salina - ad.uitm.edu.my · kepada ps 22/09/2013 1 6.3 12 penambaikan tindakan 22/09/2013 1 5 6...

SALINAN

DOKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).04

No. Keluaran : 02

PROSEDUR KAWALAN PRODUK YANG TIDAK

MEMENUHI SPESIFIKASI

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/9/2013

Muka Surat : 1/16

1

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

PROSEDURKAWALAN PRODUK YANG TIDAK

MEMENUHI SPESIFIKASIPK.UiTM FSSR (P).04

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md Zain (A.I.S)

Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan

Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).04

No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

2/16

2

FSSR


REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan

yang dinyatakan di dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDA Tarikh No.Keluaran

/ Pindaan

No.

Para

Muka

surat

Bentuk Pindaan Diluluskan

22/09/2013 1 6.2 11 Ko ditukar

kepada PS

22/09/2013 1 6.3 12 Penambaikan

tindakan

22/09/2013 1 5 6 Singkatan P

ditukar ke PS

12/01/2016 2 hadapan Nama Timbalan

Pendaftar baru

dimasukkan dan

Tanda tangan

digital

dimasukkan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

3/16

3

FSSR


KANDUNGAN

MUKASURAT

1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran

4

4

4 - 5

5

6

7 - 14

15

16

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

4/16

4

FSSR


1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua produk yang tidak memenuhi

spesifikasi dikesan, diasing dan diperbetulkan di sepanjang pelaksanaan,

pemantauan serta penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti FSSR.

2. SKOP

Prosedur ini diterima pakai oleh pihak Pengurusan FSSR, Jawatankuasa

Pemantauan Soalan Peperiksaan, Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan

dan Staf Sokongan Pentadbiran Akademik yang dipertanggungjawabkan untuk

mengesan produk yang tidak memenuhi spesifikasi.

3. DOKUMEN RUJUKAN 3.1 MK. UiTM.FSSR.02 - Manual Kualiti

i. Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran

Proses

ii. Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran

Produk

iii. Seksyen 8.3 - Kawalan Produk Yang Tidak

Memenuhi Spesifikasi

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

5/16

5

FSSR


3.2 DOKUMEN SOKONGAN

i. PK.UiTM.FSSR.(P).05 - Prosedur Tindakan Pembetulan

ii. PK.UiTM.FSSR.(P).06 - Prosedur Tindakan Pencegahan

4.0 DEFINISI

4.1 Produk Terdiri daripada 3 kategori : Pelajar, Bahan Pengajaran serta Penilaian

dan Peperiksaan.

4.2 Pelajar Pelajar yang mendaftar bagi sesuatu semester.

4.3 Bahan Pengajaran Bahan yang digunakan oleh pensyarah untuk mengendalikan aktiviti

pengajaran dan pembelajaran.

4.4 Penilaian Proses Penilaian hasil kerja akademik pelajar.

4.5 Peperiksaan Proses penghasilan kaedah pengukuran dan penilaian tahap

pencapaian bagi sesuatu kursus yang diikuti.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

6/16

6

FSSR


5. SINGKATAN

D - Dekan

TD (A) - Timbalan Dekan (Akademik)

KPP - Ketua Pusat Pengajian

KP - Ketua Program

Ko - Koordinator

TP - Timbalan Pendaftar

PS - Pensyarah

PP - Penolong Pendaftar

JPSP - Jawatankuasa Pemantauan Soalan Peperiksaan

JP - Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan

PE (A) - Pegawai Eksekutif Akademik

PA - Penasihat Akademik

MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

7/16

7

FSSR


6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Pelajar

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

TD (A)

1. Arahkan KP untuk menyemak senarai pelajar

yang berdaftar dalam program.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

8/16

8

FSSR


KP

2. Dapatkan senarai pelajar daripada sistem ISIS.

3. Terima, semak mini transkrip dan analisa HPNG

pelajar untuk tiga (3) tahun sebelumnya.

4. Kenal pasti dan asingkan pelajar yang mempunyai

HPNG kurang daripada 2.49 ke bawah melalui

laporan keputusan peperiksaan.

5. Dapatkan senarai pelajar daripada laporan

peperiksaan akhir (LE13).

6. Lantik Penasihat Akademik bagi pelajar

berkenaan dan pastikan sesi kaunseling akademik

diadakan.

7. Ambil langkah awal pengasingan pelajar seperti

berikut :

7.1 Tentukan pelajar mendaftar kurang

daripada 15 jam kredit.

7.2 Pastikan pelajar yang telah dikenal pasti

mengikut kelas remedial.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

9/16

9

FSSR



PA

7.3 Adakan bengkel kemahiran

pembelajaran bagi pelajar yang terlibat.

7.4 Sediakan laporan keberkesanan kawalan

produk.

7.5 Kemukakan cadangan penambahbaikan

proses, jika ada.

PE (A)

8. Cetak mini transkrip pelajar daripada sistem ISIS

dan serahkan kepada KP untuk penilaian dan

tindakan susulan.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

10/16

10

FSSR


6.2 Bahan Pengajaran


TD (A)

1. Semak senarai bahan pengajaran Pensyarah

Kursus berkaitan.

KP

1. Dapatkan bahan pengajaran daripada pensyarah.

2. Terima dan semak bahan pengajaran.

3. Kenal pasti dan asingkan bahan pengajaran yang

tidak memenuhi spesifikasi seperti berikut :

a. Bahan pengajaran yang perlu disemak

semula.

b. Bahan pengajaran yang tidak relevan dan

outdated dengan keperluan semasa.

c. Sediakan senarai bahan dalam tindakan

no.2.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

11/16

11

FSSR


TD (A)

d. Jalankan langkah awal pengasingan bahan

pengajaran seperti berikut :

i. Meminta Pensyarah

mengemaskinikan bahan

pengajaran.

ii. Pantau penghasilan bahan

pengajaran.

iii. Adakan bengkel penghasilan bahan

pengajaran.

iv. Sediakan laporan keberkesanan

kawalan produk.

v. Kemukakan cadangan

penambahbaikan proses jika ada.

PS

1. Kemaskini fail kursus dan bahan

pengajaran.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

12/16

12

FSSR


6.3 Penilaian dan Peperiksaan TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KP

1. Semak hasil pemarkahan akhir pelajar

berdasarkan penilaian dan peperiksaan.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

13/16

13

FSSR


TD (A)

2. Meminta PE (A) dapatkan produk penilaian

hasil akademik pelajar serta soalan

peperiksaan daripada JPSP.

3. Terima, semak dan nilai produk penilaian

hasil akademik pelajar serta soalan

peperiksaan yang tidak memenuhi

spesifikasi yang telah ditetapkan.

4. Kenal pasti dan asingkan produk penilaian hasil

akademik pelajar serta soalan peperiksaan

yang tidak memenuhi spesifikasi yang telah

ditetapkan.

5. Sediakan senarai produk seperti dalam

tindakan 2.

6. Jalankan langkah awal pengasingan produk

seperti berikut :

6.1 Pastikan produk dihasilkan mengikut

garis panduan yang telah ditetapkan.

6.2 Anjurkan latihan bagi Pensyarah untuk

membantu pelajar yang tidak

memenuhi spesifikasi yang telah

ditetapkan.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

14/16

14

FSSR


6.3 Anjurkan bengkel dan konferensi bagi

meningkatkan kesedaran dan

kefahaman Pensyarah terhadap

spesifikasi produk.

6.4 Sediakan laporan keberkesanan kawalan

produk.

6.5 Kemukakan cadangan penambahbaikan

proses (jika ada).

TD (A)

7. Sedia dan majukan laporan kepada

setiausaha MKSP untuk pembentangan

dalam mesyuarat MKSP.

8. Ambil tindakan susulan berdasarkan kepada

laporan yang dibuat.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

15/16

15

FSSR


7. REKOD KUALITI

Bil. Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi Tempoh

Simpanan

1. Fail Minit MKSP 600-FSSR

(PT.12/10/5)

Bah.PTD.

FSSR 7 Tahun

2. Fail Produk Yang Tidak

Memenuhi Spesifikasi

600-FSSR

(PT.12/10/7/1)

Bah.PTD.

FSSR 7 Tahun

3. Laporan Keberkesanan

Kawalan

600-FSSR

(PT.12/10/7)

Bah.PTD.

FSSR 7 Tahun

4. Minit Mesyuarat MKSP 600-FSSR

(PT.12/10/5)

Bah.PTD.

FSSR 7 Tahun

5. PDCA - Laporan

Tindakan/ Pembetulan

600-FSSR

(PT.12/10/4)

Bah.PTD.

FSSR 7 Tahun

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02



No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

16/16

16

FSSR


8. LAMPIRAN 8.1 Contoh Memo Pengauditan Dijalankan - Lampiran 1

8.2 Contoh Borang Senarai Semak Audit - Lampiran 2

8.3 Contoh Borang Laporan Audit Dalam - Lampiran 3

8.4 Contoh Borang Penemuan Audit - Lampiran 4

8.5 Contoh Log Laporan Tindakan Pembetulan - Lampiran 5

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

17


CARTA ALIR PROSEDUR KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

PK. UiTM. FSSR (P).04

TANGGUNG

JAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

REKOD/AP/PA

MULA

TD(A)

(PELAJAR) Arahkan Ko semak senarai pelajar

yang berdaftar dengan program.

KP

Dapatkan senarai pelajar daripada

sistem iSIS. Semak mini transkrip dan

analisa HPNG pelajar untuk tiga (3)

tahun sebelumnya.

Kenalpasti pelajar yang mempunyai

HPNG kurang daripada 2.49.

Dapatkan senarai pelajar daripada

laporan peperiksaan akhir (LE13).

Lantik Penasihat Akademik bagi

pelajar berkenaan dan pastikan sesi

kaunseling akademik diadakan.

PA Ambil langkah awal pengasingan

pelajar yang berkaitan.

Sediakan laporan keberkesanan

kawalan produk cadangan

penambahbaikan.

PE(A)

Cetak mini transkrip pelajar daripada

sistem ISIS dan diserahkan kepada KP

untuk penilaian dan tindakan susulan.

TAMAT

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

18




TANGGUNG

JAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

REKOD/AP/PA

MULA

TD(A)

(BAHAN PENGAJARAN) Semak senarai bahan pengajaran

Pensyarah Kursus berkaitan.

KP

Dapatkan bahan pengajaran daripada

pensyarah dan semak.

Kenal pasti dan asingkan bahan

pengajaran yang tidak memenuhi

spesifikasi.

TD(A)

Jalankan langkah awal pengasingan

bahan pengajaran.

Sediakan laporan keberkesanan

kawalan produk cadangan

penambahbaikan.

PS

Kemaskini fail kursus dan bahan

pengajaran.

TAMAT

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

19




TANGGUNG

JAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

REKOD/AP/PA

MULA

KP

(PENILAIAN PEPERIKSAAN) Semak hasil pemarkahan akhir pelajar

berdasarkan penilaian dan

peperiksaan.

TD(A)

Meminta PE(A) dapatkan produk

penilaian hasil akademik pelajar serta

soalan peperiksaan daripada JPSP.

Terima, semak dan nilai produk


soalan peperiksaan mengikut

spesifikasi yang telah ditetapkan.

TD(A)

Kenal pasti dan asingkan produk


soalan peperiksaan yang tidak

memenuhi spesifikasi yang telah

ditetapkan.

Sedia senarai produk dan jalankan

langkah awal pengasingan produk.

Sedia laporan keberkesanan kawalan

produk dan cadangan untuk

penambahbaikan.

TD(A)

Sedia laporan dan majukan kepada

setiausaha MKSP untuk

pembentangan dalam mesyuarat

MKSP.

Ambil tindakan susulan berdasarkan

kepada laporan yang dibuat.

TAMAT

salina - ad.uitm.edu.my · kepada ps 22/09/2013 1 6.3 12 penambaikan tindakan 22/09/2013 1 5 6...

Documents