penyesuaian amanah deposit 39[1]

7/30/2019 Penyesuaian Amanah Deposit 39[1]

1/39

1

PENYESUAIAN AKAUN

AMANAH/ DEPOSIT

SEKSYEN PERAKAUNAN AMANAH

BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASIPUSAT DAN AGENSI


2/39

2

TOPIK

Penyata Penyesuaian Tujuan penyesuaian

Dokumen yang terlibat

Kenapa berbeza Bagaimana menyediakan Penyata

Penyesuaian

Tindakan susulan ke atas Perbezaan


3/39

3

PENYESUAIAN AMANAH Satu proses menyemak ketepatan data yang

direkodkan di dalam Laporan Terperinci Amanah(flimsi) berbanding dengan data yang telahdirekodkan di dalam Buku Akaun Amanah/ LejarDeposit.

Selaras dengan AP143(b)Menyatakan bahawa:Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklahmenyesuaikan urusniaga laporan terperinci daripejabat perakaunan dengan rekod perakaunannyadan menyediakan penyata penyesuaian akaun untukdikemukakan kepada pejabat perakaunan.


4/39

4

PENYATA PENYESUAIAN

Penyata yang menunjukkan perbezaandi antara Laporan Terperinci Amanah

dengan Buku Akaun Amanah/ LejarDeposit.

Disediakan secara berasingan bagisetiap kod akaun amanah/deposit.


5/39

5

Tujuan PENYESUAIAN?

Memastikan semua urus niagaterimaan dan bayaran direkodkandengan BETUL di laporan Pejabat

Perakaunan dan Buku PTJ. Mengenal pasti perbezaan yang wujud

di antara laporan Pejabat Perakaunan

dan Buku PTJ dan memastikantindakan sewajarnya dibuat.


6/39

6

Dokumen yang digunakan?

i) Penyediaan Peringkat PTJ:

Laporan C 350 Laporan TerperinciAmanah(PTJ) (Rekod yangmenyenaraikan semua bayaran danpungutan yang dibuat di dalam tempohtertentu) dan

Buku Akaun Amanah/ Lejer Deposit


7/39

ii)Penyediaan Peringkat Ibu Pejabat

LaporanA 441 Laporan RingkasanAmanah(Ibu Pejabat)

(Rekod yang menyenaraikan ringkasan urusniaga akaun amanah di dalam tempohtertentu berdasarkan lokasi PejabatPerakaunan) dan

Penyata Penyesuaian dari semua PTJ di bawahkawalan

Dokumen yang digunakan?


8/39

8

CONTOH (ptj)

LAPORAN C350
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/icuhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/icu


9/39

9

CONTOH(JABATAN)

LAPORAN A441
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/icuhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/icu


10/39

10

Dokumen yang terlibat?

BUKU AKAUN AMANAH


11/39

Nama Akaun Amanah : ..

No. Kod Akaun Amana h : ..

No Kod Jab/PTJ :

No Pelaburan Jumlah

Tarikh Perihal Perenggan No Baki Dikenakan Dijelaskan Belum tambah/(kurang) Pelabur an

Arahan Rujukan Dt Kt Amanah Semasa Semasa Selesai

Amanah Kemaskini

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

Baki bersih

kemaskinni selepas

ambilkira

tanggungan belum

selesai & pelaburan

TanggunganUrusniaga Akaun

Semasa

BUKU AKAUN AMANAH


12/39

12

Dokumen yang terlibat? Lejar Deposit


13/39

LEJAR DEPOSIT

KOD DEPOSIT :

Tarikh Perihal No. Debit Kredit Baki

Rujukan (RM) (RM) (RM)


14/39

14

Kenapa berbeza?

Catatan di Buku PTJ tidak terdapatdi flimsi @ catatan di flimsi tidakterdapat di Buku PTJ Masa catatan yang berbeza

Silap catat/ catatan tertinggal di BukuPTJ

JANM tersalah input

Pelarasan oleh JANM/ PTJ lain

SIJIL PENGESAHAN BAKI


15/39

SIJIL PENGESAHAN BAKI

AKAUN AMANAH :

NO KOD AKAUN AMANAH : .

KOD JABATAN : ..

SEPERTI PADA : .1. Adalah disahkan baki akaun amanah di atas mengikut Laporan Sistem Akaun Pusat/Laporan

Sistem Perakaunan Cawangan * adalah :-

2. Adalah disahkan baki Buku Akaun Amanah Jabatan ** adalah :-

3. Adalah disahkan bahawa Arahan Perbendaharaan 155 dipatuhi :-

( Nama Pegawai/Jawatan )

Cop JabatanNota:

* : potong mana yang tidak berkenaan

** : hanya untuk Akaun Amanah yang dibenarkan menggunaan akaun bank sendiri selain daripada

bank JANM

: sila tandakan dikotak yang berkenaan

1.1. Bersamaan dengan baki mengikut rekod jabatan iaitu RM

1.2. Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan dan disertakan Penyata

Penyesuaian Akaun Amanah bagi menerangkan perbezaan tersebut.

2.1. Bersamaan dengan rekod/penyata bank iaitu RM .

2.2. Berbeza dengan rekod/penyata bank dan disertakan Penyata Penyesuaian

Bank bagi menerangkan perbezaan tersebut.

3.1. Akaun Amanah ini masih diperlukan.

3.2. Akaun Amanah ini tidak diperlukan lagi


16/39

SIJIL PENGESAHAN PENGESAHAN BAKI

AKAUN DEPOSIT: ..

NO. KOD DEPOSIT:

KOD JABATAN:

SEPERTI PADA ..

1. Adalah disahkan baki akaun deposit di atas mengikut laporan Sistem Akaun Pusat/Laporan Sistem Perakaunan Cawangan* adalah :-

Bersamaan dengan baki mengikut rekod Jabatan RM.

Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan dan disertakan

penyata penyesuaian bagi menerangkan perbezaan tersebut

2. Adalah disahhkan bahawa Arahan-arahan Perbendaharaan seperti di bawah dipatuhi:

(AP 155) Akaun ini masih /tidak diperlukan

(AP 159) Baki dalam akaun subsidiariJabatan disesuaikan dengan AkaunUtama Jabatan ini

(AP 162) Tindakan ke atas akaun deposit yang tidak di tuntut selepas 12bulan

( )

Pegawai Pengawal

Cop Jabatan


17/39

PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH

AKAUN AMANAH ..

NO KOD AKAUN AMANAH: .

KOD JABATAN : ..

SEPERTI PADA : ...

Amaun (RM)

Baki Buku Akaun Amanah Jabatan/PTJ* Debit/ Kredit*Tambah:

Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yangmenyelenggara Akaun Amanah (Senarai A berlampir)

Kurang:

Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yangmenyelenggara Akaun Amanah (Senarai C berlampir)

Disediakan oleh :Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Disahkan oleh :

Tandatangan :

Nama :Jawatan :

Debit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalamakaun Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir)

Kredit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira didalam akaun Pejabat pembayar (Senarai D berlampir)

Baki mengikut akaun Pejabat Pembayar Debit/ Kredit*

Butiran


18/39

MENYESUAIKAN PERBEZAAN MELALUIPENYAMAAN BAKI- Baki laporan Pejabat Perakaunan dijadikansebagai ASAS

- Sesuaikan baki buku PTJ agar samadengan baki laporan Pejabat Perakaunan

- Senaraikan semua urus niaga yang tidakdiambil kira di dalam Buku PTJ/ laporan

Pejabat Perakaunan menggunakan lampiranberkaitan

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN



19/39


Baki Buku PTJ (Dt) / Kt *

(RUANGAN 7- Buku Akaun Amanah )

@ Baki di Lejar Deposit

XXXXX

Tambah:

Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada diBuku PTJ (Senarai A)

XXX

Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiadadi flimsi (Senarai B) XXX XXXX

Tolak:

Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di

Buku PTJ (Senarai C)

(XXX)

Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPItiada di flimsi (Senarai D)

(XXX) (XXXX)

Baki mengikut flimsi @ C350/A441 *(Dt) / Kt XXXXX


20/39

20

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

Senarai A - Penyata Kredit di Akaun PejabatPembayar yang Tidak Diambil kira Oleh PTJJabatan yang Menyelenggara Akaun Amanah(Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)

Contoh:-Terimaan melalui TT- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/

PTJ lain- Faedah pelaburan yang belum direkod- Kesilapan input oleh JANM


21/39

SENARAI APENYATA KREDIT DIAKAUN PEJABAT PEMBAYAR

YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ JABATAN

YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH

Disediakan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Disahkan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Kod Jabatan :

Kod PTJ :

Kod Akaun Amanah :

TARIKHBIL NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN

JUMLAH


22/39

22


SenaraiB Penyata Debit Di Buku PTJ yang

Menyelenggara Akaun Amanah yang TidakDiambil kira di dalam Akaun Pejabat Pembayar(Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi)

Contoh:- Baucar bayaran/jurnal telah dihantar tetapibelum diproses

- Baucar bayaran/jurnal telah direkod di Buku

tetapi belum dihantar- Kesilapan input oleh JANM


23/39

SENARAI BPENYATA DEBIT DIBUKU PTJ YANG

MENYELENGGARA AKAUN AMANAH YANG TIDAK

DIAMBILKIRA DIDALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR

Disediakan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Disahkan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Kod Jabatan :

Kod PTJ :

Kod Akaun Amanah :

BIL TARIKH NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN

JUMLAH


24/39

24


Senarai C Penyata Debit Di AkaunPejabat Pembayar yang Tidak Di Ambil kiraOLEH PTJ yang Menyelenggara Akaun Amanah

(Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)

Contoh:

- Kesilapan input oleh JANM

- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/ PTJ

lain


25/39

SENARAI CPENYATA DEBIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR

YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ

YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH

Disediakan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Disahkan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Kod Jabatan :

Kod PTJ :

Kod Akaun Amanah :


JUMLAH


26/39

26


SenaraiD Penyata Kredit Di Buku PTJ yangMenyelenggara Akaun Amanah yang Tidak DiAmbil kira Di Dalam Akaun Pejabat Pembayar(Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi)

Contoh:- Penyata Pemungut belum diproses

- Pelarasan rekod oleh PTJ belumdiproses

- Kesilapan input oleh JANM

SENARAI D


27/39

SENARAI D

PENYATA KREDIT DIBUKU PTJ YANG MENYELENGGARA

AKAUN AMANAH YANG TIDAK DIAMBILKIRA DI DALAM

AKAUN PEJABAT PEMBAYAR

Disediakan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Disahkan oleh :

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Kod Jabatan :

Kod PTJ :

Kod Akaun Amanah :


JUMLAH


28/39

28

PADANKAN

- Tandakan urus niaga debit/kredit di Buku

PTJ yang SAMA dengan catatan debit/kredit di flimsi.

Bagaimana Menyediakan

PENYATA PENYESUAIAN?


29/39

29

- Kenalpasti itemyang solo :

Rekod wujud diBuku PTJ:

DebitCatatkan diSENARAI Bdengan lengkap

Kredit Catatkan diSENARAI Ddengan lengkap

Rekod wujud diC350/A441:

Kredit - Catatkan diSENARAI Adengan lengkapDebit Catatkan diSENARAI Cdengan lengkap

Bagaimana menyediakanPENYATA PENYESUAIAN?


30/39

30

REKODKAN Rekodkan maklumat di Penyata Penyesuaian

mengikut ruangan yang berkaitan

Kira dan pastikan:

Baki Buku PTJ

+ (SENARAI A & SENARAI B)

(SENARAI C & SENARAI D)= Baki C350/A441.

Bagaimana menyediakan

PENYATA PENYESUAIAN?


31/39

PENYESUAIAN PERINGKATJABATAN

JABATAN TERIMA LAPORAN A441

PASTIKAN SEMUA PTJ DI BAWAHKAWALAN JABATAN HANTAR PPPERINGKAT PTJ

SEDIAKAN PP YANG DISATUKAN

31


32/39

PENYEDIAAN PP YANG

DISATUKAN SEDIAKAN JADUAL SEPERTI DI BAWAH:

32

PTJ 1 PTJ 2 PTJ 3 JUMLAHKESELURUHAN

BAKI BUKU 150 3000 (300) 2850SENARAI A 20 400 0 420

SENARAI B 30 0 0 30

SENARAI C 0 (50) 0 (50)

SENARAI D 0 0 (300) (300)

C350 200 3350 (600) 2950


33/39

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SIJIL PENGESAHAN BAKI

Terima Laporan Bulanansetiap bulan

Semak dengan Buku Akaun Amanah/deposit

Tiada beza

Ada bez a

Nyatakan dalam Sijil Pengesahan Bakitiada perbezaan

Tandatangan Sijil Pengesahan Baki

Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan /Ibu Pejabat Jabatan

Sediakan Sijil Pengesahan Baki Peringkat Pusat

Kemukakan kepada JANM

Nyatakandalam SijilPengesahanBaki adaperbezaan

Sediakan

PenyataPenyesuaian

PeringkatPTJ

PeringkatIbu Pejabat


34/39

34

AP 143(b) .Sebarang perbezaan di antaralaporan terperinci dengan rekod

perakaunan yang diselenggara olehPegawai Pengawal atau wakilhendaklah disiasat. Pegawai Pengawalatau wakilnya hendaklah mengambil

tindakan terhadap perbezaantersebut dan membuat pelarasansewajarnya.

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan


35/39

35

Tindakan berikut hendaklah diambil bagi setiap kategori perbezaan:-

i) Senarai AUrusniaga Kredit yang ada di C350 tetapi tiada di Buku AkaunAmanah(BAA)Tindakan PTJ/PK

Semak semula bagi memastikan urusniaga itu sebenarnya

direkodkan di dalam BAA. Sekiranya urusniaga berkenaan adalah sah tetapi

PTJ/PK belum merekodkannya dalam BAA, silarekodkannya dalam BAA dengan segera.

Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atauterkurang dimasuk kira oleh Pejabat Perakaunan,

laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunanuntuk pelarasan lanjutan. Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau

terkurang dimasukkan dalam Akaun Amanah berkenaanoleh PTJ/PK, baucar Jurnal hendaklah disediakan untukpelarasan.



36/39

36

ii) Senarai B

Urusniaga Debit yang ada di BAA tetapi tiadadi Laporan C350.Tindakan PTJ/PK

Memastikan bahawa semua urusniaga sebenarnyatelah dihantar ke Pejabat Perakaunan.

Hendaklah menyemak semula dalam laporan C 350bulan berikutnya bagi memastikan urusniagatersebut telah diambilkira oleh Pejabat Pembayar.

hendaklah terus menyusul jika urusniaga itu masihbelum dilaporkan oleh Pejabat Perakaunan dalamLaporan C350.



37/39

37

iii) Senarai CUrusniaga Debit yang ada di Laporan C350 tetapi

tiada pada BAA.Tindakan PTJ/PK

Semak semula bagi memastikan urusniaga ini sebenarnyatelah direkodkan dalam BAA.

Sekiranya urusniaga tersebut adalah sah, tetapi PTJ/PK

belum merekodkannya dalam BAA hendaklah segerarekodkan ke BAA. Sekiranya urusniaga tersebut terlebih atau terkurang

diambilkira oleh Pejabat Perakaunan laporkan dengansegera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasanlanjutan.

Sekiranya urusniaga tersebut tersalah, terlebih atauterkurang oleh PTJ/PK, baucar jurnal hendaklah disediakanuntuk tujuan pelarasan.




38/39

38

Tindakan Susulan ke atas Perbezaaniv) Senarai D

Urusniaga Kredit yang ada di BAA tetapi tiada diLaporan C 350.

Tindakan PTJ/PK

Memastikan bahawa pungutan tersebut telah dibankkan atauBaucar Jurnal telah disediakan dan dihantar ke PejabatPerakaunan.

Menyemak semula dalam laporan C 350 bulan berikutnya bagimemastikan urusniaga tersebut telah diambilkira olehPejabat Perakaunan.

Sekiranya urusniaga tersebut masih belum diambilkira olehPejabat Perakaunan, urusniaga tesebut hendaklah dinyatakanpada bulan berikutnya.

Sekiranya masih belum dinyatakan pada bulan berikutnya,hendaklah disiasat ke pejabat perakaunan dan pastikan tidakdikreditkan ke hasil. Penemuan hendaklah segera dibuat

jurnal pelarasan


39/39

39

Sekian, terima kasih

penyesuaian amanah deposit 39[1]

Documents