pengurusan organisasi, kepimpinan dan penyeliaan berkesan
TRANSCRIPT
PENGURUSAN ORGANISASI, KEPIMPINAN & PENYELIAAN BERKESAN
DR LEE OI WAH
KANDUNGAN CERAMAH
• PRINSIP ORGANISASI & AMALAN PENGURUSAN• PERSEKITARAN ORGANISASI• PENGURUSAN ORGANISASI• DEFINISI KEPIMPINAN • JENIS-JENIS KEPIMPINAN(LEADERSHIP STYLES)• FUNGSI DAN NILAI-NILAI MURNI KEPIMPINAN• PENYELIAAN BERKESAN• MOTIVASI PEKERJA
ORGANISASI
DEFINISI ORGANISASI• Organisasi Adalah Jentera Yang Menggembeling
Tenaga Manusia Dan Kerja Untuk Mencapai Sesuatu Matlamat”
• “Satu Proses Penstrukturan Atau Penyusunan Bahagian/ Jabatan/ Unit Di Dalam Organisasi”
UNSUR-UNSUR ORGANISASI
• A collection of people
• A structur of power• An objective to
fulfill• A communication
interlink
• Sekumpulan manusia• Susunan kuasa• Matlamat untuk
dipenuhi• Hubungan organisasi
6
• Sistem/cara pembahagian kerja & penyusunan kerja & digambarkan dalam bentuk carta organisasi.
• Struktur organisasi menunjukkan hubungkait di antara satu bahagian, unit atau jawatan dengan yang lain dalam organisasi.
• Struktur organisasi tidak “standard” berbeza-beza mengikut saiz dan fungsi-fungsi jabatan.
7
KETUA PENGARAH
PENGARAHKEWANGAN
PENGARAHSISTEM
MAKLUMAT
PENGARAHPEMBANGUNAN
PEMBANTU TADBIR (GAJI)
PEMBANTU TADBIR (VOT)
PENYELIA KERANIP/TADBIRAN
KERANIP/JAWATAN
PEMBANTU KHAS
PENGARAH LATIHAN
PENGARAHPENTADBIRAN
EKSEKUTIF EKSEKUTIF
P E K E R J A
P E K E R J A P E N G E L U A R A N
FUNGSI LINIFUNGSI STAF
8
• Membantu Pengarah Urusan dalam bidang tugasnya serta bidang lain
• Bertindak bagi pihak Pengarah Urusan (wakil)• Boleh menggunakan sebahagian aktiviti Pengarah
Urusan untuk memberi arahan kepada pekerja bawahan.
9
• Membantu Pengarah Urusan dan Pengarah-Pengarah lain dalam hal-hal yang berkaitan.
• Tidak mempunyai autoriti ke atas Pengarah lain.
10
• Keselarasan arahan (unity of direction)• Keselarasan perintah (unity of command)• Deligasi/ Perwakilan kuasa• Kuasa (authority) dan tanggungjawab• Kemampuan kawalan (span of control)• Hiraki• Perseimbangan
11
1.Pembahagian kerja2. Hubungan ketua dengan pekerja bawahan3. Jenis kerja yang dijalankan4. Pengumpulan bahagian - bahagian kerja5. Tingkat pengurusan
12
ORGANISASIOBJEKTIF, DASAR,
STRATEGI, PROGRAM,
PERSEKITARAN DALAMAN
SUMBER-SUMBERBUDAYA KERJA
PERSEKITARAN KERJA• KETUA ORGANISASI• KERAJAAN• PELANGGAN• PESAING• PEMBEKAL
PERSEKITARAN MASYARAKAT• SOSIAL BUDAYA• POLITIK & PERUNDANGAN• TEKNOLOGI • EKONOMI
PENGURUSAN ORGANISASI• Proses melakukan sesuatu aktiviti melalui
manusia lain bagi mencapai sesuatu matlamat di dalam persekitaran yang sentiasa berubah-ubah.
14
P O D C• PERANCANGAN (PLANNING)
• PENGELOLAAN (ORGANIZING)
• PENGARAHAN (DIRECTING)
• PENGAWALAN (CONTROLLING)
15
• Objektif (matlamat)• Polisi (dasar)• Program
SOP
16
• Struktur• Perjawatan• Koordinasi
Format Organisasi
17
Manusia dan Produk
• Motivasi• Kepimpinan• Penyeliaan
18
Bajet dan Sumber
• Kos• Kualiti• Kuantiti
19
1. Kepimpinan dan penyeliaan2. Motivasi3. Komunikasi4. Perhubungan manusia5. Membuat keputusan6. Penyelesaian masalahH
KEPIMPINAN
21
“Leadership is the art of getting someone else to do something you want done because he wants to do it”
“You do not lead by hitting people over the head — that's assault, not leadership”
Dwight Eisenhower
“Leadership is action, not position”
Donald McGannon
APA ITU KEPIMPINAN (WHAT IS LEADERSHIP?)
“One measure of leadership is the calibre of people who choose to follow you”
Dennis Peer
22
Kepimpinan delegatif – penglibatan minima di dalam proses membuat keputusan and menggalakkan ahli kumpulan membuat keputusan secara berdikari.
Kepimpinan autokratik – membuat semua keputusan untuk kumpulan dan mengagihkan tugasan kepada ahli
Kepimpinan demokratik- mengalakkan perbincangan kumpulan dan keputusan dibuat mengikut consensus
3 JENIS GAYA KEPIMPINAN
Personaliti pemimpin
Personaliti kumpulan/organisasi
Keadaan persekitaran
Faktor organisasi
4 DIMENSI UTAMA YANG MEMPENGARUHI GAYA KEPIMPINAN
Peranan seorang pemimpin8
Peranan pemimpin1. Menentukan matlamat (The Goal Setter )2. Jurucakap (The Spoke Person)3. Kompas (Halatuju + Moral) (Destination compass
+ Moral Compass)4. Penyelesai masaalah (The Problem Solver)5. Pengagih sumber (The Distributor of Resources)6. Pemberi maklumbalas (The Feedback Provider)7. Pemberi motivasi (The Motivator)8. Melatih pemimpin pengganti (The Future Leaders
Cultivator)
1. Menentukan matlamat (The Goal Setter)
• Menentukan matlamat organisasi untuk satu tempoh masa yang ditetapkan.
• Pemimpin mestilah mampu memberikan arah atau halatuju yang jelas ke atas visi, misi dan objektif organisasi.
• Tujuan untuk membolehkan semua warga organisasi mempunyai panduan asas untuk menumpukan fokus ke atas aktiviti-aktiviti yang menyumbang kepada pencapaian visi, misi dan objektif organisasi.
2. Jurucakap kumpulan (The Spoke Person)
• Pemimpin merupakan jurucakap utama untuk kumpulannya.
• Komunikasi bukan sahaja mengenai organisasi itu sendiri sahaja , malah harus mengkomunikasikan hubungan organisasi tersebut dengan organisasi lain dalam persekitaran yang lebih luas.
• Jurucakap bukan sahaja secara verbal tetapi meliputi tingkahlaku hariannya..
3. Kompas (The Compass)
• Pemimpin seumpama kompas kepada organisasi – memberi pengarahan kepada organisasi untuk berkembang ke arah destinasi yang telah ditetapkan.
• Pemimpin berfungsi sebagai kompas moral/etika- sebagai penandaaras untuk apa yang ditakrifkan sebagai baik kepada organisasi.
4. Penyelesai Masaalah ( The Problem Solver )
• Pemimpin dilihat sebagai seorang yang bijaksana dan berpengalaman.
• Maka , pemimpin merupakan seorang yang boleh diharapkan oleh warga organisasi bila menghadapi masaalah.
• Penyelesaian masalah merupakan fungsi utama seorang pemimpin.
5. Pengagaih sumber (The Distributor of Resources)
• Sumber organisasi adalah terhad dan sentiasa tidak mencukupi.
• Peranan pemimpin haruslah mengaihkan sumber yang terhad itu dengan bijak.
• Agihan sumber yang tidak cekap akan menghalang organisai daripada mencapai potensi maksimanya.
6. Pemberi maklumbalas (The Feedback Provider)
• Manusia mempunyai sifat ingin tahu terutamanya pandangan pemimpin ke atas diri mereka dan prestasi kerja mereka.
• Adalah penting untuk memberi maklumbalas yang membina terutamanya berkaitan dengan kemajuan kerja atau kerja-kerja yang telah diselesaikan oleh anggota bawahannya.
7. Pemberi motivasi (The Motivator)
• Pemimpin haruslah boleh memberi harapan kepada pekerja dan memberi motivasi untuk bekerja keras untuk mencapai matlamat .
• Pemimpin mampu memberi motivasi dan inspirasi supaya meneruskan perjuangan tanpa berputus asa.
A leader who will give them a pat at the back and a “Good Job!” praise if they had done a good job
“Well done! “
“You have done a good job!”
“The Organisation is very lucky to
have a worker like you!”
8. The Cultivator of Future Leaders
• Pemimpin yang bagus mampu untuk membentuk bakal pemimpin yang lebih bagus daripada dirinya sendiri.
• Melalui kepimpinan melalui teladan , mengajar , perkongsian pengalaman , coaching dan mentoring dan teknik-teknik lain
• Menggunakan kuasa yang diberikan dengan tanpa menimbulkan syak wasangka di kalangan pekerjanya.
• Tidak gila kuasa dan menyalahgunakan kuasa.• Bersih, Cekap & Amanah.• Rela untuk menghadapi risiko dan mencuba benda yang
baru demi kebaikan organisasi.• Sikap hormat-menghormati, sentiasa mengambilberat
dan bertanggungjawab.• Bertimbangrasa dan mengambil pendekatan penyertaan
dalam pengurusan.
NILAI-NILAI MURNI KEPIMPINAN
• Rela berkongsi kuasa dengan pekerja-pekerja.• Menyedari kekuatan dan kelemahan sendiri.• Menyedari tentang kemajuan sendiri dan pekerja-pekerja
bawahannya.• Sentiasa berfikiran terbuka dan mengalu-alukan nilai-
nilai positif di kalangan pekerja-pekerjanya.• Mempunyai emosi yang seimbang dan boleh berjenaka.• Sentiasa memberi teladan yang baik kepada pekerja.
NILAI-NILAI MURNI KEPIMPINAN
• Bertenaga, memberikan dorongan , mengiktiraf dan menghargai setiap sumbangan pekerja.
• Mewujudkan mutu kehidupan bekerja yang baik dan selesa.
• Tidak mengawal pekerja sehingga menimbulkan ketegangan.
• Sentiasa terbuka kepada kritikan yang membina.• Bertindak dengan sabar dan adil tanpa pilih kasih.
NILAI-NILAI MURNI KEPIMPINAN
PENYELIAAN
38
Seseorang Yang Diberi Kuasa, Tanggungjawab Untuk Merancang,
Mengelola, Memimpin dan Mengawal Tugasan dan Pekerjanya Untuk
Mencapai Visi, Misi dan Objektif Organisasinya.
PENYELIA
39
1. Kemahiran Kemanusiaan
2. Kemahiran Teknik
3. Kemahiran Pentadbiran
4. Kemahiran Konsep
4 KEMAHIRAN ASAS YANG PERLU ADA DALAM DIRI SEORANG PENYELIA
40
Kebolehan untuk sama-samabekerja , memahami danmendorong orang lain sama ada sebagai individu atau
kumpulan.
41
Kebolehan menggunakan alat, tatacara atau teknik melaksanakan sesuatu kerja ‘Job-Know-How’
mengikut bidang khusus.
42
Berpengetahuan ke atas seluruh organisasi dan mengetahui bagaimana ia menyelaras, merancang dan mengawal serta sistem rekod dan sistem maklumatnya.
MOTIVASI PEKERJA
Rangsangan dalaman atau semangat iatu penggerak kepada kelakuan untuk membangkitkan tindakan yang berpunca daripada satu tujuan atau beberapa tujuan
MOTIVASI
45
KENAPA MANUSIA TIADA MOTIVASI
Tidak ada tujuan hidup Meragui potensi diri Puas dengan apa yang ada Tabiat suka menangguhkan kerja Mempunyai simbol-simbol palsu dalam kejayaan
Ahmad Atory Hussain
PETANDA KEMELESETAN DORONGAN /MOTIVASI
• Sering engkar arahan Ketua• Selalu bosan dengan kerja• Tidak produktif dan malas bekerja.• Selalu datang lewat / balik cepat.• Kerap mengambil cuti• Sering ponteng kerja• Kerapkali tidak hadir mesyuarat tanpa sebab• Gemar melaksanakan kerja tanpa mengikut peraturan.• Selalu tidak menyiapkan tugasan.• Mengasingkan diri dari rakan-rakan kerja.• Selalu bertengkar dengan pelanggan.
47
Penetapan Matlamat
Pengurusan Bermatlamat(MBO)
Rekabentuk/Pusingan Kerja(Job Rotation)
Pengkayaan Kerja(Job Enrichment)
Ganjaran
Kualiti Suasana Kerja
Perluasan Kerja(Job Enlargement)
Kaedah Memotivasikan Pekerja
Pengupayaan(Empowerment)
TERIMA KASIH