minit mesyuarat 2

Program Ziarah An-Nur

14 March -16March 2013

“Menyimpul Kasih Seerat Simpulan”

حيمهللابســــــــــــــــــم ا حمن اار الر

PROGRAM ZIARAH AN-NUR 2014/1435H

MAJLIS EKSEKUTIF BIRO KEROHANIAN DAN SIVIK

KOLEJ IBRAHIM YAAKUB

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

MINIT MESYUARATDUA

UKM 2014/2015

MASA MULA: 9.00 malam

MASA BERAKHIR: 10.30 malam

TARIKH: 24 Febuari 2014

TEMPAT : Bilik Mesyuarat KIY

KEDATANGAN:

Hadir:

1. Mohd Zulhilmi Bin Khobin

2. Mohd Zulhelmi Bin Borhan

3. Ibraz Bin Sazali

4. Muhammad Zulfadli Bin Rosly

5. Muhd Aminuddin Bin Jamri

6. Mohamad Fauzan Bin Yaacob

7. Mohamad Nor Hakkim Bin Nor Azlan

8. Abdul Syukor Bin Hazram

9. Muhammad Usamah Bin Mohd Kamarudin

10. Kamal Faezi Bin Mahzir

11. Muhammad Nur Faiz Bin Abdullah

12. Khairul Ikhwan Bin Jamalludin




13. Maisara Waheeda Binti Adnan

14. Nurul Husna Binti Sharif

15. Fatin Afika Binti Abdul Mutalib

16. Nur Najibah Binti Mat Ali

17. Nursyafiqah Binti Zaini

18. Nur Sabihah Binti Nawi

19. Nur Shahirah Azni Binti Hashim

20. Maisarah Binti Jamalludin

21. Noor Syazwani Binti Noor Rosli

22. Halimatun Azra Binti Mohd Abu Bakar

23. Nur Hanis Binti Abdul Wahid

24. Deena Bibi Nurkiah Binti Hasmadi

25. Mariah Binti Mohamed Yussof

26. Nurul Sharifah Binti Abdul Malek

27. Nur Farah Hanim Binti Kamaruddin

28. Nur Alifah Ilyana Binti Suhaimi

Tidak Hadir:

1. Tuan Syed Md Syahid Bin Tuan Mohd Zawawi

AGENDA :

1. Pembukaan majlis oleh Felo Kanan

2. Ucapan oleh Pengarah Program

3. Hal-hal berbangkit

4. Penutupan Majlis

Perbincangan:




BIL PERKAR

A

PERBINCANGAN CATATAN

1 Ucapan

Felo

Kanan

Mesyuarat dimulakan oleh Felo

Kanan dengan bacaan Surah Al-

Fatihah.

Beliau mengumumkan bahawa

program akan dijalankan

pada14,15 dan 16 Mac 2014 di

Rumah Anak Yatim Hasmah,

Arau, Perlis

Sesiapa yang

tidak dapat

hadir, perlu

maklumkan

kepada KP

samada melalui

telefon atau

Facebook.

2 Hal-hal

berbangkit

Felo memberi penerangan

semula tentang tugas-tugas bagi

setiap pos secara terperinci.

Ketua Pengarah:

- Berkuasa penuh, tetapi

harus bersifat demokrasi.

Timbalan Ketua Pengarah:

- Sebarang urusan perlu

dimaklumkan kepada

beliau termasuk hal

mengenai kehadiran.

- Paperwork simpan dalam

fail.

- Akan menggantikan

posisi Ketua Pengarah

semasa ketiadaannya.

- Maklumkan kepada

beliau segala urusan

semasa program

berjalan.

Pembentangan

oleh setiap pos

akan dimulakan

minggu depan.

Pesanan dari

Felo:

-Pengurusan

mesti cekap,

jangan

beremosi

semasa

berbahas dalm

mesyuarat.




Setiausaha:

- Perlu menyediakan

banyak kertas.

- Perlu mengambil catatan

kehadiran dan pegang

kertas tersebut dan perlu

sediakan ruang yang

disahkan oleh Felo

Penasihat, nama pangkat

- Perlu melakukan

pengkhususan kerja.

- Mencatat setiap perkara

dari awal sehingga akhir

mesyuarat.

- Menyediakan minit

mesyuarat mengikut

format dan perlu

kepilkan dalam laporan

program.

- Catat tarikh mesyuarat.

- Serahkan kepada Ketua

Pengarah apabila

diminta.

Bendahari:

- Sediakan awal-awal

laporan kewangan.

- Buat format terlebih

dahulu, dan hanya

masukkan maklumat

diakhir program nanti.

- Mana-mana pos yang

menggunakan wang




sendiri mesti rekodkan

resit dan serahkan

kepada bendahari.

Timbalan Bendahari:

- Bantu Bendahari

- Ambil fail berkenaan

dari Bendahari apabila

perlu.

Protokol:

- Akan menguruskan

majlis perasmian dan

majlis penutup.

- Majlis perasmian banyak

perlu diuruskan seperti

teks MC, teks KP,

susunan kerusi di atas

pentas, pilih MC yang

sesuai, sediakan

pengiring, menelefon

perasmi dan pengetua

kolej, latih MC bercakap

dan lalukan persiapan

awal.

Timbalan Protokol:

- Perlu bantu Pengarah

Protokol dan beri

kerjasama.

- Sediakan kerusi dan

susunan kerusi

Pengarah Program:

- Untuk mesyuarat

seterusnya beliau perlu




membentangkan

Masterplan pada

peringkat permulaan dan

pengisian program.

- Masterplan ini akan

dibentangkan dalam

mesyuarat dan dibahas.

- Beliau akan menerima

idea dari ahli dalam

mesyuarat dan

membincangkan

kesesuaiannya untuk

program dan perlu

upload paperwork.

Jamuan:

- Perlukan menu untuk

setiap masa makan dan

menu tambahan.

- Semasa hari program,

pastikan makanan

tersedia sejam sebelum.

- Atur tempat makan.

- Bahagikan kerja dengan

timbalan.

- Untuk meja tetamu,

susunan perlu ikut

pangkat.

Teknikal:

- Sediakan surat kepada

pengurus kolej apa yang

diperlukan dan

senaraikan.




- Pastikan barang ada dan

bertanggungjawab jaga

barang masing-masing.

- Sediakan peralatan yang

akan digunakan semasa

program

Publisiti dan Multimedia:

- Reka banner dan bunting

dan pastikan siap

seminggu sebelum

program.

- Timbalannya perlu

mempunyai kamera

untuk tangkap gambar

semasa program

dijalankan.

Cenderamata:

- Perlu uruskan hal

berkaitan hamper,

cenderamata.

- Bagi design untuk

cenderamata, cari dan

post gambar dalam group

Facebook untuk minta

pendapat.

- Bincang dengan KP apa

yang hendak dibeli.

Pemasaran:

- Perlu tanya Ketua

Pengarah samada kertas

kerja telah diluluskan

atau belum.Sediakan




senarai penaja berserta

laman webnya.

- Ambil kertas kerja dan

buat 8-10 salinan.

- Perlu ubahsuai semula

surat mengikut format.

- Perlu berbincang dengan

Felo di pejabat setelah

kertas kerja diluluskan.

- Jikalau melibatkan

syarikat, perlu ada surat

pengecualian cukai.

Perhubungan dan Sukan:

- Sediakan gambar lokasi

program.

- Timbalannya perlu

membuat bentuk

penulisan dalam lokasi

program.

Logistik:

- Akan berhubung dengan

orang di tempat lokasi

program.

- Beli barang yang

diperlukan bagi setiap

pos.

Disiplin:

- Perhatikan kelakuan dan

kawal disiplin peserta-

peserta program tersebut.

- Sediakan peraturan

tatatertib program




tersebut.

Kerohanian:

- Pastikan siapa yang

bertanggungjawab untuk

ceramah, imam, qiam

dan periksa kehadiran

semasa waktu solat

berjemaah.

- Pastikan menyediakan

senarai nama, tarikh,

jawatan, tajuk dalam

program kerohanian.

Kebajikan:

- Ubah suai surat yang

sedia ada dan hantar

kepada Felo untuk

ditandatangan dan

seterusnya bawa kepada

komander PBSM.

Pendaftaran:

- Ahli yang menguruskan

pendaftaran diminta

untuk membuat surat

jamin diri.

- Sediakan senarai nama

peserta program.

Tugas-tugas Khas:

- Akan membantu setiap

pos yang lain.

3 Penutup Felo berterima kasih kepada

semua ahli mesyuarat atas

sokongan dan menjelaskan




bahawa semua nasihat yang

diberikan adalah untuk kebaikan

bersama.

KP memberitahu bahawa

mesyuarat pada hari Isnin

minggu seterusnya akan

dijalankan seperti biasa.

Majlis ditangguhkan dengan

bacaan Surah Al-Asr dan tasbih

kifarah.

Disediakan oleh,

……………………………………..

(IBRAZ BIN SAZALI)

Setiausaha,

Program An-Nur,

Kolej Ibrahim Yaakub,

Universiti Kebangsaan Malaysia.

Disahkan oleh,

………………………………………

(HUSSAIN YUSRI BIN ZAWAWI)

Felo Kanan,

Kolej Ibrahim Yaakub,

Universiti Kebangsaan Malaysia.

minit mesyuarat 2

Documents