04/28/23 06:12 1Pengurusan Gerko

PENGURUSAN MESYUARAT

Bab 4

Pengurusan GERKO

04/28/23 06:12 2Pengurusan Gerko

Skop / Tajuk ( 2 jam )

• Jenis-jenis Mesyuarat• Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat• Agenda Mesyuarat• Pengendalian Mesyuarat• Tatacara Mesyuarat• Minit Mesyuarat

☻

04/28/23 06:12 3Pengurusan Gerko

Objektif / Hasil Pembelajaran• Mengetahui jenis-jenis, tatacara

mesyuarat serta peranan dan tanggung jawab

• Menyediakan agenda dan minit mesyuarat

04/28/23 06:12 4Pengurusan Gerko

• ……Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal – soal duniawi ) itu. Tafsiran al – Quran Al’ Imran : 159

Mesyuarat menurut Islam

04/28/23 06:12 5Pengurusan Gerko

…..mesyuarat menurut Islam

• Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk.

• Bermesyuarat membawa erti “ berjihad ” kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum – hukum Allah.

04/28/23 06:12 6Pengurusan Gerko

Pengertian Mesyuarat

• Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

• Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.

04/28/23 06:12 7Pengurusan Gerko

Jenis-jenis Mesyuarat

• Mesyuarat Agong Tahunan• Mesyuarat Pagi• Mesyuarat Luar Biasa• Mesyuarat Jawatankuasa• Taklimat

04/28/23 06:12 8Pengurusan Gerko

Skop Perbincangan• Pengertian Mesyuarat• Asas – asas Pengurusan Mesyuarat• Tatasusila Mesyuarat• Membentuk dan Menyusun Agenda• Check List Tugas - Bilik Mesyuarat• Susun Atur Tempat Mesyuarat• Carta Aliran Mengendalikan Mesyuarat• Peranan Pengerusi dan Setiausaha• Kepimpinan dalam Mesyuarat• Minit Mesyuarat

04/28/23 06:12 9Pengurusan Gerko

Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat

TINDAKAN PRA-MESYUARAT

SEMASA MESYUARAT

SELEPAS MESYUARAT

04/28/23 06:12 10Pengurusan Gerko

Tindakan Pra-mesyuarat

• Menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda bersama pengerusi

• Membincangkan tujuan / objektif• Membuat tempahan bilik mesyuarat• Menentukan kertas-kertas kerja

kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)• Menghantar surat jemputan ( 10 hari )

04/28/23 06:12 11Pengurusan Gerko

…..tindakan pra-mesyuarat

• Menyediakan kemudahan bilik• Menentukan kehadiran ( 1 jam )• Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari)• Makluman mengenai etika

mesyuarat kepada ahli

04/28/23 06:12 12Pengurusan Gerko

Tindakan semasa mesyuarat

• Memulakan mesyuarat• Mengawal perbincangan• Berikan penjelasan jika perlu• Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /

atau tindakan• Merumus mesyuarat

04/28/23 06:12 13Pengurusan Gerko

Tindakan selepas mesyuarat

• Menyediakan draf minit ( 3 hari )• Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu )• Susunan nama kehadiran ahli• Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan

maklumbalas• Laporan maklumbalas oleh urusetia• Menentukan format maklumbalas dari

kementerian / jabatan / unit• Mesyuarat ‘post mortem’

04/28/23 06:12 14Pengurusan Gerko

Membentuk dan menyusun agenda

• Perkara – perkara utama dalam agenda: - perutusan pengerusi - pengesahan minit mesyuarat yang lalu - perkara-perkara berbangkit - senarai perkara-perkara baru yang hendak

dibincangkan - pembentangan kertas-kertas kerja jika ada - hal-hal lain - penutup mesyuarat

04/28/23 06:12 15Pengurusan Gerko

Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta

tidak ramai.

04/28/23 06:12 16Pengurusan Gerko

Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

• Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai.

04/28/23 06:12 17Pengurusan Gerko

Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan kawalan lebih ke atas ahli – ahli

04/28/23 06:12 18Pengurusan Gerko

Susun Atur Tempat Mesyuarat

• Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.

Contohnya,mesyuarat Agung tahunan.

04/28/23 06:12 19Pengurusan Gerko

Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

• Bilik mesyuarat • Kerusi , meja mencukupi• Lampu boleh digunakan• Kipas , alat pendingin• Papan putih,pen,pemadam,• Alat OHP, layar perak• Alat pembesar suara,perakam

04/28/23 06:12 20Pengurusan Gerko

…senarai semak tugas – bilik mesyuarat

• Gelas,minuman,air,jag, gula – gula,kertas kosong.• Pensel,ball pen,kertas tulis, fail dan bahan – bahan jika ada.

04/28/23 06:12 21Pengurusan Gerko

Persediaan semasa mesyuarat

• Minit mesyuarat lalu • Peraturan – peraturan mesyuarat

• Dokumen – dokumen yang

diperlukan • Alatan – alatan lain yang diperlukan

04/28/23 06:12 22Pengurusan Gerko

Mesyuarat yang tidak berkesan

6 D6 D

DATANG DUDUK

DIAM DENGKUR

DENGAR

DUIT

04/28/23 06:12 23Pengurusan Gerko

Mesyuarat Berkesan

• Objektif tercapai• Agenda yang jelas• Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan

berkesan• Pengurusan masa yang baik• Kemudahan fizikal yang selesa• Ahli yang mempunyai kepakaran• Perbincangan secara positif• Minit Mesyuarat yang tepat• Tindakan susulan dilaksanakan

04/28/23 06:12 24Pengurusan Gerko

Rumusan

• Pengurusan mesyuarat yang berkesan membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih teratur

• Setiap ahli perlu memahami tanggung jawab masing-masing

• Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi kekeluargaan

04/28/23 06:12 25Pengurusan Gerko

Bahan Rujukan• Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),

Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

• Kementerian Pendidikan Malaysia. ( 1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka

• Jabatan Perdana Menteri, (1991). Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Kuala Lumpur: