pengenalan dan pengurusan buku vot

59

Upload: brielle-fischer

Post on 31-Dec-2015

843 views

Category:

Documents


16 download

DESCRIPTION

PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT. KANDUNGAN. DEFINISI TUJUAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL KAWALAN BUKU VOT PPENYELENGGARAAN BUKU VOT KEGUNAAN BUKU VOT PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENYELIA FORMAT BUKU VOT CARA MEREKOD BUKU VOT LATIHAMAL. DEFINISI BUKU VOT. - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

Page 1: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT
Page 2: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

KANDUNGAN

DEFINISIDEFINISI TUJUAN TUJUAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALTANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL KAWALAN BUKU VOTKAWALAN BUKU VOT PPENYELENGGARAAN BUKU VOTPPENYELENGGARAAN BUKU VOT KEGUNAAN BUKU VOTKEGUNAAN BUKU VOT PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI

PENYELIAPENYELIA FORMAT BUKU VOTFORMAT BUKU VOT CARA MEREKOD BUKU VOTCARA MEREKOD BUKU VOT LATIHAMALLATIHAMAL

Page 3: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

DEFINISI BUKU VOT

Satu rekod kewangan yang disimpan Satu rekod kewangan yang disimpan oleh pemegang waran mengikut oleh pemegang waran mengikut AP95 untuk merekod perbelanjaan, AP95 untuk merekod perbelanjaan, tanggungan, peruntukan dan tanggungan, peruntukan dan pelarasan urusniaga.pelarasan urusniaga.

Page 4: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

TUJUAN

Mengawal dan mempastikan perbelanjaan Mengawal dan mempastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan;dan;

Merupakan punca maklumat untuk Merupakan punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan menyediakan laporan berkenaan perbelanjaan, tanggungan dan baki perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukanperuntukan

Page 5: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

TANGGUNGJAWAB TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALPEGAWAI PENGAWAL

PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN.

ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

Page 6: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

KAWALAN BUKU VOT

AP 95(a) - TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA:

Page 7: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

AMAUN YANG DIBENARKAN;SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA.

JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN.

BERSIH;BAKI MASIH ADA; DAN.TANGGUNGAN MENGIKUT BILA

IA DILAKUKAN.

Page 8: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Seseorang pegawai memperakui baucar untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah juga menurunkan tandatangan ringkasnya dalam satu ruang yang diperuntukkan khas bagi Maksud ini pada catatan yang berkenaan dalam Buku Vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan.

ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(b)

Page 9: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(d)

Semua tanggungan yang belum Semua tanggungan yang belum selesai termasuk inden yang belum selesai termasuk inden yang belum ditunaikan pada akhir tahun ditunaikan pada akhir tahun kewangan hendaklah dibawa ke kewangan hendaklah dibawa ke hadapan ke dalam Buku Vot tahun hadapan ke dalam Buku Vot tahun yang baruyang baru

Page 10: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

DISELENGGARAKAN UNTUK:VOT BEKALANVOT PEMBANGUNANVOT AMANAH

DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN.

DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.

PENYELENGGARAANBUKU VOT

Page 11: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

OBJEK AM 10000 - EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN, FAEDAH KEWANGAN KPD. KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP.)

OBJEK SEBAGAI 11000 - 16000

OBJEK AM 2000 - PERKHIDMATAN DAN BEKALAN

(MEREKOD BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN.)

OBJEK SEBAGAI 21000 – 29000

KOD PERBELANJAAN

Page 12: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

OBJEK AM 30000 - ASET ( MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA ASET YANG DIBELI.)

OBJEK SEBAGAI 31000 – 38000 OBJEK AM 40000 - PEMBERIAN DAN KENAAN

BAYARAN TETAP.OBJEK SEBAGAI 41000 - 48000

OBJEK AM 50000 - PERBELANJAAN-

PERBELANJAAN LAIN

SMBUNGAN……

Page 13: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

1. SEBAGAI REKOD URUSNIAGA

KEGUNAAN BUKU VOT

WARAN PERUNTUKAN WARAN PERUNTUKAN KECIL WARAN PERUNTUKN TAMBAHAN WARAN PINDAH PERUNTUKAN TANGGUNGAN BAYARAN TANGGUNGAN BAYARAN TERUS BATAL PESANAN BATAL BAUCER KREDIT PERBELANJAAN; DLL.

Page 14: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

2. SEBAGAI ALAT PENGURUSAN:

MERANCANG PERBELANJAAN MERANCANG PENAMBAHAN/

PENGURANGAN PERUNTUKAN; ASAS PENYEDIAAN LAPORAN; ASAS PENYEDIAAN BUDGET.

Page 15: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

3. SEBAGAI ALAT KAWALAN:

MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN;

MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL; MENGAWAL KEMAJUAN

PEMBAYARAN; MENGAWAL PENYELEWENGAN.

Page 16: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL;

TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS (WARAN AM) DARI JAN;

TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT KESESUAIAN;

TANGGUNGJAWAB P.PENGAWAL

Page 17: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

PASTIKAN BUKU VOT DISELENGGARAKAN OLEH SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB;

PASTIKAN BUKU VOT MANUALDISELENGGARA IKUT P.P. 8/1987 DAN S.P.P 8/93 (Garis panduan untuk penyelenggaraan Buku Vot)

Page 18: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN DIKEMUKAKAN MENGIKUT LAT TEMPOH YANG DIPERLUKAN.

ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP BUKU VOT DARI MASA KE SEMASA.

PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL.

Page 19: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA

BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:

PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA;

PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;

BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:

PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA;

PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;

Page 20: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.

SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;

PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;

GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.

TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA; PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN

PENSIL;

PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.

SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;

PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;

GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.

TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA; PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN

PENSIL;

Page 21: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN.

LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN;

PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU;

SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT; CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN; LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA

PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN.

Page 22: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

FORMAT BUKU VOTMANUAL

Page 23: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT
Page 24: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

VOT JAB PTJ/PK PROG/AKT AMANAH PROJEK SETIA CP OBJEK

Pej. Peakaunan :

JAB : B06 111 190101 170100 27000

PTJ/PK :

Seperti Di Dalam Tambahan Pindahan DiTarik Peruntukan Kecil DiBatal Dipinda Di Rizab Dipinda (Bayang)

Anggaran Tahun ….. (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM)

50,000.00 50,000.00 50,000.00

Tarikh Jenis Perihal Tanggungan PTJ/PK Prog/Akt/ Objek No. Baucar/

Urusniaga b/h Proj/Setia/CP/ Rujukan

Amanah

Debit Kredit Rizab/Rizab Belum SelesaiTangg. Kena/Tanggungan Liabil itiLiabil iti Belum SelesaiPerbelanjaan Bersih Baki

(Dijelas) (Dijelas) Belum Selesai Masih Ada

12.2.2001 110-01 Peruntukan Asal 190101 170100 27000 WP001

0.00 50,000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 50,000.00

18.2.2001 120-01 Nota Minta 190101 170100 27102 N1001

Syarikat Entah

0.00 0.00 500.00 500.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 50,000.00

MEMBAYAR

Baki

Bayang

50,000.00

49,500.00

Laporan Harian – BV381

Page 25: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

FORMAT BUKU VOT

BUKU VOT DIBAGAGI KEPADA 3 BUKU VOT DIBAGAGI KEPADA 3 BAHAGIAN BAHAGIAN

BAHAGIAN I – Terletak dibahagian atas sebelah kiri muka surat

Page 26: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan vot dan

peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan termasuk

peruntukan seperti dalam Anggaran Tambahan.

VOT : B06 (JPM)

PROG/AKT : 160100 (Pengurusan)

OBJEK SEBAGAI : 11000 (Gaji)

Page 27: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

FORMAT BUKU VOT

BAHAGIAN IIBAHAGIAN II

TERLETAK DIMUKA SURAT ATAS SEBELAH

Page 28: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan

peruntukan yang diluluskan untuk dibelanja (termasuk

waran tambahan, waran kecil, pindah peruntukan, waran

tarik balik dan sekatan)

Tarikh : Tarikh Mencatat

Amaun : Amaun yang tercatat dalam Waran

Jumlah Hingga Tarikh : Amaun terdahulu +/- Amaun sekarang

Page 29: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

FORMAT BUKU VOT

BAHAGIAN III

TERLETAK MERENTASI MUKA SURAT SEBELAH KIRI DAN KANAN DAN MEMPUNYAI 11 RUANGAN

Page 30: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Bertujuan untuk mencatat maklumat terperinci berkenaan

dengan setiap urusniaga yang direkodkan.

(1) TarikhTarikh Mencatat(2) Butir-ButirNyatakan butiran yang berkaitan secara ringkas dan padat

Page 31: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

(3) Tanggungan dibawa ke hadapan

Catatan tanggungan tahun lalu dibawa ke hadapan. Catatan perlu

dilakukan semasa penutupan tahun kewangan iaitu selepas AKB (1

Februari). Bayaran tersebut perlu kelulusan AP.58(a)

(4) Kod SODO (Standard Object Detail Object)

Objek Sebagai & Objek Lanjut - 11101, 12101, 27105 dsb

(5) No. Br / Ruj. Lain

Nyatakan no. baucar, no. pesanan, no. waran, no. perjanjian dll.

Page 32: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

(6) Debit

Apa-apa amaun atau kenaan yang mengurangkan baki

peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan

(7) Kredit

Apa-apa amaun atau kenaan yang menambahkan baki

peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan

Page 33: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

(8) Tanggungan dikenakan / (dijelaskan)

Apa-apa bayaran yang perlu dilakukan dari segi undang-

undang oleh mana-mana PTJ selepas sesuatu pesanan

dibuat, kontrak ditandatangani dan urusniaga

seumpamanya dilaksanakan dalam sesuatu tempoh masa,

yang menghendaki bayarannya di dalam tahun kewangan

yang sama

Page 34: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

(9) Tanggungan Belum Selesai

Hasil tambah (+) atau tolah (-) ruangan 8 (Jumlah

Kemaskini Tanggungan yang belum selesai)

(10) Perbelanjaan Bersih

Hasil tambah ruangan 6 (debit)

(11) Baki Masih Ada

Bertambah jika amaun kredit dan berkurang jika amaun

debit. Juga berkurangan sekiranya tanggungan

dikenakan.

Page 35: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

CARA MEREKOD BUKU VOT

MANUAL

Page 36: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

CARA MEREKOD BUKU VOT

Peruntukan adalah diberi mengikut Maksud

Perbelanjaan yang berlainan jenis seperti berikut:-

(i) Perbelanjaan Bekalan (Mengurus)= VOT ‘B’

(ii) Perbelanjaan Pembangunan = VOT ‘P’

(iii) Perbelanjaan Tanggungan = VOT ‘T’

(Gaji Agong, Sultan, Hakim & Hutang Negara)

Page 37: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

CARA MEREKOD BUKU VOT

(i) Setiap vot diasing-asingkan walaupun

disimpan di dalam Buku Vot yang sama

jika tidak banyak memakai ruang.

(ii) Di bawah setiap vot disimpan secara

berasingan setiap program/aktiviti atau

projek; dan

(iii) Di bawah setiap program/aktiviti atau

projek disimpan secara berasingan

setiap objek perbelanjaan

Page 38: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

(i) Setiap muka surat Buku Vot hendaklah

diberi nombor mengikut siri dan

bilangan muka surat secukupnya.

Supaya mudah dirujuk, satu indeks

rujukan kepada muka surat berkaitan

untuk setiap objek di bawah sesuatu

program / aktiviti hendaklah disediakan

di dalam Buku Vot.

CARA MEREKOD BUKU VOT

Page 39: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT
Page 40: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

MENCATAT URUSNIAGA DI BUKU VOT 1) Catatan Utama Di Buku Terdiri:

a) Penerimaan Peruntukanb) Pengurangan Peruntukanc) Peruntukan Kecild) Pindah Peruntukan ( Viremen )e) Melakukan Tanggunganf) Membatalkan Tanggungang) Perbelanjaanh) Kredit Perbelanjaani) Catatan Perlarasanj) Kemaskini Melalui Penyata Bulanank) Catatan Penutupl) Catatan Tanggungan Di Bawa ke Hadapan

Page 41: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

100,00020,000

100,00020,000

100,000

120,000

Peruntukan Pertama

28.1.10 28000 100,000 100,000

Peruntukan Tambahan

29.1.10 28000 20,000 120,000

28.1.1029.1.10

WP001

WP002 0 0

MEREKOD WARAN PERUNTUKAN PERTAMA

MEREKOD WARAN PERUNTUKAN TAMBAHAN

Page 42: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

100,00020,000

100,00020,000

(3,000)

(5,000)

100,000

120,000

117,000

112,000

Baki dari ms… 120,000

PenguranganPeruntukan

30.1.10 28000 3,000 117,000

ViremanKeluar

01.2.10 28000 112,0005,000

28.1.1029.1.10

30.1.10

01.2.10

WP003

V001

00

0 0

MEREKOD WARAN TARIK BALIK/WARAN KECIL

MEREKOD WARAN PINDAH KELUAR

Page 43: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

100,00020,000

100,00020,000

(3,000)

(5,000)

100,000

120,000

117,000

112,000

Baki dari ms… 112,000

28.1.1029.1.10

30.1.10

01.2.10

MEREKOD WARAN PINDAH MASUK

6,000 118,00002.2.10

ViremanMasuk

02.2.10 28000 118,0006,000V002 0 0

MELAKUKAN TANGGUNGANSyarikat A selenggara..03.2.10 28000 17,000 101,000PT001 17,000 0

Syarikat XY Cuci kereta03.2.10 28000 20 100,980PT002 17,020 0

Page 44: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Baki dari ms… 100,980

Syaraikat XY Tgg. Batal04.2.10 28000 (20) 101,000PT002 17,000

Bayar RM1,000 Tanggung RM1,000

Bayar RM2, 000 Tanggung RM1,000

Lebih E’prise06.2.10 28000 1,000 99,000PT004 18,000 1,000

Sama E’prise05.2.10 28000 1,000 100,000PT003 18,000 0

Lebih E’prise07.2.10 28000 (1,000) 98,000BR002 17,000 3,0002,000

0

0

17,020

Membatal Tanggungan

Sama E’prise06.2.10 28000 (1,000) 100,000BR001 17,0001,000 1,000

Page 45: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Baki dari ms… 98,00017,000 3,000

Bayar RM200 Tanggung RM400

Sya. Antah07.2.10 28000 400 97,600PT005 17,400 3,000

Sya. Antah07.2.10 28000 (400) 97,800BR003 17,000 3,200200

Kredit Perbelanjaan

Aminah Hassan07.2.10 28000 98,000PP001 17,000 3,000200

Page 46: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Baki dari ms…

Pembatalan baucer memerlukan bayaran balik

Bayaran Syt. A09.2.10 28000 BR004

Pesanan Syt.A08.2.10 28000 300 97,700 PT006 17,300 3,000

Batal baucer10.2.10 28000 300 97,700 BR004 17,300 3,000300

(300) 97,70017,000 3,300300

Bayaran Syt. A11.2.10 28000 BR005 (300) 97,70017,000 3,300300

98,00017,000 3,000

Page 47: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Pembatalan baucer tidak memerlukan bayaran balikSya. mama12.2.10 28000 97,350PT007 17,350 3,300350

Bayaran Syt. mama13.2.10 28000 BR006 (350) 97,35017,000 3,650350

Batal Baucar13.2.10 28000 BR006 97,70017,000 3,300350

Baki dari ms… 97,70017,000 3,300

Baucer tanpa Pesanan Tempatan

Bayar Car Auto13.2.10 28000 BR007 97,55017,000 3,450150

Page 48: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

(i) Catatan yang tertinggal hendaklah direkodkan

mengikut tatacara biasa seperti catatan untuk

penerimaan atau pengurangan peruntukan,

vireman, perbelanjaan dsb.

(ii) Catatan yang silap hendaklah dibetulkan dengan

mensisipkan dua catatan. Catatan pertama untuk

membatalkan catatan yang silap dan catatan kedua

untuk merekodkan butir-butir urusniaga yang

sebenar dan betul.

Page 49: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Apabila membatalkan sesuatu catatan silap,

rangkap ayat yang berbunyi “pembatalan

catatan pada …….. (tarikh) …. (butir-butir)”

CONTOH:

“Pembatalan catatan pada 13/5/07 – Syarikat

Mat Silap”

Page 50: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Baki dari ms…

Catatan Pelarasan/Baucar Kuiri

Bayar Syt.B13.2.10 28103 BR008 (260) 97,29017,000 3,710260

Batal CatatanPada 13.2.0714.2.10 28103 BR008 260 97,29017,260 3,450260

Bayar Syt.B14.2.10 28103 BR009 (260) 97,35017,000 3,650200

31.1.11 114,3503,65017,000 (17,000)Syt.A PT.001 0

Catatan Penutupan

97,55017,000 3,450

Pesanan Syt.B13.2.10 28103 PT008 260 97,29017,260 3,450

Page 51: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Tanggungan Dibawa ke Hadapan dariTahun 201001.2.11

17,000 17,000 180,850Syt.A PT.001 43,500

Baki dari ms…197,85026,500 18,280

18,280

Page 52: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT
Page 53: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

Semua pembayaran yang dibuat dalam bulan Januari tahun baru iatu Jangka waktu Akaun Kena Bayar untuk bekalan yang diserahkan atau perkhidmatan yang diberi sehingga 31 Disember tahun kewangan sebelumnya hendaklah diakaunkan sebagai perbelanjaan di dalam Buku Vot untuk tahun sebelumnya. Untuk bayaran sedemikian, baucar bayaran dan jernal pelarasan hendaklah ditanda “AKAUN KENA BAYAR 20…” di mana tahun yang dimaksukan ialah tahun kewangan sebelumnya.

Page 54: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

CATATANBUKU VOT TERBAHAGI DUA

1. Catatanyang melibatkan ruang ‘Debit’ dan ‘Kredit’

i. Penerimaan peruntukan / pengurangan peruntukanii. Peruntukan kecil keluar / peruntukan kecil masukiii. Viremen Keluar / Viremen masukiv. Perbelanjaan dan kredit perbelanjaanv. Catatan pelarasan mengenai (i) – (iv) diatas

Page 55: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

2. Catatan yang tidak melibatkan ruangan ‘Debit’ dan ‘Kredit’

i. Melakukan tanggungan / membatalkan tanggunganii. Catatan tanggungan di bawa ke hadapaniii. Catatan pelarasan mengenai (i) dan (ii) di atas

Page 56: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

RUMUSAN

1. Waran Asal √ +

2. Waran Tambahan/ Pindah Masuk √ +

3. Waran Tarik/Kecil/Pindah Keluar

√ -

4. Melakukan Tanggungan

5. Baucar dengan Tanggungan

√ + -

√ √ - +

6. Baucar tanpa Tanggungan √ + -

7. Membatal Tanggungan √ - +

8. Membatal Tgg. & yg memerlu bayaran √ +

9. Kredit Perbelnajaan √ - +

Page 57: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

RUMUSAN

9. Pelarasan baucer kuiri dengan tgg.

+

Batal baucar dan tanggungan √

Melakukan bayaran √ -

10. Pelarasan baucar kuri tanpa tgg

Membatal Baucar √ - +

Melakukan bayaran √ + -

11.

√ - +

Membawa Tgg. Ke Tahun hadapan

√ +√ -

+ -

√Catatan Penutup

12.

Page 58: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT

MENYEMAK KETEPATAN

CAMPURKAN BAKI TIGA RUANGAN TERAKHIR DI BAHAGIAN III BUKU VOT

TANGGUNGAN BELUM SELESAI + PERBELANJAAN BERSIH + BAKI MASIH ADA = JUMLAH HINNGA TARIKH WARAN PERUNTUKAN

Page 59: PENGENALAN DAN  PENGURUSAN  BUKU  VOT