PENGURUSAN ORGANISASI

28. Pengurusan merupakan pusat yang paling pentng dalam organisasi yang akan menentukan kejayaan sesebuah organisasi yakni untuk mencapai tujuan dan matlamatyang dirancangkan . Bagi membtukan pencapaian matlamat dan kejayaan organisasi, Fungsi-fungsi pengurusan inilah yang menggerakkan sesebuah organisasi it. Yang dikatakan sebagai fungsi-fungsi pengurusan itu ialah.

Merancang

29. Fungsi merancang mempersoalkan bagaimanakah atau dengan cara apakah tenaga manusia dapat digunakan dengan sebaik mungkin dan yang akan membawa faedah serta manfaat , keuntungan serta kejayaan , perkembangan dan kemajuan kepada sesuatu organasasi itu .

30. Merancang itu akan menentukan arah ke manakah yang akan dituju ? Ia juga mempersoalkan tentang jangkamasa sebaik-baiknya setiap sumber tadi di peralat dan digunakan demi untuk kemajuan dan kebaikan organisasi itu.

Menubuh/Mengatur Dan Menyusun

31. Fungsi menubuh atau mengatur , menyusun , membentuk , mengorganisasikan perarakan dan sebagainya sudah tentunya memerlukan usaha-usaha penelitian tentnang rupa bentuk penyusunya dari segi apakah peranan setiap individu yang berkenaan . Fungsi ini juga akan turut melibatkan perancangan tentang kerpeluan-keperluan tea\naga manusia , wang, alat-alat kelengkapan demi untuk membentuk atau menubuhkan kumpulan pengurusan yang baik ,berkebolehan yang berupaya serta cekap bagi melaksanakan peranannya sebagai satu badan atau kumpulan . Contoh seumpama ini boleh diambil dari usaha-usaha menubuhkan kakitangan pejabat untuk mengendalikan tugas-tugas harian di pejabat , bagi anggota-anggota Balai Polis dan sebagainya.

Menyelaras

32. Fungsi menyelaras pula minitikberatkan kepentingan perhubungan antara satu bahagian atau cawangan dengan yang lain yang mempunyai kaitan serta matlamat yang sama dengan tujuan supaya setiap pihak yang berkenaan akan mengetahui peranan serta tugas masing-masing. Fungsi ini

amatlah mustahak demi untuk mewujudkan persefahaman menerusi berbagai corak perhubungan dalam konteks kemanusiaan atau dengan erti kata yang lain , hubungan komunikasi yang berkesan.

Pengawalan

33. Fungsi pengawalan adalah perlu bagi tujuan menentukan supaya apa yang dirancangkan pada peringkat awalan sesuatu projek itu dapat dilaksanakan mengikut jadual , mengawal penggunaan masa , tenaga , wang dan pentadbirannya secara ekonomi , teratur dan sempurna ke arah mencapai kejayaan dari segi matlamat yang ditujui atau yang telah ditetapkan oleh organisasi itu.

34. Tanpa pengawalan akan mengakibatkan berbagai kemungkinan penyalahguanna kuasa , tenaga , wang dan sebagainya . Kawalan juga boleh dilaksanakan atau dikuatkuasakanmelalui beberapa peraturan , undang-undang, arahan-arahan serta laian-lain jenis panduan . Fungsi ini dapat juga disalurkan menerusi pengarahan yang sempurna , pengelolaan , permerhatian serta tunjuk ajar melalui latihan dan sebagainya.

Pengarahan

35. Di samping itu pula , terdapat fungsi pengaraha yang kerapkali dikaitkan dengan kaedah-kaedah pentadbiran di dalam sesebuah organisasi itu mengikut sistem pengurusan yang sedia ada . Bidang ini boleh diperluaskan dalam ilmu Pentadbiran Awam samada dalam bidang perusahaan swasta ataupun di jabatan-jabatan kerajaan seperti yang diketahui oleh anggota-anggotan pasukandan kakitangan awal/kerajaan.

Komunikasi

36. Komunikasi juga adalah penting dalam sesebuah organisasi dan merupakan asas yang menyatupadukan aktiviti-aktiviti di dalam semua fungsi yang wujud. Dengan adanya saluran komunikasi di dalam organisasi , tiap-tiap individu /kelompok dapat berinteraksi , memahami dan bertukar-tujar maklumat , mewujudkan kerjasama yang berterusan di kalangan sesebuah organisasi itu bergantung kepada banyaknya saluran komunikasi itu berjalan.

Penstafan/Pengurusan Tenaga Manusia

37. Sebagai satu sumber pengurusan yang amat penting sekali tenaga manusia adalah perlu diuruskan supaya ianya akan dapat digunakan sepenuhnya . Kaedah ini dinamakan pernstafan atau pengurusan tenaga manusia . Penstafan atau pengurusan tenagan manusia . Penstafan atau pengurusan tenaga manusia . Penstafan di dalam sesebuah organisasi akan melalui proses-proses seperti berikut:-

· Perancangan sumber manusia

· Pengambilan

· Pemilihan

· Induksi dan orientasi

· Latihan dan kemajuan

· Penilaian pencapaian (prestasi) kakitangan

· Pertukaran kakitangan

· Penamatan perkhidmatan

PROSES PENGURUSAN

Proses / Fungsi pengurusan

Pengarahan Membuat keputusan

Penyusunan pengarahan

Pengawalan Penyelarasan

Perancangan Penstafan

KUASA DAN POLITIK DALAM PENGURUSAN ORGANISASI.

38. Jika dilihat dari sudut struktur , organisasi merupakan satu sistem yang rasional dengan matlamat yang telah ditetapan . Ahli-ahlinya telah ditetapkan dengan fungsi tertentu nelalui peraturan an undang-undang . Strukturnya pula diselaraskan denga persekitaran teknologi dan bersesuian dengan kepakaran ahli-ahlinya.Perspektif perhubungan manusia juga melihat organisasi mengarah kepada sistem yang rasional.

Perspektif kuasa dan politik melihat organisasi sebagai satu pergolakan , berkebang dan dipenuhi denga arena perebutan kuasa yang melibatkan pelbagai gabungan , kumpulan dan puak . Berbanding denga perspektif struktur dan perhubungan manusia yang melihat konflik antara individu dengan organisasi sebagai tidak rasional , perspektif politik menganggap konflik dan perebutan kuasa sebagai satu kebiasaan dalam organisasi . Perspektif politik menerima konflik sebagai proses utama sosial dalam organisasi .Punca konflik perebutan kuasa dalam organisasi berpunca daripada kekurangan sumber , kegagalan menguasainya serta perbezaan kehendak di kalangan ahlinya.

39. Perspektif kuasa dan politik mengemukakan empat andaian sebagai asas pemikiran dan teorinya iaitu:

a) Sumber jarang-jarang mencukupi dalam organisasi adalah terpengaruh dengan

isu bagaimana sumber ini dikongsi atau dibahagikan dalam organisasi .

b) Organisasi merupakan gabungan pelbagai individu dan kumpulan dengan hierarki yang berbeza –beza . Misalnya , kedudukan , kepakaran dan profesionalisme ahli-ahli dalam organisasi adalh berbaza. Perbenzaan ini dapat menimbulkan konflik dan pertentangan bagi menjamin kepentingan masing-asing kerana perbezaan hasrat dan matlamat hierarki ini dalam organisasi

c) Individu yang menganggotai organisasi mempunyai perbezaan nilan , kehendak , kepercayaan , matlamat dan juga tanggapan terhadap realiti sebenar . Perbezaan ini amat sukar dijalin , di samping kesukaran menggemblengkan perbezaan ke arah matlamat yang diharapkan. Lazimnya , tiap-tiap kumpulan akan mempertahankan kepentingan masing-masing dan akan berikhtiar supaya kepentingan mereka diambil kira dalam proses pembuatan keputusan dan penggubalan dasar .

d) Organisasi membuat keputusan atau menggubal matlamat dengan cara perundingan , tolak ansur dan tawar menawar supaya kedudukan tiap-tiap ahlinya , baik secara individu atau kumpulan , dalam keadaan terjamin dan tidak terancam

40. Di sebabkan empat gejala di atas sering terdapat dalamorganisasi, di sampingsumber yang terhad dan kehendak yang berbeza , maka tidak hairanlah perspektif teori inimelihat perebutan kuasa dan politik merupakan isu utama dalam pengurusan organisasi. Kumpulan kuasa dalam organisasi akan berebut dan bergelut untuk mendapat tempat dalam proses pembuatan keputusan dengan mendesak pihak pengurusan supaya mereka diberi kedudukan dalam ttiap-tiap proses supaya kehendak dan kepentingan mereka, sama ada ditafsirkan atau dimasukkan dalam dasar institusi , diberi peluang mencari resolusi terhadap konflik semasa penggubalan dasar ataupun terlibat secara terus dalam pelaksanaan.

Konflik Dalam Organisasi

41. Mengikut perspektif politik , konflik dalam rganisasi adalahsemulajadi dan tidak dapat dielakkan . Konfliktidak dapat dianggap sebagai satu masalah besar ataupun sebagai satu petanda bahawa organisasi tersebut menghala kepada keburukan.

42. Punca konflik dalam organiasasi disebabkan perkara-perkara seperti pembahagian sumber yang terhad kepada semua pihak , terlampau banyak kenaikan pangkat di peringkat atasan jika dibandingkan dengan peringkat bawahan , ataupun segelintir pegawai sahaja yang diberi keistimewaan untuk mengawal proses pembuatan keputusan .Individu dalam organisasi akan bersaingan untuk memperoleh sumber dan kuasa yang lebih . Kumpulan yang mempunyai kepentingan yang tersendiri akan memperjuankan supaya kedudukan dan hak mereka terjamin dalam proses penggubalan kuasa.

43. Tumpuan pemikiran ahli-ahli teori politik bukanlah terhadapap bagaimana konflik adalah sebati dalam organisasi dan tidak dapat dielakkan , maka tumpuan kajian mereka adalah terhadap strategi dan taktik penggunaan konflik sebagai usaha mengukuhkan pengurusan organisasi.

PRINSIP PENGURUSAN

Pembahagian Kerja

44. Pembahagian kerja adalah sangat mustahak kerana ianya ada hubungkait dengan peningkatan produktiviti dan boleh mengurangkan bebang tanggungjawab pekerja, Dengan pembahagian kerja yang betul , pekerja-pekerja boleh menumpukan yang lebih di dalam sesuatu tugas yang telah dikhaskan.

Kuasa (Authority)

45. “Authority” bukan sahaja hanya setakat memberti aahan tetapi “authority” yang diberi memastikan bahawa arahan yang diberi itu dipatuhi.

Disiplin

· Disiplin memainkan peranan yang penting di dalam sesebuah organisasi demi untuk menghasilkan pekerja-pekerja yang berkualiti dan dedikasi,seterusnya akan meningkatkan produktiviti

Satu Perintah

· Seorang sahaja yang memberi perintah untuk mengelakkan kekeliruan . Sebagai contoh perintah hanya dikeluarkan oleh Ketua Polis Negara.

Satu Arahan

§ Aktiviti yang disatukan dan dikelolakan oleh seorang pegawai/ketua sahaja. Sebagai contoh, walaupun sesuatu arahan itu datang dari Ketua Polis dan seterusnya kepada Ketua Polis Daerah , arahan tersebut atau aktiviti berikutnya hendaklah dikelolakan oleh Ketua Polis Daerah tersebut.

.Mengutamakan Kepentingan Organisasi

· Kepentingan organisasi hendaklah mengatasi kepentingan individu . Di sini peranan disiplin sekali lagi memainkan peranan yang penting

Pembayaran Upah

· Pembayaran upah hendaklah sewajarnya atau setimpal dengan kerja-kerja yang dijalankan untuk mendapatkan sokongan/kerjasama.Sekiranya pembayaran upah tidak setimpal maka kakitanganbekerja di dalam keadaan tidak puas hati dan ini mungkin disksoloit oleh pihak-pihakyang tertentu seperti Kesatuan Sekertja (Union).

Pemusatan

· Kakitangan hendaklah juga diberi kuasa yang cukup untuk menjalankan tugas.

Rantai (Chain Pemerintahan)

· Hiraki “authority” mestilah wujud daripada peringkat atasan ke peringkat bawahan . Sebagaimana yang dikehendaki di dalam sesuatu organisasi mestilah ada peringkat atas , peringkat atas , peringkat tengah dan peringkat bawah.

Susunan

· Penyusunan di sini dimaksudkan kepada penyusunan sumber manusia dan material . Perkara ini sangatlahpenting di dalam sesuatu organisasi kerana ianya ada hubungkait dengan peningkatan produktiviti sesebuah organisasi . Sekiranya susunan sumber manusia material sesbuah organisasi ini tidak dirancang dengan betul dalam jangaka masa panjang sesebuah organisasi itu akan menjadi lemah dan mungkin keruntuhan

Kestabilan Personel

· Untuk mestabilkan personelpihak pengurusan hendaklah mengadakan program-program yang menggalakkan penglibatan kakitangan kepada organisasi . Apabila wujud kestabilan di kalangan personel maka akan timbul semangat sayangkan organisasi. Mungkin QCC adalah salah satu cara untuk menstabilkan personel di dalam sesebuah organisasi,

Inisiatif

§ Kakitangan hendaklah diberi peluang untuk memajukan organisasi. Di dalam perkara ini sebarang inisiatif yang dijalankan oleh kakitangan hendaklah diambil perhatian . Sekiranya idea-idea mereka boleh diterima , idea-idea tersebut hendaklah diimplementasikan.

Kakitangan

· Keteguhan sesbuah organisasi itu banyak berantung kepada kakitangan oleh sebab itu wujud perpaduan dan keharmonian mestilah sentiasa wujud di kalangan kakitangan sesbuah organisasi itu.

PENGAWALAN

46. Kawalan di sini lebih merupakan usaha dari segi mengawal piawai-piawai (mutu) dan prestasi sesbuah organisasi itu.Bagi piawai-piawai ianya sangat mustahak agar hasil sesbuah syarikat itu mencapat satu “defect”. Ini dapat dilihat dengan ada “qualitiy control” di semua syarikat-syarikat yang mengeluarkan sesuatu hasil (product) itu.Kawalan piawai bukanlah sahaja di peringkat akhir sahaja , tetapi ianya diwujudkan di setiap peringkat “production line” . Sekiranya sesuatu komponen itu di dapati cacat , maka komponen tersebut terus dimusnahkan . dengan kawalan cara ini , sesebuah barang yang dihasilkan sudah pasti mempunyai mutu yang tinggi dan tahan lebih lama.

47. Bagi organisasi-organisasi yang lain seperti PDRM , prestasi memainkan peranan yang penting . Untuk menentukan prestasi yang bermutu , kawalan diadalaka dengan membentuk badan-badan khas seperti Cawangan Tatatertib . Bagi pihak kerajaan pula agensi-agensi seperti Badan Pencegah Rasuah , Bro bantuan Guaman dan lain-lain adalah bertanggungjawab utnutk jabatan-jabatan kerajaan mengahasilkan kerja yang bermutu.

CABARAN PENGURUSAN MASA DEPAN

48. Bbolman Dan Deal (1984) , Peter Drucker (a968) dan buku Megatrends meramalkan bahawa organisasi akan berhadapan dengan iklim yang kompleks , penuh kekacauan serta permintaan yang kian meningkat akan membawa kesan yang besar terhadap proses pengurusan . Ini bermakna bahawa fungsi dan tugas porganisasikemnusiaan perlu disesuaikan dan diubah demi menghadapi cabaran sedemikian . Tanpa sokongan kepimpinan yang teguh daripada pengurus , nescaya organisasi kemanusiaan akan ketinggalan dalam menghadapi perubahan yang berlaku serta berupaya melahirkan sistem pengurusan yang kompleks demi menghadapi penggunaan teknoligi yang kompleks . Jika tidak , produktiviti dan moral pekerja akan terancam . Oleh yang demikian , ciri-ciri kepimpinan pengurus dan eksekutif yang menerajui organisasi amat penting demi menghadapi cabaran pengurusan.

RUMUSAN/PENUTUP

49. Setelah mengkaji dan meneliti segala fakta-fakta yang telah dibentangkan di dalam perbincangan ini jelaslah bahawa organisasi itu adalah satu kumpulan manusia yang kompleks . Tiap-tiap individu yang menganggotai sesebuah organisai itu perlulah memahami perjalanan organisasinya , mengetahui tugas dan tanggunggjawab serta bidang kuasanya . Struktur organisasi itu perlulah dipandang secara objektif . Kesimpulannya sesebuah organisasi itu lebih dari apa yang digambarkan di dalam carta organisasi.