131211 sop pengurusan bencana ipt-1

PROSEDUR TETAP OPERASI (STANDARD OPERATING PROCEDURES – SOP)

LANGKAH-LANGKAH MENGHADAPI KRISIS BENCANA ___________________________________________________________________________

1.0 PENDAHULUAN

Menurut Arahan 20 Majlis Keselamatan Negara, kejadian ‘bencana’ ditakrifkan sebagai sebarang insiden samada semulajadi atau kerana faktor manusia, yang berlaku secara tiba-tiba dan menyebabkan kecederaan/kematian dan kerosakan terhadap harta benda atau pesekitaran dan menyebabkan gangguan terhadap aktiviti kehidupan seharian. Insiden-insiden seperti ini memerlukan pengurusan yang membabitkan sumber, alatan dan kemahiran khas dari pelbagai agensi. Ko-ordinasi secara efektif diperlukan memandangkan jangkamasa pemulihan sepenuhnya mungkin lama dan berpanjangan. Falsafah di atas diterimapakai oleh Majlis Keselamatan Negara, badan ko-ordinasi pengurusan bencana di Malaysia yang telah mengeluarkan beberapa Arahan Kerja termasuk Arahan 20 yang menjelaskan polisi dan mekanisme pengurusan bencana Malaysia.

Persediaan bagi menangani bencana diperlukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat termasuklah Institusi Pengajian Tinggi (IPT). IPT harus mempunyai keupayaan untuk memberikan respon dengan segera. Ia harus bersedia sepanjang masa untuk membuat perubahan yang diperlukan apabila diperlukan untuk menguruskan manusia (staf dan mahasiswa) dan aset/harta universiti yang banyak dalam situasi bencana. Ini termasuklah samada bencana yang berlaku di peringkat IPT, negeri dan Negara. Pelan tindakan bencana adalah penting dan mesti diketahui dan difahami oleh setiap wargakerja dan mahasiswa IPT. Ia menjadi garispanduan kepada semua dalam menghadapi sebarang kemungkinan bencana yang datang dalam pelbagai bentuk dan pada bila- bila masa. Ianya mestilah mudah difahami dan dapat digunapakai dalam setiap keadaan oleh mereka yang terlibat dalam menghadapi bencana. Piawaian Tetap Operasi ini juga hendaklah dikaji dan diperbaiki secara berkala supaya ianya bersesuaian dengan keperluan semasa.

1.1 Definisi Bencana

Bencana merupakan suatu kejadian yang berlaku secara mengejut, bersifat kompleks dan melibatkan kehilangan nyawa atau kecederaan, kemusnahan harta benda atau alam sekitar serta menjejaskan aktiviti masyarakat setempat. Ia berkemungkinan juga merebak ke kawasan yang lebih besar. Kebiasaannya pihak IPT tidak mampu untuk menangani krisis seperti ini dengan efektif tanpa satu pelan tindakan komprehensif yang sudah direncanakan lebih awal. Pelan ini dikenali sebagai pelan kontingensi. Dalam keadaan bencana, setiap warga universiti perlu memainkan peranan yang sedikit berbeza dari tugasan biasa mereka. Kelancaran pentadbiran dan operasi dalam situasi bencana banyak bergantung kepada kefahaman dan tahap persediaan individu, kumpulan atau jabatan tentang tanggungjawab dan peranan mereka.

1.2 Jenis-Jenis Bencana

1

a. Bencana Bersifat Semulajadi : Banjir, Ribut Taufan, Tanah Runtuh, Tsunami, Jerebu, La Nina, Kemarau, dll

b. Bencana disebabkan oleh aktiviti manusia : Kebakaran, Kemalangan Jalanraya, Kemalangan kapal terbang, Bangunan runtuh, Kemalangan Industri, Kemalangan Nuklear, Rusuhan awam, Serangan Pengganas dll

c. Bencana Hybrid – merangkumi kedua-dua elemen diatas Bangunan runtuh semasa banjir, Kemalangan jalanraya yang melibatkan mangsa yang ramai semasa ribut taufan dll

d. Penyakit Berjangkit : SAR(H1N1), Avian Influenza, Taun, Denggi dll

1.3 Tahap-tahap Bencana (merujuk arahan 20, Majlis Keselamatan Negara 1977)

Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3

Di kenali sebagai “Mass Casualty Incident” (MCI).

Lebih serius Lebih meluas daripada tahap 2

Berlaku setempat kawasan dan tidak berpontensi untuk

merebak

Berpotensi untuk merebak keluar kawasan dan berpotensi memberi

ancaman

Merebak ke luar kawasan

Melibatkan Daerah Melibatkan negeri Melibatkan Kerajaan Pusat

Tidak kompleks Bersifat kompleks Memerlukan kepakaran dari luar Negara

Kehilangan nyawa dan harta benda yang minima

Kehilangan nyawa yang banyak serta kerosakan

hartabenda dan infrastruktur yang teruk

Kehilangan nyawa yang banyak serta kerosakan

hartabenda daninfrastruktur yang tidak

dapat dipulihkanTidak mengganggu

pekerjaan harian penduduksetempat

Mengganggu pekerjaan atauaktiviti harian kawasan itu -

Boleh dikendalikan oleh pihak berkuasa tempatan

Pihak berkuasa tempatantidak mampu

mengendalikannya dan kepakaran luar mungkin

diperlukan

-

2.0 OBJEKTIF

2.1. Sebagai dokumen rujukan bagi operasi semasa situasi bencana

2.2. Mewujudkan sistem yang membolehkan semua warga IPT memainkan peranan bersama bagi membantu mangsa dan menguruskan aset/harta semasa situasi bencana

2

2.3. Mengenalpasti semua risiko dan ancaman yang ada terdapat di kawasan kampus

2.4. Mengenalpasti sumber-sumber dan kapasiti yang ada di dalam kampus

2.5. Sebagai asas untuk penambahbaikan bagi melicinkan semua aktiviti berkaitan bagi menangani bencana

3.0 KONSEP & FALSAFAH

3.1 FASA-FASA BENCANA

Fasa-fasa Bencana adalah mengikut kitaran yang terdiri daripada fasa-fasa berikut :

1. PENGHINDARAN (PREVENTION)

1.1 Dalam fasa ini, langkah-langkah ini diambil bagi mengelakkan kejadian

bencana atau sekurang-kurangnya mengambil langkah untuk mengurangkan

kesan bencana sekiranya tidak dapat dielakkan.

PREVENTION(PENGHINDARAN)

PREPARATION(PERSEDIAAN)

RESPONSE(RESPON)

3

RECOVERY(PEMULIHAN)

1.2 Contoh : Amalan menutup suis bila keluar dari bilik, arahan melarang

merokok, sistem perparitan dan sebagainya.

2. PERSEDIAAN (PREPARATION)

2.1 Dalam fasa ini, Pelan Bencana atau ’Emergency Respon Plan’ disediakan

2.2 Persediaan ini mengambil kira penglibatan semua pihak yang terbabit secara

total dalam respons terhadap bencana

2.3 Latihan dan simulasi seperti ’drill’ diadakan

3. RESPON (RESPONSE)

3.1 Dalam fasa ini, petugas bertindak untuk menangani situasi

bencana yang berlaku

3.2 Dalam fasa ini, SOP Bencana yang baik akan membolehkan

tindakan diambil dengan lebih teratur, terancang, jelas dan

berkesan

4. PEMULIHAN (RECOVERY)

4.1 Dalam fasa ini, usaha untuk mengembalikan semula semua

kerosakan kepada asal

4.2 Dalam fasa ini, juga beberapa gejala yang berpanjangan dikenalpasti.

Misalnya, Trauma (Post-traumatic Stress Disorder) dan sebagainya.

4.3 Setelah selesai fasa ini, kitaran ini akan kembali semula ke fasa permulaan

(Penghindaran)

4.0 ALIRAN SIAP SIAGA MENGHADAPI BENCANA

4

5.0 JAWATANKUASA INDUK BENCANA PERINGKAT UNIVERSITI

Pengerusi Jawatankuasa Induk

Bencana Isytihar Bencana Peringkat

Universiti

MAKLUMAT DITERIMA DARI

Jawatankuasa Induk

Peringkat?

Pengerusi Bilik Gerakan menubuhkan Jawatankuasa & Bilik

Gerakan Mengikut Tahap

Tahap Bencana

YELLOW ALERT(BERSIAP SEDIA)

Tahap Bencana

Tahap 1Keadaan adalah terkawal. Bilik Gerakan (Induk) beroperasi pada waktu pejabat ( 8.10 pg – 5.10 ptg)

Tahap 2Kejadian bencana yang lebih serius. Bilik Gerakan (Induk ) & Pelajar di Zon Kolej Kediaman terlibat beroperasi dari jam ( 8.10 pg – 12.00 tgh mlm)

Tahap 2Kejadian bencana yang sangat serius. Bilik Gerakan (Induk ) & Pelajar disemua Zon Kolej Kediaman beroperasi 24 jamCuti staf dibekukan

Jawatankuasa yang terlibat lapor diri di Bilik Gerakan / Operasi

Taklimat Pengerusi Bilik Gerakan

5

RED ALERT (BAHAYA)

Bilik Gerakan / Operasi bermula

BENCANA

Pengerusi menerangkan bidang tugas yang perlu dilaksanakan oleh setiap Jawatankuasa

1. Naib Canselor - Pengerusi

2. Timb.-Timbalan Naib Canselor - Timbalan Pengerusi ITimbalan Pengerusi II

3. Pendaftar - Setiausaha/Pengarah BilikGerakan Pusat

4. Bendahari - Bendahari

5. Ketua Pustakawan

6. Penolong Naib Canselor (HEPA)

7. Penolong Naib Canselor (Komunikasi Korporat)

8. Dekan-Dekan Pusat Pengajian

9. Pengarah Jabatan Keselamatan

10. Pengarah Jabatan Pembangunan

11. Pengarah Pusat Teknologi & Komunikasi (ICT)

12. Pengarah Pusat Kesihatan

13. Pengetua Kolej Kediaman

14. Pengarah Unit Keselamatan & Kesihatan Pekerjaaan(UKKP)

15. Pengarah Pusat Islam

16. Ketua Jurulatih PALAPES

17. Penyelaras SUKSIS

18. Pengarah Pusat Kokurikulum

6

6.0 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA INDUK

PENGERUSI

KESELAMATAN / BANTUAN

MENYELAMAT

KEROHANIAN / KEBAJIKAN

Pengarah Pusat Islam

Pengetua Kolej

Kediaman

PNC (HEPA)

MEDIA DAN PERHUBUNGAN

TIMBALAN PENGERUSI I

TIMBALAN PENGERUSI II

SETIAUSAHA

BENDAHARI

PENTADBIRAN DAN AKADEMIK

FIZIKAL DAN LOGISTIKKESIHATAN

Pengarah Jabatan

Keselamatan

Pengarah Pusat Ko-kurikulum

Pengarah Pembangunan

SUKSIS

Pendaftar

Ketua Pustakawan

Dekan-Dekan

PALAPES

Pengarah ICT

Pengarah Pusat

Kesihatan

Pengarah UKKP

PNC (KK)

7

6.1 Bidang Tugas Jawatankuasa Induk :

Jawatankuasa Induk bertanggungjawab seperti berikut :

1. Melaksanakan dasar dan strategi pengurusan bencana dalam mengendalikan bencana di peringkat IPT.

2. Menyelaras keperluan pengurusan dan bantuan bencana seperti menentukan bantuan logistik dan mengambilalih peralatan/kenderaan yang diperlukan secara sementara kepunyaan Jabatan-jabatan/Unit (PTj).

3. Merancang kemudahan dan keperluan kepada mangsa dan petugas-petugas dalam aspek makanan, perubatan, rawatan, pemindahan dan lain-lain bantuan segera.

4. Menggerakkan Bilik Gerakan Pusat apabila berlaku bencana.

5. Merancang pengwujudan satu bank data mengenai peralatan, kelengkapan dan senarai kepakaran di peringkat Universiti yang diperlukan dalam pengurusan bencana.

6. Merancang sistem pengumuman dan amaran untuk maklumat staf dan pelajar.

7. Merancang modul latihan dan simulasi dari masa ke masa melibatkan jawatankuasa, pasukan sukarelawan, staf dan pelajar.

8. Menyelaraskan kajian dan mengumpulkan maklumat mengenai potensi dan risiko kejadian bencana di kawasan Universiti.

9. Menentu dan menjalankan ‘post mortem’ selepas sesuatu bencana serta memperakukan cadangan-cadangan bagi mengatasi apa-apa kelemahan yang dikenalpasti.

10. Menerima dan meneliti laporan daripada Jawatankuasa-jawatankuasa berkenaan mengenai langkah-langkah pencegahan yang telah diambil bagi mencegah atau mengurangkan impak bencana.

11. Menentukan pelaksanaan tindakan di peringkat Universiti oleh Jawatankuasa-jawatankuasa yang terlibat dalam langkah pencegahan, pengawalan, pendidikan serta latihan menghadapi bencana berjalan lancar dan berkesan.

12. Menyediakan laporan mengenai pengendalian dan pengurusan bencana yang berlaku seperti meliputi aspek operasi mencari dan menyelamat serta bantuan kecemasan dan pemulihan yang diberikan kepada staf, pelajar dan masyarakat setempat.

8

ICT, Komunikasi dan Hubungan Luar

Logistik & Pengangkutan

Akademik

Kebajikan dan Kerohanian

Pentadbiran

Pengurusan Harta

Hal Ehwal Pelajar

Bekalan Perubatan dan Keperluan Asas

Pusat Penempatan Sementara

Pasukan Bertindak Kecemasan

Keselamatan Aset/Harta Universiti

Tanggungjawab Sosial Universiti (USR)

Timb. Pengarah (Pengurusan)

7.0 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA BILIK GERAKAN PUSAT

PENGARAH

Timb. Pengarah (Operasi)Setiausaha Bendahari

Bilik Gerakan Pelajar

9

8.0 SENARAI JAWATANKUASA DAN TUGAS BILIK GERAKAN PUSAT

Bil. Jawatankuasa Aktiviti dan Tugas

1. Pengarah 1. Menyelaras Aktiviti yang berkaitan dengan bencana

2. Menubuh jawatankuasa perlaksana bilik gerakan

2. Timb. Pengarah (Pengurusan) 1. Merancang dan mengurus tugas-tugas pengurusan bencana bagi aspek pentadbiran, rekod, mesyuarat, hebahan, kebajikan, komunikasi, pengurusan akademik, pelajar & staf, kewangan dan harta

3. Timb. Pengarah (Operasi) 1. Merancang dan mengurus tugas-tugas bagi operasi memantau, menyelamat dan mengagih bantuan

4. Setiausaha 2. Mencatat minit mesyuarat3. Mengumpul laporan4. Menyediakan dan mengumpul borang yang

berkaitan5. Memaklumkan dan merancangan mesyuarat

penyelarasan5. Bendahari 1. Merancang dan menguruskan wang

pendahuluan2. Mengumpul maklumat dan membuat

penilaian kerosakan3. Mengumpul dan mengagihan wang

sumbangan7. Bilik Gerakan Pelajar 1. Merancang dan mengadakan latihan dan

simulasi2. Merancang dan menyediakan keperluan bilik

gerakan dan penempatan pelajar3. Menyediakan dan mengemaskini rekod

pelajar4. Perkhidmatan kaunseling dan penasihatan

8. Pentadbiran 1. Menubuhkan JK Bilik Gerakan Pusat2. Mengenalpasti & menganjurkan latihan/stimulasi

bencana3. Mewujudkan hubungan kerjasama dengan

agensi luar4. Membuka & mengaktifkan operasi bilik gerakan 5. Sekretariat mesyuarat6. Menyimpan rekod dan data penting7. Membuat hebahan8. Pusat penyimpanan stok

9. Hal Ehwal Pelajar 1. Mengenalpasti dan menubuhkan bilik gerakan pelajar

2. Mengadakan sesi khidmat nasihat

10

menghadapi bencana3. Pemantauan kawasan pelajar4. Menerima aduan pelajar5. Menyedia dan mengemaskini rekod pelajar6. Membuat penilaian7. Menyediakan laporan penuh

10. Kebajikan & Kerohanian 1. Mengadakan sesi kaunseling kepada mangsa yang trauma

2. Sesi lawatan ke rumah-rumah mangsa3. Mengadakan majlis-majlis kerohanian

11. Akademik 1. Menyediakan jadual kuliahalternatif2. Hebahan tangguh kuliah3. Pelaksanaan jadual kuliah alternatif 4. Pelaksanaan lokasi alternatif5. Draf jadual akademik baru6. Hebahan kuliah gantian7. Hebahan jadual baru peperiksaan

12. Logistik & Pengangkutan 1. Menyediakan perkhidmatan pengangkutan2. Mengenalpasti jenis kenderaan yang

bersesuaian

13. ICT, Komunikasi & Hubungan Luar

1. Merancang fungsi komunikasi dalaman dan luaran

2. Menyediakan medium hebahan3. Mendapatkan dan menyalurkan maklumat

terkini kepada pihak luar15. Pengurusan Harta 1. Mengenalpasti tempat atau premis yang hendak

disewa berdasarkan aktiviti/tujuan2. Menyediakan dan menyenggara sistem amaran

awal bencana dan pencegahan kebakaran3. Menyediakan dan menyenggara sistem amaran

awal bencana dan pencegahan kebakaran4. Mewujudkan lokasi backup untuk perkhidmatan

ICT yang penting (Laman WEB)5. Mewujudkan dana khas pembelian aset/harta

modal untuk keperluan bencana6. Menginsuranskan aset/harta modal

16. Pasukan Bertindak Kecemasan 1. Membuat lantikan ahli pasukan bertindak kecemasan.

2. Menjalankan latihan yang berkaitan dengan tindakan kecemasan.

3. Menjalankan simulasi kecemasan4. Menjalankan kerja-kerja pemantauan di

premis IPT. 5. Membantu memindah dan menyelamat

peralatan dan harta Universiti6. Membantu memindah dan menyelamat staf

dan pelajar jika terperangkap dalam bencana

7. Membantu menyalurkan bantuan asas kepada staf dan pelajar yang menjadi

11

mangsa8. Membantu pihak berkuasa bagi mengawal

situasi sebelum, semasa dan selepas kehadiran pihak berkuasa.

9. Menjalani pemeriksaan kesihatan17. Pusat Penempatan Sementara 1. Mengenalpasti kawasan dan bangunan yang

sesuai untuk dijadikan pusat pemindahan.2. Mengenalpasti dan membuka pusat

pemindahan bagi staf dan keluarga yang terlibat dalam bencana.

3. Menjalankan pendaftaran staf dan pelajar yang menjadi mangsa.

4. Merancang dan menyediakan serta mengagihkan bantuan asas kepada staf dan pelajar yang menjadi mangsa di pusat pemindahan.

5. Membantu dan memantau tahap kesihatan di pusat pemindahan.

6. Membuat pemeriksaan harta dan peralatan university

7. Mengadakan gotong-royang bagi membersihkan kawasan dan bangunan yang diduduki.

18. Konsultansi Kesihatan, Bekalan Perubatan dan Keperluan Asas

1. Persediaan tempat dan setor penyimpanan bekalan

2. Menyediakan peralatan memasak3. Edaran risalah kesihatan4. Penyediaan menu makanan bersesuaian5. Membuka operasi klinik/klinik bergerak 24

jam6. Memastikan bekalan makanan mencukupi7. Kempen kesihatan penyakit berjangkit8. Menyediakan Laporan Liputan Perubatan9. Bekerjasama dengan pasukan USR untuk

mengagihkan makanan dan bekalan asas19. Keselamatan dan pengurusan

harta/aset1. Tindakan menyelamatkan harta – system

racking ,susunan, penyimpanan (dalaman)2. Melaksanakan pemindahan yang teratur dan

mengikut jadual berdasarkan senarai semak yang telah disediakan

3. Membuat semakan senarai harta modal yang dipindahkan

4. Memastikan semua harta modal yang dipindahkan ditempatkan kembali ke kedudukan asal

5. Mengumpul dan membuat laporan dan penilaian mengenai kerosakan harta modal akibat bencana tersebut

6. Membuat tuntutan insurans harta modal yang rosak

7. Membuat penyelenggaraan bagi kerosakan yang

12

dialami8. Membuat tindakan penambahbaikan / cadangan

pencegahan (post-mortem)20. Tanggungjawab Sosial Universiti

(USR)1. Mengadakan aktiviti Tanggungjawab Sosial

Universiti (USR)2. Memberikan khidmat bantuan ‘tangible’ dan

‘intangible’3. Menyediakan laporan khas

13

9.0 PELAKSANAAN PIAWAIAN TETAP OPERASI (SOP) BILIK GERAKAN PUSAT

(PENGURUSAN)

9.1 BAHAGIAN : PENTADBIRAN

14

Huraian Tugas / Kerja

A. Perancangan Sebelum BencanaBil. Bahagian/

Bidang Tugas

Huraian Tugas PTj Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/ Unit

Hakiki

Output

1. Pentadbiran Penubuhan Jawatankuasa Billik Gerakan Pusat :- Mengenalpasti staf sebagai Ahli

Jawatankuasa Billik Gerakan Pusat.- Mendapatkan perakuan dan kelulusan

Jawatankuasa Induk Bencana- Mengeluarkan surat pelantikan.- Merangka pelan tindakan dan

perincian tugas

Latihan :- Mengenalpasti jenis kursus/latihan

yang bersesuaian- Menjalankan kursus/latihan berkala

kepada setiap ahli jawatankuasa yang dilantik.

- Menjalankan simulasi berkala kepada semua staf.

Hubungan Kerjasama :- Kerjasama/perkongsian maklumat –

PDRM, Bomba, JPS, JKR, JPA, Hospital, Pusat Kesihatan, Pos Malaysia, TM, TNB, JKM, Jabatan Metereologi, Rejimen 504

Jabatan Pendaftar selaku Setiausaha JK Induk

Unit Latihan, Jab. Pendaftar

UKKP, J. Keselamatan

Semua PTj – setiap PTj perlu ada wakil dalam Jawatankuasa

UKKP, J. Keselamatan, Semua wakil PTj dilantik

Semua PTj/jabatan luar berkaitan

Rekod surat lantikan

Modul kursus/latihanRekod latihan

Rekod simulasi

Rekod program/ mesyuarat

B.Tindakan Semasa Bencana

15

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj Bertanggungjawa

b

Hubungan dengan Jabatan/ Unit Hakiki

Output

1. Pentadbiran : Operasi Bilik Gerakan :

- Membuka Bilik Gerakan 24 jam- Membuat hebahan operasi Bilik

Gerakan - Mengadakan mesyuarat

penyelarasan Memastikan semua persiapan oleh

setiap jawatankuasa/petugas berjalan lancar.

Memastikan semua peralatan dalam bilik gerakan berfungsi dengan sempurna.

Memastikan semua borang dan template jadual sedia diguna.

Memberikan arahan kepada setiap PTj menghantar sukarelawan

Menyediakan pelan alternatif jika sekiranya pelan tindakan awal tidak dapat dilaksanakan.

- Bekerjasama dengan Bilik Gerakan Negeri

- Menerima, menyalur dan menyelaras maklumat kepada semua Jawatankuasa atau jabatan /agensi berkaitan.

- Menyelaras taklimat kepada Jawatankuasa Induk atau pihak berkuasa berkaitan status operasi Bilik Gerakan dan status bencana.

Pengerusi Bilik Gerakan Pusat

Semua Jawatankuasa yang dilantik

Surat hebahan

Rekod minit mesyuarat Template/borang berkaitan

Rekod laporan dan koleksi gambar

16

- Menyediakan laporan harian dan laporan semasa kepada KPT dan LPU.

Am :

- Membuat hebahan penangguhan aktiviti universiti. (e.g. seminar, latihan/kursus, temuduga, peperiksaan.)

- Menyediakan dan mengeluar arahan perubahan pejabat sementara bagi staf yang tak terlibat dengan bencana.

- Membuat hebahan tempoh bencana dan prosedur cuti.

- Memaklumkan kepada Pos Malaysia perubahan lokasi operasi sementara.

- Menyelaras pemindahan sementara talian telefon utama ke lokasi selamat.

- Menyedia dan mengedarkan senarai nombor dan cara perhubungan sementara kepada pihak berkaitan.

Pendaftar Semua PTj/Jabatan/Agensi luar yang berkaitan.

Surat arahan/ hebahan/ pekeliling pentadbiran berkaitan.

C.Tindakan Selepas Bencana

Bil. Bidang Tugas Huraian Tugas PTj Bertanggungjawab

Hubungan dengan Jabatan/ Unit Hakiki

Output

1. Pentadbiran : Operasi Bilik Gerakan :

- Mengadakan mesyuarat post- Pengerusi Bilik Semua Jawatankuasa Rekod minit

17

mortem- Menyelaras penghantaran laporan

oleh setiap Jawatankuasa.- Menyediakan laporan keseluruhan.- Menghantar laporan kepada Pihak

berkenaan – Naib Canselor, Pengerusi LPU dan Kementerian Pengajiian Tinggi

-- Menerima maklumat mangsa

bencana daripada Jawatankuasa berkaitan untuk disalur kepada pihak JKM untuk bantuan bencana.

- Menyelaras proses bantuan bencana kepada mangsa bagi peringkat Universiti.

- Membuat hebahan Penutupan Bilik Gerakan

Am :

- Hebahan kepada staf dan pelajar serta jabatan/agensi luar yang berkaitan bahawa pengurusan pentadbiran dan operasi universiti berjalan seperti sedia kala.

- Hebahan pengisian Borang Cuti Bencana kepada staf yang berkenaan.

- Mengeluarkan sijil penghargaan kepada AJK yang terlibat

Gerakan Pusat

Pendaftar

yang dilantik

Semua PTj/Jabatan/Agensi luar yang berkaitan.

mesyuarat.

Laporan lengkap bergambar

Borang maklumat mangsa bencana

Surat makluman.

18

CARTA ALIR PROSES KERJA

A. Sebelum Bencana

CARTA ALIRAN 1 : PENUBUHAN JAWATANKUASA

Keluarkan surat memohon pencalonan daripada PTj

Senaraikan calon dan serah kepada Jawatankuasa Induk untuk kelulusan/pertimbangan.

Keluarkan surat pelantikan

Rekod dokumen.

Mesyuarat

Perancangan pelan tindakan dan perincian tugas

Bentang laporan kepada Jawatankuasa Induk.

Failkan laporan.

Ya

Tidak Lulus ?

20

CARTA ALIRAN 2 : KURSUS/LATIHAN

Mengenalpasti jenis kursus/latihan

Menyediakan modul kursus/latihan

Menyerahkan senarai kursus/latihan berserta modul kepada Jawatankuasa Induk untuk kelulusan/pertimbangan.

Keluarkan surat jemputan kursus/latihan.

Laksana kursus/latihan.

Membuat penilaian kursus/latihan.

Menyediakan laporan


Failkan laporan.

CARTA ALIRAN 3 : SIMULASI

Ya

Tidak Lulus ?

21

Membuat perancangan jenis dan jadual simulasi

Menyediakan kertas cadangan

Menyerahkan kertas cadangan kepada Jawatankuasa Induk untuk kelulusan/pertimbangan.

Berhubung dengan Jabatan/Agensi Luar yang berkaitan.

Laksana simulasi.

Membuat post-mortem pelaksanaan simulasi.

Menyediakan laporan


Failkan laporan.

CARTA ALIRAN 4 : HUBUNGAN KERJASAMA DENGAN AGENSI LUAR

Membuat perancangan bentuk kerjasama dengan agensi luar (contoh : seminar, kursus/latihan, bengkel, ceramah, pameran)

Ya

Tidak Lulus ?

22

Menyediakan kertas cadangan

Menyerahkan kertas cadangan kepada Jawatankuasa Induk untuk kelulusan/pertimbangan.

Berhubung dengan Jabatan/Agensi Luar yang berkaitan.

Laksana program kerjasama.

Membuat post-mortem pelaksanaan simulasi.

Menyediakan laporan


Failkan laporan.

B. Semasa Bencana :CARTA ALIRAN 1 : OPERASI BILIK GERAKAN

Ya

Tidak Lulus ?

23

Membuka Bilik Gerakan 24 jam

Membuat hebahan operasi Bilik Gerakan

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

Bekerjasama dengan Bilik Gerakan Negeri

Menerima, menyalur dan menyelaras maklumat kepada semua Jawatankuasa atau jabatan /agensi berkaitan.

Menyelaras taklimat kepada Jawatankuasa Induk atau pihak berkuasa berkaitan status operasi Bilik Gerakan dan status bencana.

Menyediakan laporan harian dan laporan semasa kepada KPT dan LPU.

CARTA ALIRAN 2 : PENTADBIRAN AM BERKAITAN BENCANA

24

Membuat hebahan penangguhan aktiviti universiti. (e.g. seminar, latihan/kursus, temuduga, peperiksaan.)

Menyediakan dan mengeluar arahan perubahan pejabat sementara bagi staf yang tak terlibat dengan bencana.

Membuat hebahan tempoh bencana dan prosedur cuti.

Memaklumkan kepada Pos Malaysia perubahan lokasi operasi sementara.

Menyelaras pemindahan sementara talian telefon utama ke lokasi selamat.

Menyedia dan mengedarkan senarai nombor dan cara perhubungan sementara kepada pihak berkaitan.

C. Selepas Bencana :

CARTA ALIRAN 1 : OPERASI BILIK GERAKAN

25

Mengadakan mesyuarat post-mortem

Menyelaras penghantaran laporan oleh setiap Jawatankuasa.

Menyediakan laporan keseluruhan.

Menghantar laporan kepada Pihak berkenaan – Naib Canselor, Pengerusi LPU dan Kementerian Pengajiian Tinggi

Menerima maklumat mangsa bencana daripada Jawatankuasa berkaitan untuk disalur kepada pihak JKM untuk bantuan bencana.

Menyelaras proses bantuan bencana kepada mangsa bagi peringkat Universiti.

Membuat hebahan Penutupan Bilik Gerakan

CARTA ALIRAN 2 : PENTADBIRAN AM BERKAITAN BENCANA

Hebahan kepada staf dan pelajar serta jabatan/agensi luar yang berkaitan bahawa pengurusan pentadbiran dan operasi universiti berjalan seperti sedia kala.

26

Hebahan pengisian Borang Cuti Bencana kepada staf yang berkenaan.

27

9.2 BAHAGIAN : AKADEMIKHuraian Tugas / Kerja


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Akademik Menyediakan pelan kontigensi : ~ jadual kuliah alternatif ~ lokasi bilik/makmal alternatif

Pejabat TNC (A&A) Pendaftar, HEPA, Kolej Kediaman, PPK, Pembangunan, Senat

Pelan kontigensi akademik

B. TINDAKAN SEMASA BENCANABil. Bahagian/

Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Akademik Hebahan tangguh kuliah

Pelaksanaan jadual kuliah alternatif Pelaksanaan lokasi alternatif Draf jadual akademik baru

Pejabat TNC (A&A) Pendaftar, JHEPA, Kolej Kediaman, PPK, J. Pembangunan, Senat

- Surat tangguh kuliah

- Pelan kontigensi akademik

- Jadual akademik baru

C. TINDAKAN SELEPAS BENCANABil. Bahagian/

Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Akademik Hebahan kuliah gantian Hebahan jadual baru

peperiksaan

Pejabat TNC (A&A)

Pendaftar, HEPA, Kolej Kediaman, PPK,Pembangunan, Senat

- Jadual akademik baru

28


A. Sebelum Bencana

CARTA ALIRAN 1 : PENUBUHAN TASK FORCE

Keluarkan surat memohon pencalonan daripada PTj akademik

Senaraikan calon dan serah kepada TNC (A&A) untuk kelulusan/pertimbangan.

Keluarkan surat pelantikan.

Rekod dokumen pelantikan.

Mesyuarat berkala

Perancangan pelan tindakan dan perincian tugas

Bentang laporan kepada TNC (A&A).

Failkan laporan.

Ya

Tidak Lulus ?

29

B. Semasa Bencana

CARTA ALIRAN 1 : PELAN TINDAKAN AKADEMIK

Hebahan tangguh kuliah

Pelaksanaan jadual kuliah alternatif

Pelaksanaan kuliah di lokasi alternatif

Draf jadual akademik baru

Kemukakan kepada Senat untuk perakuan dan kelulusan

Buat hebahan

Fail maklumat

C. Selepas Bencana

CARTA ALIRAN 1 : PELAN TINDAKAN AKADEMIK

Ya

Tidak Lulus ?

30

Draf jadual kuliah gantian

Draf jadual baru peperiksaan

Kemukakan kepada TNC (A&A) untuk perakuan dan kelulusan

Buat hebahan

Fail maklumat

Ya

Tidak Lulus ?

31

9.3 BAHAGIAN : LOGISTIK & PENGANGKUTANHuraian Tugas / Kerja


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Menyediakan keperluan di Bilik Gerakan Pusat

Mengenalpasti keperluan seperti: bilik gerakan pusat penempatan sementara pos kawalan bilik rehat petugas surau Pengangkutan Alatan keselamatan

Mengenalpasti keperluan teknikal dan siaraya

Pembangunan, Keselamatan

Unit Pengangkutan

Keselamatan

Pusat Kesihatan

PALAPES/SUKSIS

Pusat Kejuruteraan

2. Mengenalpasti kedudukan Bilik Gerakan Pusat

Mengkaji tapak/premis untuk mewujudkan Bilik Gerakan

Pembangunan, Keselamatan

Keselamatan, Pembangunan

3. Menyediakan keperluan pengangkutan bagi kegunaan Bilik Gerakan Pusat

Mengenalpasti jenis dan jumlah kenderaan yang diperlukan.

Sekretariat Operasi pemantauan Operasi menyelamat

Mengenalpasti kenderaan sedia ada.Menyediakan senarai syarikat sewaan kenderaan

Jabatan Pembangunan

Unit Pengangkutan Senarai Kenderaan

B. Tindakan Semasa BencanaBil. Bahagian/ Huraian Tugas PTj Hubungan dengan Output

32

Bidang Tugas

Bertanggungjawab Jabatan/ Unit Hakiki

1. Mewujudkan pusat perpindahan sementara

Membekalkan keperluan fizikal dan asas (elektrik/air) di pusat penempatan sementara

Pembangunan, Keselamatan, Pusat Ko-K, Pusat Kesihatan

Unit PengangkutanPALAPESSUKSIS

Senarai Keperluan Fizikal

2.Menghantar kenderaan/ keperluan fizikal ke Bilik Gerakan Pusat

Mengenalpasti dan mengumpulkan kenderaan rasmi universiti dan keperluan fizikal dan keselamatan ke Bilik Gerakan Pusat

Pembangunan, KeselamatanPALAPESSUKSIS

Unit PengangkutanUnit Pengurusan HartaKolej KediamanPusat KesihatanUnit—unit yang mempunyai kenderaan sesuai (4WD atau lori)

Kenderaan

Senarai Pemandu/ Petugas

3 Mengenalpasti keperluan kenderaan sewaan

Melantik dan menyediakan kenderaan tambahan/ sewaan bagi kegunaan Bilik Gerakan Pusat

Jabatan Pembangunan

Unit Pengangkutan Senarai kenderaan Sewa

C. Tindakan Selepas BencanaBil. Bahagian/

Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Menyediakan Status pusat penempatan sementara yang Pembangunan Unit Pengangkutan Laporan dan

33

laporan kepada Pengerusi Bilik Gerakan Pusat

dibuka dilaporkanMengumpulkan semula keperluan fizikal di setor pusatSenaraikan jumlah tafsiran kerosakan peralatan logistik dan kenderaan yang digunakan

KeselamatanPusat Ko-K

KeselamatanPALAPESSUKSIS

maklumat kerosakan, bantuan tenaga kerja dan rekod pergerakan.

2. Gotong-royong

Menyalurkan bantuan dan sokongan di dalam gerak kerja gotong-royong di kawasan yang diarahkan proses pembersihan oleh Bilik Gerakan Induk

KeselamatanPusat Ko-K

Unit PengangkutanUnit Pengurusan HartaKeselamatanPALAPESSUKSIS

Bantuan tenaga kerja dan alatan pembersihan

3. Pemeriksaan Logistik dan Kenderaan

Memeriksa dan membaiki bangunan dan kenderaan yang digunakan dan terlibat sewaktu bencana

Membuat tafsiran jumlah kerugian

Menyemak dan melaksanakan proses pelupusan harta

Semua bekalan elektrik di kawasan terlibat dihidupkan semula

Pembangunan

Pendaftar

Jabatan Keselamatan

Rekod kerosakan

Daftar harta untuk pelupusan

34


A. Sebelum Bencana

CARTA ALIR : MENYEDIAKAN KEPERLUAN LOGISTIK DAN KENDERAAN DI BILIK GERAKAN PUSAT

Mengenalpasti PTj dan unit yang mempunyai keperluan untuk dihantar ke Bilik Gerakan Pusat

Mengumpulkan keperluan fizikal dan pengangkutan untuk dihantar ke Bilik Gerakan Pusat

Melaporkan kenderaan beserta pemandu/ petugas kepada Bilik Gerakan Pusat

Membangunkan senarai kenderaan dan petugas

CARTA ALIR : MENGENALPASTI KEDUDUKAN BILIK GERAKAN PUSAT

Mengenalpasti lokasi dan bangunan yang selamat dari bencana untuk dijadikan Bilik Gerakan Pusat

Mengambilkira skop laluan, parkir yang luas Kawasan yang selamat dari bencana

Mendapatkan senarai nombor telefon dan data daripada Kerajaan Negeri seperti Hospital, Polis, Bomba, JPA etc.

Meminta bantuan daripada badan kerajaan negeri sekiranya tenaga kerja dan keperluan fizikal tidak mencukupi.

Bersedia di Bilik Gerakan Pusat bagi sebarang arahan kerja.

CARTA ALIR: MENYEDIAKAN KEPERLUAN PENGANGKUTAN BAGI

35

KEGUNAAN BILIK GERAKAN

Menerima arahan Off-Duty dari Bilik Gerakan Induk

Mengumpulkan kenderaan rasmi/ sewaan universiti yang sesuai dari PTj/ Unit yang berkenaan:

4WD Lori Van

Menyediakan senarai kenderaan sewa (jika perlu)

Memastikan kenderaan dalam keadaan baik dan bolehguna

Mengenalpasti stesen minyak yang boleh beroperasi

Bersedia menerima arahan pergerakan dari Bilik Gerakan Pusat

Menyediakan senarai syarikat sewaan kenderaan

B. Semasa Bencana

CARTA ALIR : MENGENALPASTI KEPERLUAN KENDERAAN SEWAAN

Perlu

Tidak Perlu

36

Mengumpulkan maklumat kenderaan sediaada

Mengenalpasti keperluan pengangkutan semasa

Melantik kontraktor/ pembekal yang mampu untuk menyediakan kenderaan (jika perlu):

Lori 4WD

Mendapatkan sebutharga bagi tujuan bajet.

Melaporkan kenderaan di Bilik Gerakan Pusat

Mengenalpasti pemandu/ petugas yang mencukupi.

Bersedia bagi sebarang arahan dan jadual tugas.

CARTA ALIR : MEMBEKALKAN KEPERLUAN FIZIKAL DI BILIK GERAKAN / PUSAT PENEMPATAN SEMENTARA

Perlu

Tidak Perlu

37

Mendapat senarai keperluan fizikal dari Bilik Gerakan

Mengumpulkan keperluan fizikal

Membuat pembelian kepeluan fizikal (jika perlu)

Menghantar keperluan fizikal ke Pusat Penempatan Sementara / Bilik Gerakan

Membuat checklist keperluan yang dibekalkan

Hantar laporan pembekalan keperluan fizikal ke Bilik gerakan

C. Selepas Bencana

Tidak Perlu

Perlu

38

CARTA ALIR : MENGUMPULKAN SEMULA KEPERLUAN FIZIKAL DI BILIK GERAKAN / PUSAT PENEMPATAN SEMENTARA

Mendapat senarai keperluan fizikal yang telah dibekalkan

Mengatur jenis kenderaan yang akan digunakan dan jumlah petugas

Mengumpul semula kepeluan fizikal

Menghantar keperluan fizikal ke Setor Pusat

Membuat Master Checklist keperluan secara keseluruhan

Hantar laporan ke Bilik gerakan

CARTA ALIR : PEMERIKSAAN LOGISTIK DAN KENDERAAN

39

Memeriksa dan membaiki bangunan dan kenderaan yang digunakan dan terlibat sewaktu bencana

Membuat tafsiran jumlah kerugian


Semua bekalan elektrik di kawasan terlibat diputuskan/dihidupkan semula

CARTA ALIR : MENYEDIAKAN LAPORAN KEPADA PENGERUSI BILIKGERAKAN PUSAT

Bancikan setiap penempatan yang mengalami bencana.

Senaraikan jumlah tafsiran kerosakan

Menghantar laporan penuh lepada Pengerusi Bilis Gerakan Pusat

40

9.4 BAHAGIAN : ICT, KOMUNIKASI & HUBUNGAN LUARHuraian Tugas / Kerja


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Komunikasi / Media

Jawatankuasa Bilik Gerakan : Menubuhkan jawatankuasa & pembahagian tugas Membuat perancangan, fungsi &

peranan setiap jawatankuasa Menjalinkan hubungan baik dengan

pihak media.

Sukarelawan : Melantik sukarelawan di kalangan

pelajar Menyediakan garis panduan penulisan

laporanPengumpulan maklumat/data yang berkaitan : Melantik wakil dari setiap PTJ/Pusat

Pengajian Membuat direktori nombor telefon

penting (kerajaan negeri,pihak berkuasa, MKN & agensi berkaitan)

Penyediaan risalah dan info berkala Persediaan menghadapi bencana Tindakan-tindakan kecemasan

Unit Media

HEPAUnit Media

Unit Media / UKK

UKK / UKS

Unit Media / UKK

ICT/ UKK / HEPA

ICT

Semua PTJ/Pusat Pengajian

JK Keselamatan / UKKP

Jawatankuasa

Garis panduan tugasan

Garis panduan laporan

Direktori Telefon

Info berkaitan

2. Teknologi Maklumat dan

Mengenalpasti kaedah alternatif penyampaian maklumat dan aplikasi

ICT Jabatan Pembangunan

Pelan alternatif / sistem sokongan

41

ICT sistem berkomputer : Internet Telefon/SMS Website

B. Tindakan Semasa BencanaBil. Bahagian/

Bidang Huraian Tugas PTj

Bertanggungjawab Hubungan dengan

Jabatan/ Unit Output

42

Tugas Hakiki1. Komunikasi /

MediaMendapat arahan bertugas dari pengarah bilik gerakan Pastikan semua ahli bersiap sedia di

bilik gerakan & memastikan keperluan peralatan

Pembahagian tugas dan bersedia untuk bergerak

Mendapatkan Maklumat Mengumpulkan maklumat Menggerakkan jurugambar / juruvideo Mendapatkan laporan rasmi dan

Membuat ’write up’

Hebahan berita & maklumat Menyalurkan maklumat kepada

pengerusi Mendapatkan kelulusan dari pegawai

tertinggi bagi pengesahan laporan untuk hebahan

Menyalurkan maklumat kepada kumpulan sasaran(staf, pelajar & pihak luar Hubungan dengan dalam dan luar

Mengumpulkan Koleksi gambar dan video

Pasukan pemantau / Unit Media

Wartawan, jurugambar, juruvideo

Unit Media / ICT

Unit Media / UKK

Unit Multimedia /ICT

Unit Multimedia / ICT

ICT

Jadual tugasan

Data / Gambar / Video

Siaran Akhbar/ Berita / Laman Web / Blog / Facebook / Twitter

2. Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

Mengaktifkan talian telefon kecemasan (hotline)

Mengaktifkan sistem sokongan internet jika server utama tidak berfungsi

Kumpulan pemantau 2 orang

Pasukan Standby di

No Kecemasan / Rekod peralatan

43

Memantau peralatan ICT di tempat yang berlaku bencana

Sistem online ICT mempunyai ’backup’ kepada Hosting/Server Luar

Mengaktifkan web bencanaInfo dan maklumat terkini

DatacenterWebmaster


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Komunikasi / Media

Menyediakan laporan lengkap jawatankuasa Pegawai Media,

Jurugambar/ Unit Media / Unit Multimedia / ICT

Press Release / Laporan Lengkap

44

Laporan harian beserta lampiran gambar

Membuat ’write up’ Membuat hebahan dalaman dan

media luar Membuat dokumentasi gambar dan

video

Pegawai ICT

2. Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

Menamatkan talian telefon kecemasan (hotline) ke talian sedia ada

Memeriksa dan memperbaiki peralatan ICT di tempat yang berlaku bencana

Menghidupkan semula kesemua Aplikasi sistem ICT

Menutup laman web bencana Membuat hebahan Aplikasi sistem

komputer beroperasi seperti biasa Membuat tafsiran kerugian Menyemak dan melaksanakan proses

pelupusan harta

Kumpulan pemantau 2 orangPasukan Standby di Datacenter Webmaster

ICT Rekod KerosakanLaporan harta untuk Pelupusan

45


A. Sebelum Bencana

CARTA ALIR : KOMUNIKASI & MEDIA

Tubuh Jawatankuasa Bilik Gerakan : Rancang fungsi & peranan setiap jawatankuasa Menjalinkan hubungan baik dengan pihak media.

Sukarelawan : Melantik sukarelawan di kalangan pelajar Menyediakan garis panduan penulisan laporan

Pengumpulan maklumat/data yang berkaitan : Direktori nombor telefon penting

Penyediaan risalah dan info berkala Persediaan bencana Tindakan menghadapi bencana

B. Semasa Bencana

Mendapat arahan bertugas dari pengarah bilik gerakan

Mengumpulkan Maklumat Mengumpulkan maklumat Menggerakkan jurugambar / juruvideo Mendapatkan laporan rasmi dan Membuat ’write up’

Menyalurkan maklumat kepada pengerusi dan mendapatkan kelulusan

Menyalurkan maklumat kepada kumpulan sasaran staf, pelajar pihak luar

C. Selepas Bencana

Tidak Lulus

Lulus

46

Menyediakan laporan lengkap jawatankuasa

Membuat ’write up’

Membuat hebahan dalaman dan media luar

Membuat dokumentasi gambar dan video

A. Sebelum Bencana

CARTA ALIR : ICT

47

Mengenalpasti kaedah alternatif penyampaian maklumat dan aplikasi sistem berkomputer : Internet Telefon/SMS Website

Menyediakan template aplikasi

B. Semasa Bencana

Mengaktifkan talian telefon kecemasan (hotline)

Mengaktifkan sistem sokongan internet jika server utama tidak berfungsi

Memantau peralatan ICT di tempat yang berlaku bencana

Sistem online ICT mempunyai ’backup’ kepada Hosting/Server Luar

Mengaktifkan web bencana Info dan maklumat terkini

C. Selepas Bencana

48

Menamatkan talian telefon kecemasan (hotline) ke talian sedia ada

Memeriksa dan memperbaiki peralatan ICT di tempat yang berlaku bencana

Menghidupkan semula kesemua Aplikasi sistem ICT

Menutup laman web bencana

Membuat hebahan Aplikasi sistem komputer beroperasi seperti biasa

Membuat tafsiran kerugian


49

9.5 BAHAGIAN : PASUKAN BERTINDAK KECEMASANHuraian Tugas / Kerja


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Pelantikan Ahli

Membuat lantikan ahli pasukan bertindak kecemasan.

Jabatan Keselamatan

Semua PTj Senarai Ahli

2. Mengadakan latihan

Menjalankan latihan dan simulasi yang berkaitan dengan tindakan kecemasan.

Unit LatihanUKKP

Semua PTj Rekod Latihan


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Kerja Pemantauan

Menjalankan kerja-kerja pemantauan di premis universiti

Jabatan Keselamatan

PTj Terlibat

PTj yang terlibat Senarai Premis Borang Status

Premis

2. Proses Perpindahan Aset

Membantu memindah dan menyelamat peralatan dan harta Universiti

3. Proses Perpindahan Mangsa

Membantu memindah dan menyelamat staf dan pelajar jika terperangkap dalam bencana

4. Bantuan awal Membantu menyalurkan bantuan asas kepada staf dan pelajar yang menjadi mangsa

Senarai penerimaan bantuan

C. Tindakan Selepas BencanaBil. Bahagian/ Huraian Tugas PTj Hubungan dengan Output

50

Bidang Tugas


1. Tugasan USR Membantu melaksanakan USR

2. Pemeriksaan kesihatan selepas bencana

Menjalankan pemeriksaan Kesihatan Klinik Kesihatan Rekod Kesihatan Ahli PBKU

51


A. Sebelum Bencana

CARTA ALIR : MENGENALPASTI DAN MEMBUAT LANTIKAN AHLI PASUKAN BERTINDAK KECEMASAN.

Mengeluarkan memo cadangan ahli PBKU bagi setiap PTj

Menerima cadangan nama ahli dari PTj

Menyediakan dan menghantar surat lantikan dan terma rujukan kepada ahli yang dilantik

Menyediakan dan membuat perancangan bagi pemeriksaan kesihatan.

Merekodkan senarai keahlian

CARTA ALIR : MENJALANKAN LATIHAN DAN SIMULASI YANG BERKAITAN DENGAN TINDAKAN KECEMASAN.

Membuat perancangan latihan sepanjang tahun

Membangunkan kertas cadangan latihan sepanjang tahun

Melaksanakan latihan dan simulasi merekodkan latihan

Membuat perancangan latihan sepanjang tahun

b. Semasa Bencana

52

CARTA ALIR : MENJALANKAN KERJA-KERJA PEMANTAUAN DI PREMIS IPT

Mendapat arahan dari pihak atasan

Mengeluarkan arahan berkumpul kepada semua ahli PBKU

Menyediakan keperluan bagi proses pemantauan dan menyelamat.

Membangunkan jadual kawasan pemantauan dan pembahagian kumpulan pemantau dan penyelamat

Mengadakan taklimat am dan keselamatan bagi angota.

Menjalankan pemantauan mengikut jadual

Membuat laporan ringkas bagi setiap shif dan disahkan oleh ketua bagi setiap shif

CARTA ALIR : MENJALANKAN OPERASI PEMINDAHAN ASET

53

Dapat arahan dari bilik gerakan

Mengenalpasti jenis peralatan yang terlibat.

Memaklumkan kepada ketua jabatan yang terlibat

mendapatkan informasi dan cadangan tempat pemindahan.

Menjalankan operasi memindah dan menyelamat.

Memaklumkan kepada ketua jabatan yang terlibat selepas pemindahan

Membuat laporan ringkas berkaitan dengan jenis pemindahan dan menyelamat barang dan harta universiti kepada Bilik Gerakan.

CARTA ALIR : MEMBANTU MEMINDAH DAN MENYELAMAT STAF DAN PELAJAR JIKA TERPERANGKAP DALAM BENCANA

Boleh dipindahkan

Tak Boleh dipindahkan

54


Mengenalpasti mangsa dan tempat terlibat.

Berhubung dengan pihak berkuasa untuk memaklumkan proses menyelamat dan memindah mangsa.

Menghubungi mangsa dan mendapatkan informasi mengenai mangsa*

Menjalankan proses menyelamat dan memindah.

Memaklumkan kepada bilik gerakan.

CARTA ALIR : MEMBANTU MENYALURKAN BANTUAN ASAS KEPADA STAF DAN PELAJAR YANG MENJADI MANGSA

Dapat kebenaran Tidak dapat Kebenaran

55


Mengenalpasti mangsa dan tempat terlibat.

Menghubungi mangsa dan mendapatkan informasi mengenai mangsa*

Mendapatkan keperluaan dari bahagian keperluan.

Menjalankan proses mengagihkan keperluan

Memaklumkan kepada bilik gerakan.


C. Selepas Bencana

CARTA ALIR : MEMBANTU MELAKSANAKAN USR

56


Mengenalpasti kawasan untuk dibantu

Membahagikan kumpulan bagi menjalankan USR

Menjalankan aktiviti USR

Merekodkan aktiviti USR

CARTA ALIR : MENJALANKAN PEMERIKSAAN KESIHATAN

Merancang dan menghantar ahli untuk pemeriksaan kesihatan

Pemeriksaan Doktor Pusat Kesihatan

Menghantar ahli untuk pemeriksaan lanjut di hospital

Merekodkan rekod kesihatan ahli

SihatTidak sihat

57

9.6 BAHAGIAN : PUSAT PENEMPATAN SEMENTARAHuraian Tugas / Kerja


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Kenalpasti kawasan

Mengenalpasti kawasan dan bangunan yang sesuai untuk dijadikan pusat pemindahan.

Jabatan Pembangunan

UKKPKolej Kediaman

Jabatan Keselamatan

Senarai cadangan pusat Pemindahan


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Operasi pusat penempatan

Mengenalpasti dan membuka pusat pemindahan bagi staf dan keluarga yang terlibat dalam bencana.

Kolej kediaman

Jabatan Pembangunan

Senarai cadangan pusat pemindahan.

Senarai Bilik Senarai inventori

peralatan2. Pendaftaran Menjalankan pendaftaran staf dan pelajar

yang menjadi mangsaSenarai Mangsa di pusat pemindahan

3. Bantuan Merancang dan menyediakan serta mengagihkan bantuan asas kepada staf dan pelajar yang menjadi mangsa di pusat pemindahan

4. Pemantauan kesihatan

Membantu dan memantau tahap kesihatan di pusat pemindahan.

Senarai mangsa dan tahap kesihatan.

C. Tindakan Selepas BencanaBil. Bahagian/ Huraian Tugas PTj Hubungan dengan Output

58

Bidang Tugas


1. Pemeriksaan harta dan peralatan

Membuat pemeriksaan harta dan peralatan universiti

PTj terlibat Jabatan Bendahari

2. Aktiviti gotong royong

Mengadakan gotong-royong bagi membersihkan kawasan dan bangunan yang diduduki.

Kolej Kediaman Jabatan Pembangunan

59


A. Sebelum Bencana

CARTA ALIR : MENGENALPASTI KAWASAN DAN BANGUNAN YANG SESUAI UNTUK DIJADIKAN PUSAT PEMINDAHAN.

Mengadakan mesyuarat khas

Mengumpulkan maklumat bagi setiap bangunan di premis IPT

Menyediakan spesifikasi pusat penempatan sementara

Menyediakan senarai keperluan bagi setiap penempatan sementara

Merekodkan maklumat

B. Semasa Bencana

60

CARTA ALIR : MENGENALPASTI DAN MEMBUKA PUSAT PEMINDAHAN BAGI STAF DAN KELUARGA YANG TERLIBAT DALAM BENCANA

Mendapat arahan dari Jabatan Pendaftar

Mengenalpasti kesesuaian lokasia. Bilangan bilikb. Kemudahan

Mengadakan taklimat khas bagi petugas yang terlibat

Menyediakan keperluan bagi pendaftaran dan penerimaan mangsa.

Menyediakan tempat pendaftaran.

Membuat makluman kepada bilik gerakan

CARTA ALIR : MENGENALPASTI DAN MEMBUKA PUSAT PEMINDAHAN BAGI STAF DAN KELUARGA YANG TERLIBAT DALAM BENCANA

Menerima mangsa

Mengedar dan mengisi borang maklumat mangsa

Mengadakan taklimat khas kepada mangsa

Menyediakan dan mengedarkan keperluan mangsa.

Menghantar maklumat mangsa ke bilik gerakan

CARTA ALIR : MERANCANG DAN MENYEDIAKAN SERTA MENGAGIHKAN BANTUAN ASAS KEPADA STAF DAN PELAJAR YANG MENJADI MANGSA DI

PUSAT PEMINDAHAN

SesuaiTidak sesuai

61

Menerima Keperluan

Membuat inventori keperluan

Membuat pek-pek khas bagi tujuan pengagihan

Mendapatkan jumlah mangsa

Mengagihkan kepada mangsa

CARTA ALIR : MEMBANTU DAN MEMANTAU TAHAP KESIHATAN DI PUSAT PEMINDAHAN.

Menerima borang maklumat kesihatan

Membuat penelitian triage

Memaklumkan kepada doktor

Merekodkan maklumat kesihatan

Membuat makluman kepada bilik gerakan pusat

C. Selepas Bencana

KritikalTidak

Kritikal

62

CARTA ALIR : MEMBUAT PEMERIKSAAN HARTA DAN PERALATAN UNIVERSITI

Menerima senarai peralatan

Membuat pemeriksaan kerosakan dan kehilangan

Hantar untuk diperbaiki

menghantar borang untuk pelupusan

Rekod maklumat

CARTA ALIR : MENGADAKAN GOTONG-ROYONG BAGI MEMBERSIHKAN KAWASAN DAN BANGUNAN YANG DIDUDUKI.

Merancang gotong-royong

Menyediakan keperluan untuk gotong royong

membahagikan kepada kumpulan mengikut tempat yang ingin dibersihkan

Menjalankan aktiviti gotong royong

Membuat semakan terakhir sebelum menutup penempatan sementara.

RosakTidak Rosak

63

9.7 BAHAGIAN : PERUBATAN & KEPERLUAN ASASHuraian Tugas / Kerja


Bidang Tugas



Hakiki

Output

AJK Perubatan / Makanan

AJK Perubatan / Makanan

Persediaan tempat (Bilik Gerakan)

- Persediaan stor makanan- Bilik Gerakan Pusat (memasak) /

perubatan- Menubuhkan Task Force Team di

setiap klinik cawangan PKUPeralatan memasak & ubat-ubatan dan peralatan yang berkaitan

- Persediaan senarai ubat-ubatan yang akan digunakan semasa bencana dan memastikan bekalan ubatan sentiasa ada bagi mengelakkan terputus bekalan perubatan semasa bencana.

Edaran risalah kesihatan dan peralatan perubatan (face mask)

Stor makanan / perubatan untuk bantuan – staf dan pelajar

Mewujudkan Carta organisasi

Nombor telefon pembekal makanan /

Pusat KesihatanPusat SukanPerpustakaan


Jabatan Pembangunan

Sukarelawan

Jabatan PembangunanJabatan Keselamatan

Rekod ubat-ubatan/Rekod lokasi penempatan sementara/ rekod pembekal/ Menu Makanan Mengikut Bencana

64

AJK Makanan/ Perubatan

Pusat Kesihatan

Peruntukan kewangan

Menu makanan yang bersesuaian (rujuk Pusat Kesihatan)

Pusat Kesihatan


Bendahari

Pusat Kesihatan


Bidang Tugas



Hakiki

Output

65

AJK Perubatan

AJK Perubatan

AJK Perubatan

AJK Perubatan

-Mendapatkan statistik mangsa dan lokasi mangsa/pusat pemindahan

-Operasi klinik dipanjangkan -Hari bekerja (5.10ptg -9 mlm)-Hujung minggu (8 pg-1 ptg)-Perkhidmatan perubatan 24 jam

- Mengenalpasti keperluan/jenis ubat-ubatan mengikut jenis bencana.

- Memastikan bekalan ubat-ubatan mencukupi

- Menyediakan Klinik Bergerak

- Edaran risalah kesihatan

- Memastikan bekalan makanan mencukupi

- Mendapatkan jumlah mangsa yangterperangkap dan mangsa yang berada di pusat pemindahan

- Membuat dan merancang inventori


Pusat Kesihatan

Pusat Kesihatan

Pusat Kesihatan

Pusat Kesihatan

Bilik Gerakan Pusat

Jabatan KeselamatanJabatan Pembangunan

Sukarelawan

- Senarai ubat-ubatan

- Jadual tugas pegawai perubatan dan jururawat

- Laporan Liputan Perubatan

66

AJK Perubatan

AJK Makanan

keperluan untuk pengagihan

- Mendapatkan kenderaan yang sesuai

- Menyediakan dan mengagihkan makan mengikut tempahan makanan.

Pusat SukanPerpustakaan

- Jumlah Mangsa mengikut pusat penempatan

- Senarai barangan asas

- Senarai menu sesuai mengikut bencana

- Borang Penyerahan Bekalan Makanan


Bidang Tugas



Hakiki

Output

AJK Perubatan

Langkah-langkah pencegahan penyebaran penyakit selepas bencana melalui pemantauan /ceramah kesihatan/ edaran

Pusat Kesihatan Risalah kesihatan

67

AJK Konsultansi Kesihatan

AJK Perubatan

AJK Makanan

risalah kesihatan berkaitan bencana.

Kaunseling kepada mangsa bencana.

Menyediakan Laporan Liputan Perubatan

Bekerjasama dengan pasukan USR untuk mengagihkan makanan dan bekalan asas Pusat Kesihatan

Pusat Kesihatan

Pusat SukanPerpustakaan

Sukarelawan

Laporan Liputan Perubatan

Rekod agihan Makanan

68


A. Sebelum Bencana

CARTA ALIR : BEKALAN PERUBATAN DAN KEPERLUAN ASASSEBELUM BENCANA

Persediaan tempat (Bilik Gerakan)

- Persediaan stor makanan- Bilik Gerakan Pusat (memasak) / perubatan- Menubuhkan Task Force Team di setiap klinik

cawangan PKU

Peralatan memasak & ubat-ubatan dan peralatan yang berkaitan

Edaran risalah kesihatan dan peralatan perubatan (face mask)

Stor makanan / perubatan untuk bantuan perubatan dan makanan

Mewujudkan Carta organisasi

Nombor telefon pembekal makanan / Pusat Kesihatan

Peruntukan kewangan

Menu makanan yang bersesuaian (rujuk Pusat Kesihatan)

Tamat

B. Semasa Bencana

CARTA ALIR : BEKALAN PERUBATAN SEMASA BENCANA

69

Terima arahan dari Pengarah Pusat Kesihatan

Melakukan “Rapid Assesment Report“ yang meliputi statistik mangsa, kondisi mangsa, dan penempatan mangsa

Mengenalpasti petugas dan keperluan perubatan yang diperlukan untuk bantuan perubatan kepada mangsa bencana.

Agihan tugas diberikan.

Tugasan dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.

Menyediakan laporan liputan perubatan.

Tamat

CARTA ALIR : KEPERLUAN ASAS (MAKANAN) SEMASA BENCANA.

Mengenal pasti jumlah mangsa dan Pengisian Borang Tempahan Makanan.

70

Mendapatkan bahan mentah.

Penyediaan makanan mengikut menu berdasarkan garis panduan dari Pusat Kesihatan.

Pembungkusan makanan.

Agihan makanan dengan pengangkutan yang bersesuaian mengikut tempahan.

Mangsa terima/tidak terima makanan?

Jika terima, tamat.

Jika tidak, laporkan kepada AJK Keperluan Asas. AJK akan mengenalpasti masalah dan selesaikan.

Tamat

C. Selepas Bencana

CARTA ALIR : PERUBATAN DAN KONSULTANSI KESIHATAN SELEPAS BENCANA

YA

YA

TIDAK

71

Melakukan pencegahan penyebaran penyakit melalui pemantauan/ ceramah kesihatan/ edaran risalah kesihatan

Memberikan kaunseling kepada mangsa bencana.

Membuat laporan liputan perubatan.

Tamat

CARTA ALIR : KEPERLUAN ASAS (MAKANAN) SELEPAS BENCANA.

Bekerjasama dengan pasukan USR untuk mengagihkan makanan dan bekalan asas

Tamat

72

9.8 BAHAGIAN : PENGURUSAN & KESELAMATAN ASET/HARTA UNIVERSITIHuraian Tugas / Kerja


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1.

2.

3.

Penyewaan / Pembelian Premis

Pemantauan Lokasi Selamat

Kawalan Penyelenggaraan

Mengenalpasti tempat atau premis yang hendak disewa berdasarkan aktiviti/tujuan (makmal/bilik kuliah/pejabat)

- Untuk meminimakan kerosakan/risiko

Mengenalpasti lokasi penempatan harta modal yang selamat (bangunan) sekiranya berlaku bencana

- Menyediakan ‘layout’ plan untuk setiap premis (memudahkan operasi bantuan)

- Tujuan untuk pemindahan harta modal/aset

Menyediakan dan menyenggara sistem amaran awal bencana dan pencegahan kebakaran

- i.e – Fire Alarm, Siren, Fire-fighting system

Penyelenggaraan berkala - Dilakukan oleh staf yang terlatih- Bagi mengelakkan kegagalan

pada sistem keselamatan peralatan

Jabatan Pembangunan – Unit Jurutera Awam

Jabatan Pembangunan

Jabatan Keselamatan

PTj yang terlibat

Jabatan Keselamatan

Staf Unit Media Staf ICT

PTj yang berkaitan

PTj yang berkaitan

PTj Berkaitan

Surat Kelulusan Sewaan

Surat Kelulusan & Bangunan

73

4.

5.

6.

7.

Pengurusan Aset

Sistem Aset Bersepadu Universiti

Sistem ICT

Backup System Universiti

Mewujudkan senarai semak aset/harta modal untuk setiap jabatan

- Memberi keutamaan kepada harta modal yang mempunyai nilai tinggi dan bahan kimia yang berisiko tinggi

- Mengenalpasti kedudukan fizikal aset (tingkat bawah, pertengahan, atas)

- Lokasi peralatan ICT di kampus teragih yang berisiko dilanda bencana

Mewujudkan Sistem Aplikasi (untuk semua jabatan masukkan maklumat harta modal dan aset universiti)

- Mengemaskini maklumat mengenai harta modal/aset yang berisiko terkena bencana

Mewujudkan lokasi backup untuk perkhidmatan ICT yang penting (Laman WEB)

- Memastikan IPT tidak terputus dari dunia luar

- Maklumat terkini mengenai UniMAP dapat dipaparkan kepada umum semasa bencana

Menyediakan alatan alternatif untuk menjana tenaga elektrik

- Genset/UPS untuk menghidupkan operasi kritikal universiti jika

Jabatan Pembangunan

Jabatan Keselamatan

UKKP PTj yang terlibat

PTj yang terlibat ICT

PTj yang terlibat Staf ICT

ICT

Semua PTj

Semua PTj

Semua PTj

Semua PTj

Laporan Penyelenggaraan

Laporan Senarai Semakan Aset

Laporan Aset

Laman Web

Genset

74

8.

9.

Pengurusan Risiko

Pengurusan Kewangan

bekalan elektrik terputus

Mengenalpasti risiko yang bakal dihadapi semasa proses pemindahan harta modal/aset ke tempat lain

Mewujudkan dana khas pembelian aset/harta modal untuk keperluan bencana

Menginsuranskan aset/harta modal

Pengarah Pembangunan

Keselamatan / Bendahari

Bendahari

Semua PTj

Semua PTj

Semua PTj

Laporan Keselamatan & Polisi Insurans

Tabung Bencana

Polisi Insurans


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Pengurusan Tindakan menyelamatkan harta – system Jabatan PTj yang Arahan

75

2.

3.

Keselamatan

PengurusanKeselamatan

Pengurusan Keselamatan

racking ,susunan, penyimpanan (dalaman)

Melaksanakan pemindahan yang teratur dan mengikut jadual berdasarkan senarai semak yang telah disediakan

Menggunakan peralatan menyelamat (logistik) yang sesuai

Keselamatan & Semua Jabatan

Jabatan Pembangunan

Jabatan Keselamatan

PTj yang terlibat

Jabatan Keselamatan

Jabatan Pembangunan

Unit Pengurusan & Keselamatan Aset setiap PTj

berkaitan

PTj yang berkaitan

PTj Berkaitan

Keselamatan

Jadual Pemindahan

Arahan Perpindahan


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Sistem PengurusanHarta

Membuat semakan senarai harta modal yang dipindahkan

Jabatan Keselamatan & Jabatan Berkaitan

PTj yang berkaitan

Senarai Semakan Aset

76

2.

3.

4.

5.

6.

PengurusanHarta

Pengurusan Harta

PengurusanRisiko

PengurusanPenyelenggaraan

Pengurusan

Memastikan semua harta modal yang dipindahkan ditempatkan kembali ke kedudukan asal

Mengumpul dan membuat laporan dan penilaian mengenai kerosakan harta modal akibat bencana tersebut

Membuat tuntutan insurans harta modal yang rosak

Membuat penyelenggaraan bagi kerosakan yang dialami

Membuat tindakan penambahbaikan / cadangan pencegahan (post-mortem)

Jabatan Keselamatan & Jabatan Berkaitan

Jabatan Keselamatan

PTj yang terlibat Jabatan

Bendahari

Jabatan Bendahari

PTj yang terlibat Jabatan

Bendahari PTj yang

terlibat Jabatan

Pendaftar

PTj yang berkaitan

PTj Berkaitan

PTj Berkaitan

PTj Berkaitan

Semua PTj



Senarai Aset & Polisi Insurans

Laporan Penyelenggaraan

Laporan Penambahbaikan

77


CARTA ALIR : PROSES KERJA PENGURUSAN & KESELAMATAN ASET / HARTA UNIVERSITI & FIZIKAL KOMUNIKASI

a. Sebelum Bencana

Mengenalpasti tempat / premis yang hendak disewa

Mengenalpasti lokasi penempatan harta

Menyediakan dan menyenggara sistem amaran awal bencana

Mewujudkan senarai semak aset dan harta modal

Mewujudkan Sistem Aplikasi

Mewujudkan lokasi ’Back – Up’ untuk perkhidmatan ICT yang penting (Laman web)

Menyediakan alatan alternatif untuk menjana tenaga elektrik

Mengenalpasti risiko yang bakal dihadapi semasa perpindahan aset

Mewujudkan dana khas bencana – pembelian aset

Menginsurankan aset/harta modal

B. Semasa Bencana

78

Terima arahan untuk menyelamatkan harta

Melaksanakan pemindahan yang teratur mengikut jadual

Menggunakan peralatan menyelamat yang sesuai

Tamat

C. Selepas Bencana

Menerima arahan pemindahan semula ke lokasi asal

Membuat semakan senarai harta yang dipindahkan

Memastikan semua harta yang dipindahkan ditempatkan semula di kedudukan asal dan membuat pengujian harta.

Menyediakan laporan penilaian kerosakan harta modal bagi tuntutan insurans.

Membuat penyelenggaraan dan pembaikan.

Membuat tindakan penambahbaikan.

Tamat

79

9.9 BAHAGIAN : TANGGUNGJAWAB SOSIAL UNIVERSITI (USR)Huraian Tugas / Kerja


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Bilik Gerakan Pusat

- Menerima arahan Pengerusi/ Mendapat permohonan dari pihak luar

- Mengadakan perbincangan dengan pihak/agensi luar berkaitan

- Mengenalpasti : Jenis bantuan Kategori mangsa lokasi bantuan Jabatan/petugas keperluan asas keperluan logistik

Naib Canselor (Pengerusi) /Pendaftar (Pengarah BGP)

Jabatan Keselamatan/Pembangunan/Pusat Kesihatan/HEPA/Agensi luar

- Borang Arahan Menganjurkan USR

- Catatan Perbincangan


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Timb. Pengarah (Pengurusan)

- Menerima arahan dari Pengarah- Mendapatkan rekod :

Pemetaan kawasan bencana Keperluan asas /perubatan

Jabatan Keselamatan/Pembangunan/Pusat Kesihatan/HEPA

- Peta Kawasan- Rekod Stok

Keperluan Asas- Rekod Stok

80

Petugas Keperluan logistik

- Urusan Kewangan- Jemputan media

Keselamatan/ BGP/Pusat Kesihatan/ Pembangunan/Unit Media/Bendahari

Perubatan- Jadual Petugas- Jadual

Pergerakan Kenderaan

2. Timb. Pengarah (Operasi)

- Menerima arahan dari Pengarah- Menyelaraskan :

Bantuan Petugas Keperluan logistik

- Menyerahkan keperluan kepada mangsa

- Menyampaikan Bantuan Kewangan- Merekodkan mangsa yang

memerlukan perhatian/rawatan lanjutan

Keselamatan/Pusat Kesihatan/Pembangunan/HEPA/Bendahari

Jabatan Keselamatan/Pembangunan/Pusat Kesihatan/HEPA/Agensi luar

- Borang Penyerahan Keperluan Asas

- Borang Laporan Khas Mangsa (Perhatian/Rawatan Lanjutan)


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. Bilik Gerakan Pusat

- Mengadakan post-mortem- Menyiapkan laporan- Mengadakan ‘press release’- Menyampaikan ucapan terima kasih

kepada agensi luar yang membantu

Naib Canselor (Pengerusi) /Pendaftar (Pengarah BGP)/Unit Media

- Jabatan Pendaftar

- Pejabat Naib Canselor

- Unit Media

- Laporan Aktiviti USR- Press Release- Surat / Sijil Penghargaan

81


a.Sebelum Aktiviti

CARTA ALIR : MERANCANG AKTIVITI USR

Terima arahan dari Pengerusi JK Induk

Mengadakan perbincangan dengan agensi luar

Mengenalpasti jenis bantuan/ petugas/keperluan

b.Semasa Aktiviti

CARTA ALIR : MENGADAKAN AKTIVITI USR (PENGURUSAN)

Terima arahan dari Pengarah BGP

Mendapatkan rekod :1.1 Peta kawasan 1.2 Stok Keperluan1.3 Jadual petugas

Membuat pembelian stok/keperluan (jika diluluskan oleh Bendahari ) Menjemput pihak media

Memberi input kepada bahagian operasiTidak Lulus

Lulus

83

CARTA ALIR : MENGADAKAN AKTIVITI USR (OPERASI)

Terima arahan dari Pengarah BGP

Menyelaras :1.1 Bantuan1.2 Petugas1.3 Keperluan

Menyerahkan bantuan kepada mangsa

Menyedia dan menghantar laporan khas (jika ada)

c.Selepas Aktiviti

CARTA ALIR : SELEPAS AKTIVITI USR

Mengadakan ‘post-mortem’

Menyediakan laporan

Membuat ‘Press release”

Menyampaikan ucapan terima kasih kepada agensi luar yang membantu

84

10.0 BAHAGIAN : HAL EHWAL PELAJAR & BILIK GERAKAN PELAJAR

85

10.1 JAWATANKUASA BILIK GERAKAN PELAJAR

10.2 PENYELARASAN PERHUBUNGAN ANTARA BILIK GERAKAN PUSAT DAN BILIK GERAKAN PELAJAR

Pengerusi Pen. Naib Canselor HEPA

Tim. Pengerusi Pengetua Kolej Kediaman

Setiausaha Wakil HEPA

Bendahari Wakil HEPA

Penginapan Teknikal & Fizikal Kerohanian & Kaunseling

Kebajikan Komunikasi & Hebahan

Pengangkutan & Agihan Makanan

Kesihatan Keselamatan & Rondaan

PasukanSukarelawan

86

Bilik Gerakan Pusat

JK Induk (Komunikasi, Hebahan, Media & Perhubungan Bilik Gerakan Negeri)

JK Induk

JK Induk ( Logistik, Penangkutan Pasukan Bantuan Penyelamat)

JK Induk (Komunikasi, Hebahan, Media & Perhubungan Bilik Gerakan Negeri)

Bilik Gerakan Pelajar (Induk)

HEPA

JK Penginapan

JK Kebajikan&

Sukarelawan

JK Teknikal & Fizikal

JK Kesihatan

JK Kerohanian & Kaunseling

JK Keselamatan & Rondaan

JK Pengangkutan & Agihan Makanan

JK Komunikasi & Hebahan

Bilik Gerakan Pelajar ( Zon Kolej Kediaman)

87

10.3 SKOP, TUGASAN DAN FUNGSI JAWATANKUASA BILIK GERAKAN PELAJAR

Bil Jawatankuasa Bidang Tugas1. Pengerusi 1. Mempengerusikan bilik gerakan pelajar

2. Menyelaraskan perhubungan dan komunikasi dengan semua Jawatankuasa Induk (Bencana /IPTA)

3. Memantau gerak kerja Jawatankuasa bilik gerakan pelajar2. Timb. Pengerusi 1. Membantu tugas-tugas pengerusi

2. Mengawalselia kebajikan pelajar termasuk: Penginapan Kesihatan Makanan Kewangan Pengangkutan

3. Setiausaha 1. Menguruskan & menyediakan minit mesyuarat Jawatankuasa Bilik Gerakan Pelajar.

2. Menyediakan dan mengemaskini laporan semasa bilik gerakan.3. Sentiasa berhubung dengan Jawatankuasa Komunikasi & Hebahan.

4. Bendahari 1. Menguruskan peruntukan bagi Jawatankuasa Bilik Gerakan Pelajar2. Menyediakan laporan kewangan Bilik Gerakan Pelajar

5 Penginapan 1. Menubuhkan jawatankuasa bilik gerakan pelajar peringkat zon Kolej kediaman terlibat.

2. Menyediakan dan mengemaskini laporan statistik data pelajar yang tinggal di kolej kediaman.

3. Menyediakan plan lokasi bencana yang terlibat di Kolej Kediaman 4. Mengenalpasti penginapan alternatif sekiranya berlaku bencana & wabak5. Menyediakan laporan lengkap penginapan berkaitan bencana.

6 Kerohanian & Kaunseling

1. Memberikan khidmat nasihat dan kaunseling kepada mangsa bencana.2. Melaksanakan program yang bersesuaian untuk mangsa bencana seperti

solat hajat dan ceramah.3. Menyediakan laporan berkaitan kerohanian dan kaunseling yang telah

dijalankan.7 Kebajikan

&Sukarelawan

1. Menyediakan keperluan asas kepada pelajar seperti Pakaian Keperluan kewangan Pengangkutan Makanan & minuman yang bersih

2. Memastikan keperluan mangsa bencana disediakan secukupnya.3. Menyediakan pasukan sukarelawan yang terdiri daripada pelajar untuk

membantu mendapatkan maklumat berkaitan keperluan pelajar dan membantu JK Bilik Gerakan Pelajar menyampaikan bantuan terlibat kepada pelajar.

4. Meyediakan laporan kebajikan & pasukan sukarelawan terlibat berkaitan bencana

8. Komunikasi & Hebahan

1. Sentiasa berhubung dengan Jawatankuasa Induk (Komunikasi, Hebahan, Media & Perhubungan Bilik Gerakan Negeri)

88

2. Menguruskan hebahan antara Jawatankuasa Induk/PTJ/Pusat Pengajian dengan pelajar di setiap zon Kolej Kediaman terlibat.

3. Menyediakan talian Hotline Bilik Gerakan Pelajar untuk membolehkan pihak luar untuk mendapatkan maklumat dan penerangan berkaitan status bencana di Kolej Kediaman.

4. Meyediakan "Info Bencana" peringkat Kolej Kediaman9. Teknikal & Fizikal 1. Menyediakan kemudahan bilik gerakan di setiap zon kolej kediaman

terlibat.2. Mengenalpasti kerosakan dan kerugian yang berlaku semasa dan

selepas bencana3. Mengendalikan kerja-kerja pembersihan semasa dan selepas bencana4. Menyediakan laporan teknika dan fizikal berkaitan bencana

10. Pengangkutan & Agihan Makanan

1. Menguruskan maklumat kenderaan dan pemandu2. Menyediakan jadual pergerakan pengangkutan pelajar.3. Menguruskan agihan makanan kepada setiap lokasi bilik gerakan.4. Menguruskan pengangkutan pelajar sekiranya berlaku kecemasan5. Menguruskan pengangkutan pelajar sekiranya berlaku kecemasan6. Sentiasa berhubung dengan Jawatankuasa Induk( Logistik, Penangkutan

Pasukan Bantuan Penyelamat) sekiranya memerlukan bantuan pengangkutan terlibat.

7. Sentiasa berhubung dengan Jawatankuasa Induk(Perubatan Konsultansi Kesihatan, Bekalan Bahan Mentah & Bermasak) untuk memperolehi bantuan bekalan makanan.

8. Meyediakan laporan pengangkutan dan agihan makanan berkaitan bencana

11 Keselamatan & Rondaan

1. Meyediakan jadual bertugas Bilik Gerakan Pelajar mengikut tahap serius keadaan bencana

2. Memantau keselamatan dan rondaan di setiap zon Kolej Kediaman.3. Menyediakan laporan keselamatan dan rondaan berkaitan bencana

12 Kesihatan 1. Memantau tahap kesihatan pelajar di Kolej Kediaman mengikut zon.2. Meyediakan dan mengemaskini laporan statistik tahap kesihatan pelajar

di Kolej Kediaman mengikut zon.3. Menguruskan aduan berkaitan kesihatan pelajar di setiap zon kolej

kediaman terlibat.4. Menjalankan pemantauan berkala kepada pelajar mengikut zon kolej

kediaman5. Sentiasa berhubung dengan Jawatankuasa Induk(Perubatan Konsultansi

Kesihatan, Bekalan Bahan Mentah & Bermasak) sekiranya berlaku kes-kes kecemasan pelajar yang melibatkan sesuatu penyakit atau wabak.

6. Meyediakan laporan tahap kesihatan pelajar berkaitan bencana.

10.4 CARTA ALIR TAHAP PENUBUHAN BILIK GERAKAN PELAJAR

MULA

89

Arahan penubuhan Bilik Gerakan Pelajar oleh Jawatankuasa Induk

Bencana Tahap 1?

Bilik Gerakan Pelajar Induk (HEPA)

Waktu Operasi 8.10 pg hingga 5.10 ptg

Ya

Tidak

Bencana Tahap 2?

Bilik Gerakan Pelajar Induk (HEPA)Bilk Gerakan Pelajar di Zon Kolej

Kediaman terlibat

Waktu Operasi 8.10 pg hingga 12.00 tgh mlm

Bencana Tahap 3?

Tidak

Bilik Gerakan Pelajar Induk (HEPA)Bilk Gerakan Pelajar semua Zon

Kolej Kediaman.

Beroperasi 24 jamCuti staf dibekukan

Ya

Ya

TAMAT

Tidak

TAMAT

TAMAT

TAMAT

90

10.5 HURAIAN KERJA / TUGAS


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. JK Teknikal & Fizikal

Menubuhkan Bilik Gerakan Pelajar( Induk) dan di zon Kolej kediaman terlibat.

HEPA Kolej Kediaman

Jab. Pembangunan

ICT Jabatan

Keselamatan


2. JK Pemantau Membuat lawatan dan pemantauan tempat-tempat yang akan digunakan sebagai bilik gerakan pelajar Induk dan di zon Kolej kediaman terlibat.

HEPA Kolej Kediaman

Pembangunan ICT Keselamatan

Lokasi Bilik Gerakan Pelajar

3. JK Keselamatan & Rondaan

Menyediakan jadual tugas Bilik Gerakan Pelajar sekiranya bencana berada di tahap 2 dan 3.

HEPAKolej Kediaman

Jabatan Keselamatan

Jadual Bertugas

4. JK Komunikasi & HebahanSetiausaha

Menyediakan khidmat nasihat serta makluman awal berkaitan amaran bencana kepada pelajar

HEPA Kolej Kediaman

Jawatankuasa Induk (Komunikasi, Hebahan, Media & Perhubungan Bilik Gerakan Negeri)

Bilik Gerakan Pusat

Makluman/ Memo Hebahan Kepada Pelajar

5. Bendahari Menyediakan peruntukan kewangan bagi Bilik Gerakan Pelajar

HEPA Kolej Kediaman

Bendahari Bilik Gerakan

Pusat

Peruntukan Kewangan Bilik Gerakan


Bidang Huraian Tugas PTj

Bertanggungjawab Hubungan dengan

Jabatan/ Unit Output

91

Tugas Hakiki1. JK Bilik

Gerakan Pelajar (Induk)- HEPA

JK Penginapan (Mengikut Zon Kolej Kediaman)- K.Kediaman

Membuka Bilik Gerakan Pelajar HEPA Kolej Kediaman

Bilik Gerakan Pusat


2. JK Bilik Gerakan Pelajar (Induk)- HEPA

JK Penginapan (Mengikut Zon Kolej Kediaman)- K.Kediaman

Memastikan semua langkah/persiapan di semuaperingkatbersedia dan bergerak

Jab. Pembangunan

HEPA Jabatan

Keselamatan Kolej Kediaman ICT

Dokumen/ Borang yang terlibat

3. JK Keselamatan & RondaanJK Pengangkutan

Memantau keadaan tempat-tempat penempatan pelajarMemantau keadaan bencanaMenggerakkan pasukan ke tempat / kawasan bencanaMenguruskan laporan keselamat di Bilik Gerakan

Jab. Pembangunan

HEPA Jabatan

Keselamatan Kolej Kediaman

Bilik Gerakan Pusat

Laporan Pemantauan

4. JK Bilik Meminta bantuan dari agensi agensi lain HEPA Bilik Gerakan

92

Gerakan Pelajar (Induk)- HEPA

dalam perkaraperkara yang tidak dapatdijalankan /diberikan

Pusat

5. JK Penginapan (Mengikut Zon Kolej Kediaman)-JK Pengangkutan & Agihan MakananJK Kebajikan Mangsa & Sukarelawan

Memastikan semua pusat / tempat penempatan dilengkapi dengan bekalan yang mencukupi

HEPA Kolej Kediaman

Bilik Gerakan Pusat

Jawatankuasa Induk( Logistik, Penangkutan Pasukan Bantuan Penyelamat)

Jawatankuasa Induk(Perubatan Konsultansi Kesihatan, Bekalan Bahan Mentah & Bermasak)

Pembangunan

Agihan Bekalan Makanan & Keperluan Asas

6. JK Kerohanian & Kaunseling

Memberikan khidmat nasihat dan kaunseling kepada mangsa bencana.

HEPA Kolej Kediaman

Pusat Islam Aktiviti Kerohanian,

7. JK Penginapan (Mengikut Zon Kolej Kediaman)

Menyediakan dan mengemaskini laporan statistik data pelajar yang tinggal di kolej kediaman

Kolej Kediaman HEPA Bilik Gerakan

Pusat

Penempatan Pelajar mengikut Zon

8. JK Komunikasi & Hebahan

Menguruskan hebahan antara Jawatankuasa Induk Bilik Gerakan Pusat/PTJ/Pusat Pengajian dengan

HEPA Kolej Kediaman

Bilik Gerakan Pusat

Jawatankuasa

Hebahan maklumat berkaitan kepada pelajar

93

pelajar di setiap zon Kolej Kediaman dengan pelajar di setiap zon Kolej Kediaman

Induk (Komunikasi, Hebahan, Media & Perhubungan Bilik Gerakan Negeri)

9. JK Pengangkutan & Agihan Makanan

Menyediakan jadual pergerakan pengangkutan pelajar dan agihan makanan.Menyediakan kemudahan pengangkutan kepada JK lain yang terlibat.Menyediakan pengangkutan bagi kes-kes kecemasan pelajar

HEPA Kolej Kediaman

Jawatankuasa Induk( Logistik, Penangkutan Pasukan Bantuan Penyelamat)

Jawatankuasa Induk(Perubatan Konsultansi Kesihatan, Bekalan Bahan Mentah & Bermasak)

Agihan Bekalan Makanan & Keperluan Asas


Bidang Tugas



Hakiki

Output

1. JK Teknikal & FizikalJK Kerohanian & KaunselingJK

Melakukan penilaian impak / kesan daripada bencana

Jab. Pembangunan

HEPA Jabatan

Keselamatan Kolej Kediaman

Bilik Gerakan Pusat

Jabatan Bendahari

Laporan Impak Bencana

94

Keselamatan & Rondaan

2. Semua JK Bilik Gerakan Pelajar

Menerima laporan daripada bahagian-bahagian yang terlibat

HEPA Kolej Kediaman

3. JK Kesihatan Mengambil langkah-langkah pencengahan penyakit berjangkit

HEPA Kolej Kediaman

Bilik Gerakan Pusat

Pusat Kesihatan

Panduan Pencegahan Penyakir Berjangkit.

4. Setiausaha Menyediakan laporan akhir Bilik Gerakan Pusat

Laporan Lengkap Bencana

5. JK Teknikal & FizikalJK Keselamatan & Rondaan Bendahari

Membuat anggaran perbelanjaan membaik pulih kerosakan-kerosakan yang berlaku semasa bencana

HEPA Kolej Kediaman

Bilik Gerakan Pusat

Jabatan Pembangunan

Jabatan Bendahari

Laporan lengkap perbelanjaan membaik pulih kerosakan

6. JK Teknikal & FizikalJK Pengangkutan

Menutup Bilik Gerakan Pelajar HEPA Kolej Kediaman

Bilik Gerakan Pusat

Bilik Gerakan di tutup

95

10.6 CARTA ALIR PROSES KERJA HAL EHWAL PELAJAR – BILIK GERAKAN PELAJAR

CARTA ALIR JAWATANKUASA KOMUNIKASI & HEBAHAN

CARTA ALIR JAWATANKUASA PENGINAPAN

Menerima maklumat hebahan daripada Bilik Gerakan

Pusat/PTJ/Pusat Pengajian

Semakan maklumat oleh Bilik Gerakan Pelajar

Menerima maklumat daripada Bilik Gerakan Pelajar (Induk)-HEPA

Mengenalpasti kekosongan rumah untuk dijadikan penginapan

Semak?

Ya

Tidak

Hebahan Kepada Pelajar

Mula

Tamat

97

CARTA ALIR – TEKNIKAL & FIZIKAL

Memastikan keadaan di dalam rumah berada dalam keadaan bersih dan

peralatan di dalam rumah mencukupi

Tidak

Ya

Menguruskan pendaftaran penginapan dan penyerahan kunci

Penginapan Bermula

98

CARTA ALIR – KEROHANIAN / KAUNSELING

Pengerusi Jawatankuasa Induk Bencana mengisytiharkan

bencana

Yellow Alert(Siap Sedia)

Mengenalpasti lokasi Bilik Gerakan Bencana

Menyediakan keperluan asas Bilik Gerakan Bencana

Mengenalpasti kerosakan dan anggaran kerosakan

Melaksanakan kerja-kerja pembaikan kerosakan &

pembersihan kawasan bencana yang terlibat

Tamat

Membuat laporan lengkap kerosakan

99

CARTA ALIR – KESIHATAN

Pengerusi Jawatankuasa Induk Bencana

mengisytiharkan bencana

Bilik Gerakan Bencana bermula

Menerima aduan/maklumat pelajar yang terlibat

Mengadakan sesi melawat mangsa bencana serta mengenalpasti pelajar

yang trauma

Memberi khidmat nasihat/kaunseling &

menganjurkan program yang bersesuaian

Tamat

Memantau kesejahteraan pelajar secara berterusan

Menyediakan laporan kepada Jawatankuasa Induk

Pengerusi Jawatankuasa Induk Bencana

mengisytiharkan bencana

Traumama

Ya

Tidak

Sejahtera

Tidak

Ya

100

Lengkap

CARTA ALIR – KESELAMATAN & RONDAAAN


Menerima maklumat keperluan daripada Gerakan

Induk

Mengemaskini dan mengenalpasti rekod

kesihatan pelajar yang terlibat bencana

Menyediakan statistik rekod kesihatan pelajar

Tamat

Memberi maklumat kepada Gerakan Induk

Mendapatkan maklumbalas rekod kesihatan/rawatan

dari Gerak kerja Induk Perubatan & Konsultansi

Kesihatan

Membuat pemantauan berkala kesihatan pelajar

YA

Pengerusi Jawatankuasa Induk Bencana mengisytiharkan bencana

Menyediakan Laporan & Rekod Kesihatan Pelajar

101

CARTA ALIR – KEBAJIKAN PELAJAR


Menerima maklumat daripada pihak bilik gerakan induk

Membuat laporan kepada pihak pengangkutan dan pasukan bantuan

menyelamat induk

Menyalur maklumat kepada para pelajar dan ibubapa/penjaga

Memantau tindakan dan operasi keselamatan & rondaan

Tamat

Menerima aduan dan maklumbalas dari para pelajar

Menerima maklumbalas dari pihak pengangkutan dan

pasukan bantuan menyelamat Induk

Menyediakan laporan

MulaBilik Gerakan Pelajar Di

tubuhkanAgihan tugasan dan jadualKenalpasti jumlah pelajarCukup?Sedia keperluan asasAgihan Bekalan MakananCukup?Sediakan Laporan

Tamat TidakYa TidakYa

Lengkap?

Tidak

Ya

Tindakan?Tidak

Ya

102

11.0 KEPERLUAN-KEPERLUAN DI BILIK GERAKAN / OPERASI

103

11.1 RUANG / TEMPAT

14.1.1. Bilik Gerakan

14.1.2. Tempat Penginapan Sementara Petugas

11.2 PERALATAN / PERABOT

9.1.1 Kerusi / Meja

9.1.2 White board / Softboard

9.1.3 Kipas angin / aircond

9.1.4 Generator

9.1.5 Televisyen

9.1.6 Peti Sejuk

9.1.7 Komputer / Printer

9.1.8 Kamera

9.1.9 Video Cam

9.1.10 Mesin Fotostat

11.3 ALATAN TULIS

11.3.1 Kertas

11.3.2 Pen / Pensel / Marker / Pemadam

11.3.3 Gunting / Pisau / Stapler / Tape / Fail-fail

11.3.4 Buku Kulit Tebal

11.3.5 Clip Board

11.4KENDERAAN

11.4.1 Kereta / Motosikal

11.4.2 Van

11.4.3 Lori

11.4.4 Ambulan

11.4.5 Pacuan 4 roda (4WD)

104

11.5PERHUBUNGAN

11.5.1 Talian telefon / Talian Telefon HOTLINE

11.5.2 Mesin Fax

11.5.3 Walkie Talkie

11.5.4 Hailer

11.6DOKUMEN-DOKUMEN

11.6.1 Senarai nama petugas-petugas terlibat

11.6.2 Peta

11.6.3 Ramalan Cuaca / Paras air pasang surut

11.6.4 Senarai Jabatan-jabatan Penting

11.6.4.1 Polis

11.6.4.2 Bomba

11.6.4.3 Hospital

11.6.4.4 JKKK

11.6.4.5 Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA 3)

11.6.4.6 Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK)

11.6.4.7 Yang Berhormat ADUN

11.6.4.8 Pusat Khidmat Yang Berhormat

11.6.4.9 MEDIA

11.7MAKANAN / MINUMAN BILIK GERAKAN / OPERASI

11.7.1 Air Mineral

11.7.2 Kopi / Teh / 3 in 1

11.7.3 Makanan Ringan (roti / biskut)

11.8ALATAN BANTUAN MANGSA

11.8.1 Makanan / Minuman

11.8.2 Selimut / Cadar

11.8.3 Tempat Tidur

11.8.4 Sanitari

11.8.5 Ubat-ubatan

11.9ALATAN GERAKAN OPERASI

11.9.1 Baju Hujan

11.9.2 Lampu picit

11.9.3 Tali

11.9.4 Topi

11.9.5 Kasut / Wellington Boot

11.9.6 Vest

11.9.7 Sarung Tangan

11.9.8 Lifevest / jacket

11.9.9 First Aid Kit

12.0KEPERLUAN TEMPAT / BILIK PENEMPATAN ATAU PERPINDAHAN MANGSA

12.1 PERALATAN PERABOT

106

10.1. Katil / Almari

10.2. Tilam / Bantal

10.3. Cadar

10.4. Selimut

10.5. Tandas

10.6. Sanitari

10.7. Bakul Sampah / Penyapu

107

13.0 SUSUN ATUR BILIK GERAKAN & OPERASI

D

C

13 14

11

5 46

7 8

3

3 3

3

1

2

12

EA

B

9 9

10

A. BILIK MESYUARAT C. PANTRY

1. Meja 10. Kerusi2. Kerusi 11. Meja3. Softboard 12. Water Dispenser4. White board5. Skrin6. LCD Projector

B. BILIK KOMPUTER D. BILIK REHAT

7. Komputer 13. Sofa8. Printer 14. Televisyen9. Tel. Hotline

E. STOR BEKALAN / PERALATAN

14.0 LAMPIRAN BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

109

131211 sop pengurusan bencana ipt-1

Documents