pengurusan sistem maklumat dan kaitan dengan organisasi pendidikan

1

Pengurusan Sistem Maklumat dan Kaitan dengan Organisasi Pendidikan

2

Apakah PSM?

Tiada definisi yang diterima secara universal

Banyak definisi mengikut apa yang dirasakan atau difikirkan sesuai oleh penulis

Banyak definisi mengaitkan PSM dengan pemprosesan data menggunakan komputer

3

Apakah PSM?

PSM: Gabungan sumber manusia dengan sumber berasaskan komputer yang melibatkan aktiviti pengumpulan, penyimpanan, retrieval, komunikasi dan penggunaan data untuk tujuan mempercekapkan pengurusan

4

PSM berfokus keputusan

KeputusanAliran Maklumat

Aliran DataProsesPSM

Prosespengguna

5

Apakah PSM?

PSM secara kualitatifnya adalah berbeza daripada sistem pemprosesan data

Penglibatan pengurusan dan interaksi antara pengurusan dengan pakar maklumat adalah kunci utama kepada kejayaan rekabentuk PSM

6

Apakah PSM?

Untuk kuliah ini PSM didefinisikan seperti berikut:

Suatu sistem untuk mengubah data daripada sumber dalaman dan luaran kepada maklumat dan menyalurkan maklumat tersebut dalam bentuk yang sesuai kepada pengurus di semua tahap yang melakukan pelbagai fungsi bagi membolehkan mereka membuat keputusan (yang efektif dan tepat pada masanya) untuk perancangan, pengarahan dan pengawalan aktiviti yang dipertanggungjawabkan kepada mereka

7

Masalah dengan PSM

Walaupun dengan menggunakan komputer yang canggih, kajian di USA dan UK menunjukkan terdapat beberapa masalah dengan PSM Kurang penglibatan pengurusan dalam reka bentuk

PSM Terlalu memberi penekanan kepada aplikasi

pemprosesan data Kurang pengetahuan pengurusan tentang komputer Pakar maklumat yang tidak jelas dengan keperluan

maklumat pihak pengurusan dan masalah organisasi Kurang sokongan daripada pengurusan atasan

8

Keperluan Pengetahuan untuk PSM

Konsep Umum Sistem

Tahap dan fungsi

pengurusan

Kaedah danteknik

perancangan dan membuat

keputusan

Prinsip kawalan:maklum balas

Struktur dan proses

organisasi

PengaruhTeknologi Maklumat

Keadaan data, maklumat dan

komunikasi

Faktor

Tingkah laku

Pembentukan dan Operasi

PSM

9

Keadaan Data, Maklumat dan Komunikasi

Pemprosesan data kepada maklumat dan komunikasi - menghasilkan maklumat kepada pengguna adalah perkara penting dalam PSM

Data ialah hasil pengumpulan fakta dan angka yang disimpan, dianalisis, dibanding, dikira untuk menghasilkan mesej dalam bentuk yang dikehendaki oleh pengguna (ini yang dikatakan maklumat)

10

Dalam mereka bentuk PSM, selain menghasilkan laporan biasa, perkara seperti sumber maklumat, cara maklumat itu akan disebarkan dan makna yang terdapat dalam maklumat perlu juga diberi perhatian. Ini penting kepada pereka bentuk sistem maklumat dan pengguna

Sebagai rumusan, data memerlukan kos; maklumat yang disampaikan dengan baik dan diambil tindakan akan memberi nilai sebenar.

Keadaan Data, Maklumat dan Komunikasi

11

Konsep umum sistem

Banyak konsep Teori Umum Sistem (General System Theory) boleh digunakan untuk organisasi dan PSM

TUS memberi penekanan bukan sahaja kepada keperluan untuk mengkaji dan menganalisis bahagian-bahagian dalam sistem atau organisasi (pendekatan reductionist) juga perlu melihat sistem atau organisasi secara keseluruhan (pendekatan holistik)

Sistem meliputi sub-sistem atau organisasi mempunyai jabatan dan bahagian di mana semua ini berinteraksi antara satu dengan lain

12

Hubungan antara jabatan ini perlu diberi perhatian, jika tidak keseluruhan sistem tidak dapat berfungsi dengan efisien dan akan menjadi lambat untuk memberi tindak balas kepada perubahan – yang sangat penting untuk terus hidup

Pendekatan reductionist mengabaikan hubungan antara jabatan dan memberi perhatian kepada setiap jabatan secara berasingan sebagai satu entiti tersendiri (sebenarnya tidak begitu)

Konsep umum sistem

13

Struktur dan Proses Organisasi

Organisasi berusaha mendapat struktur yang mempunyai prosedur dan objektif yang boleh disesuaikan dengan perubahan dalam persekitaran

PSM sepatutnya menolong organisasi mencapai objektif ini, merancang dan mengawal proses dan operasi, menangani ketidaktentuan dan sesuaikan dengan perubahan, dan juga menggerakkan perubahan

Pereka bentuk sistem maklumat perlu peka kepada pelbagai pengaruh ke atas organisasi

Ini termasuk perubahan kepada corak pengurusan organisasi yang bermula dengan konsep mekanistik kepada idea yang mengiktiraf manusia dan ciri-cirinya

14

Tahap dan Fungsi Pengurusan

Nilai maklumat bergantung kepada tindakan yang diambil hasil daripada mengguna maklumat

Pakar maklumat perlu tahu jenis tugas dan fungsi pengurusan supaya mereka dapat menghasilkan maklumat yang boleh digunakan oleh pihak pengurusan

Biasanya tugas dan fungsi pengurusan berbeza antara satu dengan yang lain mengikut tahap kedudukan mereka dalam organisasi

15

Fungsi pengurusan boleh dikelompokkan kepada 5 bidangPerancanganMembuat keputusanMenyusun dan mengkoordinasiKepimpinan dan motivasiKawalan


16

Secara umumnya, terdapat tiga tahap pengurusan dalam organisasi: Pengurusan atasan atau strategik Pengurusan peringkat tengah atau taktikal Pengurusan junior atau operational

Daripada 5 bidang tugas, 3 yang banyak perlukan maklumat iaitu: Perancangan Membuat keputusan Kawalan


17

Kaedah dan teknik perancangan dan membuat keputusan

Tugas utama pengurusan ialah merancang dan membuat keputusan

Perancangan ialah proses menentukan terlebih dahulu apa yang akan dilakukan dan bagaimana ia akan dilakukan

Hasil perancangan ialah rancangan yang akan menjadi panduan dalam menjayakan sesuatu aktiviti atau tindakan

Perancangan berkait rapat dengan membuat keputusan

Tanpa keputusan dan tindakan, proses perancangan menjadi tidak bermakna

18

Untuk memastikan perancangan dan keputusan dibuat dengan baik, maklumat yang diperoleh oleh pengurusan mestilah tepat dan sesuai

Pereka bentuk PSM mesti tahu jenis perancangan dan keputusan yang akan dibuat oleh setiap tahap pengurusan supaya maklumat yang tepat dan sesuai dapat disalurkan

Membuat keputusan boleh diklasifikasikan kepada bidang yang diprogramkan dan bidang tidak diprogramkan


19

Keputusan diprogramkan ialah keputusan yang rutin dan berulang di mana peraturan keputusan diketahui

Keputusan tidak diprogramkan adalah keputusan yang tidak distrukturkan dan keadaan masalah dan peraturan keputusan adalah kompleks dan tidak banyak difahami. Maklumat dan prosedur yang berbeza diperlukan bagi jenis keputusan yang berlainan

Oleh itu, PSM mesti direka bentuk mengikut jenis keputusan bagaimana keputusan diambil, bagaimana pembuat keputusan mengaitkan keputusan dengan organisasi, keadaan organisasi, persekitarannya dan sebagainya


20

Kedua-dua pihak pengurusan dan pakar maklumat perlu faham dan menerima penekanan ini dan ini merupakan prasyarat kepada reka bentuk PSM yang efektif

Pengurus dan sistem yang membantu mereka mesti membezakan antara keberkesanan (effectiveness) dan kecekapan (efficiency)

Keberkesanan melakukan dengan betul yang menghasilkan hasil yang dikehendaki

Kecekapan mengukur penggunaan sumber untuk mencapai hasil


21

Ada organisasi yang mungkin menghasilkan dengan cekap output yang salah dan oleh itu dianggap sebagai organisasi yang tidak efektif

Pengurusan yang baik memberi tumpuan kepada apa yang mesti dilakukan sebelum memikirkan bagaimana ianya patut dilakukan dan sistem maklumat perlu membantu mereka melakukannya


22

Prinsip Kawalan

Banyak usaha pengurusan peringkat bawah dan tengah tertumpu kepada kawalan

Kawalan ialah proses memastikan operasi berjalan sepertimana yang dirancang

Biasanya dilakukan dengan membandingkan hasil sebenar dengan target yang ditetapkan. Perbezaan yang wujud akan diperbaiki terutamanya menyelaraskan input supaya aktivitinya berada di atas landasan mencapai target yang ditetapkan

23

INPUT PROSES OUTPUT MEMANTAU DAN MEMBANDINGKAN MENYESUAIKAN INPUT (Feedback control loop)

Jika sistem maklum balas sedia ada tidak dapat mengawal proses secukupnya, maka agak sesuai jika digunakan FEEDFORWARD

Feedforward memantau di peringkat awal proses, membantu membuat penyesuaian dengan cepat dan bukan menanti di peringkat akhir

Prinsip Kawalan

24

Pengaruh Teknologi Maklumat

IT meliputi komputer, telekomunikasi dan elektronik dan banyak mempengaruhi semua aspek kehidupan termasuk organisasi dan PSM

Tiga jenis sistem menggunakan IT Pemprosesan data (transaksi) Sistem sokongan pejabat pemprosesan perkataan,

email, telefon dan faks End User Systems menyediakan kepada

pengurusan bantuan terus berkait dengan kerja mereka (DSS, Expert System, Executive Information System)

25

IT jika disalah guna tanpa menjalankan analisis yang lengkap tentang sesuatu masalah pengurusan dan organisasi, maka ia tidak memberi faedah, sebaliknya wang dihabiskan

Begitu juga pekerja yang akan mengendalikan komputer yang tidak mendapat latihan secukupnya tidak akan dapat membuat kerja dengan sebaiknya

Pengaruh Teknologi Maklumat

26

Lebih banyak persaingan Kadar yang cepat

Masyarakat dan industri Barangan keluaran menjadi obsolete Cita rasa manusia yang berbeza dan

berubah-ubah Pengetahuan dan kemahiran menjadi

obsolete sebab keperluan berubah Corak kerja dan amalan perlu dikemaskini Perkembangan maklumat dengan cepat

PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA ORGANISASI

27

Globalisasi Bincangkan cabaran globalisasi dalam

pendidikan Bincangkan kesan globalisasi kepada

pendidikan

PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA ORGANISASI

28

USAHA KE ARAH KUALITI DAN PRODUKTIVITI

Bertambahnya persaingan dan cita rasa pengguna membuat semua jenis organisasi berusaha ke arah mempertingkatkan produktiviti dan kualiti

Ini tidak terkecuali dalam bidang pendidikan zero defect, ISO 9000

Just-in-time Systems (JIT) menghasilkan item yang diperlukan yang berkualiti tinggi dan tepat pada waktu dikehendaki. Elemen utama JIT: Zero inventory Elimination of non value-added activities Zero defect Short set-ups Batch size 100% on time deliveries Demand-pull

29

Penggunaan teknik pengeluaran yang efisien seperti JIT dan penggunaan komputer dan robot (Advanced Manufacturing Technology) telah membolehkan syarikat seluruh dunia menjadi lebih berjaya

Peningkatan dalam penggunaan IT telah membolehkan masyarakat bank dan binaan mempertingkat perniagaan dan mengurangkan jumlah pekerja

Usaha menswastakan syarikat kerajaan juga mempertingkat mutu perkhidmatan dan barang keluaran syarikat

USAHA KE ARAH KUALITI DAN PRODUKTIVITI

30

PERUBAHAN CORAK PEKERJAAN

Banyak pekerja separuh masa Bertambah pekerja wanita Banyak pekerja sementara Perubahan teknik perusahaan memerlukan

pengetahuan dan kemahiran baru Lebih pekerja berkemahiran dan berpengetahuan

diperlukan Perubahan ini juga membawa kesan tidak baik kepada

masyarakat seperti tekanan bertambah, rasa tidak selamat, jurang bertambah besar antara orang berpendapatan dengan tidak berpendapatan, kesihatan merosot, kemungkinan bertambah jenayah

pengurusan sistem maklumat dan kaitan dengan organisasi pendidikan

Documents