PENGAJIAN PERNIAGAAN KERTAS 2 (946/2)TEMA (B) : PENGURUSAN

BAB 6: PENGURUSAN

Disediakan oleh :Puan Norjama’yah Bt. Haji Mohamad Amin

SUB-TOPIK

6.1 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN

6.1.1 Fungsi pengurusan

6.1.2 Konsep keberkesanan dan kecekapan

6.1.3 Peranan Pengurus

6.1.4 Pendekatan pemikiran

pengurusan

6.2 KEMAHIRAN PENGURUSAN

6.2.1 Peringkat pengurusan

6.2.2 Jenis-jenis kemahiran pengurusan

6.3 PERANCANGAN

6.3.1 Jenis-jenis perancangan

6.3.2 Proses perancangan

6.3.3 Alat-alat perancangan

6.3.4 Perancangan strategik

6.4 PENGORGANISASIAN

6.4.1 Reka bentuk organisasi

6.4.2 Proses penjabatanan

6.4.3 Konsep pengorganisasian

6.5 KEPIMPINAN

6.5.1 Jenis kuasa

6.5.2 Jenis-jenis kepimpinan

6.5.3 Gaya kepimpinan

6.5.4 Pemimpin dan pengurus

6.5.5 Pemimpin formal dan tidak formal

6.5.6 Motivasi

6.5.6 Pasukan

6.5.8 Pengurusan stres

6.6 PENGAWALAN

6.6.1 Jenis kawalan

6.6.2 Proses kawalan

6.6.3 Kaedah kawalan

6.6.4 Alat-alat kawalan

6.1 PENGENALAN KPD PENGURUSAN

MAKSUD PENGURUSAN:

~ Satu proses

~ menentukan dan mencapai matlamat

~ dengan menggemblengkan sumber-sumber organisasi yang ada

~ dan melaksanakan fungsi POLC (Planning = Perancangan , Organising= Pengorganisasian, Leadership= Kepimpinan & Controlling=Pengawalan)

Objektif 6.1.aMentakrifkan maksud pengurusan dan menjelaskan kepentingannya.

1. Penyelarasan Sumber

2. Penggunaan Sumber Secara Berkesan

3. Pencapaian Matlamat Organisasi

4. Mengurangkan Pembaziran

KEPENTINGAN PENGURUSAN

1. Penyelarasan Sumber

Stp organisasi ada byk sumber yang perlu disusun dan diagih penggunaannya agar ianya diguna dengan cekap dan berkesan (tidak terbazir).Sumber ini terbahagi kepada sumber manusia dan bukan manusia.Pengurus mempunyai autoriti dlm memberi tugas kpd pekerja utk mengendalikan sumber-sumber mengikut kesesuaian tahap pengetahuan, kemahiran dan kecekapan pekerja.

2. Penggunaan Sumber Secara Berkesan

Utk membolehkan organisasi mencapai matlamat yg telah ditetapkan.Semakin tinggi tahap penglibatan semua pihak melaksanakan proses pengurusan dengan efektif dan berkesan MAKA semakin berkesan penggunaan sumber-sumber organisasi.

3. Pencapaian Matlamat Organisasi

Pengurusan yang teratur dan sistematik membantu semua pihak dlm organisasi bekerja ke arah pencapaian matlamat .Pengurusan yang baik membantu semua pihak melaksanakan tugas masing-masing dengan baik.

4. Mengurangkan Pembaziran

Pengurusan yang cekap jimat kos membolehkan organisasi beroperasi pd tahap optimum.Membantu organisasi utk berada terus dlm pasaran kerana berdaya saing yang tinggi.

Objektif 6.1.bMenjelaskan fungsi pengurusan merangkumi perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan.

6.1.1 FUNGSI PENGURUSAN

POLC PERANCANGAN (P-Planning)

PENGORGANISASIAN (O-Organising)

KEPIMPINAN (L-Leadership)

PENGAWALAN (C-Controlling)

PERANCANGAN (P – Planning)

Fungsi PERTAMA dlm pengurusan (asas kpd fungsi-fungsi lain)Pd tahap ini, matlamat organisasi akan ditentukan.Matlamat peringkat bawahan (oat) iaitu objektif, alternatif dan tindakan akan dikenalpasti.Seterusnya langkah/ strategi yang akan dilaksanakan untuk mencapai matlamat organisasi akan dibentuk.Tahap perancangan ada 3 peringkat:

Atasan, Pertengahan, Bawahan

Objektif 6.1.bMenjelaskan fungsi pengurusan merangkumi perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan.

6.1.1 FUNGSI PENGURUSAN

PENGORGANISASIAN (O – Organising)

Fungsi KEDUA dlm pengurusan.Melibatkan proses menyusun tugas dan membahagikan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan pelan tindakan yang telah dirancang.Pd tahap ini, pengurusan akan membentuk struktur organisasi yang lengkap dan megagihkan tugas secara automatik kpd jabatan-jabatan utk dilaksanakan.Aktiviti-aktiviti yang menggalakkan hubungan positif antara jabatan yg terlibat dan penyelarasan dilaksanakan untuk mengalakkan masalah pertindihan tugas dan autoriti.Pengorganisasian perlu sistematik agar matlamat organisasi mudah tercapai.

KEPIMPINAN (L – Leadership)

Proses mempengaruhi dan memberi motivasi kpd pekerja untuk melakukan tugas supaya objektif organisasi dpt dicapai.Aktiviti yg terlibat: memberi tunjuk ajar, motivasi, beri bantuan serta kemudahan-kemudahan lain kpd pekerja agar produktiviti meningkat.Pengurus perlu mengamalkan gaya kepimpinan yang bersesuaian dgn sikap dan pemikiran para pekerja agar tingkah laku pekerja dpt dikawal dengan efektif dan efisyen.Relatifnya: matlamat organisasi akn mudah dicapai

PENGAWALAN (C – CONTROLLING)

Merujuk kepada aktiviti pemantauan pencapaian dengan memastikan segala tugas yang dirancang telah dilaksanakan sesuai dengan matlamat yang telah ditetapkan.Proses menilai prestasi organisasi dan mengambil tindakan pembetulan (jika perlu = pencapaian sebenar kurang dari yang dirancang).

Contoh:

Sasaran capai untung RM100,000 pada bulan Jun 2013. Tapi pada hujung bulan Jun 2013, keuntungan cuma RM80,000. Langkah pembetulan/ penambahbaikan perlu dilakukan. Mungkin perlu perubahan pada rancangan asal.

KEBERKESANAN (EFEKTIF= “EFFECTIVENESS”)

Menurut Tom Peter: “doing the right thing”

Pengurus / pekerja melaksanakan kerja YANG betul.Tugasan disempurnakan seperti yang diharapkan / mengikut matlamat.Contoh:

Encik Alan telah melaksanakan tugasnya dalam masa dua minggu seperti yang diarahkan oleh ketuanya. Dalam kes ini, Encik Alan telah melaksanakan tugasnya dengan berkesan/ efektif.

Hasil = Sasaran

Objektif 6.1.cMembincangkan konsep keberkesanan dan kecekapan pengurusan.

6.1.2 KONSEP KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN

KECEKAPAN (EFISYEN = “EFFICIENCY”)

Menurut Tom Peter: “doing things right”

Pengurus / pekerja melaksanakan kerja DENGAN betul.Berkaitan dengan penggunaan sumber / input yang sedia ada dengan optimum tanpa pembaziran (berkaitan dengan penjimatan kos).Tugasan disempurnakan melebihi matlamat yang telah ditetapkan.Contoh:

Menggunakan sumber input yang sedia ada, Puan Julia telah berjaya mendapat jumlah jualan sebanyak RM1.2 juta melebihi sasaran yang cuma RM1 juta sahaja. Dalam kes ini Puan Julia telah melaksanakan tugasnya dengan cekap/ efisyen.

Hasil > Sasaran

KAITAN ANTARA KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN

KEBERKESANAN KECEKAPAN

“doing the right thing” “doing things right”

Melaksanakan kerja YANG betul

Melaksanakan kerja DENGAN betul.

Hasil = Sasaran Hasil > Sasaran

Pengamalan kedua konsep akan membolehkan matlamat organisasi dicapai.Perbezaannya: KESAN daripada matlamat yang telah dicapai.KEBERKESANAN membolehkan matlamat organisasi tercapai.Sebaliknya KECEKAPAN bukan sahaja membolehkan matlamat tercapai, ianya juga membantu organisasi memaksimumkan produktiviti dan meminimumkan kos pengeluaran.

JADI YANG MANA

LEBIH BAIK?????

Objektif 6.1.dMenerangkan peranan pengurus dalam sesebuah organisasi mengikut Teori Mintzberg, iaitu antara perorangan (interpersonal), peranan bermaklumat (informational), dan pembuatan keputusan (decision making).

6.1.3 PERANAN PENGURUS

PERANAN PENGURUS (TEORI MINTZBERG)

Antara Perorangan (Interpersonal)

Peranan Bermaklumat (Informational)

Pembuatan Keputusan (Decision Making)

PEMBUATAN KEPUTUSAN (Decision Making)

1. Usahawan 2. Pengawal Gangguan

3. Pembahagi/ Pengagih Sumber 4. Perunding

ANTARA PERORANGAN (Interpersonal)

1. Orang Terpenting (Figurehead)

2. Pemimpin

3. Penghubung

PERANAN BERMAKLUMAT (Informational)

1. Pemantau/ Pengawas 2. Penyampai

3. Jurucakap

PERANAN PENGURUS (TEORI MINTZBERG)

ANTARA PERORANGAN (INTERPERSONAL)

(1)

ORANG TERPENTING (FIGUREHEAD)

Pengurus adalah wakil dlm jabatan.

Perlu memperbaiki dan membina keyakinan dlm bidang ini dengan imej, tingkahlaku dan reputasinya.

Perlu juga memupuk sikap rendah diri, berempati dan menjadi teladan kpd para stafnya.

(2)PEMIMPIN

Pengurus = ketua dalam organisasi

Berperanan memberi motivasi dan arahan kpd staf bawahannya.(3)

PENGHUBUNG Pengurus = penghubung antara

organisasi dgn pihak luar (pembekal, pelanggan, pelabur,bank dll)

juga perantara pihak bawahan dan pihak pengurus (atasan)

Mendapat maklumat penting dpd pihak luar yg memberi keuntungan kpd organisasi.

PERANAN BERMAKLUMAT (INFORMATIONAL)

(1)

PEMANTAU/ PENGAWAS Pengurus perlu peka kpd

perubahan persekitaran dalaman dan luaran organisasi agar dapat mencari maklumat berguna untuk manafaat organisasi (mencari peluang untuk direbut).

Maklumat boleh diperolehi melalui perbincangan, laporan dan mesyuarat.

(2)

PENYAMPAI Pengurus perlu menyampai

maklumat dan arahan kpd staf bawahan dengan jelas dan tepat agar mereka dapat melaksanakan tugas dengan berkesan.

(3)

JURUCAKAP Pengurus perlu menyampai

maklumat kepada orang lain di luar organisai.

Perlu menjaga reputasi organisasi.

PEMBUATAN KEPUTUSAN (DECISION MAKING)

(1)

USAHAWAN

Pengurus akan menjana idea baharu, menggembleng faktor-faktor pengeluaran, menanggung risiko dan ketidakpastian, serta bijak merebut peluang perniagaan yang wujud.

(2)

PENGAWAL GANGGUAN

Persekitaran perniagaan sentiasa berubah dan boleh menjadi gangguan kepada pencapaian matlamat organisasi.

Seorang pengurus perlu bijak menangani gangguan ini agar ianya tidak memberi kesan serius kepada organisasi dan menggagalkan pencapaian matlamat yg telah dittpkan.

(3)

PEMBAHAGI / PENGAGIH SUMBER

Pengurus akan membahagi dan mengagih sumber kepada pekerjanya berdasarkan kepada peruntukan dan kesesuaian sstu aktiviti.

(4)

PERUNDING

Pengurus memerlukan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini utk memastikan proses perundingan mencapai matlamat yg telah ditetapkan oleh pihak pengurusan.

Melibatkan hubungan pengurus dengan pihak lain

Pengurus adalah wakil kpd pihak organisasi dan diberi autoriti dalam membuat sesuatu keputusan dan perbincangan di meja perundingan.

KERJA RUMAH:Bersedia untuk topik:

6.1 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN6.1.4 Pendekatan Pemikiran Pengurusan

Buat nota ringkas dalam buku nota poket “Genie In My Pocket” (GIMP)