penyesuaian akaun amanah

1

PENGESAHAN/PENYESUAIAN PENGESAHAN/PENYESUAIAN AKAUN AMANAHAKAUN AMANAH

SEKSYEN PERAKAUNAN AMANAHSEKSYEN PERAKAUNAN AMANAHBAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI

PUSAT DAN AGENSIPUSAT DAN AGENSI

2

TOPIK • Penyata Pengesahan/Penyesuaian• Tujuan pengesahan/penyesuaian• Dokumen yang terlibat• Kenapa berbeza• Bagaimana menyediakan Penyata

Penyesuaian• Tindakan susulan ke atas

Perbezaan

3

PENYESUAIAN AMANAH• Satu proses menyemak ketepatan data yang

direkodkan di dalam Laporan Terperinci Amanah (flimsi) berbanding dengan data yang telah direkodkan di dalam Buku Akaun Amanah/ Lejar Deposit.

• Selaras dengan AP143(b)Menyatakan bahawa:Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun untuk dikemukakan kepada pejabat perakaunan.

Tujuan Pengesahan /Penyesuaian

Setiap Bulan JANM keluarkan Laporan Bulanan untuk semakan/penyesuaian yang bertujuan:•memastikan urusniaga antara rekod JANM & Jab selaras.•menentukan adanya pengawasan / pemeriksaan berterusan •memastikan terimaan /bayaran diakaunkan dengan sempurna

4

Tujuan Pengesahan /Penyesuaian

Samb;•Memastikan pelarasan dibuat dengan segera •memastikan Ak Amanah tidak terlebih dikeluarkan.•Memastikan baki Ak Amanah sentiasa melebihi amaun yang dilaburkan

5

6

PENYATA PENYESUAIAN

• Penyata yang menunjukkan punca perbezaan di antara Laporan Terperinci Amanah dengan Buku Akaun Amanah.

• Disediakan secara berasingan bagi setiap kod akaun amanah.

7

Dokumen yang digunakan?

i) Penyediaan Peringkat PTJ:

Laporan C 350 – Laporan Terperinci Amanah(PTJ) (Rekod yang menyenaraikan semua bayaran dan pungutan yang dibuat di dalam tempoh tertentu) dan

Buku Akaun Amanah/ Lejer Deposit

ii) Penyediaan Peringkat Ibu Pejabat

Laporan A 441 – Laporan Ringkasan Amanah(Ibu Pejabat)

(Rekod yang menyenaraikan ringkasan urus niaga akaun amanah di dalam tempoh tertentu berdasarkan lokasi Pejabat Perakaunan) dan

Penyata Penyesuaian dari semua PTJ di bawah kawalan

Dokumen yang digunakan?

9

CONTOH (ptj)

LAPORAN C350

10

CONTOH(JABATAN)

LAPORAN A441

11

Dokumen yang terlibat?• BUKU AKAUN AMANAH

Nama Akaun Amanah : ………………………………………………..

No. Kod Akaun Amanah : ……………………………………………..

No Kod Jab/PTJ : ……………………………………………………………

No Pelaburan JumlahTarikh Perihal Perenggan No Baki Dikenakan Dijelaskan Belum tambah/(kurang) Pelaburan

Arahan Rujukan Dt Kt Amanah Semasa Semasa Selesai Amanah Kemaskini

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

Baki bersihkemaskinni selepas

ambilkiratanggungan belum

selesai & pelaburan

Tanggungan Urusniaga Akaun Semasa

BUKU AKAUN AMANAH

13

Kenapa berbeza?• Catatan di Buku PTJ tidak terdapat

di flimsi @ catatan di flimsi tidak terdapat di Buku PTJ– Masa catatan yang berbeza– Silap catat/ catatan tertinggal di

Buku PTJ– JANM tersalah input– Pelarasan oleh JANM/ PTJ lain

• MENYESUAIKAN PERBEZAAN MELALUI PENYAMAAN BAKI- Baki laporan Pejabat Perakaunan dijadikan sebagai ASAS

- Sesuaikan baki buku PTJ agar sama dengan baki laporan Pejabat Perakaunan

- Senaraikan semua urus niaga yang tidak diambil kira di dalam Buku PTJ/

laporan Pejabat Perakaunan menggunakan lampiran berkaitan

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIANBaki Buku PTJ (Dt) / Kt * (RUANGAN 7- Buku Akaun Amanah )@ Baki di Lejar Deposit

XXXXX

Tambah:Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ (Senarai A)

XXX

Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi (Senarai B)

XXX XXXX

Tolak:Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ (Senarai C)

(XXX)

Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi (Senarai D)

(XXX) (XXXX)

Baki mengikut flimsi @ C350/A441 *(Dt) / Kt

XXXXX

18

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

– Senarai A - Penyata Kredit di Akaun Pejabat Pembayar yang Tidak Diambil kira Oleh PTJ Jabatan yang Menyelenggara Akaun Amanah (Semua rekod kredit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)

Contoh:-Terimaan melalui TT- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/ PTJ lain- Faedah pelaburan yang belum direkod- Kesilapan input oleh JANM

SENARAI APENYATA KREDIT DIAKAUN PEJABAT PEMBAYARYANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ JABATAN

YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH

Disediakan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :

Disahkan oleh :Tandatangan :Nama :Jawatan :

Kod Jabatan :Kod PTJ :Kod Akaun Amanah :

TARIKHBIL NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN

JUMLAH

20

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN– Senarai B – Penyata Debit Di Buku PTJ yang

Menyelenggara Akaun Amanah yang Tidak Diambil kira di dalam Akaun Pejabat Pembayar (Semua rekod debit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi)

Contoh:- Baucar bayaran/jurnal telah dihantar tetapi belum diproses- Baucar bayaran/jurnal telah direkod di Buku tetapi belum dihantar- Kesilapan input oleh JANM

SENARAI BPENYATA DEBIT DIBUKU PTJ YANG

MENYELENGGARA AKAUN AMANAH YANG TIDAKDIAMBILKIRA DIDALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR




BIL TARIKH NO RUJUKAN BUTIRAN AMAUN

JUMLAH

22

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN– Senarai C – Penyata Debit Di Akaun

Pejabat Pembayar yang Tidak Di Ambil kira OLEH PTJ yang Menyelenggara Akaun Amanah(Semua rekod debit di flimsi TETAPI tiada di Buku PTJ)

Contoh:- Kesilapan input oleh JANM- Pelarasan yang dilakukan oleh JANM/ PTJ lain

SENARAI CPENYATA DEBIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR

YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJYANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH





JUMLAH

24

LAMPIRAN PENYATA PENYESUAIAN

– Senarai D – Penyata Kredit Di Buku PTJ yang Menyelenggara Akaun Amanah yang Tidak Di Ambil kira Di Dalam Akaun Pejabat Pembayar(Semua rekod kredit di Buku PTJ TETAPI tiada di flimsi) Contoh:- Penyata Pemungut belum diproses- Pelarasan rekod oleh PTJ belum diproses- Kesilapan input oleh JANM

SENARAI DPENYATA KREDIT DIBUKU PTJ YANG MENYELENGGARAAKAUN AMANAH YANG TIDAK DIAMBILKIRA DI DALAM

AKAUN PEJABAT PEMBAYAR





JUMLAH

26

• PADANKAN - Tandakan urus niaga debit/kredit di

Buku PTJ yang SAMA dengan catatan debit/ kredit di flimsi.

Bagaimana Menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?

27

- Kenalpasti item yang solo :

Rekod wujud di Buku PTJ:Debit – Catatkan di SENARAI B dengan lengkapKredit – Catatkan di SENARAI D dengan lengkap

Rekod wujud di C350/A441:Kredit - Catatkan di SENARAI A dengan lengkapDebit – Catatkan di SENARAI C dengan lengkap

Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?

28

• REKODKAN Rekodkan maklumat di Penyata

Penyesuaian mengikut ruangan yang berkaitan

Kira dan pastikan:Baki Buku PTJ

+ (SENARAI A & SENARAI B) – (SENARAI C & SENARAI D)

= Baki C350/A441.

Bagaimana menyediakan PENYATA PENYESUAIAN?

PENYESUAIAN PERINGKAT JABATAN

• JABATAN TERIMA LAPORAN A441

• PASTIKAN SEMUA PTJ DI BAWAH KAWALAN JABATAN HANTAR PP PERINGKAT PTJ

• SEDIAKAN PP YANG DISATUKAN29

PENYEDIAAN PP YANG DISATUKAN

• SEDIAKAN JADUAL SEPERTI DI BAWAH:

30

PTJ 1 PTJ 2 PTJ 3 JUMLAH KESELURUHAN

BAKI BUKU 150 3000 (300) 2850SENARAI A 20 400 0 420SENARAI B 30 0 0 30SENARAI C 0 (50) 0 (50)SENARAI D 0 0 (300) (300)

C350 200 3350 (600) 2950

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SIJIL PENGESAHAN BAKI

Terima Laporan Bulanansetiap bulan

Semak dengan Buku Akaun Amanah/deposit

Tiada beza

Ada beza

Nyatakan dalam Sijil Pengesahan Bakitiada perbezaan

Tandatangan Sijil Pengesahan Baki

Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan /Ibu Pejabat Jabatan

Sediakan Sijil Pengesahan Baki Peringkat Pusat

Kemukakan kepada JANM

Nyatakandalam SijilPengesahanBaki ada perbezaan

Sediakan PenyataPenyesuaian

PeringkatPTJ

PeringkatIbu Pejabat

32

AP 143(b)• ….Sebarang perbezaan di antara

laporan terperinci dengan rekod perakaunan yang diselenggara oleh Pegawai Pengawal atau wakil hendaklah disiasat. Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah mengambil tindakan terhadap perbezaan tersebut dan membuat pelarasan sewajarnya.

Tindakan Susulan ke atas Perbezaan

33

Tindakan berikut hendaklah diambil bagi setiap kategori perbezaan:-

i) Senarai A Urusniaga Kredit yang ada di C350 tetapi tiada di Buku Akaun Amanah(BAA)Tindakan PTJ/PK

Semak semula bagi memastikan urusniaga itu sebenarnya direkodkan di dalam BAA.

Sekiranya urusniaga berkenaan adalah sah tetapi PTJ/PK belum merekodkannya dalam BAA, sila rekodkannya dalam BAA dengan segera.

Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau terkurang dimasuk kira oleh Pejabat Perakaunan, laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasan lanjutan.

Sekiranya urusniaga berkenaan tersalah, terlebih atau terkurang dimasukkan dalam Akaun Amanah berkenaan oleh PTJ/PK, baucar Jurnal hendaklah disediakan untuk pelarasan.


34

ii) Senarai BUrusniaga Debit yang ada di BAA tetapi tiada di Laporan C350.Tindakan PTJ/PK

Memastikan bahawa semua urusniaga sebenarnya telah dihantar ke Pejabat Perakaunan.

Hendaklah menyemak semula dalam laporan C 350 bulan berikutnya bagi memastikan urusniaga tersebut telah diambilkira oleh Pejabat Pembayar.

hendaklah terus menyusul jika urusniaga itu masih belum dilaporkan oleh Pejabat Perakaunan dalam Laporan C350.


35

iii)Senarai CUrusniaga Debit yang ada di Laporan C350 tetapi tiada pada BAA.Tindakan PTJ/PK

• Semak semula bagi memastikan urusniaga ini sebenarnya telah direkodkan dalam BAA.

• Sekiranya urusniaga tersebut adalah sah, tetapi PTJ/PK belum merekodkannya dalam BAA hendaklah segera rekodkan ke BAA.

• Sekiranya urusniaga tersebut terlebih atau terkurang diambilkira oleh Pejabat Perakaunan laporkan dengan segera kepada Pejabat Perakaunan untuk pelarasan lanjutan.

• Sekiranya urusniaga tersebut tersalah, terlebih atau terkurang oleh PTJ/PK, baucar jurnal hendaklah disediakan untuk tujuan pelarasan.


36


iv)Senarai D Urusniaga Kredit yang ada di BAA tetapi tiada di Laporan C 350.Tindakan PTJ/PK

Memastikan bahawa pungutan tersebut telah dibankkan atau Baucar Jurnal telah disediakan dan dihantar ke Pejabat Perakaunan.

Menyemak semula dalam laporan C 350 bulan berikutnya bagi memastikan urusniaga tersebut telah diambilkira oleh Pejabat Perakaunan.

Sekiranya urusniaga tersebut masih belum diambilkira oleh Pejabat Perakaunan, urusniaga tesebut hendaklah dinyatakan pada bulan berikutnya.

Sekiranya masih belum dinyatakan pada bulan berikutnya, hendaklah disiasat ke pejabat perakaunan dan pastikan tidak dikreditkan ke hasil. Penemuan hendaklah segera dibuat jurnal pelarasan

40

• Sekian, terima kasih

penyesuaian akaun amanah

Documents