PENGURUSAN DAN PENYESUAIAN VOTPENGURUSAN DAN PENYESUAIAN VOT

1

oleh :Zamani bin AzaliAkauntan (Naziran & Pemantauan)Bahagian Akaun, Kementerian Kerja Raya

KANDUNGAN

DEFINISIDEFINISI

OBJEKTIFOBJEKTIF

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALTANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

KAWALAN BUKU VOTKAWALAN BUKU VOT

PENYELENGGARAAN BUKU VOTPENYELENGGARAAN BUKU VOT

KEGUNAAN BUKU VOTKEGUNAAN BUKU VOT

PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENYELIAPENYELIA

DEFINISI BUKU VOT

Satu rekod kewangan yang disimpan Satu rekod kewangan yang disimpan oleh pemegang waran mengikut oleh pemegang waran mengikut AP95 untuk merekod perbelanjaan, AP95 untuk merekod perbelanjaan, tanggungan, peruntukan dan tanggungan, peruntukan dan pelarasan urusniaga.pelarasan urusniaga.

OBJEKTIF

• Mengawal dan mempastikan perbelanjaan Mengawal dan mempastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan;dan;

• Merupakan punca maklumat untuk Merupakan punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan menyediakan laporan berkenaan perbelanjaan, tanggungan dan baki perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukanperuntukan

TANGGUNGJAWAB TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALPEGAWAI PENGAWAL

PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN.

ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

KAWALAN BUKU VOT

AP 95(a) - TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA:

(i) AMAUN YANG DIBENARKAN;

(ii) SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH;

(iii)BAKI MASIH ADA; DAN

(iv)TANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN.

DISELENGGARAKAN UNTUK:– VOT BEKALAN– VOT PEMBANGUNAN– VOT AMANAH

DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN.

DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.

PENYELENGGARAANBUKU VOT

OBJEK AM 10000EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN, FAEDAH KEWANGAN KPD. KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP.)

OBJEK SEBAGAI 11000 - 16000

OBJEK AM 20000PERKHIDMATAN DAN BEKALAN (MEREKOD BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN.)

OBJEK SEBAGAI 21000 – 29000

KOD PERBELANJAAN

OBJEK AM 30000

ASET ( MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA ASET YANG DIBELI.)OBJEK SEBAGAI 31000 – 38000

OBJEK AM 40000

PEMBERIAN & KENAAN BAYARAN TETAPOBJEK SEBAGAI 41000 – 48000

OBJEK AM 50000

PERBELANJAAN-PERBELANJAAN LAIN

Samb…

1. SEBAGAI REKOD URUSNIAGA

KEGUNAAN BUKU VOT

WARAN PERUNTUKAN WARAN PERUNTUKAN KECIL WARAN PERUNTUKN TAMBAHAN WARAN PINDAH PERUNTUKAN TANGGUNGAN BAYARAN TANGGUNGAN BAYARAN TERUS BATAL PESANAN BATAL BAUCER KREDIT PERBELANJAAN; DLL.

2. SEBAGAI ALAT PENGURUSAN:

• MERANCANG PERBELANJAAN• MERANCANG PENAMBAHAN/

PENGURANGAN PERUNTUKAN;• ASAS PENYEDIAAN LAPORAN;• ASAS PENYEDIAAN BUDGET.

KEGUNAAN BUKU VOT

3. SEBAGAI ALAT KAWALAN:

• MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN;

• MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL;• MENGAWAL KEMAJUAN

PEMBAYARAN; • MENGAWAL PENYELEWENGAN.

KEGUNAAN BUKU VOT

PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA

BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:

PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA;

PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;

BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:

PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA;

PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;

PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.

SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;

PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;

GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.

TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA; PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN

PENSIL;

PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.

SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;

PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;

GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.

TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA; PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN

PENSIL;

• BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN.

• LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN;

• PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU;

• SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT;• CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN;• LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA

PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN.

Penyesuaian adalah diantara:• Buku Vot dengan• Laporan Terperinci Perbelanjaan C231

PENYESUAIAN VOT

Tempoh Penyediaan Penyesuaian Vot: ● Hendaklah disediakan pada setiap bulan tanpa gagal.● Setiap 14 haribulan bulan berikutnya atau 14 hari dari tarikh surat litup flimsi.

Kepentingan Penyesuaian Vot:•Mempastikan transaksi yang telah dibuat diambilkira oleh Pejabat Perakaunan dengan betul•Dapat mengambil tindakan segera terhadap transaksi yang telah dibuat oleh Pejabat Perakaunan seperti gaji payroll dan pukal•Dapat mengenal pasti sebarang kesalahan / kesilapan•Mengambil tindakan segera jika terdapat sebarang kesalahan/kesilapan

PENYESUAIAN VOT

Kegagalan Menyediakan Penyesuaian Vot:•Baki peruntukan tidak dapat dikawal dengan baik•Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesan dengan segera•Sukar untuk menyediakan laporan bulanan / tahunan•Mengakibatkan dikuiri Audit

PENYESUAIAN VOT

Buku Vot Laporan C231

Mesti sama kalau tidak sama, mengapa?

Penyesuaian VotPenyesuaian Vot

Buku Vot / BV381

C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan

Punca Tidak Dapat Disesuaikan

• Terdapat baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Perakaunan

• Transaksi di C231 tidak terdapat di Buku Vot• Transaksi di Buku Vot tidak terdapat di C231• Penyesuaian perlu disediakan apabila buku vot

tidak dapat disesuaikan

Penyediaan Penyata Penyesuaian Vot

Format-format yang digunakan• Format A• Format A1• Format A2 dan• Format A3

BV 500 - Format A Penyesuaian VotAmaun Buku Vot Sama Dengan C231

BV 500 - Format A Penyesuaian VotAmaun Buku Vot Tidak Sama Dengan C231

Format AFormat APenyata Penyesuaian Vot PerbelanjaanPenyata Penyesuaian Vot Perbelanjaan

Format A1Format A1Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh

Pejabat PembayarPejabat Pembayar

Format A2Format A2 Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di

Laporan Terperinci Perbelanjaan Laporan Terperinci Perbelanjaan

Format A3Format A3 Catatan-catatan di Laporan Terperinci Catatan-catatan di Laporan Terperinci

Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot

Matlamat Penyesuaian Vot

• Dapat membantu mengawal perbelanjaan dan peruntukan

• Memudahkan membuat laporan bulanan kepada Pegawai Pengawal

• Memudahkan menyediakan penutupan akaun akhir tahun

• Mengelakkan kuiri Audit

32

a) PENYATA PENYESUAlAN VOT TlDAK DISEDIAKAN MENGIKUT TEMPOH.

b) PENYATA PENYESUAIAN TlDAK DISEDIAKAN.

c) PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN OLEH PEGAWAI YANG MENYELENGGARA BUKU VOT

d) Penyiasatan terhadap urusniaga yang disenarai dalam A1, A2 dan A3 tidak dilakukan dan dibiarkan berlarutan berbulan-bulan

e) Pelarasan Jurnal tidak dilakukan keatas kesilapan urusniaga

MASALAH YANG SERING BERLAKU

Tel : 03-27714195Fax : 03-27157506e-Mail : zamani@anm.gov.my

33

SekianSekian

Terima KasihTerima Kasih