pengauditan internal atas pembelian bahan baku …

PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU

MAKANAN DAN MINUMAN

(Studi Kasus di Hakone Resto Yogyakarta)

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Josephine Anindyasari Kristanto

152114102

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2019

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i


MAKANAN DAN MINUMAN


SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :


152114102

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2019


ii


iii


iv

PERSEMBAHAN

“Barangsiapa setia dalam perkara-perkara kecil, ia

setia juga dalam perkara-perkara besar. Dan barangsiapa

tidak benar setia dalam perkara-perkara kecil, ia tidak

benar juga dalam perkara-perkara besar.”

Lukas 16:10

Karya ini Kupersembahkan untuk:

Allah Bapa, Tuhan Yesus Kristus & Bunda Maria Penolong Abadi

Papa & Mama

Dek Laras & Dek Tio

Anastasianus Hendriana

Teman-teman yang selalu menghibur dan menyemangati

Serta almamaterku Prodi Akuntansi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta


v

UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI-PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan dibawah ini, Saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:


MAKANAN DAN MINUMAN


dan diajukan untuk diuji pada tanggal 10 Mei 2019 adalah hasil karya Saya.

Dengan ini Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini

tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang Saya ambil dengan

cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang

menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang Saya

aku seolah-olah sebagai tulisan Saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau

keseluruhan tulisan yang Saya salin, tiru, atau yang Saya ambil dari orang lain tanpa

memberikan pengakuan pada penulisan aslinya.

Apabila Saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak,

dengan ini Saya menyatakan menarik skripsi yang Saya ajukan sebagai hasil tulisan

Saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa Saya ternyata melakukan tindakan

menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran Saya sendiri,

berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal Saya terima.

Yogyakarta, 10 Mei 2019

Yang membuat pernyataan,



vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, Saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama : Josephine Anindyasari Kristanto

NIM : 152114102

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, Saya memberikan kepada perpustakaan

Universitas Sanata Dharma karya ilmial Saya yang berjudul:


MAKANAN DAN MINUMAN


Beserta perangkat yang diberikan. Demikian Saya memberikan kepada

perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan

dalam bentu media lain, mengelola dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan

secara terbatas, dan mempublikasikan di internet atau media lain untuk kepentingan

akademis tanpa perlu memberikan royalti kepada Saya selama mencantumkan

nama Saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini Saya buat sebenarnya.


Yang membuat pernyataan,

(Josephine Anindyasari Kristanto)


vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasi kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan

skripsi dengan judul “Pengauditan Internal Atas Pembelian Bahan Baku Makanan

Dan Minuman (Studi Kasus di Hakone Resto Yogyakarta). Penulisan skripsi ini

bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada

Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma.

Penulis dalam menyelesaikan skripsi mendapat bantuan, bimbingan dan

arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasi yang

tak terhingga kepada:

1. A. Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sanata Dharma.

2. Drs. Yohanes Pembaptis Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., CA., selaku Ketua

Jurusan Akuntansi Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan

kesempatan dalam menimba ilmu di Prodi Akuntansi.

3. Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak.,QIA CA selaku dosen pembimbing skripsi

yang telah sabar membimbing, memberi banyak ilmu, kritik dan saran, serta

dan motivasi hidup dalam penyusunan skripsi ini.

4. M.Trisnawati Rahayu, SE.,M.Si.,Ak.,QIA., CA, dan Dra. YFM. Gien

Agustinawansari,MM.,Ak., CA selaku dosen penguji skripsi yang telah

memberi banyak ilmu, kritik, dan saran dalam penyusunan skripsi ini.


viii

5. Ibu Citra Restuning Wendhardati selaku Manajer Accounting & Finances,

Bapak Ridwan Nur Prasetyo selaku Head Kitchen dan jajaran manajemen yang

telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan penelitian di Hakone Resto

Yogyakarta

6. Nicko Kornelius Putra, S.E., M.Sc selaku DPA yang telah memberi masukan

dan motivasi dalam menyikapi strategi perkuliahan ditiap semester.

7. Anastasianus Hendriana yang telah memberi dukurang dalam bentuk cinta

kasih dan menjadi pacuan Saya untuk mengerjakan skripsi dengan baik dan

tepat waktu.

8. Bapak Yoseph Kristanto dan Ibu Francisca Titing Koerniawaty serta Dek Laras

& Dek Tio sebagai harta yang paling berharga (selaku keluarga).

9. Konco khentel, yaitu Venta, Ale, Yessi, Ojit, Olin, Mira yang tergabung dalam

grup kewanitaan dan penikmat paduan suara SMA SS Lauda.

10. Pengurus Inti PSM Cantus Firmus 2017/2018, para penghuni BAA; terkhusus

Yuyun, Yosie, Klara, Yovita, Rista, Keluarga Belimbing, Keluarga Besar PSM

Cantus Firmus, serta Tim ODE #4 yang sudah memberi corak warna dalam

hidup Saya.

11. HIMAKS 2017 dan khususnya Divisi DANUS, yaitu Andre & Gita Saya

ucapkan terimakasih banyak. AKUNTANSI MENINGISPIRASI!

12. Gesta,Jo, Rian,Epen dan Ibu Dita selaku pembimbing yang tergabung dalam

grup PKM-M Lotovia, terimakasih atas kesempatan untuk terlibat dalam tim.

13. Teman-Teman tim skripsi, Kosmas, Novi, Kevin, Stacia, Natania, Mita, Elva,

Bella, Yohana dan Agata yang saling support dalam proses penyusunan skripsi.


ix

14. Teman-teman kelas C dan seluruh angkatan 2015 akuntansi yang telah

menyatukan Saya dalam jaringan relasi kurang lebih 4 tahun.

15. Penghuni Kos, yaitu Ibu Tri, Dian, Desi, Mbak Cendy, Mbak Carla, Mbak

Farah, Alin, Anik, Cilla, Saya ucapkan terimakasih atas suka duka yang sudah

kita lalui bersama.

16. Teruntuk pihak-pihak yang belum bisa disebutkan satu persatu oleh penulis,

dan berperan dalam kelancaran proses studi hingga penyusunan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa setiap manusia tidak ada yang sempurna begitu pula

dengan penulis, masih terdapat banyak kekurangan mengingat keterbatasan

pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki. Maka, penulis terbuka akan adanya

kritik dan saran yang membantu kemajuan penulis menjadi lebih baik lagi. Akhir

kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa, ruang

lingkup akademis, masyarakat serta dapat memberikan informasi dan ilmu bagi

perkembangan dunia pendidikan khususnya dalam bidang akuntansi.


Penulis


x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii

LEMBAR PERSEMBAHAN ......................................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS .................................... v

LEMBAR PERSETUJIAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH .................................... vi

KATA PENGANTAR ................................................................................................... vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xii

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xiv

ABSTRAK ............................................................................................................. xv

ABSTRACT ................................................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1

B. Rumusan Masalah ...................................................................... 4

C. Tujuan Penelitian ....................................................................... 4

D. Manfaat Penelitian ..................................................................... 4

E. Sistematika Penulisan ................................................................ 5

BAB II KAJIAN PUSTAKA ........................................................................ 7

A. Bisnis .......................................................................................... 7

1. Pengertian Bisnis .................................................................. 7

2. Proses Bisnis ........................................................................ 7

B. Restoran ................................................................................... 10

1. Pengertian Restoran .......................................................... 10

2. Tujuan Restoran ................................................................ 10

C. Tinjauan Umum Tentang Sistem Pembelian............................ 10

1. Pengertian Pembelian ........................................................ 10

2. Tujuan Fungsi Pembelian .................................................. 10

3. Dokumen dan Catatan Pembelian ...................................... 11

4. Siklus Dokumen Bagian Pembelian .................................. 12

5. Pengertian Pembelian dengan Pendekatan Baru ................ 14

D. Bahan Baku ............................................................................. 15

1. Pengertian Baha Baku ....................................................... 15

2. Pembelian Bahan Baku ..................................................... 15

E. Pemasok .................................................................................. 16

1. Survei Pemasok ................................................................. 16

F. Pengauditan .............................................................................. 16

1. Pengertian Pengauditan ..................................................... 16

2. Jenis Pengauditan .............................................................. 16

G. Pengauditan Internal ................................................................ 19

1. Pengertian Pengauditan Internal ....................................... 19


xi

2. Tujuan Pengauditan Internal ............................................. 19

3. Ruang Lingkup Pengauditan Internal ................................ 19

4. Tahap Pengauditan Internal ............................................... 20

H. Pengauditan Atas Fungsi Pembelian ....................................... 23

1. Tujuan dan Manfaat Audit Atas Fungsi Pembelian .......... 23

2. Ruang Lingkup Audit atas Fungsi Pembelian ................... 23

3. Pengauditan Atas Proses Pembelian ................................. 24

I. Ekonomis, Efisien Efektif ........................................................ 25

1. Pengertian .......................................................................... 25

2. Indikator Penentu ............................................................... 26

J. Risiko Audit ............................................................................. 27

1. Pengertian .......................................................................... 27

2. Indikator penentu ............................................................... 27

K. Kerangka Berfikir .................................................................... 28

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 30

A. Jenis Penelitian ........................................................................ 30

B. Tempat dan Waktu Penelitian ................................................. 30

C. Subjek dan Objek Penelitian ................................................... 30

D. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 30

E. Teknik Analisis Data ................................................................ 32

BAB IV GAMBARAN UMUM ORGANISASI ........................................ 43

A. Profil Organisasi ..................................................................... 43

B. Sejarah Organisasi ................................................................... 43

C. Struktur Organisasi ................................................................. 44

D. Fasilitas Organisasi .................................................................. 48

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN .................................. 49

A. Survei Pendahuluan ................................................................ 49

B. Perencanaan Audit Internal .................................................... 51

C. Pelaksanaan Audit Internal ...................................................... 59

D. Evaluasi Hasil Audit Internal ................................................. 77

E. Penyusunan Temuan, Penyebab, dan Rekomendasi ................ 81

F. Pelaporan Hasil Audit Internal .................................................... 88

BAB VI PENUTUP ............................................................................................ 95

A. Kesimpulan ............................................................................. 95

B. Keterbatasan Penelitian .......................................................... 96

C. Saran ....................................................................................... 96

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 98

LAMPIRAN .................................................................................................................. 101


xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Pengertian Tahapan Proses Bisnis ....................................................... 8

Tabel 2 Perubahan dalam Manajemen Pembelian .......................................... 14

Tabel 3 Identifikasi Risiko ............................................................................... 27

Tabel 4 Penentuan Risiko dengan Identifikasi Risiko ..................................... 33

Tabel 5 Menilai Risiko dengan Kombinasi Red Flags dan Risk Worksheet .. 34

Tabel 6 Program Audit dengan Tabel Checklist Atas Tingkat Ekonomis ...... 39

Tabel 7 Program Audit dengan Tabel Checklist Atas Tingkat Efisien .......... 40

Tabel 8 Program Audit dengan Tabel Checklist Atas Tingkat Efektif ........... 40

Tabel 9 Identifikasi Risiko ............................................................................. 52

Tabel 10 Menilai Risiko dengan Kombinasi Red Flag dan Risk Worksheet ... 55

Tabel 11 Pelaksanaan Program Audit Atas Tingkat Ekonomis ....................... 59

Tabel 12 Pelaksanaan Program Audit Atas Tingkat Efisien ............................ 66

Tabel 13 Pelaksanaan Program Audit Atas Tingkat Efektif ............................ 71


xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1 Proses Bisnis ................................................................................... 7

Gambar 2 Struktur Organisasi Hakone Resto Yogyakarta ............................ 47


xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Pelaksanaan Program Audit Atas Tingkat Ekonomis ................. 102

Lampiran 2 Pelaksanaan Program Audit Atas Tingkat Efisien ...................... 104

Lampiran 3 Pelaksanaan Program Audit Atas Tingkat Efektif ...................... 106

Lampiran 4 Daftar Pertanyaan Wawancara .................................................... 108

Lampiran 5 Contoh Dokumen Daftar Permintaan Pembelian ........................ 109

Lampiran 6 Contoh Dokumen Bukti Kas Keluar ............................................ 110

Lampiran 7 Contoh Dokumen Laporan Penerimaan Barang Menggunakan Copy-

Faktur Bertanda Terima .............................................................. 111

Lampiran 8 Contoh Dokumen Bukti Faktur ................................................... 112

Surat Keterangan Ijin Penelitian ......................................................................... 114


xv

ABSTRAK

PENGAUNDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU

MAKANAN DAN MINUMAN



NIM : 152114102

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2019

Tujuan penelitian ini adalah mengetahui hasil pengauditan internal atas

pembelian bahan baku makanan dan minuman di Hakone Resto Yogyakarta.

Jenis penelitian adalah studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Data

diperoleh dengan metode observasi, wawancara, dokumentasi, analisis tabel red

flags dan risk worksheet, serta pengisian tabel checklist. Analisis yang digunakan

dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif yang didasarkan pada prosedur

pelaksanaan audit internal pembelian.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa aktivitas pembelian bahan baku

makanan dan minuman ditemukan beberapa kelemahan, seperti tidak membuat

nomor urut tercetak pada dokumen pembelian, tidak melakukan cap “lunas” pada

bukti kas beserta dokumen pendukung, tidak membuat surat kontrak jangka panjang

kepada pemasok terpilih, tidak membuat surat order pembelian, tidak membuat

laporan penerimaan barang, melakukan pencatatan pembelian menggunakan

Metode Cash Basis, tidak membuat Standard Operating Procedure (SOP)

pembelian secara tertulis. Temuan dan rekomendasi perbaikan dalam proses audit

pembelian bahan baku dideskripsikan sepenuhnya dalam laporan audit.

Kata kunci: audit, audit internal, pembelian, bahan baku, restoran, bisnis, risiko


xvi

ABSTRACT

INTERNAL AUDITING OF PURCHASING ON FOOD AND BEVERAGE

RAW MATERIALS

(A Case Study at Hakone Resto Yogyakarta)


NIM : 152114102

Sanata Dharma University

Yogyakarta

2019

The purpose of this study was to find out the result of internal auditing in

purchasing raw materials of food and beverage at Hakone Resto Yogyakarta.

This study was categorized as a case study with qualitative approach. Data was

collected through observation, interview, documentation, risk assesment by using

red flags and risk worksheet tables, and filling in the checklist table. The analysis

technique was descriptive that was based on the procedure of implementation of a

purchase internal audit.

The result indicated that activity in purchasing raw material of food and

beverage it was found several weaknesses such as: there are no prenumbered on the

purchase documents, stamp “paid” in check of cash out, doesn’t make long-term

contract letters for selected suppliers, doesn’t make purchase order form, doesn’t

make item receipt report, accounting records using the Cash Basis Method, doesn’t

make a written purchase SOP. Findings and recommendations for improvements in

the process of raw material auditing was described completely in the audit report.

Key Words: auditing, internal audit, purchasing, raw material, restaurant, business,

risk


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Bisnis memiliki peran penting dalam mengatasi permasalahan ekonomi,

salah satunya seperti pengangguran di beberapa negara. Kegiatan bisnis adalah

memproduksi dan menjual barang atau jasa yang diminati oleh konsumen.

Perusahaan dalam memproduksi barang dan jasa harus membeli komponen

material dari produsen atau pemasok lain, dan untuk mengolah serta menjual

produk barang atau jasa dibutuhkan para tenaga kerja (Manulang 2013:25).

Bisnis secara langsung maupun tidak langsung membawa pengaruh pada

ketersediaan lapangan pekerjaan. Oleh karena itu, ketersediaan lapangan

pekerjaan bagi tenaga kerja maupun produsen dalam bisnis akan meningkatkan

perekonomian, dan mewujudkan kesejahteraan masyarakat.

Bisnis memiliki beragam jenis bidang dan produk yang dijual, salah

satunya adalah restoran. Restoran merupakan bisnis bidang jasa kuliner. Produk

yang dijual adalah makanan dan minuman. Para pelaku bisnis menyadari bahwa

restoran memiliki prospek jangka panjang yang menjanjikan. Menurut

(Awojide: 2018), produk yang dijual merupakan salah satu kebutuhan pokok

manusia dan terdapat kemudahan dalam membidik pangsa pasar disegala usia.

Pelaku bisnis menyadari bahwa meningkatnya pertumbuhan restoran

khususnya di Yogyakarta, (Statistik Restoran/Rumah Makan, BPS 2015-2017)

membawa dampak pada tingkat persaingan yang ketat. Para pelaku bisnis

dituntut mampu membaca menu makanan dan minuman yang diinginkan


2

konsumen. Oleh karena itu, diperlukan pengelolaan yang baik dan benar

terhadap produk yang dijual.

Isu-isu manajemen menu makanan dan minuman yang utama, seperti

harga menu, perancangan menu, operasi menu dan pengembangan menu perlu

diperhatikan. Kelima isu manajemen menu makanan dan minuman saling

berkaitan satu sama lain. Manajamen menu bukanlah aktivitas yang statis tetapi

proses yang berkelanjutan (Bahattin Ozdemir: 2013).

Manajemen menu didukung oleh ketersediaan bahan baku makanan dan

minuman. Keberagaman menu makanan dan minuman yang disediakan

restoran akan berdampak pada permintaan konsumen yang meningkat. Semakin

beragam menu yang ditawarkan, semakin banyak bahan baku yang dibutuhkan.

Semakin banyak bahan baku yang dibutuhkan tentu semakin tinggi risiko

ketahanan kualitas dan kuantitas bahan baku. Oleh karena itu, pengendalian atas

pembelian bahan baku makanan dan minuman berdampak pada efektivitas dan

efisiensi produksi serta penekanan biaya yang jauh lebih ekonomis.

Pada stuktur fungsional bisnis restoran, bagian atau departemen yang

bertanggungjawab terhadap pembelian bahan baku makanan dan minuman

perlu dibuat. Departemen ini memiliki fungsi pengendalian atas pembelian

bahan baku makanan dan minuman. Pada industri restoran, atau pada

perusahaan umum lainnya, bagian ini dikenal dengan istilah departemen

pembelian (purchasing department). Departemen pembelian dalam

aktivitasnya diharuskan bekerjasama dengan banyak pemasok sebagai penyedia

bahan baku. Para pemasok diharapkan memiliki loyalitas terhadap departemen


3

pembelian untuk menyediakan bahan baku sesuai dengan kualitas dan kuantitas

serta harga seekonomis mungkin (Pearson: 2002).

Pembelian bahan baku oleh departemen pembelian dianggap sebagai

rantai awal produksi dalam sebuah bisnis. Aktivitas departemen pembelian

dalam restoran tidak hanya memiliki keterkaitan dengan pemasok namun juga

bagian dapur, dan akuntansi. Keterlibatan departemen pembeli dengan banyak

divisi sering diisukan sebagai posisi yang sensitif, dan dianggap sebagai “lahan

basah” karena rawan terjadinya fraud (Suarsana, 2007:1 dan Bayangkara,

2005:73). Beberapa potensi fraud yang mungkin terjadi, seperti permainan

harga antara bagian pembelian dengan pemasok, penggelapan barang oleh

bagian pembelian, manipulasi nota beli, dan pembayaran tidak sesuai nota

(Lukas, 2017).

Departemen pembelian dalam menjalankan aktivitas, sebaiknya

melakukan penilaian dan evaluasi. Kegiatan pengawasan dan evaluasi dapat

dilakukan melalui audit internal. Penerapan audit internal pada organisasi

bertujuan untuk menilai, mengevaluasi, dan membantu meminimalisir

kemungkinan terjadinya risiko atas aktivitas pembelian bahan baku makanan

dan minuman.

Tujuan dari penelitian ini adalah membantu Hakone Resto Yogyakarta

untuk mengetahui pentingnya pengauditan internal atas pembelian bahan baku

makanan dan minuman. Oleh karena itu, adanya penelitian ini dapat membantu

proses pembelian mencapai tujuan, dan mengurangi kemungkinan terjadinya

risiko.


4

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana hasil

pengauditan internal atas pembelian bahan baku makanan dan minuman di

Hakone Resto Yogyakarta.

C. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil audit internal atas

pembelian bahan baku makanan dan minuman di Hakone RestoYogyakarta.

D. Manfaat Penelitian

Adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi

berbagai pihak, seperti

1. Hakone Resto Yogyakarta

Penelitian ini diharapkan dapat membantu dalam mengetahui hasil dan

pentingnya audit internal dalam menilai dan mengevaluasi serta

meminimalisir kemungkinan terjadinya risiko atas pembelian bahan

baku makanan dan minuman.

2. Universitas Sanata Dharma

Penelitian ini dapat menambah daftar refrensi kepustakaan bagi

perpustakaan Universitas Sanata Dharma dan juga menambah

pengalaman bagi mahasiswa yang tertarik untuk mengambil skripsi

dalam bidang pengauditan internal atas fungsi pembelian bahan baku

pada bisnis restoran.


5

3. Pembaca

Penelitian ini dapat menambah referensi serta sarana pengetahuan

untuk pembelajaran mengenai pengauditan internal fungsi pembelian

bahan baku pada bisnis restoran.

4. Penulis

Penelitian ini dapat menjadi wadah bagi peneliti dalam

mengimplementasikan teori audit internal yang didapat selama masa

perkuliahan dan juga menambah pengetahuan penulis dalam

mempraktekkan audit internal fungsi pembelian bahan baku makan dan

minuman.

E. Sistematika Penulisan

Penelitian ini akan dilaporkan dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I Pendahuluan

Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah,

rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian,

manfaat penelitian, dan sistematika penuliasan.

BAB II Tinjauan Pustaka

Bab ini menjelaskan teori atau beberapa pendapat para ahli

dan konsep yang berkaitan dengan pengauditan secara

umum, audit interna dan fungsi pembelian, serta kerangka

berfikir untuk mendukung penelitian.


6

BAB III Metode Penelitian

Bab ini menguraikan tentang jenis penelitian, tempat dan

waktu penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik

pengumpulan data dan teknik analisis data.

BAB IV Gambaran Umum Organisasi

Bab ini membahas mengenai profil organisasi, sejarah

organisasi, struktur organisasi, dan fasilitas organisasi.

BAB V Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini menguraikan tentang pelaksanaan penelitian dan

analisis data atas hasil penelitian pada fungsi pembelian

bahan baku makanan dan minuman beserta saran dan

evaluasi bagi organisasi.

BAB VI Penutup

Bab ini membahas kesimpulan, keterbatasan penelitian, dan

saran bagi restoran dan peneliti selanjutnya


7

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Bisnis

1. Pengertian Bisnis

Menurut Pride, dkk (2014: 10), bisnis merupakan suatu upaya yang

terorganisasi dalam memproduksi dan menjual, guna memperoleh

keutungan dari produk yang dijual dan memenuhi kebutuhan konsumen.

2. Proses Bisnis

Menurut Bairnes dan Sola (2005:11,1), proses bisnis adalah proses

manajemen bisnis mendasar yang bertujuan mengidentifikasi operasi-

operasi yang dapat ditingkatkan untuk mendukung alur kerja yang lebih

efisien secara keseluruhan. Penjelasan mengenai proses bisnis dapat dilihat

pada halaman 8 dan proses bisnis dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1: Proses Bisnis

Sumber: Somphanpae (2016:233)


8

Tabel 1. Pengertian Tahapan Proses Bisnis

Tahapan Deskripsi Tahapan Teknik

Understandbusiness

needs/ Memahami

kebutuhan bisnis

a. Mengembangkan visi

dan strategis tujuan

b. Lakukan analisis

pesaing

c. Kembangkan model

organisasi

d. Menetapkan target

yang terukur

e. Mengembangkan

tujuan proses dan

nilai kesiapan

f. Dapatkan

persetujuan dan

inisial sumber daya

proyek

g. Benchmark

prosesnya

h. Perubahan

lingkungan

i. Mengevaluasi

praktik saat ini

j. Memprioritaskan

tujuan

a. Model

organisasi

b. Analisis

SWOT

c. Analisis

medan gaya

d. Penilaian

kesiapan

e. Analisis

pemangku

kepentingan

f. Matriks

prioritas

proses

g. Analisis

pareto

h. Tabel

kinerja

proses

Understand the

Process/ Proses

Memahami

a. Identifikasi arsitektur

proses bisnis

b. Tentukan proses dan

lingkup

c. Memproses informasi

d. Modelkan prosesnya

a. Proses XPat

IDEF0

b. Panduan

Bagan alur

proses

c. ABC

d. Analisis

sebab dan

akibat


9

Tabel 1. Pengertian Tahapan Proses Bisnis (lanjutan)

Tahapan Deskripsi Tahapan Teknik

Model and

analyse Process/

Proses model dan

analisis

a. Proses Benchmark

b. Identifikasi kriteria-

kinerja untuk proses

desain ulang

c. Identifikasi fokus

desain ulang aktivitas

d. Model dan validasikan

menjadi yang baru

model proses

e. Identifikasi

persyaratan TI

f. Perkirakan kinerja

proses dirancang ulang

a. Pembandingan

b. Workshop

keheningan

kreatif

c. Brainstorming

Redesign process

/ Proses

Mendesain Ulang

a. Rencanakan

implementasinya

b. Dapatkan persetujuan

implementasi

c. Tinjau rencana

manajemen perubahan

d. Komunikasikan

perubahan

e. Perkembangan

teknologi

f. Jadikan proses baru

operasional

Meluncurkan perubahan

a. Rencana aksi

b. Laporan

pengukuran

evaluasi

c. Survei

pengukuran

pelanggan

Implement new

Process/ Proses

implementasi

baru

a. Mengembangkan

pandangan strategis

bisnis

b. Tetapkan target

proses dan

kinerja

c. Kembangkan rencana

untuk memenuhi

target

d. Terapkan rencana

a. Proses

pengikatan

matrik

Sumber: Developing and Evaluating a Methodology for Business

Proces Imfprovement (2005:11,1)


10

B. Restoran

1. Pengertian Restoran

“Restoran merupakan tempat atau bangunan yang diorganisasikan secara

komersial untuk memberikan sebuah pelayanan kepada semua tamu dalam

bentuk menu makanan dan minuman” (Marsum 1999:8).

Restoran, KBLI (Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia 2009) dalam

BPS Restoran/Rumah Makan tahun 2015 menyatakan bahwa:

Restoran adalah usaha yang mencakup jenis usaha jasa pangan yang

bertempat tinggal di sebagian atau seluruh bangunan permanen yang

menjual dan menyajikan makanan dan minuman untuk umum di

tempat usahanya, baik dilengkapi dengan peralatan/perlengkapan

untuk proses.

2. Tujuan Restoran

Menurut (Cristian Vanco Prof. dalam Marsum 1999:7-8), “Tujuan

restoran adalah mencari keuntungan, dan membuat puas para tamu atau

pelanggan.

C. Tinjauan Umum Tentang Sistem Pembelian

1. Pengertian Pembelian

Pembelian, Munawir (2005:67) menyatakan bahwa:

Pembelian adalah suatu kegiatan pemenuhan barang dan jasa yang

dibutuhkan, dibeli dari penjual yang berasal dari pihak luar.

Pembelian barang, meliputi sumber daya yang berbentuk dan

berwujud, seperti bahan mentah, kebutuhan kantor (supplies) dan

peralatan serta perlengkapan lainnya. Pembelian jasa, meliputi sumber

daya tak berwujud, seperti advertensi, asuransi, reparasi dan

pemeliharaan.

2. Tujuan Fungsi Pembelian

Menurut Dunia (2018: 268-269), tujuan fungsi pembelian, (1) departemen

atau bagian produksi senantiasa mempunyai bahan baku yang cukup, (2)


11

pembelian bahan baku dilakukan dengan harga yang wajar, dan (3) bahan

baku tersebut memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan oleh

manajemen atau pimpinan perusahaan”.

3. Dokumen dan Catatan Pembelian

Menurut Mulyadi (2016: 246-429), dokumen pembelian adalah sebagai

berikut:

a. Daftar Permintaan Pembelian

Surat permintaan pembelian adalah dokumen yang dibuat oleh bagian

gudang atau fungsi yang membutuhkan barang. Daftar permintaan dibuat

dua rangkap, satu untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk fungsi

yang meminta barang.

b. Surat Permintaan Penawaran Harga

Surat permintaan penawaran harga adalah surat yang berisi penawaran

harga kepada pemasok, tidak bersifat berulang, dan menyangkut jumlah

rupiah pembelian yang besar.

c. Surat Order Pembelian

Surat order pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk untuk

memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. D ini terdiri dari

berbagai tembusan dengan fungsi sebagai surat order pembelian,

tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan bagi unit peminta barang,

arsip tanggal penerimaan, arsip pemasok, tembusan fungsi penerimaan.


12

d. Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang adalah dokumen ini dibuat oleh fungsi

penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari

pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas.

e. Surat Perubahan Order Pembelian

Surat perubahan order pembelian adalah dukumen yang digunakan untuk

melakukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang

sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa

perubahan kuantitas, jadwal penyerahaan barang, spesifikasi,

penggantian (subsitusi).

f. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk

dasar pencatatan transaksi pembelian, perintah pengeluaran kas untuk

membayar utang kepada pemasok, dan sekaligus sebagai surat

pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

4. Siklus Dokumen Bagian Pembelian

Siklus dokumen pembelian hotel dan restoran adalah peredaran dokumen-

dokumen yang dipergunakan dalam proses pembelian barang, Suarsana

(2007:33-37) yang dinyatakan sebagai berikut :

a. Purchase requisition dibuat oleh staf bagian gudang dan berdasarkan

pada minimum stock, lalu dikirim ke bagian pembelian, setelah

ditandatangani oleh store manager.


13

b. Oleh bagian pembelian, purchase requisition diisi dengan harga barang

yang akan dibeli, yang diambil dari minimal tiga daftar harga rekanan

yang sudah menjadi langganan. Kemudian formulir yang telah

dicantumkan harga tersebut diberikan tanda/kode, mana harga yang

termurah dari masing-masing rekanan tadi. Kegiatan ini sering disebut

dengan istilah: quotation analysis price.

c. Setelah formulir purchase requisition lengkap dengan harga, kemudian

purchase requisition dikirim ke bagian pengendalian biaya. Hal ini

bertujuan untuk mendapatkan pengecekan kembali mengenai harga-

harga yang sudah dicantumkan oleh bagian pembelian dan kemudian

oleh bagian pengendalian biaya dipilih dan ditetapkan rekanan yaitu

rekanan dengan harga paling murah atau yang masuk akal.

d. Setelah ditanda-tangani oleh bagian pengendali biayadan accounting

manager, kemudian purchase requisition ini dikirim lagi ke gudang

atau ke departemen/bagian yang akan mempergunakan barang tersebut

untuk mendapatkan persetujuan dan tanda tangan mengenai kebenaran

kualitas dan spesifikasinya.

e. Setelah mendapatkan tanda tangan yang lengkap dari bagian-bagian

yang berwenang, maka oleh bagian pembelian, barulah kemudian

purchase requisition tersebut diproses menjadi purchase order.


14

5. Pengertian Pembelian dengan Pendekatan Baru

Menurut Indrajit (2005: 43-44), manajemen pembelian dengan pendekatan

baru merupakan manajemen yang menyangkut sifat, pengertian, prinsip,

maupun hal-hal lain yang meliputi organisasi, para rekan pemasok, dan

sikap karyawan dalam organisasi dapat dibedakan melalui pendekatan lama

atau pendekatan baru. Perubahan ini dipicu oleh ketat dan luasnya

persaingan global, yang memaksa setiap perusahaan terus menerus

mengusahakan agar tetap memiliki keunggulan kompetitif. Berikut kedua

perbedaan dari masing-masing pendekatan:

Tabel 2. Perubahan dalam Manajemen Pembelian

Sumber: Strategi Manajemen Pembelian & Supply Chain (2005: 43-44)

Pendekatan Lama Pendekatan Baru

Keputusan untuk membeli, harga

merupakan satu-satunya faktor

penentu.

Mutu dan harga merupakan faktor

utama dalam menentukan

pembelian.

Harga pembelian dianggap yang

terpenting.

Yang terpenting adalah biaya

siklus hidup.

Mutu berarti memuaskan

konsumen.

Mutu diartikan sebagai

mengantisipasi dan melampaui

harapan konsumen.

Inspeksi digunakan untuk

mengawasi mutu barang.

Pencegahan digunakan untuk

mengurangi kerusakan.

Barang dibeli dari sejumlah rekan. Lebih diutamakan dibeli dari satu

sumber saja.

Hubungan penjual dan pembeli

seolah-olah sebagai “lawan”.

Hubungan penjual dan pembeli

berkembang dalam kemitraan.

Pemasok adalah selektif. Pemasok terus-menerus dimonitor,

dievaluasi dan dibina. Penyerahan barang dapat sewaktu-

waktu. Penyerahan dianggap bersifat tepat

waktu. Pemikiran pembelian ada di dalam

perusahaan sendiri. Pemikiran pembelian dikembangkan

dalam kerangka rantai pasokan. Komunikasi bersifat-surat menyurat

fisik (paper base). Komunikasi lebih bersifat elektronis

atau maya


15

D. Bahan Baku

1. Pengertian Bahan Baku

“Bahan baku adalah bahan dasar yang digunakan dalam memproses produk

jadi.” (Siregar 2013: 347).

Menurut Bustami & Nurlela (2007: 218), bahan baku adalah bahan dasar

yang diolah menjadi produk selesai. Jenis bahan baku dapat dibedakan

menjadi dua, yaitu bahan baku langsung, dan bahan baku tidak langsung.

Bahan baku tidak langsung memiliki ciri, (1) mudah ditelusuri ke produk

selesai, (2) menjadi bahan baku utama produk selesai, (3) dapat

diidentifikasi secara langsung ke proses produk selesai. Bahan baku tidak

langsung memiliki ciri, (1) bahan pendukung bahan baku langsung, (2)

merupakan biaya overhead.

2. Pembelian Bahan Baku

Menurut Charter (2009: 203), pembelian bahan baku dikepalai oleh fungsi

pembelian. Pada Perusahaan kecil, para kepala departemen memiliki

wewenang untuk membeli bahan baku sesuai kebutuhan. Prosedur

pembelian secar tertulis digunakan sebagai penetapan tanggung jawab dan

menyediakan informasi atas bahan baku yang dipesan.

Menurut (Bustami & Nurlela 2007:219-220), dalam pembelian bahan baku

perlu memperhatikan permintaan pembelian, pesanan pembelian,

penerimaan bahan.


16

E. Pemasok

1. Survei Pemasok

Menurut Suarsana (2007: 38), fungsi pembelian, fungsi fungsi foods &

beverage, dan fungsi cost control secara berkala melakukan survei pasar

untuk mencatat harga barang dipasar. Hasil survei pasar kemudian

direkapitulasi, dan diotorisasi, serta diotorisasi kepada beberapa pemasok

yang mengikuti kontrak.

F. Pengauditan

1. Pengertian Pengauditan

Menurut, Jusup (2014:10), pengauditan adalah suatu proses sistematis untuk

memperoleh dan mengevaluasi bukti yang berhubungan dengan asersi

secara objektif untuk menentukan tingkat kepatuhan antara asersi tersebut

dengan kriteria yang telah ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya

kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

2. Jenis-Jenis Pengauditan

a. Jenis Audit Menurut Pelaksanaannya:

Menurut Sunyoto (2014:7) jenis audit dapat dibedakan menurut

pelaksanaannya, seperti:

1) Internal Audit. Audit internal adalah suatu fungsi penilaian

independen yang ditetapkan dalam suatu organisasi yang berfungsi

untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan organisasi sebagai jasa

yang diberikan kepada organisasi tersebut.


17

2) Eksternal Audit. Eksternal audit adalah pemeriksaan yang

dilakukan oleh pihak luar yang bukan merupakan karyawan

perusahan, yang berkedudukan bebas tidak memihak baik terhadap

kliennya maupun terhadap pihak-pihak yang berkepentingan

dengan kliennya

3) Governmental Audit adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh

sebuah lembaga, yaitu Badan Pengawas Keuangan dan

Pembangunan (BPKP) yang bertindak sebagai akuntan internal

pemerintah dan sebagai Badan Pemerikasa Keuangan (BPK)

sebagai akuntan eksternal yang bertanggungjawab keada DPR.

b. Jenis Audit Menurut Objeknya Terdiri Dari :

1) Audit Laporan Keuangan

Menurut Suhayati & Rahayu (2010:4), audit laporan

keugan bertujuan untuk melakukan pemeriksaan dan menilai

lapran keuangan disajikan secara wajar dan mengikuti Standar

Akuntansi Keuangan (PSAK) yang ditetapkan oleh Ikatan

Akuntan Indonesia (IAI).

2) Audit Kepatuhan

Menurut (Suhayati & Rahayu 2010: 12-13), audit

kepatuhan bertujuan untuk menentukan apakah auditee telah

mengikuti kebijakan, prosedur, dan peraturan yang telah

ditentukan pihak yang memiliki otorisas lebih tinggi.

3) Audit Operasional


18

“Audit operasional adalah pengkajian atas setiap prosedur dan

metode yang ditetapkan entitas untuk mengevaluasi efisiensi

dan efektivitas. Hasil akhir dari suatu audit operasional

biasanya berupa rekomendasi kepada manajemen untuk

perbaikan operasi” (Jusup 2014: 16).

4) Audit Manajemen

Menurut Tunggal (1992: 9-10), audit manajemen adalah

kegiatan yang dilakukan oleh pihak independen untuk

melakukan penilaian dan pengevaluasian kinerja manajemen

terhadap kesesuaian kebijakan, atuaran dan prosedur.

c. Jenis Audit Menurut Waktu Pelaksanaanya dan Tujuan

1) Audit Terus Menerus

Menurut (Suyonto 2014: 8), audi terus menerus dilakukan

beberapa kali dalam satu periode akuntansi dan dilakukan secara

mendadak.

2) Audit Periodik

“Jika pelaksanaan audit dilakukan secara periodik, misalnya

semester, tahunan, kuartal, maka audit ini disebut audit periodik.

Laporan auditor yang formal hanya dibuat pada akhir tahun

akuntansi” (Suyonto 2014:8).


19

G. Pengauditan Internal

1. Pengertian Pengauditan Internal

“Internal auditing is an independent appraisal fungtion established within

an organization to examine and evaluate its activities as a service to the

organization” (Moeller 2016: 5).

2. Tujuan Pengauditan Internal

Tujuan pengauditan internal, Saywer (2005:10), menyatakan sebagai

berikut: (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat

diandalkan; (2) risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan

diminimalisir; (3) peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal

yang bisa diterima telah diakui; (4) kriteria operasi yang memuaskan telah

dipenuhi; (5) sumber daya telah digunakan secara efisien, dan ekonomis; (6)

tujuan organisasi telah dicapai secara efektif. Semua dilakukan dengan

tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota

organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif.

3. Ruang Lingkup Pengauditan Internal

Menurut Akmal (2009:18), ruang lingkup pengauditan internal dalam

standar profesional audit internal yang dikeluarkan oleh IIA, dirumuskan

sebagai berikut: (a) me-review keandalan dan integritas informasi, (b) me-

review kesesuaian/ketaatan terhadap kebijakan, rencana, prosedur,

peraturan dan perundang-undangan, (c) me-review alat untuk melindungi

aktiva dan memverifikasi keberadaan aktiva, (d) menilai penggunaan

sumber daya apakah sudah ekonomis dan efiisien, (e) me-review operasi


20

atau program untuk menetapkan apakah hasilnya sejalan dengan sasaran

atau tujuan dan apakah telah dilaksanakan sesuai dengan rencananya.

4. Tahap Pengauditan Internal

Tahap pengauditan internal, Brink’s dalam Akmal (2009: 25-30)

menyatakan sebagai berikut:

a. Tahap Memahami Risiko Pengendalian

Pemeriksaan internal harus mengevaluasi risiko-risiko dari kegiatan

yang akan diaudit. Jenis-jenis risiko keuangan dibagi empat yaitu:

1) Risiko bawaan/ melekat

2) Risiko pengendalian

3) Risiko deteksi

4) Risiko audit yang dapat diterima

b. Tahap Survei Pendahulua

Tahap survei pendahuluan adalah tahap dimana tim audit perlu

memahami aktivitas operasi yang diaudit. Pemahaman tersebut

dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1) Mengidentifikasikan tujuan menyeluruh dari review yang akan

dilakukan. Tujuan menyeluruh ini dilakukan setelah mendapat

masukan dari pengukuran risiko.

2) Melakukan diskusi dengan pegawai lain yang dapat memberikan

informasi, yaitu staf manajer atau pegawai kunci dari luar area yang

di-review.


21

3) Mengumpulkan semua data yang berhubungan, misalnya kertas

kerja pemeriksaan dan laporan tahun lalu, gambaran organisasi dan

bahaya lainnya yang ada hubungannya dengan pemeriksaan.

4) Memberitahukan rencana review pada lokasi yang akan di-reviw.

5) Melakukan diskusi dengan majer yang bertanggung jawab atas area

yang akan di-review.

6) Melakukan disuksi dengan pegawai-pegawai kunci di lokasi.

7) Melakukan pengamatan atas area operasi yang akan di-reviw (walk

through).

8) Melakukan revew atas kebijakan dan prosedur.

c. Tahap Menyusun Rencana Audit

Pada tahap ini dilakukan penyusunan program audit berdasarkan pada

pengukuran risiko dan survei pendahuluan. Program audit dilaksanakan

sebagai jembatan antara survei pendahuluan dengan pelaksanaan audit.

Program audit berisi langkah-langkah pemeriksaan yang harus

dilakukan berupa prosedur -prosedur audit yang mencakup penetapan

ukuran sampel yang akan diuji.

d. Tahap Melakukan Pelaksanaan Audit

Tahap ini adalah tahap para audit melakukan pemeriksanan sesuai

dengan petunjuk pada audit program. Tujuannya pelaksanaan

pembelian adalah mengumpulkan bukti-bukti pemeriksaan yang

berkualitas.


22

e. Tahap Evaluasi Pelaksanaan Audit

Pada tahap ini bukti-bukti yang telah dikumpulkan dilakukan analisis

lebih mendalam. Analisis ini kadang merupakan bagian dari proses

verifikasi. Hasil dari analisis informasi tersebut adalah berupa

ringkasan temuan pendahuluan.

f. Tahap Penyusunan Temuan, Penyebab, dan Rekomendasi

Pada tahap ini dilakukan kegiatan untuk mematangkan temuan yang

diperoleh, menganalisis penyebab, dan membuat rekomendasi yang

dapat disusun melalui 3 pertanyaan berikut:

1) Seberapa bagus hasil pemeriksaan yang telah dicapai?

2) Mengapa hasil dapat seperti ini?

3) Apa yang dapat dilakukan agar lebih baik?

Selanjutnya temuan tersebut dipastikan akan terdiri dari atribut-atribut:

1) Kondisi,

2) Kriteria,

3) Sebab,

4) Akibat, dan

5) Rekomendasi.

Jika dalam temuan tidak ditemukan salah satu atribut di atas,

maka temuan tersebut turun derajat menjadi temuan minor dengan hasil

temuan berupa saran.


23

g. Tahap Tindak Lanjut Audit

Pada tahap ini dilakukan komunikasi hasil audit dengan

manajemen untuk menentukan apakah hasil audit dapat ditindaklanjuti,

dan jika dapat maka tindak lanjut sebaiknya diusahakan dilakukan

sebelum pemeriksaaan meninggalkan pekerjaan lapangan.

h. Tahap Pelaporan Hasil Audit Internal

Pada tahap ini pemeriksa intern akan menyusun laporan yang

akan disampaikan ke pihak yang berkepentingan, yaitu manajemen di

atasnya dan manajemen lain yang berkepentingan, dewan komisaris,

dan komite audit.

H. Pengauditan Atas Fungsi Pembelian

1. Tujuan dan Manfaat Audit Atas Fungsi Pembelian

“Penyelenggaraan proses audit dengan fungsi pembelian sebagai sarananya

berorietasi pada pencarian dan penemuan fakta dan informasi tentang

seluruh kegiatan pembelian” (Sondang 2004: 208).

2. Ruang Lingkup Audit atas Fungsi Pembelian

Menurut Bayangkara (2015: 71), ruang lingkup audit atas pembelian terdiri

dari (a) organisasi pembelian, (b) perencanaan pembelian, (c) pelaksanaan

pembelian, (d) inspeksi dan penerimaan barang, (e) pembayaran dan

pelaporan.


24

3. Pengauditan Atas Proses Fungsi Pembelian

Audit atas proses pembelian atau pembelian, Bayangkara (2015: 83-97)

menyatakan sebagai berikut:

a. Audit Atas Organisasi Fungsi Pembelian

Tujuan audit atas organisasi fungsi pembelian adalah pemeriksaan atas

penempatan fungsi pembelian yang strategis pada struktur organisasi.

Audit atas organisasi pembelian melakukan penilaian atas efektivitas

organisasi pembelian dalam melakukan pembelian barang/jasa secara

efisien.

b. Audit Atas Proses Pembelian

Proses pembelian dimulai dari:

1) Audit Atas Perencanaan Pembelian

Tujuan audit atas perencanaan pembelian adalah melakukan

pemeriksaan atas perencanaan kriteria kebutuhan barang atau jasa,

seleksi pemasok, dan survei harga pasar.

2) Audit Atas Pelaksanaan Pembelian

Tujuan audit atas pelaksanaan pembelian adalah melakukan

pemeriksaan atas pelaksanan pembelian dalam memenuhi

kebutuhan bahan baku bersifat rutin dan kesesuaian prosedur

pelaksanaan pembelian.


25

3) Audit Atas Inspeksi Penerimaan Barang

Tujuan audit atas inspeksi dan penerimaan barang adalah melakukan

pemeriksaan atas penerimaan barang dari pemasok terpilih, dan

kesesuaian antara kriteria dengan barang/jasa yang diterima.

4) Audit Atas Pembayaran dan Pelaporan Pembelian

Tujuan audit atas pembayaran dan pelaporan pembelian adalah

melakukan pemeriksaan menyangkut penyelesiaian kewajiban

organisasi kepada pihak pemasok dan pertanggungjawaban

komitmen pembeli atas tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang

diberikannya.

I. Ekonomis, Efisien, Efektif

1. Pengertian

Menurut Andayani (2008: 95-96), Ekonomis, efisien, dan efektif dapat

diartikan sebagai berikut:

a. Ekonomis

Ekonomis adalah melakukan sesuatu dengan biaya yang

murah. Artinya, manajemen berhati-hati dalam menggunakan

sumber daya untuk mendalatakan input dengan kualitas dan

kuantitas yang diharapkan.

b. Efisien

Efisien adalah melakukan sesuatu hal dengan benar.

Artinya meminimalkan kerugian atau penghamburan tenaga

ketika memberiikan hasil. Artinya dapat mengacu pada

seseorang atau operasi yang kompeten dan cakap

memproduksi hasil yang diinginkan dengan upaya minimum.

c. Efektif

Efektif adalah melakukan hal yang benar. Artinya

menekan pada hasil aktual atau mencapai tujuan. Program

untuk membuat sistem menjadi lebih ekonomis, dan efisien

juga bisa menjadi lebih efektif.


26

2. Indikator Penentuan

Menurut Rob Reider dalam Agoes dan Jan Hoesada (2012: 168-169),

Indikator penentuan ekonomis, efisien, dan efektif dapat dijabarkan

sebagai berikut:

a. Ekonomis

Kegiatan menilai tingkat ekonomis operasi dan alokasi terkait

penggunaan sumber daya, dapat menggunakan indikator:

1) Aktivitas pembelian mengikuti praktik pembelian secara umum

2) Fungsi pembelian tidak melakukan pembelian secar berlebihan

3) Fungsi pembelian mengurangi penggunaan sumber daya yang

tidak terpakai

b. Efisien

Kegiatan menilai tingkat efisien operasi terkait tanggung jawab

dengan pengorbanan yang minimum, dapat menggunakan indikator:

1) Hierarki organisasi dan atau pola komunikasi

2) Aktivitas pembelian tidak melakukan duplikasi kegiatan

3) Pentingnya tahapan kerja

c. Efektif

Kegiatan menilai menilai tingkat efektif operasi terkait hasil atau

manfaat organisasi yang didasarkan pada tujuan, dapat diukur

dengan indikator:

1) Menilai sistem perencanaan organisas

2) Menilai kecukupan sistem manajemen


27

3) Mengidentifikasi faktor-faktor hasil kinerja yang memuaskan

J. Risiko Audit

1. Pengertian Risiko

Menurut Tampubolon (2005: 3), definisi risiko dalam bidang

manajemen dapat diaritiak sebagai sebuat rentang yang dapat bergerak

ke arah ancaman dengan dampak negatif. Risiko dapat menghambat

tercapainya tujuan, atau kesempatan organisasi.

2. Penentuan Risiko

Menurut Andayani (2008:70), penentuan risiko penting bagi

manajemen dan auditor intenal. Alasannya adalah sebagai dasar untuk

menentukan cara pengelolaan risiko. Tahapan ini dimulai dari

identifikasi, penilaian, dan melakukan pengelolaan risiko.

Pengkuran risiko, Moller (2016: 149-151), dan (Kurniawan 2012: 79-

80) menyatakan sebagai berikut:

a. Mengukur tingkat risiko terhadap organisasi

Variabel probabilitas dan variabel dampak dapat menentukan

tingkat signifikansi risiko terhadap organisasi. Cara yang dapat

dilakukan adalah dengan menentukan dampak risiko dengan cara

sebagai berikut:

Tabel 3. Identifikasi Risiko

Sumber: Moller (2016: 149-151) dan Kurniawan (2012: 79-80)

Risiko Dampak Skor

1

2

3


28

Keterangan Skor:

a) Dampak risiko besar = 3

b) Dampak risiko menengah = 2

c) Dampak risiko kecil = 1

K. Kerangka Berfikir

Pembelian adalah suatu kegiatan pemenuhan barang atau jasa dengan

cara membeli dari penjual sebagai pihak luar. Kegiatan pembelian dapat berupa

pembelian bahan baku untuk proses produksi dan dijual menjadi barang jadi

kepada konsumen. Usaha pembelian bahan baku umumnya dilaksanakan

melalui departemen pembelian dalam sebuah organisasi.

Kegiatan pembelian sangat penting dilakukan dikarenakan melibatkan

penggunaan sumber daya biaya yang besar dalam sebuah organisasi.

Departemen pembelian merupakan bagian terdepan dalam menentukan

ekonomisasi atas penggunaan sumber daya biaya sebagai suatu strategi

keunggulan bersaing organisasi. Kemampuan memperoleh bahan baku dengan

pengorbanan terkecil tanpa mengabaikan kualitas dan didukung metode atau

operasi yang efisien menjadi inovasi dalam proses pembelian, dan

memperkecil harga pokok produksi.

Fungsi Pembelian bahan baku memiliki keterkaitan dengan pihak lain

seperti Pemasok, Fungsi Penyimpanan, Fungsi Penerimaan, Fungsi

Pembayaran. Aktivitas pembelian terdiri dari lima tahap yaitu, 1) organisasi

pembelian, 2) perencanaan pembelian, 3) pelaksanaan pembelian, 4)

penerimaan barang dan 5) pembayaran. Kelima tahap ini rawan dari berbagai

penyimpangan. Ada beberapa potensi kecurangan yang mungkin terjadi,

seperti main harga antara pembelian dan pemasok, penggelapan barang dan


29

manipulasi nota beli. Banyak celah yang bisa dimanfaatkan pihak yang ingin

berbuat curang dalam proses pembelian. Oleh karena itu, diperlukan audit

internal untuk melakukan pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian.

Audit internal bertujuan untuk memberikan nilai tambah dan melakukan

perbaikan operasi organisasi. Audit internal dapat membantu organisasi

mencapai efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan melalui pendekatan yang

sistematis, disiplin untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas

keefektifan manajemen risiko, pengendalian, dan proses yang jujur, bersih dan

baik.

Tahapan audit internal atas fungsi pembelian bahan baku dimulai dari

survei pendahuluan, perencanaan audit, pelaksanaan audit, evaluasi hasil audit,

menyusun temuan, penyebab dan rekomendasi, serta laporan hasil audit.


30

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Tentang paradigma penelitian,

Indra Bastian dalam Jogiyanto (2018: 107-108) menyatakan sebagai

berikut:

Studi kasus merupakan suatu serangkaian kegiatan ilmiah yang

dilakukan secara intensif, terinci, dan mendalam tentang suatu

program, peristiwa dan aktivitas, baik pada tingkat perorangan,

sekelompok orang, lembaga atau organisasi untuk memperoleh

pengetahuan mendalam tentang peristiwa tersebut”.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Hakone Resto, Komplek Colombo no. 40,

Yogyakarta.

2. Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2018 – Februari

2019.

C. Subjek dan Objek Penelitian

Subjek penelitian dalam penelitian ini meliputi : Accounting &

Finances Manager, Bagian Purchasing, dan Bagian Dapur. Objek

Penelitian yang digunakan di Hakone Resto Yogyakarta adalah kegiatan

pembelian bahan baku makanan dan minuman.

D. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang digunakan untuk penelitian ini menggunakan

lima cara atau teknik. Tenik pengumpulan data dapat dijabarkan sebagai

berikut:


31

1. Observasi

Menurut Baswori (2008: 94), observasi adalah cara

mengumpulkan data dengan cara melakukan pengamatan atau melihat

langsung keadaan dilapangan. Tujuan observasi adalah melihat keadaan

dan mengamati objek diteliti. Pada penerapannya, peneliti melakukan

pengamatan atas proses pembelian bahan baku makanan dan minuman

di Hakone Resto Yogyakarta.

2. Wawancara

Menurut Baswori (2008:127), wawancara adalah pengumpulan data

dengan melakukan percakapan antara pewawancara (interviewer)

sebagai pengaju atau pemberi pertanyaan dan yang diwawancarai

(interviewee) sebagai pemberi jawaban atas pertanyaan. Wawancara

digunakan untuk mengumpulkan data bagi peneliti yang ingin

melakukan studi pendahuluan guna menemukan permasalahaan yang

harus diteliti dan juga mengetahui hal-hal dari responden yang lebih

mendalam.

Peneliti akan melakukan wawancara secara langsung kepada

bagian pembelian, Accounting & Finances Manager, dan Head

Kitchen sebagai pihak yang memiliki kewenangan dan pengetahuat

terkait objek penelitian. Kegiatan wawancara dengan pihak yang

terlibat dalam aktivitas pembelian akan lebih mudah untuk mengetahui

kondisi aktual objek penelitian, dan mendapat informasi tambahan

yang berguna untuk menarik kesimpulan.


32

3. Checklist

“Checklist adalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah

daftar di mana subjek penelitian hanya membubuhkan tanda check pada

kolom jawaban yang sesuai dari pernyataan” (Arikunto 2006 :152).

Menurut Moeller (2016: 201), format checklist program audit adalah

format yang biasa digunakan dalman audit internal yang memberikan

daftar pernyataan dalam prosedur dengan jawaban “ya” dan atau “tidak”.

Checklist ini akan digunakan sebagai kertas kerja audit untuk melakukan

beberapa konfirmasi terhadap fakta yang terjadi di fungsi pembelian

Hakone Resto pada kegiatan proses pembelian.

4. Dokumentasi

Menurut Baswori (2008: 158), dokumentasi adalah suatu cara

pengumpulan dokumen yang menghasilkan catatan penting yang

berhubungan dengan masalah yang diteliti. dan bukan berdaskan

pemikiran. Dokumen yang dikumpulkan seperti Standard Operating

Precedure (SOP) atau dokumen lain yang memiliki fungsi sepadan,

daftar permintaan pembelian, daftar rekan pemasok (marketlist), surat

order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur, bukti kas keluar.


32

E. Teknik Analisis Data

Menurut Anwar (2011: 13), teknik analisis data menggunakan

pendekatan deskriptif analitis adalah desain penelitian yang disusun

berdasrkan fakta dalam rangka memberikan gambaran secara sistematis

tentang informasi ilmiah yang berasal dari subjek atau objek penelitian.

Teknis analisis data menggunakan prosedur program audit internal

agar dapat menjawab rumusan masalah yang telah dipaparkan pada bab

sebelumnya. Teknik analisis data yang digunakan dapat dijabarkan sebagai

berikut:

1. Survei pendahuluan

Pelaksanaan audit internal dimulai dari survei pendahuluan.

Survei pendahulan merupakan tahap memahami aktivitas operasi yang

diaudit. Pelaksanaan survei pendahuluan dibagi menjadi dua tahap.

Tahap pertama, menetapkan tujuan utama audit internal, lingkup audit,

periode audit, dan sasaran audit. Proses pengumpulan data pada tahap

pertama, yaitu dengan diskusi bersama pegawa kunci. Tahap kedua,

mencari informasi terkait aktivitas pembelian bahan baku, melakukan

review atas kebijakan, dan mengumpulkan dokumen pembelian. Proses

pengumpulan data pada tahap kedua dilakukan melalui wawancara dan

observasi, dan dokumentasi.

2. Perencanaan audit internal

Pada tahap perencanaan audit internal akan dilakukan penyusunan

program audit yang didasarkan atas survei pendahuluan dan pengukuran


33

risiko, Analisis pada tahapan dalam perencanaan audit internal dapat

dijabarkan sebagai berikut:

a. Menegelola risiko dengan identifikasi risiko dan menilai risiko

1) Menentuan risiko dengan identifikasi risiko

Pada tahap penentuan risiko dapat dilakukan dengan cara

mengidentifikasi risiko yang terdapat dalam organisasi.

Identifikasi risiko memiliki tujuan untuk memahami dan

mengelola risiko yang terjadi dalam bentuk pengendalian

internal pada aktivitas pembelian bahan baku makanan dan

minuman. Identifikasi risiko dapat dilakuan dengan cara

menelusur dampak dari risiko yang akan terjadi. Tahap

penentuan risiko dengan identifikasi risiko dapat dijabarkan

sebagai berikut:

Tabel 4. Penentuan Risiko dengan Identifikasi Risiko

Risiko Dampak Skor

1

2

3

Sumber: Moller (2016: 149-151) dan Kurniawan 1 (2012: 79-

80)

Keterangan Skor:





34

2) Menilai risiko

Pada tahap ini akan dilakukan penilaian dengan cara

melakukan klasifikasi dari seluruh risiko yang ditemukan.

Proses klasifikasi risiko audit didasarkan pada analisis tabel red

flag dan risk worksheet. Tabel red flag membagi tiga risiko,

yaitu risiko rendah, risiko menengah, risiko tinggi. Tabel risk

worksheet merupakan tabel yang berisi tingkat risiko, penyajian

risiko, kegiatan pengendalian dan kelemahan pengendalian.

Risk worksheet digunakan untuk menentukan control atas

kelemahan kegiatan pengendalian tersebut. Berdasarkan tabel

tersebut, peneliti dapat mengetahui risiko tertinggi dan dapat

memiliki sikap kehati-hatian dalam pelaksaan audit. Tahap

penilaian risiko audit berdasarkan kombinasi analisis tabel red

flag dan tabel risk worksheet adalah sebagai berikut:

Tabel 5. Menilai Risiko dengan Kombinasi Red Flags dan Risk

Worksheet

Tingkat

Risiko

Penyajian

Risiko

Kegiatan

Pengendalian

Kelemahan

Pengendalian

Risiko

Rendah

Risiko

Menengah

Risiko

Tinggi

Sumber: Andayani (2008: 76) dan Tampubolon (2005: 183)


35

b. Penulisan program audit

Program audit akan menjelaksan bentuk pengujian yang harus

dilakukan selama pelaksaaan audit atas aktivitas pembelian bahan

baku makanan dan minuman di Hakone Resto Yogyakarta. Program

audit berisi prosedur audit dalam kertas kerja dalam bentuk tabel

checklist. Tabel checklist memuat kolom judul program, nama

organisasi, periode audit, indikator, daftar pertanyaan, jawaban “ya”

dan “tidak”, komentar, nama auditor, tanggal audit, serta catatan.

Program audit memuat ruang lingkup pembelian (Bayangkara 2015:

83-97), seperti organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian,

pelaksanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang, serta

pembayaran dan pelaporan pembelian.

Berdasarkan ruang lingkup aktivitas pembelian, pelaksanaan

program audit dilakukan dengan menganalisis tingkat ekonomis,

efisien dan efektif. Analisis progam audit dengan cara menilai

tingkat ekonomis, efisien, dan efektif bertujuan untuk membantu

manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.

3. Pelaksanaan audit internal

Pada tahap ini dilakukan pengisian program audit melalui tabel

checklist pada kegiatan pembelian bahan baku di Hakone Resto

Yogyakarta. Program audit berupa tabel checklist adalah salah satu

format yang bisa digunakan dalam audit internal dengan mengajukan

beberapa pernyataan. Pernyataan yang sesuai dengan kondisi lapangan


36

akan dijawab “ya”, jawaban “tidak” akan dicentang apabila pernyaaan

tidak sesuai kondisi lapangan, kolom “komentar” sebagai uraian

penjelas, dan kolom “catatan” befungsi untuk memberikan tambahan

penjelas terkait pengisian tabel checklist. Pelaksanaan program audit

dilakukan kepada fungsi pembelian, Accounting & Finances Manager,

dan Head Kitchen. Apabila jawaban “ya” lebih banyak dihasilkan maka

penilaian atas kelemahan cenderung rendah, dan untuk jawaban “tidak”

penilaian atas kelemahan cenderung tinggi. Jawaban “tidak” dapat

dijelaskan dalam bentuk uraian.

Pada total hasil jawaban “ya” dan “tidak” dalam masing-masing

tabel ekonomis, efisien, dan efektif juga dilakukan analisis. Tujuan

analisis ini adalah menghitung nilai presentase hasil jawaban “ya”, dan

“tidak”. Metode pengukuran ekonomis, efisien dan efektif Kurniawan

(2012: 155-157) dapat dilakukan dengan cara:

a. Nilai Ekonomis = (input realisasi / input rencana) x 100%

b. Nilai Efisien = (input yang digunakan / output yang dihasilkan) x

100%

c. Nilai Efektivitas = (output yang dihasilkan / target output) x 100%

Metode yang digunakan untuk menganalisis berdasarkan index

checklist yang dijabarkan sebagai berikut:

0% - 39% : sangat buruk

40% - 55% : buruk

56% - 69% : cukup


37

70% - 80% : baik

81% - 100% : sangat baik

Kriteria untuk pengklasifikasian range index list ditentukan

berdasarkan Penilaian Beracuan Kriteria (PBK) dari buku Sudijono

(2011:35) . Kriteria range di atas digunakan untuk melakukan penilaian

siklus pembelian pada pelaksanaan program audit.

Hasil presentase jawaban “ya”, dan “tidak” dari tabel checklist

digunakan untuk menentukan tingkat ekonomis, efisien, dan efektif

dalam pengelolaan aktivitas, (Andayani 2008: 5-6). Berdasarkan

analisis data yang diperoleh, maka dapat dijadikan bahan untuk

menganalisis tingkat ekonomis, efisien, dan efektivitas dengan

indikator penentu sebagai berikut:

a. Ekonomis

Ekonomis adalah melakukan sesuatu dengan biaya yang

murah. Artinya, manajemen berhati-hati dalam menggunakan

sumber daya untuk mendalatakan input dengan kualitas dan

kuantitas yang diharapkan. Fungsi Pembelian dalam menilai tingkat

ekonomis operasi dan alokasi terkait penggunaan sumber daya,

dapat menggunakan indikator:

1) Aktivitas Pembelian Mengikuti Praktik Pembelian Secara

Umum

2) Fungsi Pembelian Tidak Melakukan Pembelian Secara

Berlebihan


38

3) Fungsi Pembelian Mengurangi Penggunaan Sumber Daya yang

Tidak Terpakai

b. Efisien

Efisien adalah melakukan sesuatu hal dengan benar. Artinya

meminimalkan kerugian atau penghamburan tenaga ketika

memberiikan hasil. Artinya dapat mengacu pada seseorang atau

operasi yang kompeten dan cakap memproduksi hasil yang

diinginkan dengan upaya minimum. Fungsi Pembelian dalam

menilai tingkat efisien operasi terkait tanggung jawab dengan

pengorbanan yang minimum, dapat menggunakan indikator:

1) Hierarki organisasi dan pola komunikasi

2) Aktivitas pembelian tidak melakukan duplikasi kegiatan

3) Pentingnya tahapan kerja

c. Efektif

Efektif adalah melakukan hal yang benar. Artinya menekan

pada hasil aktual atau mencapai tujuan. Program untuk membuat

sistem menjadi lebih ekonomis, dan efisien juga bisa menjadi lebih

efektif. Fungsi pembelian dalam menilai tingkat efektif operasi

terkait hasil atau manfaat organisasi yang didasarkan pada tujuan,

dapat diukur dengan indikator:

1) Menilai sistem perencanaan organisasi

2) Menilai kecukupan sistem manajemen

3) Mengidentifikasi faktor-faktor hasil kinerja yang memuaskan


39

Berikut ini adalah tabel checklist yang digunakan:

1. Progam audit atas tingkat ekonomis

Tabel 6. Program Audit dengan Tabel Checklist

Nama Organisasi : Periode Audit :

Indikator I: Aktivitas pembelian mengikuti pembelian

secara umum

No. Pernyataan Ya Tidak Komentar

1.

Indikator II: Fungsi Pembelian Tidak Melakukan

Pembelian Secara Berlebihan


1.

Indikator III: Fungsi Pembelian Mengurangi Penggunaan

Sumber Daya Terpakai

1.

Jumlah

Jawaban

Catatan:

Diaudit Oleh : Ya Tidak

Tanggal :

Sumber : Moeller (2016: 203)


40

2. Progam Audit Atas Tingkat Efisien



Indikator I: Hierarki Organisasi dan Pola Komunikasi


1.

Indikator II: Aktivitas Pembelian Tidak Melakukan

Duplikasi Kegiatan


1.

Indikator III: Indikator III: Pentingnya Tahapan Kerja

dalam Aktivitas

1.

Jumlah

Jawaban

Catatan:


Tanggal :


3. Progam audit atas tingkat efektif



Indikator I: Meniliai Sistem Perencanaan Organisasi


1.

Indikator II: Menilai Kecukupan Sistem Manajemen


1.

Indikator III: Mengidentifikasi Faktor-Faktor Hasil

Kinerja yang Memuaskan

1.

Jumlah

Jawaban

Catatan:


Tanggal :



41

4. Evaluasi pelaksanaan audit

Pada tahap evaluasi pelaksaaan audit ditujukan untuk memastikan

temuan risiko yang dijabarkan dalam tabel penilaian risiko dengan

kombinasi tabel red flag dan tabel risk worksheet. Kombinasi tabel red

flag dan tabel risk worksheet bertujuan untuk membantu analisis secara

mendalam terhadap temuan risiko yang menjadi perhatian audit. Hasil

analisis berupa uraian yang menjelaskan temuan risiko dan lemahnya

pengendalian pada fungsi pembelian di Hakone Resto Yogyakarta.

5. Tahap menyusun temuan, penyebab,dan rekomendasi

Pada tahap ini dilakukan kegiatan mematangkan temuan yang

diperoleh, mencari sumber penyebab, dan memberi rekomendasi yang

tepat dalam menindaklanjuti temuan audit. Tahap menyusun temuan,

penyebab, dan rekomendasi dilakukan disetiap tahapan pembelian,

seperti organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian,

pelaksanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang, serta

pembayaran dan pelaporan pembelian. Peneliti dalam menyusun

temuan, penyebab, dan rekomendasi perlu memperhatikan atribut,

seperti kriteria, dan akibat. Jika tidak ditemukan salah satu dari atribut

maka menjadi temuan minor dan yang perlu mendapat perhatian berupa

saran.

6. Pelaporan hasil audit internal

Tahap ini menjadi tahap akhir dari rangakaian tahap audit atas

pembelian bahan baku di Hakone Resto Yogyakarta. Menurut Andayani


42

(2008: 192), laporan audit internal memiliki tujuan, yaitu (1)

menginformasikan hasil temuan, (2) menyakinkan manajemen

mengenai nilai dan validitas dari temuan audit, serta (3) mendorong

manajemen ke arah perubahan dan perbaikan. Pelaporan hasil audit

internal menggunakan laporan panjang, (Agoes 2017:241) dengan

sistematika sebagai berikut:

a. Surat laporan audit yang menjelaskan maksud dan tujuan yang

ditujukan kepada pimpinan tertinggi,

b. Informasi latar belakang organisasi,

c. Ruang lingkup audit,

d. Kesimpulan audit, dan

e. Rekomendasi

Pada akhirnya laporan hasil audit akan menjadi catatan perbaikan

untuk manajemen atas aktivitas pembelian bahan baku makanan dan

minuman di Hakone Resto Yogyakarta.


43

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Profil Organisasi

Nama Organisasi : Hakone Resto Yogyakarta

Alamat : Komplek Colombo no.40, Yogyakarta

Telepon : (0274) 556161

Email : [email protected]

Jenis Kegiatan : Restoran

B. Sejarah Organisasi

Hakone Ramen House and Japanese Fusion merupakan bisnis kuliner

dibidang restoran. Hakone Resto memiliki latar belakang konsep dekorasi bergaya

Jepang. Kata Hakone diambil dari sebuah nama area pegunungan di daerah barat

kota Tokyo, Jepang. Restoran ini menyajikan hidangan ramen & japanese fushion.

Ramen adalah hidangan berupa mie kuah khas Jepang sedangkan japanese fusion,

seperti karage, tofu, tempura, rice paper.

Hakone Resto pertama kali dibentuk pada bulan November 2012 dan resmi

dibuka pada tanggal 22 Januari 2013. Pada tahun 2011-2013, bisnis restoran

bergaya Jepang belum begitu banyak di Indonesia. Situasi dan kondisi tersebut

menjadi ide awal terbentuknya Hakone Resto. Seiring perkembangan bisnis,

Hakone Resto juga melakukan perluasan pasar dengan membuka cabang didua

tempat. Cabang pertama berdiri bulan November 2015 di Ambarukmo Plaza Mall

Yogyakarta dan cabang kedua berdiri bulan Januari 2016 di Hartono Mall

Yogyakarta.


44

E. Struktur Organisasi

Menurut Baridwan (2012:23), “Struktur organisasi dapat didefinisikan

sebagai suatu kelompok individu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang

sama. Tujuan dari suatu organisasi dapat dipisahkan menjadi dua yaitu (1) tujuan

jangka panjang (no-operasional dan goal), dan (2) tujuan jangka pendek (operating

goal). Struktur organisasi dapat dilihat pada gambar halaman 47. Job descriptions

pada struktur organisasi dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Komisaris

a. Bertanggungjawab atas pengawasan kinerja direktur utama dan

manajemen

b. Memberi dukungan berupa evaluasi saat omzet mengalami penurunan

maupun kenaikan

2. Direktur Utama

a. Direktur utama bertanggungjawab atas seluruh kegitan personalia di

Hakone Resto

b. Menerima dan memberikan seluruh laporan harian, bulanan dan tahunan

sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja kepada komisaris dan

pemilik

3. Manajer Operasional & Marketing

a. Bertanggung jawab atas operasi seluruh restoran

b. Membuat dan mengontrol jam kerja karyawan

c. Menangani event dalam jumlah besar.

d. Mengusulkan penambahan penguragan jumlah karyawan.


45

e. Penanganan terhadap complaint/keluhan pelanggan

f. Mengecek kehadiran karyawan dengan jadwal kerja

g. Mengatur dan mengembangkan ide pemasaran

4. Head Kitchen

a. Melakukan check daftar barang pesanan ke tempat penyimpanan.

b. Melakukan pelatihan memasak bagi para karyawan dapur

c. Memberikan inovasi resep menu di setiap periode.

d. Menjaga food cost standar atau standar porsi dan standar resep.

5. Accounting & Finances Manager

a. Membuat laporan keuangan harian, bulanan dan tahunan.

b. Melakukan pemeriksaan catatan keuangan harian.

c. Mengatur kas masuk dan kas keluar, laporan pajak dan keuangan.

d. Mendokumentasikan catatan atas transaksi yang terjadi.

6. Server/Waiter&Waitress

a. Menunggu tamu dan menyambut tamu dengan pelayanan yang baik.

b. Mengambil dan menyajikan pesanan makanan dan minuman.

c. Membersihkan restoran serta mempersiapkan meja makan.

d. Memberikan bill / tagihan kepada pelanggan.

7. CSO/Sosmed

a. Membuat media promosi melalui iklan online dan cetak.

b. Menawarkan produk dan mencari pelanggan.

8. Bagian Produksi

a. Melaksanakan kebijakan dan rencana produksi.


46

b. Melaksanakan produksi dan prosedur kualitas sesuai ketentuan restoran.

c. Mengatur dan mengontrol bahan baku proses produksi.

9. Bagian Dapur/ Kitchen

a. Memasak dan menghidangakan menu hidangan.

b. Melakukan pengecekan stock bahan secara harian dan bulanan.

10. Kasir

a. Menjalankan proses penjualan dan pembayaran.

b. Melakukan pencatatan atas semua transaksi penjualan.

c. Melakukan pencatatan kas fisik dan melaporkan kepada Accounting and

Finances Manager.

11. Purchasing

a. Melakukan perjanjian kontrak harga dengan pemasok.

b. Melakukan survei pasar atas produk yang dibeli.

c. Melakukan koordinasi kelengkapan dokumen dengan pihak pemasok.

d. Membandingkan harga beli barang dengan restoran lain yang sebanding.

e. Melakukan pengendalian biaya dengan pengecekan purchase requisition.

f. Melakukan koordinasi dengan bagian produksi dan dapur.

g. Membuat dokume order pembelian, dan laporan penerimaan barang.

h. Memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang dipesan.

i. Bertanggungjawab atas ketepatan waktu tibanya barang yang dipesan.


47

Adapun fungsi dan wewenag dalam struktur organisasi Hakone Resto yang

telah disebutkan di atas, digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2: Struktur Organisasi Hakone Resto Yogyakarta

Sumber: Hakone Resto Yogyakarta

Keterangan

Garis komando/ instruksi :

Garis koordinasi :

KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

OPERATION&

MARKETING

MANAGER

KITCHEN ACCOUNTING &

FINANCES

MANAGER

CSO/

SOSME

D

KASIR PURCHASING

PRODUKSI DAPUR

SERVER


48

G. Fasilitas Organisasi

Fasilitas yang disediakan oleh Hakone Resto meliputi:

1. Area parkir dapat menampung mobil dan motor

2. Kapasitas meja makan dapat menampung 100 orang

3. Terdapat ruang khusus ber-AC untuk meja makan

4. Ruang produksi bahan bakuterdapat di lantai tiga

5. Ruang dapur untuk menghidangkan menu terdapat dilantai satu

6. Ruang Ballroom untuk event khusus terdapat di lantai dua

7. Terdapat toilet umum untuk pelanggan


49

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Survei Pendahuluan

Survei pendahulaun merupakan tahap memahami aktivitas operasi yang

diaudit. Pelaksanaan survei pendahuluan dibagi menjadi dua tahap, Tahap

pertama, menetapkan tujuan audit, ruang lingkup audit, periode audit, dan

sasaran audit melalui diskusi bersama manajer. Tahap kedua, mencari

informasi terkait aktivitas pembelian bahan baku di Hakone Resto Yogyakarta,

melakukan review atas kebijakan, dan mengumpulkan dokumen pembelian.

Menetapkan tujuan audit, yaitu mengetahui hasil audit atas aktivitas

pembelian bahan baku. Ruang lingkup audit hanya sebatas pada aktivitas

pembelian, seperti organisasi pembelian, perencanaan pembelian, pelaksanaan

pembelian, inspeksi dan penerimaan barang, serta pembayaran dan pelaporan

pembelian. Periode audit dilaksanakan pada bulan Desember 2018 - Februari

2019. Sasaran audit dilakukan kepada Manajer Accounting & Finance, Bagian

Pembelian, dan Head Kitchen. Rencana audit Prosedur pegumpulan data

informasi diperoleh dengan cara wawancara, diskusi, dan observasi.

Mencari informasi mengenai aktivitas pembelian bahan baku makanan

dan minuman menjadi langkah kedua. Selain itu, dilakukan review atas

kebijakan atau prosedur pembelian bahan baku, serta pengumpulan sejumlah

dokumen yang digunakan dalam proses pembelian. Prosedur penggumpulan

data informasi dilakukan bersama Manajer Accounting and Finance, Bagian

Pembelian, dan Head Kitchen dengan wawancara, observasi dan dokumentasi.


50

Infomasi yang telah diperoleh, selanjutya dideskripsikan secara rinci. Aktivitas

pembelian bahan baku makanan dan minuman di Hakone Resto dapat


Proses pembelian di Hakone Resto diawali dengan proses permintaan

pembelian. Permintaan bahan baku pembelian ditulis oleh Karyawan Bagian

Dapur dalam daftar permintaan pembelian dan diotorisasi oleh Head Kitchen.

Prosedur permintaan pembelian dilakukan secara harian untuk bahan baku

yang sifatnya rutin dibutuhkan, sedangkan bahan baku pembantu khususnya

bahan impor dari Jepang secara bulanan. Tahap selanjutnya, head kitchen

menyerahkan daftar permintaan bahan baku kepada Fungsi Pembelian. Fungsi

Pembelian tidak membuat surat order pembelian sebagai bukti otorisasi

pesanan pembelian. Daftar permintaan pembelian sekaligus digunakan sebagai

surat order pembelian.

Fungsi Pembelian kemudian melakukan order pembelian ke pihak

Pemasok sesuai kuantitas, kualitas, waktu yang dibutuhkan. Fungsi Pembelian

menetapkan ketentuan untuk kapasitas stok pembelian selain bahan baku segar

dilakukan sebulan sekali. Fungsi Pembelian akan menerima konfirmasi dari

pemasok untuk menyanggupi penyediaan barang. Pemasok menerima order

pembelian melalui pesan eletronik agar efisien.

Barang yang sudah melalui order pembelian segera dikirim ke restoran

sesuai hari yang sudah disepakati. Fungsi Pembelian tidak menggunakan surat

kontrak jangka panjang untuk menjaga komitmen penyediaan barang kepada

Pemasok terpilih. Fungsi Perimaan melakukan inspeksi dan penerimaan.


51

Fungsi Penerimaan dijalankan oleh Karyawan Bagian Dapur. Fungsi

Penerimaan melakukan tanda tangan pada copy-faktur sebagai bukti otorisasi

atas barang yang diterima. Tanda tangan pada copy-faktur sekaligus dianggap

sebagai laporan penerimaan barang. Fungsi Penerimaan akan melakukan retur

pembelian apabila barang yang diterima rusak atau tidak sesuai kualitas.

Barang yang sudah memenuhi standar kualifikasi akan dimasukkan kedalam

lemari penyimpanan.

Fungsi Penerimaan mengarahkan Pemasok menuju Fungsi Pembayaran.

Fungsi Pembayaran akan dilakukan oleh Accounting & Finances Manager.

Pemasok akan memberikan copy-faktur bertanda tangan Fungsi Penerimaan.

Fungsi Pembayaran akan membuat bukti kas keluar. Fungsi Pembayaran

menggunakan metode pencatatan cash basis karena dipandang lebih mudah

diterapkan dalam pencatatan transaksi keuangan. Transaksi Pembayaran secara

tunai dilaksanakan paling lambat tiga hari setelah penerimaan barang, dan

transaksi pembayaran secara kredit jatuh setiap tanggal 31 Desember. Pada

bukti kas keluar beserta dokumen pendukung tidak diberikan cap “lunas” oleh

Fungsi Pembayaran setelah cek dikirim kepada Pemasok.

B. Perencanaan Audit Internal

Pada perencanaan audit internal atas fungsi pembelian bahan baku

makanan dan minuman di Hakone Resto Yogyakarta dibagi menjadi dua tahap,

yaitu pengelolaan risiko dengan identifikasi dan menilai risiko, dan menulis

program audit dengan checklist.


52

Penjelasan dari kedua tahap perencanaan audit internal adalah sebagai

berikut:

1. Mengelola risiko dengan identifikasi dan menilai risiko

a. Mengidentifikasi risiko

Pada tahap penentuan risiko dapat dilakukan dengan cara

mengidentifikasi risiko yang terdapat dalam organisasi. Identifikasi

risiko memiliki tujuan untuk memahami dan mengelola risiko yang

terjadi dalam bentuk pengendalian internal pada aktivitas pembelian

bahan baku makanan dan minuman. Identifikasi risiko dapat

dilakuan dengan cara menelusur dampak dari risiko yang akan

terjadi. Tahap penentuan risiko dengan identifikasi risiko dapat


Tabel 9. Identifikasi Risiko

Risiko Dampak Skor

Fungsi Pembelian,

Fungsi Penerimaan,

dan Fungsi

Pembayaran tidak

membuat nomor

urut tercetak pada

dokumen

pembelian.

Fungsi Pembelian, Fungsi

Penerimaan, dan Fungsi

Pembayaran mengalami

kerancuan atas

pertanggungjawaban dokumen

pembelian, dan mempersulit

pengecekan dokumen terhadap

transaksi keuangan.

1



53

Tabel 9. Identifikasi Risiko (lanjutan)

Risiko Dampak Skor

Fungsi Pembayaran

tidak melakukan cap

“lunas” pada bukti

kas keluar beserta

dokumen pendukung.

Terjadi penggunaan bukti kas

keluar beserta dokumen

pendukung lebih dari satu kali,

dan pertanggungjawaban

otorisasi pengeluaran kas

menjadi kurang terkendali oleh

Fungsi Pembayaran

1

Fungsi Pembelian

tidak membuat surat

kontrak jangka

panjang kepada

pemasok terpilih.

Penerimaan barang sesuai

kualitas, kuantitas, dan waktu

pengiriman menjadi kurang

andal, dan apabila terjadi

kenaikan harga terlalu tinggi

secara tiba-tiba, membuat

pemasok tidak dapat memenuhi

pesanan karena takut

menanggung kerugian, dan

1

Fungsi Pembelian

tidak membuat surat

order pembelian

secara tertulis, dan

tidak membuat

tembusan kepada

Pemasok, Fungsi

Pembayaran, dan

Penerimaan

Fungsi Pembelian tidak

memiliki dokumen sebagai

bukti otorisasi pesanan

pembelian, dan tidak adanya

dokumen yang dapat digunakan

sebagai bukti kualitas, dan

kuantitas bahan baku yang

dipesan sesuai dengan bahan

baku yang diterima.

2

Fungsi Penerimaan

tidak membuat

laporan penerimaan

barang secara tertulis,

dan tidak membuat

tembusan kepada

Fungsi Pembayaran

Fungsi Penerimaan tidak

memiliki dokumen sebagai

bukti otorisasi inspeksi dan

penerimaan barang, dan

kelengkapan dokumen

pendukung bukti kas keluar

menajadi kurang andal.

2

Fungsi Pembayaran

melakukan pencatatan

pembelian

menggunakan

Metode Cash Basis

Penandingan antaran

pendapatan dengan biaya yang

dikeluarkan menjadi tidak

sesuai, dan laporan keuangan

menjadi kurang relevan dan

andal.

2



54

Tabel 9. Identifikasi Risiko (lanjutan)

Risiko Dampak Skor

Accounting and

Finances Manager

tidak membuat

Standard Operating

Procedure (SOP)

pembelian secara

tertulis.

Rentan terjadi

ketidakseragaman proses kerja

antar karyawan, tidak ada

pedoman atau prosedur sebagai

pengendalian dalam aktivitas

pembelian, Accounting and

Finances Manager

membutuhkan waku lebih

banyak untuk menjelaskan

secara lisan kepada karyawan.

3


Keterangan Skor:




b. Menilai risiko

Pada tahap ini akan dilakukan penilaian dengan cara melakukan

klasifikasi dari seluruh risiko yang ditemukan. Proses klasifikasi risiko

audit didasarkan pada analisis tabel red flag dan risk worksheet. Tabel

red flag membagi tiga risiko, yaitu risiko rendah, risiko menengah,

risiko tinggi. Tabel risk worksheet merupakan tabel yang berisi tingkat

risiko, penyajian risiko, kegiatan pengendalian dan kelemahan

pengendalian. Risk worksheet digunakan untuk menentukan control atas

kelemahan kegiatan pengendalian tersebut. Berdasarkan tabel tersebut,

peneliti dapat mengetahui risiko tertinggi dan dapat memiliki sikap

kehati-hatian dalam pelaksaan audit. Tahap penilaian risiko audit


55

berdasarkan kombinasi analisis tabel red flag dan tabel risk worksheet

adalah sebagai berikut:


Worksheet

Tingkat

Risiko

Penyajian

Risiko

Kegiatan

Pengendalian

Kelemahan

Pengendalian

Risiko

Rendah

Fungsi

Pembelian,

Fungsi

Penerimaan,

dan Fungsi

Pembayaran

tidak membuat

nomor urut

tercetak pada

dokumen

pembelian.

Fungsi

Pembelian,

Fungsi

Penerimaan,

dan Fungsi

Pembayaran

membuat

nomor urut

tercetak pada

dokumen

pembelian.

Fungsi Pembelian,

Fungsi

Penerimaan,

Fungsi

Pembayaran

membuat nomor

urut tercetak pada

dokumen kurang

efisien.

Fungsi

Pembayaran

tidak

melakukan cap

“lunas” pada

bukti kas

keluar beserta

dokumen

pendukung.

Fungsi

pembayaran

melakukan cap

“lunas” pada

bukti kas keluar

beserta

dokumen

pendukung oleh

fungsi

pembayaran.

Fungsi

pembeliang

menganggap

bahwa adanya cap

“lunas” pada bukti

kas keluar dan

dokumen

pendukung

dianggap kurang

efisien.

Fungsi

Pembelian

tidak membuat

surat kontrak

jangka panjang

kepada

pemasok

terpilih.

Fungsi

Pembelian

membuat surat

kontrak jangka

panjang kepada

pemasok

terpilih.

Fungsi pembelian

menganggap

bahwa adanya

surat kontrak

jangka panjang

dianggap tidak

berpengaruh besar

pada komitmen

pemasok dalam

menyediakan

barang.

Sumber: Andayani (2008: 76), Tampubolon (2005: 183) Bayangkara

(2016: 93-95), Mulyadi (2015: 243-260), Colman (1994: 5 dan 167),

(Baridwan 2012: 17), dan Suarsana (2007: 47-73)


56


Worksheet (lanjutan)

Tingkat

Risiko

Penyajian

Risiko

Kegiatan

Pengendalian

Kelemahan

Pengendalian

Risiko

Menengah

Fungsi

Pembelian

tidak

membuat

surat order

pembelian

dan tidak

membuat

tembusan

kepada

Pemasok,

fungsi

Penerimaan,

serta Fungsi

Pembayaran.

Fungsi pembelian

membuat surat

order pembelian

secara tertulis dan

membuat

tembusan kepada

pemasok, fungsi

pembayaran, dan

penerimaan.

Fungsi

pembelian

menganggap

bahwa adanya

surat order

pembelian akan

membuat proses

pembelian

menjadi kurang

efisien.

Fungsi

Penerimaan

tidak

membuat

laporan

penerimaan

barang secara

tertulis dan

tidak

membuat

tembusan

kepada

Fungsi

Pembayaran.

Fungsi

Penerimaan

membuat laporan

penerimaan

barang secara

tertulis dan

membuat

tembusan kepada

fungsi

pembayaran.

Fungsi

Penerimaan

menganggap

bahwa adanya

laporan

penerimaan

barang menjadi

kurang efisien

Fungsi

Pembayaran

melakukan

pencatatan

pembelian

menggunakan

Metode Cash

Basis.

Fungsi

Pembayaran

melakukan

pencatattan

pembelian

menggunakan

Metode Accrual

Basis.

Fungsi

pembayaran

menganggap

bahawa Metode

Pencatatan Cash

basis lebih

mudah

diterapkan.





57


Worksheet (lanjutan)

Tingkat

Risiko

Penyajian

Risiko

Kegiatan

Pengendalian

Kelemahan

Pengendalian

Risiko

Tinggi

Accounting

and Finances

Manager

tidak

membuat

Standard

Operating

Procedure

(SOP)

pembelian

secara

tertulis.

Accounting and

Finances

Manager

membuat

Standard

Operating

Procedure (SOP)

pembelian secara

tertulis.

Accounting and

Finances

Manager

menganggap

bahwa

pemberitahuan

secara lisan

dipandang cukup

daripada

membuat

Standard

Operating

Procedure

(SOP) .




2. Menulis program audit dengan tabel checklist

Pada program audit akan dilakukan perancangan tabel checklist.

Program audit dilaksanakan dengan melakukan penelusuran dan

pemeriksaan pada aktivitas pembelian bahan baku. Menurut Bayangkara

2015:83-97), ruang lingkup aktivitas pembelian, meliputi organisasi

fungsi pembelian, perencanaan pembelian, pelaksanaan pembelian,

inspeksi dan penerimaan barang, serta pembayaran dan pelaporan

pembelian.

Organisasi fungsi pembelian membahas atas penempatan fungsi

pembelian yang strategis dalam struktur organisasi. Organisasi dalam

mempertimbangan penempatan suatu fungsi dalam struktur organisasi

berkaitan dengan cakupan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang


58

melekat pada fungsi tersebut. Perencanaan pembelian membahas atas

penilaian ketepatan dalam merencanakan pembelian bahan baku, dan

memutuskan pemasok terpilih, serta penandatanganan kontrak dengan

pemasok. Pelaksanaan pembelian membahas atas kepastian bahwa

organisasi mendapat barang terbaik dari pemasok dan menilai otorisasi

atas persetujuan akhir untuk pembelian yang akan dilaksanakan.

Inspeksi dan penerimaan barang membahas atas penilaian penerimaan

barang sesuai kualitas dan kuantitas standar sesuai kesepakatan.

Pembayaran dan pelaporan pembelian membahasa atas

pertanggungjawaban pembeli kepada pemasok atas pembayaran bahan

baku yang dibeli. Pembeli perlu memperhatikan dokumen-dokumen

administasi pembayaran yang diterima dari pemasok sehingga

pembayaran dapat dilakukan tepat waktu.

Berdasarkan ruang lingkup aktivitas pembelian, dilakukan analisis

untuk menilai tingkat ekonomis, efisien, dan efektif. Tujuan analisis

tingkat ekonomis, efisien, dan efektif pada aktivitas pembelian adalah

membantu manajemen dalam menacapai tujuan organisasi.

Program audit dengan tabel checklist dijabarkan dalam Lampiran

1. Program Audit Atas Tingkat Ekonomis, Lampiran 2. Program Audit

Atas Tingkat Efisien, dan Lampiran 3. Program Audit Atas Tingkat

Efektif.


59

C. Pelaksanaan Audit Internal

Tahap pertama adalah melaksanakan program audit pada aktivitas

pembelian bahan baku makanan dan minuman. Bentuk pelaksanaan

program audit yaitu dengan memberi √ tanda jawaban “ya” atau “tidak”,

mengisi kolom “komentar” pada tabel checklist serta kolom “catatan” bila

dibutuhkan. Pada tahap pelaksanaan audit juga dilakukan kegiatan

wawancara untuk menggali informasi lebih dalam mengenai dugaan temuan

dalam aktivitas pembelian.

Pada tahap terakhir dilakukan crosscheck atas hasil checklist yang

telah dijawab oleh fungsi pembelian, Accounting and Finances Manager,

dan Head Kitchen. Hasil pelakasaanan program audit dengan pengisian

tabel checklist adalah sebagai berikut:

1. Progam Audit Atas Tingkat Ekonomis

Tabel 11. Pelaksanaan Program Audit dengan Tabel Checklist

Nama Organisasi :

Hakone Resto Yogyakarta

Periode Audit : Desember 2018

- Februari 2019

Indikator I: Aktivitas Pembelian Mengikuti Pembelian Secara

Umum


1. Fungsi Pembelian

membuat surat order

pembelian

√

Fungsi

Pembelian

menggunaka

daftar

permintaan

pembelian

sekaligus

sebagai surat

order pembelian

Sumber : Moeller (2016: 203), Bayangkara (2016: 93-95), Mulyadi

(2015: 243-260), Colman (1994: 5 dan 167), dan Suarsana (2007: 47-

73)


60


(lanjutan)

Nama Organisasi :



- Februari 2019


Umum


2. Fungsi Penerimaan

membuat laporan

penerimaan barang

√

Fungsi

Penerimaan

menggunakan

bukti tanda

terima pada

copy-faktur

sebagai laporan

penerimaan

barang

3.

Fungsi pembelian

melakukan pembelian

bahan baku

menggunakan sistem

harian, dan bulanan

√

Pembelian

dengan sistem

harian untuk

bahan baku

segar,

sedangkan

pembelian

dengan sistem

bulanan untuk

bahan penolong

dan impor



73)


61


(lanjutan)

Nama Organisasi :


Periode Audit : Desember

2018 - Februari 2019


Umum


4. Pembayaran dilakukan

sesuai dengan syarat

pembayaran guna

mencegah hilangnya

kesempatan untuk

memperoleh potongan

tunai √

Pembayaran

dilakukan

paling lambat

tiga hari

setelah

penerimaan

barang

walaupun tidak

ada tanggal

jatuh tempo

yang

ditetapkan oleh

pemasok

5. Fungsi Pembayaran

melakukan pembayaran

secara kredit dan tunai

√

Pembayaran

secara kredit

dilakukan

untuk bahan

baku yang

dibeli pada 31

Desember (cut

off), dan

pembayaran

tunai

dilakukan

paling lambat

tiga hari

setelah

penerimaan

barang



73)


62


(lanjutan)

Nama Organisasi :



- Februari 2019


Umum



melakukan pencatatan

dengan Metode Accrual

Basis √

Fungsi

Pembayaran

melakukan

pencatatan

dengan Metode

Cash Basis

Indikator II: Fungsi Pembelian Tidak Melakukan Pembelian

Secara Berlebihan


1. Fungsi Pembelian

memiliki “market list”

yang sudah diverifikasi

oleh Accounting and

Finances Manager.

√

2. Kondisi tempat

penyimpanan sudah

memenuhi standar ruang

agar tidak mempengaruhi

kualitas, dan kuantitas

bahan baku

√

3. Fungsi pembelian

memiliki catatan daftar

pemasok terpilih

√

Fungsi

pembelian

membuat

catatatn daftar

pemasok terpilih

ketika awal

restoran

beroperasi



73)


63


(lanjutan)

Nama Organisasi :




Indikator III: Fungsi Pembelian Mengurangi Penggunaan

Sumber Daya yang Tidak Terpakai


1. Fungsi penerimaan

melakukan verifikasi

terhadap penerimaan

barang sesuai dengan

ketepatan waktu kirim √

Fungsi

penerimaan

melakukan

verifikasi

ketepatan

waktu terhadap

pemasok saat

barang tiba


memiliki kebijakan untuk

menangani bahan baku

yang tidak sesuai dengan

kualitas dan kuantitas

pesanan.

√

Fungsi

penerimaan

melakukan

retur barang

kepada

pemasok


memberikan bahan baku

kepada Fungsi

Penyimpanan untuk

disimpan sebagai stock

item

√

Bahan baku

yang disimpan

sebagai stock

item sudah

melalui tahap

inspeksi

Jumlah

Jawaban Catatan:

Diaudit Oleh :


Ya Tidak

Tanggal : 28 Januari 2019 9 3


(2015: 243-260), Colman (1994: 5 dan 167), Adisaputro (2007: 9),

dan Suarsana (2007: 47-73)

Penilaian tabel checklist atas tingkat ekonomis, memperoleh hasil

jawaban “ya” sebanyak 9 dan “tidak” sebanyak 3. Presentase nilai

ekonomis untuk jawaban “ya”dapat dijabarkan sebagai berikut:

Nilai Ekonomis = (input realisasi / input rencana) x 100%

Nilai Ekonomis = ( 9 / 12) x 100%


64

Nilai Ekonomis = 75%

Presentasi jawaban “ya” menunjukkan tingkat ekonomis sebesar 75%.

Hasil penilaian program audit atas tingkat ekonomis dinyatakan “baik”.

Presentase jawaban “tidak” sebesar 25%.

Hasil tabel checklist pada jawaban “tidak”, dalam indikator

pertama diketahui bahwa Fungsi Pembelian tidak membuat surat order

pembelian secara tertulis. Alasannya adalah dokumen surat order

pembelian dipandang kurang ekonomis, dan efisien dalam pelaksanaan

pembelian. Apabila Fungsi Pembelian tidak membuat dokumen surat

order pembelian berakibat pada tidak adanya dokumen yang dapat

digunakan sebagai bukti kualitas, dan kuantitas bahan baku yang

dipesan sesuai dengan bahan baku yang diterima. adalah Tujuan Fungsi

Pembelia membuat dokumen surat order pembelian secara tertulis

adalah sebagai bukti otorisasi atas pesanan pembelian. Menuru Mulyadi

(2016: 257), perusahaan memulai proses pembelian barang atau jasa

melalui surat order pembelian, dan berakibat pada penerimaan barang,

serta timbul kewajiban kepada Pemasok.

Fungsi Pembelian tidak memiliki dokumen sebagai bukti otorisasi

pesanan pembelian, dan penandingan antara kualitas, kuantitas bahan

baku yang dipesan dengan yang diterima menjadi kurang andal.

Fungsi Penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang

secara tertulis. Fungsi Penerimaan hanya melakukan tandatangan

sebagai bukti terima pada copy-faktur tanpa membuat laporan


65

penerimaa barang. Alasannya adalah dokumen laporan penerimaan

barang juga dipandang kurang ekonomis, dan efisien dalam

pelaksanaan pembelian. Menurut Mulyadi (2016: 257), laporan

penerimaan barang berfungsi sebagai bukti otorisasi atas inspeksi

penerimaan barang dari pemasok. Tujuan Fungsi Penerimaan membuat

laporan penerimaan barang untuk memberikan informasi penerimaan

barang kepada Fungsi Pembayaran. Fungsi Pembayaran menggunakan

laporan penerimaan barang sebagai dokumen pendukung bukti kas

keluar dalam mencatat pengeluaran kas.

Pada indikator pertama, Fungsi Pembayaran juga tidak

melakukan pencatatan dengan Metode Accrual Basis. Alasannya

adalah Fungsi Pembayaran menganggap pencatatan dengan dasar

akrual sulit untuk diterapkan, dan menghasilkan laporan pendapatan

yang jauh lebih besar dari beban yang dibayarkan. Menurut Jusup

(2011: 180), Metode Pencatatan Accrual Basis adalah metode yang

mengakui transaksi saat terjadinya, dan dicatat dalam pembukan

sebagai sebagai pendapatan atau beban tanpa memandang apakah kas

sudah diterima atau dikeluarkan. Entitas menyusun laporan keuangan

atas dasar akrual, kecuali laporan arus kas (SAK 27 efektif per 1 Januari

2018). Pencatatan akuntasi dengan Metode Accrual Basis mampu

menghasilkan informasi yang lebih lengkap, dan akurat. Hal ini

penting, karena semakin lengkap data yang disajikan, akan


66

menghasilkan informasi yang akurat dalam mengambil keputusan

keuangan.

2. Progam Audit Atas Tingkat Efisien



(2015: 243-260), dan Suarsana (2007: 47-73)

Nama Organisasi :



- Februari 2019



1. Terdapat pedoman tertulis

yang memuat kode etik

untuk staf yang terlibat

dalam aktivitas pembelian √

2. Fungsi Pembelian

melakukan transaksi

pembelian menggunakan

media komunikasi online √

Transaksi

pembelian

menggunakan

komunikasi via

Whatsapp.

Indikator II: Aktivitas Pembelian Tidak Melakukan Duplikasi

Kegiatan


1. Fungsi pembelian

dijalankan oleh

Departemen Pembelian √

2. Fungsi Pembelian terpisah

dari Fungsi Pembayaran √

3. Fungsi Pembelian terpisah

dari fungsi Penerimaan √

4. Fungsi Penerimaan

terpisah dari fungsi

Penyimpanan

√

Fungsi

penerimaan dan

fungsi

penyimpanan

dijalankan oleh

karyawan

bagian dapur


67


(lanjutan)


(2015: 243-260), Adisaputro (2007: 9), dan Suarsana (2007: 47-73)

Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019


Kegiatan


5. Pembelian bahan baku

makanan dan minuman

dijalankan oleh fungsi

pembelian √

Fungsi

pembelian

memiliki

otorisasi

atas

pesanan

bahan baku

6. Fungsi Pembelian melakukan

pembelian kepada pemasok

terpilih √

Indikator III: Pentingnya Tahapan Kerja dalam Aktivitas



pembelian bahan baku

makanan dan minuman

melalui survei harga pasar

√

2. Fungsi Pembelian membuat

tembusan surat order

pembelian kepada Pemasok,

Fungsi Penerimaan, dan

Fungsi Pembayaran

√

3. Fungsi Penerimaan membuat

tembusan laporan penerimaan

barang kepada Fungsi

Pembayaran √

Fungsi

Penerimaan

hanya

membuat

tanda terima

pada copy-

faktur


68


(lanjutan)


(2015: 243-260), Adisaputro (2007: 9), dan Suarsana (2007: 47-73)

Penilaian tabel checklist atas tingkat efisien, memperoleh hasil


efisien untuk jawaban “ya”dapat dijabarkan sebagai berikut:

Nilai Efesien = (input realisasi / input rencana) x 100%

Nilai Efisien = ( 8 / 12) x 100%

Nilai Efisien = 66,66%

Presentasi jawaban “ya” menunjukkan tingkat efisien sebesar 66,66%.

Hasil penilaian program audit atas tingkat efisien dinyatakan “baik”.

Presentase jawaban “tidak” sebesar 33,33%.

Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019



4. Fungsi Pembayaran membuat

cap “lunas” pada bukti kas

keluar beserta dokumen

pendukung

√

Fungsi

Pembayaran

hanya

menggunaka

n tanda

tangan pada

bukti kas

keluar dan

dokumen

pendukung

Jumlah

Jawaban

Catatan:

Diaudit Oleh :


Ya Tidak

8 4

Tanggal : 28 Januari 2019


69

Hasil tabel checklist pada jawaban “tidak”, dalam indikator kedua

diketahui bahwa Fungsi Penerimaan tidak terpisah dari Fungsi

Penyimpanan. Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Penyimpanan dijalankan

oleh satu pihak, yaitu Karyawan Dapur. Karyawan Dapur memiliki

kendali penuh dalam melakukan inspeksi kualitas dan kuantitas

penerimaan barang, serta penyimpanan persediaan bahan baku

digudang. Kepala Dapur atau Head Kitchen berfungsi sebagai pihak

yang memiliki otorisasi atas penerimaan dan penyimpanan bahan baku.

Alasan dilakukan duplikasi pekerjaan dalam aktivitas pembelian bahan

baku di Hakone Resto adalah pelaksanaan pembelian menjadi lebih

efisien. Selain itu, Head Kitchen dapat lebih ekonomis dalam

memanfaatkan sumber daya organisasi. Menurut Narko (1994: 124),

perusahan yang masih kecil, Fungsi Penerimaan dapat dirangkap oleh

Fungsi Penyimpanan atau Bagian Gudang.

Saran yang dapat diberikan sebagai praktik yang sehat adalah

Fungsi Penerimaan dan Fungsi Penyimpanan dilakukan secara terpisah.

Fungsi Penerimaan dan Fungsi Penyimpanan memiliki fungsi dan

wewenang yang berbeda. Menurut Mulyadi, (2016: 256), pemisahan

fungsi dan wewenang bertujuan untuk menjamin kualitas, dan kuantitas

bahan baku yang diterima. Fungsi Penerimaan memerlukan keahilan

khusus dalam menangin syarat-syarat pembelian, dan Fungsi

Penyimpanan berfokus pada pengelolaan persediaan yang disimpan di

gudang.


70

Fungsi Pembelian tidak membuat tembusan surat order pembelian

kepada Pemasok. Alasannya adalah Fungsi Pembelin beranggapan

bahwa membuat tembusan surat order pembelian kurang efisien.

Menurut Mulyadi (2016: 259), praktik yang sehat adalah Fungsi

Pembelian membuat tembusan surat order pembelian kepada Pemasok,

Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Pembayaran. Pemasok yang menerima

tembusan surat order pembelian, berfungsi sebagai bukti purchase

order barang. Fungsi Penerimaan yang menerima tembusan surat order

pembelian, berfugsi sebagai syarat untuk melakukan inspeksi dan

penerimaan barang. Fungsi Pembayaran yang menerima tembusan surat

order pembelian, berfungsi sebagai salah satu dokumen pendukung

penerbitan buktik kas keluar, dan kelengkapan bukti untuk pencataan

kas keluar.

Fungsi Penerimaan tidak membuat tembusan laporan penerimaan

barang kepada Fungsi Pembayaran. Alasannya adalah Fungsi

Penerimaan beranggapan bahwa membuat tembusan laporan

penerimaan barang kurang efisien. Menurut Mulyadi (2016: 259),

praktik yang sehat adalah Fungsi Penerimaan membuat tembusan

laporan penerimaan barang kepada Fungsi Pembayaran. Fungsi

Pembayaran yang menerima tembusan laporan penerimaan barang,

berfungsi sebagai bukti inspeksi penerimaan barang, dan salah satu


71

kelengkapan dokumen pendukung penerbitan bukti kas keluar, dan

kelengkapan bukti untuk pencatatan kas keluar.

Fungsi Pembayaran tidak membuat cap “lunas” pada bukti kas

keluar beserta dokumen pendukung. Alasannya adalah Fungsi

Pembayaran beranggapan bahwa cap “lunas” kurang efisien dalam

pelaksanaan pembelian. Menurut Mulyadi (2016: 260) dan Coldman

(1994: 167), Praktik yang sehat salah satunya bukti kas keluar beserta

dokumen pendukung dicap “lunas” oleh Fungsi Pembayaran. Tujuan

Fungsi Pembayaran membuat cap “lunas” adalah untuk mencegah

terjadinya penggunaan bukti kas keluar lebih dari satu kali, dan bukti

otorisasi pengeluaran kas oleh Fungsi Pembelian

3. Progam Audit Atas Tingkat Efektif



(2015: 243-260), (Baridwan 2012: 17), dan Suarsana (2007: 47-73)

Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019



1. Manajer Accounting and

Finances, Fungsi Pembelian,

dan Head Kitchen membuat

anggaran pembelian bahan

baku utama dan pembelian

bahan baku pendukung

√

Accounting

and Finance

Manager,

fungsi

pembelian

dan Head

Kitchen tidak

membuat

anggaran

karena

fluktuatif

harga pasar

jarang terjadi


72

Tabel 13. Program Audit dengan Tabel Checklist (lanjutan)



Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019



1. Accounting and Finance

Manager menetapkan

Standard Operating

Procedure (SOP) secara

tertulis

√

Accounting

and Finance

Managermen

menetapkan

dan

melaksanakan

SOP hanya

secara lisan


menggunakan sistem

pembayaran melalui

tranfer bank √

Fungsi

Pembayaran

melakukan

pembayaran

secara tranfer

untuk Pemasok

dari luar kota


melakukan verifikasi

melalui pengecekan

kualiatas, kuantitas dan

harga sebelum melakukan

pembayaran

√

4. Fungsi Pembelian

membuat kontrak jangka

panjang kepada pemasok

terpilih

√

Pemasok

memiliki

loyalitas tinggi

dalam

menyediakan

bahan baku

5. Fungsi Pembelian, Fungsi

Penerimaan, dan Fungsi

Pembayaran menggunakan

nomor urut tercetak pada

dokumen pembelian

√

Fungsi

Pembelian,

Fungsi

Penerimaan,

dan Fungsi

Pembayaran

menggunakan

catatan tanggal


73




Nama Organisasi :




Indikator III: Mengidentifikasi Faktor-Faktor Hasil Kinerja yang

Memuaskan


1. Fungsi Pembelian telah

menetapkan informasi yang

dibutuhkan untuk mendukung

keputusan pembelian

√

2. Accounting and Finances

Manager dan Fungsi

Pembelian melakukan

evaluasi pelaksanaan

pembelian

3. Fungsi Pembelian

menetapkan prosedur untuk

pembelian yang bersifat

mendesak.

√


evaluasi penawaran harga

kepada pemasok √


laporan pembelian secara

tepat waktu √


laporan pembelian yang

menyajikan:

a. Kemampuan memenuhi

spesifikasi bahan baku

b. Kendala dalam

pembelian

c. Inovasi dalam

pembelian

√

Fungsi

pembayaran

dalam membuat

laporan

pembelian belum

menyajikan

kendala atau

masalah dalam

pembelian

Jumlah

Jawaban

Catatan:

Diaudit Oleh :


Ya Tidak

Tanggal : 28 Januari 2019 8 4


74

Penilaian tabel checklist atas tingkat efektif, memperoleh hasil


efektif untuk jawaban “ya”dapat dijabarkan sebagai berikut:

Nilai Efektif = (input realisasi / input rencana) x 100%

Nilai Efektif = ( 8 / 12) x 100%

Nilai Efektif = 66.66%

Presentasi jawaban “ya” menunjukkan tingkat efektif sebesar 66,66%.

Hasil penilaian program audit atas tingkat efektif dinyatakan “cukup”.

Presentase jawaban “tidak” sebesar 33,33%.

Hasil tabel checklist pada jawaban “tidak”, dalam indikator

pertama diketahui bahwa Manajer Accounting and Finances, Fungsi

Pembelian, dan Head Kitchen membuat anggaran pembelian bahan

baku utama dan pembelian bahan baku pendukung. Kondisi harga

bahan baku dipasaran yang cenderung stabil menjadi alasan Manajer

Accounting and Finances, Fungsi Pembelian, dan Head Kitchen tidak

membuat anggaran pembelian. Saran yang dapat diberikan adalah

Manajer Accounting and Finances, Fungsi Pembelian, dan Head

Kitchen merumuskan anggaran pembelian bahan baku makanan dan

minuman. Anggaran pembelian bahan baku berfungsi sebagai alat

perencanaan dan pengendalian manajemen. Menurut (Baridwan

2012:17), anggaran merupakan alat untuk mengukur aktualisasi kinerja.

Manajer Accounting and Finances dapat menggunakan anggaran

sebagai alat untuk mengevaluasi kinerja dalam aktivitas pembelian.


75

Pada indikator kedua, Accounting and Finance Manager

menetapkan Standard Operating Procedure (SOP) secara lisan.

Accounting and Finance Manager mengangguap bahwa penyampaian

SOP secara lisan lebih cepat, dan mudah dipahami oleh karyawan.

Akibat Accounting and Finance Manager tidak membuat SOP secara

tertulis adalah rentan terjadi ketidakseragaman proses kerja antar

karyawan, tidak ada pedoman atau prosedur sebagai pengendalian

dalam aktivitas pembelian, dan Accounting and Finances Manager

membutuhkan waku lebih banyak untuk menjelaskan secara lisan

kepada karyawan. Prosedur pembelian merupakan urutan kegiatan

pembelian yang dilaksanakan secara berulang-ulang dengan hasil yang

sama, (Wiyasha 2014: 171).Tujuan Standard Operating Procedure

(SOP) pembelian adalah menjamin adanya pelakuan yang seragam

dalam alur prosedur aktivitas pembelian bahan baku, (Baridwan 2012:

3). SOP pembelian juga digunakan sebagai alat pengendalian internal

sehingga bila terjadi kekeliruan maka manajemen dapat dengan segera

mendeteki kekeliruan.

Fungsi Pembelian tidak membuat kontrak jangka panjang kepada

pemasok terpilih. Alasannya adalah Fungsi Pembelian beranggapan

bahwa Pemasok memiliki loyalitas tinggi dalam memenuhi kebutuhan

persediaan bahan baku, Fungsi pembelian tidak perlu melakukan

analisis mendalam terhadap kriteria kualitas bahan baku, dan Fungsi

Pembelian lebih fleksibel dalam menentukan pemasok dalam


76

menyediakan bahan baku. Akibat Fungsi Pembelian tidak membuat

surat kontrak jangka panjang adalah Pemasok rentan mengalami

ketidakmampuan memenuhi pesanan apabila terjadi kenaikan harga di

pasar. Penekanan surat kontrak jangka panjang lebih pada kualitas,

kuantitas, dan waktu pengiriman yang diharapkan oleh Fungsi

Pembelian. Menurut Indrajid (2005: 37), kecenderungan pembelian

barang strategis mendatang alam dilakukan dengan surat kontrak

jangka panjang. Menurut Suarsana (2007: 28), jenis bahan baku

perishable, seperti sayur-mayur, buah-buahan, bahan baku musiman

dapat menggunakan kontrak jangka panjang untuk menjaga loyalitas

Pemasok.

Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Pembayaran

menggunakan nomor urut tercetak pada dokumen pembelian. Fungsi

Pembelian, Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Pembayaran memiliki

kebijakan untuk mencantumkan tanggal pada setiap dokumen

pembelian. Akibatnya, Fungsi Pembelian Fungsi Penerimaan, Fungsi

Pembayaran, menjadi sulit dalam melakukan pengawasan dokumen

terhadap transaksi keuangan. Menurut Mulyadi (2016: 259), salah satu

praktik akuntansi yang sehat adalah terdapat nomor urut tercetak pada

dokumen pembelian. Menurut Baridwan (2012: 68), nomor urut

tercetak digunakan untuk mempermudah pengawasan dokumen

pembelian.


77

D. Evaluasi Pelaksanaan Hasil Audit

Evaluasi pelaksanaan hasil audit dilakukan kepada fungsi pembelian,

Manajer Accounting & Finance, dan Head Kitchen. Terdapat beberapa hal

pada aktivitas pembelian bahan baku makanan dan minuman Hakone Resto

yang menjadi perhatian selama proses pelaksanaan audit. Beberapa hal

tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, Fungsi Pembayaran tidak

membuat nomor urut tercetak pada dokumen pembelian

Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, Fungsi Pembayaran

hanya menyertakan tanggal transaksi pada dkumen pembelian.

Penggunaan nomor urut tercetak pada dokumen pembelian

memudahkan pengecekan atas formulir yang tidak digunakan, seperti

karena salah pengisian atau hilang.

2. Fungsi Pembayaran tidak melakukan cap “lunas” pada bukti kas beserta

dokumen pendukung

Fungsi Pembayaran tidak melakukan cap “lunas” pada bukti kas

keluar beserta dokumen pendukung. Apabila bukti kas keluar beserta

dokumen pendukung tidak di cap “lunas”, maka rentan terjadi

penggunaan bukti kas keluar lebih dari satu kali. Fungsi cap “lunas”

pada bukti kas keluar beserta dokumen pendukung mendukung

pertanggungjawaban otorisasi pengeluaran kas.


78

3. Fungsi pembelian tidak membuat surat kontrak jangka panjang kepada

pemasok terpilih

Adanya surat kontrak jangka panjang akan menguntungkan kedua

belah pihak karena penyerahan barang dapat dipastikan tersistem mulai

dari waktu, jaminan mutu dan kesanggupan ketersediaan barang dapat.

Akibat tidak ada surat kontrak jangka panjang adalah loyalitas pemasok

rentan terjadi ketidakpastian dan ketidakmampuan pemasok dalam

menyediakan bahan baku saat kenaikan harga terjadi agar tidak

mengalami kerugian.

4. Fungsi Pembelian tidak membuat surat order pembelian secara tertulis

dan tidak membuat tembusan kepada Pemasok, Fungsi Penerimaan, dan

Fungsi Pembayaran.

Fungsi Pembelian tidak membuat surat order pembelian secara

tertulis karena kurang ekonomis sehinga daftar permintaan pembelian

sekaligus dijadikan sebagai surat order pembelian. Fungsi Pembelian

membuat surat order pembelian sebagai bukti otorisasi atas pesanan

pembelian. Fungsi Pembelian tidak membuat tembusan surat order

pembelian kepada Pemasok, Fungsi Penerimaan, Fungsi Pembayaran

karena kurang efisien dalam pelaksanaan pembelian.

Pemasok yang menerima tembusan surat order pembelian,

berfungsi sebagai bukti purchase order barang. Fungsi Penerimaan yang

menerima tembusan surat order pembelian, berfugsi sebagai syarat

untuk melakukan inspeksi dan penerimaan barang. Fungsi Pembayaran


79

yang menerima tembusan surat order pembelian, berfungsi sebagai salah

satu dokumen pendukung penerbitan buktik kas keluar, dan

kelengkapan bukti untuk pencataan kas keluar.

5. Fungsi penerimaan barang tidak membuat laporan penerimaan barang

Fungsi Penerimaan tidak membuat tembusan laporan penerimaan

barang kepada Fungsi Pembayaran. Alasannya adalah Fungsi

Penerimaan beranggapan bahwa membuat tembusan laporan

penerimaan barang kurang efisien. Fungsi Penerimaan dalam

menjalankan praktik yang sehat harus membuat tembusan laporan

penerimaan barang kepada Fungsi Pembayaran. Tembusan laporan

penerimaan barang kepada Fungsi Pembayaran sebagai bukti atas

inspeksi penerimaan barang, dan salah satu kelengkapan dokumen

pendukung penerbitan bukti kas keluar, dan kelengkapan bukti untuk

pencatatan kas keluar.

6. Fungsi Pembayaran melakukan pencatatan pembelian menggunakan

Metode Cash Basis.

Metode Cash Basis adalah pencatatan akuntansi dengan transaksi

pendapata dan beban hanya akan dicatat apabila terjadi penerimaan

barang atau pengeluaran kas. Metode Accrual Basis adalah pencatatan

akuntansi dengan mengakuai pengaruh transaksi pada saat transaksi

tersebut terjadi tanpa memandang ks sudah diterima atau dikeluarkan.

Fungsi Pembayaran menggunakan Metode Cash Basis dalam pencatatan

pengeluaran kas. Pencatatan pengeluaran kas dengan Metode Cash


80

Basis jauh lebih mudah diterapkan, dan catatan atas pendapatan

menunjukkan lebih besar dari beban yang dikeluarkan. Pentatan

pengeluaran dengan Metode Accrual Basis menghasilkan informasi

laporan keuangan yang lebih lengkap dan akurat. Informasi laporan

keuangan yang lengkap dan akurat dapat digunakan sebagai

pengambilan keputusan.

7. Accounting and Finances Manager tidak SOP (Standard Operating

Procedure) pembelian secara tertulis.

Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu urutan

pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam

satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang

seragam terhadap transaksi-transaksi perusahan yang sering terjadi,

(Baridwan 2012: 3). Accounting and Finance Manager beranggapan

bahwa menyampaikan Standard Operating Procedure SOP secara lisan

lebih cepat, dan mudah dipahami oleh karyawan. Akibat Accounting

and Finance Manager tidak membuat SOP secara tertulis adalah rentan

terjadi ketidakseragaman proses kerja antar karyawan, tidak ada

pedoman atau prosedur sebagai pengendalian dalam aktivitas

pembelian, dan Accounting and Finances Manager membutuhkan waku

lebih banyak untuk menjelaskan secara lisan kepada karyawan.


81

E. Tahap Penyusunan Temuan, Penyebab, dan Rekomendasi

Pada tahap ini akan dilakukan penyusunan hasil temuan, penyebab,

dan memberikan rekomendasi. Informasi data penyusunan temuan,

penyebab, dan rekomendasi didapatkan dari pelaksanaan program audit atas

tingkat ekonomis, efisien, dan efektif pada aktivitas pembelian. Ruang

lingkup aktivitas pembelian bahan baku makanan dan minuman, yaitu

organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian, pelaksanaan

pembelian, inspeksi dan penerimaan barang, pembayaran dan pelaporan

pembelian. Penyusunan temuan, penyebab dan rekomendasi didasarkan

pada ruang lingkup aktivitas pembelian bahan baku makanan dan minuman

dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Organisasi Fungsi Pembelian

a. Temuan

1) Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, Fungsi Pembayaran

tidak membuat nomor urut tercetak pada dokumen

pembelian.

2) Accounting and Finance Manager tidak membuat Standard

Operating Procedure (SOP) pembelian secara tertulis.

b. Kriteria


membuat nomor urut tercetak pada dokumen pembelian.

2) Accounting and Finance Manager membuat Standard



82

c. Penyebab


membuat tanggal transaksi saja pada dokumen pembelian

dipandang lebih efektif.

2) Accounting and Finance Manager dalam membuat Standard

Operating Procedure (SOP) dipandang lebih efektif dan

mudah dipahami.

d. Akibat

1) Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, Fungsi Pembayaran,

menjadi sulit dalam melakukan pengawasan dokumen

terhadap transaksi keuangan.

2) Accounting and Finances Manager mengalami kesulitan

dalam melakukan pengendalian internal dan membutuhkan

waktu lebih lama untuk menjelaskan secara lisan kepada

karyawan, serta karyawan rentan mengalami

ketidakseragaman proses kerja.

e. Rekomendasi

1) Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, Fungsi

Pembayaran membuat nomor urut tercetak pada dokumen

pembelian.

2) Accounting and Finances Manager membuat Standar

Operating Procedure (SOP), dan diadakan pelatihan bagi

karyawan yang terlibat dalam aktivitas pembelian.


83

2. Perencanaan Pembelian

a. Temuan

1) Fungsi Pembelian tidak membuat surat kontrak jangka

panjang kepada Pemasok terpilih.

b. Kriteria

1) Fungsi Pembelian membuat surat kontrak jangka panjang

kepada Pemasok terpilih.

c. Penyebab

1) Fungsi Pembelian memiliki sikap kepercayaan yang tinggi

atas loyalitas Pemasok dalam menyediakan bahan baku.

2) Fungsi Pembelian tidak perlu melakukan analisis mendalam

terhadap kriteria kualitas bahan baku.

3) Fungsi Pembelian lebih fleksibel dalam menentukan

pemasok penyedia bahan baku.

d. Akibat

1) Apabila terjadi fluktuasi kenaikan harga terlalu tinggi secara

tiba-tiba, maka Pemasok kurang dapat memenuhi pesanan

agar tidak menanggung kerugian.

e. Rekomendasi

1) Fungsi Pembelian membuat surat kontrak jangka panjang

kepada pemasok terpilih.

3. Pelaksanaan Pembelian

a. Temuan


84

1) Fungsi Pembelian tidak membuat surat order pembelian

secara tertulis, dan tidak membuat tembusan kepada

Pemasok, Fungsi Penerimaan, serta Fungsi Pembayaran.

b. Kriteria

1) Fungsi Pembelian membuat surat order pembelian secara

tertulis, dan tidak membuat tembusan kepada Pemasok,

Fungsi Penerimaan, serta Fungsi Pembayaran.

c. Penyebab

1) Fungsi Pembelian tidak membuat surat order pembelian, dan

tidak membuat tembusan kepada Pemasok, Fungsi

Penerimaan, serta Fungsi Pembayaran dipandang kurang

ekonomis dan efisien.

d. Akibat

1) Fungsi Pembelian tidak memiliki dokumen sebagai bukti

otorisasi pesanan pembelian.

2) Fungsi Penerimaan tidak memiliki bukti untuk melakukan

penandingan antara bahan baku yang dipesan dengan bahan

baku yang diterima.

3) Fungsi Pembayaran dalam melakukan pencatatan pembelian

tidak disertai dokumen pendukung berupa surat order

pembelian.


85

e. Rekomendasi



Fungsi Penerimaan, serta Fungsi Pembayaran kurang

ekonomis dan efisien.

4. Inspeksi dan Penerimaan Barang

a. Temuan

1) Fungsi Penerimaan tidak membuat laporan penerimaan

barang secara tertulis, dan tidak membuat tembusan kepada

Fungsi Pembayaran.

b. Kriteria

1) Fungsi Penerimaan mebuat laporan penerimaan barang

secara tertulis, dan tidak membuat tembusan kepada Fungsi

Pembayaran.

c. Penyebab

1) Fungsi Penerimaan tidak membuat laporan penerimaan

barang secara tertulis, dan tidak membuat tembusan kepada

Fungsi Pembayaran karena dipandang kurang ekonomis dan

efisien.

d. Akibat

1) Informasi penerimaan barang dengan persediaan barang

yang disimpan kurang menjamin ketelitian, dan keandalan.


86

2) Penandingan anatara kualitas bahan baku yang dipesan

dengan bahan baku yang diterima dari Pemasok menjadi

kurang akurat.

3) Penerimaan barang dari Pemasok rentan mengalami

kecurangan untuk digunakan secara pribadi atau dijual

kembali.

4) Fungsi Penerimaan tidak memiliki bukti otorisasi atas

inspeksi penerimaan barang.

5) Fungsi pembayaran dalam melakukan pencatatan tidak

disertai dokumen pendukung berupa laporan penerimaan

barang.

e. Rekomendasi



Fungsi Penerimaan, serta Fungsi Pembayaran.

5. Pembayaran dan Pelaporan Pembelian

a. Temuan

1) Fungsi Pembayaran melakukan pencatatan pembelian

menggunakan Metode Cash Basis.

2) Fungsi Pembayaran tidak melakukan cap “lunas” pada bukti

kas keluar beserta dokumen pendukung.


87

b. Kriteria


menggunakan Metode Accrual Basis.

2) Fungsi Pembayaran melakukan cap “lunas” pada bukti kas

keluar beserta dokumen pendukung.

c. Penyebab

1) Fungsi Pembayaran dalam melakukan pencatatan pembelian

menggunakan Metode Accrual Basis lebih mudah

diterapkan, dan menyebabkan nilai pendapatan jauh lebih

besar dari biaya atau beban yang ditimbulkan.

2) Fungsi Pembayaran dalam melakukan cap “lunas” pada

bukti kas keluar beserta dokumen pendukung dianggap

kurang efisien.

d. Akibat

1) Laporan keuangan menghasilkan informasi yang kurang

lengkap, dan pengambilan keputusan dalam keuangan

menjadi tidak akurat.

2) Terjadi penggunaan bukti kas keluar beserta dokumen

pendukung lebih dari satu kali, dan pertanggungjawaban

otorisasi pengeluaran kas menjadi kurang terkendali oleh

Fungsi Pembayaran.


88

e. Rekomendasi



2) Fungsi Pembayaran melakukan cap “lunas” pada bukti kas

keluar beserta dokumen pendukung.

F. Pelaporan Hasil Audit Internal

Laporan hasil audit dibuat berdasarkan bukti temuan selama

pelaksanaan audit. Laporan hasil audit pada fungsi pembelian di Hakone

Resto akan disajikan sebagai berikut:

Laporan Hasil Audit Internal Pembelian Bahan Baku Makanan

dan Minuman

Yogyakarta, 06 Maret 2019

Perihal: Laporan Hasil Audit Internal

Kepada

Yth. Manajer Accounting & Finance Hakone Resto

Di Yogyakarta

Saya telah melakukan audit internal atas pembelian bahan baku

makanan dan minuman di Hakone Resto Yogyakarta untuk periode Januari-

Februari 2019. Audit internal ini bertujuan untuk mengetahui hasil audit pada

fungsi pembelian bahan baku makanan dan minuman di Hakone Resto

Yogyakarta, dan memberikan rekomendasi berupa perbaikan atas temuan

kelemahan pada saat pelaksanaan audit guna meningkatkan nilai lebih bagi

restoran

Hasil audit internal disajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I : Informasi Latar Belakang

Bab II : Ruang Lingkup Audit

Bab III : Kesimpulan Audit

Bab IV : Rekomendasi


89

Pelaksanaan audit internal menunjukkan bahwa ruang lingkup aktivitas

pembelian, seperti organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian,

inspeksi dan penerimaan barang, dan pelaksanaan pembelian, serta

pembayaran dan laporan pembelian menunjukkan beberapa kelemahan.

Temuan audit yang menjadi kelemahan dalam aktivitas pembelian, seperti

tidak ada nomor urut tercetak pada dokumen pembelian, tidak melakukan cap

“lunas” pada bukti kas beserta dokumen pendukung, tidak membuat surat

kontrak jangka panjang kepada pemasok terpilih, tidak membuat surat order

pembelian, tidak membuat laporan penerimaan barang, melakukan

pencatatan pembelian menggunakan Metode Cash Basis, dan tidak membuat

Standard Operating Procedure (SOP) pembelian secara tertulis.

Saya mengucapkan terimakasi atas dukungan dan kerjasama dari

banyak pihak yang terlibat dalam pelaksanaan audit atas fungsi pembelian

bahan baku makanan dan minuman, yaitu Pemilik Restoran, Manajer

Accounting & Finance, Manajer Operasional, Head Kitchen, Fungsi

Pembelian, dan para karyawan.


Hormat Saya,


90

Laporan Hasil Audit Internal Pembelian Bahan Baku Makanan dan

Minuman

Bab I

Informasi Latar Belakang

Hakone Ramen House and Japanese Fusion merupakan bisnis kuliner

dibidang restoran. Restoran ini menyajikan hidangan ramen & japanese fushion.

Hakone Resto memiliki dua cabang, yakni Hakone cabang Amplaz, dan Hakone

Resto memiliki latar belakang konsep dekorasi bergaya Jepang.

Restoran mendatangkan bahan-bahan khusus langsung dari Jepang demi

menjaga citarasa ramen. Keunikan dan citarasa yang khas, membuat restoran

tidak pernah sepi pengunjung. Dalam memenuhi persediaan bahan baku,

restoran selalu berusaha menjaga mutu bahan baku melalui manajemen fungsi

pembelian. Untuk itu perlu dilakukan audit internal untuk menilai tingkat

efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan prosedur dan pengendalian yang

diterapkan, dan memberikan rekomendasi sebagai langkah perbaikan yang

dibutuhkan pada proses pembelian bahan baku makana dan minuman di Hakone

Resto Yogyakarta. Adapun job description tiap fungsi yang bekaitan dengan

proses pembelian adalah sebagai berikut:

1. Head Kitchen / Kepala Dapur (1 orang)

Bertanggungjawab atas karyawan bagian dapur dan bagian produksi.

2. Karyawan Produksi (1 orang)

Bertugas untuk memproduksi bahan baku mentah menjadi barang setengah

jadi.

3. Karyawan Dapur (3 orang)

Bertguas untuk memproduksi barang setengah jadi menjadi menu makanan.

4. Manajer Accounting & Finance (1 orang)

Bertanggungjawab atas karyawan kasir dan pembelian

5. Kasir (3 orang)

Bertugas untuk melakukan penerimaan penjualan dari konsumen.

6. Bagian Pembelian (1 orang)

Betugas untuk melakukan pembelian bahan baku dari pemasok


91


Minuman

Bab II

Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup pengauditan internal ini fokus pada aktivitas

pembelian bahan baku makanan dan minuman periode Januari - Februari

2019 di Hakone Resto Yogyakarta. Audit internal pembelian bahan baku

makanan dan minuman mencakup lima aspek utama yaitu organisasi fungsi

pembelian, perencanaan pembelian, pelaksanaan pembelian, inspeksi dan

penerimaan barang, serta pembayaran dan laporan pembelian.


91


Minuman

Bab III

Kesimpulan Audit

Kesimpulan yang dapat Saya berikan berdasarkan temuan (bukti) selama

proses audit dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Pembayaran tidak


Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Pembayaran

mencatat tanggal transaksi dipadang lebih efektif pada dokumen

pembelian. Apabila tidak ada nomor urut tercetak pada dokumen,

Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Pembayaran sulit

melakukan pengawasan dokumen pembelian terhadap transaksi

keuangan.

2. Fungsi Pembayaran tidak melakukan cap “lunas” pada bukti kas

beserta dokumen pendukung

Fungsi Pembayaran berpendapat bahwa cap “lunas”pada bukti

kas keluar beserta dokumen pendukung dianggap kurang efisien.

Apabila tidak ada cap “lunas”, rentan terjadi penggunaan bukti kas

keluar beserta dokumen pendungku lebih dari satu kali, dan

pertanggungjawaban otorisasi pengeluaran kas menjadi kurang

terkendali oleh Fungsi Pembayaran

3. Fungsi Pembelian tidak membuat surat kontrak jangka panjang

kepada pemasok terpilih

Fungsi Pembelian berpendapat bahwa Fungsi Pembelian

memiliki sikap kepercayaan yang tinggi atas loyalitas Pemasok dalam

menyediakan bahan baku, Fungsi Pembelian tidak perlu melakukan

analisis mendalam terhadap kriteria kualias bahan baku, Fungsi

pembelian lebih fleksibel dalam mementukan Pemasok penyedia

bahan baku. Apabila tidak ada surat kontrak jangka panjang kepada

Pemasok terpilih, rentan terjadi persediaan yang tidak bisa dipenuhi

sesui kriteria oleh Pemasok terpilih

4. Fungsi Pembelian tidak membuat surat order pembelian dan tidak

membuat tembusan kepada Pemasok, Fungsi Penerimaan dan Fungsi

Pembayaran

Fungsi Pembelian berpendapat bahwa tidak membuat surat

order pembelian dan tidak membuat tembusan surat order pembelian


92

dipandang lebih efisien. Apabila tidak ada surat order pembelian

secara tertulis dan tembusan surat order pembelian kepada Pemasok,

Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Pembayaran, maka Fungsi Pembelian

tidak memiliki bukti otorisasi pesanan pembelian, Fungsi Penerimaan

tidak memiliki bukti untuk penandingan antara bahan baku yang

dipesan dengan bahan baku yang diterima, dan Fungsi pembayaran

dalam melakukan pencatatan pembelian tidak disertai dokumen

pendukung berupa surat order pembelian.

5. Fungsi Penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang secara

tertulis dan tidak membuat tembusan laporan penerimaan barang

kepada Fungsi Pembayaran

Fungsi Permintaa berpendapat bahwa tidak membuat laporan

penerimaan barang, dan tidak membuat tembusan laporan penerimaan

dipandang lebih efisien. Apabila tidak ada laporan penerimaan barang

secara tertulis, dan tembusan laporan penerimaan barang kepada

Fungsi Pembayaran, maka informasi penerimaan barang dengan

persediaan barang yang disimpan kurang menjamin ketelitian, dan

keandalan, Penandingan antara kualitas bahan baku yang dipesan

dengan bahan baju yang diterima dari Pemasok menjadi kurang

akurat, Penerimaan barang dari Pemasok rentan mengalami

kecurangan untuk digunakan secara pribadi atau dijual kembali, serta

Fungsi Penerimaan tidak memiliki bukti otorisasi atas inspeksi

penerimaan barang, dan Fungsi pembayaran dalam melakukan

pencatatan pembelian tidak disertai dokumen pendukun berupa

laporan penerimaan barang.

6. Fungsi Pembayaran melakukan pencatatan pembelian menggunakan

Metode Cash Basis

Fungsi Pembayaran berpendapat bahwa melakukan pencatatan

pembelian menggunakan Metode Cash Basis lebih mudah diterapkan,

dan menyebabkan nilai pendapatan terkesan jauh lebih besar dari

biaya taau beban yang ditimbulkan. Apabila Fungsi Pembayaran

menggunakan pencatatan dengan Metode Cash Basis, akan

menyebabkan informasi laporan keuangan kurang lengkap, dan

pengambilan keputusan dalam menilai kesehatan keuangan menjadi

kurang akurat.

7. Accounting and Finances Manager tidak membuat Standard


Accounting and Finances Manager berpendapat bahwa penyampaian

Standard Operating Procedure (SOP) pembelian secara lisan lebih

efektif, dan mudah dipahami. Apabila Accounting and Finances

Manager menyampaikan Standard Operating Procedure (SOP)

secara lisan, maka Accounting and Finances Manager mengalami

kesulitan dalam melakukan pengendalian internal.


93


Minuman

Bab IV

Rekomendasi

Hasil pelaksanaan audit menunjukkan beberapa kelemahan pada

fungsi pembelia bahan baku. Berdasarkan temuan (bukti) selama proses

audit, perbaikan dan koreksi harus segera dipertimbangkan oleh

manajemen restoran. Atas kelemahan yang didapat, peneliti memberikan

rekomendasi guna mengkoreksi dan memperbaiki fungsi pembelian.

Rekomendasi yang dapat dijadikan acuan dalam mempertimbangkan

perbaikan dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, Fungsi Pembayaran tidak


Rekomendasi:

a. Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan, Fungsi Pembayaran


2. Fungsi Pembayaran tidak melakukan cap “lunas” pada bukti kas


Rekomendasi

a. Fungsi Pembayaran melakukan cap “lunas” pada bukti kas


3. Fungsi pembelian tidak membuat surat kontrak jangka panjang

kepada Pemasok terpilih

Rekomendasi

a. Fungsi Pembelian membuat surat kontrak jangka panjang

kepada pemasok terpilih

4. Fungsi pembelian tidak membuat surat order pembelian, dan tidak

membuat tembusan surat order pembelian kepada Pemasok,

Fungsi Penerimaan dan Fungsi Pembayaran

Rekomendasi

a. Fungsi Pembelian membuat surat order pembelian secara

tertulis, dan membuat tembusan surat order pembelian kepada

Pemasok, Fungsi Penerimaan, dan Fungsi Pembayaran.


94

5. Fungsi Penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang

secara tertulis, dan tidak membuat tembusan laporan penerimaan

barang kepada Fungsi Pembayaran

Rekomendasi

a. Fungsi Penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang

secara tertulis, dan tidak membuat tembusan laporan

penerimaan barang kepada Fungsi Pembayaran.

6. Fungsi Pembayaran melakukan pencatatan pembelian

menggunakan Metode Cash Basis

Rekomendasi

a. Fungsi Pembayaran melakukan pencatatan pembelian


7. Accounting and Finances Manager tidak membuat Standard


Rekomendasi

a. Accounting and Finances Manager membuat Standard

Operating Procedure (SOP) pembelian secara tertulis


95

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Kesimpulan dalam pelaksanaan audit internal pada aktivitas

pembelian bahan baku makanan dan minuman memerlukan beberapa

koreksi, dan tindakan perbaikan. Hasil temuan audit yang mendapat

koreksi, dan tindakan perbaikan, seperti Fungsi Pembelian, Fungsi

Penerimaan, Fungsi Pembayaran tidak membuat nomor urut tercetak pada

dokumen pembelian, Fungsi Pembayaran tidak melakukan cap “lunas”

pada bukti kas beserta dokumen pendukung, Fungsi pembelian tidak

membuat surat kontrak jangka panjang kepada Pemasok terpilih, Fungsi

pembelian tidak membuat surat order pembelian secara tertulis dan tidak

membuat tembusan kepada Pemasok, Fungsi Penerimaan dan Fungsi

Pembayaran, Fungsi Penerimaan tidak membuat laporan penerimaan

barang secara tertulis dan tidak membuat tembusan laporan penerimaan

barang kepada Fungsi Pembayaran, Fungsi Pembayaran melakukan

pencatatan pembelian menggunakan Metode Cash Basis, serta Accounting

and Finances Manager tidak membuat Standard Operating Procedure

(SOP) pembelian secara tertulis.


96

B. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasa penelitian dalam mengumpulkan data dapat dijabarkan

sebagai berikut:

1. Proses audit secara mendalam terhadap tahapan pembayaran sulit

dilakukan dikarenakan tidak dapat mengakses database keuangan

atas pembelian pada bagian akuntansi sehingga tidak dapat

memastikan laporan pembelian dengan kas keluar.

2. Proses audit lebih dalam terhadap proses perencanaan pembelian

sulit dilakukan dikarenakan data pemasok dirahasiakan sehingga

tidak dapat memastikan order pembelian dilakukan kepada

pemasok terpilih.

C. Saran

Saran yang dapat diberikan untuk mengkoreksi dan memperbaiki

kelemahan-kelemahan dalam fungsi pembelian sebagai berikut:

1. Bagi Restoran

a. Accounting and Finances Manager sebaiknya membuat

Standard Operating Procedure (SOP) pembelian secara

tertulis agar proses pembelian berjalan sesuai aturan prosedur

kebijakan tertulis.

b. Fungsi Pembelian sebaiknya membuat surat kontrak jangka

panjang untuk melakukan pesanan pembelian kepada Pemasok

terpilih agar mampu menyediakan bahan baku sesuai

kuantitas, kualitas dan kesepakatan harga.


97

c. Fungsi Pembayaran diharapkan menggunakan pencatatan

Metode Acrual Basis agar memberikan gambaran yang lebih

akurat atas kondisi keuangan.

d. Fungsi Pembelian sebaiknya membuat surat order pembelian

secara tertulis, dan fungsi penerimaan barang membuat

laporan penerimaan secara tertulis, serta dokumen permintaan

disertai dengan nomor urut, untuk memudahkan dalam

melakukan pengawasan.

e. Fungsi Pembayaran sebaiknya menggunakan cap “lunas” pada

bukti kas keluar dan dokumen pendukung untuk mencegah

penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali.

2. Bagi Peneliti Selanjutnya

a. Peneliti selanjutnya diharapkan dapat memperoleh akses data

laporan pembelian, dan daftar rekan pemasok secara lengkap

untuk mengakuratkan data yang didapat.


98

DAFTAR PUSTAKA

Adesola, Sola dan Tim Bairnes. 2005. Developing and Evaluating a methodology

for bussiness process inprovement. Business Process Management Journal.

Vol 11 Issue:1

Agoes, Sukrisno. 2017. Auditing Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntansi oleh

Kantor Akuntan Publik Buku 1. Edisi 5. Salemba Empat, Jakarta.

Agoes, Sukrisno. 2017. Auditing Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntansi oleh

Akuntan Publik Buku 2. Edisi 5. Salemba Empat, Jakarta.

Agoes, Sukrisno dan Jan Hoesada. 2012. Bunga Rampai Auditing. Salemba Empat,

Jakarta

Akmal. 2009. Pemeriksaan Manajemen Internal Audit. Jakarta, Indeks.

Adisaputro,Gunawan dan Yunita A. 2011. Anggaran Bisnis (Analisis,

Perencanaan, dan Pengendalian Laba). UPP STIM YKPN, Yogyakarta.

Arikunto,Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktik.

Reineka Cipta, Jakarta.

Awojide, Simon, dan Babatope T.S. 2018. Towards the digtalization of Restaurant

Business Process for Food Ordering in Nigeria Provate University. The

Design Perspektive. Volume 8, Issue 5

Badan Standarisasi Nasional. 2018. Grand Desain Penerapan Manajemen Risiko

2018-2023. Diakses tanggal 20 Maret 2019

Baridwan, Zaki. 2012. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode.

BPFE. Yogyakarta.

Baswori dan Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Edisi Revisi VI. PT

Rineka Cipta, Jakarta.

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen : Prosedur dan Implementasi. Edisi 2.

Jakarta: Salemba Empat.

Bustami, Bastian dan Nurlela. 2007. Akuntansi Biaya Teori dan Aplikasi. Graha

Ilmu, Yogyakarta.

Carr, Amelia S dan John N, Pearson 2002. “The Impact of Purchasing and Supplier

Involvement on Strategic Purchasing and Its Impact on Firm’s

Performance. International Journal of Operations & Production

Management. Volume 22, Issue 9.


99

Coltman, Michael M. MBA. 1994. Hospitality Management Accounting. Fifth

Edition. Van Nostrand Reinhold, New York

Dunia, Firdaus A, dkk. 2018. Akuntansi Biaya. Edisi 4. Salemba Empat, Jakarta.

Eko, Richardus & Richardus Djokopranoto. 2005. Strategi Manajemen Pembelian

dan Supply Chain. PT Grasindo, Jakarta.

Gitosudarmo,Drs. Indriyo. 1992. Pengantar Bisnis. Edisi 1. BPF, Yogyakarta.

Gunawan, Imam S.Pd.,M.Pd. 2013. Metode Penelitian Kualitatif : Teori &

Praktik. Bumi Aksara, Jakarta.

Hartono: Jogiyanto. 2018. Strategi Penelitian Bisnis. CV Andi Offset, Yogyakarta.

Jusup, Haryono. 2014. Auditing (Pengauditan Berbasis SIA). Bagian Penerbitan

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

Jusup, Haryono. 2011. Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 1. Bagian Penerbitan Sekolah

Tinggi Ilm Ekonomi YKPN, Yogyakarta

Jr,Wiliam F. Messier. Glover,Steven M. Prawitt,Douglas F. 2005. Auditing and

Assurnace Service : a System Approach. Buku 2. Edisi 4. Salemba Empat,

Jakarta.

Kurniawan, Ardeno. 2012. Audit Internal Nilai Tambah Bagi Organisasi. Edisi 1.

BPFE-Yogyakarta

Kumaat, Valery G. 2011. Internal Audit. Erlangga, Jakarta.

Mahsun, 2014. Teks dalam Pembelajaran Bahasa Indonesia: Kurikulum 2013.

Rajawali Pres, Depok

Manulang, Prof. Dr. M. 2013. Pengantar Bisnis. PT Indeks, Jakarta.

Moeller, Robert. 2016. Brink’s Modern Internal Auditing: A Common Body of

Knowledge. Eighth Edition. Hoboken, New Jersey. Jhon Wiley & Sons, Inc.

Narko. 1994. Sistem Akuntansi : Dilengkapi Dengan Soal Jawab. Yayasan Pustaka

Nusantara, Yogyakarta.

Nikolovskia, Pece. 2016. The Concept of Audit Risk. International Journal of

Sciences: Basic and Applied Research (IJSBAR). Volume 27, No 1, pp 22-

31.

Putrayasa, Ida Bagu. 2012. Tata Kalimat Bahasa Indonesia (Edisi Revisi). PT.

Refikas Aditama, Bandung.


100

Ray,Linda. A Checklist for a Purchasing-Process Audit.

https://smallbusiness.chron.com/checklist-purchasingprocess-audit-

45378.html di akses pada tanggal 12 Februari 2018

Setyawan, Lukas . 2017. Mencegah Fraud Purchasing.

https://dconsultingbusinessconsultant.com/mencegah-fraud-

purchasing/author/ retno-dc/ diakses pada tanggal 27 November 2018.

Sinagian: Sondang P. 2004. Audit Manajemen. PT Bumi Akasara, Jakarta.

Siregar, Baldric. at all. 2013. Akuntansi Biaya. Edisi 2. Salemba Empat, Jakarta.

Suarsana: Nyoman. 2007. Siklus Pengadaan Barang : Aplikasi di Perhotelan dan

Restoran. Graha Ilmu, Yogyakarta.

Sudijono, Anas. 2006. Pengantar Evaluasi Pendidikan. PT Raja Grafindo Persada,

Jakarta.

Suhayati, Ely dan Siti Kurnia. Auditing : Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan

Akuntan Publik. Graha Ilmu, Yogyakarta.

Sunyoto: Drs. Danang. 2014. Auditing Pemeriksaan Akuntansi. CAPS (Center of

Academic Publishing Sevice), Jakarta.

Tampubolon: Robert. 2005. Risk and Systems-Based : Internal Auditing. PT Elex

Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta.

Tunggal, Drs. Widjaja Amin. 1992. Management Audit Suat Pengantar. Reineka

Cipta, Jakarta.

Valentino, Oscar Dian. 2018. “Audit Internal Atas Pembelian Bahan Baku (Studi

Kasus di Ambarketawang Resto)”. Skripsi. Yogyakarta. Universitas Sanata

Dharma.

WA, Marsum. 2005. Restoran dan Segala Permaasalahannya. CV Andi Offset,

Yogyakarta.

Weygandt, Jerry J, D.E. Kieso, and P,D. Kimmel. 2013. Financial Accounting,

IFRS Edition. 2nd Edition. John Wiley and Sons (Wiley International

Student Version), Inc.

Wulandari,Heny.2015. Statistik Restoran / Rumah Makan Katalog 8204004. Badan

Pusat Statistik, Indonesia.Diakses tanggal 19 Maret 2019.


https://smallbusiness.chron.com/checklist-purchasingprocess-audit-45378.html

https://smallbusiness.chron.com/checklist-purchasingprocess-audit-45378.html

https://dconsultingbusinessconsultant.com/mencegah-fraud-purchasing/author/%20retno-dc/

https://dconsultingbusinessconsultant.com/mencegah-fraud-purchasing/author/%20retno-dc/

101

LAMPIRAN


102

Lampiran 1- Pelaksanaan Program Audit Atas Tingkat Ekonomis


Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019

Indikator I: Aktivitas Pembelian Mengikuti Pembelian Secara Umum


1. Fungsi Pembelian membuat surat

order pembelian

2. Fungsi Penerimaan membuat laporan

penerimaan barang

3.

Fungsi pembelian melakukan

pembelian bahan baku menggunakan

sistem harian, dan bulanan

4. Pembayaran dilakukan sesuai dengan

syarat pembayaran guna mencegah

hilangnya kesempatan untuk

memperoleh potongan tunai

5. Fungsi Pembayaran melakukan

pembayaran secara kredit dan tunai


pencatatan dengan Metode Accrual

Basis

Sumber : Moeller (2016: 203), Bayangkara (2016: 93-95), Mulyadi (2015:

243-260), Colman (1994: 5 dan 167), dan Suarsana (2007: 47-73)


103

Tabel 1. Pelaksanaan Program Audit dengan Tabel Checklist (lanjutan)

Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019

Indikator II: Fungsi Pembelian Tidak Melakukan Pembelian Secara

Berlebihan


1. Fungsi Pembelian memiliki “market

list” yang sudah diverifikasi oleh

Accounting and Finances Manager.

2. Kondisi tempat penyimpanan sudah

memenuhi standar ruang agar tidak

mempengaruhi kualitas, dan

kuantitas bahan baku

3. Fungsi pembelian memiliki catatan

daftar pemasok terpilih

Indikator III: Fungsi Pembelian Mengurangi Penggunaan Sumber

Daya yang Tidak Terpakai


1. Fungsi penerimaan melakukan

verifikasi terhadap penerimaan

barang sesuai dengan ketepatan

waktu kirim

2. Fungsi penerimaan memiliki

kebijakan untuk menangani bahan

baku yang tidak sesuai dengan

kualitas dan kuantitas pesanan.

3. Fungsi penerimaan memberikan

bahan baku kepada Fungsi

Penyimpanan untuk disimpan

sebagai stock item

Jumlah

Jawaban

Catatan:

Diaudit Oleh: Josephine Anindyasari

Kristanto Ya Tidak

Tanggal: 28 Januari 2019


243-260), Colman (1994: 5 dan 167), dan Suarsana (2007: 47-73)


104

Lampiran 2- Tabel Pelaksanaan Program Audit Atas Tingkat Efisien



243-260), Adisaputro (2007: 9), dan Suarsana (2007: 47-73)

Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019



1. Terdapat pedoman tertulis yang

memuat kode etik untuk staf yang

terlibat dalam aktivitas pembelian

2. Fungsi Pembelian melakukan transaksi

pembelian menggunakan media

komunikasi online


Kegiatan


1. Fungsi pembelian dijalankan oleh

Departemen Pembelian

2. Fungsi Pembelian terpisah dari Fungsi

Pembayaran

3. Fungsi Pembelian terpisah dari fungsi

Penerimaan

4. Fungsi Penerimaan terpisah dari

fungsi Penyimpanan

5. Pembelian bahan baku makanan dan

minuman dijalankan oleh fungsi

pembelian


105

Tabel 2. Pelaksanaan Program Audit dengan Tabel Checklist (lanjutan)


243-260), Adisaputro (2007: 9)dan Suarsana (2007: 47-73)

Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019


Kegiatan



pembelian kepada pemasok terpilih




pembelian bahan baku makanan dan

minuman melalui survei harga pasar

2. Fungsi Pembelian membuat

tembusan surat order pembelian

kepada Pemasok, Fungsi

Penerimaan, dan Fungsi Pembayaran

3. Fungsi Penerimaan membuat

tembusan laporan penerimaan barang

kepada Fungsi Pembayaran

4. Fungsi Pembayaran membuat cap

“lunas” pada bukti kas keluar beserta

dokumen pendukung

Jumlah

Jawaban Catatan:

Ya Tidak


Kristanto



106

Lampiran 3- Tabel Pelaksanaan Program Audit Atas Tingkat Efektif



243-260), (Baridwan 2012: 17), dan Suarsana (2007: 47-73)

Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019



1. Manajer Accounting and Finances,

Fungsi Pembelian, dan Head Kitchen

membuat anggaran pembelian bahan

baku utama dan pembelian bahan baku

pendukung


1. Accounting and Finance Manager

menetapkan Standard Operating

Procedure (SOP) secara tertulis

2. Fungsi Pembayaran menggunakan

sistem pembayaran melalui tranfer

bank


verifikasi melalui pengecekan

kualiatas, kuantitas dan harga sebelum

melakukan pembayaran

4. Fungsi Pembelian membuat kontrak

jangka panjang kepada pemasok

terpilih

5. Fungsi Pembelian, Fungsi Penerimaan,

dan Fungsi Pembayaran menggunakan

nomor urut tercetak pada dokumen

pembelian


107



243-260), (Baridwan 2012: 17), dan Suarsana (2007: 47-73)

Nama Organisasi :


Periode Audit :

Desember 2018 -

Februari 2019

Indikator III: Mengidentifikasi Faktor-Faktor Hasil Kinerja yang

Memuaskan


1. Fungsi Pembelian telah menetapkan

informasi yang dibutuhkan untuk

mendukung keputusan pembelian

2. Accounting and Finances Manager

dan Fungsi Pembelian melakukan

evaluasi pelaksanaan pembelian

3. Fungsi Pembelian menetapkan

prosedur untuk pembelian yang

bersifat mendesak.

4. Fungsi Pembelian melakukan evaluasi

penawaran harga kepada pemasok

5. Fungsi Pembayaran membuat laporan

pembelian secara tepat waktu

6. Fungsi Pembayaran membuat laporan

pembelian yang menyajikan:

a. Kemampuan memenuhi

spesifikasi bahan baku

b. Kendala dalam pembelian

c. Inovasi dalam pembelian

Jumlah

Jawaban

Catatan:


Kristanto Ya

Tidak



108

Lampiran 4 - Daftar Pertanyaan Wawancara

Daftar Pertanyaan Wawancara

1. Profil Restoran

a. Apa nama restoran ini?

b. Dimana lokasi restoran ini?

c. Apakah bentuk badan hukum dari restoran ini?

d. Apakah restoran ini memiliki cabang?, jika ada sebutkan!

e. Kegiatan apa yang dijalankan oleh restoran ini?

f. Siapa yang mendirikan restoran ini?

g. Sejak kapan restoran ini berdiri?

h. Apa alasan didirikan restoran ini?

i. Bagaimana perkembangan restoran dari tahun ke tahun?

2. Bagaimana struktur organisasi di restoran ini?

3. Apa saja tugas dan tanggung jawab serta wewenang karyawan?

4. Apakah restoran memiliki Standard Operating Procedure secara umum?

5. Apakah restoran memiliki Standard Operating Procedure khusus pada fungsi

pembelian?

6. Berapa jumlah karyawan restoran pada fungsi pembelian?

7. Apakah fungsi pembelian mempunyai daftar uraian tugas atau job desk secara

tertulis bagi karyawan?

8. Bagaimana fungsi pembelian melakukan kerjasama dengan fungsi lain, seperti

fungsi dapur, fungsi penerimaan dan penyimpanan barang, serta fungsi

pembayaran?

9. Apakah fungsi pembelian pada restoran menggunakan proses pencatatan yang

terkomputerisasi atau manual?

10. Apakah order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau manajer yang

berwenang?

12. Apakah fungsi pembelian melakuakn black list terhadap rekanan yang

melanggar kontrak kerja yang telah disepakati.

13. Apakah barang yang dipesan selalu dikirim tepat waktu?

14. Apakah fungsi dapur ikut bekerjasama dengan fungsi pembelian untuk membuat

perencanaan dan jadwal pembelian dengan lebih tepat waktu?

15. Bagaimana proses pembayaran yang dilakukan kepada pihak pemasok?


109

Lampiran 5 - Contoh Dokumen Daftar Permintaan Pembelian


110

Lampiran 6 - Contoh Dokumen Bukti Kas Keluar


111

Lampiran 7 - Contoh Dokumen Laporan Penerimaan Barang Menggunakan Copy-

Faktur Bertanda Terima


112

Lampiran 8 - Contoh Dokumen Bukti Faktur


113


pengauditan internal atas pembelian bahan baku …

Documents