cadangan pelaksanaan amalan 5s - · pdf fileyang bertujuan mewujudkan persekitaran tempat...

1 “Warga Komited Persekitaran Kondusif”

CADANGAN PELAKSANAAN

‘AMALAN 5S’

KOLEJ KOMUNITI KEPALA BATAS

Disediakan oleh: SAZALI BIN SAIDIN (Penyelaras Amalan 5S KKKB) 28/08/2012 Disahkan oleh: HJ ABD. LATIF BIN AHMAD (Pengarah/ Pengerusi Amalan 5S KKKB)

28/08/2012


1.0 Pengenalan

‘5S’ merupakan salah satu daripada kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun

yang bertujuan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti, selesa, kemas dan selamat. Di

Malaysia, konsep ‘5S’ mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980-an dan telah dipraktiskan oleh

kebanyakan sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini, ianya mula diamalkan oleh

agensi-agensi Perkhidmatan Awam dengan merujuk kepada Arahan Pentadbiran Bilangan 1 Tahun

2010, malah ada dikalangan agensi tersebut telah mendapat persijilan daripada badan/institusi

pengiktiraf contohnya Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

Umumnya, Amalan 5S yang dilaksanakan secara sistematik dan praktikal diyakini dapat memberi

kelebihan kepada organisasi terutamanya dari segi kebersihan, kekemasan dan keselamatan di

tempat kerja; ianya juga berupaya meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan

memudahkan proses kerja.

Amalan 5S juga berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS

ISO 9001:2008, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan

Persekitaran Kerja. Adalah diharapkan, pelaksanaan Amalan 5S yang cekap, berkesan dan berterusan

akan memberi nilai tambah kepada imej korporat Kolej Komuniti Kepala Batas seiring dengan Slogan

5S Kementerian Pengajian Tinggi iaitu “Persekitaran Kondusif Pemacu Transformasi”.

2.0 Amalan 5S

‘5S’ merupakan singkatan istilah Bahasa Jepun iaitu

SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU dan SHITSUKE yang

bermaksud SISIH (Sort), SUSUN (Set in order), SAPU

(Shine), SERAGAM (Standardise) dan SENTIASA AMAL

(Sustain). Amalan 5S merupakan teknik yang berkesan

bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan

(“Kaizen”) yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi

menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi

diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam

organisasi.


i. Sisih (Seiri)

Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak diperlukan daripada

sekumpulan barangan di tempat kerja. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan

yang diperlukan pada masa sekarang atau masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan

yang ditetapkan. Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan.

ii. Susun (Seiton)

Aktiviti menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak diperlukan telah melalui

proses pengasingan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama

menyusun ialah untuk menjimatkan penggunaan ruang, penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur

serta memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan datang.


iii. Sapu (Seiso)

Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat pekerja untuk merasa selesa dan ceria apabila

bekerja. Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap

keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Aktiviti tersebut akan menghilangkan habuk

atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan

disusun. Senarai semak hendaklah diletakkan di lokasi yang bersesuaian untuk dijadikan garis panduan

kepada pekerja (tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini). Jadual

penyelenggaraan harian/berkala juga perlulah dipantau bagi memastikan kejayaan aktiviti ‘sapu’.

iv. Seragam (Seiketsu)

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam

atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang

dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap

pekerja akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan

untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah

Standard Operation Procedure (SOP), Work Instruction (WI), Guidebook, Carta Alir (Process Flow),

gambar atau contoh fizikal dan Sistem Visual yang jelas.


v. Sentiasa Amalkan (Shitsuke)

Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah

ditetapkan oleh organisasi. Kejayaan Amalan 5S sangat bergantung kepada komitmen Jawatankuasa

dan juga anggota organisasi; jadi setiap pekerja perlulah memahami, mematuhi, berusaha dan

mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai

dikalangan kakitangan organisasi menerusi program latihan secara berkala dan juga pemantauan

berterusan oleh pihak atasan.


3.0 JAWATANKUASA AMALAN 5S & BIDANG TUGAS

Bidang

Tugas:

i. Pengerusi

Bertindak sebagai pengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Amalan 5S.

Menyokong aktiviti pelaksanaan 5S.

Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan 5S.

Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.

Melantik ahli jawatankuasa Amalan 5S dan mewujudkan rasa tanggungjawab dikalangan

anggota.

Memastikan penglibatan menyeluruh dikalangan setiap kakitangan organisasi.

Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

Melawat/memantau zon-zon secara berkala; menyatakan penghargaan terhadap kekuatan dan

memberi teguran terhadap kelemahan pelaksanaan Amalan 5S.

Mendapatkan input dan maklum balas daripada ketua-ketua zon dan fasilitator.

Menentu dan meluluskan pembahagian zon 5S.

Menasihat Jawatankuasa 5S untuk mengambil langkah-langkah penambahbaikan di zon-zon

yang mempunyai kelemahan.

Memeriksa dan memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S dengan bantuan Jawatankuasa

Kerja (J/kuasa Latihan, Promosi dan Audit).

Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan bagi meningkatkan motivasi staf.


ii. Penyelaras

Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana 5S.

Membantu pengurusan Jawatankuasa Kerja (J/kuasa latihan, promosi dan audit).

Membantu menghebahkan maklumat terkini perjalanan program 5S kepada anggota organisasi.

Memberi motivasi dan mengawasi aktiviti pelaksanaan.

Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat.

Menyimpan rekod/ minit mesyuarat.

Menyediakan pelan tindakan/pelaksanaan.

Menyediakan anggaran belanjawan.

Membantu fasilitator dalam pelaksanaan Amalan 5S.

Memastikan perjalanan Amalan 5S adalah seperti yang dijadualkan.

Menyediakan Laporan Pelaksanaan Amalan 5S secara berkala.

Memastikan semua kawasan/ bahagian mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan.

iii. Setiausaha

Menjadi setiausaha Mesyuarat Jawatankuasa.

Menyedia dan mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli jawatankuasa.

Menyedia dan mengedarkan surat rasmi/memo berkaitan Amalan 5S.

Membantu kerja-kerja berkaitan rekod/pendokumentasian.

iv. Fasilitator

Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli kumpulan.

Mengkoordinasi/ memudahcara pelaksanaan Amalan 5S.

Memastikan pelaksanaan Amalan 5S adalah mengikut jadual perancangan.

Bertindak sebagai wakil dalam Jawatankuasa Pemandu/ Pelaksana 5S.

Memastikan kumpulan 5S mematuhi peraturan dan panduan yang digariskan.

Mempengerusikan Mesyuarat Zon yang dipertanggungjawabkan.

Mengawasi dan mengadakan perbincangan dengan kumpulan 5S.

Membantu Jawatankuasa Kerja (j/kuasa latihan, promosi dan audit)

Memberi semangat kepada kumpulan/zon 5S.


v. Ketua Jawatankuasa Latihan

Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman kepada semua staf.

Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran.

Menganjurkan program latihan/kursus serta panduan kepada kakitangan dan pembekal

perkhidmatan kebersihan/keselamatan.

Memastikan setiap warga kerja diberikan peluang untuk menghadiri latihan.

Mengekalkan rekod latihan.

Menyelaras program penanda aras (benchmaking) bagi berkongsi pengalaman dengan

organisasi-organisasi yang telah mempraktiskan Amalan 5S.

vi. Ketua Jawatankuasa Promosi

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti/kempen promosi 5S.

Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan 5S kepada staf.

Menganalisis keberkesanan aktiviti/kempen promosi yang telah dilaksanakan.

Mencadang dan memberi ganjaran/ pengiktirafan kepada staf yang menunjukkan kecemerlangan

dalam menjayakan amalan 5S.

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti/kempen dan tahap kesedaran 5S di kalangan warga kerja

kepada Jawatankuasa Pelaksana/ Induk.

vii. Ketua Jawatankuasa Audit Dalaman

Menyediakan kriteria audit yang bersesuaian.

Menentukan kekerapan aktiviti audit.

Menyediakan laporan, menganalisis keputusan audit serta memajukan laporan ringkas kepada

pihak pengurusan atasan.

Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.

Membantu melancarkan proses pengauditan/pensijilan.

viii. Ketua Zon

Memberikan latihan/ panduan kepada ahli kumpulan/kakitangan.

Mengadakan mesyuarat pendek (15-30 minit) dengan kumpulan dari masa ke semasa.

Mewujud dan mempraktiskan peraturan/ disiplin kumpulan yang perlu dipatuhi oleh setiap ahli.

Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan Amalan 5S kepada fasilitator.

Mengeluarkan garis panduan keselamatan di tempat kerja.

Memantau dan memeriksa keselamatan ruang, peralatan dan sistem (jika berkenaan).


ix. Ahli Jawatankuasa Zon

Menghadiri mesyuarat yang diadakan.

Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif.

Membantu menyelaras aktiviti-aktiviti Amalan 5S di kawasan yang dipertanggungjawabkan.

Bekerjasama dikalangan ahli kumpulan.

Sentiasa memperbaiki dan menambahbaik persekitaran tempat kerja seiring dengan kehendak

dan prosedur 5S.

4.0 LATIHAN & PENDIDIKAN

Fokus utama pemberian latihan ialah:

i. Kesedaran kepada pengurusan atasan dan Jawatakuasa Amalan 5S.

ii. Kesedaran kepada seluruh kakitangan organisasi.

iii. Pendedahan dan kefahaman kepada fasilitator dan ketua kumpulan.

iv. Pelaksanaan Audit Dalaman 5S.

Selain itu; lawatan penandaarasan (‘benchmaking’) ke organisasi terpilih juga dilihat sebagai salah satu

pendekatan ke arah pencapaian objektif penubuhan Jawatankuasa Latihan iaitu bagi memberi

pendedahan dan pengalaman kepada ahli jawatakuasa Amalan 5S; secara tidak langsung ianya akan

meningkatkan tahap keyakinan dan motivasi dikalangan ahli jawatankuasa. Sehubungan dengan itu,

beberapa siri lawatan rasmi ke organisasi terpilih perlulah direncanakan bagi meningkatkan kefahaman

anggota Jawatankuasa.


5.0 PEMBAHAGIAN ZON 5S

Kampus tetap Kolej Komuniti Kepala Batas beroperasi di alamat No.87, Lorong Bertam Indah 1, Taman

Bertam Indah, 13200 Kepala Batas, Pulau Pinang. Cadangan pembahagian zon 5S ialah seperti berikut:

Bil Lokasi/Kawasan/Ruang Cadangan Nama Zon 5S

1 Blok A (tingkat atas) Zon Sinergi

2 Blok A (tingkat bawah) Zon Inspirasi

3 Blok A (unit pentadbiran) Zon Alamanda

3 Blok B (STB) Zon Cartesian

4 Blok C (SPS) Zon Le Corbusier

5 Blok D (SAU) Zon Das Auto

Cadangan:

Fasilitator/ketua zon perlu mengenalpasti susunatur kawasan kerja dan membahagikan setiap

bahagian kepada zon kecil.

Pastikan seorang ahli kumpulan ditugaskan untuk menyelaras zon kecil tersebut.

Tentukan tanggungjawab untuk kawasan yang dikongsi/gunasama.

6.0 CADANGAN PELANCARAN AMALAN 5S

Majlis pelancaran/perasmian akan disempurnakan oleh Pengarah KKKB pada September 2012, dimana

beberapa perkara penting akan diumumkan iaitu:

i. Polisi, Objektif dan Matlamat.

ii. Zon-zon Amalan 5S.

iii. Slogan Amalan 5S.

Kempen Amalan 5S akan bermula mengikut pelan tindakan/perancangan dengan pelaksanaan aktiviti

secara serentak di seluruh zon. Bagi tujuan pengiktirafan/pensijilan; fokus Jawatankuasa Pemandu

perlulah berpandukan Petunjuk Prestasi Utama (kpi) Amalan 5S yang memberi tumpuan kepada 2

strategi iaitu:

i. Memupuk budaya 5S dengan mengutamakan aspek kebersihan, kekemasan dan

keselamatan.

ii. Memastikan Kolej Komuniti Kepala Batas memperolehi pengiktirafan menerusi

pensijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).


7.0 PELAN TINDAKAN: MEREALISASIKAN AMALAN 5S

SECARA BERPERINGKAT

i. Peringkat Pertama (Persediaan)

Peringkat ini melibatkan aktiviti-aktiviti seperti:

Menubuhkan Jawatankuasa Amalan 5S yang dipengerusikan oleh Pengarah KKKB.

Menyediakan Pelan Tindakan Amalan 5S meliputi aktiviti gotong royong, ceramah kesedaran dan

aktiviti 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan sentiasa Amal).

Menyenaraikan bidang tugas Jawatankuasa.

Menetapkan pembahagian zon dengan merujuk pelan lokasi dan pelan lantai KKKB.

Menetapkan hala tuju, polisi, matlamat, objektif dan slogan 5S.

Mendapatkan komitmen sepenuhnya Pengurusan Atasan terhadap pelaksanaan Amalan 5S.

Mengadakan Mesyuarat Penyelarasan.

ii. Peringkat Kedua (Pelancaran)

Peringkat ini melibatkan aktiviti-aktiviti seperti:

Mempromosikan Amalan 5S melalui poster, risalah, buletin, banting dan sebagainya.

Menghebahkan carta pelaksanaan Amalan 5S, peta kawasan/zon dan bidang tugas serta

tanggungjawab pegawai dan kakitangan..

Pelancaran Amalan 5S dan mempraktiskannya.

Mengadakan sesi taklimat kepada semua staf.

Menerangkan objektif Amalan 5S kepada pegawai dan kakitangan.

Menyebarkan metodologi 5S melalui program-program latihan dan kesedaran.

Menghasilkan garis panduan Amalan 5S.

Memberi penghargaan kepada pekerja yang telah menunjukkan prestasi yang baik dari aspek

Amalan 5S. Ini akan memupuk sikap bertanggungjawab, meningkatkan kebanggaan terhadap

tempat kerja dan menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.

Mengadakan lawatan penandaarasan (benchmaking) ke agensi yang telah mendapat pensijilan

untuk tujuan pendedahan.

iii. Peringkat Ketiga (Pelaksanaan)

Peringkat ini melibatkan aktiviti-aktiviti berikut:

Merujuk garis panduan Amalan 5S.


Pelaksanaan Amalan 5S secara berperingkat mengikut zon-zon yang telah ditetapkan.

Menyediakan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk aktiviti gotong-royong.

Melaksanakan gotong-royong secara berkala (melibatkan semua kakitangan, para pelajar serta

pekerja pembekal perkhidmatan kebersihan dan keselamatan).

Melaksanakan aktiviti SISIH seperti berikut:

-menyediakan kaedah membuang seperti Kad Pelupusan

-mengenalpasti barang/dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan lagi.

Melaksanakan SISIH dan SAPU setiap hari dengan melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

-Memastikan pembekal perkhidmatan kebersihan menyediakan jadual pembersihan secara

sistematik.

Melaksanakan SERAGAM dengan melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

-memastikan barang/dokumen yang telah melalui proses sisih dan sapu kemudiannya disusun

dengan kemas dan teratur

-melabelkan barang/dokumen mengikut kod nombor atau warna yang bersesuaian

-menetapkan susunan barang/dokumen yang bersesuaian mengikut cara yang menampakkan

kekemasan dan keseragaman.

iv. Peringkat Keempat (Audit)

Peringkat ini melibatkan kerja-kerja auditan secara berkala yang membabitkan aktiviti-aktiviti seperti

berikut:

menubuhkan pasukan Audit Dalaman Amalan 5S.

menyediakan Pelan Tindakan Audit Dalaman dan Audit Luar.

mewujudkan kriteria pengauditan dalaman yang bersesuaian dengan kehendak persijilan.

merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan Amalan 5S.

mengadakan lawatan audit secara berkala berdasarkan ukuran penjagaan kebersihan tertentu.

v. Peringkat Kelima (Pengiktirafan)

Peringkat ini memberi fokus terhadap usaha mendapatkan pengiktirafan/pensijilan daripada institusi

yang berkelayakan . Aktiviti-aktiviti yang terlibat ialah:

mewujudkan sistem penghargaan kepada para pekerja yang telah menunjukkan perubahan-

perubahan penting untuk memupuk sikap tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan

kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.

pemberian pengiktirafan Amalan 5S secara berkala kepada zon terbaik.

mendapatkan pensijilan daripada agensi yang terlibat contohnya MPC atau MAMPU.


8.0 JANGKAAN KESAN DARIPADA AMALAN 5S

Amalan 5S dijangka akan memberi impak positif terhadap imej Kolej Komuniti Kepala Batas berdasarkan

keupayaan berikut:

i. Penjimatan kos:

Penjimatan penggunaan inventori.

Menghalang kerosakan ke atas inventori.

Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan.

Mempercepatkan proses pencarian dan pengesanan dalam sesuatu urusan kerja.

ii. Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja.

Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah/proses.

Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.

iii. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:

Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan kemudahan-

kemudahan yang digunapakai.

Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan kemudahan-

kemudahan.

Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatan dan kemudahankemudahan.

iv. Jaminan kualiti:

Meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan.

Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat.

Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan.

v. Meningkatkan tahap keselamatan di persekitaran tempat kerja

Menghapuskan keadaan yang merbahaya.

Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja.

Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan kemalangan.

Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian.

Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

vi. Meningkatkan motivasi pekerja:

Perhubungan yang baik antara anggota.

Membentuk disiplin yang tinggi.

Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.


9.0 IMPLIKASI KOS

Pelaksanaan Amalan 5S perlulah disokong dengan peruntukan kewangan secukupnya yang disalurkan

secara berperingkat dan berhemah. Kos-kos yang perlu diberi pertimbangan ialah seperti kos:

i. Pemberian latihan kepada Jawatankuasa dan staf.

ii. Majlis Perasmian/pelancaran Amalan 5S.

iii. Aktiviti gotong-royong.

iv. Aktiviti promosi.

v. Yuran/Caj permohonan pensijilan.

vi. Kos-kos yang berkaitan.


10.0 KESIMPULAN

Bagi merealisasikan Amalan 5S maka pihak Jawatankuasa perlulah memberi tumpuan terhadap 5

perkara berikut iaitu kebersihan, kekemasan, kemudahkesanan, keselamatan dan komunikasi. Pihak

atasan juga perlulah memberi sokongan penuh terhadap usaha-usaha pengukuhan Amalan 5S dengan

berpandukan kitaran Amalan 5S seperti carta berikut:

Ringkasnya; program Amalan 5S merupakan usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat

kerja lebih bersih, tersusun dan bersistem. Melalui amalan 5S, kita akan membina disiplin dan etika kerja

yang baik di kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja

berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong.

RUJUKAN 1. Arahan Pentadbiran BIl. 1 Tahun 2010 2. Panduan Amalan 5S Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. 3. Buku Panduan Amalan 5S Kementerian Pengajian Tinggi. 4. Panduan Amalan 5S Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. 5. Panduan Amalan 5S Sektor Awam, MAMPU. 6. Panduan Pelaksanaan Amalan 5S, Akademi Kastam Diraja Malaysia. 7. Buku Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti (5S), Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang.

cadangan pelaksanaan amalan 5s - · pdf fileyang bertujuan mewujudkan persekitaran tempat...

Documents