TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PERAKAUNAN

ADALAH PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB

BAGI PERKARA-PERKARA BERIKUT

MEMUNGUT, MENERIMA ATAU MENGAKAUN

WANG AWAM

MEMBAYAR ATAU MENGELUARKAN WANG AWAM

MENERIMA, MENYIMPAN ATAU MELUPUS ATAU

MENGAKAUN BARANG-BARANG AWAM

(PP 5/2004)

Jenis2 Pembayaran

Emolumen (OA 10000)

JENIS-JENIS BAYARAN

ANTARA BAYARAN YANG SERING DILAKUKAN

OLEH SESEBUAH JABATAN IALAH:

EMOLUMEN TERMASUK GAJI, ELAUN DAN ELAUN LEBIH MASA

TUNTUTAN PERJALANAN PEGAWAI/ KAKITANGAN KERAJAAN

BAYARAN WANG BANTUAN KEPADA INDIVIDU (BUKAN

KAKITANGAN KERAJAAN ),PERTUBUHAN DAN SYARIKAT

PENDAHULUAN DIRI , PENDAHULUAN PELBAGAI, PINJAMAN

KENDERAAN/KOMPUTER

BAYARAN PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN & KERJA

BAYARAN BALIK DEPOSIT

BAYARAN REKUPAN PANJAR WANG RUNCIT, MESIN FRANKING

DOKUMEN KEWANGAN

DOKUMEN SOKONGAN

BUKU DAFTAR

1. Waran Peruntukan 2. Pesanan Tempatan 3. Baucar Bayaran/ Jurnal 4. Penyata Pemungut 1. Borang Tuntutan 2. Penyata Tuntutan 3. Invois 4. Kontrak/ Surat Perjanjian 1. Buku Vot 2. Daftar Bayaran 3. Daftar Bil

DOKUMEN-DOKUMEN BAYARAN

BUTIR-BUTIR BAUCAR PEMBAYARAN ( AP 99)

a) SEMUA BAUCAR BAYARAN HENDAKLAH DISOKONG

DENGAN BUTIR-BUTIR PENUH MENGENAI TIAP-TIAP

SATU PERKHIDMATAN, BEKALAN ATAU KERJA SEPERTI

TARIKH, NO. KUANTITI, KIRAAN JAUHNYA DAN KADAR,

UNTUK MEMBOLEHKAN IANYA DISEMAK TANPA

MERUJUK KEPADA APA-APA DOKUMEN SELAIN

DARIPADA YANG DIKEMBARKAN PADANYA - AP 99 (a)

b) NAMA PEGAWAI TIDAK BOLEH DICATATKAN SEBAGAI

PENERIMA BAYARAN KECUALI GAJI DAN TUNTUTAN

PERSENDIRIAN- AP 99 (b)

c) BAUCAR KECIL KEW 50 DIGUNAKAN UNTUK MEMBUAT

GANTI BAYARAN DENGAN ATAU TANPA RESIT. JIKA

RESIT TIDAK BOLEH DIDAPATKAN, BUTIRAN YANG

DITUNJUKKAN HENDAKLAH DITANDA * DAN PEGAWAI

HENDAKLAH MEMBUAT PERAKUAN – AP 99 (c)

BUTIR-BUTIR BAUCAR PEMBAYARAN ( AP 99)

d) PERAKUAN KESEMPURNAAN BEKALAN - AP 99 (e)

BAUCAR BAYARAN BEKALAN HENDAKLAH MENGANDUNGI

SUATU PERAKUAN BAHAWA IA TELAH DILAKSANAKAN DENGAN

SEMPURNA.

e) BAUCAR TIDAK BOLEH DIBUAT ATAS NAMA LEBIH DARIPADA

SATU ORANG/FIRMA MELAINKAN DENGAN KEBENARAN KHAS

AP 99 (f)

f) PEMBAYARAN KEPADA ORANG LAIN DARIPADA YANG

DINAMAKAN DALAM BAUCAR MESTILAH DICATATKAN KUASA

PEMBENAR PADA BAUCAR ITU DAN SURAT-SURAT KUASA

WAKIL /PENTADBIR PESAKA HENDAKLAH DIDAFTARKAN. AP 99

(g)

Bayaran melalui EFT Bayaran melalui Cek Bayaran tunai – AP 96(a) Bayaran melalui Baucar Jurnal (pelarasan) Bayaran melalui Waran Bayaran melalui Pemfaktoran Bayaran melalui Sistem Bayaran Pukal

KAEDAH BAYARAN

CARA PEMBAYARAN BOLEH DIBUAT

BAYARAN MELALUI EFT

Bayaran terus ke akaun penerima

Pastikan penerima memberikan akaun bagi bank yang

menganggotai MEPS

Bagi mengelak bayaran ditolak oleh bank, pastikan

no. akaun yang diberi kepada pejabat perakaunan

adalah betul dan kemaskini

DOKUMEN KEWANGAN

DOKUMEN YANG DITOLAK

KUIRI

KELULUSAN DOKUMEN

KUIRI OLEH GFMAS

KELULUSAN DOKUMEN

EFT STATUS

BAYARAN EFT

URUSNIAGA EFT YANG LULUS URUSNIAGA EFT

YANG LULUS

STATUS BAYARAN EFT

PROSES eSPKB

BANK

BAYARAN MELALUI CEK

Bayaran cek berpalang Cek dibuka atas permintaan penerima – bayaran

gaji/ tuntutan Bayaran terus ke akaun penerima – cek

penerima dibank in oleh pej. Perakaunan

Cek yang dibayar kpd agensi pembekal bagi Sistem Bayaran Pukal

AKTIVITI & PROSES BAYARAN MANUAL DENGAN CEK

Wujud Tanggungan

Terima Bil/ Tuntutan

Semak Bil/ Tuntutan

Sediakan Baucar

Daftarkan Baucar

Catatkan Butir- Butir Ke Dalam

Buku Vot

Hantar Baucar & Buku Vot Untuk Ditandatangan

Hantar Baucar Ke

Pejabat Perakaunan Untuk Pembayaran

Pungut Cek/ Laporan

Catat No. Cek & Tarikh Ke Dalam Baucar Bayaran

Serahkan Cek Kepada Penerima

Mohon kelulusan AO dahulu!

BAYARAN TUNAI

Bayaran dibuat melalui baucar/ Panjar Wang Runcit Jika melalui Panjar Wang Runcit bayaran tidak boleh

melebihi RM500 seunit Pembayaran dengan wang tunai untuk dibahagikan,

contoh bayaran pampasan dibuat di luar pejabat, bayaran bantuan JKM, hendaklah mengikut tatacara AP96 & AP97(c) Baki yg tidak dpt dibahagikan (dlm tempoh 21 hari),

wang tunai atau cek mestilah dgn serta merta dipulangkan balik (dibayar masuk ke dlm bank untu kredit perbelanjaan) & menghantar baucar itu kpd Perbendaharaa-AP96(c). Pembayaran baru melalui baucar baru boleh dibuat semula kemudian.

BAYARAN MELALUI JURNAL / WARAN

Bayaran yang dibuat di antara jabatan-jabatan Kerajaan di bawah kawalan Pejabat Perakaunan yang sama:- Pejabat ‘A’ yang berhutang dengan Pejabat ‘B’

akan menyediakan Baucar Jurnal dan menghantar- nya ke Pejabat ‘B’ untuk disahkan

Sambungan… Setelah diterima kembali, maka baucar itu akan

dihantar ke Pejabat Perakaunan yang akan di- debitkan peruntukan pejabat ‘A’, kreditkan peruntukan pejabat ‘B’ Bagi jabatan yang berlainan Pejabat Perakaunan,

Waran adalah diperlukan

BAYARAN MELALUI KAEDAH PEMFAKTORAN (SPP Bil. 10/1989)

Kontraktor yg mendpt kontrak bekalan perkhdmtan Kerajaan akan memfaktorkan invois-invois jualan kepada sykt pemfaktor yang berlesen. Sykt pemfaktor akan membeli invois & akan membyr kpd kontraktor bayaran pendahuluan sebyk 80% drp nilai invois berkenaan.

Jab Kerajaan akan membuat pembayaran sepenuhnya ke atas invois berkenaan kepada sykt pemfaktoran & sykt pemfaktoran akan membayar baki 20% pembyaran kepada kontraktor setelah ditolak faedah yang terlibat.

Contoh syt pemfaktoran :

~ Affin Factors S/B

~ AmBank Berhad

~ Bank Rakyat

~ Orix Factoring M’sia S/B

~ SME Factors S/B

BAYARAN MELALUI SISTEM BAYARAN PUKAL (SBP)

Sistem Bayaran Pukal adalah satu sistem yang dipusatkan dan pembayaran dibuat oleh Pejabat Perakaunan secara automatik Jabatan/ PTJ perlu memohon utk wujudkan akaun

kpd agensi pembekal bagi membolehkan bil semasa dibayar melalui SBP

PEMBAYARAN DALAM TEMPOH AKAUN KENA BAYAR (AKB)

Tuntutan / bil yang dikemukakan lewat, iaitu selepas 31 Disember masih boleh dibayar seolah-olah dari peruntukan tahun semasa sekiranya:

* Barang/ perkhidmatan/ kerja telah disempurnakan

sebelum atau pada 31 Disember tahun berkenaan;

* Baucar sempat dikemukakan untuk bayaran dalam

bulan Januari selepas tahun berkenaan

Sebarang pembayaran yang dibuat selepas tutupnya tempoh AKB hendaklah dibuat melalui AP 58(a)

1/1/XX

31/12/XX

31/01/XX1

TEMPOH AKB TEMPOH TAHUN SEMASA

AKB PTJ

DIKENALI SEBAGAI BULAN KE

13

TUNAI UBAHSUAI

(MODIFIED CASH)

TEMPOH AKB TETAKLUK KEPADA SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA YANG

DIKELUARKAN SETIAP TAHUN

BAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 58(a)

AP 58(a) - Pembayaran yang dikehendaki kebenaran

khas

Kebenaran Akauntan Negara adalah dikehendaki bgi

membayar baucar selepas tempoh AKB dengan

menggunakan peruntukan tahun semasa

Huraian penuh mengenai sebab - sebab berlaku

kelewatan & menunjukkan pegawai yang bertanggung-

jawab

Permohonan hanya boleh dipertimbangkan dengan syarat

PTJ/ Jabatan mempunyai baki peruntukan dalam tahun

perbelanjaan dilakukan