11

Sistem Fail Dan Sistem Fail Dan Surat MenyuratSurat Menyurat

Oleh:Oleh:PUAN ROHAYA BINTI AHMADPUAN ROHAYA BINTI AHMAD

IPG KAMPUS TUANKU BAINUNIPG KAMPUS TUANKU BAINUNBUKIT MERTAJAMBUKIT MERTAJAM

Sistem Fail Dan Sistem Fail Dan Surat MenyuratSurat Menyurat

Oleh:Oleh:PUAN ROHAYA BINTI AHMADPUAN ROHAYA BINTI AHMAD

IPG KAMPUS TUANKU BAINUNIPG KAMPUS TUANKU BAINUNBUKIT MERTAJAMBUKIT MERTAJAM

22

APA ITU KOMUNIKASI?APA ITU KOMUNIKASI?

Proses penyampaian atau pemindahan mesej dari seorang kepada orang lain. Proses mewujudkan kefahaman orang lain mengenai mesej yang disampaikan dan kedua-duanya mepunyai kefahaman yang dikongsi bersama Asas kepada perhubungan interpersonal iaitu perhubungan antara seseorang dengan seseorang yang lain

33

BENTUK KOMUNIKASIBENTUK KOMUNIKASI

Nonverbal – (isyarat) apa yang dapat dikesan dari nada suara, air muka dan gerak tubuh badan. Mengandungi maklumat kepada proses perbualan , menolong dan menyokong pernyataan individu

Intrapersonal – idea persepsi perlakuan nilai seseorang melahirkan kesedaran kendiri, biasanya dilihat dalam permainan

Interpersonal – hubungan antara manusia, komunikasi yang paling kerap berlaku, boleh jadi hubungan satu hala seperti memberi arahan seorang jurulatih. Hubungan dua hala biasa dalam perbincangan teknik permainan. Komunikasi bertulis dilakukan supaya ada rekod

44

55

KOMUNIKASI BERKESANKOMUNIKASI BERKESAN

Ia berlaku dalam keadaan-keadaan berikut: Mesej yang disampaikan difahami

dengan tepat dan jelas oleh penerima Makna mesej difahami dan dikongsi

bersama oleh penghantar dan penerima Perubahan yang berlaku (sekiranya

dikehendaki) akibat dari mesej adalah seperti perubahan yang dikehendaki oleh penghantar

66

PROSES KOMUNIKASIPROSES KOMUNIKASI PENGHANTAR PENGHANTAR

orang yang mempunyai mesej untuk disampaikan

MESEJMESEJmaklumat, idea atau pandangan yang datangnya dari minda penghantar dan cuba disampaikan kepada pihak lain

ENKODENKODmaklumat, idea atau pandangan diterjemahkan dalam bentuk-bentuk yang difahami oleh orang lain sama ada menggunakan perkataan, bahasa atau simbol

SALURANSALURANmesej disalurkan kepada penerima melalui sama ada saluran iaitu percakapan atau melalui tulisan, visual atau pergerakan

77

Samb…Samb… PENERIMAPENERIMA orang yang menjadi sasaran mesej DEKODDEKOD

mesej diterima dan diterjemahkan atau ditafsirkan oleh penerima untuk memberi makna

MAKLUMBALASMAKLUMBALAStindakbalas terhadap penerimaan dan pemahaman mesej oleh penerima. Ia boleh jadi berbentuk lisan atau bukan lisan

GANGGUANGANGGUANperkara-perkara yang mengganggu dan menghalang keberkesanan komunikasi. Akibatnya maklumat yang diterima mungkin tidak tepat atau disalah tafsir

88

PENGHANTARPENGHANTARBagi mendapatkan komunikasi berkesan, penghantar hendaklah memastikan perkara-perkara berikut diberi perhatian sewajarnya: jelas tentang mesej yang hendak disampaikan teliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan menyatakan apa yang hendak dinyatakan dengan jelas dan yakin pasti dengan kepentingan mesej itu mendapatkan perhatian penerima menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai sensitif kepada maklumbalas pihak lain kenalpasti gangguan kurangkan gangguan

99

MESEJ DAN ENKODMESEJ DAN ENKODMesej yang akan disampaikan dihantar dengan menggunakan perkataan, simbol, ayat atau bahasa tertentu yang dipanggil enkod bagi menggambarkan makna mesej. Dalam masa pembentukan enkod ini perlu diambil perhatian mengenai perkara-perkara berikut: memilih perkataan, simbol dan ayat yang tepat memberi gambaran jelas pada maksud mesej menggunakan bahasa yang difahami oleh penerima mengelakkan penggunaan perkataan yang tidak difahami mesej yang hendak dihantar hendaklah ringkas dan padat sesuai dengan maksud mesej juga hendaklah lengkap supaya dapat difahami dengan jelas gambaran keseluruhannya

1010

SALURANSALURANMesej yang dibentuk akan dihantar melalui saluran tertentu sama ada secara lisan, bukan lisan, tulisan atau kaedah lain. Ia perlu dipilih sebaik mungkin kerana boleh mempengaruhi keberkesanan komunikasi. Panduan yang boleh digunakan ialah : kepentingan mesej dari segi keperluan untuk menyampaikannya dengan segera keperluan untuk menerangkan mesej dengan jelas melalui lisan keupayaan penerima untuk menterjemahkan, memahami, mengingat atau menyimpan mesej dengan baik volume mesej yang boleh menetukan sama ada baik dihantar secara lisan atau bertulis kepentingannya sama ada untuk didokumenkan atau tidak

1111

PENERIMA DAN DEKODPENERIMA DAN DEKODMesej yang diterima akan diterjemahkan dan ditafsirkan yang dikenali sebagai dekod. Pentafsiran akan dibuat berdasarkan keupayaan penerima yang disandarkan kepada pengetahuan, pengalaman atau latarbelakangnya. Semasa menerima mesej, perkara-perkara berikut perlu diambil kira : menerima mesej dengan fikiran terbuka memahami denga jelas mesej yang dihantar menggunakan proses maklumbalas apabila perlu untuk mengesahkan kefahaman anda mengenai mesej menerima keseluruhan mesej sebelum memberi tafsiran kenalpasti halangan di pihak anda sebagai penerima mesej dan meminimumkan halangan-halangan tersebut

1212

MAKLUMBALASMAKLUMBALASMaklumbalas merupakan respon penerima kepada penghantar bagi memaklumkan bagaimana mesej diterima. Maklumbalas boleh diberi atau didapatkan melalui berbagai kaedah iaitu : mengemukakan soalan-soalan sama ada daripada penghantar atau penerima reaksi-reaksi bukan lisan yang kelihatan ‘rephrasing’ atau ‘paraphrasing’ iaitu merumuskan semula mesej ringkasan-ringkasan

1313

GANGGUANGANGGUANAntara gangguan-gangguan dalam komunikasi ialah : persediaan yang tidak mencukupi di pihak penghantar sehingga menyebabkan mesej kurang jelas pemilihan perkataan yang tidak tepat dan terlalu umum yang mengundang tafsiran berbeza-beza mengenai perkataan mempunyai prasangka sama ada di pihak penghantar atau penerima tidak mengosongkan fikiran atau menghapuskan gangguan semasa berkomunikasi. Di fikiran ada lebih penting sedang difikirkan keadaan sekitar yang tidak sesuai

1414

1515

1616

PENGIRIM

MESEJ DIHASRAT

MESEJDI

ENCODES

SIMBOL DIHANTAR

MAKLUMBALASDIPERIKSA

PENERIMA

MESEJDITAFSIR

SIMBOLDI

DECODES

SIMBOL DITERIMA

MAKLUMBALAS DIHANTAR

GANGGUAN

SALURANKOMUNIKASI

1717

KEMAHIRAN DALAM KOMUNKASI KEMAHIRAN DALAM KOMUNKASI BERKESANBERKESAN

Interaksi dan komunikasi yang hanya menggunakan akal atau hanya menggunakan perasaan akan menjadi tidak berkesan. Seseorang yang berkomunikasi dengan berkesan akan menggunakan kesemua deria manusia dengan bijaksana. Sekiranya ia tidak digunakan dengan sebaiknya, keadaan komunikasi berikut mungkin boleh berlaku :

menerima mesej seadanya, mendengar tetapi tidak dapat menangkap mesej dengan jelas melihat seadanya, tanpa peka kepada mesej tambahan yang dilahirkan melalui mimik muka, pergerakan badan, tangan dan sebagainya tidak mengambil endah dan tidak peka kepada emosi yang dilahirkan atau emosi yang disembunyikan tidak cuba memahami perasaan tersebut

1818

i. Kemahiran Menimbulkan Minat Orangii. Kemahiran Memberi Perhatianiii. Kemahiran Mendengariv. Kemahiran Pemerhatianv. Kemahiran menyoalvi. Kemahiran Berempativii. Kemahiran Memberi Maklumbalas

Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat dalamdalamkomunikasi berkesan iaitu :komunikasi berkesan iaitu :

1919

i. Kemahiran Menimbulkan Minat Orangi. Kemahiran Menimbulkan Minat Orang

Untuk anda didengar, anda seharusnya mahir memupuk minat orang terhadap apa yang anda ucapkan. Antara cara yang boleh digunakan untuk menarik dan menimbulkan minat orang lain ialah :

Libatkan pendengar Menghiburkan Mengenal pasti keistimewaan orang lain Membawa topik perbualan yang anda mahir

2020

ii. Kemahiran Memberi Perhatianii. Kemahiran Memberi Perhatian

Ia bermula dari awal dengan memberi perhatian kepada mereka yang bercakap. Melalui pendengaran aktif, pendengar akan mengutip semua maklumat yang dihasilkan. Melalui tumpuan perhatian dan pemerhatian, ia dapat menghasilkan suasana yang sesuai kepada penghantar mesej untuk terus memberi maklumat dalam menghasilkan mesej yang lengkap. Mendengar dengan aktif Menumpukan sepenuh perhatian dengan pertembungan mata Mata tidak liar ke sana kemari, tidak kerap melihat jam atau meninjau-ninjau keluar Duduk ke hadapan sedikit menghadap orang yang bercakap Memberi maklum balas lisan atau bukan lisan yang positif seperti perkataan ‘ya’ atau mengangguk- angguk kecil

2121

2222

iv. Kemahiran Mendengariv. Kemahiran Mendengar

Mendengar adalah asas penting dalam komunikasi lisan Ia membantu pengumpulan maklumat atau mesej dan memperbaiki kefahaman tentang kelakuan orang lain Mendengar yang dimaksudkan ialah kemahiran mendengar secara aktif dan komprehensif yang melibatkan beberapa deria yang utama iaitu telinga, mata, mulut dan hati

2323

v. Kemahiran Pemerhatianv. Kemahiran Pemerhatian Pemerhatian boleh membantu mengesan maklumat bukan lisan yang dilahirkan atau tersembunyi Seorang pendengar/pemerhati yang mahir dapat melihat dan membaca apa yang ada di dalam perasaan seseorang Gambaran mimik muka adalah yang paling hampir dengan perasaan Gambaran air muka yang bersahaja atau air muka yang berubah secara tiba-tiba boleh memberikan mesej dengan baik Mata juga memainkan peranan penting dalam memberi gambaran minda dan perasaan. Contohnya :

seorang yang sudah bosan dengan perbualan biasanya akan kerap melemparkan pandangan ke tempat lain, meninjau-ninjau atau melihat jam Orang yang ikhlas biasanya dapat dilihat melalui gambaran mata yang jernih, tenang dan tepat

2424

v. Kemahiran Pemerhatian (samb.)v. Kemahiran Pemerhatian (samb.) Gaya anda berdiri dan duduk kadangkala dapat menggambarkan perasaan hati dan minda anda ketika itu - Orang lain kadangkala membuat tanggapan bahawa anda tidak berminat untuk mendengar sekiranya anda kelihatan mengiring - Anda juga dianggap agak defensif sekiranya anda berpeluk tubuh

Keadaan sekitar juga memainkan peranan, seperti keadaan tempat duduk yang tidak selesa atau suhu bilik yang panas Melihat mimik muka orang yang bercakap samada kelihatan gembira, sedih atau sebagainya Membaca gambaran perasaan dari suara dan nada suara yang digunakan

2525

2626

vi. Kemahiran Menyoalvi. Kemahiran Menyoal

Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan maklumbalas dan memberi maklumbalas Ia merupakan penjelasan atau penerangan yang lebih lanjut mengenai mesej atau perasaan disebalik mesej Kemukakan soalan yang tepat bagi mendapatkan maklumbalas yang tepat. Soalan yang tepat akan membawa kepada pengetahuan dan kefahaman Terdapat tiga (3) jenis soalan yang boleh dikemukakan iaitu :

i) Soalan tertutup- memerlukan jawapan pendek samada ‘ya’ atau ‘tidak’- tidak membawa banyak maklumat- menghadkan perbincangan

2727

vi. (samb.)vi. (samb.)

ii ) Soalan terpimpim- mempengaruhi pendapat atau perasaan penerima

supaya sependapat dengan penghantar

iii) Soalan terbuka- memerlukan penerima memberikan pandangan

atau perasaannya sendiri tanpa dipengaruhi- memungkinkan perbincangan lebih lanjut

2828

vii. Kemahiran Berempativii. Kemahiran Berempati

Kemahiran membaca perasaan orang lain adalah penting untuk mendapatkan mesej yang tepat Menggunakan kaedah merumus dan mengulangi apa yang dikatakan dalam ayat sendiri (rephrasing atau paraphrasing) Tujuannya ialah bagi mendapatkan kesahihan mengenai kefahaman anda tentang perasaannya dan dalam masa yang sama anda seolah-olah bersama dengannya menyelami perasaan tersebut

2929

viii. Kemahiran Memberi Maklumbalasviii. Kemahiran Memberi Maklumbalas Maklumbalas hendaklah diberi dengan cara jelas

supaya tindakan dapat diambil oleh kedua-dua belah pihak bagi memperbaiki lagi ketepatan mesej Antara perkara-perkara yang boleh diambil perhatian ialah :

i) hendaklah diberi dengan jelas dan tepat supaya bleh difahami dan tindakan susulan boleh diambil selanjutnya

ii) tidak bersifat abstrak atau berselindung sehingga menyukarkan pihak satu lagi untuk mentafsir dan memahami

3030

(samb.)(samb.)

iii) tidak menyentuh peribadi individu, sepatutnya kepada tatakelakuannya

iv) tidak bersifat menghentam atau meruntuhkan sebaliknya membina

v) tidak membangkitkan tentang motif seseorang sebaliknya menyatakan tentang pengamatan

vi) tidak bersifat menghukum tetapi menjelaskan tentang apa yang berlaku

vii) penghantar tidak seolah-olah berleter sebaliknya berkongsi maklumat

viii)penghantar dan penerima mengalu-alukan maklumbalas dengan menghargai maklumbalas tersebut

3131

(samb.)(samb.)

ix) penghantar dan penerima bersikap positif dan terbuka dengan maklumbalas supaya tiada maklumbalas palsu

x) penghantar dan penerima hendaklah membincangkan maklumbalas dan mengambil keputusan yang dipersetujui bersama

xi) penghantar dan penerima peka dengan maklumbalas, semak ketepatannya dan ambil tindakan susulan

3232

KOMUNIKASI MELALUI MEDIA ELEKTRONIKKOMUNIKASI MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

Komunikasi abad ke 21 banyak menggunakan media elektronik.

Ini termasuk: Telefon,telegram,radio dan surat-sebelum

wujud internet Internet-kemampuan penyiaran keseluruh

dunia tanpa sempadan E-mail menggantikan tempat alat

komunikasi lama

3333

Samb…Samb…

Pada awalnya email merupakan alat perhubungan dan pertukaran maklumat yang digunakan oleh tentera sahaja

Kelebihan email: mudah digunakan dengan pantas,tidak memerlukan respon yang sepontan,penerima dapat menjimatkan masa,gunakan komunikasi secara bertulis,maklumat diterima jelas,boleh hantar kepada banyak penerima pada 1 masa.

3434

ALAMAT EMAIL/BLOGALAMAT EMAIL/BLOG

Kini sebarang berita,surat menyurat dan perbincangan telah mudah serta pantas diseluruh dunia melalui alat komputer

Kita bleh punyai ruang berita sendiri atau blog dalam website dan kita boleh menjual beli melalui komputer ini. Ini dilakukan antaranya: Email yang dihantar- berdasarkan nama

pengguna 1 domain Untuk mengirim email, alamat email

berfungsi seperti alamat surat menyurat

3535

Samb.Samb.

hos,-nama spesifik bagi suatu mesin dalam hos,-nama spesifik bagi suatu mesin dalam domaindomain

Domain dihasilkan mengikut kegunaannya Domain dihasilkan mengikut kegunaannya seperti seperti comcom bagi komersial dan bagi komersial dan eduedu bagi bagi pendidikan.pendidikan.

Sub domain bermaksud pembahagian yang Sub domain bermaksud pembahagian yang lebih khusus, contohnya. lebih khusus, contohnya. www.oum.edu dsb. dsb.

Kita boleh menulis pendapat dalam blog Kita boleh menulis pendapat dalam blog untuk bacaan umumuntuk bacaan umum

3636

SEKIAN,SEKIAN,

TERIMA KASIHTERIMA KASIH

SEKIAN,SEKIAN,

TERIMA KASIHTERIMA KASIH