penyesuaian vot espkb

Upload: pusat-latihan-aadk

Post on 04-Apr-2018

436 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    1/44

    PENYESUAIAN BUKU VOT

    JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    2/44

    LAPORAN TERPERINCI

    ADALAH SATU REKOD YANG DISEDIAKAN OLEH JANM YANG

    MENYENARAIKAN SEMUA BAYARAN DAN PUNGUTAN YANGDIBUAT BAGI PIHAK JABATAN-JABATAN

    LAPORAN TERPERINCI MELIPUTI:

    1. C230 LAPORAN PERBELANJAAN VOT TANGGUNGAN

    2. C231 LAPORAN PERBELANJAAN VOT MENGURUS

    3. C232 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PEMBANGUNAN

    4. C233 LAPORAN PERBELANJAAN VOT PFI

    5. C350 LAPORAN TERPERINCI AMANAH

    6. C350 LAPORAN TERPERINCI TUNAI PANJAR

    1

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    3/44

    LAPORAN TERPERINCI

    PERBELANJAANMULAI OKTOBER 2010 eREPORT/eLAPORAN

    boleh diakses di laman sesawang JANM

    &

    Mulai 2011 boleh diakses oleh PTJ melalui

    Buletin eSPKB pada setiap bulan

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    4/44

    SENARAI LAPORAN YANG BOLEH DIAKSES

    MELALUI SISTEM ePENYATA GAJI & LAPORAN

    1. RPCEDTL0 Penyata Gaji Bulanan

    2. ZRPY024 Penyata Pendapatan Bulanan Tahunan3. ZRPY028 Senarai Potongan Sewa Rumah Kerajaan

    4. ZRPY028 Senarai Arahan Nafkah & Mahkamah

    5. ZRPY028 Senarai Hospital & Sijil BSN

    6. ZRPY046 Senarai Potongan Cukai

    7. ZRPY047 Senarai Potongan KWSP

    8. ZRPY025 Laporan Induk Gaji (Master Listing)

    9. ZRPY050 Senarai BIK

    10. ZRPY069 Laporan Peratusan Potongan Melebihan Pendapatan

    11. ZRCC009 Laporan Baucar Bayaran Gaji

    12. ZRGL012 Laporan Terperinci Amanah (C350)

    13. ZRGL012 Laporan Terperinci Tunai dan Panjar (C350)

    14. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Tanggungan (C230T)

    15. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Mengurus (C231B)16. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Pembangunan (C232P)

    17. ZRFM038 Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot S (C233S)

    18. ZRCC002 Laporan Terperinci Hasil (C330)

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    5/44

    SATU PROSES MENYEMAK KETEPATAN BAYARAN DAN

    PUNGUTAN YANG DIREKODKAN DI DALAM LAPORANPERBELANJAAN DENGAN APA YANG DIREKODKAN DI

    DALAM BUKU VOT BAGI BULAN BERKENAAN DAN

    SEBELUMNYA.

    BERTUJUAN UNTUK MENGESAHKAN PERBELANJAAN

    YANG DITUNJUKKAN DALAM LAPORAN TERSEBUT

    ADALAH SAMA DAN MENYEDIAKAN PENYATA

    PENYESUAIAN JIKA TERDAPAT PERBEZAAN.

    Buku Vot @ BV381

    VsLaporan Terperinci Perbelanjaan

    C230/C231/C232/C233/C350

    Penyesuaian Buku Vot

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    6/44

    PENYATA PENYESUAIAN

    LAPORAN YANG DISEDIAKAN OLEH PEGAWAI

    PENGAWAL/PEMEGANG WARAN BERTUJUAN

    UNTUK MENUNJUKKAN DAN MENJELASKAN

    PERBEZAAN YANG DI DAPATI DI ANTARA

    LAPORAN PERBELANJAAN DAN BUKU VOT

    PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKANSECARA BERASINGAN BAGI SETIAP OBJEKSEBAGAI / PERBELANJAAN DIBAWAH

    PROGRAM/ AKTIVITI ATAU AKAUN

    AMANAH.

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    7/44

    Siapa Perlu sediakan Penyesuaian ?

    Pegawai Pengawal

    Bila Perlu Disediakan ?

    Hendaklah disediakan pada setiap bulan tanpagagal.

    Tempoh 14 hari / 2 minggu penyesuaianhendaklah sampai ke JAN.

    Perkiraan 14 hari @ 2 minggu dikira mulai dari

    tarikh boleh muat turun flimsi. Ianyadikecualikan bagi PTJ yang belum guna eSPKB.

    Tarikh muat turun boleh diketahui melalui

    buletin eSPKB.

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    8/44

    KENAPA PERLU PENYESUAIAN ?

    1. AP143(b) MEWAJIBKAN PEGAWAI PENGAWAL/WAKILNYAMENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BUKU VOT SETIAPBULAN...\143(b).doc

    2. MENGESAN BAYARAN YANG TIDAK DIBENARKAN

    3. MENGESAN KESILAPAN MENGAKAUN OLEH JANM ATAUJABATAN BAGI MEMASTIKAN PERBELANJAAN DIREKOD

    DENGAN BETUL DAN SEMUA PERUNTUKAN DIURUSKAN

    DENGAN BETUL

    4. LAPORAN PENGURUSAN KE ATAS PERUNTUKAN ADALAHLENGKAP DAN TEPAT UNTUK MEMBANTU PROSES MEMBUAT

    KEPUTUSAN5. AKAUN AWAM YANG DISEDIAKAN OLEH JANM/BN

    MENGGAMBARKAN PERBELANJAAN KERAJAAN DENGAN

    LENGKAP DAN TEPAT.

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/143(b).dochttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/143(b).doc
  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    9/44

    Akibat Kegagalan Menyediakan

    Penyesuaian ?

    Baki peruntukan tidak dapat dikawal dengan baik

    Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesan dengansegera

    Sukar untuk menyediakan laporan bulanan /tahunan

    Mengakibatkan dikuiri Audit

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    10/44

    Buku Vot BV 381 Laporan C231Mesti sama kalau tidak sama, mengapa?

    Penyesuaian Buku Vot

    vs

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    11/44

    *Contoh Buku Vot

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    12/44

    BV381

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    13/44

    C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    14/44

    *KENAPA TERDAPAT PERBEZAAN

    BUKU VOT / BV381 DGN C231

    Kaedah yang digunakan-buku vot disediakan atas

    tanggungan dan Laporan Terperinci Perbelanjaaan (C231)

    atas asas tunai

    Buku Vot/BV381 mencatitkan perbelanjaan semasa baucer

    disediakan dan bayaran hanya akan wujud di C231 setelah

    pembayaran dilaksanakan/dijelaskan

    Catatan ketinggalan(cth: urusniaga manual tidak dibuat

    penyelarasan rekodBayaran yang tidak dibenarkan/disebabkan penipuan

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    15/44

    PUNCA TIDAK DAPAT DISESUAIKAN

    Terdapat baucar yang belum dibayar oleh

    Pejabat Perakaunan

    Transaksi di C231 tidak terdapat di BV 381

    Transaksi di BV381 tidak terdapat di C231

    Penyesuaian perlu disediakan apabila buku vottidak dapat disesuaikan

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    16/44

    Penyediaan Penyata Penyesuaian Vot

    Format-format yang digunakan :

    Sijil Pengesahan Baki

    Format A / BV500

    Format A1 / BV501

    Format A2 / BV502 dan

    Format A3 / BV503-BV505

    BV 500 F t A P i V t

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    17/44

    BV 500 - Format A Penyesuaian Vot

    Amaun Buku Vot Sama Dengan C231

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    18/44

    BV 500 - Format A Penyesuaian Vot

    Amaun Buku Vot Tidak Sama Dengan C231

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    19/44

    Format A1

    Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    20/44

    Format A2

    Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    21/44

    Format A3

    Catatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di Buku Vot

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    22/44

    * BV 500LAPORAN PENYESUAIAN AKAUN VOT

    Penyata Penyesuaian bulanan yang dijanasecara automatik berdasarkan

    perbandingan di antara Laporan Buku Vot

    (BV381) dan Laporan Pejabat Perakaunan

    setelah selesai penutupan akaun bulanan

    Fungsi sama dengan Lampiran A Penyata

    Penyesuaian manual

    Memaparkan jumlah BV501, BV502, BV503

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    23/44

    * BV501 LAPORAN BAUCAR-BAUCAR YANG BELUM

    DIBAYAR OLEH PEJABAT PEMBAYAR

    Laporan ini akan dijanakan oleh sistem bagimenyenaraikan semua baucar yang belum dijelaskan.Baucar yang tersenarai sepatutnya hanya baucardiperingkat status 3 Perakuan II.

    Jika terdapat baucar yang disenaraikan adalah selaindaripada status 3, pengguna perlu mengambil tindakanberikut :

    Status 4 menyemak dengan Pejabat Perakaunan

    Status 6 - mengambil tindakan untuk batalkan

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    24/44

    * BV502 LAPORAN URUSNIAGA DI AKAUN

    VOT YANG TIDAK TERDAPAT DI LAPORAN

    TERPERINCI PERBELANJAAN

    Laporan ini dijana oleh sistem bagi

    menyenaraikan segala urusniaga yang

    dicatat dalam BV381 yang tidak terdapat

    di Laporan Pejabat Perakaunan sama adaurusniaga debit ataupun kredit (Penyata

    Pemungut, Baucer Jurnal dan Waran

    Peruntukan)

    Segala jenis urusniaga penyelarasan rekodakan dicatatkan di dalam laporan ini

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    25/44

    * BV503 LAPORAN URUSNIAGA DI LAPORAN

    TERPERINCI PERBELANJAAN YANG TIDAK

    TERDAPAT DI AKAUN VOT

    Laporan ini akan dijana secara automatik bagimenyenaraikan urusniaga yang terdapat dalam LaporanPejabat Pembayar samada urusniaga debit ataupun kredit

    Segala urusniaga dalam laporan ini perlu disemak dandipastikan samada semua urusniaga adalah PTJ sendiri.

    Jika urusniaga di dapati betul ianya hendaklah dikuncimasuk ke dalam urusniaga penyelarasan rekod untukmengimbangkan penyesuaian PTJ.

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    26/44

    * Cara Menyemak Penyata Penyesuaian

    *Baki Buku Vot di BV500 (Format A) bagi

    setiap Objek Sebagai disemak dengan baki

    di Laporan BV381 pada akhir bulan.

    *Baki Peruntukan di Laporan TerperinciPerbelanjaan pejabat perakaunan di

    Format A di semak dengan laporan

    terperinci perbelanjaan yang dikeluarkan

    oleh pejabat pembayar.

    *Format A

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV500%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV500%2013%202004.pdf
  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    27/44

    * Perbandingan Baki di BV381

    dengan BV500

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    28/44

    *Cara Menyemak Laporan BV501

    *BV501 (Format A1) menyenaraikan baucar-baucarbayaran yang belum dijelaskan oleh pejabatperakaunan pada akhir bulan.

    *Semak dan pastikan semua baucar yang disenaraikan

    dalam Format A1 betul belum dibayar*Terdapat baucar yang telah dibayar masih

    terdapat dalam Format A1 kerana status baucartidak bertukar dari status 4 kepada status 8.

    *Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secara

    auto kerana kesilapan penyediaan PenyelarasanRekod

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV501%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV501%2013%202004.pdf
  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    29/44

    *PROSES PENYESUAIAN

    * 1.Bandingkan Urusniaga yang diproses oleh Pej. Perakaunan

    dengan Urusniaga Debit dan Kredit pada BV381

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    30/44

    *PROSES PENYESUAIAN* 2. Pastikan baki peruntukan di LTP telah dibawa dengan betul ke BV500. Jika

    salah, buat pindaan pada BV500 dengan memasukkan amaun yang betul.

    BV500

    LTP

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    31/44

    *PROSES PENYESUAIAN

    * 3 .Semak Format A1 (BV501) dan pastikan baucar-baucaryang belum dibayar (tidak bertanda) ada disenaraikan.

    Betulkan senarai jika perlu

    *4.Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit diFormat A1 adalah bersamaan dengan yang tercatat padaFormat A. Betulkan amaun yang tercatat jika perlu.

    BV500

    BV501

    Jumlah DebitFormat A1

    Jumlah KreditFormat A1

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    32/44

    *PROSES PENYESUAIAN

    * 5.Semak Format A dan pastikan jumlah debit/kredit di FormatA2 dan A3 adalah bersamaan dengan yang tercatat padaFormat A. Betulkan amaun yang tercatat jika perlu

    * 6.Semak Baki Kiraan dan pastikan seimbang dengan Bakisebenar masih ada seperti di Akaun Vot. Jika berbeza, ulangproses untuk mengesan kesilapan)

    Jumlah KreditFormat A3

    Jumlah KreditFormat A3

    Jumlah DebitFormat A2

    Jumlah KreditFormat A2

    Pastikanseimbang

    BV500

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    33/44

    *Cara Menyemak Laporan BV502

    *BV502 Format A2 menyenaraikan Jurnal, Waran atau

    Penyata Pemungut yang terdapat dalam buku vot tetapitidak dapat disesuaikan dengan Laporan TerperinciPerbelanjaan

    *Semak dan pastikan semua dokumen yang disenaraikandalam Format A2 betul belum diproses

    *Terdapat dokumen yang telah diproses masih terdapatdalam Format A2 kerana status dokumen tidakbertukar dari status 4 kepada status 8.

    *Terdapat urusniaga tidak dapat disesuaikan secaraauto kerana terdapat lebih dari 1 charge-line yangsama di atas 1 dokumen atau kesilapan penyediaan

    Penyelarasan Rekod

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV502%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV502%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV502%2013%202004.pdf
  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    34/44

    *PROSES PENYESUAIAN* 7.Bandingkan Format A2 (BV502) dan Format A3 (BV503). Sisihkan

    item yang boleh disesuaikan antara kedua-dua laporan danbetulkan jumlah besar bagi kedua-dua laporan

    BV502

    BV503

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    35/44

    *PROSES PENYESUAIAN AUTO

    * 8.Semak Format A2 (BV502) dan pastikan Waran Peruntukan,

    Penyata Pemungut, dan Baucar Jurnal yang tidak dapat

    disesuaikan (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan senarai

    jika perlu.

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    36/44

    *Cara Menyemak Laporan BV503

    *BV503 (Format A3) menyenaraikan semua urusniagayang telah diproses oleh Pejabat Pembayar tetapitidak dapat disesuaikan secara auto dengan BukuVot eSPKB (BV381)

    *PTJ perlu mengenalpasti urusniaga yangdisenaraikan di BV503

    *Sekiranya urusniaga berkenaan adalah urusniagayang dibuat secara manual dan belum dikemaskinidalam Buku Vot eSPKB, PTJ perlu dapatkan

    dokumen sokongan dan sediakan penyelarasanrekod

    http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV503%2013%202004.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_2/310101%20BV503%2013%202004.pdf
  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    37/44

    *PROSES PENYESUAIAN AUTO

    * 9.Semak Format A3 (BV503) dan pastikan item yang tidak dapat

    disesuaikan pada LTP (tidak bertanda) ada disenaraikan. Betulkan

    senarai jika perlu.

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    38/44

    *PROSES PENYESUAIAN

    setiap 11.00 malam : GFMAS hantar fail ke eSPKB

    selepas 11.00 malam proses berikut berjalan:

    masukkan baki peruntukan C230T /C231B /C232 P /C233S

    snap shot maklumat BV 381 padankan maklumat BV 381 dan DGFMAS

    masukkan maklumat ke dalam Format A, A1, A2 dan A3

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    39/44

    *Tindakan PTJ*Cetakan boleh dibuat pada bila-bila masa pada satu (1)

    bulan berikutnya sebelum berakhirnya bulan tersebut.

    *Contohnya, Laporan Penyesuaian bagi bulan Mac 2011 bolehdicetak mulai 01 April 2011 sehingga 30 April 2011.

    *Semak bersama laporan C230T/C231B/C232P dan BV381

    *Batalkan dokumen yg dikuiri (status 6) dan sediakandokumen baru jika perlu

    Tindakan pembetulan sekiranya berlaku masalah :

    * Pelarasan jurnal

    * Maklum pej. perakaunan mengenai kesilapan data

    * Log masalah ke dalam Unicenter - masalah

    program bugs

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    40/44

    Matlamat Penyesuaian Vot

    Dapat membantu mengawal perbelanjaan danperuntukan

    Memudahkan membuat laporan bulanan kepada

    Pegawai PengawalMemudahkan menyediakan penutupan akaun

    akhir tahun

    Mengelakkan kuiri Audit

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    41/44

    PENYERAHAN PENYATA

    PENYESUAIAN BUKU VOTSEMUA PENYATA PENYESUAIAN DAN

    DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN

    HENDAKLAH DITANDATANGAN OLEHPEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB DAN

    DIKEMUKAKAN KEPADA JANM ATAU

    WAKILNYA DALAM MASA 14 HARI SELEPAS

    TARIKH MAKLUMAN LAPORAN TERPERINCI

    DIBULETIN eSPKB BOLEH DIAKSES

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    42/44

    Sijil Pengesahan Baki

    SAMA

    * Ianya perlu juga disediakan jika baki peruntukan

    antara Laporan Terperinci Perbelanjaan sama

    dengan Buku Vot

    *TIADA TRANSAKSI

    *Sekiranya tidak terdapat sebarang transaksi pada

    Akaun Vot, Hasil dan Amanah, PTJ DIWAJIBKAN

    untuk menghantar Surat Pengesahan dengan

    menyatakan bahawa " TIADA APA-APA TRANSAKSI

    YANG BERLAKU PADA BULAN TERSEBUT"kepadapihak JANM .

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    43/44

    PERTANYAAN

  • 7/30/2019 Penyesuaian Vot Espkb

    44/44

    44