QSU 4013

Pengurusan Mesyuarat

Pengurusetiaan Mesyuarat

• Tanggungjawab– Sebelum – Semasa mesyuarat– Selepas mesyuarat

Intro

1. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

2. Mesyuarat Agung Tahunan

3. Mesyuarat Agung Luar Biasa

4. Mesyuarat Agung Tergempar

1 Jenis

MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA

Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.

Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja.

Kekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu.

Notis sekurang-kurangnya 48 jam

Kuorum: lazimnya dua pertiga.

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun

keawangan. Notis tidak kurang daripda 14 hari.

Tujuan (bergantung pada perlembagaan): membentangkan laporan tahunan meluluskan penyata kira-kira merancang aktiviti tahun berikutnya memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu meluluskan sesuatu usul

Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika kuorum tidak cukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklahlah ditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

Jarang berlaku

Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahli berdaftar dengan tujuan

membubarkan AJK yang ada dan memilih AJK baharu

mengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesak

menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh permintaan.

Paparan notis mesyuarat dan agenda sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat.

Kuorum mesyuarat agung diterima pakai.

Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

MESYUARAT TERGEMPAR

Subjenis mesyuarat jawatankuasa; lebih kurang mesyuarat khas.

Tujuan: membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. Contoh: hendak memecat ahli yang melanggar disiplin.

Dilaksanakan beberapa kali dalam setahun dan setengah persatuan menetapkan bilangan mesyuarat ini .

Semakin kerap diadakan mesyuarat jawatankuasa semakin baik .

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

penentuan pembukaan pengesahan

perkara berbangkit

panduan perbincangan

menamatkan mesyuarat

Pengerusi perlu memastikan samada kourum telah mencukupi atau tidak .

Untuk mesyuarat jawatankuasa , ahli kourum tidak boleh kurang daripada 2 / 3 ahli yang ada dalam jawatankuasa penuh .

Pengerusi boleh menunggu tidak lebih daripada 15 atau 30 minit untuk korum dipenuhi oleh ahli jawatankuasa .

Setiausaha harus merekodkan bahawa mesyuarat itu dibatalkan kerana tidak mencukupi korum .

Jika perlu , perbincangan tidak formal boleh diadakan tanpa rekod dan kuasa .

Agenda dan minit mesyuarat akan diedarkan .

Pengerusi berperanan mengisytiharkan mesyuarat secara rasmi diikuti dengan kata – kata aluan beliau .

Jika mesyuarat tersebut merupakan mesyuarat kali pertama , tujuan mesyuarat perlu dinyatakan .

Seterusnya , pengerusi bertanggungjawab membaca agenda mesyuarat hari itu dan bertanya kepada ahli kourum jika ada sesiapa yang mencadangkan sebarang pembetulan kepada minit tersebut .

Pengerusi perlu menurunkan tandatangan ringkasnya untuk setiap pembetulan .

Setiausaha mempelawa cadangan dan sokongan minit itu disahkan sebagai betul .

Selepas minit disahkan , pengerusi akan menandatangani minit itu dengan serta – merta dan menulis tarikh di tempat yang disediakan .

Perkara – perkara yang dicetak dalam minit mesyuarat akan diteliti secara satu persatu dan ahli – ahli boleh membangkitkan soalan untuk dijawab oleh setiausaha atau orang berkenaan yang telah ditugaskan .

Ahli – ahli hanya dibenarkan meminta maklumat sahaja , perbincangan tambahan atau perbincangan baru terhadap perkara yang berbangkit itu tidak dibenarkan .

Pengerusi perlu bersikap berkecuali dan tidak boleh bersikap berat sebelah atau menonjolkan pengaruh .

Pengerusi harus menghormati pandangan orang ramai seperti seorang seorang hakim dan ahli – ahli jawatankuasa adalah jurinya .

Segala perkara yang telah dibincangkan dan diputuskan mestilah dipikul bersama ahli jawatankuasa dan mendapat sokongan sepenuhnya semasa pelaksanaan .

Pengerusi bertanggungjawab untuk menamatkan atau menutup mesyuarat secara rasmi . Masa yang sesuai untuk menamatkan mesyuarat bergantung kepada pengerusi .

Mesyuarat boleh ditutup sekiranya difikirkan bahawa meneruskan mesyuarat tidak mendatangkan hasil .

Pengerusi akan mengucapkan terima kasih kepada ahli – ahli yang hadir dan atas kerjasama mereka .

Apabila semua urusan dalam mesyuarat telah diselesaikan , pengerusi akan menjemput seorang pencadang dan penyokong untuk menamatkan mesyuarat tersebut .

Salah seorang ahli akan bangun menyampaikan penghargaan kepada pengerusi .

Untuk melicinkan perjalanan pertubuhan dan jabatan , tarikh mesyuarat akan datang ditetapkan terlebih dahulu sebelum mesyuarat ditangguhkan oleh pengerusi .

Beliau akan mengucapkan “ Dengan ini saya menangguhkan mesyuarat ini dengan rasmi ” .

Maksud: kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat.

Panduan 1: pengerusi berbincang dengan setiausaha tentang isi kandungan agenda.

Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak pengurusan; dapat dilaksanakan secara bersurat atau melalui telefon.

3 Agenda

Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim.

Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.

Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada ruangan kosong di bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya.

Salinan Setiausaha … Sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

BENTUK AGENDA

Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.

Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar dan perkembangan semasa.

Dapat disusun semula berdasarkan tanggungjawab individu dalam urus setia.

4 Semak

(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

1.Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi.

2. Merancang peruntukan masa setiap agenda.

3. Menempah bilik mesyuarat.

4. Menempah minuman.

5. Menyediakan fail.

6.Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.

7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan kertas kerja (jika ada).

9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh 1 hari sebelum mesyuarat.

10. Menyediakan salinan kertas kerja.

11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).

12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain, dan penutup.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi, jenis pakaian.

14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat.

16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas.*

*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu.*

18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *

19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan berfungsi. *

20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja, jika perlu. *

21. Memastikan overhead projector dan peralatannya disediakan, jika perlu. *

22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. *

*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir.

24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari sebelum mesyuarat diadakan.

25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul, dua hari sebelum mesyuarat.

26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.

27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat.

Bil. Butiran

1. Mengedarkan buku kehadiran.

2. Menyimpan buku kehadiran.

3. Mencatat minit mesyuarat.

4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.

5. Memastikan minuman diterima pada masanya.

6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli terpilih, jika perlu.

7. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil sesuatu di pejabat.

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Bil. Butiran

1. Memastikan peralatan dan sisa minuman dikemaskan.

2. Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas mesyuarat.

3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.

4. Menaip draf minit.

5. Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas mesyuarat.

6. Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas mesyuarat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil. Butiran

7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat.

8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh pengerusi.

9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.

10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.

11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua minggu.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil. Butiran

12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit mesyuarat diedarkan.

13. Mengutip semula borang tindakan susulan.

14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan membuat ringkasan).

15. Menyemak tindakan susulan.

16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.

17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada semua ahli mesyuarat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

MINIT MESYUARAT

Pengenalan• Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis

tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Sekiranya tidak dibuat sebarang catatan, rekod tidak dapat disimpan dengan sempurna dan segala perbincangan yang diadakan tidak dapat di ambil tindakan susulan.

FORMAT MINIT MESYUARAT Kandungan• Kandunga minit adalah bergantung pada jenis mesyuarat yang

dijalankan itu.Perkara berikut adalah penting untuk dimasukkan sebagai kandungan dalam minit mesyuarat itu.

Tajuk• Nama pertubuhan,persatuan sukan yang menjalankan

mesyuarat itu• Jenis mesyuarat yang dijalankan itu,misalnya

Mesyuarat Jawatankuasa,Mesyuarat Agung Tahunan,dan lain-lain.

• Tempat mesyuarat itu diadakan:Bilik, jabatan atau pertubuhan dan alamat penuh.

Kehadiran

• Catatan nama Pengerusi,Timbalan Pengerusi, Setiausaha,Timbalan Setiausaha,Bendahari,dan ahli-ahli jawatankuasa.Adalah penting catatan nama ahli-ahli mesyuarat itu disusun mengikut hirarki ahli yang hadir.

• Nama pegawai utama pertubuhan itu dicatat di sebelah kiri dan jawatan mereka dicatat di sebelah kanan.Jika perlu,catat juga nama jawatan mereka yang sebenarnya di bawah nama mereka masing-masing.

• Nama ahli-ahli jawatankuasa diletakkan di sebelah kiri tetapi jawatan mereka yang sebenarnya dicatatkan di sebelah kanan.

YANG TIDAK HADIR DENGAN SEBAB

• Setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang tidak hadir dengan alasan sekali.Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebagai tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk kecil dalam minit itu.Ini disusuli dengan senarai nama mereka yang tidak hadir itu.

FORMAT MINIT MESYUARAT

(1) JUDUL MINIT MESYUARAT(2) BUTIRAN AM

i. Tarikh :ii. Masa :iii. Tempat :iv. Kehadiran :( catatkan anggota yang tidak hadir )

(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan )

i. Ucapan Pengerusiii. Membentang dan mengesahkan minit

mesyuarat laluiii. Perkara-perkara berbangkitiv. Membincangkan isuv. Membincangkan isuvi. Hal-hal lain

FORMAT MINIT MESYUARAT

(4) KETERANGAN AGENDAIsi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat.

(5) TINDAKAN

(6) UCAPAN PENANGGUHAN

Pengerusi menandatangi minit mesyuarattanda pengesahan.

Siapakah yang bertanggungjawab?

Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Dicatat juga masa mesyuarat ditamatkan.

(7) PENCATAT

Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.

(8) PENGESAHAN PENGERUSI

MINIT YANG BAIK Sah

• Fakta-fakta yang ditulis dalam minit mesyuarat itu tepat.Bahan yang dicatatkan itu adalah bersamaan dengan perkara yang timbul dalam mesyuarat itu.

Lengkap

• Minit mesyuarat itu padat dan lengkap dan tiada bahan yang tertinggal atau ditokok tambah.Bahan catatan itu tersusun agar orang dapat memahaminya walaupun seseorang itu tidak hadir dalam mesyuarat.Mereka dapat mengikuti perjalanan mesyuarat itu dengan cara yan mudah.

Ringkas

• Minit mesyuarat itu juga ringkas dan mudah diikuti tetapi jangan sampai mengurangkan pemahamannya.Catatan minit mesyuarat direkodkan secara tepat,padat dan jelas.

Pengedaran Minit Mesyuarat

• Pengedaran minit mesyuarat kepada ahli-ahli dilakukan sekurang-kurangnya seminggu selepas mesyuarat.

• Draf minit dikemukakan kepada pengerusi untuk kelulusan dan persetujuannya tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh berlangsungnya mesyuarat itu.

• Minit mesyuarat itu perlu dicetak lebih kerana kerap kali ada ahli yang tidak membawa minit bersama mereka semasa mesyuarat.

10 fakta berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal perlu dijadikan panduan.

5 Minit

1.Format PKPA 2/1991 … Format minit mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan Malaysia terdapat dalam Lampiran A Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991).

1.Sediakan Secepat Mungkin … Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.

1.Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus sebelum mesyuarat berikutnya bermula.

1.Minit Padat … Minit direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).

1.Tiada Kolum … PKPA 2/1991 tidak mencatatkan keperluan kolum untuk minit. INTAN dan agensi kerajaan yang utama mematuhi pekeliling itu. "Kami mematuhi PKPA dan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat dan Jawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan oleh MAMPU, ” Shahril Annuar Ahmad, Pegawai INTAN Kawasan Utara.

1.Tindakan … Perkataan "Tindakan" dihitamtebalkan dan dikanankan.

1.Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu … Tidak perlu nama dan tandatangan setiausaha di akhir minit. Kenyataan disemak oleh pengerusi, ruangan tandatangan dan namanya juga tidak perlu. Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.

Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam kurungan dan angka Roman kecil dalam kurungan.

1.Ada Sistem Pengesanan … Urus setia bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat dengan menggunakan borang khas (Lampiran B). PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).

1.Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi bahagian penutup.

Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat maklum balas.

Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.

Catatkan petikan minit dan hantar kepada semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat yang berikutnya.

Dapatkan respons melalui telefon atau secara bersemuka.

6 Susulan

tenang, peramah, mesra boleh berfikir secara objektif dan jelas berpengetahuan cukup tentang tatacara

mesyuarat berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa

berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.

Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang

KUALITI PENGERUSI

Kuasanya mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat.

Keputusannya tentang tatacara mesyuarat muktamad.

Dia mempunyai undi pemutus; digunakan apabila berlaku persamaan undi antara pencadang dengan pembangkang.

Dia sahaja yang boleh memula dan menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan tepat pada waktunya.

KUASA PENGERUSI

Pengerusi Duduk … Ketika ahli mesyuarat sedang berucap, pengerusi perlu duduk kerana tiada sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.

Pengerusi Berdiri … Ketika berucap pengerusi perlu berdiri kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.

Ahli Berdiri … Ahli juga hendaklah berdiri semasa berucap kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.

PERLAKUAN PENGERUSI

Sasaran pembicaraan ialah pengerusi. Soalan, komen atau pandangan mestilah ditujukan kepadanya pengerusi, bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat.

Gunakan pembuka bicara yang sopan apabila memulakan ucapan seperti “Tuan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan kepada ….” dan “Tuan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada kami …."

SASARAN PEMBICARAAN

Jika pengerusi bertanding untuk mempertahankan kedudukannya sebagai pengerusi, dia tidak boleh mempengerusikan mesyuarat itu semasa pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau seorang pengerusi sementara mesti mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia dilantik semula, dia bolehlah mempengerusikan mesyuarat seterusnya jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

JIKA PENGERUSI BERTANDING

Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli mengemukakan usul undi tidak percaya kepada pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau dilantik pengerusi baharu.

Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku, lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.

PENYINGKIRAN PENGERUSI

TK