Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

1

PENGURUSAN SURATPENGURUSAN SURAT

Pengurusan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.

Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan:1.Buku Agenda dan Buku Ekspedisi2.Kartu Kendali dan Lembar Pengantar

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

2

Dalam Kearsipan, berdasarkan sifat, surat dinas dibedakan:

SURAT SURAT DINASDINASSURAT SURAT DINASDINAS

SURAT SURAT TERBUKATERBUKA

SURAT SURAT TERBUKATERBUKA

SURAT SURAT TERTUTUPTERTUTUP

SURAT SURAT TERTUTUPTERTUTUP

SURAT SURAT PENTINGPENTINGSURAT SURAT

PENTINGPENTING

SURAT SURAT BIASABIASASURAT SURAT BIASABIASA

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

3

LANGKAH-LANGKAH PENGURUSAN SURAT

1. Penerimaan

2. Penyortiran

3. Pembukaan

4.4. PencatatanPencatatan

5. Pengarahan

SURAT MASUK:SURAT MASUK:

1. Konsep Surat

2. Pengetikan

3. Penandatanganan

4.4. PencatatanPencatatan

5. Pengiriman

SURAT KELUAR:SURAT KELUAR:

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

4

PENCATATAN SURAT

BUKU AGENDABUKU EKSPEDISI

KARTU KENDALILEMBAR PENGANTAR SBLEMBAR PENGANTAR SR

POLA LAMA

POLA BARU

SISTEM PENCATATAN SURAT

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

5

1. Surat dari pengirim yang sama letaknya terpisah-pisah

2. Pencatatan surat secara kronologis

3. Menemukan surat relatif lama

4. Sukar mengetahui hubungan surat-surat satu sama lain

5. Penyimpanan surat sering menggunakan sistem kronologis atau deretan

6. Berfungsi sebagai buku statistik

Gunanya: mencatat surat masuk dan keluar

Kelemahannya:

BUKU AGENDA

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

6

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

7

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

8

Buku EkspedisiBuku Ekspedisi

Gunanya: sebagai bukti penerimaan/pengiriman surat atau barang

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

9

Gunanya: mencatat surat penting masuk dan keluar

Keuntungannya:1. Dapat menelusuri lokasi surat2. Sebagai alat pengendali3. Sebagai alat pengantar/ekspedisi4. Sebagai pengganti arsip selama arsip

masih aktif di Unit Pengolah

KARTU KENDALI

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

10

Penggunaan Kartu Kendali (KK)

KK I (putih) untuk petugas pengarah, sebagai alat kendali atau alat kontrol

KK II (Kuning) untuk petugas arsip, sebagai arsip pengganti

KK III (merah) untuk pengolah surat, disertakan dengan surat

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

11

Cara Pengisian Kartu KendaliCara Pengisian Kartu Kendali

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

12

SURAT MASUK

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

13

SURAT KELUAR

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

14

Apakah akan mengganggu kelancaran tugas seandainya surat itu hilang?

Ya Tidak

Apa akibatnya apabila surat tersebut terlambat penyampaiannya kepada Pengolah?

? ?

Andaikata surat tersebut hilang, apakah informasinya dapat diketemukan di sumber lain?

Tidak Ya

Apakah surat tersebut memerlukan tindak lanjut?

Ya Tidak

Apakah surat tersebut penting bagi kelangsungan usaha organisasi secara keseluruhan?

Ya Tidak

MENENTUKAN SURAT PENTING ATAU BIASA

Slide 5-Pengurusan SuratSlide 5-Pengurusan Surat

15

BATAS WAKTU MEMBALAS BATAS WAKTU MEMBALAS SURATSURATUNSUR-UNSUR YANG MEMPENGARUHI:

Keterlibatan unit kerja yang memroses

Sifat surat

Tingkat kepentingan masalah surat

Surat Penting: - 2 – 3 hari

- mendesak: 1 – 2 hari atau seketika

Surat Biasa: - 3 – 7 hari

- Jika diperlukan hari itu juga

CONTOH