exit conference pengauditan pengurusan …

15
TARIKH: 19 OKTOBER 2018 JAM : 8.30-10.30 PAGI TEMPAT: THE GUEST HOTEL & SPA PORT DICKSON TEGURAN AUDIT

Upload: others

Post on 06-Nov-2021

27 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

TARIKH: 19 OKTOBER 2018

JAM : 8.30-10.30 PAGI

TEMPAT: THE GUEST HOTEL &

SPA PORT DICKSON

TEGURAN AUDIT

Page 2: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

OBJEKTIF PENGAUDITAN

• Objektif pengauditan adalah bagi menilai sama ada:

•Struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan diwujudkan; •Sistem kawalan dalaman yang berkesan terhadap

pungutan hasil, perbelanjaan, amanah, perolehan, aset dan inventori serta kenderaan diwujudkan; •Pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-

undang dan peraturan yang ditetapkan; dan •Rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan

dengan lengkap dan kemas kini.

Page 3: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Kawalan Pengurusan

TAHUN 2016 TAHUN 2017

4.1.2 Sistem dan Prosedur –

Pemeriksaan Mengejut (AP309)

Bahagian Amalan Perubatan

(CKAPS) tidak melaksanakan

Pemeriksaan Mengejut sekali dalam

tempoh 6 bulan selepas tarikh

terakhir pemeriksaan iaitu pada 18

Mei 2017 (18 November 2016).

4.1.2 Pemeriksaan Mengejut

Arahan Perbendaharaan (AP) 309

Semakan Audit terhadap Pemeriksaan

Mengejut yang telah dijalankan bagi 3

PTJ di KKM mendapati semua

bahagian tidak menjalankan

pemeriksaan mengejut terhadap

terminal Touch n Go yang juga

merupakan barang berharga.

Page 4: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Kawalan Pengurusan

TAHUN 2016 TAHUN 2017

4.1.3 Pengurusan Lembaga

Tatatertib/Surcaj - Laporan Suku

Tahun Pengurusan Tatatertib Pegawai

Awam Lewat Dihantar Kepada JPA

Kesemua Laporan Suku Tahun telah

lewat dikemukakan kepada pihak JPA.

Bukti bertulis berkaitan tarikh sebenar

Laporan dihantar telah tidak

dikemukakan kepada pihak Audit.

4.1.3 Pengurusan Lembaga

Tatatertib/Surcaj- Laporan Suku Tahun

Pengurusan Tatatertib Pegawai Awam

Tidak Dihantar Ke JPA

Semakan Audit terhadap rekod Laporan

Suku Tahun Pengurusan Tatatertib

Pegawai Awam KKM yang disediakan

oleh Unit Integriti mendapati 3 daripada

4 Laporan Suku Tahun tidak

dikemukakan kepada pihak JPA,

manakala laporan bagi suku tahun

pertama 2017 telah lewat dikemukakan.

Page 5: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Kawalan Bajet

TAHUN 2016 TAHUN 2017

4.2.2 Pemantauan Projek –

Penyelenggaraan Rekod SPPII

Kurang Berkesan

Perbezaan maklumat peruntukan

dan perbelanjaan di antara

Laporan Prestasi Perbelanjaan

Pembangunan dengan Laporan

Perincian Kewangan SPP II.

4.2.2 Pemantauan Projek- Penyelenggaraan

Rekod SPPII Kurang Berkesan

Mengikut 1PP-PB 1.3 Perenggan 10, Pegawai

Pengawal hendaklah memastikan Sistem

Pemantaun Projek II (SPPII) sentiasa dikemas

kini. Kesemua maklumat seperti maklumat

projek, siling, peruntukan tahunan, tambahan/

kurangan siling/ peruntukan tahunan dan

perbelanjaan setiap tahun perlu diisi

sepenuhnya dengan tepat.

Semakan Audit mendapati berlaku perbezaan

maklumat peruntukan dan perbelanjaan

antara Laporan Prestasi Perbelanjaan

Pembangunan dengan Laporan Perincian

Kewangan SPPII.

Page 6: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Kawalan Terimaan

TAHUN 2016 TAHUN 2017

Penerimaan Melalui Mel - Kelewatan

Menghantar Resit

16 dari 30 sampel Resit Rasmi

telah lewat dihantar kepada

pelanggan.

4.3.1 Penerimaan Melalui Mel

4.3.1.1 Kelewatan Menghantar Resit

Mengikut AP60 (ii), apabila Wang Awam telah

diterima melalui pos atau penghantar,

sesalinan resit rasmi baginya mestilah

disediakan pada hari yang sama dan dihantar

selewat-lewatnya pada hari bekerja

berikutnya.

Semakan Audit terhadap 30 sampel terimaan

melalui mel yang diterima di 3 PTJ terlibat

mendapati 21 Resit Rasmi telah lewat

dihantar kepada pelanggan. Butiran lanjut

adalah seperti di Jadual 9.

Page 7: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Perolehan

TAHUN 2016 TAHUN 2017

Pengurusan Sebut Harga Melebihi

RM50,000 Hingga RM500,000 -

Pelaksanaan Integrity Pact Kurang

Berkesan

Pelaksaanaan Integrity Pact ke

atas 5 dari 10 sampel Sebut Harga

Besar / ‘A’ tidak dipatuhi.

Semakan Audit terhadap 10 sampel Sebut

Harga ‘A’ mendapati pelaksaanaan Integrity Pact

ke atas 1 Sebut Harga Di Bahagian Akaun

tidak dipatuhi dengan berkesan.

Page 8: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Perolehan

TAHUN 2016 TAHUN 2017

Pengurusan Kontrak - Kontrak

Formal Lewat Ditandatangani

Kontrak Pembangunan Modul

Clinical Documentation dalam SPP

telah lewat ditandatangani selama

24 hari.

Pengurusan Kontrak - Kontrak Formal Lewat

Ditandatangani

1PP-PK4 menetapkan kontrak hendaklah ditandatangani

secepat mungkin selepas semua terma dan syarat

dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya

empat (4) bulan daripada tarikh keluarnya Surat Setuju

Terima. Tarikh kuat kuasa kontrak (effective date)

hendaklah dinyatakan sebagai tarikh Surat Setuju Terima

ditandatangani oleh petender yang berjaya, manakala

tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh

kedua-dua pihak.

Semakan Audit mendapati 1 kontrak ditandatangani

melebihi 4 bulan daripada tarikh surat setuju terima.

Iaitu Kontrak (KKM-10/2016 (RT) Membekal, menghantar,

memasang,menguji dan mentauliah sebanyak 500unit

ambulans bersama kelengkapan peralatan perubatan

kepada kementerian kesihatan Malaysia secara rundingan

terus.

Page 9: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Kawalan Perbelanjaan

TAHUN 2016 TAHUN 2017

4.5.1 Had Kuasa Berbelanja - Perbezaan

Had Kuasa Berbelanja Bagi Kelulusan

Baucar Bayaran

Terdapat perbezaan had kuasa

berbelanja bagi meluluskan Baucar

Bayaran dengan Surat Perwakilan Kuasa

(AP101) dan Modul Penyelenggaraan

eSPKB (BV141)

3 kakitangan yang telah diberi kuasa

sebagai Peraku II pada baucar bayaran

adalah bukan dari kalangan Gred 27 dan

ke atas.

4.5.1 Had Kuasa Berbelanja

Semakan Audit di 3 PTJ terlibat iaitu

Bahagian Kejuruteraan, Bahagian

Pembangunan dan Bahagian Akaun

mendapati berlaku perbezaan had

kuasa berbelanja bagi meluluskan

baucar bayaran dengan surat

perwakilan kuasa (AP101) dan Modul

Penyelenggaraan eSPKB (BV141).

Page 10: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Kawalan Perbelanjaan

TAHUN 2016 TAHUN 2017

Pembayaran Di Bawah Arahan

Perbendaharaan (AP)59 - Kelewatan

Pembayaran Kepada Kontraktor/Pembekal

Selepas Tarikh kelulusan Pendahuluan Diri

2 dari 4 transaksi pembayaran di bawah

AP59 bagi tahun 2016 telah melebihi

tempoh 14 hari dari tarikh kelulusan

Pendahuluan Diri diterima.

Pembayaran Di Bawah AP59-

Semakan Audit mendapati pihak KKM

telah membuat 2 pembayaran di

bawah AP59 bagi tahun 2017.

Karar Solution- Perkhidmatan

Penyelenggaraan Rangkaian dan

Pencetakkan Nasional bagi

Pembekalan bahan cetakan.

Page 11: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Kenderaan Kerajaan

TAHUN 2016 TAHUN 2017

Kawalan Penggunaan Kenderaan -

Tindakan Susulan Terhadap

Penyelesaian Notis Kesalahan Lalu

Lintas/Saman Tertunggak Tidak

Dilaksanakan.

Terdapat 25 sampel notis kesalahan

lalu lintas/saman tertunggak di KKM

Tiada tindakan susulan yang telah

diambil ke atas saman tersebut

selepas notis kesalahan lalu

lintas/saman dikeluarkan.

.8.2 Notis Kesalahan Lalu Lintas/Saman

Menurut WP4.1 Para 14.2, Pemandu

adalah bertanggungjawab menyelesaikan

notis kesalahan lalu lintas/saman yang

dikeluarkan oleh pihak berkuasa (Polis

Diraja Malaysia, Pihak Berkuasa

Tempatan, Jabatan Pengangkutan Jalan

dan pihak-pihak lain) jika kesalahan

dilakukan oleh pemandu.

Semakan Audit mendapati sebanyak 4

notis kesalahan lalu lintas/ saman yang

telah dikeluarkan oleh pihak berkuasa

antara tahun 2012 hingga 2017 masih

belum diselesaikan. PTJ yang terlibat

adalah Bahagian Khidmat Pengurusan,

Bahagian Amalan Perubatan dan Akaun.

Page 12: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Kenderaan Kerajaan

Tahun 2016 Tahun 2017

Kawalan Kad Inden -

Penyelenggaraan Buku Rekod

Pergerakan Kad Inden Kurang

Berkesan

8 Buku Rekod tidak diperiksa

oleh Ketua Jabatan dari

semasa ke semasa

Buku Rekod tersebut hanya

diperiksa oleh Pegawai

Kenderaan sahaja.

4.8.3 Penyelenggaraan Buku Rekod

Pergerakan Kad Inden Kurang Berkesan

1PP WP4.1 Para 7.5 menyatakan

Pegawai Kenderaan mestilah

menyediakan buku rekod pergerakan Kad

Inden kenderaan. Buku rekod ini

hendaklah dikemas kini, dijaga dengan

baik dan diperiksa oleh Ketua Jabatan

dari semasa ke semasa.

Semakan Audit mendapati 5 Buku Rekod

Pergerakan Kad Inden tidak dikemas kini.

PTJ yang terlibat adalah Bahagian

Khidmat Pengurusan dan Unit Sumber

Perubatan (Bahagian Perkembangan

Perubatan).

Page 13: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PENEMUAN AUDIT – Pengurusan Kenderaan Kerajaan

Tahun 2016 Tahun 2017

Kawalan Kad Sistem Bayaran Tol

Tanpa Resit (KSBTTR) & SmartTAG

Pemulangan KSBTTR Kepada

Kementerian Setelah Pegawai

Bersara/Bertukar Kurang Berkesan

2 dari 7 sampel Pegawai JUSA

bersara/berhenti tidak mempunyai

bukti bertulis bahawa KSBTTR telah

dipulangkan kepada pihak KKM.

.8.4 Kawalan Kad Sistem Bayaran Tol

Tanpa Resit (KSBTTR) Kenderaan

Jabatan

1PP WP4.1 Para 12.2 menyatakan Format

Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan

Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit

hendaklah dikemas kini dan disimpan

selamat oleh Pegawai Kenderaan. Adalah

menjadi tanggungjawab Pegawai

Kenderaan untuk memastikan semua

butiran penggunaan kad dimasukkan ke

dalam buku rekod sebelum kad diberikan

kepada pemandu.

Semakan Audit mendapati 5 Buku Rekod

Pergerakan Kad Sistem Bayaran Tol

Tanpa Resit (KSBTTR) tidak dikemas kini

pada ruangan Bayaran Tol (RM).

Page 14: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

PERKARA YANG MEMERLUKAN PENAMBAHBAIKAN

PERKARA HURAIAN BERBANGKIT KAEDAH

PENYENGGARAAN FAIL

• Surat Lantikan / Minit mesyuarat disimpan secara berasingan; • Tidak diserah dalam tempoh pengauditan;

CAPAIAN KEPADA SPA • Kekerapan gangguan sistem/teknikal yang menyukarkan akses

kepada sistem (daftar aset); • Sistem tidak stabil (modul pemeriksaan);

SERAHAN BUKTI AUDIT

• Dokumen diserahkan setelah pengauditan selesai/ dilaporkan; • Lewat - tidak diserah semasa pengauditan (kelulusan dan

penggunaan had penggunaan bahan api bulanan kereta rasmi Jabatan dan dokumen bukti beberapa pembekal dihubungi bagi tujuan kajian pasaran;

PENGEMASKINIAN

MAKLUMAT

• Dibuat setelah teguran Audit (Daftar pergerakan KSBTTR dan Kad Inden)

Page 15: EXIT CONFERENCE PENGAUDITAN PENGURUSAN …

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

(KKM)

SEKIAN, TERIMA KASIH

JABATAN AUDIT NEGARA

BAHAGIAN I – SEKSYEN AUDIT KKM

SEKTOR AUDIT KEWANGAN