai dalam A1, A2 dan A3 tidak dilakukan dan dibiarkan berlarutan berbulan-bulan e) Pelarasan Jurnal tidak dilakukan keatas kesilapan urusniaga MASALAH YANG SERING BERLAKU 33. Tel : 03-27714195 Fax : 03-27157506 e-Mail : zamani@anm.gov.my 33 SekianSekian Terima KasihTerima Kasih