1

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN ORGANISASI

PTK 4/32,36,38 (3 Ogos 2008)

Disediakan oleh:Yarina Ahmad

2

OBJEKTIF:1. Definasi Organisasi, Pentadbiran, Pengurusan dan

Pengurus

2. Keutamaan Pengurusan

3. Fungsi Pengurusan – Perancangan, Mengelola, Memimpin dan Mengawal

4. Kemahiran Konseptual, Kemanusiaan dan Teknikal, Komunikasi, Keberkesanan, Dalaman (Interpersonal), Pengurusan Masa, Membuat Keputusan

5. Kaitan antara kemahiran dengan peringkat pengurusan

6. Fungsi perancangan dalam pengurusan

7. Prinsip Pengurusan

8. Proses Pentadbiran dan Pengurusan yang baik

3

Organisasi:• Organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu pengaturan sumber

manusia bagi mencapai tujuan tertentu.

• “A deliberate arrangement of people to accomplish some specific purpose” (Robbins, 2008)

• Komponen utama organisasi:

1. Visi, Misi, Objektif (Arah tujuan)

2. Manusia

3. Struktur organisasi

4

Pengurusan:• Adalah melaksanakan sesuatu melalui manusia.

• Adalah satu proses sosial dibentuk, disusun untuk mengujudkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu objektif atau matlamat

• Pengurusan melibatkan proses kemanusiaan

Pentadbiran:• Adalah satu proses yang memusatkan kepada identifikasi,

penyelenggaraan, pengawalan dan penyertaan penggunaan sumber-sumber sama ada berupa tenaga manusia mahupun bahan dalam satu sistem yang bersepadu dibentuk untuk mencapai objektif yang telah ditetapkan.

5

Pengurus:

Pengurus merujuk kepada seseorang yang menjalankan tugas melalui orang lain dengan mengkoordinasi, integrasi tugas-tugas dan kerja bagi tujuan mencapai matlamat organisasi.

“Someone who works with and through other people by coordinating and integrating their work activities in order to accomplish organizational goals” (Robbins, 2008).

Klasifikasi pengurus:

6

1.Kecekapan “Efficientcy”

“Doing things right”Getting the most

output for the least inputs

2.Keberkesanan “Effectiveness”

“Doing the right things”Attaining

organizational goals

KEUTAMAAN PENGURUSAN

7

Kecekapan dan Keberkesanan dalam Pengurusan

8

FUNGSI PENGURUSAN

Perancangan “Planning”

(Defining goals, establishing strategies to achieve goals, developing plans to integrate and coordinate

activities.)

• Menentukan apa, bila, siapa dan bagaimana hendak dibuat.

• Mengenalpasti objektif dan menetapkan kaedah pencapaian keberkesanan yang paling maksimum melalui proses penetapan matlamat.

• Mengumpul serta menganalisis maklumat.

• Mencari alternatif atau pilihan.

• Menyediakan atau menghubung perancangan dengan

9

10

Mengelola “Organizing”

(Arranging work to accomplish organizational goals.)

• Mendapatkan peralatan, kelengkapan dan staf untuk mengwujudkan rangka dasar yang baik untuk menjalankan segala aktiviti perancangan yang telah dirancangkan.

• Mengumpulkan segala komponen pekerjaan ke dalam satu struktur yang baik.

• Membentuk struktur kuasa atau wibawa (authority) dan menyelaraskan jentera pelaksanaan.

• Menyusun dan menjelaskan kaedah dan prosedur.

• Memilih, melatih dan memberitahu staf serta mendapatkan sumber-sumber lain yang perlu.

11

12

Memimpin “Leading”

(Working with and through people to accomplish goals.)

• Terdiri daripada membentuk rangka kerja untuk masa dan perbelanjaan.

• Memperkenalkan dan memberi kepimpinan dalam pelaksanaan perancangan dengan cara membuat keputusan.

• “The arts of getting things done through others”

• Memimpin, mengelola dan memberi motivasi.

13

1. Leaders do the rights things

2. Leaders make everyone feel valuable

3. Leaders know what to do next

4. Leaders grow leaders

5. Leaders are visionary

6. Leaders are willing to take a risk

7. Leaders forgive quickly

8. Leaders are good communicators

9. Leaders understand people

10.Leaders are learners

11.Leaders share success with the team

12.Leaders create atmosphere

13.Leaders acknowledge the potential of others

14.Leaders solve problems others fear

15.Leaders are supportive

16.Leaders have sense of humor

17.Leaders model leadership

18.Leaders aim for excellence

19.Leaders lead people, not institution

20.Leaders are listeners

21.Leaders are observers

22.Leaders value time

23.Leaders put actions to their ideas

24.Leaders are decision makers

25.Leaders think creatively

26.Leaders are unselfish

27.Leaders accept good feedback

28.Leaders are willing to ask forgiveness

29.Leaders select team members who works well with others

30.Leaders know how to evaluate their efforts

14

15

16

17

Mengawal “Controlling”

(Monitoring, comparing, and correcting the work.)

• Menilai segala kerja yang dijalankan di peringkat perancangan.

• Melaporkan segala penyelewengan, kelemahan dengan segera supaya dapat dibetulkan. Menunjukkan jalan mengikut langkah-langkah yang betul dengan cara membentuk matlamat dan taraf.

• Menetapkan pencapaian dan memperbaiki penyelewengan dan kelemahan.

18

19

20

KEMAHIRAN DALAM PENGURUSAN

Kemahiran Konseptual - Conceptual skills(The ability to think and conceptualize about abstract and complex situations concerning the organization)

•Keupayaan memahami dan menyelesaikan pelbagai masalah dan perihal sebuah organisasi secara total. •Jelas dengan fungsi organisasi dan matlamat organisasi. •Jelas tentang peranan dan tujuan setiap anggota organisasi. •Jelas tentang perimbangan fungsi terhadap perkembangan organisasi.•Fungsi, peranan dan perimbangan organisasi. •Mengenalpasti peluang-peluang bagi tujuan inovasi•Kemampuan mengenalpati maklumat yang penting/kritikal

21

22

•Berupaya memahami motivasi manusia

•Mampu menunjukkan kepimpinan yang berkesan

•Berupaya menerima perimbangan manusia dengan pengaruh persekitaran organisasi

•Percaya bahawa manusia mempunyai sifat-sifat individu itu sendiri dan dari segi persepsi dan

Kemahiran Kemanusiaan - Human skills

(The ability to work well with other people)

23

Kemahiran Teknikal - Technical skills(Knowledge and proficiency in a specific field)

•Cara menjalankan tugas - apa yang patut dibuat •Teknik yang pelbagai dalam menyelesaikan masalah•Sekatan-sekatan dan batasan-batasan •Kebaikan dan kelemahan sesuatu cara

24

•Kemahiran berkomunikasi yang baik dan berkesan (rakan sekerja, majikan dan juga pada „stakeholders‟)

•Kemapuan menghasilkan tindakan daripada idea yang bernas

•Kemahiran mendengar dan bertanya soalan

•Kemahiran

Kemahiran Komunikasi – Communication

25

•Menyumbang ke arah matlamat/objektif jabatan dan organisasi•Tumpuan pada pelangganMultitasking, multi-skills •Kemahiran merunding „negotiating‟•Pengursan masa yang baik•Menentukan keutamaan•Memastikan pencapaian prestasi dan standard dalaman dan luaran

Kemahiran Keberkesanan – Effectiveness

26

Memberi tunjuk ajar „coaching and mentoring‟

•Kepelbagaian kemahiran – perbezaan demografi, geografi

•„Networking‟ dalam dan luar organisasi

•Kerjasama dalam kumpulan, komitmen yang baik

Kemahiran Dalaman – Interpersonal Skills

27

Kemahiran Pengurusan Masa

Pengurusan Masa ialah perihal mengurus masa (waktu) dengan sebaik mungkin, sehingga masa (waktu) itu memberi munafaat bagi semua pihak

Pengurusan masa adalah berkaitan dengan pengurusan matlamat.

If you know what you want to achieve in the future, you can figure out how to use your time in order to get there –to help you to get the right things done.

Long-term goals–objectives–tasks

28

“Don’t say you don’t have enough time. You have exactly the same number of hours per

day that were given to the others.”

H.Jackson Brown

29

We don’t create time in our

lives but instead “create our

lives in time”

Alexandra Stoddard

30

Cara-cara menguruskan masa dengan baik

1. Senaraikan semua aktiviti yang dijalankan dalam satu hari.

2. Susun atur aktiviti berdasarkan kepentingannya.

3. Elakan menyenarai aktiviti yang tidak berfaedah.

4. Agihkan masa dalam sehari untuk setiap aktiviti.

5. Buat satu jadual untuk aktiviti anda dengan masa yang diperuntukkan.

6. Disiplinkan diri melakukan semua aktiviti yang telah anda tetapkan.

7. Jika berjaya dalam sehari, cuba buat jadual aktiviti dalam masa seminnggu.

31

Kemahiran Membuat Keputusan

Proses Membuat Keputusan:

1. Kenalpasti masalah2. Kenalpasti kriteria-kriteria dalam membuat keputusan3. Menentukan kepentingan/pemberatan kritera4. Mengelpasti alternatif-alternatif5. Analisis alternatif6. Memilih alternatif yang terbaik (membuat keputusan)7. Melaksanakan alternatif (melaksanakan keputusan)8. Penilaian

32

33

34

35

Kriteria Membuat Keputusan yang baik:

1. Mengutamakan yang lebih penting2. Membuat keputusan yang logik dan konsistan3. Perlu berfikiran rasional, kritkal dan analitikal dalam

membuat keputusan yang baik4. Perlu mendapatkan maklumat yang berkaitan serta

mempertimbangkan bagi tujuan penilaian untuk memilih keputusan

5. Perlu menilai kedua-dua kebaikan dan juga keburukan atau implikasi terhadap keputusan yand dibuat.

6. Buat keputusan secara yang paling sesuai (tidak sukar, dapat diterima, straightforward)

7. Penilaian yang berterusan

36

KAITAN ANTARA KEMAHIRAN DENGAN PERINGKAT

PENGURUSAN

1. Kemahiran yang bersesuaian perlu ada pada seseorang mengikut peringkat pengurusan.

2. Secara keseluruhannya kemahiran yang pelbagai dapat membantu menambah baik prestasi pekerja serta mencapai matlamat organisasi.

3. Kemahiran yang sedia ada perlu di tambah baik.

4. Perlu kenalpasti dan berusaha membentuk kemahiran yang baru yang penting bagi kendiri, kerjaya dan juga menyumbang kepada organisasi.

37

38

FUNGSI PERANCANGAN DALAM PENGURUSAN

1.Memastikan arah tujuan sesbuah organisasi

2.Mengurangkan ketidakpastian (uncertainty)

3.Meminimakan pembaziran, dan pengulangan (redundancy)

4.Menentukan standard bagi tujuan pengawalan

39

40

41

PRINSIP PENGURUSAN

Terdapat berbagai prinsip tentan g pengurusan. Henry Fayol mengemukakan 14 prinsip pengurusan yang wujud dalam organisasi iaitu:-1. Pembahagian kerja. 2. Kewibawaan. 3. Disiplin. 4. Menerima arahan dari orang lain. 5. Seorang ketua bagi satu unit atau bahagian. 6. Mementingkan kehendak masyarakat daripada kehendak individu. 7. Gaji atau upah. 8. Pemusatan 9. Aliran Kewibawaan. 10. Mengikut arahan. 11. Persamaan. 12. Kestabilan kerja 13. Inisiatif atau daya usaha. 14. espirit de corp.

42

PROSES PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN YANG BAIK

1. Proses pengurusan pentadbiran adalah langkah atau prosedur bagaimana seseorang pengurus pentadbir itu bertindak untuk mencapai objektif serta melaksanakan tanggungjawabnya.

2. Senarai semak bagi satu proses pengurusan pentadbiran adalah seperti berikut:-• menentukan matlamat dan objektif dengan jelas. • menentukan tenaga manusia - mengagih tanggungjawab,

kewibawaan serta penggunaan bahan sumber. • menentukan dasar prosedur, tata cara kerja yang meliputi satu-

satu tugas. • menentukan tugas, panduan tugas, keperluan kecekapan dan

penggunaan jenis staf. • menentukan keperluan kewangan, kemudahan-kemudahan

bahan serta kemudahan. • menentukan jangkawaktu dan urutan aktiviti yang dijalankan. • membuat penilaian dan menentukan standard serta kualiti

kerja.

43

Exhibit 1.11

44TERIMA KASIH