bab 3: pengurusan penyepaduanprojek

Course Technology 2001 1

Bab 3:Pengurusan

PenyepaduanProjek


Kunci Kepada Kejayaan Projek: Pengurusan Penyepaduan Projek Yg Baik

• Pengurus projek perlu menyelaras semua bidang pengetahuan sepanjang kitar hayat projek

• Byk pengurus projek baru bermasalah untuk melihat “gambaran umum” dan mahu fokus kepada terlalu banyak butiran (Lihat kes pembukaan)

• Pengurusan penyepaduan projek tidak sama dengan penyepaduan perisian.


Proses Pengurusan Penyepaduan Projek

• Pembangunan Perancangan Projek : menggabungkan hasil proses perancangan lain ke dalam dokumen yg konsisten – perancangan projek

• Perlaksanaan Perancangan Projek : menjalankan perancangan projek

• Kawalan Perubahan Bersepadu : menyelaras perubahan dalam keseluruhan projek


Note: The PMBOK Guide includes similar charts for each knowledge area.

R3-1. Gambaran Pengurusan Penyepaduan Projek


Fokus kepada menggabungkan semua faktor untuk mencapai kejayaan projek!

Rajah 3-2. Kerangka Pengurusan Penyepaduan Projek


Pembangunan Perancangan Projek

• Perancangan projek adalah dokumen yang digunakan untuk menyelaras semua dokumen perancangan projek

• Tujuan utama untuk memandu perlaksanaan projek

• Perancangan projek membantu pengurus projek dalam mengetuai kumpulan projek dan menilai status projek

• Persembahan projek patut diukur dengan rancangan dasar projek (baseline).


Atribut Perancangan Projek

• Perancangan sepatutnya dinamik.

• Perancangan sepatutnya fleksibel.

• Perancangan patut dikemaskini selaras dengan perubahan yang berlaku.

• Perancangan memandu perlaksanaan projek.


Unsur Umum Perancangan Projek

• Pengenalan atau gambaran projek

• Penerangan tentang bagaimana projek diselaraskan

• Proses pengurusan dan teknikal mengenai projek

• Kerja untuk dilakukan, jadual dan maklumat belanjawan


Jadual 3-1. Contoh Perancangan Pengurusan Projek Perisian

Project Management Plan SectionsIntroduction Project

OrganizationManagerialProcess

TechnicalProcess

WorkPackages,Schedule, andBudget

SectionTopics

Projectoverview;projectdeliverables;evolution ofthe SPMP;referencematerials;definitions andacronyms

Process model;organizationalstructure;organizationalboundaries andinterfaces;projectresponsibilities

Managementobjectives andpriorities;assumptions,dependencies,andconstraints;riskmanagement;monitoringandcontrollingmechanisms;and staffingplan

Methods, tools,andtechniques;softwaredocumentation;and projectsupportfunctions

Workpackages;Dependencies;resourcerequirements;budget andresourceallocation;and schedule

IEEE Std 10581-1987


Analisa Pemegang saham

• Analisa pemegang saham mendokumenkan maklumat penting (sensitif) tentang pemegang saham seperti – Nama dan organisasi pemegang saham– Peranan dalam projek– Fakta unik tentang pemegang saham– Tahap pengaruh dan minat dalam projek– Cadangan untuk mengurus hubungan


J 3-2. Contoh Analisa pemegang sahamKey Stakeholders

Ahmed Susan Erik Mark DavidOrganization Internal

seniormanagement

Project team Project team Hardwarevendor

Projectmanager forotherinternalproject

Role onproject

Sponsor ofproject andone of thecompany'sfounders

DNAsequencingexpert

Leadprogrammer

Suppliessomeinstrumenthardware

Competingfor companyresources

Unique facts Demanding,likes details,businessfocus,StanfordMBA

Very smart,Ph.D. inbiology,easy to workwith, has atoddler

BestprogrammerI know,weird senseof humor

Start-upcompany, heknows wecan makehim rich ifthis works

Nice guy,one of oldestpeople atcompany,has 3 kids incollege

Level ofinterest

Very high Very high High Very high Low tomedium

Level ofinfluence

Very high;can call theshots

Subjectmatterexpert;critical tosuccess

High; hardto replace

Low; othervendorsavailable

Low tomedium

Suggestionson managingrelationship

Keepinformed, lethim leadconversations ,do as hesays andquickly

Make sureshe reviewsspecifications and leadstesting; cando somework fromhome

Keep himhappy so hestays;emphasizestockoptions;likesMexicanfood

Give himenough leadtime todeliverhardware

He knowshis projecttakes a backseat to thisone, but Ican learnfrom him


Perlaksanaan Perancangan Projek• Perlaksanaan perancangan projek

melibatkan pengurusan dan perlaksanaan kerja yang diterangkan dalam perancangan projek

• Majoriti masa dan wang dihabiskan untuk perlaksanaan

• Bidang aplikasi atau projek memberi kesan ke atas perlaksanaan projek kerana produk dihasilkan semasa fasa perlaksanaan.


Apa Yang Silap?• Ramai orang beranggapan negatif terhadap perancangan

kerana pengalaman lalu. Pengurus kanan memerlukan peancangan, tetapi tiada siapa yang pastikan bahawa perancangan diikuti.

• Cth: pengurus projek mengatakan bhw dia akan berjumpa pengurus projek lain dalam masa 2 bulan utk mengulas perancangan, jadual rapi dibuat untuk perjumpaan itu. Perjumpaan itu dibatalkan kerana urusan lain. Perjumpaan seterusnya diubah kerana sebab peribadi. Dalam masa 2 bulan, perjumpaan masih belum dibuat.

• Mengapa ahli projek patut mengikuti perancangan projek jika pengurus projek sendiri tidak mengikut perancangannya?


Kebolehan Penting Untuk Perlaksanaan Projek

• Kebolehan pengurusan umum seperti kepimpinan, komunikasi dan politik

• Pengetahuan dan kebolehan produk(lihat cth“What Went Right?”)

• Penggunaan alat dan teknik khas


Alat dan Teknik untuk Perlaksanaan Projek

• Sistem Penguatkuasaan Kerja : kaedah untuk menentukan bahawa orang yang berkelayakan membuat kerja pada masa yang betul dan mengikut turutan betul

• Perjumpaan Ulasan Status: perjumpaan kerap digunakan untuk bertukar maklumat projek

• Perisian Pengurusan Projek: perisian khas untuk membantu dalam menguruskan projek


Kawalan Perubahan Bersepadu• Kawalan perubahan bersepadu melibatkan

mengenalpasti, menilai dan menguruskan perubahan sepanjang kitar hayat projek

(“kawalan perubahan keseluruhan”)• Tiga objektif utama kawalan perubahan:

– Pengaruh faktor yang mengakibatkan perubahan utk menentukan bhw ia berfaedah

– Tentukan bhw perubahan telah berlaku– Urus perubahan sebenar bila dan di mana ia

terjadi


Rajah 3-3. Proses Kawalan Perubahan


Kawalan Perubahan Keatas Projek TM

• Pandangan dahulu: Kump projek patut berusaha untuk buat apa yg telah dirancang mengikut belanjawan yg ditetapkan

• Masalah: pemegang saham jarang bersetuju tentang skop projek, dan anggaran masa dan kos tidak tepat

• Pandangan moden: Pengurusan projek adalah proses komunikasi dan perundingan yg konstan

• Penyelesaian: Perubahan berfaedah dan kump projek patut merancang utk perubahan


Sistem Kawalan Perubahan

• Proses formal yang didokumen yang menerangkan bila dan bagaimana dokumen projek rasmi boleh diubah

• Terangkan siapa yang berkuasa untuk buat perubahan dan bagaimana membuat perubahan

• Melibatkan majlis kawalan perubahan, pengurusan konfigurasi dan proses untuk komunikasi perubahan


Majlis Kawalan Perubahan (MPK)

• Sekumpulan orang bertanggungjawab untuk meluluskan atau menolak perubahan pada projek

• Menyediakan panduan untuk menyediakan permintaan perubahan, menilai dan uruskan implementasi perubahan yang diluluskan

• Melibatkan pemegang saham dari seluruh organisasi


Membuat Perubahan Yang Sesuai Dengan Masa

• Sesetengah MPK hanya bertemu sekali sekala, mengambil masa yang terlalu lama untuk perubahan berlaku

• Sesetengah organisasi mempunyai polisi untuk perubahan yang sensitif- iaitu masa– “polisi 48 jam” bolehkan ahli kump projek utk membuat

keputusan, kemudian mereka ada 48 jam untuk mengubah keputusan dan mendapat persetujuan pengurusan atasan

– Wakilkan perubahan ketahap paling rendah, semua orang diberitahu tentang perubahan


Pengurusan Konfigurasi• Tentukan bhw produk dan penerangannya

lengkap dan tepat• Tumpukan kepada pengurusan teknologi

dengan mengenalpasti ciri-ciri rekabentuk fizikal dan fungsian

• Pakar pengurusan konfigurasi kenalpasti dan dokumenkan keperluan konfigurasi, kawal perubahan, rekod dan laporkan perubahan dan audit produk untuk tentukan bhw keperluan dipenuhi


Jadual 3-3. Cadangan Untuk Mengawal Kawalan Perubahan Penyepaduan

Lihat pengurusan projek sebagai proses komunikasi dan rundingan konstan

Rancang untuk perubahan Bangunkan sistem kawalan perubahan, trmasuk

Majlis Kawalan Perubahan (MKP) Gunakan pengurusan konfigurasi yg baik Takrifkan prosedur untuk membuat keputusan

tentang perubahan kecil Gunakan laporan persembahan bertulis dan lisan

untuk kenalpasti dan urus perubahan Gunakan perisian pengurusan projek dan lain-lain

untuk membantu mengurus dan komunikasi perubahan

bab 3: pengurusan penyepaduanprojek

Documents